Toetsen, niet minder maar anders Tips voor een soepel proces van aanvraag Toelichting Begrippen Handicap + studie heeft deze tool ontworpen als aanvulling op het Referentiemodel Toetsing niet Het proces van aanvraag van toetsvoorzieningen is weergegeven in 4 fasen. Per fase worden 3 kolommen N.B: Waar hij staat kan ook zij gelezen worden. Waar studentendecaan staat kan ook studieadviseur Student+: Studenten met een functiebeperking in het hoger onderwijs. minder maar anders. De tool zoomt in op het proces onderscheiden: tips, good practices/quotes en valkuilen. gelezen worden of de persoon die binnen opleiding van aanvraag van toetsvoorzieningen. Handicap + studie De tool is tot stand gekomen door middel van input uit verantwoordelijk is. Bronnen quotes geeft handvatten aan onderwijsinstellingen die dit proces willen verbeteren. digitale enquêtes die zijn gehouden onder studenten en studentendecanen en een aantal verdiepende interviews. (1) Femke Willekens, Studentendecaan Tilburg University, (2) Bertine van Hillo-Visser Voorzitter examencommissie en contactpersoon studeren met een functiebeperking Hogeschool van Rotterdam, (3) Studentendecaan bron: vragenlijst, (4) Studieadviseur bron: vragenlijst, (5) Student+ bron: vragenlijst
Het informeren over het doen van een aanvraag Studenten die in studielink aangeven dat ze een Studenten kunnen online melden dat ze een voorzie- De studentendecaan besluit zelf dat de student+ functiebeperking hebben, krijgen standaard ning willen voor een tentamen. Deze komen centraal geen aanvraag hoeft te doen bij de examencommissie. informatie over het aanvragen van aanpassingen bij binnen in een aparte mailbox bij de studentendecaan. Uitleg: Studenten mogen altijd een aanvraag doen bij toetsing en examinering. De studentendecaan kijkt of het een gemandateerde de examencommissie. voorziening is of stuurt de aanvraag (indien deze Informeren over de procedure kan via verschillende volledig is) zo nodig met een advies door naar de De procedure van aanvragen is niet transparant kanalen: via website, open dag, in gesprek, folder over examencommissie. (1) en verschilt per opleiding. studeren met een functiebeperking, etc. Uitleg: Met een transparante centrale procedure Studenten+ worden bijna altijd doorverwezen naar voorkom je onderscheid tussen studenten en De studentendecaan informeert de student over de een studentendecaan (tenminste als ze het melden). onnodige verwarring. aanvraag. Wijs expliciet op de termijn! Een standaard onderdeel van het intakegesprek is toetsing en examinering. (3) De (schriftelijke) informatie aan de student omvat ten minste de volgende aspecten van toetsing en Als studentendecaan stel je je flexibel op. Dus als examinering: rechten en plichten, wat zijn mogelijke iemand met een darmziekte zich op de dag van het De student meldt zijn behoefte aan aangepaste toets of toetsvoorziening. voorzieningen, procedure van aanvraag (wie, wat, wanneer), regels omtrent privacy, aanvraag- en besluitvormingstermijn en de procedure van bezwaar en/of beroep. tentamen afmeldt, schrijf ik hem uit zodat geen kans verloren gaat. Hier is de examencommissie niet voor nodig. (2) Als studentendecaan denk ik met de student mee. De studentendecaan legt uit dat studenten+ Zo kan het zijn dat de student voorzieningen nodig het recht hebben een aanvraag te doen (art. 2 heeft waar hij zelf nog niet aan heeft gedacht Wet Gelijke Behandeling op grond van handicap of (bijvoorbeeld toiletbezoek tijdens tentamens). Ik kaart chronisch ziekte), maar dat dit niet automatisch dit dan aan. (2) betekent dat de voorziening wordt toegekend. In een beleidsdocument/organogram staat beschreven hoe de taken zijn gemandateerd. De studentendecaan denkt proactief mee.
Het opstellen van de aanvraag en het advies van de studentendecaan De student+ is verantwoordelijk voor de inhoud van de aanvraag. De verantwoordelijkheid ligt bij de student, maar ik als studieadviseur kan wel bijdragen met mijn kennis en De medische verklaring staat centraal in het gesprek tussen student en studentendecaan. daardoor de student ondersteunen. (4) Uitleg: Het is belangrijk de ervaren studie- Het advies komt tot stand in dialoog tussen de belemmeringen en de benodigde aanpassingen studentendecaan de student+. De studentendecaan Niet alles hoeft glashelder gediagnostiseerd te zijn. centraal te stellen. A. De student stelt de aanvraag op (in samenwerking met de studentendecaan) ten behoeve van de examencommissie. vraagt wat de student+ belemmert en wat hij denkt nodig te hebben om de belemmering weg te nemen. De studentendecaan zorgt voor een vast format met ten minste: de personalia, de onderwijs- Als de studentendecaan het nodig vindt, kan het. (2) Ik vergelijk studenten met een functiebeperking met topsporters. De voorzieningen die je voor beide groepen hebt, zijn vergelijkbaar en uitwisselbaar. (4) Examencommissies van verschillende opleidingen stellen verschillende eisen aan een advies. Uitleg: Met eenduidige formats voorkom je onderscheid. B. De studentendecaan stelt een advies op ten behoeve van de examencommissie. belemmering(en) en talenten in relatie tot de gevraagde aanpassingen, of een (medische) verklaring omtrent de functiebeperking is overlegd. n.b. soms zijn A en B verenigd in één document. In het aanvraagformulier kan als standaard worden opgenomen een kopje advies studentendecaan. De studentpsycholoog kan, indien meer onderbouwing nodig is, vanuit zijn expertise de aanvraag ondersteunen. De student+ kan het verzoek aan de examencommis- De aanvraag moet elk jaar weer opnieuw, terwijl er Studenten worden verplicht originele medische sie digitaal indienen, bijvoorbeeld per mail of met een niks verandert aan mijn verklaring. Dit kost veel tijd en verklaringen in te leveren bij de studentendecaan of standaardformulier. energie. Ik moet mijn hele dyslexieverklaring opsturen. examencommissie. Dit is een medisch dossier en dus ook privé. Ik heb een Uitleg: In verband met de privacy is de student niet Verstrekte persoonlijke informatie (bijv. over functie- brief waarin staat waar ik recht op heb en wat ik heb. verplicht medische stukken te overleggen. beperking) is vertrouwelijk en blijft bij de studenten- Het is dus niet nodig mijn hele dossier in te zien. (5) Alternatieven zijn: Studentendecaan krijgt inzage in De student dient zijn aanvraag met het advies in bij de examencommissie. decaan. De examencommissie stuurt de student een ontvangstbevestiging van de aanvraag. Je staat verbaasd hoeveel ruimte er eigenlijk is voor het toekennen van alternatieve toetsen. (2) verklaring, huisarts/ levert een document aan waaruit blijkt dat er belemmeringen zijn (hoeft niet te zeggen wat). Bij voorkeur geeft de expert ook mogelijke oplossingen aan om de Voorbeeld DUO belemmeringen te verminderen. De examencommissie communiceert met de student Bij studievertraging moet de student+ bij DUO een binnen welke termijn de aanvraag wordt behandeld verklaring hebben van een arts dat er sprake is van (max. 6 weken). een medische omstandigheid of een handicap of chronische ziekte. Wat de student heeft, komt niet ter sprake.
Het behandelen van de aanvraag door de examencommissie De gehanteerde criteria van de examencommissie zijn Je vraagt de faciliteiten één keer aan en vervolgens kun Bij toekenning wordt gekeken naar de belastbaarheid vooraf duidelijk voor de student. Criteria zijn: je steeds online aangeven voor welke toets je gebruik van een individuele docent. 1. Met de aanpassing worden dezelfde competenties wilt maken van de faciliteit. (5) Uitleg: Dit zorgt voor onderscheid, gelijke gevallen getoetst als de oorspronkelijke toets worden niet gelijk behandeld. (kwaliteitsborging). Let op: 2. De aanpassing moet doeltreffend zijn De individuele docent wordt betrokken bij het (geschikt en noodzakelijk). beoordelingsproces. 3. De aanpassing moet worden toegekend, tenzij deze een onevenredige belasting voor de instelling vormt. WEL Uitleg: De docent gaat op de stoel van de examencommissie zitten. De examencommissie kijkt naar het verband tussen De examencommissie koppelt gemotiveerd terug de functiebeperking (diagnose) en de gewenste waarom de voorziening al dan niet wordt toegekend. aanpassing in plaats van de ervaren belemmering en In het besluit staat of de toekenning geldt voor een ERVAREN BELEMMERINGEN CAUSAAL VERBAND GEWENSTE AANPASSING de gewenste aanpassing. Uitleg: De diagnose is onderdeel van het medisch bepaald vak, een bepaalde periode of voor de hele dossier van de student+ en valt hiermee onder de De examencommissie beoordeelt de aanvraag en koppelt het besluit terug aan de student, de studentendecaan en eventueel de docent. opleiding. De examencommissie legt de aanpassing (indien nodig) op aan de docent. In het besluit wordt de mogelijkheid van beroep verklaard door een of arts en/ of student verklaard door een of arts en/ of verklaard door studentendecaan of student privacywetgeving. Keuzes door examencommissie/studentendecaan worden gemaakt op grond van beschikbare faciliteiten ( wie het eerst komt, wie het eerst maalt ). Uitleg: Dit zorgt voor onderscheid, gelijke gevallen bij het College van beroep voor de Examens (CBE) worden niet gelijk behandeld. beschreven, evenals de mogelijkheid van bezwaar indien een bezwaarprocedure openstaat. NIET De taken, rollen en verantwoordelijkheden van de studentendecaan en examencommissie zijn duidelijk beschreven en afgebakend. De examencommissieleden worden voor een langere periode benoemd om expertise te kunnen opbouwen. DIAGNOSE CAUSAAL VERBAND GEWENSTE AANPASSING Professionalisering van examencommissieleden is opgenomen in het professionaliseringsplan van de instelling of opleiding. Examencommissies van verschillende opleidingen wisselen periodiek hun ervaringen met betrekking tot medische verklaring of verklaring door verklaard door een of arts en/ of verklaard door studentendecaan of student het toekennen van voorzieningen uit.
Het realiseren en evalueren van de aangepaste toets of toetsvoorziening Centraal organiseren: een vast team is verantwoordelijk voor het realiseren van de tentamenvoorzieningen. Er wordt een speciaal loket ingericht tijdens examenweken, hier moeten studenten met aangepaste voorzieningen zich melden. (5) De student moet zelf de voorziening realiseren. Uitleg: De instelling moet zorgen voor de realisatie van de voorziening. De verantwoordelijke zorgt ervoor dat de aanpassing wordt gerealiseerd. Communicatie tussen examencommissie studentendecaan team van uitvoering student verloopt via korte lijnen. Afspraken over aansturing liggen vast. Knelpunt was de installatie van software op de laptop voor aanvang eerste tentamen: men leek geen ervaring te hebben hiermee. Bovendien was de vraag wie de boel moest gaan betalen, installeren, etc Op mijn laptop mag daarnaast geen internet aangesloten worden, dus hoe moet ik een tentamen maken dat op internet staat? (5) Studenten met extra tijd krijgen vaak pas een dag van tevoren te horen in welk lokaal een toets gemaakt moet worden. Als er te weinig studenten met extra tijd zijn, word je alsnog in een lokaal bij de rest van de studenten gezet. Dit hoor je dan ook pas een dag van tevoren. (5) De studentendecaan evalueert fase 1 tot en met 4 op individueel niveau en op instellingsniveau. De studentendecaan evalueert met de student: 1. Is de aanpassing toereikend? 2. Is de aanpassing in de praktijk uitgevoerd? 3. Is het proces van aanvraag goed verlopen? 4. Moet de voorziening worden verlengd? Instellingsbreed wordt over het totaal aantal aanpassingen en de consequenties daarvan voor het instellingsbeleid geëvalueerd. Instellingsbreed worden de taken en verantwoordelijkheden van iedereen in het proces geëvalueerd. We evalueren jaarlijks als studentendecaan met de examencommissies de procedure en het aantal studenten en anticiperen op de trends die we zien. (1) We kijken jaarlijks waar veel vraag naar is. Als er bijvoorbeeld sprake is van een stijging van de vraag naar een bepaalde voorziening, kunnen we besluiten deze voortaan te mandateren aan de studieadviseur. (4) Er wordt geëvalueerd, maar vervolgstappen blijven uit. Uitleg: Door te handelen naar aanleiding van de resultaten van de evaluatie wordt het proces voortdurend verbeterd.
Toetsen, niet minder maar anders http://www.handicap-studie.nl/downloads/hs_toetsen2013_def.pdf Colofon Expertisecentrum www.handicap-studie.nl Auteurs Met dank aan iedereen die de tool van input handicap + studie Twitter: @handicapstudie Hannelore Veltman, Eline Thijssen voorzag. Facebook: handicap + studie Postbus 1585 Eindredactie 5200 BP s-hertogenbosch Deze tool is een initiatief van Lex Jansen 073 6800783 algemeen@handicap-studie.nl expertisecentrum handicap + studie en is gerealiseerd met financiering van het Ministerie van OCW. Ontwerp en lay-out Buro Pao Expertisecentrum handicap + studie Overname van teksten, ideeën en resultaten uit deze publicatie is vrij toegestaan, mits met bronvermelding.