Draaiboek risico- en crisismanagement voedingstuinbouw GroentenFruit Huis, LTO Nederland, CBL, Plantum, NFO Oktober 2015, versie 2.3
Inhoudsopgave Inleiding 4 Afbakening 5 Doel draaiboek 5 Organisatie van het crisismanagement 6 Proces calamiteitenmelding 8 Inschalingsniveaus 11 Evaluatie 11 Bijlage 1 Overzicht contactpersonen 12 Bijlage 2 Overzicht gebruikte begrippen 16 Bijlage 3 Crisistypen 18 Bijlage 4 Netwerkkaarten 20 Bijlage 5 Format beslismodel (bron: Crisis Penthouse; Trimension) 37 Bijlage 6 Format Crisiscontext (bron: Trimension) 38 Bijlage 7 Overheidsorganisatie incident- en crisisbeheersing 39 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 2
Versie geschiedenis Versie Datum Opmerking 2.3. 11-1-2016 Aanpassing t.g.v. vorming GroentenFruit Huis 2.2 15-10-2015 Toevoeging uitwerking crisiscommunicatie, stroomdiagram 2.1 22-07-2015 Aanpassing contactpersonen netwerkkaarten en ketenorganisaties 2.0 22-07-2014 Aanpassingen t.g.v. overdracht van PT naar GroentenFruit Huis en inhoudelijke update en aanvullingen 1.6 27-11-2013 Inhoudelijke aanpassingen en aanvullingen 1.5 07-10-2013 Inhoudelijke aanpassingen en aanvullingen 1.4 11-09-2013 Aanvullingen netwerkkaarten 1.3 04-07-2013 Netwerkkaarten toegevoegd 1.2 30-01-2013 Akkoord kernteam op aanpassingen, toevoeging inschalingniveaus (routine, incident, ernstig incident en crisis) 1.1 04-12-2012 Met contactoverzicht, na verwerking opmerkingen NVWA, The Greenery 1.0 13-11-2012 Eerste def. versie, geaccordeerd door bestuur PT 0.1 05-09-2012 Concept voor vergaderingen cie s en bestuur PT 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 3
Inleiding Het GroentenFruit Huis (GFH) coördineert in nauwe samenwerking met de ketenpartners (LTO Nederland, NFO, CBL en Plantum) het risico- en crisismanagement voor de voedingstuinbouw. Bij calamiteiten brengt de tuinbouwsector via een crisisorganisatie kennis en netwerk bijeen, om dreigingen en/of verstoringen weg te nemen en schade aan afzet of imago te voorkomen of te beperken. Om dit doel te bereiken, beschrijft het draaiboek de beschikbare crisisorganisatie en aanpak. Bij crises ondersteunt dit het slagvaardig handelen en een eenduidige aanpak met te nemen maatregelen en communicatie. Voorop staat dat acties in afstemming en samenwerking met partijen uit de (betrokken) keten(s) in de voedingstuinbouw worden uitgevoerd. Wet- en regelgeving leggen de verantwoordelijkheid ter voorkoming en bestrijding van incidenten bij individuele tuinbouwbedrijven. Aanvullend kunnen brancheorganisaties, eventueel in onderlinge samenwerking, de tuinbouwbedrijven van dienst zijn. Crises kunnen echter meerdere bedrijven en keten(schakel)s treffen. In die situatie kan dit draaiboek in werking treden, opdat de sector via de crisisorganisatie met maatregelen en informatie eraan bijdraagt dat de ondernemingen invulling kunnen geven aan het wettelijk opgelegde voorzorgprincipe. Ook in crisistijden blijven brancheorganisaties dus aan zet, maar geschiedt de coördinatie bij het GFH. Waar nodig en mogelijk, vindt tevens overleg en afstemming plaats met betrokken overheden, zoals de ministeries van EZ en VWS en instanties als de NVWA. Het GFH is geen bevoegde autoriteit, dit is en blijft belegd bij de overheden. Jaarlijks zal aanpassing van het draaiboek plaatsvinden, om nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden erin te verwerken en om het overzicht met contactpersonen actueel te houden (bijlage 1). Verzoeken voor wijzigingen en aanpassingen zijn door te geven bij het GFH via quaedvlieg@groentenfruithuis.nl of tel.06-41816887 Dit draaiboek is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van betrokken organisaties. Uitgezonderd hiervan zijn de bijlagen met persoonlijke of vertrouwelijke (contact)gegevens: bijlage 1, en 4. 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 4
Afbakening Crises zijn situaties waarin een vitaal belang van de samenleving is of dreigt te worden aangetast. Dit draaiboek focust op crises die de voedingstuinbouw raken. Crisismanagement is het geheel aan organisatorische, procedurele en materiële voorzieningen, met als doel voor te bereiden op crises, ze zo mogelijk te voorkómen en bij het uitbreken van een crisis, de gevolgen ervan te beheersen. Het draait om een samenspel van proactie, preventie, preparatie, repressie en nazorg. Bijlage 2 geeft een uitgebreider overzicht van gebruikte begrippen. Bij het crisismanagement sluit de sector bij voorkeur nauw aan bij de overheid. Dit draaiboek is afgestemd op de crisisorganisatie van de overheid. Bijlage 3 geeft het overzicht van 18 crisistypen (inclusief bijbehorende incidenttypes), die nationaal zijn vastgesteld. Hieronder staan de zes crisistypen waarop dit draaiboek van toepassing is. De betreffende risicotypen zijn als volgt geclassificeerd in een risicomatrix (kans maal effect) voor de (voedings)tuinbouw: Maatschappelijk Crisistype Kans Effect thema Natuurlijke omgeving Uitbraak plantenziekte Vrij groot Gemiddeld Technologische Incidenten met brandbare / explosieve stoffen Vrij groot Laag omgeving Incidenten met giftige stoffen Laag Laag Incidenten met kernenergie / radioactiviteit Laag Hoog Gezondheid Besmettingsgevaar via contactmedia en / of voeding Gemiddeld Hoog Dierziekte overdraagbaar op mens via plantaardig voedsel Vrij laag Hoog Het gezamenlijke crisismanagement van de voedingstuinbouw beperkt zich tot voornoemde crisistypen en indien de situatie één ketenschakel en een beperkte regio overstijgt. Bij andere thema s en situaties is het GFH geen eerste aanspreek- en coördinatiepunt. In die situaties ligt het voor de hand dat individuele bedrijven en/of hun brancheorganisaties het voortouw nemen bij het crisismanagement. Voor de zes genoemde crisistypen vindt uitwerking plaats van het risicoprofiel in twee zogeheten netwerkkaarten: één kaart voor uitbraken van plantenziekten en één kaart gerelateerd aan voedselveiligheid. De kaarten omvatten een beslisboom voor de crisisaanpak in voorkomende situaties. Doel draaiboek Doel van dit draaiboek is om een structuur en werkwijze paraat te hebben om bij crises de (voedsel)veiligheid, integriteit en stabiliteit van de tuinbouwsector te waarborgen. Maatregelen zijn gericht op behoud van vertrouwen van afnemers en consumenten en het beperken van schade voor het bedrijfsleven (tuinbouwondernemers), zonder het algemene, publieke belang (maatschappelijk, ecologisch en economisch) uit het oog te verliezen. Het draaiboek kent de volgende uitgangspunten: a) Actief optreden: de sector neemt zelf initiatief. b) Openheid: door initiatief en openheid houdt de sector controle over de informatie(stroom). c) Betrouwbaarheid: alleen met betrouwbare informatie is en blijft de sector geloofwaardig. 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 5
Organisatie van het crisismanagement De fysieke organisatie van het crisismanagement kent de volgende delen: - Meldpunt Is structureel beschikbaar voor meldingen van incidenten; zorgt voor een eerste weging van de aard van het incident en de mogelijke impact en zorgt ervoor dat eventueel gepaste actie in gang wordt gezet. - Kernteam Is samengesteld uit vertegenwoordigers van ketengeledingen van de (voedings)tuinbouw, GFH, LTO Nederland, CBL en Plantum. Zorgt structureel voor borging van het risico- en crisismanagement en heeft onder meer als taak om het draaiboek actueel te houden, incl. de risico-inschattingen en netwerkkaarten. - Crisisteam Wordt ad hoc bij crises geactiveerd. In de basis gaat het kernteam op in het crisisteam. Vervanging en/of aanvulling is per situatie te beoordelen en door te voeren, als bijvoorbeeld andere personen (meer) relevante expertise hebben. - Expertiseteam Wordt ad hoc bij crises geactiveerd, op verzoek van het crisisteam. Ontlast het crisisteam door het uitvoeren van werkzaamheden die nodig zijn bij de beheersing van die crisis. Het crisisteam bepaalt al naar gelang de behoefte aan ondersteuning de verantwoordelijkheden en taken van het expertiseteam. Het risico- en crisismanagement is gestructureerd volgens het gangbare principe van de veiligheidsketen, een proces met vijf schakels: - Proactie Voorkómen van structurele oorzaken van onveiligheid. - Preventie Verminderen van risico s op en gevolgen van eventuele ongevallen. - Preparatie Voorbereiden op bestrijden van een crisis. - Respons Daadwerkelijk optreden tegen een crisis. - Herstel Afwikkelen gevolgen (financieel, juridisch, administratief, psychologisch en persoonlijk) van een crisis, inclusief evaluatie. Dit proces zorgt ervoor dat de (voedings)tuinbouw tijdens de koude fase risico s beheerst en zich voldoende prepareert op adequaat ingrijpen tijdens een crisis, de warme fase. Schematisch ziet de crisisorganisatie er als volgt uit: Proactie Preventie Preparatie Respons Herstel Meldpunt + + + + + Kernteam + + + - + Crisisteam - - - + -/+ Expertiseteam - - - + +/- Blauw = koude fase, rood is warme fase, groen is overgang van warme naar koude fase. + = wel actief, - = geen rol. 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 6
De delen van de crisisorganisatie hebben de volgende verantwoordelijkheden / taken: Meldpunt - Internetformulier dat via verschillende websites (van GFH) beschikbaar is. - Ontvangen van meldingen van (potentiële) risico s, incidenten en crises (koude fase) o Beoordelen en verificatie melding door lid van kernteam, initiëren vervolgstappen - Aanspreekpunt van het crisisteam voor externen in geval van crises (warme fase; zogeheten SPOC: single point of contact) Kernteam - Signaleren van risico s en issues die potentie hebben om uit te groeien tot een crisis - Adresseren van de aanpak van potentiële risico s en issues - Informatie verzamelen inzake risico- en crisismanagement en beschikbaar stellen via onder meer eigen communicatiekanalen van individuele organisaties en via www.tuinbouwalert.nl en @TuinbouwAlert - Actueel houden draaiboek - Borgen van (verworven) kennis en ervaringen met risico- en crisismanagement - Opbouwen relevante netwerken, o.m. vastgelegd in netwerkkaarten (per crisistype) - Informeren over de organisatie van het risico- en crisismanagement in de (voedings)tuinbouw (ondernemers, brancheorganisaties, overheden, vakmedia) - Borgen kwaliteit crisisbeheersing, door opleiden, trainen en oefenen - Verbinden en ondersteunen (met onder meer crisiscommunicatie) van betrokken partijen bij (potentiële) crises (indien opstarten crisisteam - nog - niet is vereist. - Formeren crisisteam en opstarten uitvoeren crisisbeheersing in geval van crises - Afronden (deel van de nazorg) en evalueren beheersing eventuele crises Crisisteam - Coördinatie bestrijding(smaatregelen) crises (repressie en deel van de nazorg) o Informatie verzamelen, feiten beoordelen en analyseren, maatregelen initiëren (o.b.v. Crisis Penthouse, zie bijlage 5) o Afstemmen met andere actoren, zoals de overheid (NVWA) - Coördinatie crisiscommunicatie o Vaststellen communicatiestrategie o Afstemmen met andere actoren, zoals de overheid (NVWA). o Eenduidige, heldere en gestructureerde communicatie en informatievoorziening (ondernemers, brancheorganisaties, overheden, media, consument) via onder meer eigen communicatiekanalen van individuele organisaties en via www.tuinbouwalert.nl en @TuinbouwAlert Expertiseteam(s) - Ondersteunen crisisteam in geval van crises (bij crisisbeheersing en communicatie) o O.m. informatie verzamelen, feiten beoordelen en analyseren o Het crisisteam bepaalt de exacte taken / verantwoordelijkheden al naar gelang de behoefte bij de beheersing van de specifieke crisis o Vrijwel altijd zal een (crisis)communicatieteam actief zijn 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 7
Proces calamiteitenmelding Op de website van het GFH staat een meldpunt calamiteiten voedingstuinbouw. Dit bestaat uit een digitaal meldformulier. Ingevulde meldformulieren komen per e-mail binnen bij een van de leden van het kernteam van het GFH en als achtervang bij een van de andere leden van kernteam. Per sms krijgt het kernteamlid melding van het ingestuurde meldformulier. Degene die het formulier verstuurt, ontvangt automatisch bevestiging van ontvangst. Meldingen kunnen uit diverse bronnen komen. Tuinbouwondernemers kunnen zich melden, de (vak)pers kan een signaal oppikken en contact opnemen of via een brancheorganisatie of een overheidsinstantie komt een bericht binnen. In dat geval start de volgende procedure: - Stap 1: registratie melding door lid kernteam met piketdienst o De registratie omvat: Naam en contactgegevens melder (en eventuele relatie tot incident) Aard en oorzaak van het incident Plaats / locatie incident De (potentiële) impact van het incident (zie hierna, Inschaling) - Stap 2: verificatie melding en (potentiële) impact door lid kernteam met piketdienst o De verificatie van de geregistreerde melding omvat: Rapporteren melding bij kernteam Eventuele broncontrole (o.m. bij meldingen via media) Verzamelen informatie (bronnen: GFH, brancheorganisaties, NVWA, media, etc; op basis van format crisiscontext, zie bijlage 6) Eerste beoordeling of melding past binnen reikwijdte draaiboek Opstellen factsheet Analyse van de feiten, inschatting (potentiële) impact - Stap 3: afstemming binnen het kernteam o Per e-mail, telefonisch (overleg) of fysieke bijeenkomst a. Locatie afhankelijk van incident / crisis en urgentie b. Vaststellen activeren draaiboek a. Indien draaiboek van toepassing, dan verder met vervolgstappen b. Indien draaiboek niet van toepassing, dan zorgen voor zorgvuldige overdracht naar andere partij (dit kan bijv. een brancheorganisatie of overheidsinstantie zijn) c. Overleg volgens format beslismodel (zie bijlage 5) d. Vaststellen rol overheid en noodzaak voor afstemming o Te nemen maatregelen Strategie crisisbeheersing vaststellen Opschalingniveau 1: lid kernteammet piketdienst voor meldpunt handelt af Opschalingniveau 2: kernteam handelt af Opschalingniveau 3: crisisteam handelt af Opschalingniveau 4: expertiseteam ondersteunt crisisteam Afspraken coördinatie en uitvoering te nemen maatregelen Afstemmen met andere actoren, waaronder overheden (incl. NVWA) o Communicatie Strategie communicatie vaststellen Boodschap / statement opstellen, sjabloon debriefing invullen Afstemmen met andere actoren, waaronder overheden Doelgroep(en) bepalen (kernteam, brancheorganisaties, overheidsinstanties, melder van de calamiteit, ondernemers, (vak)pers, consumenten) 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 8
Monitoren (social) media - Stap 4: actie o Uitvoering te nemen maatregelen crisisbeheersing Continu proces, verantwoordelijkheid uitvoering afhankelijk van opschalingniveau Incl. monitoren effect en op basis ervan eventueel bijsturen / aanvullen acties o Uitvoering communicatieacties Continu proces, verantwoordelijkheid uitvoering afhankelijk van opschalingniveau, met ondersteuning van (crisis)communicatieteam, onder coördinatie van het crisisteam op basis van de debriefing volgens vast format Incl. monitoren effect en op basis ervan eventueel bijsturen / aanvullen acties - Stap 5: herstel en afbouw Effect activiteiten in nazorg evalueren en indien nodig aanpassen Doorlopende activiteiten onderbrengen in bestaande structuren (bijv. brancheorganisaties). Te verwachten aanvullende (collectieve) taken en werkzaamheden benoemen, vastleggen en initiëren Communicatie met gedupeerde ondernemers door laten lopen, op basis van informatiebehoefte (o.m. doorverwijzen gedupeerden, evt. afhandeling financiële tegemoetkoming, etc.) Evaluatie crisisbeheersing 160111 draaiboek risico- en crisismanagement 2.3 openbaar 9
10
Inschalingsniveaus Een melding leidt tot een indicatie van de ernst van de situatie (incident, crisis) en mogelijk gewenste actie. De NVWA onderscheidt in haar draaiboek het onderscheid tussen routine, een incident, een ernstig incident of een crisis. De inschalingniveaus van de NVWA passen niet één op één bij dit draaiboek. Om die reden zijn bij de netwerkkaarten specifieke inschalingniveaus uitgewerkt voor issues met plantenziekten en met voedselveiligheid. Evaluatie De evaluatie van een crisisbeheersing geschiedt volgens een vast stramien. Dit omvat: - Oorzaak, aanleiding en impact van de calamiteit - Ontvangst melding en initiatie procedure uit draaiboek - De crisisbeheersing: communicatie en genomen maatregelen - Lessen voor de toekomst / verbetering van het draaiboek Het evaluatierapport beschrijft de feiten en acties in chronologische volgorde. Een analyse omvat de oorzaak, omstandigheden en impact van de calamiteit, de samenwerking binnen het kernteam en binnen de keten(s), de samenwerking met de overheid(spartijen), conclusies en leerpunten voor de preventie van en respons bij (vergelijkbare) calamiteiten. Om het leereffect te bevorderen, vindt de evaluatie kort na het afschalen van de crisisorganisatie plaats. 11
Bijlage 2 Overzicht gebruikte begrippen Begrip Risico Crisis Risicomanagement Crisismanagement Veiligheidsketen Risicocommunicatie Crisiscommunicatie Crisisorganisatie Crisisteam Omschrijving Een risico wordt omschreven als de kans dat een gebeurtenis plaatsvindt vermenigvuldigd met het gevolg van die gebeurtenis en de kans dat een bepaald scenario waarin de eerder genoemde kans plaatsvindt voorkomt. Heel concreet is dit de formule R = Kans x Effect. Een crisis is een situatie waarin een vitaal belang van de samenleving is aangetast of dreigt te worden aangetast. Een crisis is ook een gebeurtenis die binnen een kort tijdsbestek tot grote (im)materiële schade kan leiden en die bij een geringe beslissingstijd en bij hoge mate van onzekerheid vraagt om een behandelingsdiscipline die buiten de dagelijkse orde van de organisatie valt. Kenmerkend voor een crisis zijn de hoge tijdsdruk, een grote mate van onzekerheid, grote belangen die op het spel staan en (mogelijk) veel media aandacht Risicomanagement wordt vaak omschreven als een cyclisch proces van identificeren, analyseren, beheersen en rapporteren van risico s. Onder crisismanagement verstaan we het geheel aan organisatorische, procedurele en materiële voorzieningen met als doel de organisatie voor te bereiden op crises, deze zo mogelijk te voorkomen en, bij het manifest worden van een crisis, de gevolgen hiervan te beheersen. Wat binnen risico- en crisismanagement erg belangrijk is, is de veiligheidsketen. Deze keten structureert het proces van crisismanagement en bestaat uit de volgende onderdelen: - Proactie: het voorkomen van structurele oorzaken van onveiligheid. Bijvoorbeeld door het voorkomen van tuinbouwteelt bij gevaarlijke fabrieken of op verontreinigde grond. - Preventie: het verminderen van risico s op en de gevolgen van eventuele ongevallen. Bijvoorbeeld door het stellen van eisen in vergunningen of het opwerpen van barrières tussen de risicobron en het potentiële slachtoffer. - Preparatie: het voorbereiden op het bestrijden van crises. Bijvoorbeeld door het opstellen van beheersplannen en het oefenen van een crisisorganisatie. - Respons: het daadwerkelijke optreden tegen uitgebroken crises. - Nazorg: het afwikkelen van de financiële, psychologische, juridische, administratieve en persoonlijke gevolgen van een crisis. Bijvoorbeeld de evaluatie en het ondersteunen van slachtoffers bij het verwerken van de crisis. Risicocommunicatie is het communiceren over de kans op het plaatsvinden van een ramp of risico-incident en de mogelijke gevolgen hiervan. Crisiscommunicatie is het aanbieden van informatie van zenders aan ontvangers met het doel escalatie van een crisissituatie en daarmee materiële en immateriële gevolgen te beperken. De crisisorganisatie is de volledige organisatiestructuur (mensen, middelen, budget) die binnen het kader van de schakels van de veiligheidsketen bij het risico- en crisismanagement betrokken is. Het crisisteam is het team dat tijdens een crisis bijeen komt. Het gaat hier om vertegenwoordigers van ketengeledingen van de (voedings)tuinbouw. De samenstelling van dit team is afhankelijk van de aard van de crisis en erbij betrokken sectororganisaties. 16
Kernteam Warme fase Koude fase (Crisis)draaiboek Crisistype Incidenttype Incidentmanagement Risicoprofiel Risicobeoordeling Risico-inventarisatie Het kernteam risico- en crisismanagement voedingstuinbouw bestaat uit vertegenwoordigers van ketengeledingen van de (voedings)tuinbouw. Zorgt structureel voor borging van het risico- en crisismanagement. De warme fase is de fase waarin daadwerkelijk sprake is van een crisis. In de veiligheidsketen is dit de respons / repressie fase. De koude fase is de fase waarin geen sprake is van crisis. De crisisorganisatie is hierin wel actief met de proactie-, preventie-, preparatie- en nazorgfase. Een plan dat de crisisorganisatie beschrijft. Hierin is o.a. aandacht voor: - Een toelichting over de missie, visie, strategie en rol van de crisisorganisatie tijdens crisis; - Een overzicht van de taken van de crisisorganisatie; - Een overzicht van de mogelijke risico s, scenario s en de verdeling van rollen tijdens een crisis; - Een beoogde werkwijze van het crisisteam met daarin o.m. een alarmeringsschema, opschaling tijdens crises, crisisbesluitvorming; - Een netwerkanalyse in drie schalen (sector, overheid, autoriteiten en overige); - Crisiscommunicatie; - Kwaliteitsborging crisisorganisatie met daarin hoe omgegaan wordt met opleiden, trainen, oefenen, nafase en verantwoordelijkheden. Categorie van mogelijke branden, rampen en crises die qua soort effecten en qua ontwikkeling in de tijd op elkaar lijken. Een gebeurtenis die de gang van zaken op een bepaalde manier verstoort. Het soort van verstoring wordt bepaald door de werkingsmechanismen van de directe oorzaak en de directe gevolgen. Naast fysische, chemische en biologische werkingsmechanismen (rampen) worden ook sociaal economische en politieke werkingsmechanismen onderscheiden (crises). Afhandelen van incidenten (repressie) en voorbereiding erop (preparatie). Een inventarisatie en analyse van de risico s (waarschijnlijkheid en impact) van branden, rampen en crises waarop het beleid wordt gebaseerd. Een analyse waarin weging en inschatting van gevolgen van soorten branden, rampen en crises zijn opgenomen. Een overzicht van risicovolle situaties binnen de regio die tot brand, ramp of crisis kunnen leiden en een overzicht van de soorten branden, rampen en crises die zich kunnen voordoen. Scenario Een mogelijk verloop van een incident, of meer precies een verwacht karakteristiek verloop van een incidenttype vanaf de basisoorzaken tot en met de einduitkomst. Een scenariobeschrijving geeft een gestructureerde beschrijving van de gebeurtenissen die consequenties hebben voor de veiligheid, de oorzaak daarvan, de context en de gevolgen. 17
Bijlage 3 Crisistypen Nationaal vastgestelde crisistypen. De in de tabel vetgedrukte crisistypen zijn thema s waarop dit draaiboek van toepassing is. Voor zover bekend, staan (beheerders van) draaiboeken die de sectororganisaties kennen voor andere crisistypes ook vermeld. Maatschappelijk thema Crisistype Incidenttype Draaiboek bij Natuurlijke omgeving Overstroming Overstroming vanuit zee Overstroming door hoge rivierstand Overstroming van polder/ dijkdoorbraak Natuurbranden Bosbrand Heide, (hoog)veen- en duinbranden Technologische omgeving Extreme weersomstandigheden Koude golf, sneeuw en ijzel Hitte golf, droogte Storm en windhozen Aardbevingen Ongedierte Aardbevingen Plagen Plantenziekten Uitbraak plantenziekten GFH Uitbarsting vulkaan As van vulkaan in atmosfeer Incidenten met GFH brandbare / explosieve stof in de openlucht Incidenten met giftige stof in open lucht Incident vervoer weg Incident vervoer water Incidenten spoorvervoer Incidenten transport buisleidingen Incidenten stationaire inrichting GFH Maatschappelijk thema Crisistype Incidenttype Draaiboek bij Natuurlijke omgeving Overstroming Overstroming vanuit zee Overstroming door hoge rivierstand Overstroming van polder/ dijkdoorbraak Natuurbranden Bosbrand Heide, (hoog)veen- en duinbranden Extreme weersomstandigheden Koude golf, sneeuw en ijzel Hitte golf, droogte Storm en windhozen Aardbevingen Ongedierte Aardbevingen Plagen Plantenziekten Uitbraak plantenziekten GFH 18
Maatschappelijk thema Technologische omgeving Vitale infrastructuur en voorzieningen Gezondheid Crisistype Incidenttype Draaiboek bij Uitbarsting vulkaan As van vulkaan in atmosfeer Incidenten met Incident vervoer weg GFH brandbare / explosieve Incident vervoer water stof in de openlucht Incidenten spoorvervoer Incidenten transport buisleidingen Incidenten stationaire inrichting Incidenten met giftige GFH stof in open lucht Kernenergie en radioactiviteit incidenten Verstoring energievoorziening Verstoring drinkwatervoorziening Verstoring rioolwaterafvoer en afvalwaterzuivering Verstoring telecommunicatie en ICT Bedreiging volksgezondheid Incidenten bij kerncentrales in Nederland Incidenten bij kerncentrales in buitenland Incidenten bij radioactief vervoer Uitval olievoorziening Uitval elektriciteitsvoorziening Uitval gasvoorziening Uitval drinkwatervoorziening Uitval rioleringssystemen Uitval afvalwaterzuivering Uitval voorzieningen voor spraak- en datacommunicatie Besmettingsgevaar via contactmedia (toxines, gif, voeding) GFH GFH Sociaal Maatschappelijke omgeving Ziektegolf Arbeidsomstandigheden Besmettelijkheids gevaar Dierziekte overdraagbaar op mens (via plantaardig voedsel) Ziektegolf besmettelijke ziekte Ziektegolf niet besmettelijke ziekte Rel rondom arbeidsomstandigheden in de tuinbouw GFH Politieke omgeving Grensblokkades fysiek t.g.v. SPS maatregel en politiek 19
B. Relatie met bestuurlijke netwerkkaart overheid Introductie Een aantal provincies heeft de bestuurlijke netwerkkaart crisisbeheersing samengesteld en uitgebracht. Doel is om een overzicht te krijgen van de bestuurlijke partijen in een sector ( keten ) en de rol die zij vervullen ten tijde van een crisis. De bestuurlijke netwerkkaarten wijzen aan wie voor een bepaald onderwerp verantwoordelijk is en dus maatregelen kan treffen en wat bestaande soorten instrumenten zijn. Het geeft geen overzicht van alle denkbare maatregelen. De netwerkkaarten zijn bedoeld voor regionale en lokale bestuurders en hun adviseurs en zijn even goed bruikbaar voor het nationale niveau; voor ministers en hun adviseurs. De netwerkkaart van de overheid (vijfde druk, november 2013) schetst de omgeving waarin de voedingstuinbouw acteert tijdens een crisis(beheersing). Om die reden staan hierna relevante aspecten opgesomd uit hoofdstuk 13 Voedsel van de Bestuurlijke netwerkkaarten Crisisbeheersing. De netwerkkaart is een aanvulling op het gebruik van een geografische kaart: op een geografische kaart is een bestuurlijk netwerk te leggen, het samenbrengen van feiten en bestuurlijke partijen. Met de hulp van beide kaarten is antwoord te geven op de vragen: - wat is er gebeurd (welke sectoren zijn of kunnen worden geraakt) - wie gaat waar over - en wie gaat waar niet over De volgende stap betreft het nemen van maatregelen. Relevante aspecten Algemeen kader - Crisistype: (mogelijke) aantasting veiligheid levensmiddelen - Bevoegd gezag o Europese Commissie en Raad o Minister EZ o Rijksheren namens de minister van EZ o Minister VWS o Minister I&M (milieu-incident) o Burgemeester of voorzitter veiligheidsregio (uitvoering, handhaving openbare orde) - Soorten maatregelen o eigen maatregelen exploitant levensmiddelenbedrijf ten aanzien van voedselveiligheid o maatregelen jegens bedrijven in voedselketen zowel ten aanzien van voedselvoorziening als voedselveiligheid o maatregelen bij een milieu-incident met (mogelijke) gevolgen voor de voedselketen o handhaving openbare orde Voedsel: meerdere ketens Voedselvoorziening en voedselveiligheid zijn twee afzonderlijke ketens: - Voedselvoorziening (ook voedselzekerheid genoemd) betreft het voorkomen van voedselschaarste en het optreden indien toch sprake is van (dreigende) schaarste. - Voedselveiligheid betreft het voorkomen dat potentieel schadelijke stoffen of microorganismen in de humane voedselketen terechtkomen en zodoende de volksgezondheid kunnen aantasten en verder het optreden als dat toch gebeurt. Voedselveiligheid - De minister van VWS is verantwoordelijk voor de voedselveiligheid. Uitzondering daarop zijn o.m. de goedkeuring van de hygiënecodes voor bedrijven in de primaire productie die vallen onder de verantwoordelijkheid van de minister van EZ. - Het reguliere toezicht en namens de minister van VWS en EZ de handhaving zijn belegd bij de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA): 32
o verbod om levensmiddelen te bereiden, verwerken of verhandelen die een gevaar vormen voor de gezondheid of veiligheid van de mens, en het verbod om diervoeders te bereiden (en verder te verwerken, verhandelen e.d.) die een gevaar vormen voor mens, dier en milieu. - Bij een ernstig risico en noodzaak tot snelle actie geldt een Europees systeem van crisismanagement met de volgende elementen: o De exploitant van een levensmiddelenbedrijf dient zelf de nodige maatregelen te treffen ter handhaving van de voedselveiligheid. Daaronder valt het uit de handel nemen van levensmiddelen indien deze niet aan de voorschriften blijken te voldoen en het zo nodig terugroepen van reeds geleverde levensmiddelen. - Op Europees niveau is een waarschuwingssysteem van kracht waarmee de lidstaten, de Europese Commissie en de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (European Food Safety Authority EFSA) elkaar informeren over risico s voor de gezondheid van de mens, verband houdend met een levensmiddel en over de getroffen maatregelen, het zogenaamde Rapid Alert System for Food en Feed (RASFF). - Het treffen van overheidsmaatregelen inzake voedselveiligheid is gecentraliseerd: bevoegdheden liggen bij de Europese Unie en bij de nationale overheid, de minister van VWS en de minister van EZ. - De Europese Commissie kan noodmaatregelen nemen: o opschorting van het in de handel brengen of het gebruik o opschorting invoer uit derde land o vaststelling van bijzondere voorwaarden o elke andere tijdelijke passende maatregel - Vooruitlopend op noodmaatregelen van de Europese Commissie kan een lidstaat tijdelijke noodmaatregelen treffen. - Naast deze algemene maatregelen tegen het op de markt brengen of houden van bepaalde waren kunnen in het bijzonder maatregelen worden getroffen na een milieu-incident. Voedselvoorziening - Het treffen van maatregelen op het gebied van de voedselvoorziening is in beginsel belegd bij de nationale overheid en bij de Europese Unie. - In de praktijk is het de Europese Commissie die optreedt bij een dreigende schaarste door bijvoorbeeld tijdelijk de export naar landen buiten de Unie stop te zetten in geval van tegenvallende oogsten als gevolg van extreme droogte. - De minister van EZ beschikt over vergaande noodbevoegdheden ten aanzien van alle bedrijven die direct of indirect een bijdrage leveren aan de voedselketen. De minister kan ook prijsmaatregelen vaststellen. - De minister van EZ kan verder de algemene schaarste wetgeving toepassen: maatregelen tot tegengaan van hamsteren en instellen van een rantsoenering. Gemeenten vervullen daarbij een uitvoerende taak. - De burgemeester (of voorzitter veiligheidsregio) kan formeel voedsel vorderen en herverdelen, maar gezien de gecentraliseerde aanpak zal dit alleen aan de orde zijn in acute situaties waarbij centrale maatregelen niet kunnen worden afgewacht of geen effect sorteren. Bovendien zijn lokale maatregelen ten aanzien van winkels of winkelketens met landelijke distributiekanalen veelal niet zinvol. - De burgemeester of voorzitter veiligheidsregio kan zo nodig maatregelen treffen ter handhaving van de openbare orde. - Maatregelen inzake primaire levensbehoeften zoals die staan in decentrale crisisplannen hebben geen betrekking op de algehele voedselvoorziening (met uitzondering van drinkwater), maar op het beschikbaar stellen van primaire levensbehoeften aan mensen die vanwege een ramp elders zijn opgevangen of aan mensen die bij evacuatie achterblijven indien onvoldoende tijd beschikbaar is om alle inwoners te evacueren. 33
Milieu-incident - RIVM, IFV en NGB is een mindmap ontwikkeld, waarin de afwegingen staan bij incidenten met chemische stoffen. Zie Mindmap chemische incidenten - De NVWA bewaakt de voedselveiligheid. De minister van VWS en de minister van EZ (en de NVWA namens beide ministers) kunnen handhavend optreden en maatregelen treffen bij overschrijding van wettelijke normen. - De minister van EZ kan, ongeacht de aanleiding, maatregelen treffen ten aanzien van alle handelingen in de voedselketen (met inbegrip van landbouw, dus ook van gewassen). - Indien de producten bestemd zijn als levensmiddel (dus voor de mens), is er een overlap met de bevoegdheden van de minister van VWS op grond van de warenwetgeving. - De minister van I&M kan eveneens (vergaande) maatregelen treffen, zie de bestuurlijke netwerkkaart milieu. - In de praktijk oefent de overheid bij beperkte incidenten op het land niet altijd bevoegdheden uit, maar geeft het een advies aan consumenten en bedrijven naar aanleiding van metingen door het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). Een advies aan bedrijven om producten niet op de markt te brengen kan vervolgens tot schadeloosstelling leiden door bijvoorbeeld het ministerie van EZ. Op de achterhand zijn genoemde bevoegdheden beschikbaar. Bij een verontreiniging van oppervlaktewater ligt het meteen treffen van een maatregel visverbod en sproeiverbod meer voor de hand. - Voor maatregelen bij een kernongeval, zie de bestuurlijke netwerkkaart kernongeval. - Regionaal crisiscentrum EZ (RCC) - Een regioambassadeur van een vestiging van de directie Regio en Ruimtelijke Economie van EZ geeft leiding aan een Regionaal crisiscentrum EZ, coördineert de werkzaamheden van de uitvoerende diensten en draagt zorg voor de bestuurlijke afstemming met decentrale bestuurders in de algemene keten. - De NVWA is vertegenwoordigd in een Regionaal crisiscentrum EZ en draagt zorg voor de uitvoering van bestrijdingsmaatregelen. Beleidsmatige kwesties worden zo nodig door de regioambassadeur voorgelegd aan het ministerie in Den Haag. Relatie met regionaal beleidsteam en commissaris van de Koningin - De regioambassadeur van een vestiging van directie Regio en Ruimtelijke Economie is tevens rijksheer voor EZ ( voedselcommissaris ): o hij vertegenwoordigt de minister in een regionaal beleidsteam. o Voor de relatie rijksheer EZ commissaris van de Koningin, zie de bestuurlijke netwerkkaart rampenbestrijding algemeen & handhaving openbare orde. - Indien een burgemeester of voorzitter veiligheidsregio een maatregel of het optreden van de rijksheer EZ onverantwoord acht, kan hij: o op grond van zijn eigen noodbevoegdheden binnen het domein van openbare orde en veiligheid een bevel geven of voorschriften uitvaardigen en daarbij binnen dat kader de rijksheer EZ of het NVWA dwingend bijsturen o aan de commissaris verzoeken te interveniëren. De commissaris kan een aanwijzing geven inzake samenwerking of voor wat betreft de maatregelen zelf overleg voeren met de rijksheer van EZ of bovenlangs verzoeken jegens de rijksheer van EZ dwingend op te treden 34
Bron: Bestuurlijke netwerkkaart Voedsel vijfde druk 2013 35
Bestuurlijke aandachtspunten voedsel Bron: Bestuurlijke netwerkkaart Voedsel vijfde druk 2013 36
Bijlage 5 Format beslismodel (bron: Crisis Penthouse Trimension) - - Proces (P) - Organiseren o doel o team(vorming) o opschaling o leiding - Logistiek o informatiemanagement o catering / verzorging o aflossing - Vergaderen o opstelling o tijd o ground rules Beeld (B) - Situatieanalyse o feiten o scenario o tijdbalk - Netwerkanalyse o actorenschets o info over actoren o media-analyse - Keuzes o probleemdefinitie 1 o probleemdefinitie 2 o probleemdefinitie 3 o probleemdefinitie etc. Oplossingen (O) - Uit te werken oplossingen, voor geformuleerde probleemdefinities - Communicatie - Organisatie Besluiten (B) - Besluiten en actiepunten - Resterende problemen - Toets 37
Bijlage 6 Format Crisiscontext (bron: Trimension) - - - Aard crisis - Feitelijke situatie o aanleiding, beknopt omschreven - Dreiging - Urgentie - Onzekerheid - Fases o o alarmering opschaling aanpak communicatie o respons aanpak communicatie o nazorg - - Belangen - Incident- en/of brongebied - Effectgebied - Voedselveiligheid - Plantgezondheid - Economie - Milieu - Media - Politiek / bestuurlijk - Beleving bevolking, doelgroep(en), belangengroeperingen - Externe belangen - - Kennis - Deskundigen - Adviseurs - Informatiemanagers - Ontsluiten dossiers - Veiligheidscultuur en EWS - Lessons learned - - Dilemma s - Gebruik bevoegdheden - Coördinatiemechanisme (centraal / decentraal) - Verdeling (schaarse) middelen - Externe communicatie - Crisiscommunicatie o informatievoorziening o betekenisgeving o schadebeperking - Interne communicatie - - Macht - Soorten macht - - Rollen - Boegbeeld / beslisser / netwerkspeler / belangenbehartiger / benutter / Ik - 38
Bijlage 7 Overheidsorganisatie incident- en crisisbeheersing Een Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijding Procedure (GRIP) is in Nederland een landelijke afspraak over de opschaling van incident- en rampenbestrijding voor professionele hulpverleners als brandweer, politie en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR). Procedures regelen opschaling op operationeel niveau op de plaats van het incident en daarnaast op bestuurlijk niveau van gemeente tot waar nodig zelfs landelijk publicatie Het Referentiekader GRIP gaat sinds april 2013 uit van 6 opschalingsniveaus (meer informatie, zie schema en toelichting bij het GRIP schema) GRIP 1 Wanneer bij de bestrijding van een incident in het brongebied meerdere disciplines betrokken zijn en structurele coördinatie tussen de disciplines noodzakelijk is, wordt opgeschaald naar GRIP 1. Er wordt op de plaats van het incident een team ingericht, het commando plaats incident (COPI). Dit team wordt geleid door een leider COPI. GRIP 2 Wanneer ook structurele coördinatie buiten het brongebied, dat wil zeggen in het effectgebied, noodzakelijk is, wordt opgeschaald naar GRIP 2. Naast het COPI wordt een regionaal operationeel team (ROT) ingericht. Dit team wordt geleid door een leider ROT. De leider ROT wordt ook wel (regionaal) operationeel leider genoemd. GRIP 3 Wanneer er sprake is van een bedreiging van het welzijn van (grote groepen van) de bevolking en bestuurlijke coördinatie of besluitvorming noodzakelijk is, wordt opgeschaald naar GRIP 3. Naast het COPI en het ROT wordt een gemeentelijk beleidsteam (GBT) gevormd, onder voorzitterschap van de betrokken burgemeester. GRIP 4 Wanneer er sprake is van een gemeentegrensoverschrijdend incident, de hulpdiensten in meerdere gemeenten moeten optreden en bestuurlijke coördinatie van betrokken gemeenten aan de orde is, wordt opgeschaald naar GRIP 4. Het GBT komt te vervallen en er wordt een regionaal beleidsteam (RBT) gevormd, onder voorzitterschap van de voorzitter veiligheidsregio. Indien een ramp de regio- of provinciegrens overschrijdt, vindt verdere opschaling plaats naar het provinciale en/of nationale niveau. In deze fase komt de coördinerende verantwoordelijke van de Commissaris van de Koningin nadrukkelijke in beeld. Wanneer een incident de grenzen van de provincie overschrijdt, zal de Minister van Justitie en Veiligheid bestrijding van het incident in bestuurlijke zin ter hand nemen. GRIP 5 GRIP 5 komt inhoudelijk zeer overeen met GRIP 4, echter is er nu sprake van meerdere betrokken regio's. Uitgangspunt hierbij is dat de bronregio leidend is. De voorzitter van de bronregio neemt de bevoegdheden van de overige betrokken voorzitters VR niet over. Zij nemen juist de besluiten van de bronregio over. Wanneer de bron onduidelijk is of de betrokken voorzitters hier gezamenlijk toe besluiten kan van bovenstaand uitgangspunt worden afgeweken. Het ROT in de regio waarvan de voorzitter coördineert zal ook als coördinerend ROT optreden. GRIP rijk GRIP Rijk wordt gebruikt als er behoefte is aan sturing door het Rijk in situaties waarin de nationale veiligheid in het geding is of kan zijn. Inhoudelijk is er veel hetzelfde als GRIP 5, echter ligt het bevoegd gezag nu bij de ministers en het MCCb. De coördinatie op de meldkamer wordt overgenomen door het Nationaal CrisisCentrum (NCC). [ 39
bron: Bestuurlijke Netwerkkaarten versie vijfde druk november 2013 40