FUNCTIEBESCHRIJVING EN FUNCTIE-INFORMATIE CLUSTER Technical Management Team (TMT)
Inhoudsopgave 1 Omschrijving van alle functies binnen dit cluster... 3 2 Aanspreekpunten binnen dit cluster... 4 3 Programma en shifttijden... 5 4 Meldpunten per locatie voor deze functie... 7 5 Overige informatie... 7 2
1 Omschrijving van alle functies binnen dit cluster Het cluster technical mangement team (TMT) is verantwoordelijk voor het inrichten en beheren van de wedstrijd-, warm-up en trainingsaccommodaties tijdens de EK Atletiek. Dit cluster wordt aangestuurd vanuit het cluster competitie door de Technical Manager en is onderverdeeld in 5 technische clusters en 1 algemeen cluster. De technische clusters en hun verantwoordelijkheden zijn: Track events o Verantwoordelijk voor wedstrijdtechnische inrichting van de looponderdelen in het Olympisch Stadion. Hieronder vallen de sprintonderdelen, hordenonderdelen, steeplechase en lange afstand onderdelen. De halve marathon behoort niet tot dit cluster. Throwing events o Verantwoordelijk voor de wedstrijdtechnische inrichting van de werponderdelen (kogelstoten, discuswerpen, speerwerpen, kogelslingeren) in het Olympisch Stadion en op het Museumplein. Competition storage o Verantwoordelijk voor de inname, keuring, beheer en uitgifte van de werpmaterialen (van organisatie en atleten) in het Olympisch Stadion, Museumplein en op de warmup en trainingsaccommodatie. Ook de inname en uitgifte van de polsstokken valt onder verantwoordelijkheid van het implements office. Horizontal jumps o Verantwoordelijk voor de wedstrijdtechnische inrichting van de horizontale springonderdelen (verspringen en hinkstapspringen) in het Olympisch Stadion. Vertical jumps o Verantwoordelijk voor de wedstrijdtechnische inrichting van de verticale springonderdelen (hoogspringen en polsstokhoogspringen) in het Olympisch Stadion. Naast de technische clusters is er het cluster algemene zaken en transport, waar onder andere de volgende taken onder vallen: Beheer materiaalruimtes o Olympisch Stadion o Museumplein Transport wedstrijdmaterialen (B-E rijbewijs nodig) o Polsstokken vervoer tussen Schiphol, de trainingsaccommodatie en het Olympisch Stadion o Werpmateriaal vervoer tussen de trainingsaccommodatie, het Olympisch Stadion en Museumplein o Wedstrijdmateriaal vervoer tussen de materiaalopslag en het wedstrijdterrein Beheer trainingsaccommodatie tijdens de trainingsdagen 3
o Gastheer/gastvrouw zijn voor de atleten die komen trainen, en helpen met de verschillende trainingsbenodigdheden Beheer warming-up accommodatie tijdens de wedstrijddagen o Gastheer/gastvrouw zijn voor de atleten die hun warming-up komen doen alvorens aan hun wedstrijd te beginnen, en helpen met de verschillende warming-up benodigdheden Ontvangst vrijwilligers materiaalteam, en assisteren in de catering Ondersteuning Technical Manager bij bewaking van de tijdsplanning en takenlijst. De subfuncties, taken en rollen binnen het cluster technical management team zijn: Ondersteuning technisch cluster o Je bent dan vast ingedeeld bij een van de vijf bovenstaande technische clusters en samen met de chefs van dit cluster verantwoordelijk voor de bij dit cluster behorende taken. o Wanneer je geen taak hebt bij het betreffende technische cluster help je mee met het algemene cluster. Ondersteuning algemeen cluster o Je verricht een van de bovenstaande taken in dit cluster of verleent assistentie bij de technische clusters bij het uitvoeren van hun taken 2 Aanspreekpunten binnen dit cluster Binnen het cluster technical management team wordt je ingedeeld bij een van de subclusters. De aanspreekpunten voor deze subclusters zijn: Algemene zaken en transport: o Jaap Geertman en Bas van Dam Track events o Chris van Lierop en Bastiaan Bretveld Throwing events o Cor Vonk en Martin Efdee Vertical jumps o Ynze Strikwerda en Martijn van Calker Horizontal jumps o Ton Groenendaal en Fynn van Buuren Implement office o Sebastiaan Durand en Bart van Ingen-Schenau 4
Tijdens het toernooi zijn bovenstaande personen, afhankelijk van het team waar je bent ingedeeld, je aanspreekpunt. 3 Programma en shifttijden De werkzaamheden van het technical management team zijn zowel in de voorbereidingen als tijdens en na het toernooi. Onderstaand overzicht geeft een beeld van de verschillende activiteiten. De hoofdactiviteit is uiteraard het toernooi van het EK Atletiek, daar ontvang je je shiftplanning voor, de voorbereidende activiteiten zijn niet opgenomen in je shiftplanning, maar worden los uitgevraagd. Het NK atletiek is het eerste moment dat we de nieuwe wedstrijdmaterialen kunnen gebruiken en uittesten. Voor die tijd worden deze geleverd en zullen deze gecontroleerd en in elkaar gezet moeten worden. In de dagen naar het toernooi zullen ook de technische voorbereidingen op de verschillende accommodaties gedaan moeten worden. Heden 13 juni 2016: Leveringen van alle benodigde wedstrijdmaterialen van verschillende leveranciers. Deze moeten worden gecontroleerd, vaak nog in elkaar gezet worden, en tijdelijk worden opgeslagen. 13-15 juni: voorbereidingen NK atletiek 2016 In de dagen voor het NK zullen we overdag (10:00-16:00) bezig zijn met de voorbereidingen hiervoor (de generale voor het EK) en kunnen wel een paar handjes gebruiken. We hebben ongeveer 10-15 man nodig. Meer informatie hierover ontvang je via de vrijwilligerscoördinator van het NK atletiek. 16-19 juni: NK atletiek 2016 Van donderdag 16 juni tot en met zondag 19 juni vindt het NK atletiek in het Olympisch Stadion plaats. Het wedstrijdprogramma is grofweg van 10:00 tot 18:00. Detail info vind je hier: atletiek.nl/asics-nkatletiek/wedstrijd/chronoloog Met het materiaalteam beginnen we ongeveer 2u voor aanvang van het eerste onderdeel en zijn bezig tot ongeveer een uur na afloop (op de zondag wat langer). Het NK atletiek is voor ons het eerste moment dat we met bijna alle EK wedstrijdmaterialen kunnen werken. Een belangrijk oefenmoment dus. Meer informatie ontvang je hierover via de vrijwilligerscoördinator van het NK atletiek. 20-1 juli: diverse voorbereidingen voor EK atletiek 2016 Vanaf 20 juni is het Olympisch Stadion beschikbaar voor het EK atletiek, en zal ook onze competition storage bij de Schinkelbrug (witte brug) worden opgebouwd en door ons worden ingericht. Tussen 10:00u en 16:00u zal er een aantal dagen aan de opbouw gewerkt worden. Ben je dagdelen in deze periode beschikbaar, dan maken we daar graag gebruik van. We hebben zo'n 5-15 man nodig. 25 juni: 2e trainingssessie EK atletiek 2016 Als vervolg op de trainingssessie van 29 mei is dan de 2e trainingssessie. We zullen aan het werk gaan met de kritische momenten in het tijdsschema, met de vaste teams, aangevuld met de flexteam medewerkers. De volgende trainingen staan op het programma: ombouwen polshoog naar hoogspringen het net van de werpkooi weghalen omzetten sectoren van speer naar discus De trainingssessie zal zijn van 14:00 tot 16:00 uur. 2 juli - 4 juli: voorbereidingen EK atletiek 2016 De laatste dagen voor het EK Atletiek worden de puntjes op de i gezet. De venues worden allemaal in gereedheid gebracht voor het toernooi. Alle partijen zijn aanwezig zoals TV, tijd- en uitslagen registratie, geluid, reclame boarding. 5
De laatste raakvlakken en voorbereidingen worden dan ook gedaan. Voor het technical team hebben we zo'n 40 vrijwilligers nodig tussen 10:00-18:00. Deze dagen zijn opgenomen in je shiftplanning. Er vinden activiteiten plaats op de verschillende venues. De uitvalsbasis voor ons team is onze opslaglocatie naast de Schinkelbrug achter het Olympisch Stadion. trainings venue: op 2 juli wordt de trainingsvenue geïnspecteerd door de technisch gedelgeerden van European Athletics. o Vanaf 3 juli komen de eerste atleten aan, en kunnen ze dagelijks van 10:00 tot 18:00 trainen op de atletiekbaan Ookmeer tot zondag 10 juli 15:00u. (zondag 3 juli vanaf 14:00u) museumplein: vanaf 1 juli is de speeraanloop, de discuskooi en het grasveld op het museumplein klaar, en zal de verdere technische inrichting (geluid, licht, tv, wedstrijden) worden gedaan. Het werpteam gaat hier aan de slag met de voorbereidingen voor de kwalificaties speerwerpen en discuswerpen. De technisch gedelegeerden van European Athletics komen op 2 juli de venue inspecteren. Olympisch Stadion: Op 2 juli wordt het wedstrijdterrein in het Olympisch Stadion door de technisch gedelegeerden van European Athletics geïnspecteerd. Op 3 juli traint Omega de vrijwilligers voor de fotofinish, op 4 juli die voor de EDM en de startblokken. 4 juli: generale repetitie Olympisch Stadion Er wordt een kleine wedstrijd (14:00-16:00) afgewerkt met uitgenodigde atleten en alles operationeel (van warmingup tot prijsuitreiking). Op het programma staan de volgende onderdelen: polstokhoogspringen mannen - FINALE 100 meter horden vrouwen - FINALE discuswerpen mannen - Q 400m vrouwen - FINALE verspringen mannen - Q 800m vrouwen - Q 3000m mannen - Q 100m horden vrouwen - prijsuitreiking Aan de hand van deze generale repetitie wordt bekeken of alles klaar is voor het toernooi. Ons team zal tussen 10:00-18:00 actief zijn met zo'n 40 man. Deze dag is opgenomen in je shiftplanning. 5 juli: generale repetitie Museumplein & opening In het Olympisch Stadion krijgen de atleten in de ochtend (09.30-12.00) de gelegenheid om het wedstrijdterrein te verkennen en om te trainen met de starters van het EK. In de middag vindt de technical meeting plaats en krijgen de atleten/begeleiders de laatste technische informatie over de wedstrijd te horen. Op het Museumplein vindt de generale repetitie plaats (15:30-17:30) met speerwerpen mannen - Q. Aansluitend is om 17:30u de ofíciele openings ceremonie van het EK. Ons team zal tussen 09:00 en 18:00 actief zijn met zo n 40 man. Deze dag is opgenomen in je shiftplanning. 6 juli - 7 juli: Het toernooi gaat van start in Olympisch Stadion en op het Museumplein Op 6 juli gaat het toernooi echt van start, met naast de wedstrijden in het Olympisch Stadion de kwalificaties voor speerwerpen en discuswerpen op het Museumplein. Vanaf deze dag werken we met 2 shifts per dag. Woensdag o ochtendshift: 08:30u - 15:00u o Middagshift: 13:30u - 21:00u 6
Donderdag: o Ochtendshift: 07:30-16:00u o Middagshift: 14:30-21:00u 8 juli - 9 juli: Het toernooi in het Olympisch Stadion Vrijdag en zaterdag wordt toegewerkt naar de finales op diverse spannende onderdelen. Onder andere de finale 200 meter vrouwen. De sessies verschuiven zich naar de avond en het zal volle bak zijn in het stadion! Vrijdag: o Ochtendshift: 09:00 15:00u o Middagshift: 15:00-23:00u Zaterdag: o Ochtendshift: 10:00-16:30u o Middagshift: 16:00-23:00u 10 juli: de laatste dag, halve marathon en sluitingsceremonie Op zondag 10 juli zal in de ochtend de halve marathon voor de mannen en vrouwen gelopen worden door de binnenstad van Amsterdam met start en finish op het Museumplein. Het einde van de middag en begin van de avond is de finale sessie in het Olympisch Stadion met daarna de sluiting van het toernooi. 's Avonds is er natuurlijk de closing party! We werken die dag met 1 shift: Zondag o 09:00u 14:30u 10 man o 14:00u 20:00u 11-15 juli: afbouw Op 11 juli begint de afbouw en moeten de wedstrijdmaterialen weer terug de opslag in. Op deze dagen kunnen we ook nog wel wat hulp gebruiken. Tussen 10:00 en 16:00u hebben we ongeveer 10 man nodig. Je ontvangt hiervoor een aparte uitvraag. 4 Meldpunten per locatie voor deze functie In principe is het meldpunt voor alle vrijwilligers van het technical management team de materiaalopslagruimte bij het Olympisch Stadion (competition storage). Deze bevindt zich naast de Schinkelbrug, dat is de witte brug als je vanuit de Sporthallen Zuid (waar zich ook het Volunteers Home bevindt) naar het Olympisch Stadion loopt. Hier meld je je bij je betreffende subcluster chef en dan gaan jullie gezamenlijk aan de slag. De enige uitzondering hierop is wanneer je bent ingedeeld bij het cluster algemene zaken op de trainingsccommodatie Ookmeer. Dan meld je je direct daar, bij atletiekbaan Ookmeer, Willinklaan 7 te Amsterdam. 5 Overige informatie In de voorbereiding naar het toernooi toe zal iedere technisch cluster nog zijn benodigde technische voorbereidingen moeten doen. Je kunt gevraagd worden om hierbij te assisteren. De eerste oefensessie met het technical management team vond plaats op zondag 29 mei. Tijdens het Nederland Kampioenschap Atletiek (16-19 juni) zal het technical management team proef draaien met alle wedstrijdmaterialen van het EK. 7
In het weekend van 25/26 juni zal een 2 e oefensessie zijn waarbij ook alle transportmiddelen beschikbaar zullen zijn. 8