BIJLAGE Bijlage nr. 1 VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE ------------- BESTEK NR. 2012/001 ONDERHANDELINGSPROCEDURE voor busvervoer tijdens de paas-, zomer- en kerstvakantie 2013 Uiterste datum voor het indienen van offertes: 14 december 2012 om 10 uur. Offertes in te dienen bij: Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (jeugddienst) Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel 1
1. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN 1.1. OPDRACHTGEVEND BESTUUR De opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De volgende administratieve eenheid is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport - Jeugddienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Tel: 02 563 05 79 - Fax: 02 563 04 49 Voor meer inlichtingen kunnen de inschrijvers terecht bij de VGC-Jeugddienst: Steven Luysterman (02 563 05 28, procedure) of Anneleen Mannaerts (02 563 05 52, inhoud). 1.2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten). Beknopte omschrijving van de opdracht: De opdracht omvat: - Het busvervoer tussen de verschillende speelpleinen en ophaalpunten. Het vervoersschema van het afgelopen jaar is als richtinggevend bijgevoegd. De opdracht is nader beschreven in hoofdstuk 3 Technische voorschriften. De offerte dient te worden ingediend op basis van dit schema. Dit schema biedt een realistisch uitgangspunt, maar er kunnen wel nog wijzigingen optreden in welke trajecten exact dienen te worden afgelegd. Het vervoer dient te worden gepland, dagelijks van 2 t.e.m. 5 april 2013, van 8 t.e.m. 12 april 2013 en van 1 juli t.e.m. 23 augustus 2013, tussen respectievelijk 7u30 en 9u en tussen 16u30 en 18u. Behalve op volgende feestdagen en brugdagen: 11 en 12 juli en 15 en 16 augustus 2013. Voor de nadere omschrijving van de opdracht verwijzen we naar hoofdstuk 3 van dit bestek met de technische voorschriften. - Het busvervoer voor busuitstappen (bvb. naar het zwembad, museum, speeltuin, ), eventueel tussen de verschillende speelpleinen en locaties. Het vervoer dient te worden gepland, dagelijks van 2 t.e.m. 5 april 2013, van 8 t.e.m. 12 april 2013, van 1 juli t.e.m. 23 augustus 2013, op 23, 24, 27 en 30 december 2013 en op 2 en 3 januari 2014, tussen respectievelijk 9u en 16u30. Behalve op volgende feestdagen en brugdagen: 11 en 12 juli en 15 en 16 augustus 2013. De specifieke data zullen minstens 24u vooraf worden doorgegeven. Voor eenzelfde dag kunnen er maximum 5 bussen voor uitstappen aangevraagd worden. Annulering van de uitstap (wegens bvb. slecht weer) is mogelijk tot op de dag van de uitstap vóór 8u. In 2012 worden 75 busuitstappen aangevraagd (150 ritten). 2
1.3. GUNNINGSWIJZE EN INDIENING VAN DE OFFERTES De gunning van de opdracht gebeurt volgens de procedure van gunning via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De offerte, het inschrijvingsbiljet en bijlagen worden ingediend in een gesloten omslag met vermelding van: niet te openen: offerte ; inschrijving voor Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (Jeugddienst); besteknummer 2012/001. Ingeval van verzending per post, onder aangetekende zending of gewoon, wordt deze gesloten omslag in een tweede omslag gestoken. Op de buitenomslag dient genoteerd: niet te openen: offerte ; inschrijving voor Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport (Jeugddienst); besteknummer 2012/001. De offertes moeten in het Nederlands opgesteld zijn en moeten uiterlijk op 14 december 2012 om 10u bezorgd zijn op het onderstaande adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport - Jeugddienst Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel Tel: 02 563 05 79 02 563 05 80 - Fax: 02 563 04 49 1.4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE EN REGLEMENTAIRE BEPALINGEN De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de onderstaande wettelijke en reglementaire teksten te kennen en te aanvaarden. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden. Alle wijzigingen en aanvullingen op voormelde wet en besluiten. 3
HOOFDSTUK 2 - ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1. PRIJS EN PRIJSBEPALING Deze opdracht is een opdracht tegen een forfaitaire prijs, inclusief btw. De leverancier moet in zijn offerte de respectieve prijzen vermelden voor de diverse componenten van de opdracht: en/of - Prijs per kilometer - Forfaitaire prijs per rit. De prijzen zijn van toepassing voor het gehele jaar 2013. 2.2. INHOUD EN VORM VAN DE OFFERTE De offerte moet de onderstaande documenten bevatten om beoordeeld te kunnen worden: 1. Het inschrijvingsbiljet met de globale prijs, opgesteld volgens het model dat bij het bestek is gevoegd. Het inschrijvingsbiljet moet worden ingevuld, gedateerd en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. 2. Een voorstel van bustrajecten, en de bijbehorende vertrek- en aankomsturen. 3. Een accurate weergave van de aangeboden dienstverlening (aantal bussen en ecologische impact, chauffeurs, planning en administratie, opvolging ). 4. De uiteindelijke capaciteit van elke rit, zoals aangegeven in het schema (zie punt 3.3 ophaalpunten van de speelpleinbus) 5. De garantie dat wanneer een bus een defect heeft of een buschauffeur ziek is, er meteen een vervangbus of andere chauffeur kan ingezet worden. 6. De garantie dat er een algemeen telefoonnummer ter beschikking is dat steeds bereikbaar is voor vragen tijdens de data van bij de aanvang van de ritten tot het einde van de ritten, vermeld in artikel 1.2. 2.3. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met het opdrachtgevende bestuur. 2.4. GUNNINGSCRITERIA De opdrachtgever kiest de regelmatige offerte die volgens haar op het vlak van kwaliteit/prijs het voordeligst lijkt, op grond van de volgende criteria en dat in gelijke mate: 1. de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening; 2. de kostprijs. 4
2.5. BORGTOCHT De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental EUR. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. 5
De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de opdracht is opgeleverd. Indien de uitvoeringstermijn dertig kalenderdagen niet overschrijdt, is een borgtocht niet vereist. 2.6. PRIJSHERZIENING Er is geen prijsherziening van toepassing. 2.7. BETALINGSMODALITEITEN De betaling geschiedt op basis van facturen na verstrekte en aanvaarde diensten. De dienstverlener voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij elke factuur. Facturen moeten de volgende gegevens bevatten: - nummer van de bestelbon; - btw-nummer + tarief; - bankrekeningnummer; - factuurnummer. Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in EUR. Facturen worden geadresseerd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Emile Jacqmainlaan 135 1000 BRUSSEL Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na aanvaarding ervan. 2.8. RECHTSVORDERINGEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. 2.9. UITVOERINGSTERMIJNEN De data liggen vast. Dagelijks busvervoer moet worden voorzien van: - 2 t.e.m. 5 april 2013; - 8 t.e.m. 12 april 2013; - 1 juli t.e.m. 23 augustus 2013. Telkens tussen 7u30 en 9u en tussen 16u30 en 18u. 6
In totaal gaat het om 45 weekdagen. Er is geen werking op 10 en 11 juli en 15 augustus en 16 augustus 2013 en tijdens de weekends. Het vervoer voor uitstappen wordt minstens 24u op voorhand aangevraagd, voor verplaatsingen tussen 9u en 16u30. Dit vervoer vindt plaats tijdens dezelfde bovenvermelde periodes, alsook tijdens de kerstvakantie op 23, 24, 27 en 30 december 2013 en op 2 en 3 januari 2014. 2.10. ELEMENTEN DIE IN DE PRIJS ZIJN INBEGREPEN De inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijs alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. HOOFDSTUK 3 - TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 3.1. SITUERING VAN DE OPDRACHT De Jeugddienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie organiseert tijdens de paas-, zomer-, en kerstvakantie 2013 speelpleinen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dit impliceert een dagelijks activiteitenaanbod op verschillende locaties in Brussel, met elk een voor- en naopvang. Om de toegankelijkheid van deze speelpleinen te verhogen, wordt dagelijks vervoer voorzien tussen de verschillende ophaalpunten. Ouders kunnen hun kinderen afzetten tussen 7u30 en 9u en deze worden terug opgehaald van 16u30 tot 18u. Om ervoor te zorgen dat de kinderen van en naar deze ophaalpunten geraken, doet de VGC-jeugddienst een beroep op een busmaatschappij die dit dagelijks vervoer verzorgt. Dit dagelijkse busvervoer wordt georganiseerd van 2 t.e.m. 5 april 2013, van 8 t.e.m. 12 april 2013 en van 1 juli t.e.m. 23 augustus 2013, tussen respectievelijk 7u30 en 9u en tussen 16u30 en 18u. Behalve op volgende feestdagen en brugdagen: 11 en 12 juli en 15 en 16 augustus 2013. Het busvervoer voor busuitstappen (bvb. naar het zwembad, museum, speeltuin, ), eventueel tussen de verschillende speelpleinen en locaties, wordt gepland, dagelijks van 2 t.e.m. 5 april 2013, van 8 t.e.m. 12 april 2013 en van 1 juli t.e.m. 23 augustus 2013, tussen respectievelijk 9u en 16u30. Behalve op volgende feestdagen en brugdagen: 11 en 12 juli en 15 en 16 augustus 2013. De specifieke data zullen minsten 24u vooraf worden doorgegeven. Voor eenzelfde dag kunnen er maximum 5 bussen voor uitstappen aangevraagd worden. Annulering van de uitstap (wegens bvb. slecht weer) is mogelijk tot op de dag van de uitstap vóór 8u. De begeleiders en de kinderen gebruiken het Nederlands. 3.2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De opdracht omvat: Een voorstel van vervoer en bijbehorende prijzen binnen het voorgestelde kader en op basis van de organisatie van speelpleinen en ophaalpunten van het voorbije werkingsjaar. De opdrachthouder wordt verondersteld om binnen dit kader een voorstel van uurregeling binnen te brengen bij de inschrijving, tijdens de vernoemde vakantieperiodes een busvervoer te voorzien en hieraan voldoende opvolging te geven, zodanig dat dit vervoer voldoende kwalitatief is. 7
3.3. SCHEMA OPHAALPUNTEN VAN DE SPEELPLEINBUS (SITUATIE 2012) Bus naar GIRABELLA en SIPPELBERG heen terug Gemeenteschool de Kadeekes Herkoliersstraat 68 te Koekelberg 8.20 17.05 Girabella F. Vervaeckstraat te Ganshoren 8.30 16.55 Sippelberg Groot-Bijgaardenstraat 434 te St.-Agatha-Berchem 8.40 16.45 Girabella F. Vervaeckstraat te Ganshoren 8.55 16.30 richtaantal kinderen in 2012: 40 Bus naar WATERMOLEN en Kastanjes heen terug St.-Gillisschool Schietbaanstraat 16 te St.-Gillis 8.10 17.20 Watermolen Nekkersgatlaan 17 te Ukkel 8.30 17.00 Kastanjes Itterbeekse Laan 550 te Anderlecht 9.00 16.30 richtaantal kinderen in 2012: 42 Bus naar Linde en Kastanjes heen terug Linde Nellie Melbalaan 71 te Anderlecht 8.30 17.00 Kastanjes Itterbeekse Laan 550 te Anderlecht 8.45 16.45 Linde F. Vander Elststraat 17 te Sint-Pieters-Woluwe 9.00 16.30 richtaantal kinderen in 2012: 40 Bus naar PARASOL en POPULIEREN heen terug De buurtschool Groenstraat 136 te Schaarbeek 8.20 17.10 Parasol G. Latinislaan 94 te Schaarbeek 8.35 16.55 Populieren Woluwelaan 18/20 te Sint-Pieters-Woluwe 9.00 16.30 richtaantal kinderen in 2012: 73 Bus naar PARASOL en POPULIEREN heen terug Jeugdhuis Alleman E. Steenostraat 6 te Oudergem 8.45 17.00 Brouckère/Populieren Woluwelaan 18/20 te Sint-Pieters-Woluwe 9.00 16.45 richtaantal kinderen in 2012: 73 * * * * * * * * * * * * * * 8
INSCHRIJVINGSFORMULIER BESTEK: ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING VOOR BUSVERVOER TIJDENS DE PAAS-, ZOMER- EN KERSTVAKANTIE 2013 Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport 1. Ondergetekende Naam en voornaam: Adres: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Telefoonnummer: E-mail: ofwel in geval van een vennootschap Handelsnaam: Maatschappelijke zetel: Rechtsvorm: Nationaliteit: BTW-nummer: Naam, hoedanigheid, adres ondertekenaar: Telefoonnummer: E-mail: Inschrijvingsnummer R.S.Z. 9
2. Verklaring De ondergetekende, wiens identificatiegegevens hierboven werden opgegeven, verbindt zich ertoe op zijn roerende en onroerende goederen, de bovengenoemde opdracht uit te voeren volgens de bepalingen en de voorwaarden vastgesteld door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De opdracht zal worden uitgevoerd voor de forfaitaire som van: in letters......(btw excl.) in cijfers......(btw excl.) waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:... Ondergetekende verklaart tevens dat hij in alle nodige werken, leveringen en diensten heeft voorzien om een volledige uitvoering van de opdracht te realiseren. Ondergetekende geeft de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toelating om bij andere organismen of inrichtingen alle nuttige inlichtingen van financiële en morele aard over hem in te winnen, meer in het bijzonder bij de RSZ, in verband met zijn rekening bij deze dienst. 3. Betalingen De verschuldigde bedragen dienen gestort te worden op rekeningnummer:... op naam van:... 4. Voertaal Voor alle bepalingen omtrent bovengenoemde opdracht en de betrekkingen met het opdrachtgevend bestuur, is de voertaal het Nederlands. Opgemaakt te... op... De inschrijver Handtekening... Naam en functie... 10
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het busvervoer voor de speelpleinwerking tijdens de paas-, zomer- en kerstvakantie 2013 nr. 20122013-0162 van 29-11- 2012 De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Guy VANHENGEL 11