COMMUNICATIEPLAN Opdrachtgever : Directie Project : Opgesteld : KvV Gecontroleerd : MVe Vrijgegeven : MVe Referentie : Communicatieplan.docx Versie : 5.0 Status : Definitief Datum : 29 augustus 2016 Postbus 412 Burg. Burgerslaan 44/30 T (073) 521 64 00 E info@wagemaker.nl 5240 AK Rosmalen 5245 NH Rosmalen F (073) 522 05 58 I www.wagemaker.nl
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 1 2. COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN... 4 3. DOELGROEPEN... 5 4. COMMUNICATIEMIDDELEN... 8 5. PLANNING... 9 6. OVERIGE ZAKEN... 10 6.1. BUDGET... 10 6.2. ORGANISEREN... 10 6.3. PROJECTEN WAAROP CO2 GERELATEERD GUNNINGSVOORDEEL VERKREGEN IS... 10 BIJLAGE: COMMUNICATIEPROCEDURE... 11 Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad II
1. INLEIDING Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop Wagemaker haar ambities en maatregelen op het gebied van CO2-reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Vertrekpunt daarbij is de CO2-footprint van Wagemaker. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard (zie bijlage). Strategie In dit communicatieplan staat het belang van CO2-management voor Wagemaker beschreven. Zowel intern als extern moet het plan inzicht geven in het CO2-beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis en inzicht). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast resulteren in een attitude- en gedragsverandering. Verder is het belangrijk om duidelijk en regelmatig te communiceren. Rolverdeling Het Hoofd Administratie draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de Wagemaker CO2-footprint. CO2-reductiemanager heeft als taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten/illustraties zodat die vervolgens door de directie, samen met de personeelsfunctionaris, zowel intern als extern gepubliceerd kunnen worden. De directie waakt, samen met de kwaliteitsmanager, over de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. Dit document draagt bij aan het voldoen aan de volgende laddervereisten: Invalshoek B (reductie) Eis Eistekst 2. Bedrijf beschikt over een kwalitatief beschreven energie reductieambitie. 2.B.3 De energie- en reductiedoelstelling en de bijbehorende maatregelen zijn gedocumenteerd, geïmplementeerd en gecommuniceerd aan alle werknemers. 3. Bedrijf beschikt over kwantitatieve CO2 reductie doelstellingen voor de eigen organisatie. 3.B.2. Het bedrijf heeft een energie management actieplan (conform ISO 50001 of gelijkwaardig) opgesteld, onderschreven door hoger management, gecommuniceerd (intern en extern) en geïmplementeerd voor het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 1 / 11
Invalshoek C (transparantie) Eis Eistekst 1. Bedrijf communiceert ad hoc over energiereductie beleid. 2. Bedrijf communiceert minimaal intern en eventueel extern over haar energiebeleid. 3. Bedrijf communiceert intern en extern over haar carbon footprint en reductie doelstelling(en). 1.C.1. 1.C.2 2.C.1. 2.C.2. 2.C.3. 3.C.1. Het bedrijf communiceert aantoonbaar intern op ad hoc basis over het energiereductie beleid van het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Het bedrijf communiceert aantoonbaar extern op ad hoc basis over het energiereductie beleid van het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Het bedrijf communiceert structureel intern over haar energiebeleid voor het bedrijf en de projecten. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en reductiedoelstellingen van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO₂gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Het bedrijf heeft inzake CO₂ reductie een effectieve stuurcyclus met toegewezen verantwoordelijkheden voor het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Het bedrijf heeft de externe belanghebbenden geïdentificeerd voor het bedrijf en de projecten waarop CO₂gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Het bedrijf communiceert structureel intern én extern over de CO₂ footprint (scope 1 & 2 emissies) en de kwantitatieve reductiedoelstelling(en) van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO₂-gerelateerd gunning voordeel verkregen is. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de hierboven genoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 2 / 11
3.C.2. Het bedrijf beschikt over een gedocumenteerd intern én extern communicatieplan met vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie voor het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 3 / 11
2. COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN Daar de eigen CO2-uitstoot (verbruik van gas, elektra, benzine, diesel) van Wagemaker gering is (ongeveer 260 ton in 2015), richten de communicatiedoelstellingen zich met name op de bewustwording van medewerkers en mogelijkheden voor opdrachtgever en opdrachtnemers in de bedrijfstakken waarin Wagemaker actief is. Het energiereductiebeleid is gericht op: 1. Voor iedere medewerker helder uiteenzetten wat het verworven inzicht in onze eigen CO 2 -uitstoot is, wat de reductiedoelstellingen van Wagemaker zijn en wat zijn of haar rol daarin is; 2. Het, binnen alle geledingen van ons bedrijf, vinden en benutten van economisch rendabele mogelijkheden om onze eigen uitstoot en de uitstoot in de bouwkolom, met en voor klanten, te voorkomen dan wel terug te dringen; 3. Het actief delen van kennis, ervaringen en "best practices" op het gebied van CO2-reductie met branchepartners en collega's. Wagemaker communiceert regelmatig (zie hoofdstuk 5) intern en extern over: Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; Het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; De behaalde besparingen in CO2-uitstoot; De mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers (bijvoorbeeld in de vorm van een ideeënbus). Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 4 / 11
3. DOELGROEPEN Stakeholderanalyse invloed van de stakeholder op Wagemaker B. Veel invloed, weinig belang SKAO D. Weinig invloed, weinig belang Burgers en eindgebruikers NGO s Potentiële werknemers Bouwend Nederland NL Ingenieurs Tijdelijk en ingehuurd personeel Kenniscentra (scholen) Brancheorganisaties A. Veel invloed, veel belang Medewerkers Wagemaker Directie en Vakgroephoofden Grote publieke en private opdrachtgevers Relaties (samenwerkende partijen in consortia) C. Weinig invloed, veel belang Concurrenten Leveranciers* Certificerende instellingen Kleine gemeenten *de specifieke benadering van leveranciers valt buiten de scope van dit communicatieplan. Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang bij het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. De medewerkers behoren tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen; Opdrachtgevers als Rijkswaterstaat en ProRail hebben veel belang bij de CO2-reductie ambitie, aangezien een hoge ambitie ook uitstraalt naar hen. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Dit laatste geldt, naast Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 5 / 11
ProRail en RWS, ook bij met name bij de grotere aannemers, consortia, gemeenten en provincies. Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom geïnformeerd gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2-beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO2-prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein. Zij hebben meer belang bij de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan; Groep C De groep die weinig invloed maar veel belang heeft bij het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar zal wel in hun informatiebehoeften voorzien moeten worden. Concurrenten zijn geïnteresseerd in de mate waarop Wagemaker scoort op de CO2-prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of -nadeel opleveren. Leveranciers, zoals bijvoorbeeld het automobiel- en garagebedrijf, de verhuurder van de kantoorruimte en onze leveranciers van ICT hard- en software, zijn betrokken bij het energiebeleid omdat deze in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit zal dan ook in de inkoopeisen komen te staan. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. De meeste vaste leveranciers zijn echter goed gestemd over de reductie van CO2-uitstoot en willen er graag aan meewerken. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid en dat er ambitie is om op de CO2-prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen. Kleine gemeenten kunnen gebruik maken van het imago, de kennis en ervaring van Wagemaker op het gebied van CO2 bewuste aanleg, beheer, onderhoud en renovatie van hun areaal. Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd blijven via algemene middelen zoals de website en bijeenkomsten. Voor alle belanghebbenden in dit kwadrant geldt, dat zij over het algemeen geïnteresseerd zijn in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van Wagemaker op de CO2-prestatieladder. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 6 / 11
Interne communicatie De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie. Stafmedewerkers; Vakgroep medewerkers; Directie en vakgroephoofden. Bovenstaande uitsplitsing van medewerkers is enigszins arbitrair, maar gedaan vanwege het karakter van hun werkzaamheden in relatie tot de CO2-uitstoot van Wagemaker. Externe communicatie De belangrijkste externe belanghebbenden, die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de externe communicatie. Leveranciers en de grotere klanten. Overige belanghebbenden uit groep A en C. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 7 / 11
4. COMMUNICATIEMIDDELEN Voor de CO2-communicatie wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Intern Intranet Informatiebrief (al dan niet per email) Opleidingsbijeenkomsten Vergadering Vakgroephoofden Doelgroep Medewerkers Medewerkers Medewerkers Vakgroephoofden Vakgroepvergadering Projectmedewerkers Extern Internetsite Doelgroep Derden, grotere klanten Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 8 / 11
5. PLANNING Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning opgesteld. Middel Doelgroep Boodschap Frequentie Verantwoordelijke Informatiebrief (al dan niet per email) Alle leaserijders Het huidige brandstofverbruik/trends binnen het bedrijf Indien nodig Wagenparkb eheerder Vakgroepbijeenkomst Medewerkers van vakgroepen Het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf en in projecten (o.b.v. de EB) Indien nodig Hoofd vakgroep Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen (o.b.v. Intern Intranet en eventueel Opleidingsbijeenkomst Alle Medewerkers het EMA). De behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot, individuele bijdragen van medewerkers en maatregelen in projecten 2x per jaar Directie en Personeelsf unctionaris waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel verkregen is (o.b.v. EB en Per.Rapp.) Vergadering vakgroephoofden Vakgroephoofden Realisatie doelstellingen en betrokkenheid medewerkers Indien nodig Directie Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen (o.b.v. Extern Internet Grotere klanten, derden het EMA) + de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot binnen het bedrijf en projecten (o.b.v. de Per. Rapp. na H1 van elk jaar) + huidige energieverbruik en Mei (n.a.v. EB) en november (n.a.v. Per. Rapp.) Personeelsfunctionaris trends binnen het bedrijf en projecten (o.b.v. de EB) *Leveranciers zijn niet opgenomen in bovenstaande tabel, omdat Wagemaker geen nieuwe acties van hun zijde op korte termijn verwacht en hun informatiebehoefte ten aanzien van CO2-reductie gering is. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 9 / 11
6. OVERIGE ZAKEN 6.1. BUDGET Activiteit Uitvoeren acties communicatie uitingen (structureel per jaar) Budget 120 uur 6.2. ORGANISEREN De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor de uitvoering van de communicatieacties die op de actielijst staan (acties m.b.t. invalshoek C: Communicatie). Deze lijst is voor elk van de actiehouders te raadplegen op de Sharepoint site. Elke actiehouder is, logischerwijs, verantwoordelijk voor de tijdige en doeltreffende uitvoering van zijn of haar actie. 6.3. PROJECTEN WAAROP CO2 GERELATEERD GUNNINGSVOORDEEL VERKREGEN IS De communicatie aangaande deze projecten (zie EB, par. 4.3 en 4.4 en Periodieke Rapportage H1, par. 4.2.2) vindt niet specifiek plaats, maar als onderdeel van de communicatie met betrekking tot de belangrijkste trends in het energieverbruik en CO2-uitstoot van de gehele projectenportfolio. De reden hier voor is dat tot nu toe enkel extra uitstoot van bedrijfsauto s plaatsvindt als gevolg van dergelijke projecten. Deze uitstoot wordt wel separaat inzichtelijk gemaakt (in de Periodieke Rapportages) door het Hoofd Administratie. Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 10 / 11
BIJLAGE: COMMUNICATIEPROCEDURE Communicatieplan.docx 29 augustus 2016 blad 11 / 11