Communicatieplan (3.C.1 & 3.C.2) Directie: K.J. de Jong Handtekening: KAM-Coördinator: D.T. de Jong Handtekening: Versienummer: 1 Autorisatiedatum: 01-03-2016
Ons communicatieplan omvat alle communicatie activiteiten over de CO 2 prestaties van onze organisatie en is aantoonbaar gericht op alle medewerkers en de geïdentificeerde (externe) belanghebbenden. Hiertoe hebben we verschillende groepen onderscheiden. Ons plan bevat: - de boodschap per doelgroep; - de communicatiedoelstellingen (in termen van bekendheid met de boodschap); - overzicht van middelen; - verantwoordelijken en uitvoerders; - planning, waaronder de frequentie van communicatie activiteiten. 1. Doel van de communicatie Met het communiceren van de CO 2 prestaties streeft Verhoef meerdere doelen na, te weten: Het informeren van belanghebbenden over het CO 2 beleid, de CO 2 prestaties, de CO 2 reductiedoelstelling en de CO 2 reductiemaatregelen; Het creëren van betrokkenheid van de medewerkers, zodat zij zullen bijdragen aan het behalen van de CO 2 reductiedoelstellingen; Externe partijen enthousiast maken om deel te nemen aan CO 2 reductie en/of andere initiatieven in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. 2. Belanghebbenden Ten behoeve van de communicatie over het CO 2 beleid zijn de belanghebbenden geïdentificeerd. 2.1 Interne belanghebbenden Interne belanghebbenden zijn de werknemers binnen onze eigen organisatie. Hierin onderscheiden wij een aantal groepen met elk hun eigen belang. Interne belanghebbenden GROEP Management Stafmedewerkers Bedrijfsleider, planner en projectleiders BELANGEN Het management stelt het beleid op en ziet toe op de uitvoering ervan. Hun belang is het realiseren van de doelstellingen. De stafmedewerkers zijn betrokken bij de uitvoering van het beleid, enerzijds doordat zij input leveren voor de emissie inventaris, anderzijds omdat zij direct bij kunnen dragen aan het realiseren van de doelstellingen met betrekking tot energieverbruik van het kantoor. De bedrijfsleider, planner en projectleiders zijn betrokken bij de uitvoering van het beleid, zij vormen immers de schakel tussen het management en de werkvloer. De bedrijfsleider, planner en projectleiders dragen het beleid uit en zien toe op de juiste uitvoering binnen hun projecten. De beslissingen van de bedrijfsleider, planner en projectleiders beïnvloeden de CO 2 - prestaties direct en indirect. 2
Uitvoerders Bouwplaatsmedewerkers De uitvoerders zijn betrokken bij de uitvoering van het beleid, zij kunnen direct bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen, bijvoorbeeld door op de juiste manier om te gaan met de energieverbruikers en deze manieren van handelen te communiceren met de bouwplaatsmedewerkers. De bouwplaatsmedewerkers zijn betrokken bij de uitvoering en inzet van energieverbruikers. Door het juist inzetten van energieverbruikers kunnen zij directe invloed uitoefenen op CO 2 - prestaties. Daarnaast signaleren zij ook waar reductiemogelijkheden liggen aan de hand van het (reductie)beleid d.m.v. werkwijze en energieverbruikers. 2.2 Externe belanghebbenden Externe belanghebbenden zijn partijen die belang hebben bij reductie van energie en de meest materiële CO 2 emissies en/of potentiële partners om mee samen te werken aan CO 2 reductie. Ook hierin onderscheiden wij een aantal groepen. Externe belanghebbenden GROEP Opdrachtgevers Branche organisaties BELANGEN Opdrachtgevers hechten belang aan het duurzaam realiseren van projecten. Het inzetten van een aannemer die extra maatregelen neemt om dit te realiseren biedt de opdrachtgever een voordeel. Het is van belang opdrachtgevers te betrekken in de initiatieven omdat de keuzes die zij maken direct van invloed kunnen zijn op de CO 2 -emissies. De branche organisatie is een belangrijke schakel in het verminderen van de CO 2 -emisses. Zij kunnen de partijen binnen de branche verbinden en zorgen voor een gezamenlijke inspanning. Daarnaast zijn zij gesprekspartner voor overheden en belangen organisaties van opdrachtgevers. Leveranciers/onderaannemers Leveranciers kunnen bijdragen aan het verminderen van de CO 2 - emissies. Dit kunnen zij doen door binnen de eigen organisatie te zoeken naar mogelijkheden om de uitstoot te beperken. Gegevens van de externe belanghebbenden zijn vastgelegd in het schema van 2.C.3. 3. Communicatie 3.1 Inrichten website Op de website is een dynamische pagina ingericht die informeert over het CO 2 -reductiesysteem van onze organisatie. Op deze website bevindt zich informatie over: - ons CO 2 - reductiebeleid; - onze CO 2 -footprint; - de CO 2 -reductiedoelstellingen, en de voortgang hierin; - de CO 2 -reductiemaatregelen, en de voortgang hierin; - ons energie management actieplan; - alle externe communicatie; 3
- acties en initiatieven op het gebied van CO 2 -reductie waaraan onze organisatie deelneemt; - ons meest recente CO 2 bewust certificaat. 3.2 Interne communicatie Onze interne communicatie vindt minimaal 2 keer per jaar plaats tijdens de personeelsbijeenkomsten, via (nieuws)brieven en/of e-mails. Hierbij wordt de CO 2- uitstoot, de reductiedoelstelling en de reductiemaatregel medegedeeld en opgemerkt dat de gegevens op kantoor in te zien zijn. Tevens wordt de actuele stand toegelicht en aan welke initiatieven wij zullen deelnemen. Ook wordt de mogelijkheid geboden om individuele reductiemaatregelen in te brengen en bij te dragen. De hiervoor genoemde interne communicatie is afhankelijk van het moment van communiceren, al worden genoemde zaken jaarlijks minimaal een keer behandeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van wat te communiceren, aan wie, met welke frequentie en de verantwoordelijken. Onderwerp Verantwoordelijke Communicatiemiddel Voor wie Tijdstip/frequentie CO2 footprint KAMverantwoordelijke Interne mailing (nieuwsbrief, toolboxmeeting, personeelsbijeenkomst) Eerste kwartaal en derde kwartaal (minimaal 2x per CO2 reductiebeleid, maatregelen, huidig verbruik en trends KAMverantwoordelijke Interne mailing (nieuwsbrief, toolboxmeeting, personeelsbijeenkomst) Eerste kwartaal en derde kwartaal (minimaal 2x per Mogelijkheden voor individuele bijdragen Doorlopend 3.3 Externe communicatie Minimaal één keer per jaar zullen wij de documenten op onze website inzake CO 2 prestaties vernieuwen. De documenten op de website zullen externe belanghebbenden en geïnteresseerden inzage geven in de CO 2 uitstoot, de reductiedoelstelling en de reductiemaatregelen weergeven. Tevens wordt de actuele stand toegelicht en aan welke initiatieven wij deelnemen. Onderwerp Verantwoordelijke Communicatiemiddel Voor wie Tijdstip/frequentie CO2 footprint KAMverantwoordelijke Website Verhoef Infra Externe belanghebbenden en geïnteresseerden Eerste kwartaal (minimaal 1x per 4
Bijhouden website Samenstellen nieuwsbrief intern Toolbox presentatie CO2-beleid Bewaken continuïteit communicatie Bewaken bewustzijn en kennis intern Goedkeuren interne en externe communicatie Aanpassen website Intern en extern communiceren Versturen nieuwsbrieven intern CO2 reductiebeleid, maatregelen, huidig verbruik en trends KAMverantwoordelijke Website Verhoef Infra Externe belanghebbenden en geïnteresseerden Beleid, maatregelen: Eerste kwartaal (minimaal 1x per Huidig verbruik : Eerste en derde kwartaal (minimaal 2x per 3.4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden t.b.v. communicatie TVB Matrix Verantwoordelijken en functies Taken Verantwoordelijkheden Bevoegdheden D.T. de Jong (KAM-coördinator) v v v v v v v v v K.J. de Jong (directeur) v v v v 5