Bijlage F Communicatieplan CO2-Prestatieladder Communicatieplan CO 2 -Prestatieladder Sarens Nederland Pagina 30 van 36
F.1 Inleiding Het communicatieplan beschrijft de wijze waarop Sarens Nederland haar ambities en maatregelen op het gebied van CO 2 -reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Het uitgangspunt zal zijn de CO 2 -voetafdruk die Sarens Nederland heeft berekend. Allereerst zullen de communicatiedoelstellingen beschreven worden waarna er een toelichting is op verschillende categorieën doelgroepen. Deze lopen van doelgroepen met veel belang en veel invloed naar doelgroepen met weinig belang en weinig invloed. Tot slot wordt de wijze besproken waarop intern en extern gecommuniceerd zal worden en met welke middelen. F.2 Communicatiedoelstellingen De communicatie intern die over de CO 2 prestaties van Sarens Nederland gaat, moet bijdragen aan de bewustwording, veranderingsbereidheid en (CO 2 -)vermindering bij medewerkers van de organisatie. Daarnaast dient de certificering van Sarens Nederland volgens de CO 2 -Prestatieladder als pilot voor andere Sarens organisaties in West-Europa. De interne communicatie zal ook voor hen een bijdrage zijn voor het in kaart brengen en reduceren van de CO 2 voetafdruk De externe communicatie over de CO 2 prestaties moet zorgen voor inzicht in belanghebbenden van deze organisatie. Uitvoering Bij interne doelgroepen moet voor 1 mei 2014 duidelijk zijn: - wat de ambities inhouden, - dat sprake is van belangrijke en noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen - dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er een inspanningsverplichting geldt voor alle medewerkers voor wie dit betreft. Na het behalen van het certificaat zal Sarens Nederland periodiek (minimaal 1x per 3 maanden) communiceren over de CO 2 prestaties. Hieronder wordt verstaan: - Huidig energieverbruik en trends binnen het bedrijf - De behaalde besparingen in CO 2 uitstoot. F.3 Doelgroepen A. Veel invloed, veel belang - Sarens NV - Medewerkers - Klanten C. Weinig invloed veel belang - Concurrenten - Certificerende organisatie - Brancheorganisatie (VVT) - Sarens Western Europe B. Veel invloed, weinig belang - SKAO D. Weinig invloed, weinig belang - Overheden - NGO s Groep A (veel invloed, veel belang). Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat Sarens Nederland voert en is daarmee ook de belangrijkste groep belanghebbenden. Pagina 31 van 36
- Sarens NV bepaalt het beleid dat geldt voor alle Sarens organisaties wereldwijd. Het hoofdkantoor kan dan ook maatregelen opleggen die betrekking hebben op milieuprestaties van onder andere Sarens Nederland. - Medewerkers behoren tot de belangrijkste categorie omdat zij degene zijn die het beleid moeten uitvoeren. Zij bepalen voor een groot deel het slagen van het gestelde beleid. Daarnaast wordt er van hen ook verwacht om te komen met besparende maatregelen. - Veel (toekomstige) klanten van Sarens Nederland vragen om de milieuprestaties. Daarnaast kunnen klanten eisen stellen in de aanbestedingsfase. Dit zorgt ervoor dat klanten in de belangrijkste groep belanghebbenden komen te staan. Groep B (veel invloed, weinig belang) Deze groep belanghebbenden heeft veel invloed en over het algemeen weinig belang en zullen daarom blijvend geïnformeerd moeten worden. - Tot deze groep behoort SKAO omdat deze organisatie de CO 2 -Prestatieladder in beheer heeft. Het belang van SKAO richt zich meer op een hele branche dan dat gekeken wordt naar een individuele organisatie. Groep C (weinig invloed, veel belang) De groep belanghebbenden met weinig invloed en veel belang bedraagt een zeer grote groep. Deze groep heeft weinig invloed en hoeft daarom niet geraadpleegd te worden bij het maken van beslissingen maar zullen wel in grote lijnen geïnformeerd moeten blijven. - Concurrenten zijn geïnteresseerd in hoe Sarens Nederland scoort op de CO 2 - Prestatieladder. Dit kan voor hen namelijk een concurrentievoordeel of -nadeel zijn. - De certificerende organisatie bepaalt of Sarens Nederland voldoet aan een bepaald niveau van de CO 2 -Prestatieladder. Zij hebben echter geen invloed op de bedrijfsvoering. Het is wel belangrijk dat de certificerende organisatie geïnformeerd blijft om hen in staat te stellen te bepalen of het bedrijf nog voldoet aan de norm. - De brancheorganisatie Vereniging Verticaal Transport (VVT) vertegenwoordigt alle organisaties in het verticaal transport. De manier waarop een organisatie in hun branche met milieuprestaties omgaat, is voor de VVT interessant om te bepalen of er geen branchegerichte richtlijn opgesteld kan worden. - Sarens Western Europe heeft veel belang bij dit handboek omdat Sarens Western Europe dit handboek wil gebruiken als handleiding om milieumanagement invulling te geven. Aangezien het een Nederlands systeem betreft welke waarschijnlijk niet één op één door overige Sarens vestigingen overgenomen kan worden, kan dit wel als voorbeeld dienen. Groep D (weinig invloed, weinig belang) De laatste groep bestaat uit partijen die weinig invloed en weinig belang hebben. Deze organisaties kunnen geïnformeerd blijven via de website. - Overheden binnen de invloedsfeer van Sarens Nederland zijn wel geïnteresseerd op het gebied van milieu en duurzaamheid maar diezelfde overheden zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn op de precieze score van Sarens Nederland op de CO 2 -Prestatieladder. Pagina 32 van 36
- Non-gouvermentele organisaties (NGO s) zullen net als overheden geïnteresseerd zijn in milieu en duurzaamheid maar niet specifiek op de score van de CO 2 - Prestatieladder. Algemene trends en bijzondere innovaties zullen wel binnen het aandachtsgebied vallen. Interne doelgroep Sarens De belangrijkste belanghebbenden die uit de analyse naar voren zijn gekomen voor de interne communicatie zijn: - Directie / Managementteam - Medewerkers kantoor - Medewerkers buitendienst - Ondernemingsraad Externe doelgroep Sarens De belangrijkste belanghebbenden die uit de analyse naar voren zijn gekomen voor de externe communicatie zijn: - Klanten - Leveranciers - Brancheorganisatie - Overige bezoekers - Sarens Western Europe / Sarens Global F.4 Onderwerpen voor en wijze van communicatie Sarens Nederland communiceert structureel intern én extern over de CO 2 voetafdruk (scope 1 en 2 emissies) en de kwantitatieve reductiedoelstelling(en) van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO 2 -gerelateerd gunning voordeel verkregen is. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de hierboven genoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdragen, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trend binnen het bedrijf en de projecten. Onderstaand een beknopt overzicht met onderwerpen die intern en extern worden gecommuniceerd Onderwerp Absolute CO 2 uitstoot van afgelopen periode Energiebeleid Reductiedoelstellingen Medium Intern Blue Notes Pagina 33 van 36
Mogelijkheden individuele bijdrage Certificaat CO 2 -Prestatieladder Absolute CO 2 uitstoot van afgelopen periode Energie-auditverslag Energiemanagement Actieplan Communicatieplan Certificaat CO 2 -Prestatieladder Extern Duurzameleveranciers.nl Onderstaand een tabel met daarin de verschillende media die gebruikt worden, de doelgroep voor zowel interne als externe communicatie en tot slot de frequentie van communiceren. Medium Doelgroep Frequentie Actiehouder Intern Kantoormedewerkers Elke 6 maanden RAL Blue Notes Alle medewerkers Elke 6 maanden DK + PV Mededelingen Alle medewerkers Elke 6 maanden DK Afdelingsvergadering Alle medewerkers Gedefinieerd per Afdelingshoofd afdeling Managementteam Rapportage elke 6 RAL QEHS afdeling + vertegenwoordiging iedere afdeling maanden Ad hoc (minimaal 2x per jaar) Alle medewerkers Elke 6 maanden RAL + DK Extern Internet website Sarens Nederland Klanten, leveranciers, brancheorganisatie en Elke 6 maanden RAL + TB Duurzameleveranciers.nl derden Klanten, leveranciers, brancheorganisatie en derden Jaarlijks DK RAL Pagina 34 van 36