Aan het auditcomité van de gemeente Waalwijk t.a.v. de heer G. Kocken, raadsgriffier Postbus 10150 5140 GB WAALWIJK oktober 2012 H.J.H. Maas MSc Concept/HM Controleplan 2012 gemeente Waalwijk Geachte leden van het auditcomité, Het doet ons genoegen u ons controleplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Waalwijk aan te bieden. Dit plan geeft een overzicht van de Deloitte-controleaanpak, de reikwijdte van onze controle en onze communicatie en rapportages richting u. Wij zullen - conform afspraak - medio november 2012 de interim-controle uitvoeren ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2012 in het voorjaar van 2013. Deze interim-controle voeren wij uit om de werking van uw administratieve organisatie te beoordelen en om u aanwijzingen en adviezen te geven over risico s en aandachtspunten ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening 2012. Het auditcomité heeft tijdens de vergadering op 23 oktober een tweetal speerpunten geformuleerd die wij betrekken in onze controlewerkzaamheden. Daarnaast is dit controleplan op 10 oktober afgestemd met de griffie en op 5 oktober met de leden van het managementteam. Zoals tevens op 23 oktober met u is besproken, hebben wij op basis van onze ervaringen van voorgaande jaarrekeningcontroles en de ontwikkelingen in de regelgeving een aantal aandachtsgebieden opgenomen in dit controleplan. Deze aandachtsgebieden hebben betrekking op zowel de interim-controle als de jaareindecontrole.
2 Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid dit controleplan nader aan u toe te lichten. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. J.J. Zuidema RA Bijlagen: Controleplan 2012.
Controleplan 2012 Gemeente Waalwijk
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1. Inleiding 5 2. Controleopdracht 5 2.1 Opdracht voor de controle van de jaarrekening 5 2.2 Materialiteit 5 3. Onze aanpak 6 3.1 Controle aangepast aan de activiteiten van de gemeente Waalwijk 6 3.2 Onze focus op uw belangrijkste aandachtsgebieden 6 3.3 Belangrijkste aandachtsgebieden voor de controle van de gemeente Waalwijk 7 3.4 Speerpunten auditcomité 9 4. Heldere rapportage 10 5. Uw serviceteam 10 6. Tijdspad 11 7. Afsluiting 11
5 1. Inleiding De raad van de gemeente Waalwijk heeft Deloitte Accountants opdracht gegeven tot controle van de jaarrekening als bedoel in artikel 213 van de Gemeentewet. De concrete invulling van de controlewerkzaamheden wordt jaarlijks in overleg tussen Deloitte Accountants en met het auditcomité, die de gemeenteraad in deze vertegenwoordigt, het bestuur en het managementteam van de gemeente Waalwijk bepaald. Deze concrete invulling is een mix tussen de eisen die beroepshalve aan de door Deloitte Accountants uit te voeren werkzaamheden worden gesteld en de aandachtsgebieden en wensen die door de gemeente Waalwijk worden ingebracht. Ter uitvoering van dit jaarlijks overleg wordt dit controleplan opgesteld. 2. Controleopdracht 2.1 Opdracht voor de controle van de jaarrekening Hierbij ontvangt u ons plan van aanpak voor de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Waalwijk. Met dit plan van aanpak willen wij u informeren over de door ons te leveren diensten. Dit plan is een belangrijk hulpmiddel in de communicatie tussen Deloitte en de gemeente Waalwijk. Wij benadrukken dat het plan van aanpak geen eenzijdig stuk van Deloitte is. Het vormt een weerslag van gezamenlijke prioriteiten, specifieke aandachtsgebieden, wederzijdse verwachtingen en tijdschema s. Van belang is dat het plan aansluit bij de onderkende doelstellingen en prioriteitstellingen van uw gemeente. De uitwerking van dit plan is continue in ontwikkeling op basis van de gebeurtenissen en actuele situatie bij uw gemeente. 2.2 Materialiteit Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Waalwijk. Zoals bekend vormt een controleverklaring geen bewijs voor de absolute juistheid van een verantwoording. Bij het opstellen van een verantwoording is het immers onvermijdelijk dat bepaalde posten worden geschat of dat aan de andere kant aannames worden gemaakt. Als voorbeelden noemen wij de voorzieningen en de verwachte economische levensduur van vaste activa. Mede in verband met dergelijke schattingen en aannames is bij de controle van een verantwoording sprake van bepaalde marges, waarbinnen een post of de gehele verantwoording al dan niet voldoet aan de vereisten. Deze marges of materialiteit geven de maximale fout aan die in een verantwoording kan worden geaccepteerd. Hierbij is leidend dat het door de jaarrekening geschetste beeld de oordeelsvorming van de gebruiker van de jaarrekening niet wezenlijk mag beïnvloeden.
6 Indien wel sprake is van een onjuist beeld, heeft dit gevolgen voor de strekking van de controleverklaring of dient, ter voorkoming, de verantwoording te worden aangepast. Bij het bepalen van de omvang van de materialiteit speelt een groot aantal factoren een rol (bijvoorbeeld de omvang van de kosten, opbrengsten of vermogen en daarop van invloed zijnde risicofactoren). Deloitte Accountants berekent de materialiteit conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) op basis van de totale lasten van de gemeente Waalwijk en een maximale aanvaardbare fout van 1%. Op basis van de begroting 2012 betekent dit een materialiteit van 1.522.000.Voor onzekerheden geldt volgens het Bado een percentage van 3%, resulterend in een bedrag van 4.566.000. Deloitte Accountants zal er overigens op aandringen dat geconstateerde fouten, die onder de controletolerantie blijven, maar naar onze mening relevant zijn, zoveel mogelijk worden gecorrigeerd. De gecorrigeerde en niet-gecorrigeerde fouten en geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het accountantsverslag. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid. Door uw gemeenteraad is de rapporteringstolerantie vastgesteld op 5% van de goedkeuringstolerantie. Dit geldt zowel voor fouten als voor onzekerheden. 3. Onze aanpak 3.1 Controle aangepast aan de activiteiten van de gemeente Waalwijk Onze controle is maatwerk: in overleg met u ingericht De aanpak van de controle is gebaseerd op gedegen kennis van uw gemeente. De eerste stap die wij zetten is het verkrijgen van inzicht in uw activiteiten en in uw doelstellingen. Op basis van deze informatie stellen wij een specifiek controleplan voor u op, waarin rekening wordt gehouden met uw omstandigheden. Zowel uw medewerkers als het controleteam van Deloitte worden zodoende in staat gesteld zich te concentreren op de belangrijkste jaarrekeningposten en transacties. 3.2 Onze focus op uw belangrijkste aandachtsgebieden Onze aanpak kenmerkt zich door een nauwkeurige risicobenadering, die blootlegt wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van de gemeente Waalwijk vanuit dit perspectief benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die geen of weinig aanvullende controlezekerheid bieden. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste, maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren.
7 Wij starten het controleplan voor de gemeente Waalwijk op het niveau van de financiële overzichten, om vast te kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamheden nodig zijn. Vervolgens werken wij voor ieder van de geïdentificeerde gebieden het controleplan verder uit zodat onze procedures zich specifiek richten op de risico s van afwijkingen van materieel belang binnen die gebieden. 3.3 Belangrijkste aandachtsgebieden voor de controle van de gemeente Waalwijk Op basis van de kennis die wij hebben verkregen en onze risicoanalyse hebben wij de volgende aandachtgebieden onderkend voor de controle op de jaarrekening 2012 van de gemeente Waalwijk: Geïdentificeerde risico s en aandachtsgebieden Belangrijke risico- en aandachtsgebieden Omschrijving risico/aandachtsgebied Controleaanpak Deloitte Follow-up managementletter en accountantsverslag 2011 Actualiteiten grondexploitatie In het afgelopen jaar hebben wij in onze managementletter en accountantsverslag onze bevindingen uiteengezet. Hierin zijn ook mogelijke verbeteringen voor de administratieve organisatie en interne beheersing opgenomen. Als gevolg van de economische crisis kan de onderhanden werkpositie in de grondexploitatie oplopen, met het risico dat de gemaakte kosten niet meer worden terugverdiend bij verkoop van de kavels. Met name wordt aandacht besteed aan de projecten in de realisatie en nazorg-fase. Hierbij worden onder meer de volgende complexen betrokken bij de controle: Landgoed Driessen, Centrumplan en ontwikkeling Havens (7/8). De commissie BBV heeft een nieuwe notitie Grondexploitatie gepubliceerd, daarin zijn enkele stellige uitspraken gedaan over de waardering van de niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG). Nagaan in hoeverre opvolging is gegeven aan de adviezen en aanbevelingen uit de rapportages over het boekjaar 2011. Beoordelen van de procedures rondom de (waardering van) de grondexploitatie. Beoordelen van de uitgangspunten en de periodiciteit van de kostprijscalculatie. Beoordelen van de procedures rondom kostenbewaking van de complexen. Beoordelen van de uitgezette acties naar aanleiding van de waardering van de NIEGG van uw gemeente.
8 Geïdentificeerde risico s en aandachtsgebieden Belangrijke risico- en aandachtsgebieden Omschrijving risico/aandachtsgebied Controleaanpak Deloitte Risicogebieden - bevoegdheden en digitalisering inkoopfactuurverwerking Wettelijke voorschriften - fraude Het risico is aanwezig dat de mandaat- en budgethoudersregeling niet juist is verwerkt in de bevoegdhedenmatrix in het financiële pakket, ook in relatie tot de digitalisering van de inkoopfacturenstroom, waardoor medewerkers onbedoeld bevoegdheden krijgen. Het management verkeert bij uitstek in de positie om fraude te plegen, omdat zij de administratie direct of indirect kunnen manipuleren en valse financiële overzichten kunnen opstellen door controlemaatregelen te doorkruisen die anders doelmatig lijken te werken. Beoordelen of de inrichting van het systeem voldoet aan de eisen van functiescheiding en de bevoegdheden zijn vastgelegd in de mandaat- en budgethoudersregeling. Toetsing van de juistheid van journaalposten in het grootboek en andere wijzigingen in de opstelling van de financiële overzichten. Inzicht verkrijgen in de zakelijke grondslag van significante transacties die geen onderdeel vormen van de normale bedrijfsuitoefening van de entiteit, of die anderszins ongebruikelijk lijken in het licht van onze kennis van de entiteit en haar omgeving. Uitvoering van het controleplan Onderdeel van de uitvoering van het controleplan is het evalueren van de opzet, het bestaan en de toetsing van de operationele effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten.
9 Selectie processen Tijdens onze controlewerkzaamheden 2012 zullen wij voor de relevante transactiestromen en de daarmee samenhangende processen de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en daarin opgenomen beheersingsmaatregelen beoordelen en vaststellen in hoeverre wij daar op kunnen steunen ten behoeve van onze controle van de jaarrekening. Daar waar wij niet kunnen steunen op de beheersingsmaatregelen zullen wij een gegevensgerichte controleaanpak volgen waaronder het gebruik van cijferanalyses en detailcontroles en deze met een grotere mate van detail uitvoeren. Automatisering Naast vorengenoemde (deel)processen besteden we aandacht aan uw automatiseringsomgeving, de zogenaamde General IT en Application Controls. Daarbij kijken we specifiek naar de interne beheersmaatregelen ten aanzien van de continuïteit en getrouwheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking (waaronder digitalisering van de inkoopfacturen) bij de gemeente Waalwijk. 3.4 Speerpunten auditcomité Evenals voorgaande jaren bestaat voor de gemeente Waalwijk de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle zullen meenemen. Deze speerpunten kunnen naar voren komen als gevolg van interne en externe ontwikkelingen, maar kunnen ook ontstaan uit eigen specifieke wensen en aandachtsgebieden. De volgende speerpunten c.q. wensen zijn benoemd door het auditcomité: Geïdentificeerde risico s en aandachtsgebieden Belangrijke risico- en aandachtsgebieden Waarborgen en garantstellingen Omschrijving risico/aandachtsgebied De gemeente Waalwijk heeft voor een bedrag van circa 170 miljoen (ultimo 2011) aan leningen van derden gewaarborgd. De huidige economische ontwikkelingen vragen om adequate interne beheersing van de risico s ten aanzien van de door uw gemeente gewaarborgde geldeningen. Controleaanpak Deloitte Beoordelen van de interne beheersing rondom de gewaarborgde geldleningen. Vaststellen in hoeverre de risico s bij het college in beeld zijn en periodiek worden gemonitored.
10 Geïdentificeerde risico s en aandachtsgebieden Belangrijke risico- en aandachtsgebieden Beheersing investeringskredieten Omschrijving risico/aandachtsgebied Door middel van de reguliere P&Cdocumenten worden door de Raad investeringskredieten goedgekeurd. In het kader van een adequate uitputting van deze kredieten en de kapitaallasten is het relevant deze kredieten tijdig af te sluiten en te activeren. Dit om het risico op het vormen van potjes te voorkomen. Controleaanpak Deloitte Vaststellen van de kaders en maatregelen ten aanzien van de beheersing van het tijdig afsluiten van investeringskredieten. 4. Heldere rapportage Wij denken met u mee over ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor uw gemeente. Met betrekking tot de controle van de jaarrekening ontvangt u van ons: Een controleaanpak gefocust op de bedrijfsvoerings- en verslaggevingsrisico s, met inachtneming van de specifieke aandachtspunten uit de gezamenlijke risicoanalyse. Managementletter en accountantsverslag van de bevindingen uit de interim- en balanscontrole, waarin wij enerzijds onze bevindingen rapporteren dan wel bespreken ter verbetering van de beheersing van uw gemeente en anderzijds de bevindingen voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. Onze controleverklaring bij de jaarrekening. Bij onze rapportages zullen wij tevens aandacht schenken aan de voortgang van de opvolging van eerdere bevindingen. 5. Uw serviceteam De kennis van onze mensen bepaalt de kwaliteit van onze dienstverlening. Wij bieden een ervaren en betrokken team. De accountantscontrole voor het boekjaar 2012 wordt uitgevoerd onder leiding van Harold Maas en Dirk Jan Jacobs. Het controleteam heeft dezelfde samenstelling als het opdrachtteam voor het boekjaar 2011. drs. J.J. (Jaapjan) Zuidema RA - gevolmachtigde en eindverantwoordelijk accountant E-mail: JZuidema@deloitte.nl Tel: +31 (0)88 288 0063
11 H.J.H. (Harold) Maas MSc - manager E-mail: HarMaas@deloitte.nl Tel: +31 (0)88 288 2312 +31 (0)6 120 121 221 drs. ing. A.W.B. (Jan) Huiskes - manager Deloitte Risk Services E-mail: JaHuiskes@deloitte.nl Tel: +31 (0)88 288 4190 +31 (0)6 125 819 08 ir. R.D. (Remko) Jaspars - manager Deloitte Real Estate Advisory B.V. E-mail: RJaspars@deloitte.nl Tel: +31 (0)88 288 2955 +31 (0)6 125 803 17 6. Tijdspad De planning van onze controle en rapportering ziet er als volgt uit: Periode November 2012 December 2012 Maart 2013 Mei 2013 Activiteit Pre-audit/controleplan Interim-controle Managementletter Jaarrekeningcontrole Accountantsverslag en controleverklaring De bovenstaande planning is indicatief. De definitieve planning zal in overleg met de gemeente Waalwijk worden opgesteld, zodat onze werkzaamheden aansluiten op uw planning-encontrolcyclus. 7. Afsluiting In dit auditplan hebben wij de belangrijkste zaken genoemd die, naar onze mening, voor u van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Waalwijk. Wij hebben de speerpunten uit onderhavig plan besproken met het auditcomité op 23 oktober 2012. Met vriendelijke groet,
12 Deloitte Accountants B.V. drs. J.J. Zuidema RA