INTEGRITEITSCODE & MELDINGSREGELING Woningstichting Ons Doel Vastgesteld d.d. 26 mei 2015 Integriteitscode gewijzigd d.d. 31 december 2015 Meldingsregeling gewijzigd 15 oktober 2015 1
1. INTEGRITEITSCODE... 3 Inleiding Integriteitscode... 3 Algemene bepalingen... 4 1.1 Goed werknemer- en werkgeverschap... 5 1.2 Informatie... 5 1.3 Gebruik van middelen van de organisatie... 5 1.4 Werving en selectie personeel... 5 1.5 Nevenactiviteiten... 6 1.6 Materialen of werk via relaties voor privédoeleinden... 6 1.7 Uitnodigingen lunches/diners, excursies etc.... 7 1.8 Relatiegeschenken... 7 1.9 Scheiding zakelijk en privé... 7 1.10 Reageren op niet integere zaken... 7 1.11 NALEVING VAN DE INTEGRITEITSCODE... 8 2. MELDINGSREGELING... 9 Inleiding Meldingsregeling... 9 2.1 Wie kunnen een beroep doen op de Meldingsregeling... 9 2.2 Wat melden... 9 2.3 Procedure melding en vooronderzoek... 10 2.4 Vervolgprocedure via het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties... 10 2.5 Vervolgprocedure via Externe vertrouwenspersoon... 11 2.6 Rechtsbescherming... 11 2.7 Behandeling dossier... 11 2.8 Slotbepalingen... 12 2
1. INTEGRITEITSCODE Inleiding Integriteitscode Ons Doel wil voor medewerkers, klanten en samenwerkingspartners een professionele, toegankelijke en betrouwbare organisatie zijn. Dit vraagt om toezichthouders, bestuur, management en medewerkers die vertrouwen genieten omdat ze gedreven, deskundig en vooral integer zijn. Integriteit is een wezenskenmerk van een maatschappelijke organisatie als Ons Doel. We zijn ons er terdege van bewust dat onze (geldelijke) middelen ingezet dienen te worden voor de doelgroepen voor wie we werken, onze huurders. Wanneer de integriteit in het geding is, zijn vaak ook de geloofwaardigheid en de legitimiteit in het geding. Integriteit wordt wel omschreven als het handelen in overeenstemming met maatschappelijke geaccepteerde waarden en normen in het algemeen en met de specifieke waarden en normen die gelden voor de eigen organisatie in het bijzonder. Oftewel een organisatie waarin toezichthouders, bestuur, management en medewerkers het juiste voorbeeldgedrag laten zien, hun verantwoordelijkheid aangaan om binnen de kaders van wet- en regelgeving een optimale bijdrage aan de organisatie, haar klanten en relaties te leveren. We zijn allemaal aanspreekbaar op ons gedrag, we luisteren goed naar de feedback die ons gegeven wordt, opdat deze bewustwording ook leidt tot aanpassingen in ons handelen en gedrag. In deze integriteitcode worden bijbehorende gedragsregels beschreven om toezichthouders, bestuur, management en medewerkers houvast te bieden bij integer handelen. 3
Algemene bepalingen Het doel van de integriteitcode is betrokkenen duidelijkheid en houvast te bieden bij het handelen in de dagelijkse praktijk. De integriteitcode is er voor toezichthouders, bestuur, management en medewerkers. Onder medewerkers worden ook stagiaires, uitzendkrachten en extern ingehuurden verstaan. Aan alle medewerkers van Ons Doel wordt de code persoonlijk verstrekt. Voor klanten, stakeholders en relaties is de code toegankelijk via onze website. De code bestaat uit de volgende aspecten; 1) Goed werknemer- en werkgeverschap 2) Informatie 3) Gebruik van middelen van de organisatie 4) Werving en selectie personeel 5) Nevenactiviteiten 6) Materialen of werk via relaties voor privédoeleinden 7) Uitnodigingen lunches/diners, excursies, etc. 8) Aannemen van geschenken 9) Scheiding zakelijk en privé 10) Reageren op niet integere zaken 11) Naleving 4
1.1 Goed werknemer- en werkgeverschap Je beseft dat je onderdeel bent van een maatschappelijke organisatie met een publieke taak op het terrein van wonen en leefomgeving en probeert met je handelen het vertrouwen in Ons Doel te versterken. Bij de uitvoering van de taken: wordt conform de wettelijke voorschriften en algemeen aanvaarde gedragsregels gewerkt; wordt respectvol omgegaan met collega s, klanten en overige relaties en wordt respectvol over ze gesproken, ongeacht afkomst, religie, taal, gedragingen, etc.; wordt er niet gediscrimineerd en worden geen voorkeursbehandelingen verleend; wordt op een professionele, klantgerichte manier gewerkt. Betrokkenen worden juist, tijdig en volledig geïnformeerd. Situaties waarin niet volgens de professionele normen kan worden gewerkt, worden intern aan de orde gesteld. 1.2 Informatie Je gaat binnen de organisatie en buiten je werk vertrouwelijk om met gegevens van klanten en overige relaties Informatie waarover wordt beschikt: wordt zorgvuldig en correct behandeld. Geheime, vertrouwelijke en gevoelige (ook digitale) informatie wordt veilig opgeborgen als de werkplek wordt verlaten en de computer wordt afgesloten; wordt niet achtergehouden, tenzij deze geheim en vertrouwelijk is; wordt niet voor persoonlijke belangen gebruikt. 1.3 Gebruik van middelen van de organisatie Je houdt privé - gebruik van middelen (telefoon, internet, kopieerapparaat en dergelijke) tot een minimum beperkt: het is eerder uitzondering dan regel. Onder het verantwoord gebruik van middelen valt ook arbeidstijd. Bij het gebruik van middelen wordt het volgende gedrag vertoond: er worden geen middelen mee naar huis genomen, tenzij specifiek overeengekomen; de door Ons Doel ter beschikking gestelde mobiele telefoon, laptop/i-pad, internet/e-mail, vervoermiddelen etc. worden gebruikt conform de regels die daarvoor zijn overeengekomen; er worden alleen kosten gedeclareerd die daadwerkelijk zijn gemaakt en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie; er wordt correct gebruik gemaakt van de regelingen voor het personeel. 1.4 Werving en selectie personeel Ons Doel hanteert de volgende uitgangspunten bij werving en selectie: Een eerlijke kans op aanstelling (gelijke kansen bij gelijke geschiktheid, de organisatie heeft het recht om de meest geschikte kandidaat te kiezen); Duidelijke informatieverstrekking over o.a. de sollicitatieprocedure, functie en de organisatie; 5
Vertrouwelijke behandeling van persoonlijke gegevens; Een doelmatige procedure. Met deze uitgangspunten waarborgen we het recht op een eerlijke kans op aanstelling en op zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van sollicitaties. 1.5 Nevenactiviteiten Je bent je bewust dat activiteiten die je naast je werk verricht het functioneren van de organisatie op één of andere manier kunnen raken. Voorbeelden hiervan zijn: bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijf en vennoot- of aandeelhouderschap. Hierbij realiseer je je dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang kan zijn. Ben je voornemens om naast je werk bij Ons Doel ander werk te verrichten dan wel een nevenfunctie te bekleden, dan geldt het volgende: je meldt de voorgenomen nevenactiviteit/werkzaamheden mondeling aan je leidinggevende. Waarna in overleg wordt besloten of de nevenactiviteit wordt opgenomen in je personeelsdossier; je meldt een activiteit die kan worden opgevat als belangenverstrengeling of die het risico op schade voor de organisatie met zich mee kan brengen. Voorbeelden zijn werkzaamheden voor: - huurders of huurdersvertegenwoordigers - bedrijven of organisaties waar Ons Doel een relatie mee heeft - organisaties of bedrijven waar een familie- of vriendschappelijke band mee bestaat; je meldt een activiteit die schade zou kunnen toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van Ons Doel; je dient het bewustzijn te hebben dat financiële belangen in de privésfeer een onafhankelijke besluitvorming in de weg kan staan of de schijn daarvan kan hebben. 1.6 Materialen of werk via relaties voor privédoeleinden Bij Ons Doel mogen medewerkers materialen, producten kopen van of door tussenkomst van relaties kopen, indien van toepassing, met dezelfde kortingen als voor Ons Doel. Dit geldt ook voor het laten verrichten van werkzaamheden. Voorwaarde is dat aankoop- en kortingsregelingen voor toezichthouders inzichtelijk zijn en voor alle medewerkers toegankelijk. Daarnaast nemen beide partijen de volgende regels in acht: Het aanbod moet reëel zijn: een voordeel mag, ongeloofwaardig laag mag niet. De relatie doet schriftelijk offerte. De relatie verstuurt na afloop van het werk een rekening. Van aankopen moet altijd een schriftelijk betalingsbewijs kunnen worden overlegd. Aankopen of uitvoering van werkzaamheden zijn alleen bestemd voor eigen gebruik. Als medewerker ben je verantwoordelijk voor de beoordeling van de geloofwaardigheid van het aanbod c.q. de offerte. Je kan de offerte en de rekening desgevraagd overleggen aan je manager. 6
1.7 Uitnodigingen lunches/diners, excursies etc. Wij gaan daar terughoudend mee om. Voordat je een uitnodiging van klanten of relaties aanvaardt, beoordeel je de noodzaak en het belang voor Ons Doel, in relatie tot de mogelijkheid om onafhankelijke beslissingen te kunnen blijven nemen. Als vuistregels voor beoordeling gelden: deelname dient bij te dragen aan betere uitoefening van de functie of een meerwaarde te hebben voor Ons Doel; door deelname wordt de onafhankelijkheid ten opzichte van de relatie niet geschaad. Uitnodigingen dienen ter goedkeuring voorafgaand aan aanvaarding te worden gemeld en besproken met de leidinggevende. 1.8 Relatiegeschenken Wij danken relaties voor elke blijk van waardering, maar wij nemen geen geschenken aan. Uitzondering maken we voor geschenken die betrekking hebben bijvoorbeeld op Sinterklaas, kerst, bedankjes, een jubileum van de gever, etc. De geschenken die worden ontvangen of als bedankje kunnen worden gezien, worden geacht voor de hele organisatie bestemd te zijn en mogen het niveau van een attentie niet overstijgen. Als het geschenk dat wel doet, wordt het met uitleg geretourneerd aan de gever. Geschenken mogen nooit op het thuisadres worden afgeleverd. 1.9 Scheiding zakelijk en privé Een familie- of privérelatie binnen de organisatie kan de professionele distantie, het onderlinge vertrouwen of onafhankelijkheid in de weg staan. Ons Doel stelt bij nieuwe vacatures in principe geen medewerkers aan die familielid of relatie is van medewerkers van Ons Doel. Bij (nieuwe) relaties tussen medewerkers moet dit aan de bestuurder gemeld worden. Afhankelijk van de situatie zullen afspraken gemaakt worden over voortzetting of beëindiging van het dienstverband. Relaties tussen leidinggevende en medewerkers zullen tot afspraken over beëindiging van het dienstverband van een van de twee betrokkenen leiden. Ons Doel zal in principe geen opdrachten verstrekken aan organisaties of bedrijven waar een familielid of relatie van een medewerker werkzaam is. Wij verwachten van zowel de medewerker als de betreffende organisatie of het bedrijf dat zij dit voorafgaande aan een mogelijke opdracht melden. In overleg met de medewerker en de leidinggevende wordt onderzocht op welke manier het integriteitsrisico kan worden weggenomen. Mocht dit niet kunnen dan wordt de relatie met de betreffende opdrachtnemer verbroken. 1.10 Reageren op niet integere zaken Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega s zoveel mogelijk met henzelf. Uitgangspunt is: we praten met elkaar en niet over elkaar. Kom je er samen niet uit, dan betrek je je leidinggevende er bij. Bij het eventuele geval dat je geen gehoor vindt bij je leidinggevende, meldt je dit aan de directeur- 7
bestuurder. Indien de bestuurder betrokken is bij het voorval meld je dit bij de externe vertrouwenspersoon van Ons Doel. Een ieder is aanspreekbaar op het eigen handelen en uitlatingen, ongeacht functie of hiërarchie in de organisatie. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je een beroep doen op de Meldingsregeling Ons Doel. Je legt de kwestie voor aan de externe vertrouwenspersoon Integriteit & Ongewenste omgangsvormen. Deze Meldingsregeling is net als de Integriteitscode gepubliceerd op de website. 1.11 NALEVING VAN DE INTEGRITEITSCODE Naleving van de code is een essentieel onderdeel van het succes van Ons Doel. De code dient dan ook verankerd te zijn in de werkwijze binnen Ons Doel. Wanneer de Integriteitscode niet wordt nageleefd kunnen sancties volgen zoals een officiële schriftelijke waarschuwing (deze wordt opgenomen in het personeelsdossier), een onderzoek door (bedrijfs)recherche, schorsing, ontslag etc. 8
2. MELDINGSREGELING Inleiding Meldingsregeling Ons Doel verwacht van alle medewerkers (inclusief directie, management, toezichthouders) dat zij zich aan de in- en externe regelgeving en werkafspraken houden zoals omschreven in de Integriteitscode. Daarnaast wordt van een ieder verwacht dat melding wordt gemaakt van een vermoeden van misstanden. De medewerker heeft daarbij recht op een vertrouwelijke behandeling van het melden van de betreffende misstand en daarbij een vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens. In deze Meldingsregeling, ook wel bekend als Klokkenluidersregeling, is aangegeven op welke wijze de betreffende misstand kan worden gemeld en op welke wijze de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens is gewaarborgd. We hanteren de volgende volgorde van personen bij wie je een melding kunt doen: 1. Je leidinggevende 2. De externe vertrouwenspersoon Integriteit & Ongewenst gedrag 3. Meldpunt Integriteit Woningcorporaties (rijksoverheid-ministerie Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties) In deze Meldingsregeling geven we een toelichting over welk van bovenstaande personen passend is. Het reglement is vastgesteld in de vergadering van het MT 26 mei 2015 en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen op 12 mei 2015 en is in werking sinds 1 oktober 2015. Aan alle medewerkers van Ons Doel wordt het reglement verstrekt. Tevens is het reglement via de website toegankelijk. 2.1 Wie kunnen een beroep doen op de Meldingsregeling Een ieder die op basis van een (arbeids)overeenkomst werkzaam is bij Ons Doel kan een beroep doen op het reglement, hieronder begrepen toezichthouders, bestuur, management en medewerkers, waaronder ook uitzendkrachten, extern ingehuurden en stagiaires. 2.2 Wat melden Het op redelijke gronden gebaseerd vermoeden en/of feiten met betrekking tot bestaan van misstanden binnen de organisatie. Onder een (vermoeden) van misstanden wordt bijvoorbeeld verstaan: 1. een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; 2. een (dreigende) schending van (interne) regels; 9
3. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. Deze regeling is niet bedoeld voor: 1. het melden van persoonlijke klachten met betrekking tot het eigen werk; 2. het melden van gewetensbezwaren betreffende het verrichten van normale bedrijfsactiviteiten; 3. het uiten van kritiek op door de werkgever gemaakte beleidskeuzes; 4. het behalen van persoonlijk gewin. 2.3 Procedure melding en vooronderzoek Bij het (vermoeden) van een misstand maak je dit eerst bespreekbaar bij je leidinggevende. Indien de omstandigheden dit niet mogelijk maken of indien de leidinggevende onvoldoende gehoor geeft aan de melding, dan meld je een (vermoeden van) misstand bij de externe vertrouwenspersoon Integriteit & Ongewenst gedrag (I&O). De externe vertrouwenspersoon I&O -functie wordt voor Ons Doel vervuld door een extern en onafhankelijk adviseur. Naam vertrouwenspersoon: Rob Bos Telefoonnummer: 06-26132746 Uiterlijk twee werkdagen na de officiële melding stelt de externe vertrouwenspersoon I&O een schriftelijke verklaring op van de melding en laat deze verklaring voor akkoord tekenen door de medewerker. De medewerker ontvangt een afschrift van de getekende verklaring. De externe vertrouwenspersoon I&O legt een meldingsdossier aan. In dit dossier worden alle stappen gedocumenteerd. Alle registraties en dossiers worden door de externe vertrouwenspersoon bewaard. De identificatiegegevens van de melder worden niet meegenomen in de communicatie naar derden. De communicatie over de misstand wordt zodanig geobjectiveerd dat de identiteit van de melder niet uit de informatie kan worden afgeleid. In een periode van (uiterlijk) vier weken verricht de externe vertrouwenspersoon het vooronderzoek. Als uit het vooronderzoek blijkt dat de melding ongegrond is, adviseert de externe vertrouwenspersoon I&O de directeur-bestuurder en/of de RvC om het dossier te sluiten. De melder wordt door de externe vertrouwenspersoon hierover ingelicht. Blijkt uit het vooronderzoek dat er serieuze indicaties zijn van een mogelijke schending van interne of externe regelgeving of andere onregelmatigheden, dan rapporteert de externe vertrouwenspersoon hierover aan de directeur-bestuurder en/of de RvC. 2.4 Vervolgprocedure via het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Is sprake van (een vermoeden van) zelfverrijking en/of fraude, dan wordt de melding en het dossier door de externe vertrouwenspersoon voorgelegd aan het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Het meldingsdossier wordt aan het Meldpunt overgedragen voor verder onderzoek en vervolgstappen. Het onderzoek en de afwikkeling van het incident dient binnen een periode van acht weken na melding bij het Meldpunt plaats te vinden. Het Meldpunt betrekt de melder en de Raad van 10
Commissarissen bij het verdere onderzoek. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven wordt de melder door het Meldpunt hiervan schriftelijk in kennis gesteld, tevens wordt aangegeven binnen welke termijn de melder een standpunt tegemoet kan zien. 2.5 Vervolgprocedure via Externe vertrouwenspersoon Betreft het geen (vermoeden van) zelfverrijking en/of fraude maar een andere onregelmatigheid of ander misstand, dan neemt de directeur-bestuurder en/of de RvC passende maatregelen of legt sancties op. De externe vertrouwenspersoon adviseert inzake de sanctie. De externe vertrouwenspersoon zorgt voor een compleet en afgerond meldingsdossier. De melder ontvangt van de externe vertrouwenspersoon algemene informatie over de stand van zaken en verdere vervolgstappen. Betreft de misstand de directeur-bestuurder dan doet de (voorzitter van de) Raad van Commissarissen dit. Het onderzoek en de afwikkeling van het incident dient binnen een periode van acht weken, gerekend vanaf de eerste melding bij de externe vertrouwenspersoon, plaats te vinden. 2.6 Rechtsbescherming De medewerker die met in achtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en te goeder trouw heeft gehandeld, wordt op geen enkele wijze in de eigen positie benadeeld als gevolg van het melden. Hetzelfde geldt voor degene op wie de melding betrekking heeft tot het moment waarop het tegendeel bewezen is. De betrokkene over wie een melding is gedaan heeft het recht tot inzage in het dossier (zonder de persoonsgegevens van de melder) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn/haar verdediging voor te bereiden voordat een besluit wordt genomen over zijn/haar positie. Als een melding wordt gemaakt van een misstand waar de melder zelf deel aan heeft genomen, vrijwaart dit de melder niet van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van interne sancties in overweging worden genomen of de melder zelf melding heeft gedaan van een misstand waaraan de melder zelf heeft deelgenomen. Represailles van collega s of leidinggevenden worden door Ons Doel niet geaccepteerd en zullen altijd leiden tot passende maatregelen. In dit proces heeft de externe vertrouwenspersoon I&O het voortouw. Zolang de melder niet anders te kennen geeft, wordt de gewenste anonimiteit van de melder gerespecteerd. 2.7 Behandeling dossier De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden direct door de externe vertrouwenspersoon vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd een maand na interne afhandeling of een maand nadat een eventuele rechtsgang is doorlopen. 11
2.8 Slotbepalingen De Integriteitscode en de Meldingsregeling worden door directeur-bestuurder en RvC om de vier jaar geëvalueerd. Eventuele wijzigingen naar aanleiding van de evaluatie worden ter instemming voorgelegd aan de ondernemingsraad. In die gevallen waarin de Integriteitscode en de Meldingsregeling niet voorzien besluit de directeur-bestuurder, tenzij het de directeur-bestuurder betreft. Dan besluit de Raad van Commissarissen. 12