Handboek management Peek BV Juni 2010
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 beleid 4 Beleidsverklaring 4 3 Methodiek 5 4 Vaststellen organizational boundaries 6 5 Bepalen energiestromen 7 6. Uitvoering van de inventarisatie 8 6.1 Periode vaststellen 8 6.2 Juistheid en volledigheidscontrole 8 6.3 Benodigde dataset 9 6.4 Inventarisatieprocedures 9 6.5 Bijlage 3: Processen 9 Handboek energiemanagement Peek BV 2
1 Inleiding In dit document is uiteengezet op welke wijze Peek BV haar energieverbruik en CO 2 management beheerd. Uitgangspunt hierbij is het GHG-protocol, NEN 14064 en 16001 (energiemanagement), waarbij dient te worden opgemerkt dat voor het bepalen van de organisatiegrenzen gebruik gemaakt wordt van de laterale methode van ProRail. Het energiemanagement handboek heeft tot doel om te zorgen voor een eenduidige inventarisatie die periodiek conform dezelfde uitgangspunten uitgevoerd kan worden. Tevens zijn voor het uitvoeren van de CO 2 -inventarisatie alle relevante zaken opgenomen die kunnen worden geïmplementeerd in het bestaande bedrijfsvoeringsysteem. De in het handboek genoemde procedures zullen tevens worden opgenomen in het reguliere kwaliteitsysteem. Op deze wijze is het energiemanagement een vast onderdeel van de kwaliteitscirkel: Plan: het vaststellen van de doelstellingen en processen. Do: implementatie van de processen. Check: Beoordelen van dat wat gemeten is in relatie tot beleid en doelstellingen. Act: Treffen van maatregelen om tot verbetering te komen. In het handboek zal speciale aandacht gegeven worden aan de rol van energiemanager. Deze persoon is proceseigenaar van de energiemanagementprocessen. Handboek energiemanagement Peek BV 3
2 beleid Peek Bouw en Infra BV wil het efficiënt gebruik van energie continu verbeteren. Daarbij streeft Peek naar minimaal 2% minder CO2-uitstoot per jaar, gemeten ten opzichte van het voorgaande jaar, met ingang van 1 januari 2010. Beleidsverklaring Eén van de doelstellingen van Peek Bouw en Infra BV hierbij is het continu verbeteren van het efficiënt gebruik van energie. Peek Bouw en Infra BV bv wil dit bereiken door: het inrichten van een energiemanagementsysteem; het in kaart brengen en actualiseren van de energiestromen binnen het bedrijf; het systematisch beoordelen van het energiegebruik; het plannen en uitvoeren van energiebesparende maatregelen; het beschikbaar stellen van alle benodigde mensen, middelen en informatie; het periodiek beoordelen van het resultaat van die energiebesparende maatregelen; het voortdurend actualiseren van de geplande activiteiten ter verbetering van de energie-efficiency; waar mogelijk gebruik te maken van alternatieve brandstoffen en groene stroom; het compenseren van CO2 uitstoot ten gevolge van gas; het werken volgens vigerende wet- en regelgeving Zowel het eigen personeel als dat van derden wordt hierbij actief betrokken door middel van voorlichting en instructie. Het energiemanagementsysteem maakt onderdeel uit van het integrale managementsysteem van Peek Bouw en Infra BV bv. Het energiemanagementsyteem heeft betrekking op alle activiteiten. Peek Bouw en Infra BV stelt zich tot doel om voor de gehele reikwijdte van energiemanagement tot 2020 elk jaar minimaal 2% reductie in de CO2-uitstoot te realiseren ten opzichte van het voorgaande jaar. Het energiebeleid wordt geëvalueerd in de managementreview. Dit zal onder andere worden bereikt door bewuster (en zuiniger) om te gaan met energie binnen het bedrijf en door het brandstofverbruik van het wagenpark terug te dringen. Dit gebeurt door het aantal gereden kilometers te verlagen en doordat vanaf 2010uitsluitend nog leaseauto s met een A, B of C-label mogen worden besteld Naast een reductie van de CO 2 -emissie, leveren de meeste maatregelen ook nog direct een kostenbesparing op. In tijden waarin bedrijven scherp op de kosten moeten zijn, vormt dit een extra drijfveer om kritisch te zijn op het terugdringen van het energie- en brandstofverbruik. Wij vertrouwen erop dat een ieder zich vanuit zijn/haar positie maximaal inzet om het energieverbruik waar mogelijk te reduceren. Houten, 15 juni 2010 Directeur Directeur Handboek energiemanagement Peek BV 4
3 Methodiek In dit hoofdstuk worden de stappen beschreven die gevolgd zijn om tot een juiste bepaling te komen van het energieverbruik van het bedrijf conform het GHG-protocol en de laterale methode van ProRail t.a.v. de organisatiegrenzen. Het energie-inventarisatie proces kan op hoofdlijnen als volgt worden weergegeven: Het bovenstaande proces wordt per kwartaal opnieuw uitgevoerd, zodat met voldoende mate van zekerheid vastgesteld kan worden dat de uiteindelijke energiemeting overeenkomt met de werkelijkheid. Hiermee kunnen trendafwijkingen voortkomend uit de periodieke inventarisatie worden verklaard. Per kwartaal wordt tevens een inventarisatierapportage opgesteld. Deze heeft betrekking op het gehele energiezorgsysteem en het functioneren daarvan. Uitgaande van een goed functionerend en ongewijzigd inventarisatieproces heeft deze rapportage tot doel om de behaalde resultaten te kunnen voorleggen aan het managementteam. Op basis waarvan verdere sturing gegeven kan worden aan het CO 2 reductiebeleid. Handboek energiemanagement Peek BV 5
4 Vaststellen organizational boundaries Het vaststellen van de organisatiegrenzen is uitgevoerd op basis van het GHG-protocol en de laterale methode van ProRail. Primair betekent dit dat Peek BV heeft gekozen om de grenzen vast te stellen op basis van de financiële/operationele controle. Daarnaast is de laterale methode uitgevoerd om de relevante concernpartijen voor de footprint zichtbaar te maken. Het betekent dat binnen de Peek Groep gekeken is welke werkmaatschappijen hieronder vallen. Dat zijn Peek Bouw en Infra BV en Meijer Groen BV. Vervolgens is op basis van een pareto analyse vastgesteld welke concernleveranciers binnen de organisatiegrenzen opgenomen moeten worden. Dit is conform de methodiek van de CO 2 prestatieladder uitgevoerd. Er is een uitgebreide verantwoording aanwezig voor de gehanteerde accounting methode en de wijze waarop de organizational boundaries voor Peek BV zijn vastgesteld. Bij elke periodieke inventarisatie zal er in de halfjaarsrapportage bekeken worden of er redenen zijn om de grenzen bij te stellen. Conform het GHG-protocol zal dit alleen van toepassing zijn bij acquisities of verkoop van bedrijfsonderdelen. Organische groei of krimp zijn geen reden om de grenzen bij te stellen tenzij hierdoor van een nog niet eerder onderkende concernpartij een relevante inkoopstroom is ontstaan. Organische groei kan van invloed zijn op de vastgestelde energiestromen en de uit te voeren inventarisatie, doordat er b.v. nieuwe energieverbruiksgroepen zijn vastgesteld. In dit handboek is weergeven hoe deze periodiek bijgesteld moet worden. Handboek energiemanagement Peek BV 6
5 Bepalen energiestromen Als de operationele grenzen vastliggen is het van belang om alle energiestromen in beeld te krijgen. Het bepalen van de energiestromen is opgedeeld in scope 1,2 en 3 energieverbruik. In het kader van de ProRail prestatieladder is de volgende afwijkende hantering van de verschillende scopes in gebruik genomen. Voor de prestatieladder zal er ten eerste gekeken worden naar de scope 1 en 2 energieverbruik. Het bepalen van de energiestromen zal de eerste keer uitgevoerd worden door de bedrijfsprocessen goed te bestuderen. Er zal binnen het bedrijf duidelijk moeten worden welke energiestromen aanwezig zijn en hoe deze te inventariseren zijn. Als de energiestromen eenmaal in kaart zijn gebracht zullen deze per kwartaal worden gecontroleerd op volledigheid. Handboek energiemanagement Peek BV 7
6. Uitvoering van de inventarisatie Nadat de energiestromen zijn vastgesteld dienen de daadwerkelijke verbruikcijfers geïnventariseerd te worden. Dit wordt uitgevoerd in een aantal stappen. Ten eerste moet de inventarisatie periode per energiestroom vastgelegd worden. Hier moet ook gekeken worden naar de juistheid en volledigheid van de gegevens. Vervolgens dient er per energie scope en geïnventariseerde energiestroom de benodigde dataset duidelijk te worden. De laatste stap is om het inventarisatieproces vast te leggen en te implementeren in het bedrijf om de benodigde data, periodiek en volledig naar boven te krijgen. 6.1 Periode vaststellen Een belangrijk aspect voor het uitvoeren van de inventarisatie is de frequentie waarin dit gebeurd. Om vast te kunnen stellen of het energiebeleid en de daaruit voortvloeiende maatregelen voldoende effect hebben is het voor scope 1 en 2 energieverbruik van belang daar waar mogelijk een maandelijks meetmoment te hanteren. De overige energiestromen worden per kwartaal gemeten of maximaal jaarlijks gemeten. De vastgestelde periode worden per energiestroom aangegeven in de kwartaalrapportage. Ook het vastleggen van het jaar voor de nulmeting dient bepaald te worden. Dit is afhankelijk van het bedrijf, maar betreft vaak het laatst afgesloten jaar. Indien het bedrijf zich in het laatste kwartaal van een jaar bevindt, kan ervoor gekozen worden het huidige jaar als nulmeting te nemen. Elk kwartaal dient er gekeken te worden of de nulmeting nog te gebruiken is als vergelijking. Indien dit niet zo is dient deze aangepast te worden. De procedure hiervoor is opgenomen in bijlage 3, Beoordeling nulmeting. 6.2 Juistheid en volledigheidscontrole Een belangrijk onderdeel van de datacollectie is het kunnen vaststellen in welke mate de aangeleverde data volledig en juist is aangeleverd. Tevens is van belang, indien er gebruik gemaakt wordt van omrekeningen of schattingen op basis van kentallen, dit duidelijk aan te geven. Het streven is om tijdig en zo nauwkeurig mogelijk alle data beschikbaar te hebben, voordat er gerapporteerd moet gaan worden. De praktijk zal (in beginsel) vaak wat meer flexibiliteit vergen. Sommige meetdata komt te laat binnen, zijn niet goed opgenomen of onvolledig. In dergelijke gevallen kan het zijn dat op basis van extrapolaties of andere wijze van schatten toch tot een volledige dataset gekomen kan worden die vergelijkbaar is met de nulmeting. Het streven binnen het bedrijfsvoeringsysteem zal zijn om het meetproces op de punten tijdigheid, volledigheid en juistheid steeds verder te optimaliseren. Dit betekent dat er gekeken zal moeten worden naar geautomatiseerde oplossingen. Indien mogelijk, is het verstandig de controle stappen te combineren met controles die al genomen worden met bijvoorbeeld financiële data. Daarmee kan enerzijds de consolidatie van de CO 2 -uitstoot meelopen met die van de financiën en anderzijds kunnen de financiële stromen worden gebruikt als volledigheidscontrole. Degene die de energierekeningen beoordeeld zou ook een controle moeten doen op de vastgestelde verbruiken. In hoofdstuk 6.1 zijn de stappen uitgewerkt die genomen dienen te worden om de emissie gegevens inzichtelijk en correct te inventariseren. De stappen beginnen bij het aggregeren Handboek energiemanagement Peek BV 8
van data op het laagste niveau tot het rapporteren van de gegevens voor alle verschillende energiestromen. Zie bijlage 1. 6.3 Benodigde dataset De inventarisatie van de energiestromen vindt grotendeels plaats conform het GHG-protocol. Het gaat in scope 1 om het directe energieverbruik (incl. broeikasgassen airco s). Het zijn energiestromen die direct te beïnvloeden zijn. Het (in)directe energieverbruik in scope 2 als zijnde elektriciteitsverbruik is eveneens direct te beïnvloeden, echter de emissies zijn normaal gesproken indirect. Voor de CO 2 prestatie ladder geldt dat binnen scope 2 eveneens het zakelijke vliegverkeer en het gebruik van privé auto s voor zakelijke ritten is opgenomen. Het betreft immers direct te beïnvloeden categorieën. Voor het behalen van niveau 4 geldt de eis van ProRail dat het bedrijf tenminste 2 analyse van GHG genererende activiteiten (ketens) berekend binnen scope 3.Scope 3 is een verzamelcluster voor alle indirecte energieverbruiken die grofweg gesteld niet direct te beïnvloeden zijn, maar wel indirect door het keuzeproces van de onderneming. In de praktijk blijken vaak grote energie- en daarmee kosteffectieve besparingen in scope 3 te behalen. Afhankelijk van de energiestroom zal ook de energie-eenheid verschillen. Bovendien is er vaak een extra eenheid nodig om het verbruik relatief te maken, zodat besparingen of juist stijgingen in het energieverbruik beter tot uitdrukking komen. In bijlage 2 zijn de benodigde gegevens (dataset) per scope en per energiestroom weergegeven. Tevens is aangeduid tot op welk niveau in de organisatie het verbruik moet zijn vastgelegd. 6.4 Inventarisatieprocedures Eén van de eerste maatregelen op het gebied van energiemanagement moet zijn om de wijze van meten en registreren te borgen in het bedrijfsvoeringsysteem. Op de volgende pagina is een schematisch overzicht van de procedure voor de inventarisatie van CO 2. Per energiestroom zijn er onderliggende werkinstructies opgesteld om ervoor te zorgen dat de gegevens hiervoor geïnventariseerd worden. De onderliggende procedures per energie stroom zijn opgenomen in de bijlage procesdiagrammen, bijlage 3. De procedures worden begeleid door de energie manager. De energiemanager heeft de verantwoordelijkheid en het mandaat om het energiemanagementproces operationeel invulling te geven. Het energiemanagementproces heeft als doel om er voor te zorgen dat alle relevante energiestromen periodiek worden gemeten en geanalyseerd. De energiemanager draagt daarbij zorg voor de kwartaalrapportage aan het directieteam over het vastgestelde energie management programma. Verantwoording wordt afgelegd over de actuele CO 2 uitstoot en de resultaten van de getroffen maatregelen om de CO 2 uitstoot terug te dringen. Hierbij draagt de energiemanager zorg voor het behalen van de CO 2 - reductiedoelstellingen. Tevens zal hij of zij concrete aanbevelingen doen om de doelstellingen verder aan te kunnen scherpen. 6.5 Bijlage 3: Processen In deze bijlage worden de processen zoals beschreven in het inventarisatieplan weergegeven. De processen zijn ingedeeld per energiestroom. Het laatste proces beschrijft het complete inventarisatieproces. Het voorlaatste proces beschrijft de nulmeting en hoe deze tot stand komt. Handboek energiemanagement Peek BV 9
Scope 1: Inventariseren Fuel used: Wagenpark brandstof Activiteit Verantwoordelijke Start Per Kwartaal Opvragen brandstofgegevens per groep Wagenpark gebruiksgroepen (lease, bedrijfs, etc.) Admnistratie Is de situatie gewijzigd? Wijzigingen vastleggen en documenteren adm Brandstof gegevens opvragen adm Analyseren brandstofverbruik adm Verbruik vaststellen adm Controleren verbruik gegevens op volledigheid en juistheid adm Gegevens consolideren en doorsturen energiemaanger adm Einde Handboek energiemanagement Peek BV 10
Scope 1: Inventariseren Fuel used: Verwarming Activiteit Verantwoordelijke Start per maand Technische dienst Verwarming verbruik inventariseren Telemetrie aanwezig? Opnemen en documenteren meterstand Technische dienst Verbruik vaststellen en documenteren Gebruikte hoeveelheid opsturen naar hoofd beheerder Technische dienst Controleren verbruik gegevens per vestiging op volledigheid en juistheid manager Gegevens consolideren en doorsturen energiemanager manager Einde Handboek energiemanagement Peek BV 11
Scope 2: Inventariseren Electricity used: Elektriciteit Activiteit Verantwoordelijke Start Per maand Inventariseren elektriciteit verbruik Technische dienst Is de situatie gewijzigd? Wijzigingen vastleggen en documenteren Technische dienst Elektriciteit verbruik opvragen Technische dienst Is er telemetrie Meterstanden vastleggen en opslaan Technische dienst Verbruik vaststellen manager Controleren verbruik gegevens op volledigheid en juistheid manager Gegevens consolideren en doorsturen energiemanager manager Einde Handboek energiemanagement Peek BV 12
Scope 2: Inventariseren Personal cars business travel Activiteit Verantwoordelijke Start Per kwartaal Inventariseren gedeclareerde kilometers administratie Is de situatie gewijzigd? Wijzigingen vastleggen en documenteren administratie Kilometers opvragen administratie Administratie kilometers Controleren kilometer gegevens op volledigheid en juistheid administratie uitstoot vaststellen manager Gegevens consolideren en doorsturen energiemanager manager Einde Handboek energiemanagement Peek BV 13
Activiteit Start Controle organisatiegrenzen Vaststellen organisatie grenzen Is de situatie gewijzigd? Bijwerken nulmeting footprint Controle moment vastleggen in rapportage Financiële energetische controle Controle stromen stromen correct? Controle moment vastleggen in rapportage Aanpassen inventarisatie handleiding Einde Handboek energiemanagement Peek BV 14
Activiteit Totale CO2 inventarisatie Data collectors Start data Invoeren gegevens alle energiestromen Gegevens vastleggen Is er trendbreuk? Is er een meetfout? Bijstellen meetsysteem en werkinstructies Opnemen in kwartaal rapportage Doelstellingen behaald Reden onderzoeken Relatief gezien wel behaald? Aanvullende maatregelen opstellen Toelichten en relatief maken gegevens Opstellen rapportage Handboek energiemanagement Peek BV 15