Bijlage Programma van eisen Bijlage Programma van eisen 1 van 8 hoorn.nl
1. Programma van eisen Alle inschrijvers moeten onvoorwaardelijk aan het programma van eisen voldoen. Indien u mee doet in de procedure confirmeert u zich aan het programma van eisen en betekent dit dat u aan ALLE gestelde eisen voldoet. 1.1 Assortiment algemeen Het basis assortiment dat de opdrachtgever wenst af te nemen staat voor een deel vermeld in de prijsbijlage. Productgroepen De inschrijver dient minstens alle productgroepen die de opdrachtgever voert in zijn assortiment te hebben. Deze groepen zijn weer onderverdeeld in soorten: AGF Zuivel Vlees/Diepvries/DKW waaronder mono verpakkingen vleeswaren en kaas Alcoholische en niet alcoholische dranken Overig (non-food) a) Kwaliteit van de producten De opdrachtgever wil het bedrijfsrestaurant op hoog niveau houden daarom stelt hij als eis, dat alle producten onder categorie 'A' kwaliteit of onder de "klasse 1" vallen. b) Binnen het programma van eisen kan, om productkenmerken en -eigenschappen te verduidelijken, gebruik gemaakt zijn van een leverancier- en/of productnaam. Hier dient uitdrukkelijk of gelijkwaardig gelezen te worden. c) Alle producten in het assortiment van de inschrijver zijn vervaardigd naar de HACCP-eisen (Verordening (EG) nr. 852/2004). Daarnaast moeten de producten zijn vervaardigd volgens de geldende milieurichtlijnen. De Warenwet is van toepassing tijdens de bereiding, behandeling, verpakking en vervoer van levensmiddelen. d) De inschrijver is ten volle aansprakelijk voor de prestaties van zijn toeleveranciers en daarbij productverantwoordelijk voor de producten die hij aflevert. e) De inschrijver dient per product, gedetailleerde product informatie te kunnen geven aan de opdrachtgever. f) De inschrijver biedt bij artikelmutaties een zo optimaal mogelijk alternatief op het gebied van prijs en kwaliteit. g) De inschrijver dient een voortrekkersrol te spelen in nieuwe ontwikkelingen m.b.t. tot productgroepen zoals door opdrachtgever beschreven. Dit houdt in dat van alle producten en goederen een ruime keuze en verschil dient te zijn. h) Wanneer de inschrijver van plan is wijzigingen in het assortiment door te voeren die betrekking hebben op de artikelen in de prijsbijlage, dient hij hiervoor vooraf schriftelijk goedkeuring te krijgen van de opdrachtgever. i) Bij aanhoudende afwijkingen in de overeengekomen afspraken heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling van rechtswege te ontbinden. Bijlage Programma van eisen 2 van 8
1.2 Biologische / duurzame producten Van de inschrijvende partijen wordt verwacht dat zij een actieve rol spelen in de ontwikkeling van de biologische markt en het optimaliseren van de verkrijgbaarheid en kwaliteit van biologische producten. Tevens wordt er verwacht dat er ideeën en concepten worden ontwikkeld om de verkoop van biologische en duurzame producten in het bedrijfsrestaurant te stimuleren. Hierbij is er sprake van goed partnership tussen de opdrachtgever en inschrijver om tot een optimale inspanning te komen om de doelstellingen te realiseren. Van de productsoorten die vallen in de productgroep Dag- en Koelvers (AGF, Zuivel), dient minimaal 40% biologisch/duurzaam leverbaar te zijn. Onder biologische producten wordt verstaan: producten die zijn geproduceerd met het gebruik van productiemethoden die in overeenstemming zijn met de in de EU-verordening nr. 834/2007 vastgestelde voorschriften, in alle stadia van de productie, bereiding en distributie. Andere duurzaamheidkenmerken waaraan producten kunnen voldoen zijn: - Samengestelde producten met een of meerdere ingrediënten van biologische landbouw of in omschakeling naar biologische landbouw. - Het product wordt geproduceerd volgens een productieprotocol of productieplan waarin bovenwettelijke normen zijn opgenomen voor beperking van het gebruik van chemische-synthetische gewasbeschermingsmiddelen. - Dieren hebben vrije uitloop en/of kunnen scharrelen. - Vissen zijn op duurzame wijze gevangen of gekweekt. - Producten zijn geteeld in kassen met minimaal energie verbruik, hierbij wordt gebruik gemaakt van herkenbare en definieerbare methoden voor besparing van energie en/of opwekking van duurzame energie. - Ingrediënten van producten hebben een zo n kort mogelijke transportroute afgelegd voorafgaand aan de totstandkoming van het product. - Producten met de EKO-, Demeter-, BIONaturland-, Soil Associationkeurmerken. Graskeurmerk, Vrije uitloop/cpe keurmerk, Erkend streekproduct, Milieukeur, Marine Stewardship council (MSC), groene of gele keur op de WNF-viswijzer voldoen in elk geval aan de eis. 1.3 Bestellen / bestelfrequentie Bestellingen moeten voldoen aan: a) Er dient minimaal drie keer per week door middel van het elektronisch bestelsysteem van de leverancier besteld te kunnen worden. De dagen waarop in ieder geval besteld wordt zijn maandag, woensdag en vrijdag. b) Voor het bestellen geldt: bestellen voorafgaand aan de dag van levering. De bestellingen zullen door de opdrachtgever voor 14:00 uur in het electronisch bestelsysteem worden ingevoerd. Bijlage Programma van eisen 3 van 8
c) De inschrijver is verplicht contact op te nemen met de opdrachtgever als de bestelling om 14:30 niet binnen is bij de inschrijver. d) De leverancier zorgt ervoor dat in het elektronische bestelsysteem een standaard bestellijst komt te staan met de meest voorkomende artikelen. In overleg met de opdrachtgever wordt hier vorm aan gegeven. e) Het gehele assortiment van de leverancier moet digitaal beschikbaar zijn voor de opdrachtgever. f) Alle veel voorkomende artikelen moeten minstens volgens de aantallen (verpakkingen) van de voorkeurslijst geleverd kunnen worden. Zij de bijlage voorkeurslijst g) In het bestelsysteem moet duidelijk zichtbaar zijn wat de levertijd van de artikelen is. h) In het elektronische bestelsysteem moet voor de opdrachtgever de bestelhistorie zichtbaar zijn (incl. de correcties en retours) i) De opdrachtgever behoud zich het recht voor producten ergens anders te bestellen in de volgende omstandigheden: - indien het bestelde product, eenheid niet geleverd kan worden en de opdrachtgever niet instemt met het geboden alternatief; - indien het bestelde product niet tijdig geleverd kan worden; - indien de geleverde producten bij de keuring niet worden geaccepteerd. 1.4 Levering a) Levering dient plaats te vinden aan het hoofd afleveradres van de opdrachtgever of op 1 van de sub-locaties binnen de gemeente Hoorn. Hoofd afleveradres: Locatie Stadhuis Gemeente Hoorn: Nieuwe Steen 1 1620 AR HOORN (Ingang gebouw C) Levering van de food en non-food artikelen zal minimaal drie keer per week plaatsvinden op maandag, dinsdag en donderdag tussen 08:00 en 10:00 uur (alles leveren in een zending) Bij eventuele manco s dient de leverancier tijdig een alternatief aan te bieden en te zorgen dat aan de vraag van de opdrachtgever wordt voldaan. b) Als de maandag, dinsdag of donderdag in de week vervalt wegens vrije dagen enzovoort zal de aflevering in overleg plaats vinden. c) Indien de inschrijver artikelen van de voorkeurslijst niet of niet tijdig kan leveren neemt hij contact op met de opdrachtgever en biedt hier alternatieven aan. De opdrachtgever zal beslissen wat er moet gebeuren. d) Orders worden door de inschrijver deugdelijk, overeenkomstig voor de branche van toepassing zijnde wettelijke voorschriften, verpakt en per aflevering voorzien van een pakbon. Deze pakbon dient te worden overhandigd bij het afleveren van de bestellingen en getekend worden door een bevoegd persoon. e) Op elke pakbon staan minimaal de onderstaande gegevens zichtbaar vermeld: - Inkoopordernummer; Bijlage Programma van eisen 4 van 8
- Afleveradres; - Debiteurennummer; - Omschrijving van het artikel; - Aantallen / Verpakkingseenheid; f) De pakbon moet voor ontvangst ondertekend worden door een medewerker van de catering. Een niet ondertekende pakbon kan door de opdrachtgever worden gezien als niet geleverd en zal in dat geval niet worden uitbetaald. g) Het niet bijvoegen van de pakbon kan consequenties hebben voor de acceptatie van de zending. De opdrachtgever heeft het recht tot het niet accepteren van de zending, dan wel dat de door de opdrachtgever geconstateerde hoeveelheid goederen bepalend is en zal gelden als basis voor de facturering. h) De opdrachtgever is gerechtigd direct bij aflevering controle uit te voeren. Gecontroleerd wordt op het aantal colli, temperatuur, houdbaarheidsdatum, verpakking en bedrukking. Bij een afwijking in temperaturen is de opdrachtgever verplicht de levering te weigeren. Dit in verband met de HACCP-eisen (Verordening (EG) nr. 852/2004) en de Warenwet. i) Bij eventuele afwijkingen in de levering (verkeerd besteld of onjuist geleverd) neemt de opdrachtgever dezelfde dag contact op met de inschrijver. De opdrachtgever heeft het recht de onjuist geleverde / afgekeurde artikelen te retourneren. De inschrijver draagt zorg voor het leveren / of retour nemen van verkeerd bestelde / onjuist geleverde artikelen bij de eerstvolgende levering, met uitzondering van verkeerd bestelde dagverse producten. j) De opdrachtgever of diens vertegenwoordiger is na gunning te allen tijde gerechtigd door een deskundige een hygiënekeuring uit te laten voeren (eventueel onaangekonigd). Indien bij deze hygiënecontrole blijkt dat de inschrijver zich niet aan de HACCP-eisen (Verordening (EG) nr. 852/2004) houdt, zullen de leveringen onmiddellijk worden stopgezet. Opdrachtgever en inschrijver treden dan in overleg over de te nemen vervolgstappen. k) Als de inschrijver gebruikmaakt van toeleveranciers, moeten deze voldoen aan de wettelijke HACCP-eisen (Verordening (EG) nr. 852/2004). De inschrijver blijft als hoofdaannemer te allen tijde verantwoordelijk en aansprakelijk. 1.5 Verpakking en transport a) Verpakking per productgroep De goederen dienen te zijn verpakt in de gebruikelijke, voor de betreffende productgroepen, verpakking tenzij anders door de opdrachtgever is aangegeven. De verpakking van de artikelen dient schoon, onbeschadigd en milieuvriendelijk te zijn. b) Monoverpakkingen Mono verpakkingen dienen verpakt te zijn in verpakkingen voor meervoudig gebruik of verpakkingen met een lage milieubelasting in de levenscyclus zoals papier, karton, laminaat en afbreekbaar plastic. Opdrachtgever accepteert slechts producten die op de voorgeschreven wijze zijn verpakt. c) Maatvoering bakken Bakken dienen conform de Gastronorm maatvoering gestandaardiseerd te zijn. De producten dienen op kunststof of metalen rolcontainers geleverd te worden met een maximale afmetingen van 80 cm/80 cm/1.80 cm. Bijlage Programma van eisen 5 van 8
d) Opslag en transport De opslag- en transportmiddelen van de leverancier moeten voldoen aan de HACCPrichtlijnen (Verordening (EG) nr. 852/2004). De opdrachtgever kan onafhankelijk een hygiënebeoordeling met betrekking tot de gestelde eisen laten uitvoeren door een deskundige. Bij het niet voldoen aan de gestelde HACCP-richtlijnen (Verordening (EG) nr. 852/2004) heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling van rechtswege te ontbinden. 1.6 Facturering en betaling a) De gemeente ontvangt digitaal 1 keer per maand een verzamelfactuur. De factuur dient opgesplitst te worden per door de opdrachtgever aan te geven productgroep en in BTW tarief hoog/laag. De factuur is eventueel ook op te splitsen in diverse afdelingen. Het factuuradres is: facturen@hoorn.nl T.a.v. de Financiële administratie b) De betalingstermijn voor de opdrachtgever gaat in vanaf de datum van ontvangst van de factuur. Bij correcte facturering onder vermelding van ons referentienummer is de betalingstermijn 30 dagen. 1.7 Afname en omzet a) De afname gedurende de contractperiode staat niet vast en kan dus per periode sterk variëren. b) Een keer per kwartaal levert de inschrijver een digitaal overzicht aan met inkoopgegevens, aantallen en de totalen per productgroep. Dit overzicht wordt per e-mail in Excel format aangeleverd aan de opdrachtgever. 1.8 Emballage a) Gelijktijdig met de aanlevering van goederen, dient de emballage van de vorige levering mee retour genomen te worden. Zoals rolcontainers, opslagbakken, fusten en lege flessen. b) Emballage wordt door middel van een emballage retour bon vastgelegd en administratief verwerkt. c) De inschrijver is verplicht aan het eind van elk kwartaal een overzicht van de verstrekte en ingenomen emballage in getallen aan de opdrachtgever te sturen. d) Aan alle door inschrijver beschikbaar gestelde rolcontainers, opslagbakken en overige transportmiddelen zijn geen kosten verbonden. Bijlage Programma van eisen 6 van 8
1.9 Communicatie a) 1 maal per half jaar dient er overleg te zijn tussen Inschrijver en Opdrachtgever. De inschrijver maakt hier een schriftelijk verslag van. Het verslag wordt uiterlijk 1 week na het overleg digitaal aangeleverd. 1.10 Social Return on Investment De gemeente vindt het een verantwoordelijkheid van opdrachtnemers om bij te dragen aan het versterken van de sociale infrastructuur. Social Return On Investment (verder: SROI) is het maken van afspraken door een opdrachtgever met een opdrachtnemer over het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij inkoop/aanbesteding van werken, diensten of leveringen. Door u in te schrijven op deze aanbesteding verplicht u zich om bij gunning 3% van de gefactureerde aanneemsom in te zetten voor Social Return On Investment (verder: SROI). Na gunning bent u als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de concrete invulling van SROI (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). Indien u aan kunt tonen dat binnen uw bedrijf reeds 7% of meer van het personeel (fte) bestaat uit mensen vanuit de doelgroepen kan u als opdrachtnemer ontslagen worden van uw SROI verplichting. Bij het kijken wat er al aan bestaand personeel uit de doelgroep in dienst is, wordt er onderscheid gemaakt in 2 categorieën: - Mensen met permanente afstand tot de arbeidsmarkt die al in dienst zijn altijd meetellen (loonwaarde < 80%) - Mensen met een tijdelijke afstand tot de arbeidsmarkt voor maximaal 2 jaar meetellen vanaf indiensttreding (loonwaarde 80 100%) Na gunning wordt in overleg met de coördinator SROI van de gemeente Hoorn de manier waarop invulling wordt gegeven aan SROI omgezet in prestatieafspraken. Deze prestatieafspraken maken onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen de gemeente en leverancier. Het genoemde percentage van de opdracht moet behaald worden gedurende de gehele opdrachtperiode. Hierna vind een evaluatie plaats. Als de leverancier zijn verplichtingen in het kader van deze regeling niet of niet volledig nakomt, vindt er een inhouding plaat op de opdrachtwaarde ter hoogte van het deel van de opdrachtwaarde dat ten onrechte niet volledig is ingezet. Daarnaast wordt bij niet nakoming van u SROI verplichting een boete opgelegd van 50% van het totale SROI bedrag. Voor meer informatie zie de bijlage Social Return on Investment. Contractvoorwaarden: 1. Opdrachtnemer verplicht zich om 3% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de opdracht te besteden aan inspanningen in het kader van SROI. 2. Indien opdrachtnemer aan kan tonen dat binnen zijn bedrijf reeds 7% of meer van het personeel bestaat uit mensen vanuit de doelgroepen kan opdrachtnemer ontslagen worden van zijn SROI verplichting. Deze bepaling geldt niet bij de invulling van de SROI als gunningcriteria. Bijlage Programma van eisen 7 van 8
3. De invulling van de 3% Social Return-verplichting kan breder dan op onderliggende opdracht worden ingezet. 4. De invulling van de SROI verplichting als gunningcriteria moet ingezet worden op onderhavige opdracht. 5. De gemeente zal zich inspannen de aanlevering van kandidaten aan de opdrachtnemer te bevorderen. Deze inspanningen doen niets af aan de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om aan de SROI-verplichting te voldoen. 6. De definitieve berekening van de SROI verplichting geschiedt aan het einde van de looptijd van de overeenkomst. 7. Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande SROI niet volledig nakomt, moet de opdrachtnemer het resterende bedrag betalen. 8. Daarnaast wordt bij niet nakoming van de SROI verplichting wordt een boete opgelegd ter hoogte van 50% van de SROI-verplichting. 9. Indien de opdrachtnemer werkt met onderaannemers blijft de opdrachtnemer hoofdelijk aansprakelijk voor deze SROI-verplichting. Bijlage Programma van eisen 8 van 8