Crisisbeheersing HAWB Huisartsenzorg West Brabant Samenvatting Kaderplan Samenvatting Scenario Flitsramp Samenvatting Scenario Infectieziekte Versie 23-07-2016 1
Samenvatting Crisisplan HAWB Inleiding Deze samenvatting is bedoeld om de belangrijkste informatie en de kern uit het Crisisplan HAWB, (Kaderplan en Scenario s) aan te geven, waarmee betrokkenen bij de huisartsenzorg in West Brabant direct aan de slag kunnen. Wettelijke verplichting: De wet Veiligheidsregio s schrijft voor dat zorginstellingen, waaronder ook de huisartsen, de nodige maatregelen treffen om de continuïteit van de geneeskundige zorg te waarborgen. In West Brabant hebben de Huisartsenkring West Brabant en HAPWBHuisartsenposten West Brabant besloten om dit in het Crisisplan HAWB (Kaderplan en Scenario s) te regelen. Onderverdeling Crises Crises zijn in de loop der jaren onderverdeeld in: 1. Infectieziekterampen (bijvoorbeeld de Mexicaanse Griep, EBOLA) 2. Flitsrampen (een groot treinongeval, of een grote brand bijvoorbeeld Moerdijk ) 3. Uitval van NUTS-voorzieningen (elektra, gas, water, ICT) 4. CBRN-E rampen, Chemisch, Biologisch, Radiologisch/Nucleair, Explosief, en (toegevoegd) Terrorisme 5. Paniek (bijvoorbeeld bij grote publieksevenementen) 6. Milieu en Natuur (stijging water in rivieren, heide- of bosbranden) 7. (Minder zichtbare rampen zoals juridische, financiële rampen, of negatieve berichtgevingen) 8. Op kleinere schaal: agressie in de praktijk, uitval personeel. Crisis HAWB: Kaderplan Organisatie Huisartsenzorg West Brabant 1. Crisis HAWB Bij een crisis wordt het Crisisteam Huisartsenzorg West Brabant, dat wordt geformeerd doorde Huisartsenkring West Brabant en de Huisartsenposten West Brabant, ingesteld. Dit Crisisteam-HAWB heeft de bevoegdheid van de Ledenraad Huisartsenkring West Brabant (bevestigd op 20 oktober 2015) gekregen om maatregelen te nemen of af te kondigen die door de huisartsen en hun medewerkers in West Brabant 7x24 uur worden opgevolgd. Samenstelling van het Crisisteam-HAWB: één bestuurder van de Huisartsenkring West Brabant; de directeur/bestuurder van HAPWB; de beleidsmedewerker Huisartsenkring West Brabant; één lid van de Huisartsenraad van de HAPWB; de directiesecretaris van HAPWB; en secretariële ondersteuning; waar nodig adviseurs zoals PR/PERS, locatiemanagers. Elk lid van het crisisteam krijgt een portefeuille toebedeeld. 2
Het Crisisteam-HAWB heeft de volgende kerntaken: 1. Voorbereiding, monitoring en opschaling; 2. Coördinatie van de primaire- en overige bedrijfsprocessen; 3. Communicatie met en informatieverstrekking aan: a. de huisartsen, via hen ook de medewerkers van de huisartsenpraktijken; b. Crisiscoördinatoren Hagro <naam Hagro>; c. het managementteam van HAPWB en via hen ook de medewerkers van de huisartsenposten; d. externe partners. 4. Het onderhouden van contacten en samenwerking met externe (Keten)partners. Locatie Het Crisisteam HAWB zal opereren vanuit De Poort, vergaderzaal 3 e verdieping, Bredaseweg 169, te Etten-Leur. Daar wordt gebruik gemaakt van de gebruikelijke infrastructuur. 2. Crisiscoördinatoren Hagro Binnen elke hagro is een Crisiscoördinator Hagro benoemd. Deze persoon is de spin in het web wat betreft het monitoren van de capaciteit en werkdruk binnen de hagro, en de communicatie tussen de hagro-leden en het Crisisteam-HA-WB. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden: De Crisiscoördinator Hagro: 1. Is namens de Hagro het aanspreekpunt voor het Crisisteam-HAWB; 2. Bij afwezigheid zorgt hij/zij voor een vervanger die op de hoogte is van alle informatie; 3. Stelt zich op de hoogte van de mate waarin de praktijken operationeel zijn ten tijde van een crisis; 4. Zorgt ervoor dat de GSM nummers en Mailadressen van de collegae (inclusief de HIDHA s en waarnemers) van de hagro bij iedereen binnen de hagro bekend zijn, en stelt dit overzicht ter beschikking aan het Crisisteam-HAWB; 5. Rapporteert aan het Crisisteam-HAWB wat betreft de beschikbaarheid en inzetbaarheid van huisartsen en personeelsleden binnen de Hagro ten tijde van een (langdurige) crisis; Als het scenario Infectieziekte van kracht is, gelden aanvullende de volgende verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden (VTB en): 6. Is in stadium 1 en 2 verantwoordelijk voor het monitoren van de inzet van de praktijkassistenten en praktijkondersteuners en adviseert de collegae in deze; 7. Is verantwoordelijk voor het invullen van het monitoringsinstrument, waarmee de werkdruk binnen de praktijken wordt geregistreerd; 8. Bereidt met de collegae uit de hagro, de overgang voor naar het volgende stadium; 9. Overlegt binnen de Hagro welke praktijkruimten in stadium 2 gebruikt kunnen worden. NB: in eerste instantie zorgt het Crisisteam-HAWB voor de communicatie en berichtgeving richting de voorzitters en de Crisiscoördinator Hagro. 3. De huisartsen 1. De huisartsen leveren de Crisiscoördinator Hagro alle benodigde informatie (aanwezigheid, Triage-ervaring van de assistente etc.) aan en volgen de aankondigingen van het Crisisteam-HAWB en de Crisiscoördinator Hagro op. 3
2. De huisarts controleert zijn/haar emailadres minimaal tweemaal per dag. Informatie voor de praktijkassistente en de praktijkondersteuner wordt door de huisarts aan hen doorgegeven. Aanvulling VTB en als scenario Infectieziekte van kracht is: 1. Afspraken worden gemaakt over vervanging bij uitval. Dat kan ook betekenen dat doktersassistenten bij collegae gaan werken of op de HAP. 4. Communicatie In alle gevallen is de communicatie van groot belang. 1. SMS: Het Crisisteam-HAWB alarmeert en informeert huisartsen via een SMS bericht. 2. Email voor de reguliere informatie. Van alle huisartsen wordt verwacht dat zij minimaal tweemaal per dag de mail controleren op nieuwe berichten. Vooral het Crisisteam-HAWB zal dit gebruiken voor berichten aan de huisartsen en hun medewerkers. Daarvoor wordt vanuit één mailadres (crisis@crisis-hawb.nl) gemaild naar de huisartsen. 3. Websites van o.a. RIVM en NHG voor (medische) informatie en protocollen. 4. Twitter en Facebook: dit zijn openbare media en zullen vooral door de officiële autoriteiten worden gebruikt om informatie snel onder het publiek te verspreiden. Social Media zijn niet bedoeld zijn voor de officiële informatie richting huisartsen. 5. Telefonie: Er wordt zo min mogelijk per telefoon afgehandeld. Waar dit toch noodzakelijk is, worden in eerste instantie de reguliere telefoonlijnen gebruikt. Crisiscoördinatoren Hagro s hebben verder de mogelijkheid om naar een specifiek telefoonnummer te bellen voor dringende zaken. Dat nummer wordt vrijgegeven op het moment dat het nodig is, en wordt hen persoonlijk medegedeeld. Scenario Flitsramp In het kaderplan is beschreven hoe de huisartsenzorg wordt geïnformeerd en hoe de organisatie is vorm gegeven. In het scenario Flitsramp is het volgende aangegeven. Voor de huisartsenzorg gelden twee belangrijke uitgangspunten: 1. Huisartsen hebben géén rol in de zorg op een rampenterrein of in het nabijgelegen behandelcentrum. De zorg wordt geleverd door, en onder verantwoordelijkheid van de GHOR. 2. In geval van een Grootschalig Incident (gestrande reizigers etc.) waarbij geen sprake is van levensbedreigende rampen, kan het Crisisteam HAWB op verzoek van de GHOR/GGD wel huisartsen opdracht geven huisartsgeneeskundige zorg te verlenen op een behandelcentrum. Huisartsen hebben wel een belangrijke rol bij de opvang van patiënten die aan komen lopen en bij psychosociale problematiek. Huisartsen hebben in de nazorg een centrale rol. Deze rol bestaat uit: behandeling van lichamelijke klachten signaleringsfunctie voor de behoefte aan psychosociale zorg directe contacten met de psychosociale opvangteams (bij gelijktijdige inzet in een behandelcentrum bevolkingsonderzoek 4
Scenario Infectieziekte Kernwoorden: Infectieziekte / Pandemie 4 stadia (0-3) Eén opschaling (stadium 2 3) Crisisteam-HAWB heeft de leiding m.b.t. huisartsenzorg in West Brabant Crisiscoördinatoren Hagro.xxx.(35 hagro s) en MT team HAPWB Zorgmeldpunten voor mobiele patiënten (door Gemeenten te organiseren) Op deze Zorgmeldpunten Huisartsenzorg werken huisartsen uit West Brabant Op Huisartsenposten bij stadium 3: Callcentrum alléén voor telefonische contacten en coördinatie visitearts Op Huisartsenposten in stadium 3: geen direct face-to-face contact met patiënt Continue Communicatie: SMS, Email en Websites van GGD, RIVM en overheid Pandemie: ziekterate In geval van een infectieziekte zal een groot deel van de bevolking (waaronder ook hulpverleners), ziek worden. Geschat wordt, op basis van de verwachtingen tijdens de Mexicaanse griep, dat het percentage kan variëren van 25 tot 50%. Pandemie: patiëntenstromen Tijdens de infectieziekte uitbraak worden drie patiëntenstromen onderkend: 1. Patiënten met infectieziekte (het betreffende virus/bacterie), blijven zo veel als mogelijk thuis! 2. Patiënten met een acute huisartsgeneeskundige zorgvraag (inclusief de palliatieve en niet uitstelbare chronische zorg) 3. Patiënten met een uitstelbare zorgvraag De huisartsenzorg volgt zoveel als mogelijk de landelijke richtlijnen die worden afgekondigd door o.a. RIVM en overheid. Pandemie: Stadia Bij een infectieziekte ramp, is er enige tijd voor de organisatie om zich voor te bereiden. De Huisartsenkring West Brabant en HAPWB hebben besloten dat de reguliere zorg zo lang als mogelijk in stand wordt gehouden. Er wordt in het verloop van een pandemie slechts eenmaal opgeschaald naar een andere schaalgrootte in de zorgverlening. Er zal dus niet tussentijds een opschaling plaats vinden. Een infectieziekte ramp wordt vooralsnog in vier stadia verdeeld. Stadium 0: Voorbereiding. Een mogelijke infectieziekte ramp dient zich aan. Het Crisisteam-HAWB wordt geactiveerd. Stadium 1: Normale praktijkvoering. Een uitbraak wordt voorzien, maar er is nog geen sprake van ernstige verstoring van lopende zaken. Crisiscoördinatoren Hagro inventariseren de status en volgen de capaciteit en inzet van huisartsenpraktijken. Dit betreft de huisartsen, doktersassistenten en praktijkondersteuners. 5
Stadium 2: Samenwerking met collegae Hagro s en Huisartsenposten. Waarneming, en ondersteuning door huisartsenposten. Efficiëntie van inzet van huisartsen en medewerkers is aan de orde. Wijzigingen van patiëntenstromen. De GHOR en Gemeenten bereiden Zorgmeldpunten voor. Dit zijn grote locaties (bijvoorbeeld sportcentra) die door de gemeenten zijn aangewezen voor opvang van grote groepen patiënten. Het Crisisteam HAWB (met MT HAPWB) bereidt de callcentra op de Huisartsenposten voor. Het publiek via de media laten weten wat zij moet doen, wat niet en vooral wanneer ze wel/niet contact moet opnemen met de huisarts: afremmen van de reguliere zorg. NOTA BENE: Dit gebeurt in afstemming met en/of door de GHOR en GGD en Ketenpartners!!! Voor het proces van de eenmalige opschaling is de overgang van stadium 2 naar stadium 3 cruciaal wat betreft de organisatie Stadium 3: Opschalen naar een organisatie van 24-uurs huisartsgeneeskundige zorg. Deze fase is zeer belangrijk: Het is de enige fase van opschaling van reguliere huisartsenzorg naar Callcentrum en Zorgmeldpunt. De 5 Callcentra (huisartsenposten) zijn nu alleen telefonisch bereikbaar. Van daaruit worden inkomende telefoontjes van patiënten behandeld en afgehandeld. Ook rijdt van hieruit de dienstdoende huisarts visites. Er worden op de HAP géén patiënten ontvangen en gezien. Mobiele patiënten worden voor niet uitstelbare huisartsgeneeskundige zorg verwezen naar het Zorgmeldpunt. Het Zorgmeldpunt is door de GHOR en Gemeente ingericht in een locatie waar grote groepen patiënten gezien kunnen worden. Denk aan Sportlocaties of Zalencentra met kleedgelegenheid. Daar zullen enkele huisartsen met ondersteunend personeel de ambulante patiënten zien: niet uitstelbare normale huisartsenzorg. Infectieziekte patiënten blijven in principe thuis. De praktijktelefoons van de individuele praktijken staan doorgeschakeld, of laten een bandje horen. Het Crisisteam-HAWB neemt de leiding in handen en stelt met de Crisiscoördinatoren roosters op voor huisartsen, praktijkverpleegkundigen en doktersassistenten. Het Managementteam van HAPWB is actief om de huisartsenposten te managen en om patiëntenstromen te registreren en monitoren. Einde stadium 3: In dit stadium is sprake van een GRIP 3 of GRIP 4 situatie. Als een GRIP 3 of 4 situatie wordt afgekondigd, dan is een coördinerend burgemeester de rampencoördinator. In dat geval heeft Het Crisisteam-HAWB de verplichting om de zich te voegen naar de afgekondigde maatregelen. 6