Zitting op locatie JJC Protocol Procesverantwoordelijke Tjitske Koopmans (directeur) Auteur Helmer Kalkwiek (beleidsmedewerker) Versie 1.2 Beschikbaarheid kwaliteitshandboek 4.02 Aanpalend beleid Bezoekregeling (khb 4.07) Geldig vanaf 1 juni 2014 Evaluatiedatum 1 januari 2015 1. Algemeen 1.1 Introductie Bij de rechtszitting op locatie houdt de kinderrechter zitting in een vergaderruimte bij JJC. Het gaat hierbij om rechtszittingen betreffende de verlenging van de (voorlopige) ondertoezichtstelling, van de voogdijmachtiging en/of van de machtiging gesloten jeugdzorg. Ook worden tijdens deze rechtszittingen jongeren gehoord die in het kader van een crisissituatie in de instelling zijn geplaatst. Andere rechtszittingen, bijvoorbeeld in het strafrechtelijk kader, blijven plaatsvinden op de rechtbank. Alle betrokkenen die bij de rechtszitting op de rechtbank aanwezig mogen zijn, mogen ook aanwezig zijn bij de rechtszitting bij JJC. Kortom: alle betrokkenen reizen naar JJC in plaats van naar de rechtbank. Door de rechtszitting bij JJC te houden, wordt de spanning voor de jongeren zoveel mogelijk beperkt. Daarnaast is de inbreuk op het dagritme van de jongere minimaal. Ook heeft de jongere bij JJC de mogelijkheid zich tijdens de zitting te laten begeleiden door een sociotherapeut. De sociotherapeut kan tijdens de rechtszitting als steun voor de jongere dienen en na de rechtszitting de uitspraak van de rechter aan de jongere verduidelijken. Verder is het voor de rechter mogelijk om eventuele vragen over de behandeling van de jongere aan de gedragswetenschapper voor te leggen. De gedragswetenschapper is op afroep beschikbaar. Tijdens de zitting bij JJC bestaat voor de jongere de mogelijkheid tot een zogenoemde cooling down : als de spanning te hoog wordt, kan de jongere tijdelijk de zittingsruimte verlaten, waarbij hij wordt begeleid door de sociotherapeut. Bij contra-indicaties kan de rechtbank beslissen dat de rechtszitting alsnog op de rechtbank dient plaats te vinden. De rechtbank baseert haar beslissing onder andere op de advisering van de (gezins)voogd en JJC. Voor alle duidelijkheid: Zittingen in het kader van het strafrecht vinden altijd bij de rechtbank plaats. Het gaat hierbij alleen om civielrechtelijke zittingen die anders in de rechtbank Den Haag zouden plaatsvinden. Jongeren die elders worden opgeroepen en onder een ander arrondissement vallen, moeten afreizen naar die rechtbank. Civiele rechtszittingen voor de rechtbank Den Haag vinden in beginsel altijd op JJC plaats, tenzij er sprake is van één van de in punt 3.2 genoemde contra-indicaties. pagina 1 van 8
Indien mogelijk, wordt ook de verlenging van de ondertoezichtstelling van de jongere behandeld; als er broertjes en/of zusjes onder de 12 jaar zijn waarvan de ondertoezichtstelling moet worden verlengd, dan kan dit verzoek worden meegenomen. Het is niet de bedoeling dat broertjes en/of zusjes boven de 12 jaar eveneens worden opgeroepen om tijdens de zitting op locatie aanwezig te zijn. 1.2 Moment waarop het protocol wordt doorlopen De planning van zittingen bij JJC wordt afgestemd met overige Jeugdzorg Plus instellingen in de regio die ook zittingen op locatie hebben. Dit betekent dat rechtszittingen bij JJC iedere dinsdagmiddag in de even weken kunnen plaatsvinden. Eventueel kan het horen van jongeren die door een crisisplaatsing in JJC zijn geplaatst, op een ander moment plaatsvinden. 1.3 Reikwijdte en indeling protocol Dit protocol omschrijft de wijze waarop een rechtszitting binnen JJC plaatsvindt. Het protocol is als volgt ingedeeld: - Betrokken partijen en begripsbepaling - Activiteiten/handelingen voorafgaand de rechtszitting - Activiteiten/handelingen tijdens de rechtszitting - Activiteiten/handelingen na afloop van de rechtszitting - Contactgegevens (JJC, Rechtbank Den Haag, Bureau Jeugdzorg, William Schrikker Groep, Leger des Heils, Nidos, Raad voor de Kinderbescherming) - Plattegrond JJC - Plattegrond en indeling zittingszaal - Protocol bezoek binnen JJC 2. Betrokken partijen en begripsbepaling 2.1 Jongere Hij/zij die feitelijk verblijft op JJC en over wie een beslissing omtrent de kinderbeschermingsmaatregel wordt genomen. 2.2 Ouder(s) en/of verzorger(s) Ouder(s) en/of verzorger(s) zijn belanghebbenden bij de rechtszitting, indien zij door de rechtbank als zodanig zijn aangemerkt en worden opgeroepen voor de rechtszitting. Ouders kunnen zich eventueel laten bijstaan door een eigen advocaat. 2.3 Interne betrokkenen Bij de rechtszitting op JJC spelen de volgende interne betrokkenen een rol: 1. Sociotherapeut: De sociotherapeut geeft uitvoering aan de behandeling en de zorg aan jongeren binnen de eigen afdeling. De sociotherapeut is bij de directe uitvoering van het werk op de afdeling gericht op het groepsgerichte behandelklimaat en de uitvoering van individueel gerichte behandelplannen. 2. Gedragswetenschapper: De gedragswetenschapper is verantwoordelijk voor de effectieve en efficiënte observatie, diagnostiek en behandeling van de jongeren binnen zijn of haar afdeling, waarbij behandeling en bedrijfsvoering onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. 3. Bode: ontvangt, begeleidt en introduceert alle genodigden. Daarnaast neemt de bode de praktische zaken voor zijn rekening, zoals het eventueel kopiëren van documenten die voor de rechtszitting nodig zijn. 4. Ondersteuningsteam: waarborgt de veiligheid rondom en tijdens de rechtszitting en is preventief aanwezig. pagina 2 van 8
2.4 Externe betrokkenen Bij de rechtszitting op JJC spelen de volgende externe betrokkenen een rol: 1. Rechter: de kinderrechter neemt een beslissing over de kinderbeschermingsmaatregel van de jongere. Het oordeel is bindend. De betrokkenen dienen zich aan de door de rechter genomen beslissing te houden. Om privacyreden vindt de behandeling ter terechtzitting achter gesloten deuren plaats (artikel 803 Wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Dit geldt eveneens voor de behandeling van de zaak van een jongere op locatie. De rechter zal op locatie een toga dragen. 2. Griffier: de griffier zit tijdens een rechtszitting altijd links (voor de kijker rechts) van de rechter. Hij/zij draagt net als de rechter een toga. De griffier bereidt de zaken voor, maakt een verslag tijdens de rechtszitting en ondersteunt de rechter bij het schrijven van de beschikking. 3. Advocaat van de jongere: bij een verzoek tot plaatsing van een minderjarige in een Jeugdzorg Plus instelling, krijgt de minderjarige ambtshalve een advocaat toegewezen (artikel 29f lid 2 Wet op de jeugdzorg). De advocaat draagt, net als de rechter en griffier, een toga. 4. Advocaat van ouders: indien ouders belanghebbenden zijn en voor de zitting op locatie worden opgeroepen, kunnen zij zich laten bijstaan door een advocaat. 5. (Gezins)voogd van Bureau Jeugdzorg, William Schrikker Groep, het Leger des Heils of Nidos: dit is bij een verlenging van de kinderbeschermingsmaatregel de verzoekende partij. 6. Zittingsvertegenwoordiger van de Raad voor de Kinderbescherming (alleen bij crisisplaatsing, eerste verzoek): dit is bij de crisisplaatsing (eerste verzoek) de verzoekende partij. 1 3. Activiteiten/handelingen voorafgaand de rechtszitting 3.1 Uitleg tijdens opnamegesprek Tijdens het eerste gesprek zal de gedragswetenschapper aan de jongere en ouder(s)/ verzorger(s) (woonachtig in arrondissement Den Haag en die in aanmerking komen voor zitting op locatie) toelichten dat een eventuele rechtszitting tijdens het verblijf van de jongere in JJC plaats kan vinden. Aan de ouder(s)/ verzorger(s), jongere en (gezins)voogd wordt uitgelegd onder welke condities de rechtszitting plaatsvindt in JJC. 3.2 Contra-indicaties Indien één van de volgende contra-indicaties zich voordoet, zal de rechtszitting alsnog bij de rechtbank Den Haag plaatsvinden: Indien een jongere een onbegeleide verlofstatus heeft en al een aantal dagen per week op zijn toekomstige woonplek verblijft en/of een dagbesteding buiten JJC heeft; Wanneer ouder(s)/ verzorger(s), (gezins)voogd en/of gedragswetenschapper van mening zijn dat het niet wenselijk is dat de rechtszitting in JJC plaats zal vinden, dienen zij contact op te nemen met de rechtbank en het risico bij de griffie te melden. De rechtbank beslist hieromtrent; De rechtbank onderzoekt of er sprake is van andere contra-indicaties, zoals ouders in detentie of een contactverbod, waardoor een rechtszitting op locatie niet mogelijk is. Als de zitting van de jongere door een meervoudige kamer wordt behandeld, zal dit eveneens op de rechtbank gebeuren. De zitting van de jongere zal eveneens in de rechtbank plaatsvinden, indien de advocaat van de jongere of de ouders bezwaar maakt tegen de zitting op locatie. 1 Crisisplaatsingen komen in principe niet voor bij JJC. pagina 3 van 8
De gezinsvoogd vermeldt de aanwezigheid van eventuele contra-indicaties op het bijzonderhedenformulier dat naar de griffie van de rechtbank wordt gezonden. De rechtbank bepaalt, met het oog op de bovengenoemde contra-indicaties, welke locatie het beste aansluit bij de belangen van de jongeren en zal de belanghebbenden voor een rechtszitting oproepen, waarbij de locatie wordt vermeld. 3.3 Planning Zittingen De rechtbank stuurt minimaal 1 week voor de rechtszitting een afschrift van de zittingen naar het directiesecretariaat van JJC. De directiesecretaresse noteert de rechtszittingen in de algemene agenda van de instelling, in de agenda van de leefgroep waarin de jongere verblijft en in de agenda van de gedragswetenschapper van de jongere. 3.4 Bevestiging Zittingen De dag voorafgaand aan de geplande rechtszittingen neemt de directiesecretaresse contact op met de rechtbank om de geplande rechtszittingen te bevestigen. De rechtbank zal dan de namen van de genodigden en eventuele bijzonderheden doorgeven. Wanneer blijkt dat gekozen vergaderruimte niet groot genoeg is voor het aantal genodigden, dient er een grotere vergaderzaal binnen de instelling te worden gereserveerd, de directiesecretaresse zorgt ervoor dat één dag van tevoren een overzicht van de rechtszittingen en genodigden bij de receptie van JJC ligt. Op de dag van de rechtszittingen ontvangt de in dienst zijnde bode van de directiesecretaresse een overzicht van de geplande rechtszittingen, zodat hij op de hoogte is van de genodigden en hen voorafgaand aan de rechtszitting kan ontvangen, naar de zittingszaal kan begeleiden en kan introduceren. 3.5 Begeleiding rechter en griffier op zittingsdag Op de dag van de zittingen melden de rechter en griffier van de rechtbank zich bij de receptie van JJC. De receptionist(e) stelt de bode op de hoogte van hun komst. De receptie vraagt de rechter en griffier om hun naam, tijd van aankomst, en reden van bezoek op de bezoeklijst te zetten. De bode begeleidt de rechter en griffier naar de zittingszaal. Hun looproute naar de zittingsruimte wijkt af van de route van de betrokkenen. Zie voor verdere informatie de regelingen omtrent bezoek (khb 4.07). 3.6 Ontvangen genodigden op zittingsdag De andere genodigden bij de rechtszitting worden tevens door de receptioniste opgevangen en zij dienen in de wachtruimte bij de entree te wachten. De receptie vraagt het bezoek om hun naam, tijd van aankomst, en reden van bezoek op de bezoeklijst te zetten. De bode wordt door de receptionist(e) in kennis gesteld van de aanwezigheid van de genodigden en zal hen, wanneer zij allen aanwezig zijn, naar de zittingszaal begeleiden. Zij zullen de gewone looproute naar de zittingszaal volgen. Zie voor verdere informatie de regelingen omtrent bezoek (khb 4.07). 3.7 Gebruik aparte wachtruimte op zittingsdag JJC heeft een aparte wachtruimte bij de zittingszaal. Hier kan indien gewenst de advocaat met de jongere voorafgaand aan de rechtszitting een kort voorbereidend gesprek voeren. Deze ruimte kan eveneens worden gebruikt indien ouders beter apart van elkaar de zitting af kunnen wachten. pagina 4 van 8
3.8 Begeleiding jongere op zittingsdag Ongeveer 15 minuten voor aanvang van de zitting begeleidt de sociotherapeut de jongere naar de zittingszaal. Indien de jongere dit wenselijk vindt, kan de sociotherapeut tegelijk met de andere genodigden de zittingszaal betreden om de jongere tijdens de rechtszitting te begeleiden en te ondersteunen. Dit dient voorafgaand aan de zitting aan de jongere, zonder aanwezigheid van de betreffende sociotherapeut, gevraagd te worden. 3.9 Inrichting van de zittingsruimte In de zittingsruimte zijn aparte tafels aanwezig voor; Rechter en griffier (1 tafel), Partijen (3 tafels met tenminste 2 stoelen), Stoelen aan de muurzijde tegenover de tafel voor de rechter en griffier (afgestemd op het aantal overige aanwezigen). Tussen tafels is voldoende loop- en bewegingsruimte aanwezig om een ordelijk verloop van de gang van zaken te kunnen waarborgen. 4. Activiteiten / handelingen tijdens de rechtszitting 4.1 Kinderverhoor In principe horen de Haagse kinderrechters de jongere in gesloten jeugdzorgzaken niet apart voorafgaand aan de zitting. De jongere is in gesloten jeugdzorgzaken namelijk zelf procespartij. Er kan reden zijn om van dit uitgangspunt af te wijken (bijvoorbeeld als de jongere dit zelf verzoekt), maar dat is ter beoordeling van de individuele kinderrechter. Het is daarom belangrijk dat de jongere erop voorbereid wordt dat hij in principe met de kinderrechter spreekt in aanwezigheid van alle andere betrokkenen. 4.2 Rechtszitting Tijdens de rechtszitting zal een gedragswetenschapper (van de jongere) op afroep beschikbaar zijn voor het beantwoorden van eventuele vragen en het geven van toelichting over de behandeling. De vragen die door de kinderrechter aan de gedragswetenschapper worden gesteld, dienen uitdrukkelijk over de voortgang van de behandeling te gaan en voor de rechterlijke uitspraak relevant te zijn. Tijdens de zitting is er een mogelijkheid voor een cooling down. Als de emoties te hoog oplopen, dan kan de jongere korte tijd de vergaderruimte verlaten en even tot zichzelf komen. Hierbij wordt de jongere begeleidt door de sociotherapeut. Als de jongere tot rust is gekomen, dan kan hij de zittingszaal weer betreden. 4.3 Zittingsduur De zitting neemt maximaal 30 minuten in beslag. 4.4 Waarborging veiligheid Preventief: Er zal te allen tijde een medewerkers van het ondersteuningsteam buiten de zittingszaal wachten. In geval van incidenten, kan deze direct ingrijpen. Op verzoek van de kinderrechter, zal de medewerkers van het ondersteuningsteam in de zittingszaal aanwezig zijn. De rechter of de griffier draagt een protector (alarmknop) en eventueel een gasttelefoon. pagina 5 van 8
Incidenten: Wanneer er tijdens de zitting als gevolg van het gedrag van de jongere een incident voordoet, zal alarm worden geslagen en gelden de door JJC opgestelde procedures. Wanneer er bij de rechtszitting door het gedrag van de overige aanwezige(n) de veiligheid in het geding komt, zal alarm worden geslagen en gelden de door JJC opgestelde procedures. Na afloop van de rechtszitting waarbij het incident zich voor heeft gedaan, zal door de medewerker van het ondersteuningsteam een incidentmelding worden gemaakt conform de door JJC opgestelde procedure. 5. Activiteiten / handelingen na afloop van de rechtszitting 5.1 Vertrek genodigden Na afloop van de rechtszitting begeleidt de bode de genodigden richting de uitgang van JJC. De bode vraagt het bezoek om de tijd van hun vertrek op de bezoeklijst te zetten. De sociotherapeut draagt zorg voor het terugbrengen en begeleiden van de jongere naar de leefgroep. Voor de jongere is er de mogelijkheid om de zitting na te bespreken met de sociotherapeut. 5.2 Vertrek rechter en griffier Aan het einde van de zittingsdag begeleidt de bode de rechter en griffier naar de uitgang van JJC via de bijzondere looproute. De bode vraagt de rechter en griffier om de tijd van hun vertrek op de bezoeklijst te zetten. Zie voor verdere informatie de regelingen omtrent bezoek (khb 4.07). 5.3 Contactmoment ouder(s)/verzorger(s) met jongere Een bezoekmoment aansluitend op de rechtszitting is alleen mogelijk wanneer dit van te voren is aangevraagd en wordt goedgekeurd door de gedragswetenschapper. De gedragswetenschapper volgt hierbij de regelingen omtrent bezoek (khb 4.07). 6. Evalueren werkproces Eens per half jaar wordt tijdens een overleg tussen de Rechtbank Den Haag, de betrokken gezinsvoogdijinstellingen en de directie van JJC het werkproces geëvalueerd en eventueel bijgesteld. pagina 6 van 8
8. Plattegronden 8.1 Plattegrond terrein JJC 8.2 Plattegrond 2e verdieping locatie JJC (zittingszaal en wachtruimtes) pagina 7 van 8
8.3 Praktische zaken omtrent de indeling Voor de rechtszitting op locatie zijn drie ruimtes nodig: Vergaderruimte die dient als zittingszaal (C2.08) Algemene wachtruimte bij de zittingszaal (C2.01) Kleine wachtruimte bij de zittingszaal (C2.02) Er is indien nodig nog een extra aparte wachtruimte beschikbaar (C2.06) pagina 8 van 8