LOKAAL EVENEMENTENBELEID SIMPELVELD ALGEMEEN KADER Versie 23 maart 2015
1 INLEIDING: BELEIDSKADER EN UITGANGSPUNTEN 1.1 AANLEIDING TOT HET OPSTELLEN VAN HET EVENEMENTENBELEID Inleiding In de gemeente Simpelveld worden jaarlijks uiteenlopende evenementen georganiseerd. Het gemeentebestuur staat positief tegenover het houden van evenementen waarbij het publiek breed wordt betrokken. Het houden van evenementen draagt bij aan een afwisselend (cultureel) aanbod en daarnaast versterken evenementen de sociale cohesie. Evenementen leveren een bijdrage aan de lokale economie en leveren positieve publiciteit op voor de gemeente. Evenementen hebben vaak meerdere doelen, waaronder: 1. Het versterken van het imago van Simpelveld. Evenementen kunnen een publiektrekkende werking hebben waardoor er meer (potentiële) consumenten de gemeente gaan bezoeken. Dit wordt gezien als de economische functie. 2. Het stimuleren van de levendigheid en leefbaarheid van de gemeente. Evenementen zorgen voor vertier en vermaak voor de eigen bevolking en dragen bij tot meer sfeer en gezelligheid. Dit wordt gezien als de sociaal-culturele functie. 3. Positief beeld voor het woon- en leefklimaat, voor het behouden en aantrekken van inwoners. Dit wordt gezien als de functie veilig en leefbaar woonklimaat. Evenementen kunnen ook een minder positieve kant hebben. Grotere evenementen kunnen hinder en overlast veroorzaken voor de omgeving. In het evenementenbeleid wordt een kader geschept voor het bevorderen, dan wel toestaan, van evenementen die (een van) de hierboven genoemde functies hebben. Tegelijkertijd worden de negatieve effecten van deze evenementen voor de omgeving beperkt tot een aanvaardbaar niveau. Ambitie In de strategische visie zijn toerisme en leefbaarheid in de kernen/woonwijken als speerpunten benoemd. Daarom wordt de volgende ambitie benoemd: Evenementen zijn enerzijds goed voor de uitstraling van de gehele gemeente, anderzijds zijn de economische aspecten ervan positief voor onze ondernemers. Als gastvrije gemeente blijven wij ons dan ook sterk maken voor het organiseren dan wel binnenhalen van evenementen. Selectiviteit en een goede coördinatie, zowel intern als met derden, zijn daarbij voorwaarden. Met dit evenementenbeleid ondersteunt de gemeente Simpelveld evenementen die passen binnen haar filosofie van een levendige en leefbare gemeente, waarbij het accent nadrukkelijk ligt op het onderstrepen en het versterken van het imago van Simpelveld. Te weten toeristisch Simpelveld en Stoomstadje Simpelveld. Er is behoefte aan een samenhangend beleid, dat gericht is op vergunningverlening en toezicht op en rond evenementen. Dit evenementenbeleid is geschreven vanuit de invalshoek van openbare orde en veiligheid. Dat betekent dat vooral de vergunningverlening, handhaving en alles wat daarmee samenhangt nadrukkelijk aan de orde komen. Doel is primair om door een goede afweging een evenwicht te vinden tussen de voor- en nadelen van evenementen. Het evenementenbeleid moet geschikt zijn als richtlijn bij het nemen van beslissingen over alle zich aandienende evenementen. Vanuit deze doelstelling is er behoefte aan praktisch hanteerbaar beleid. De kaders van het evenementenbeleid zijn op hoofdlijnen in de regionale handleiding evenement van de Veiligheidsregio verwoord. Deze is in mei 2012 door het college vastgesteld. In de voorliggende nota zijn aanvullend de algemene kaders voor Simpelveld 2
opgenomen, deze worden door de gemeenteraad vastgesteld. De inkleuring geschiedt door het college. De onderwerpen die nader worden uitgewerkt staan genoemd op pagina 16 van deze notitie. Bij het onderdeel geluidsoverlast zullen door het college ook de geluidsnormen worden opgenomen. Huidig beleid Het huidige toegepaste evenementenbeleid van de gemeente Simpelveld is niet helder en niet volledig. Regels zijn niet en/of op verschillende plekken vastgelegd. Er is behoefte aan duidelijkheid over evenementen vanwege: de relatie tussen evenementen en andere beleidsvelden, zoals horeca, toerisme, recreatie, beheer openbare ruimte en openbare orde en veiligheid; de wens van een helder en eenvoudig toepasbaar (juridisch) beleidskader, onder andere dag- en avondevenementen, eindtijden, geluidsbelasting, afval etc.; aandacht voor de wijze van toezicht, handhaving en vergunningverlening. Bovendien vraagt de praktijk om inkadering/verduidelijking van de rol van de gemeente met betrekking tot het houden van toezicht. 1.2 UITGANGSPUNTEN EN DOELSTELLINGEN Het evenementenbeleid is gebaseerd op de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV). Het formuleert een aanvullend kader waar aanvragen voor een evenementenvergunning aan worden getoetst. Hierbij staan de volgende uitgangspunten centraal: Evenementen vinden plaats op locaties die naar hun aard/karakter en uitstraling goed passen bij het karakter en de uitstraling van dat evenement. Aantal en grootte van de evenementen passen bij het karakter van de betreffende locatie. De openbare orde en veiligheid zijn daarbij gewaarborgd en de hinder voor omwonenden en andere belanghebbenden blijft binnen aanvaardbare grenzen. De regels van het evenementenbeleid bieden duidelijkheid voor organisatoren en bewoners. Dit evenementenbeleid heeft de volgende doelstelling: Het actualiseren en formaliseren van bestaand evenementenbeleid; Het vinden van een balans tussen de positieve uitstraling van de evenementen c.q. de maatschappelijke, culturele en/of economische belangen voor de gemeente Simpelveld enerzijds en de overlast c.q. inzet die evenementen met zich meebrengt voor/van derden waaronder omwonenden, hulpdiensten, openbaar vervoer e.d. anderzijds; Het stimuleren van een positieve balans tussen het evenement en de volksgezondheid voor de burgers van Simpelveld. Er wordt bijvoorbeeld getoetst of er geen alcoholhoudende dranken wordt verstrekt aan personen onder de 18 jaar. Maar ook het stimuleren van sport en beweging is een van de overwegingen. Het verbeteren van de relatie tussen de gemeente Simpelveld en evenementenorganisatoren en andere externe organisaties op het gebied van evenementen. Opdat de kwaliteit van de evenementen is gewaarborgd c.q. wordt verbeterd. En gelijktijdig rekening wordt gehouden met de leefomgeving; Het verbeteren van de dienstverlening en advisering op het gebied van regelgeving en vergunningverlening; De zorg voor en bescherming van de openbare ruimte, openbare orde, leefbaarheid en veiligheid; Handhaving van regelgeving en het beleid ten aanzien van evenementen; Versterken van het imago van de gemeente Simpelveld; Stimuleren van de gemeentelijke economie en versterking van de sociale cohesie. 3
1.3 INHOUD EVENEMENTENBELEID Bij het formuleren van het beleid over de verlening van evenementenvergunningen en de handhaving hiervan, komen onder andere de volgende aspecten aan de orde: Omschrijving evenementen: Welke soorten evenementen zijn er, wat regelt de APV hierover en welke personen/organisaties zijn bij evenementen betrokken? Aard, frequentie en locatie van (grootschalige) evenementen: Welke soorten evenementen zijn op welke locatie toegestaan? Hoeveel evenementen mogen per jaar op een locatie worden gehouden en om welke evenementen gaat het dan? Vergunningverlening: Welke regels en voorwaarden gelden hiervoor en hoe strak dient de regie van de gemeente te zijn bij het toezicht op de organisatie van evenementen. Overige aspecten: Er kunnen voorschriften worden gesteld ten aanzien van veiligheid, verkeer en milieu. 2 OMSCHRIJVING EVENEMENTEN 2.1 WET- EN REGELGEVING Bij het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst aan veel wet- en regelgeving. Voordat wordt ingegaan op de inhoudelijke behandeling van een vergunningaanvraag, zal eerst worden stilgestaan bij de wettelijke kaders. In de APV van Simpelveld is afdeling 7 gewijd aan evenementen. De aanvraag van een evenementenvergunning wordt hieraan getoetst. Naast de gemeentelijke APV is onder andere de volgende landelijke wet- en regelgeving van toepassing op evenementen: Algemene wet bestuursrecht Gemeentewet Politiewet Milieuwetgeving Drank- en Horecawet Gebruiksvergunning / melding op grond van het Bouwbesluit Woningwet, bouwbesluit en bouwverordening Brandbeveiligingsverordening Vuurwerkbesluit Wet geluidhinder Wegenverkeerswet Wet Dwangsom (1 oktober 2009) Wet op kansspelen Warenwetbesluit Wet ruimtelijke ordening Flora- en faunawet Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) Zondagswet 2.2 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN Gemeente Simpelveld De publiekrechtelijke rol van de gemeente Simpelveld richt zich op het voeren van het evenementenloket (centraal aanspreekpunt bij de afdeling Dienstverlening), afspraken over gemeentelijke facilitering, borging van het proces, vergunningverlening, toezicht en handhaving. 4
De burgemeester is op grond van artikel 174, lid 2 van de Gemeentewet bevoegd bij de uitoefening van het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen, bevelen te geven die voor de bescherming van de veiligheid en gezondheid nodig zijn. In verband hiermee is de burgemeester het bevoegde gezag bij het verlenen of weigeren van een evenementenvergunning. Mandatering Het verlenen van vergunningen ten behoeve van het organiseren van evenementen is een bevoegdheid van de burgemeester van de gemeente Simpelveld. In het mandaatbesluit van de gemeente Simpelveld is geregeld aan wie, waar nodig, deze bevoegdheid is gemandateerd. Evenementenorganisaties De rol van evenementenorganisaties richt zich op het uitvoeren van evenementen overeenkomstig de verleende vergunning. Daarnaast is de organisator van het evenement de eerstverantwoordelijke voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. Dat betekent onder meer dat hij moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toestroom en afvoer van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de overlast zoveel mogelijk moet beperken. De voorschriften en voorwaarden worden door het college nader uitgewerkt en vastgelegd in het Handboek lokaal evenementenbeleid. 2.3 DEFINITIE EVENEMENT In artikel 2.24 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Simpelveld wordt gedefinieerd voor welke evenementen een evenementenvergunning nodig is. In dit artikel wordt onder evenement verstaan; elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van deze verordening; g. een voetbalwedstrijd als bedoeld in artikel 2:26b. Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; e. een straatfeest of buurtbarbecue op één dag (klein evenement). Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Het verbod geldt niet voor kleine evenementen die voldoen aan artikel 2:25 lid 2 van de APV. (zie ook tabel 1) Hiervoor geldt een meldingsplicht. Voor zover geen sprake is van een meldingsplichtig evenement, moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. 2.4 OMVANG EN BEOORDELING EVENEMENTEN 5
Gemeente Simpelveld De gemeente Simpelveld maakt onderscheid in soorten evenementen. In praktische en beleidsmatige zin is het maken van een onderscheid in evenementen van belang, omdat grootschalige en regio-overstijgende evenementen een aanzienlijk grotere belasting van het woon- en leefklimaat inhouden dan kleinschalige evenementen. Tabel 1: Onderverdeling in de gemeente Simpelveld Meldingsplichtig klein evenement: Maximaal aantal te verwachten gelijktijdige bezoekers 50 en Er hoeven geen straten/pleinen te worden afgezet en Duurt maximaal 1 dag en Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, fietspad of parkeergelegenheid of anderszins meer dan een geringe belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten en De begintijd en eindtijden liggen tussen 09.00 tot 22.00 uur (zo-do) / 9.00 tot 23.00 uur (vr-za) en Er geen muziek ten gehore wordt gebracht voor of na de begin en eindtijden en De organisator minimaal 20 werkdagen voorafgaande aan het evenement melding heeft gedaan aan de burgemeester.* Opbouw max 1 dag voor het evenement afbreken meteen na afloop van het evenement met een maximum van 1 dag. A evenement Vergunningsplichtig kleinschalig evenement: Maximaal te verwachten gelijktijdige bezoekers 750 en Maximaal één straat/plein wordt afgezet of Er geen extra verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn en Het kleinschalig evenement duurt 1 tot 3 dagen. Opbouw max 1 dag voor het evenement afbreken meteen na afloop van het evenement met een maximum van 1 dag. B1 evenement Vergunningsplichtig regulier evenement: Maximaal aantal te verwachten gelijktijdige bezoekers 2500 en/of Er meer dan één straat wordt afgezet en/of Aanvullende (verkeers)maatregelen nodig en/of Aanvullende vergunningen en/of ontheffingen nodig en Het reguliere evenement duurt 1 tot 5 dagen. Opbouw/afbreken maximaal 5 dagen mits verkeerssituatie dat toelaat. B2 evenement Vergunningsplichtig middelgroot evenement: Maximaal te verwachten gelijktijdige bezoekers 5000 en Er zijn aanvullende vergunningen en/of ontheffingen nodig en Er zijn aanvullende (verkeers)maatregelen nodig en Het middelgrote evenement duurt 1 tot 5 dagen. Opbouw/afbreken maximaal 7 dagen mits verkeerssituatie dat toelaat. C evenement Vergunningsplichtig groot evenement Te verwachten gelijktijdige bezoekers 5000 en meer en Aanvullende vergunningen en/of ontheffingen nodig en Aanvullende (verkeers)maatregelen nodig en Het grote evenement duurt 1 tot 5 dagen. Opbouw/afbreken op basis van vooraf ingediende planning 6
* De burgemeester kan binnen 10 werkdagen na ontvangst van de melding besluiten het organiseren van een evenement als bedoeld in het tweede lid te verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. Schenken van alcohol Indien er ook alcohol, als bedoeld in de Drank- en horecawet, zal worden geschonken, dient hiervoor een ontheffing of vergunning conform de Drank- en horecawet te worden aangevraagd. Beslispunt: Artikelen 2:24 en 2:25 APV als volgt aanpassen: Artikel 2:24 Begripsbepaling 1. In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van deze verordening; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:9 en 2:39 van deze verordening; g. een voetbalwedstrijd als bedoeld in artikel 2:26b 2. Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; e. een straatfeest of buurtbarbecue op één dag (klein evenement); f. Een wielertoertocht vanaf 101 deelnemers; g. Een georganiseerde toertocht vanaf 50 gemotoriseerde voertuigen. Artikel 2:25 Evenement 1. Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. 2. Geen vergunning is vereist voor een klein evenement, indien: a. het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 50 personen; b. de begin- en eindtijden liggen tussen 09.00 tot 22.00 uur (zo-do)/ 09.00 tot 23.00 uur (vr-za); c. Er geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 9.00 uur of na 22.00 uur (zo-do) of na 23.00 uur (vr-za); d. het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; e. slechts kleine objecten worden geplaatst met een gezamenlijke oppervlakte van maximaal 20 m2. 7
f. er een organisator is; en g. de organisator tenminste 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester, doormiddel van een meldingsformulier. 3. De burgemeester kan besluiten een klein evenement te verbieden, indien er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. 4. Het verbod van het eerste lid geldt niet voor ééndaagse evenementen, indien het een wielertoertocht betreft van 101 tot en met 250 deelnemers. Voor deze wielertochten geldt een meldingsplicht. 5. De melding voor een wielertoertocht dient minimaal 20 werkdagen voor het evenement te worden ingediend. 6. De burgemeester kan nader regels stellen ten aanzien van wielertoertochten. 7. Het verbod in het eerste lid is niet van toepassing op een wedstrijd op of aan de weg, in situaties waarin voorzien wordt door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994. 8. Het verbod in het eerste lid geldt niet voor ééndaagse evenementen, indien het een toertocht voor gemotoriseerde voertuigen betreft van 50 tot 99 deelnemers. Voor deze tochten geldt een meldingsplicht. 9. De melding voor een toertocht voor gemotoriseerde voertuigen dient minimaal 20 werkdagen voor het evenement te worden ingediend. Indien binnen 10 werkdagen na ontvangst van de melding geen tegenbericht is verzonden, kan het evenement zoals gemeld plaatsvinden. 10. De evenementenvergunning kan worden geweigerd in het belang van: a. De openbare orde; b. Het voorkomen of beperken van overlast; c. De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; d. De zedelijkheid of gezondheid; e. Indien er strijdigheid bestaat met het evenementenbeleid; f. Indien er strijdigheid bestaat met het wielerbeleid. 11. De burgemeester kan nadere eisen stellen aan evenementen. 12. Op de vergunning is paragraaf 4.1.3.3 van de Algemene wet bestuursrecht (positieve fictieve beschikking bij niet tijdig beslissen) niet van toepassing. 13. In afwijking van het bepaalde in artikel 1:3 kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag voor een vergunning niet te behandelen indien deze niet binnen de juiste indieningstermijnen, zoals gesteld in het door het college vastgestelde Handboek evenementenbeleid, is ingediend. 14. Een vergunning kan worden ingetrokken/geweigerd in het geval en onder de voorwaarden als bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. Voordat hier toepassing aan wordt gegeven kan het bevoegde gezag het bureau bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, bedoeld in artikel 8 van de Wet bevorderingen integriteitsbeoordelingen door het openbare bestuur, om een advies als bedoeld in artikel 9 van die Wet worden gevraagd. 2.5 VEILIGHEIDSREGIO ZUID-LIMBURG Door de Veiligheidsregio Zuid-Limburg is daarnaast een indeling gemaakt op basis van het risico dat het evenement met zich meebrengt. Bij een ingekomen vergunningsaanvraag, wordt op basis van de risicoscan bepaald tot welke categorie het evenement is geclassificeerd. Afhankelijk van de categorie worden de hulpverleningsdiensten (waaronder GHOR, brandweer en politie) gevraagd om nader advies en/of aanvullende preparatieve maatregelen voor het evenement uit te werken. 8
Tabel 2: Indeling evenementen door Veiligheidsregio Zuid-Limburg o.b.v. risicofactoren Categorie Categorie A Categorie B Omschrijving Laag risico-evenement, met beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer 1. Gemiddeld of groot lokaal evenement met laag veiligheidsrisico met beperkte impact op de directe omgeving en/of verkeer 2. Gemiddeld of groot lokaal evenement met hoog veiligheidsrisico met grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer Categorie C Hoog risico-evenement, met grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer Per categorie bestaan verschillen in de actoren die betrokken worden bij de behandeling van de aanvraag en het adviestraject dat doorlopen dient te worden. Overleg met betrokken diensten Evenementen vergen vaak een lange periode van voorbereiding. Reeds in een vroeg stadium zal de gemeente in gesprek gaan met een organisatie om, verwachtingen en eventuele knelpunten met elkaar te bespreken. Tevens worden er afspraken gemaakt wanneer de vergunningaanvraag moet worden ingediend en waaruit deze dient te bestaan. Voor de grote evenementen zullen op initiatief van de gemeente één of meerdere oriënterende of intakegesprekken worden ingepland. Daarnaast worden alle evenementen in het evenementenoverleg besproken. Het evenemententeam bestaat uit de lokale politie, lokale brandweer en diverse medewerkers van de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor de coördinatie hiervan en het informeren en betrekken van de juiste hulpverleningsdiensten. De gemeente is tevens verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitgebrachte adviezen en de uitvoering daarvan. Bij een evenement categorie B2 en C, wordt de organisatie uitgenodigd en verzocht aan de betrokken medewerkers van de gemeente en hulpdiensten het evenement en de genomen (veiligheids)maatregelen nader toe te lichten. Bij B1 evenementen van een grotere omvang kan de organisatie ook worden voor een nadere toelichting worden verzocht. Gezamenlijk wordt bekeken of er aanvullende maatregelen of bijstellingen dienen plaats te vinden. De vertegenwoordigers van de hulpdiensten (Politie, Brandweer en GHOR) zullen de gemeente vervolgens schriftelijk adviseren. Op basis van deze adviezen zal de burgemeester worden geadviseerd of het evenement kan plaatsvinden en onder welke voorwaarden. Bij grote evenementen met hoge veiligheidsrisico s (B2 en C evenementen) kan de gemeente besluiten om tijdens het evenement een veiligheidsoverleg in te richten. Onder 9
voorzitterschap van een medewerker van de gemeente, zal gezamenlijk met vertegenwoordigers van de hulpdiensten en een aanspreekpunt namens de organisatie de (veiligheids)situatie van het evenement continu worden gemonitord. Bij eventuele knelpunten of calamiteiten kan direct worden afgestemd en ingegrepen. Evaluatie Voor de B2 en C evenementen zal op initiatief van de gemeente een evaluatiegesprek worden gehouden. Voor de A en B1 evenementen zal dit alleen plaatsvinden indien dit nodig wordt geacht. De gemeente en de organisatie bespreken hierin met elkaar de leer- en aandachtspunten. Ook zal worden teruggekomen op eventuele overtredingen van de vergunningsvoorwaarden. Deze punten worden samen met de gemaakte afspraken vastgelegd in een evaluatieverslag. Het verslag zal worden betrokken bij het organiseren van een eventuele volgende editie van het evenement. In onze gemeente zijn nog geen C evenementen georganiseerd. Bij aanvraag van dit soort evenementen zal per evenement worden beoordeeld of het evenement haalbaar en/of wenselijk is. 3 INVENTARISATIE EVENEMENTEN EN GEBIEDEN 1.1 INLEIDING Centrale vraag is: Waar kunnen evenementen worden toegestaan en hoe vaak. Uitgangspunt is dat kleine evenementen in beginsel toelaatbaar zijn op elke daarvoor door de gemeente geschikt geachte locatie. Door het stellen van voorschriften in de vergunning kan eventuele onaanvaardbare hinder en/of overlast worden voorkomen of worden beperkt. Bij grote evenementen daarentegen kan behalve de geschiktheid van een locatie ook de frequentie een nadrukkelijke rol spelen. Dit kan per locatie tot diverse beperkingen leiden. De gemeente moet steeds een gedegen afweging maken tussen de positieve bijdrage van evenementen en de mogelijke negatieve gevolgen voor omwonenden en andere personen of organisaties. Door het stellen van een maximum aantal evenementen per type, per locatie, per jaar, beperkt de gemeente de overlast en kan zij de veiligheid handhaven. 3.2 LOCATIES In de bestemmingsplannen is geen enkele locatie expliciet aangewezen als evenemententerrein. Er is niet voor gekozen om een permanente functie evenemententerrein in de bestemmingsplannen op te nemen. Per evenement wordt beoordeeld of locatie hiervoor geschikt is. Beslispunt In de bestemmingsplannen geen permanente functie evenemententerrein opnemen. 3.3 AANTAL EVENEMENTDAGEN PER GEBIED Bij besluiten over evenementen waarbij het ten gehore brengen van mechanisch versterkt geluid een onderdeel vormt, worden nadere voorschriften verbonden aan de vergunning. Omdat geluidshinder een van de meest voorkomende bronnen van overlast blijkt te zijn, worden niet alleen voorschriften aan de vergunning verbonden, maar zijn ook de begin- en eindtijden vastgelegd en zijn er afspraken over aantallen evenementen en de spreiding ervan. De begin- en eindtijden voor vergunningsplichtige evenementen zijn voor elke 10
locatie gelijk waarbij middels een ontheffing de eindtijd maximaal met één uur verlengd kan worden. Daarnaast wordt in principe geen vergunning verleend voor het houden van twee grote (B1,B2 en C) evenementen op dezelfde dag binnen een straal van 1 kilometer of twee grote (B1,B2 en C) evenementen 10 werkdagen of korter uit elkaar binnen een straal van 1 kilometer. Indien vaststaat dat evenementen elkaar in het geheel niet hinderen of niet voor onaanvaardbare cumulatieve overlast voor de omgeving zorgen, kan een vergunning worden verleend. Nevenactiviteiten worden alleen toegestaan in samenspraak met de organisatie van het grote evenement. Hieronder volgt de tabel 2 waarin de begin- en eindtijden worden vastgelegd voor alle gebieden. In tabel 3 staat per kern het aantal evenementen dat daar mag plaatsvinden verdeeld naar categorie. In het overzicht is rekening gehouden met de huidige situatie. Er is een onderverdeling gemaakt in de kern Bocholtz, de kern Simpelveld en het Buitengebied. Tabel 2 Begin en eindtijden Maximale eindtijd muziek / schenktijden Regulier Met ontheffing Zo-do van 9.00 tot 22.00 uur Zo-do van 9.00 tot 23.00 uur Vr-za van 9.00 tot 23.00 uur Vr-za van 9.00 tot 24.00 uur 4 daagse tentfeesten: vr-ma van 9.00 tot 01.00 uur di-do van 9.00 tot 24.00 uur Een half uur na de genoemde eindtijden mogen geen bezoekers meer op de evenementenlocatie aanwezig zijn. Feestdagen Indien de dag na het evenement geen werkdag is, maar een feestdag als bedoeld in de Winkeltijdenwet, gelden de eindtijden als op vrijdag en zaterdag. Als het evenement op een feestdag plaatsvindt gelden de regels die op zondag gelden. Tabel 3 Aantallen evenementen met uitzondering van tentfeesten per gebied per categorie A evenementen Kern Bocholtz Kern Simpelveld buitengebied B evenementen (B1 en B2 evenementen samen) 6 6 4 C evenementen Afzonderlijke beoordeling door college per evenement Afzonderlijke beoordeling door college per evenement Afzonderlijke beoordeling door college per evenement 11
Evenementenkalander Organisaties moeten vergunningsplichtige evenementen voor het navolgend jaar vóór 1 november bij de gemeente aanmelden. Hiertoe worden de organisatoren van evenementen middels publicatie in de gemeenteberichten en vermelding op de website van de gemeente opgeroepen. Hierin wordt kenbaar gemaakt dat de evenementen die tijdig binnenkomen, na een beperkte inhoudelijke toets gehonoreerd zouden kunnen worden, op de evenementenkalender worden geplaatst en daarmee voorrang krijgen op evenementen welke op een later tijdstip worden aangevraagd. Organisatoren kunnen ook later dan 1 november een evenement kenbaar maken, maar dienen hierbij rekening te houden dat locaties en/of evenementdata reeds vergeven zijn. 12
Overig Naast geluidsoverlast kan ook verkeershinder optreden en minder toegankelijkheid van woningen en winkels. Ter voorkoming hiervan worden ook voorschriften in de vergunning opgenomen. Beslispunt Instemmen: Met de maximale eindtijden muziek en schenktijden; Met het aantal evenementen per gebied; Aanmelden evenementen voor het opvolgende jaar voor 1 november. 3.4 TENTFEESTEN TEN BEHOEVE VAN JUBILEA Met tentfeest worden feesten bedoeld die in een tent worden gehouden. Open-air evenementen, en evenementen die in een bestaande accommodatie worden gehouden vallen hier niet onder. Bij verlening van vergunningen tentfeesten ten behoeve van jubilea gaan verenigingen die een bestaansjubileum van de vereniging zelf vieren, voor op andere organisatoren. Daarbij gelden de volgende criteria: Verenigingen die het 25-, 50-, 75-, 100-, 125-, jarig jubileum vieren en vervolgens telkens verhoogd met 25 jaren. Carnavalsverenigingen die het 11-, 22-, 33-, 44-, 55-, 66-, 77-, 88-, 99-, jarig bestaan herdenken. Vervolgens verhoogd met telkens 11 jaren. Er kunnen in de gemeente maximaal 4 tentfeesten worden georganiseerd. Verdeling: In de Simpelveld (kern + buitengebied) 2 en in Bocholtz (kern + buitengebied) 2 Indien het maximum aantal tentfeesten voor jubilea niet is bereikt, kan toestemming worden verleend aan verenigingen die een ander jubileum vieren. Verenigingen en para-commerciële instellingen mogen maximaal 1 tentfeest t.b.v. een jubileum per jaar organiseren. Beslispunt De regeling tentfeesten intrekken en instemmen met de onder 3.4 genoemde criteria. 13
In rode/roze gebied 2 tentfeesten en in oker/geel kleurig gebied 2 tentfeesten 14
3.5 DRANKGEBRUIK IN RELATIE TOT JEUGD Bij de verstrekking van alcoholhoudende drank wordt bij evenementen gericht op jongeren, gebruik gemaakt van een effectief leeftijdspolsbandjessysteem, dat beoogt te borgen dat geen alcoholhoudende drank wordt verstrekt aan personen die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt. Onder een effectief leeftijdspolsbandjessyteem wordt verstaan het systeem, zoals dat in bijlage 1 (advies van Mondriaan Verslavingspreventie) staat beschreven. Het personeel dat tijdens het evenement verantwoordelijk is voor het verstrekken van alcoholhoudende drank en/of het verstrekken van de leeftijdspolsbandjes dient, op enig moment voorafgaand aan de start van het evenement, geïnstrueerd te worden omtrent het verantwoord schenken van alcoholhoudende drank in zijn algemeenheid, en meer in het bijzonder omtrent het schenken daarvan bij gelegenheden waar een deel van de bezoekers de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt. Geadviseerd wordt om een dergelijke instructie door- of in overleg c.q. samenspraak met Mondriaan Verslavingspreventie uit te laten voeren. Verenigingen en para-commerciële instellingen Verenigingen en para-commerciële instellingen mogen maximaal 2 keer per jaar een meldingsplichtig evenement of A evenement organiseren en 1 keer per jaar een B1, B2 en C evenementen organiseren. Motivatie: Verenigingen en para-commerciële instellingen ontvangen subsidie en kunnen werken met vrijwilligers. Ook zijn voor (sport)kantines de inrichtingseisen veel minder streng dan bij Horeca inrichtingen. Horeca bedrijven krijgen geen subsidie, moeten investeren om te voldoen aan de inrichtingseisen en kunnen niet of nauwelijks werken met vrijwilligers. Om oneerlijke mededinging te voorkomen wordt de mogelijkheid tot het organiseren van evenementen door para-commerciële instellingen (en verenigingen) beperkt tot 2 meldingsplichtige of A evenementen en max 1 B1,B2 of C evenement per jaar. Indien een vereniging of para-commerciële vereniging een tentfeest t.b.v. een jubileum organiseert dan is het maximum van de B1,B2 of C evenementen bereikt. Uitzondering: Carnavalsverenigingen mogen in geval van een onder 3.4 genoemd jubileum naast de optocht een tentfeest voor dat jubileum organiseren. Beslispunt Instemmen met: De voorgestelde maatregelen ter beperking van het drankgebruik door jongeren onder de 18 jaar; Het aantal evenementen dat door verenigingen en para-commerciële instellingen mag worden georganiseerd. 3.6 RESUMEREND Door het bovenstaande overzicht is duidelijk in welke gebieden evenementen mogelijk zijn. Op basis van de ingediende aanvragen kan de evenementenkalender worden samengesteld. Dit kan tot gevolg hebben dat evenementen niet kunnen plaatsvinden in het gebied waarvoor ze zijn aangevraagd. Deze evenementen kunnen eventueel worden verplaatst naar andere gebieden. Is dat niet mogelijk dan zal de vergunning niet worden verleend. 15
UITVOERINGSKADER Aanvullend aan dit algemeen kader worden door het college uitvoeringsregels opgesteld en vastgelegd in een handboek evenementenbeleid. Hierin worden de volgende onderwerpen opgenomen: 1. De procedure voor de vergunning aanvraag; - indieningstermijnen - beoordeling van de aanvraag - nadere regels aan vergunning - evenementenkalender - bijzondere situaties 2. Aspecten betreffende openbare orde en veiligheid - veiligheid- of calamiteitenplan - brandveiligheid - vuurwerk - gebruik van plastic beker 3. Verkeer 4. Volksgezondheid - alcohol gebruik (met extra aandacht voor jongeren onder de 18 jaar) 5. Milieu - geluidsoverlast - vervuiling en beschadiging van de openbare ruimte 6. Integraal toezicht en handhaving bij evenementen 4. OVERGANGSRECHT Evenementen die formeel zijn aangevraagd voor de vaststelling van dit beleid vallen onder het regime van het ten tijde van de aanvraag geldende beleid. Aanvragen die betrekking hebben op evenementen die na 1 januari 2016 plaatsvinden zijn uitgezonderd van dit overgangsrecht. 16
BIJLAGE 1 17
Handreiking alcoholmaatregelen voor evenementenorganisaties Overmatig alcoholgebruik en alcoholgebruik op jonge leeftijd is zowel op korte als lange termijn schadelijk voor het lichaam. Zo vertonen jongeren onder invloed van alcohol eerder risicovol seksueel en agressief gedrag. En ze lopen kans op hersenbeschadiging. Om alcohol minder gemakkelijk beschikbaar te maken voor jongeren onder de 18 en verantwoord alcoholgebruik te stimuleren biedt Mondriaan, afdeling Verslavingspreventie diverse ondersteunende activiteiten aan. Eén van deze activiteiten betreft deze handreiking alcoholmaatregelen evenementenorganisaties van bijvoorbeeld festivals, danceparty s, sport- en carnavalsevenementen. In deze handreiking vindt u maatregelen die u als organisator van een evenement kunt toe passen om verantwoord alcoholgebruik te stimuleren en alcoholgebruik onder de 18 te voorkomen. De genoemde maatregelen zijn ter ondersteuning van het alcoholbeleid tijdens uw evenement. Voor nader advies of ondersteuning kunt u bellen met Mondriaan Verslavingspreventie: 046-4571060. Maatregelen die getroffen kunnen worden voorafgaand aan het evenement: Communiceer vooraf over het geldende alcoholbeleid en deurbeleid op het evenement (vb.: in persberichten, bij aankondigingen van het evenement, op flyers, op internet, aan het personeel). Zorg ervoor dat het horecapersoneel, (bar)vrijwilligers en ook security over voldoende kennis/vaardigheden beschikken om risico s rond alcoholgebruik goed in te schatten, en de DHW kennen. Dit kan door middel van diverse cursussen en trainingen waarin horecapersoneel, security en/ of vrijwilligers geschoold kunnen worden rondom het thema alcohol en jongeren. Bv Instructie Verantwoord Alcoholschenken (IVA), de training nee verkopen, de workshop preventief toezicht houden en de cursus barcode ). Meer informatie is op te vragen bij Mondriaan, afdeling Preventie, telefoon 046-4571060. Maak duidelijke afspraken wat er gedaan wordt bij openbaar dronkenschap of dronkenschap onder jongeren (vb.: weigering toegang, weigering alcoholhoudende drank, verwijdering van het evenement, contact opnemen met de ouders). Maak tevens duidelijke afspraken over bij welke kenmerken iemand alcoholhoudende drank geweigerd wordt aan de bar (het doorschenken aan dronken bezoekers is immers bij wet verboden). Spreek af dat het personeel tijdens het evenement geen alcoholhoudende drank nuttigt. Het personeel heeft een voorbeeldrol naar de bezoeker, wanneer het personeel onder invloed is bemoeilijkt dit het ingrijpen in situaties of het nee verkopen. Er kan voor gekozen worden alleen barmedewerkers aan te stellen die 18 jaar of ouder zijn, bij voorkeur barmedewerkers van 21 jaar en ouder. Verondersteld wordt dat barmedewerkers die minimaal 18 jaar zijn, meer overwicht hebben op jeugdige bezoekers. Maatregelen die getroffen kunnen worden tijdens het evenement: Neem in het huisreglement regels op met betrekking tot alcohol (vb.: leeftijd, gedrag, consequenties bij het niet naleven van regels). Dit huisreglement dient zichtbaar opgehangen te worden tijdens het evenement. Hang bij elke bar een affiche op waarop de leeftijdsgrens beschreven staat, en de regels voor de verkoop van alcoholhoudende dranken. Het is verplicht bij de verkooppunten van alcoholhoudende dranken een duidelijk zichtbare leeftijdswaarschuwing te hebben. 18
Indien u drukte verwacht aan de bars is het aan te raden om met polsbandjes te werken. U kunt dan op een centrale plek één ID- leeftijdscheck organiseren, en polsbandjes om doen bij 18 +ers. Dit is makkelijker voor barpersoneel en voor de jongeren. Mondriaan heeft een draaiboek op papier voor het effectief werken met leeftijdspolsbandjes. Ook hebben zij ID swipers te leen, waarmee zeer snel de leeftijd en geldigheid van de ID-kaart is vast te stellen. Hanteer (om fraude te voorkomen) bij jaarlijks terugkerend evenement elk jaar een ander kleur polsbandje. Doet u de ID-leeftijdscontrole aan de bar, hang dan bij elke bar voor barmedewerkers op een goed zichtbare plek de geboortedatum op die de harde leeftijdsgrens vormt om wel of geen alcohol aan te verstrekken. (datum evenement en dan 18 jaar terug tellen). Instrueer uw barpersoneel goed in het bekijken van de foto. Als de regels ernaast hangen maakt dit alles is maakt het makkelijker voor uw barmedewerker om naar te verwijzen als de (te jonge) klant een vervelende opmerking maakt. Geef tijdens uw evenement enkele van uw toezichthouders/ vrijwilligers een extra rol in het in de gaten houden of niet wordt doorgeschonken, of bezoekers niet dronken worden en of bezoekers van 18+ geen alcoholhoudende drank doorgeven aan 18-. Afhankelijk van de concentratie jongeren van 18- kan ervoor gekozen worden geen alcoholhoudende dranken te schenken. Indien dit op uw evenement geen optie is kan ook gedacht worden aan het hanteren van schenktijden voor alcoholhoudende dranken waarbij rekening gehouden wordt met de aanwezigheid van een concentratie 18- doelgroep. Om aandacht te besteden aan indrinken kunt u ervoor kiezen om steekproefsgewijs eens een blaastest te doen bij de 18 minners, bij de toegangscontrole. Hierbij kan gratis gebruikt worden gemaakt van blaasapparatuur van Mondriaan. Richt bij groot evenement voor bezoekers chill-out-ruimtes in om een moment van rust te creëren. Het heeft de voorkeur dat hier ook gratis watertappunten aanwezig zijn voor de bezoekers, of een bar waar enkel non-alcoholische dranken worden geschonken. Bijvoorbeeld in de vorm van een buitenbar die op voldoende afstand staat van de drukte en het geluid. Wanneer er sprake is van meerdere bars op het evenemententerrein, rust deze dan niet allemaal uit met een volledig assortiment van niet en wel alcoholhoudende dranken. Zo kunnen er ook bars ingericht worden met enkel niet-alcoholhoudende dranken. Een leuke koffiestand of een alcoholvrije cocktailbar of lekkere hapjes of ijs maken dat er voldoende alternatieven zijn voor alcohol. Stel een goede alcoholvrije drankenkaart op, met voldoende keuze, zodat bezoekers een volledig overzicht hebben van het totale aanbod non-alcoholische dranken en maak hier actief reclame/promotie voor. Ook kan een goedkoper prijsbeleid voor niet-alcoholhoudende dranken gehanteerd worden. Van happy hours of kortingsacties is bekend dat er dan in een korte tijd veel alcohol gedronken wordt. Ten behoeve van alcoholmatiging jeugd, en om de prettige sfeer te bewaken is het dan ook af te raden om kortingsacties of happy hours te organiseren tijdens het evenement. Door Mondriaan Verslavingspreventie zijn diverse activiteiten ontwikkeld die ingezet kunnen worden tijdens een evenement om bezoekers te informeren over de risico s van (overmatig) alcoholgebruik. Hierbij kan gedacht worden aan de inzet van peers (voorlichting voor jongeren, door jongeren), of bv de drunkexperience (door middel van een bril jongeren de risico s van dronkenschap laten ervaren). Meer informatie kan opgevraagd worden via telefoonnummer 046-4571060 of via preventie.vz@mondriaan.eu. Kondig tijdig aan wanneer de bar sluit. Indien gebruik wordt gemaakt van bonnen, sluit dan het verkooppunt voor de bonnen eerder dan de sluitingstijd van de bar. 19
Maatregelen die getroffen kunnen worden na de afsluiting van het evenement: Evalueer met alle partijen de ingezette alcoholmaatregelen als onderdeel van de totale evaluatie van het evenement. Vraag ook bv aan de EHBO-medewerkers of zij minder gezondheidsklachten van jeugd kregen door de maatregelen. Dit om te kunnen meten in hoeverre deze maatregelen hebben bijgedragen aan alcoholmatiging bij de jeugd. Zo kunt u het alcoholbeleid/huisreglement eventueel nog verder verbeteren voor de volgende editie van het evenement. Communiceer positieve effecten met uw vrijwilligers, complimenteer hen. Stuur de evaluatie op naar de gemeente die de vergunning heeft verleend, zodat ook andere organisatoren kunnen profiteren van uw ervaringen op dit gebied. 20
BIJLAGE 2 21
22 Kopie van de wetteksten
BIJLAGE 3 23
PROCESBESCHRIJVING 24