brugge.be v.u. J. Coens, stadssecretaris, Burg 12, 8000 Brugge CULTUUR de polder beschrijving en gebruiksvoorwaarden
6. ANNULATIE Indien het Stadsbestuur zich verplicht ziet, ten gevolge van overmacht, het reeds toegestane gebruik in te trekken, wordt de gemotiveerde beslissing aan de betrokkenen meegedeeld. Deze intrekking kan geen aanleiding geven tot het vragen van schadevergoeding. De gestorte gebruiksvergoeding en waarborgsom worden door de stad terugbetaald. Bij annulering door de gebruiker wordt, in geval van overmacht, de volledige gebruiksvergoeding en waarborgsom terugbetaald. Deze annulering dient schriftelijk en met de nodige bewijsstukken te worden overgemaakt aan de stad Brugge, dienst Cultuur. Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien en de dienst Cultuur 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum op de hoogte wordt gesteld per brief, fax of e-mail, wordt de volledige gebruiksvergoeding en waarborg terugbetaald. Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien minder dan 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum, wordt de gestorte waarborg niet terugbetaald. 7. TARIEVEN 7.1 Gebruiksvergoeding Naar tariefcode. 7.2 WAARBORG (PER GEBRUIK) Naar tariefcode. 7.3 In de gebruiksvergoeding is maximum gebruik van de zaal opgenomen per activiteitsdag. In principe dient de zaal opnieuw beschikbaar te zijn voor andere gebruikers vóór 9 uur de volgende morgen. Indien de zaal vroeger ter beschikking wordt gesteld omwille van opbouw, of langer in gebruik blijft omwille van afbraak, wordt 25% van het gecodeerd tarief aangerekend voor een halve dag extra gebruik, of 50% voor een volledige dag extra gebruik. 7.4 Het College van Burgemeester en Schepenen kan omwille van specifieke redenen afwijken van de voorgestelde gebruiksvergoeding. 7.5 De billijke vergoeding en de bijdrage aan Sabam zijn niet in de gebruiksvergoeding opgenomen. Deze dienen door de aanvrager apart te worden aangegeven. 7.6 Onmiddellijk na de activiteit dienen alle voorwerpen die niet tot de uitrusting van de za(a)l(en) behoren te worden verwijderd. Gebeurt dit niet, dan worden de extra uurloontarieven voor het opruimen van dit materiaal aan de organisator aangerekend. 7.7 Normaal verbruik van elektriciteit, water en verwarming zijn in de gebruiksvergoeding opgenomen. DE POLDER Gemeenschapshuis Sint-Kruis 8. GEBRUIK VAN DE BAR Het gebruik van de bar (in combinatie met de ontmoetingsruimte) van zaal De Polder dient te worden aangevraagd via bijgevoegd aanvraagformulier. HOE bereikbaar? BEREIKBAAR? Hoe De bar dient steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. 9. GEBRUIK VAN DE KEUKEN MET DE WAGEN Met de wagen Het gebruik van de keuken van zaal De Polder dient steeds afzonderlijk te worden aangevraagd en is niet automatisch verbonden aan het Vanuit Brugge gebruik van een van de zalen. volgen. Ter hoogte van de kruispoort afslaan naar de Moerkerkse R30 ring rond Brugge R30 ring rond Brugge volgen. Ter hoogte van Fort Lapin rechts afslaan naar de Dudzeelse Steenweg. Steenweg/N376. Westkapelse Amaatschuin Vynckestraat na 642 m rechts Doorrijden tot aanop dede kerk. U vindt hetsteenweg/n376 Gemeenschapshuis over de kerk (volg aanduiafslaan naar de AmaatAANSPRAKELIJKHEID Vynckestraat. EN OpVERZEKERING de Amaat Vynckestraat Sint-Lenardsstraat na 89 10. VERANTWOORDELIJKHEID, ding Politie ). gebruiker is zelf verantwoordelijk voor alle beschadigingen aangebracht aan het gebouw of de uitrusting ervan, ontstaan ofrechts toegebracht m De links afslaan naar de Sint-Lenardsstraat. Op de Sint-Lenardsstraat direct Stokerij ten gevolge van het gebruik, door de gebruiker zelf, zijn medewerkers, helpers, deelnemers aan de activiteit etc. afslaan naar de Stokerij. Openbaar vervoer Na afloop van elk gebruik van de zaal, zal de toezichter en/of de verantwoordelijke van de dienst Cultuur een rondgang maken om de staat de zaalbus te controleren. Indien de gebruiker hierbij wenst aanwezig te zijn, dient hij/zij dit MOERKERKSE kenbaar te maken aan STEENWEG de contactpersoon bij U van neemt 6 richting Sint-Kruis (Malehoek). Afstappen in de de dienst Cultuur. Vanuit Knokke ter hoogte van de kerk Indien na de activiteitn49 schadevolgen. wordt vastgesteld, zal op de gebruiker bij de eerste uitnodiging van de stad Brugge, dienst Cultuur aanwezig Natiënlaan/A11 Verder de Dudzelestraat/N376 richting Westkapelle. Neem zijn om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de gebruiker dan niet aanwezig is, zal de schade door de dienst Cultuur zelf tweede afslag op de rotonde naar de Knoksebaan/N376. Op de Westkapelse Steenweg/N376 worden bepaald. De kosten van de aldus vastgestelde schade dienen, samen met de hierbij gepaard gaande administratieve kosten, voor Parking het volledige bedrag aan de de Stad BruggeVynckestraat. te worden betaald. Links afslaan naar de Sint-Lenardsstraat. Op de links afslaan naar Amaat ErDeisgebruiker een ruime parking voorzien naast het gebouw. In de aanpalende straten is ook voldoen is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten gehuurde infrastructuur. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de Sint-Lenardsstraat rechts afslaan naar indedestokerij. orde en de goede zeden. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de deopenbare parkeergelegenheid De keuken dient steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. terbeschikkingstelling van de za(al)l(en) onmiddellijk ingetrokken of stopgezet worden zonder schadeloosstelling. Met het openbaar Brugge kan je van busderden 41 (BruggeKnokke) of bus (Brugge De gebruiker vrijwaart devervoer: Stad Bruggevanuit tegen eventuele schade-eisen die voortvloeien uit het gebruik van de42 zaal. Adres Stad Brugge kan niet aansprakelijk gesteld worden eenmeter gehele of van gedeeltelijke stroomonderbreking, waardoor de activiteit gehinderd Breskens) nemen. Deze bus stopt opvoor 300 De Polder ter hoogte van halte DUDZELE Moerkerkse Steenweg 190 of verhinderd zou worden. WISSEL 7 (51083). Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen aangerekend worden. conciërge In toepassing van artikel 2 van de politieverordening van 30 maart 1999 betreffende de bestrijding van geluidshinder, dient vooraf melding Parking te worden gedaan van het maken of laten maken van muziek in een openbare inrichting of van het inrichten of laten plaatsvinden van een rudi vermeulen en marie helenedeze van swalm in drievoud te worden overgemaakt aan de Burgemeester bij per post waarbij muziek wordt melding dient Erevenement is een parking voor degemaakt. deur die plaats biedt aan 54 voertuigen. t 0491 56 81zending 45 of bij afgifte in het stadhuis tegen ontvangstbewijs. (Meer informatie: 050/44.80.10, leefmilieu@brugge.be). aangetekende Het stadsbestuur Brugge heeft op het gebied van de verzekering bij verhuringen infrastructuur van de dienst Cultuur de volgende Laden en afgesloten lossen bij N.V. Ethias: brandpolis Organisatoren mogen laden enafstand lossen aan de dienen voertuig Polis 1/2153/38041321 die voorziet in een van verhaal t.o.v.ingang gebruikersmaar en/of huurders vanhun De Polder. en lossen op de parking te zetten. na het laden
11. ROOKVERBOD In alle ruimtes van De Polder geldt een algemeen rookverbod. 12. ANDERE VOORWAARDEN Tijdens een sperperiode van 6 maanden voorafgaand aan de dag van verkiezingen kan door politieke organisaties geen gebruik gemaakt worden van De Polder. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum (zie technische fiche). Minderjarige kinderen worden steeds begeleid door een volwassene. In geen geval mogen deuren of trapgangen belemmerd worden. Het is verboden de nooduitgangen te belemmeren, deze dienen bruikbaar te zijn over de volledige breedte. Het is verboden lokalen, ramen, deuren, muren, zuilen, panelen of vloeren te benagelen, beplakken of ander hechtingsmateriaal aan te brengen. De noodverlichting en pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden, dienen steeds zichtbaar te blijven. Het is verboden om gevaarlijke stoffen of vloeistoffen in het gebouw te brengen. Elke aanwezigheid van brandstof dient vooraf onderworpen aan de goedkeuring van de stedelijke brandweer, Pathoekeweg 215 8000 Brugge tel. 050/44.84.44. Papierresten, brandbaar verpakkingsmateriaal en brandbaar afval moeten onmiddellijk uit het gebouw verwijderd worden. Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken. Alle brandpreventievoorschriften moeten worden nageleefd. In geval van niet-naleving kan de Burgemeester beslissen om de activiteit te onderbreken. Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de elektrische installatie en aftakdozen te openen om er een aansluiting in te voorzien. Enkel de aanwezige stopcontacten of CEE-stopcontacten dienen gebruikt te worden. Als de Stad de energie ter beschikking stelt is deze levering van energie een inspanningsverbintenis, en dus geen resultaatsverbintenis. Derhalve kan de Stad niet aansprakelijk worden gesteld voor onderbrekingen en kan zij in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd zijn. De gebruiker dient de nodige schikkingen te treffen om iedere oorzaak van beschadiging te vermijden. De gebruiker dient de Stad op de hoogte te stellen van elke beschadiging of afwijking aan de wettelijke voorschriften die hij kan vaststellen. De gebruiker dient een eigen beveiliging tegen verliesstroom en overbelasting te voorzien. De gebruiker zal na de activiteit de gebruikte lokalen opruimen en alle vuilnis verwijderen. Vuilnis moet meegenomen worden of in de door de gebruiker zelf aangekochte officiële vuilniszakken ingepakt enontmoetingsruimte op de door de verantwoordelijke aangeduide plaats gezet worden. Bij het verlaten van de zaal dienen alle gebruikte toestellen uitgeschakeld worden. Deteontmoetingsruimte heeft een capaciteit De gebruiker houdt zich eraan de zaal na gebruik te vegen en alle tafels en stoelen te stapelen op deom oorspronkelijke (zie technische van 200 personen. anderewijze gebruikers ADRES fiche) of volgens de instructies van de dienst Cultuur met het oog op het volgende gebruik. niet te storen wordt de ontmoetingsruimte stokerij 10, dudzele Als de zaal nietb-8380 gebruikt wordt voor sportdoeleinden dan moet de vloer beschermd worden door middel van de matten die hiervoor in de niet integebruik gegeven indien reedsvan een zaal aanwezig zijn. De matten dienen door de gebruiker geplaatst en gereinigd worden na elk gebruik. Het nazicht er en oprollen de matten gebeurt onder toezicht van de conciërge. activiteit plaatsvindt in de keuken en vergaconciërge De zaalgebruiker verbindt er zich toe, voor de organisatie van publiektoegankelijke evenementen, de faciliteiten voor bezoekers met derzalen en vice versa. eric van der veken mobiliteitsproblemen steeds toegankelijk te houden. Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan een gedeelte van de waarborgsom worden ingehouden. westkapelse steenweg 60 t 050 59 90 87 of t 0499 69 09 95 PLAN VAN DE ZALEN een plan kan verkregen worden via de dienst Cultuur. TOEGANG TOT DE ZAAL sleutels van het gebouw of van de zalen worden onder geen beding met gebruikers meegegeven. De conciërge komt de zaal telkens openen en sluiten en bekijkt de toestand waarin alles werd achtergelaten. SCHOONMAAK VAN DE ZALEN de zalen worden wekelijks gepoetst door personeel van Stad Brugge. De ramen in de zaal worden eenmaal per jaar gepoetst door een externe firma. In de zaal is geen technische apparatuur aanwezig. Er is een 5-polig stopcontact 30 Amp - 400 Volt. De ontmoetingsruimte is tevens de inkomhal. Er is een bovengedeelte dat uitkijkt op de ontmoetingsruimte en dat eventueel als kleine tentoonstellingsruimte gebruikt kan worden. Als men de ontmoetingsruimte binnenkomt, liggen de keuken en de bar links. In de ontmoetingsruimte bevindt zich de bar die voorzien is van frigo s.
OORSPRONKELIJKE STAAT VAN DE ZAAL in de ontmoetingsruimte staan karren waarop de tafels en stoelen gestapeld zijn. Wie hiervan gebruik wenst te maken, moet alles na de activiteit opnieuw op de karren plaatsen. AARD VAN DE ACTIVITEITEN DIE IN DE ONTMOETINGSRUIMTE KUNNEN PLAATS- VINDEN diverse culturele activiteiten. VERBODEN ACTIVITEITEN privéfeesten en fuiven, tenzij die aangevraagd zijn door verenigingen uit Dudzele, Lissewege, Zwankendamme en Zeebrugge. Het organiseren van fuiven is beperkt tot 12 keer per jaar en 2 keer per maand.
KEUKEN De keuken is ruim en modern en voorzien van diverse apparaten: - 1 microgolfoven - 1 frigo/diepvries - 1 friteuse - 1 dampkap - 1 oven - 1 fornuis met 6 kookplaten (elektrisch) - 1 afwasmachine - 1 dubbele wasbak voor afwas - 1 enkele wasbak voor groenten e.d. - 1 lavabo - 1 opbergkast (aan de muur) met slot - 1 grote staande opbergkast De gebruiker dient zelf in te staan voor glazen, borden, bestek, afwasmiddel, handdoeken en andere benodigdheden. Na gebruik van de frituurketel dient de olie te worden afgelaten en opgevangen in een recipiënt die de gebruiker zelf meeneemt. Alle keukentoestellen, ook de dampkap, roosters etc., dienen te worden afgewassen. Alle apparaten zijn van het merk Electrolux met uitzondering van de microgolfoven, deze is van het merk LG.
POLYVALENTE ZAAL Geschikt voor sport- en culturele activiteiten. De polyvalente zaal biedt plaats aan 1.200 personen (staand). In de zaal is geen technische apparatuur aanwezig. Er zijn 5-polige stopcontacten: 3 van 32 Amp en 2 van 65 Amp. Er is 1 stopcontact buiteninstallatie van 125 Amp. Er is een podium voor cultuuractiviteiten en een tribune met daarnaast een berging. AARD VAN DE ACTIVITEITEN DIE IN DE PO- LYVALENTE ZAAL KUNNEN PLAATSVINDEN naast sportactiviteiten kunnen er ook allerhande grootschalige culturele activiteiten plaatsvinden. In geval van culturele activiteiten in de zaal dienen (de daartoe voorziene) matten uitgelegd te worden. Hou hier rekening mee! Voor kleinere bijeenkomsten verwijzen we u door naar de ontmoetingsruimte. VERBODEN ACTIVITEITEN Fuiven zijn enkel toegestaan voor verenigingen uit Dudzele, Lissewege, Zwankendamme en Zeebrugge voor meer details en bijkomende voorwaarden: dienst Cultuur. In de polyvalente zaal mogen geen privéfeesten gehouden worden. voor sportactiviteiten wend je tot de Sportdienst, Koning Leoplold III-laan 50, t 050 72 70 00, sportdienst@brugge.be.
VERGADERZAAL Naast de ontmoetingsruimte (aan de linkerkant gezien vanuit de ingang) ligt de vergaderzaal. In feite gaat het om 2 aanpalende vergaderzaaltjes die samen verhuurd worden. De vergaderzalen bieden plaats aan 50 mensen. In de vergaderzalen bevinden zich 50 stoelen en tafels. Toiletpapier, zeep en handdoeken zijn voorzien in de wc s. Voor grootschalige activiteiten wordt gevraagd zelf toiletpapier mee te brengen. De toiletten dienen steeds in propere toestand te worden achtergelaten. TOILETTEN De toiletten grenzen aan de ontmoetingsruimte. Er zijn 6 damestoiletten en 1 toilet voor gehandicapten. Voor de heren zijn er nog eens 4 toiletten, 4 urinoirs en 1 toilet voor gehandicapten. Zowel in de dames- als in de herentoiletten bevinden zich 3 lavabo s.
ontmoetingsruimte BAR De ontmoetingsruimte bar De Polder kan bevindt enkel gebruikt zich in het administratief worden combinatie centrum met van de Sint-kruis. ontmoetingsruimte of : de 24 vergaderzaal. x 11 meter. Afmeting Podium In de bar : is 9 x geen 5 meter. tapinstallatie aanwezig, hier kan de gebruiker desgewenst zelf voor Er is een tribune die na afloop van de activiteit opnieuw opgesteld moet worden zoals zorgen. voor De bar het is gebruik uitgerust. met frigo s. In Er de is een zaal beperkt zijn 180 servies zitplaatsen aanwezig. voorzien, Praktische 180 afspraken stoelen. hierover kunnen met de er zijn conciërge worden gemaakt. In de zaal is een beamer, projectiescherm en De gebruiker dient zelf in te staan voor afwasmiddel, vaat- en handdoeken en andere geluidsinstallatie aanwezig (radio/cd/micro). De bedieningskast hangt links vooraan in de barbenodigdheden. zaal (muur podium). De zaal kan verduisterd worden. Er is een toneeldoek aanwezig. De ramen zijn voorzien van zwarte, elektrische rolluiken die de gebruiker na afloop van de activiteit moet optrekken. Bij het betreden van de inkomhal van het administratief centrum ziet men eerst glazen deuren en daarachter ziet men de deuren die toegang verschaffen tot de zaal. ALGEMEEN Links In De Polder van inkomhal zijn er ongeveer bevinden 500 zich stoelen, de toiletten. 60 tafels en 2 dames- 27 praktikabels en 2 herentoiletten, aanwezig. 2 Deze urinoirs mogen in en de een verschillende gehandicaptentoilet. zalen gebruikt De worden. vestiaire bevindt zich ter hoogte van de inkomhal. Als men zich vooraan in de zaal bevindt en richting podium kijkt, ziet men rechts een deur die toegang verschaft tot een bergplaats. In deze plaats bevindt zich de zekeringskast. Achter het podium is er een kleedruimte en een bergplaats voor toneelmateriaal. Hier is ook een toilet voor de artiesten.
ALGEMENE VOORWAARDEN GEBRUIK DE POLDER 1. GEBRUIK ZA(A)L(EN) DE POLDER De Polder beschikt over een polyvalente zaal, een ontmoetingsruimte (met tentoonstellingsruimte), een vergaderzaal en een keuken. De Polyvalente zaal, de ontmoetingsruimte, de vergaderzaal en de keuken kunnen afzonderlijk worden afgehuurd. Om redenen van brandveiligheid wordt de ontmoetingsruimte en de vergaderzaal niet in gebruik gegeven aan verschillende gebruikers indien er reeds een activiteit plaatsvindt in de keuken en vica versa. Indien de keuken in gebruik is kan er geen enkele andere zaal in gebruik gegeven worden aan andere gebruikers. Het gebruik van za(a)l(en) van De Polder wordt toegestaan voor diverse culturele activiteiten. Het gebruik van de ontmoetingsruimte en polyvalente zaal van De Polder voor fuiven wordt enkel toegestaan voor verenigingen uit Dudzele, Lissewege, Zwankendamme en Zeebrugge. Het organiseren van fuiven in De Polder is beperkt tot 12 keer per jaar en 2 keer per maand en wordt enkel toegestaan aan verenigingen uit Dudzele, Lissewege, Zwankendamme en Zeebrugge. Privé-feesten (recepties, huwelijksfeesten, communiefeesten, verjaardagsfeesten, maaltijden, banketten, e.a.) zijn niet toegestaan. 2. AANVRAAG GEBRUIK ZAAL DE POLDER De reservatie van de zalen van De Polder gebeurt bij de stad Brugge, dienst Cultuur (050/44.82.70, dienst.cultuur@brugge.be) voor socioculturele activiteiten en bij de sportdienst (050/72.70.06, sportdienst@brugge.be) voor sportactiviteiten. Men kan zich wenden tot de verantwoordelijken voor het zaalbeheer bij de betreffende diensten om navraag te doen naar de beschikbaarheid van de zaal en eventueel een optie te nemen. Deze optie dient binnen de veertien kalenderdagen schriftelijk (per brief, fax, e-mail of online) bevestigd te worden door bijgaande overeenkomst in te vullen. Indien de optie niet tijdig wordt bevestigd, wordt deze door de stad Brugge, dienst Cultuur geannuleerd. Indien men vroeger toegang wenst tot de zaal, bijvoorbeeld voor opbouw dient dit aangevraagd te worden via bijgevoegd formulier. Voor de specifieke afspraken m.b.t. het gebruik van de bar: zie punt 8. Voor specificaties m.b.t. het gebruik van de keuken: zie verder punt 9. De reservatie is pas definitief na ontvangst van de bevestigingsbrief van de Stad Brugge en nadat voldaan werd aan de betalingsmodaliteiten: zie verder punt 3. De aanvrager dient steeds de werkelijke organisator te zijn van de activiteit. Aanvragen waarbij vermoed wordt dat de aanvrager optreedt als tussenpersoon of bemiddelaar, worden geweigerd. Indien achteraf blijkt dat de aanvrager niet de werkelijke organisator is van de activiteit, wordt een sanctie opgelegd: zie verder punt 5. 3. BETALINGSMODALITEITEN Bij de bevestigingsbrief van de Stad Brugge wordt een factuur bijgevoegd voor de betaling van de waarborgsom en de gebruiksvergoeding voor de zaal. De waarborg dient binnen de 15 dagen na de verzenddatum op de bevestigingsbrief te worden betaald, zoniet vervalt de gegeven gebruikstoelating. De gebruiksvergoeding dient uiterlijk 1 maand vóór de 1e gebruiksdag vereffend te worden, tenzij de vervaldatum op de factuur dit anders vermeldt. Zoniet kan de toegang tot de zaal geweigerd worden. De waarborg wordt na afloop van het evenement terugbetaald voor zover aan de gebruiksvoorwaarden werd voldaan en geen schade werd vastgesteld. 4. OPTIES De za(a)l(en) van De Polder kan/ kunnen ten laatste 4 weken vóór de aanvang van de activiteit gereserveerd worden. Zalen kunnen gereserveerd worden voor activiteiten die zich maximaal 2 jaar in de toekomst bevinden. 5. ONEIGENLIJK GEBRUIK In geval van oneigenlijk gebruik (d.w.z. dat de zaal voor een ander doel wordt gebruikt dan hetgeen werd doorgegeven) wordt een sanctie opgelegd aan de gebruiker. Bij een eerste overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Cultuur de vereniging gedurende één jaar ontzegd. Bij een tweede overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Cultuur de vereniging gedurende twee jaar ontzegd. Bij een derde overtreding krijgt de vereniging niet langer toelating deze of een andere stadszaal te gebruiken. In geval de duur van de activiteit de afgesproken periode overschreden heeft of in geval de zaal niet ontruimd werd op de voorgeschreven wijze, wordt een schadevergoeding gevraagd. Deze gebeuren a rato van de reële huurprijs van de zaal en/of de uurloontarieven voor het extra werk. De extra kosten zijn ten laste van de huurder.
6. ANNULATIE Indien het Stadsbestuur zich verplicht ziet, ten gevolge van overmacht, het reeds toegestane gebruik in te trekken, wordt de gemotiveerde beslissing aan de betrokkenen meegedeeld. Deze intrekking kan geen aanleiding geven tot het vragen van schadevergoeding. De gestorte gebruiksvergoeding en waarborgsom worden door de stad terugbetaald. Bij annulering door de gebruiker wordt, in geval van overmacht, de volledige gebruiksvergoeding en waarborgsom terugbetaald. Deze annulering dient schriftelijk en met de nodige bewijsstukken te worden overgemaakt aan de stad Brugge, dienst Cultuur. Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien en de dienst Cultuur 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum op de hoogte wordt gesteld per brief, fax of e-mail, wordt de volledige gebruiksvergoeding en waarborg terugbetaald. Indien van het gebruik van de zaal wordt afgezien minder dan 30 kalenderdagen vóór de reservatiedatum, wordt de gestorte waarborg niet terugbetaald. 7. TARIEVEN 7.1 Gebruiksvergoeding Naar tariefcode. 7.2 WAARBORG (PER GEBRUIK) Naar tariefcode. 7.3 In de gebruiksvergoeding is maximum gebruik van de zaal opgenomen per activiteitsdag. In principe dient de zaal opnieuw beschikbaar te zijn voor andere gebruikers vóór 9 uur de volgende morgen. Indien de zaal vroeger ter beschikking wordt gesteld omwille van opbouw, of langer in gebruik blijft omwille van afbraak, wordt 25% van het gecodeerd tarief aangerekend voor een halve dag extra gebruik, of 50% voor een volledige dag extra gebruik. 7.4 Het College van Burgemeester en Schepenen kan omwille van specifieke redenen afwijken van de voorgestelde gebruiksvergoeding. 7.5 De billijke vergoeding en de bijdrage aan Sabam zijn niet in de gebruiksvergoeding opgenomen. Deze dienen door de aanvrager apart te worden aangegeven. 7.6 Onmiddellijk na de activiteit dienen alle voorwerpen die niet tot de uitrusting van de za(a)l(en) behoren te worden verwijderd. Gebeurt dit niet, dan worden de extra uurloontarieven voor het opruimen van dit materiaal aan de organisator aangerekend. 7.7 Normaal verbruik van elektriciteit, water en verwarming zijn in de gebruiksvergoeding opgenomen. 8. GEBRUIK VAN DE BAR Het gebruik van de bar (in combinatie met de ontmoetingsruimte) van zaal De Polder dient te worden aangevraagd via bijgevoegd aanvraagformulier. De bar dient steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. 9. GEBRUIK VAN DE KEUKEN Het gebruik van de keuken van zaal De Polder dient steeds afzonderlijk te worden aangevraagd en is niet automatisch verbonden aan het gebruik van een van de zalen. De keuken dient steeds opgeruimd te worden na elke activiteit tot de situatie vóór het gebruik. 10. VERANTWOORDELIJKHEID, AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor alle beschadigingen aangebracht aan het gebouw of de uitrusting ervan, ontstaan of toegebracht ten gevolge van het gebruik, door de gebruiker zelf, zijn medewerkers, helpers, deelnemers aan de activiteit etc. Na afloop van elk gebruik van de zaal, zal de toezichter en/of de verantwoordelijke van de dienst Cultuur een rondgang maken om de staat van de zaal te controleren. Indien de gebruiker hierbij wenst aanwezig te zijn, dient hij/zij dit kenbaar te maken aan de contactpersoon bij de dienst Cultuur. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld, zal de gebruiker bij de eerste uitnodiging van de stad Brugge, dienst Cultuur aanwezig zijn om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de gebruiker dan niet aanwezig is, zal de schade door de dienst Cultuur zelf worden bepaald. De kosten van de aldus vastgestelde schade dienen, samen met de hierbij gepaard gaande administratieve kosten, voor het volledige bedrag aan de Stad Brugge te worden betaald. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de terbeschikkingstelling van de za(al)l(en) onmiddellijk ingetrokken of stopgezet worden zonder schadeloosstelling. De gebruiker vrijwaart de Stad Brugge tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal. Stad Brugge kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een gehele of gedeeltelijke stroomonderbreking, waardoor de activiteit gehinderd of verhinderd zou worden. Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen aangerekend worden. In toepassing van artikel 2 van de politieverordening van 30 maart 1999 betreffende de bestrijding van geluidshinder, dient vooraf melding te worden gedaan van het maken of laten maken van muziek in een openbare inrichting of van het inrichten of laten plaatsvinden van een evenement waarbij muziek wordt gemaakt. Deze melding dient in drievoud te worden overgemaakt aan de Burgemeester bij per post aangetekende zending of bij afgifte in het stadhuis tegen ontvangstbewijs. (Meer informatie: 050/44.80.10, leefmilieu@brugge.be). Het stadsbestuur Brugge heeft op het gebied van de verzekering bij verhuringen infrastructuur van de dienst Cultuur de volgende brandpolis afgesloten bij N.V. Ethias: Polis 1/2153/38041321 die voorziet in een afstand van verhaal t.o.v. gebruikers en/of huurders van De Polder.
11. ROOKVERBOD In alle ruimtes van De Polder geldt een algemeen rookverbod. 12. ANDERE VOORWAARDEN Tijdens een sperperiode van 6 maanden voorafgaand aan de dag van verkiezingen kan door politieke organisaties geen gebruik gemaakt worden van De Polder. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten of publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum (zie technische fiche). Minderjarige kinderen worden steeds begeleid door een volwassene. In geen geval mogen deuren of trapgangen belemmerd worden. Het is verboden de nooduitgangen te belemmeren, deze dienen bruikbaar te zijn over de volledige breedte. Het is verboden lokalen, ramen, deuren, muren, zuilen, panelen of vloeren te benagelen, beplakken of ander hechtingsmateriaal aan te brengen. De noodverlichting en pictogrammen die de nooduitgangen aanduiden, dienen steeds zichtbaar te blijven. Het is verboden om gevaarlijke stoffen of vloeistoffen in het gebouw te brengen. Elke aanwezigheid van brandstof dient vooraf onderworpen aan de goedkeuring van de stedelijke brandweer, Pathoekeweg 215 8000 Brugge tel. 050/44.84.44. Papierresten, brandbaar verpakkingsmateriaal en brandbaar afval moeten onmiddellijk uit het gebouw verwijderd worden. Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken. Alle brandpreventievoorschriften moeten worden nageleefd. In geval van niet-naleving kan de Burgemeester beslissen om de activiteit te onderbreken. Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de elektrische installatie en aftakdozen te openen om er een aansluiting in te voorzien. Enkel de aanwezige stopcontacten of CEE-stopcontacten dienen gebruikt te worden. Als de Stad de energie ter beschikking stelt is deze levering van energie een inspanningsverbintenis, en dus geen resultaatsverbintenis. Derhalve kan de Stad niet aansprakelijk worden gesteld voor onderbrekingen en kan zij in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd zijn. De gebruiker dient de nodige schikkingen te treffen om iedere oorzaak van beschadiging te vermijden. De gebruiker dient de Stad op de hoogte te stellen van elke beschadiging of afwijking aan de wettelijke voorschriften die hij kan vaststellen. De gebruiker dient een eigen beveiliging tegen verliesstroom en overbelasting te voorzien. De gebruiker zal na de activiteit de gebruikte lokalen opruimen en alle vuilnis verwijderen. Vuilnis moet meegenomen worden of in de door de gebruiker zelf aangekochte officiële vuilniszakken ingepakt en op de door de verantwoordelijke aangeduide plaats gezet worden. Bij het verlaten van de zaal dienen alle gebruikte toestellen uitgeschakeld te worden. De gebruiker houdt zich eraan de zaal na gebruik te vegen en alle tafels en stoelen te stapelen op de oorspronkelijke wijze (zie technische fiche) of volgens de instructies van de dienst Cultuur met het oog op het volgende gebruik. Als de zaal niet gebruikt wordt voor sportdoeleinden dan moet de vloer beschermd worden door middel van de matten die hiervoor in de zaal aanwezig zijn. De matten dienen door de gebruiker geplaatst en gereinigd te worden na elk gebruik. Het nazicht en oprollen van de matten gebeurt onder toezicht van de conciërge. De zaalgebruiker verbindt er zich toe, voor de organisatie van publiektoegankelijke evenementen, de faciliteiten voor bezoekers met mobiliteitsproblemen steeds toegankelijk te houden. Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan een gedeelte van de waarborgsom worden ingehouden.
stad brugge dienst cultuur t brugse vrije burg 11, b-8000 brugge t 050 44 82 70 www.brugge.be dienst.cultuur@brugge.be