Bedrijfsverhuizingen ( )

CDC/Divisie Facilitair&Logistiek ASSORTIMENTS- EN CATEGORIEMANAGEMENT Datum: 21-04- 2015 Versie: 2.0 PROGRAMMA Algemeen Goederen VAN EISEN PVE-nummer 103-080-01 Hiermede vervalt Versie 1.0 Bedrijfsverhuizingen (103-080) Opgesteld door : CDC/DF&L/VAM/Assortiments- en Categoriemanagement Naam :B.A. van Soest, Senior Assortimentsmanager Vastgesteld door: Naam en functie : F.J.J. Geleijns, Hoofd Afdeling Assortiments- en Categoriemanagement Dagtekening : Handtekening: Dit Programma Van Eisen omvat 7 bladzijden

BLAD 2 VAN 7 BLADEN DEFINITIES AFKORTINGEN 1.1 Afkortingen PVE : Programma Van Eisen ROV : Raamovereenkomst DO : Defensieonderdeel CDC : Commando DienstenCentra DF&L : Divisie Facilitair en Logistiek VAM : Vraag- en Aanbodmanagement FBD : Facilitair Bedrijf Defensie 1.2 Algemeen Dit document is het Programma Van Eisen (PVE) waarin de technische en functionele eisen worden beschreven die Defensie stelt aan bedrijfsverhuizingen. Er wordt onderscheid gemaakt in: Interne verhuizingen: transport van roerende zaken binnen een pand of een complex van panden op hetzelfde afgesloten Defensieterrein. Het verzorgen van de aan- en afvoer van benodigde verhuismaterialen, het in- en uitpakken, het plaatsen, demonteren en monteren van meubilair en apparatuur, de zorg voor het gebruik van beschermende materialen en het verwijderen van verhuismaterialen maken hier onlosmakelijk deel van uit. Externe verhuizingen: transport van roerende zaken tussen twee of meer panden en tussen twee of meer afzonderlijke Defensieterreinen, aangewezen door de opdrachtgever, waarbij extern transport noodzakelijk is om de verhuizing uit te voeren. Het verzorgen van de aan- en afvoer van benodigde verhuismaterialen, het in- en uitpakken, het plaatsen, demonteren en monteren van meubilair en apparatuur, de zorg voor het gebruik van beschermende materialen en het verwijderen van verhuismaterialen maken hier onlosmakelijk deel van uit. Opslag en archivering. Overige activiteiten: alle verhuisactiviteiten die niet onder een van de hierboven beschreven categorieën onder te brengen zijn. Daarbij kan het onder meer gaan om de (projectmatige) coördinatie van verhuizingen. De te verhuizen inventaris bestaat hoofdzakelijk uit: Kantoormeubilair (bureau, kasten, stoelen, etc.); Inhoud van kasten en bureaus (persoonlijke en algemene dossiers); Archief; Computerapparatuur (zoals pc s, terminals, toetsenborden, printers); Overige losse inventaris zoals brandkasten en kleine kopieerapparatuur (tafelmodel). Opslag kantoormeubilair, dit betreft voornamelijk tijdelijke opslag tijdens verhuizingen van meubilair (bureaus, stoelen, kasten, ladenblokken etc.) en het netjes houden van de opslag. Een standaard werkplek bestaat uit een bureau, ladekast, bureaustoel, papierbak, prullenbak en een optie uit de volgende kasten: - schuifdeur kast 140 x 150 - roldeurkast 195 x 125 - roldeurkast 105 x 125 De normen met betrekking tot verhuizingen in m3 zijn vastgesteld op: m3 Standaard werkplek (zonder PC) 7 PC Configuratie 0,25 Directiemeubilair 4 Waardekast 5 20 verhuisdozen per persoon 2 2

BLAD 3 VAN 7 BLADEN De verplaatsing van groot kopieerapparatuur en Pater Noster kasten geschiedt door de leverancier waar Opdrachtgever een (lease-)overeenkomst mee heeft. Het los- en aankoppelen van decentrale computerapparatuur geschiedt in eigen beheer. Verhuizingen van zware kluizen en datasafes zullen op regiebasis worden verhuisd. Een bijkomende dienst binnen de opdracht is de zogenaamde handyman. Bij verhuizingen wordt zoveel getracht het meubilair en de ICT-apparatuur op dezelfde plaats te houden. Deze handy-man dient de Werkplekinrichting, die in aanmerking komt voor een verhuizing, te demonteren cq. te monteren. Daarnaast dient de handy-man zorg te dragen voor het correct instellen van meubilair en het (her-) inrichten van de kamer en de vergaderzalen. 1.3 Doel Het PVE heeft uiteindelijk tot doel een raamovereenkomst, voor de periode 2015 t/m 2019, af te sluiten met een opdrachtnemer voor een defensiebrede dienstverlening van bedrijfsverhuizingen. 1.4 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Bij de omschrijving van bepaalde eisen wordt verwezen naar de bijlagen. Deze documenten worden geacht deel uit te maken van dit PVE. Daarom zijn de daarin opgenomen eisen geheel van toepassing, tenzij in het PVE een bepaalde afbakening is gegeven ten aanzien van de toepassing van die documenten. Daarnaast wordt in de hieronder genoemde documenten soms weer verder verwezen naar andere documenten. Deze documenten zijn van toepassing tenzij een bepaalde afbakening is aangegeven. 1.5 Tegenstrijdigheid Indien bepaalde eisen van dit PVE in strijd zijn met het gestelde in voornoemde documenten of voorschriften moet de opdrachtgever om uitsluitsel worden gevraagd teneinde vast te stellen welke eisen bindend zijn. 1.6 Geldigheid documenten Van toepassing is de uitgave van de documenten, welke van kracht is op de datum van de offerte aanvraag, tenzij uit de vermelde revisiedatum, nummer of letter anders blijkt. 1.7 Huidige situatie Bedrijfsverhuizingen kunnen defensiebreed aangevraagd worden, via de interne dienstverlener het Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), door middel van een digitaal verhuisformulier. Tot 15 werkplekken verhuist het FBD zelf intern en wordt er veelal geen gebruik gemaakt van diensten van Opdrachtnemer. Het digitale verhuisformulier geeft aan: van welke locatie naar welke locatie verhuisd dient te worden; de aard van de te verhuizen goederen; de afzonderlijke volumes van de te verhuizen goederen; het totaal te verhuizen volume. Door het vaste (all inclusive) tarief voor de m 3 prijs zijn de verhuiskosten al bekend op het moment dat de aanvraag naar de Opdrachtnemer gaat namelijk het opgegeven (= overeengekomen) volume x reeds overeengekomen tarief per m 3. Het verhuisformulier dient door de behoeftesteller verzonden te worden aan de bevoegde defensiefunctionaris. De aanvraag gaat daarna via DigiInkoop naar Opdrachtnemer. 1.8 Gewenste situatie Defensie heeft steeds meer behoefte aan een optimale sturing op de aanbestedingen, waaronder die voor bedrijfsverhuizingen. De afdeling Assortiments- en Categoriemanagement, Divisie Facilitair en Logistiek van Commando DienstenCentra is hiervoor de centrale behoeftesteller namens Defensie. 3

BLAD 4 VAN 7 BLADEN 2. Functionele en/of technische eisen EIS 1. Inschrijver heeft een geautomatiseerd bestel- en uitvoeringsproces welke gekoppeld kan worden aan Elektronisch Bestellen en Factureren (EBF) middels DigiInkoop. Zie voor een beschrijving van EBF Bijlage Q. EIS 2. Alle voertuigen met een gewicht lichter aan of gelijk aan 3.500 kg die u voor de uitvoering van de opdracht gaat inzetten, dienen minimaal aan de Europese emmissiestandaard 4 (Euro-4). EIS 3. Alle voertuigen (ouder dan 2005) met een gewicht zwaarder dan 3.500 kg die voor de uitvoering van de opdracht worden ingezet, dienen minimaal te voldoen aan de Euro-3 norm. EIS 4. Alle dieselvoertuigen met een gewicht lichter dan of gelijk aan 3.500 kg die u voor de uitvoering van de opdracht gaat inzetten beschikken over de volgende voorziening voor beperking van emissie van fijnstof: roetfilter af fabriek; indien roetfilter niet leverbaar is: retrofit of een installatie met een tenminste gelijkwaardige werking. EIS 5. Levering emballage (5 dagen termijn) Het materiaal wat onder emballage genoemd staat dient binnen de termijn van 5 dagen na de geleverde verhuisdienst te zijn opgehaald door leverancier. Indien de artikelen op verzoek van Defensie blijven staan, dan is besteller verplicht dit middels een additionele opdracht in DigiInkoop aan te vragen. Uitgangspunt is en blijft dat de materialen binnen 5 dagen na geleverde dienst zijn opgehaald. Uiterste termijn dat er verhuismateriaal bij defensie aanwezig is dus geleverde verhuisdienst +5d. EIS 6. Inschrijver neemt alle verpakkingsmaterialen, zonder additionele kosten in rekening te brengen, retour voor hergebruik of ter vernietiging in overeenstemming met de geldende milieu-, duurzaamheid en arbo-normen. EIS 7. Inschrijver dient te voldoen aan de geldende en actuele normen op het gebied van Arbo, milieu en duurzaamheid met betrekking tot bedrijfsverhuizingen. EIS 8. Tenzij anders wordt aangegeven (door Opdrachtgever) zijn de werktijden op de locatie van 7.30 uur tot 16.30 uur (8 uur plus 1 uur pauze). De verhuizers dienen zich om 7.30 uur bij de contactpersoon van de locatie te melden en om 16.30 uur af te melden. De reiskosten van en naar meerdere locaties van Opdrachtgever binnen één stad, worden niet meegerekend in de werktijden en dienen in de tarieven te zijn inbegrepen. Het uur pauze (lunch, koffie en/of theepauze) is voor rekening van Opdrachtnemer. EIS 9. Werkzaamheden die storend (kunnen) zijn voor de bedrijfsvoering van Opdrachtgever, dienen op die gedeelten van de dag uitgevoerd te worden, waarop de bedrijfsvoering van de Opdrachtgever niet of zo min mogelijk wordt verstoord. EIS 10. Inschrijver draagt er zorg voor dat de voorraad van de materialen, middelen en machines voldoende is, zodat er bij de uitvoering van het proces geen stagnatie optreedt door een tekort aan voorraad of ondeugdelijke materialen en machines. EIS 11. Inschrijver draagt, bij een verhuizing, zorg dat in ieder gebouw van Opdrachtgever productinformatie- en veiligheidsbladen aanwezig zijn. EIS 12. Inschrijver gaat ermee akkoord dat Opdrachtgever eigen opslagruimte ter beschikking kan stellen, na lokaal overleg en voor zover aanwezig. Opdrachtnemer kan hier geen rechten aan ontlenen. EIS 13. Voor aanvang van (verhuis)werkzaamheden dient Opdrachtnemer een nieuwe medewerker, minimaal acht (8) uur voor aanvang, zowel schriftelijk als mondeling aan (de verantwoordelijke vertegenwoordiger van) Opdrachtgever bekend te maken. EIS 14. Inschrijver gaat ermee akkoord, indien daartoe aanleiding bestaat naar oordeel van Opdrachtgever, Opdrachtgever onmiddellijke verwijdering en vervanging van een door 4

BLAD 5 VAN 7 BLADEN Opdrachtnemer tewerkgestelde medewerk(st)er te eisen. Opdrachtgever zal in een dergelijke situatie haar bezwaar deugdelijk en schriftelijk motiveren. EIS 15. Personeel van Inschrijver dient minimaal te beschikken over de volgende minimale opleidingseisen: Functie Assistent verhuizer Assistent verhuizer Project verhuizer Voorman project verhuizer Minimale opleidingseisen Diploma assistent verhuizer Als boven maar in het bezit van het certificaat heftruckbestuurder Diploma project verhuizer Diploma voorman project verhuizer Projectleider projectverhuizingen Diploma projectleider projectverhuizingen EIS 16. Inschrijver gaat ermee akkoord dat de handyman taken uitgevoerd kunnen worden door de project verhuizer en de voorman project verhuizer. Het is aan Opdrachtnemer zelf te bepalen wie hij voor deze taken inzet. EIS 17. Personeel van Inschrijver dient VCA** gecertificeerd te zijn. EIS 18. Personeel van Inschrijver dat voertuigen bestuurt en bedient, dient te beschikken over een geldig (groot) rijbewijs en eventueel overige certificaten (bijvoorbeeld heftruckbestuurder). EIS 19. Personeel van Inschrijver dient, alvorens te worden ingezet bij Opdrachtgever in het bezit te zijn van een geldige Verklaring Omtrent goed Gedrag (VOG), welke niet ouder mag dan zes (6) maanden. De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is te verkrijgen bij de gemeente van desbetreffende persoon, de hieraan verbonden kosten zijn voor de Inschrijver. Het verkrijgen van deze verklaring duurt tussen de zes (6) en acht (8) weken. EIS 20. Inschrijver draagt er zorg voor dat zijn personeel voldoen en blijven voldoen aan de verplichting tot legitimatie van medewerkers werkzaam op de locaties van Opdrachtgever zoals gesteld in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). De Wav verplicht de werkgever de identiteit van de werknemer te controleren. Dit betekend dat bij tewerkstelling van een werknemer (ook via leveranciers, uitzendbureaus, en dergelijke) deze medewerkers wettelijk verplicht zijn zich te legitimeren met een origineel identiteitsbewijs. Dit kan een paspoort of Europese identiteitskaart zijn, maar geen rijbewijs. Een rijbewijs vermeldt namelijk geen nationaliteit en zegt ook niets over de verblijfstatus. Opdrachtgever zal een kopie van het identiteitsbewijs maken en in de administratie bewaren. EIS 21. Het kan voorkomen dat Opdrachtgever één of meer vaste verhuizers voor een aantal vastgestelde dagen per week wenst in te huren. Daarnaast zullen regelmatig extra verhuizers uit de vaste pool met vervangers worden ingehuurd. In deze situatie hecht Opdrachtgever er veel waarde aan dat de in te zetten verhuizers snel de weg leren kennen in de diverse panden en snel bekend zijn met het geplaatste meubilair. Dit betekent dat Opdrachtgever graag werkt met vaste verhuizers/voormannen en een vaste pool van vervangers. Gedurende de eerste twee weken gerekend vanaf de ingangsdatum van de Raamovereenkomst draagt Opdrachtgever zorg voor het rondleiden van de door Opdrachtnemer voorgestelde vaste verhuizers. Deze vaste verhuizers dragen op hun beurt zorg voor het wegwijs maken van hun vaste vervangers zonder dat dit meerkosten voor Opdrachtgever met zich meebrengt. Inschrijver stelt een pool met vaste verhuizers en hun vervangers samen ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden bij Opdrachtgever. EIS 22. Inschrijver gaat ermee akkoord er geen meerkosten in rekening gebracht worden voor het wegwijs maken van de vervangers door de vaste verhuizers. 5

BLAD 6 VAN 7 BLADEN EIS 23. Inschrijver dient op elk gewenst moment een actueel overzicht van het tewerkgestelde personeel in de gebouwen van Opdrachtgever aan Opdrachtgever te kunnen overleggen. In verband met de veiligheid en het voorkomen van het te werk stellen van personeel zonder werkvergunning, dient de inschrijver deze lijst te voorzien van een kopie van een geldig identiteitsbewijs. EIS 24. Het te werk gestelde personeel dient zich altijd te kunnen legitimeren. Indien hier niet aan wordt voldaan, is Opdrachtgever gerechtigd de betrokken persoon de toegang tot de locatie te ontzeggen en/of van de locatie te (laten) verwijderen. Een door Opdrachtgever verstrekte draagpas of bedrijfspas dient zichtbaar gedragen te worden. De defensiedraagpas of bedrijfspas bestaat uit vier (4) typen, waarvan type IV onder andere wordt verstrekt aan externe dienstverleners. Conform de Uitvoeringsbepaling A/007: Toegangsregeling, deeluitmakend van het Defensie Beveiligingsbeleid (DBB), is de elektronische geldigheid van de type IV-kaart maximaal één (1) dag geldig. Voorgaande regelgeving veroorzaakt nogal eens praktische problemen. Derhalve is na intern beraad binnen de Beveiligingsautoriteit bepaald dat de elektronische geldigheid van een type IV kaart ten behoeve van externe dienstverleners kan worden verruimd tot maximaal één (1) jaar, onder de volgende voorwaarden: de externe dienstverlener in het bezit is van een geldige Verklaring van Geen Bezwaar (VGB); de externe dienstverlener werkzaam is voor bedrijf welke is gecertificeerd conform de Algemene Beveiligingseisen Defensie Opdrachten (ABDO); personeel van de externe dienstverlener is in het bezit van een geldige VOG verklaring, niet ouder dan zes (6) maanden; de elektronische geldigheid mag de fysieke geldigheid van de type IVkaart, einde geldigheid VGB of einde raamovereenkomstduur niet overstijgen. EIS 25. De inschrijver dient zijn medewerkers herkenbare en uniforme bedrijfskleding te laten dragen. Het dragen van caps, hoofdbedekking waardoor het gezicht niet zichtbaar is, walkmans e.d. is niet toegestaan. Het gebruik van de (mobiele) telefoon is alleen in nood toegestaan. Bij het niet voldoen aan het bovenstaande is de opdrachtgever gerechtigd de betrokken persoon de toegang tot de locatie te ontzeggen en/ of van de locatie te (laten) verwijderen. Indien tijdens de contractperiode na een eerste waarschuwing (is het schriftelijk vastleggen door de opdrachtgever van de constatering dat wat in deze paragraaf is omschreven niet wordt voldaan) van of via de opdrachtgever, niet wordt voldaan aan deze eis, is een boete verschuldigd zoals vermeld in het beschrijvend document. EIS 26. Inschrijver garandeert de volgende levertijden: verhuizingen tot 200 m3, binnen één (1) week na aanmelding; verhuizingen van 200 m3 en meer (projectverhuizingen) één (1) week na aanmelding, hierbij dient een projectmanager beschikbaar gesteld te worden en een verhuisplan te worden opgeleverd. EIS 27. Van Inschrijver wordt, in de breedste zin van het woord, een proactieve instelling verwacht. Tevens dient de Inschrijver innovatie op het gebied van verhuismiddelen en materialen kenbaar te maken aan Opdrachtgever en daar waar mogelijk in overleg met de Opdrachtgever toe te passen. EIS 28. Het is Inschrijver, zonder nadrukkelijke toestemming van Opdrachtgever, ten strengste verboden om bedrijfsmiddelen van Opdrachtgever, zoals computers, telefoons, kopieerapparaten, enzovoorts te gebruiken. Bij overtreding van deze regel kan de betrokken medewerkers direct en permanent de toegang tot de locatie worden ontzegd door Opdrachtgever. Eventuele kosten die Opdrachtgever heeft gemaakt zullen worden verhaald op Inschrijver (zoals bijvoorbeeld herstelkosten aan apparatuur). EIS 29. Inschrijver gaat ermee akkoord dat de werkzaamheden met ingang van 1 mei 2015 kunnen starten. De opstart van de werkzaamheden heeft een minimale invloed op het primaire proces van Opdrachtgever. 6

BLAD 7 VAN 7 BLADEN EIS 30. Indien zich calamiteiten voordoen tijdens de uitvoeringsuren van de Inschrijver dienen de medewerker(s) van de Inschrijver handelend op te treden. De Inschrijver dient ergere schade te voorkomen en direct de contactpersoon van de opdrachtgever te informeren over verdere acties. EIS 31. Indien ten gevolge van onzorgvuldig gebruik door het personeel van de Inschrijver het alarm wordt geactiveerd, zijn alle hieruit voortvloeiende kosten voor rekening van de Inschrijver. De Opdrachtgever zal de Inschrijver hierover schriftelijk informeren en de kosten desgewenst verrekenen met het eerstvolgende maandbedrag. EIS 32. Voorschriften met betrekking tot de veiligheid van de medewerkers van de Inschrijver, op de locaties van de Opdrachtgever, zullen na gunning door de Inschrijver worden opgevraagd bij de Opdrachtgever, zodat de Inschrijver in staat is zijn medewerkers op een goede en adequate wijze te instrueren en te begeleiden. Het betreft de veiligheidsinstructies van de Inschrijver en het algemeen van toepassing zijnde wettelijke veiligheidsvoorschriften en regelgeving evenals ter plaatse geldende voorschriften en huisregels. Indien de medewerkers van de Inschrijvers zich niet conformeren aan deze instructie en regelgeving is de Opdrachtgever gerechtigd de betrokken medewerker direct en permanent de toegang tot de locatie te ontzeggen. EIS 33. Inschrijver dient waar nodig zorg te dragen voor benodigde ontheffingen en vergunningen met betrekking tot verhuizingen. De kosten hiervoor liggen bij Opdrachtnemer. Opdrachtgever zal bij de aanvraag van de benodigde ontheffingen en vergunningen zijn medewerking verlenen. EIS 34. Het is van belang dat Opdrachtnemer ruime ervaring heeft met een proces management systeem. Het webbased systeem dient : decentraal toegankelijk zijn voor Opdrachtgever; managementrapportages te verzorgen; een tracking, tracing en reporting functie te hebben; een volledige transparantie te bieden. EIS 35. Opdrachtnemer dient een procedure te hebben voor het afhandelen van schadeclaims. 7