Integriteit bij de SCW Aanleiding We worden geacht integer te handelen naar algemeen aanvaarde of corporatiespecifiek opgestelde gedragsregels. Toch zette bouwfraude I ons aan het denken. Regelmatig verschijnen er nieuwe berichten in de media over normoverschrijdend gedrag. Na bouwfraude I wordt er nu veelvuldig gerept over een bouwfraude II. Daarbij wordt expliciet een relatie gelegd met onze bedrijfstak, aangezien corporaties onder meer betrokken zijn in het proces van gunning en aanbesteding van werken aan bouwbedrijven en onderhoudsbedrijven. In deze context is het van belang en raadzaam om ten behoeve van medewerkers normen vast te stellen en kenbaar te maken met als doel dat zij deze in acht nemen tijdens het uitoefenen van de werkzaamheden. De sector Aan woningcorporaties worden hoge eisen gesteld in het kader van de maatschappelijke taakstelling en het realiseren van een goed rendement als gewone organisatie. Het ondernemerschap staat in hoge mate ten dienste van het maatschappelijk rendement: betrekkelijk nieuwe begrippen in de corporatiesector, waarbij integriteit een rol speelt. Aedes heeft in 2002 een gedragscode voor corporaties opgesteld. Momenteel is een Aedes-commissie bezig deze verder aan te scherpen. SCW onderschrijft deze branchecode. De kern van de Aedes code is dat het management van de corporatie de onmiskenbare verantwoordelijkheid draagt om integriteit te organiseren en de invulling van de maatschappelijke functie duidelijk te maken. Dilemma s in integriteit bij de SCW De SCW heeft in haar statuten vastgelegd dat het vermogen een maatschappelijke bestemming heeft. De belanghouders, zoals het rijk, de gemeente en het Huurdersplatform SCW verwachten dat wij deze bestemming waarborgen. Dit wordt nagestreefd door middel van intern toezicht, een transparante inrichting van onze organisatie en een integere omgang met belanghouders en bewoners. Meer specifiek gaat het bij integer handelen en maatschappelijk ondernemen om vragen als: - Wat mag er van de SCW verwacht worden in de zin van het matchen van taken en middelen? - Hoe verzekert de SCW betaalbare huren en wordt er doorstroming gerealiseerd? - Hoe bepalen we welke maatschappelijke projecten er opgepakt worden? - Hoe dienen medewerkers om te gaan met bedrijfsmiddelen? - Welke omgangsvormen staan we voor? - Wat is ons beleid ten aanzien van het ontvangen van geschenken? - Wat is ons beleid ten aanzien van het voor privé-doeleinden inschakelen van bijvoorbeeld aannemers die ook diensten voor de SCW verrichten? Uitgangspunten voor de gedragscode
Maatschappelijke positie Het kader voor het integer handelen en maatschappelijk ondernemen van de SCW is verankerd in de naleving van wet- en regelgeving, meer specifiek voor onze sector het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) en de Aedes code. Medewerkers SCW (lees: medewerkers is inclusief leden Managementteam en directeur-bestuurder) verplichten zich er toe wetten en voorschriften na te leven. Zij onthouden zich van gedragingen die strijdig zijn met mededingingsrecht en andere strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten. Medewerkers SCW streeft een werkomgeving na waarin mensen elkaar met vertrouwen en respect tegemoet treden en waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de resultaten en reputatie van de SCW. SCW wil veilige en gezonde arbeidsomstandigheden creëren voor alle medewerkers. Samen met onze medewerkers willen we de vaardigheden en capaciteiten van ieder van hen verder ontwikkelen en vergroten. Wij zorgen voor een goede communicatie met onze medewerkers door middel van informatieen overlegprocedures. Medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden, voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Dit geldt ook voor de leden van de Raad van Commissarissen. Raad van Commissarissen SCW voert haar activiteiten uit in overeenstemming met algemeen aanvaarde grondslagen voor goed ondernemingsbestuur (balance scorecard en corporate governance). Aan de Raad van Commissarissen wordt tijdige, regelmatige en betrouwbare informatie verstrekt over de activiteiten, de financiële positie en de resultaten. Zakenpartners SCW hanteert objectieve en zorgvuldige afwegingen bij het verstrekken van opdrachten of het samenwerken met toeleveranciers, bouwers en projectontwikkelaars, aannemers, afnemers en andere zakenpartners. SCW verwacht dat deze partners het in hen gestelde vertrouwen niet schaden. Zakelijke integriteit Medewerkers van SCW maken objectieve en zakelijke afwegingen. Het is niet toegestaan geschenken, uitnodigingen of andere oneigenlijke voordelen gericht op zakelijk en/of financieel gewin te verstrekken of te ontvangen. Elk verzoek daartoe dient te worden afgewezen en aan de directie te worden gemeld. Relatiegeschenken moeten daarom zowel bij geven als bij ontvangen binnen redelijke grenzen blijven. Als tegenwaarde wordt 50,-- aangehouden. Attenties mogen nooit in de vorm van geld plaatsvinden. Bij twijfel moet de medewerker een en ander altijd vooraf afstemmen met de afdelingsmanager of de directie (bijvoorbeeld bij twijfel over de hoogte van de tegenwaarde van cadeaubonnen e.d.). Belangentegenstellingen Van alle medewerkers van SCW wordt verwacht dat zij persoonlijke activiteiten en financiële belangen vermijden die strijdig zouden kunnen zijn met de belangen van de SCW. Het is medewerkers verboden persoonlijk gewin voor zichzelf of anderen na te streven door ge- of misbruik van hun positie en/of bedrijfsfaciliteiten. Naleving Naleving van een gedragscode is een essentieel onderdeel. Directie en management van de SCW zien er op toe dat alle medewerkers de gedragsregels kennen en met de werking ervan vertrouwd raken, en dat
aandacht wordt besteed aan naleving van de richtlijnen en voorschriften van de code. Controle De dagelijkse verantwoordelijkheid ligt bij de directie en het management. Zij zijn er voor verantwoordelijk dat de gedragscode wordt toegepast, indien noodzakelijk aangevuld met richtlijnen afgestemd op specifieke omstandigheden. Rapportage Wanneer medewerkers op de hoogte zijn van overtreding van de gedragscode dan zijn zij gehouden c.q. verplicht dit te melden bij de directie. In een transparante organisatie wordt de zogenaamde klokkenluider niet als verklikker gezien, maar als een medewerker met oog en oor voor de belangen van collegae in het algemeen en het imago c.q. de vertrouwenspositie van de SCW en haar medewerkers in het bijzonder. Sancties De gedragscode is geen vrijblijvende zaak. Bij overtreding zal tot arbeidsvoorwaardelijke sancties worden overgegaan. Gedragscode en regels De gedragsregels worden onderscheiden in de volgende thema s: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. uitgangspunten voor de gedragscode (vertrouwelijke) informatie aannemen van geschenken uitnodigingen voor reizen, verblijven, evenementen en excursies uitnodigingen voor diner, lunches en recepties gebruikmaken van eigendommen van de SCW gebruik internet, e-mail, (mobiele) telefoon en kopieermachine ongewenste omgangsvormen gebruikmaken van diensten van leveranciers en aannemers roken, alcohol en drugs kleding sancties 1. Uitgangspunten voor de gedragscode Alle medewerkers houden zich bij de beroepsuitoefening aan de uitgangspunten van de code en de regels van de code. 2. (vertrouwelijke) informatie Het al dan niet met opzet lekken van vertrouwelijk informatie is niet toegestaan. Verder is zorgvuldigheid geboden bij het bewaren/archiveren van stukken of het geven van toegang tot de computer op de werkplek. Ook moeten medewerkers de noodzakelijke zorgvuldigheid betrachten bij zowel bedrijfsmatige als privacygebonden informatie. Medewerkers onthouden zich in principe van contacten met de pers. Voor zover er geautoriseerde contacten met de pers zijn, wordt verwacht dat de betreffende medewerker(s) zich realiseren welke impact uitlatingen kunnen hebben. Er dient altijd vooraf afstemming met de directie plaats te vinden. 3. Aannemen van geschenken Het aannemen van geschenken is toegestaan tot een waarde van maximaal 50,-- per geschenk. De medewerker meldt de ontvangst van een geschenk bij de afdelingsmanager of bij de directie. Uitgangspunt bij het accepteren van een relatiegeschenk moet zijn dat er geen sprake is van de uitdrukkelijke bedoeling een bevoorrechte positie te verkrijgen. Het ontvangen van geschenken op het privé-adres en het aannemen van geld is niet toegestaan. Leveranciers van de SCW worden schriftelijk geïnformeerd over het (niet) aannemen van geschenken. Dit
sterkt de medewerkers om geschenken te weigeren en/of geeft leveranciers een expliciete reden om medewerkers geen geschenken aan te bieden. Eindejaar- c.q. kerstgeschenken, al dan niet op naam, worden bij klantenservice ingeleverd, geregistreerd (voor wie bestemd en de aanbieder) en onder alle medewerkers verdeeld door middel van verloting. 4. Uitnodigingen voor reizen, verblijven, evenementen en excursies Het komt voor dat bedrijven relaties uitnodigen voor een bezoek aan een evenement (bijvoorbeeld een beurs, een voetbalwedstrijd of een zeiltocht). Voorstelbaar is dat vanwege de beroepsuitoefening en/of vertegenwoordiging vanuit de SCW ingegaan wordt op deze uitnodiging. Persoonlijke uitnodigingen dienen op integerheid beoordeeld te worden. Vooraf overleg met de afdelingsmanager en/of de directie is dan geboden. Bij twijfel geldt de richtlijn: niet op de uitnodiging ingaan. Hetzelfde criterium geldt voor reizen. Deelname moet in direct belang zijn van de functie en/of van de SCW, daarbij dient de privé-component in het programma van uitdrukkelijk ondergeschikt belang te zijn. Uitnodigingen moeten altijd worden gemeld bij de afdelingsmanager of de directie. Eventuele deelname aan dit soort uitnodigingen dient altijd vooraf door de afdelingsmanager of directie geaccordeerd te zijn. 5.Uitnodigingen voor diner, lunches en recepties Het is gebruikelijk om soms in overlegsituaties gezamenlijk de lunch of het diner te gebruiken. Niet gebruikelijk is dat de andere partij altijd betaalt. De gedragscode is gelijk aan de tekst zoals hierboven bij thema 4. staat beschreven. In het kader van belangenverstrengeling is het not done om altijd op kosten van de andere partij deel te nemen aan borreluitjes. Ook bij dit thema geldt: bij twijfel vooraf afstemmen met de afdelingsmanager of directie. Nodigt een medewerker van de SCW een derde uit voor een diner of lunch dan worden de kosten door middel van de persoonlijke onkostenvergoeding van de medewerker bij de SCW gedeclareerd. Bij twijfel altijd vooraf afstemmen met de afdelingsmanager of de directie. 6. Gebruikmaken van eigendommen van de SCW Het thuis gebruiken van eigendommen van de SCW is alleen toegestaan met toestemming van de beheerder van de bedrijfsfaciliteit (bijvoorbeeld het privé-gebruik van de SCW aanhangwagen dient altijd vooraf met de beheerder afgesproken te zijn), afdelingsmanager of directie. 7. Gebruik internet, e-mail, (mobiele) telefoon en kopieermachine Het privé-gebruik in werktijd van de computer, (mobiele) telefoon en kopieermachine is in alle redelijkheid en billijkheid toegestaan. Bij overmatig gebruik worden de kosten bij de medewerker in rekening gebracht. Ten behoeve van internetgebruik is een internet gedragscode opgesteld waaraan alle medewerkers zich dienen te houden. 8. Ongewenste omgangsvormen De SCW heeft een arbobeleidsplan opgesteld inclusief een protocol agressie en een protocol seksuele intimidatie. Van medewerkers wordt verwacht dat zij zich conform de protocollen op basis van vertrouwen en respect naar elkaar zullen gedragen. Medewerkers kunnen bij onverhoopte onheuse bejegeningen en gedragen contact opnemen met de Vertrouwenspersoon bij de Arbo-dienst (zie intranet onder organisatie ). 9. Gebruikmaken van diensten van leveranciers en aannemers Het is vooral de vrijgevigheid van leveranciers en aannemers die medewerkers voor dilemma s kan stellen. Het is daarom alleen onder voorwaarden toegestaan om voor privé doeleinden gebruik te maken van diensten van leveranciers en aannemers die ook voor de SCW werken. Om de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan dient de medewerker als volgt te handelen:
- Het is toegestaan om zonder melding vooraf aan de directie reparatie- en/of klusdiensten door leveranciers en aannemers te laten verrichten tot een bedrag van 2000. - In het geval (ver)bouwwerkzaamheden en/of klusdiensten worden afgenomen die een bedrag van 2.000,-- te boven gaan, dient vooraf aan directie gemeld te worden met welke SCW relatie in de privé-sfeer diensten afgenomen gaan worden en dat de directie inzage kan verlangen in de betreffende facturen, ter overtuiging dat niet van ongewenste bevoorrechting sprake is. 10. Roken, alcohol en drugs Binnen het kantoor van de SCW geldt een algemeen rookverbod. Het gebruik van alcohol, drugs of andere verdovende middelen tijdens werkuren is, onverlet de wettelijke bepalingen, niet toegestaan. 11. Kleding Medewerkers van de SCW zijn tijdens het uitoefenen van hun werkzaamheden verzorgd en professioneel gekleed. 12. Sancties Van strafbare feiten, zowel in algemene zin als toegespitst op het niet naleven van de onderhavige integriteitsregels en de gedragscode, wordt in beginsel aangifte gedaan bij de politie. Zowel zulke feiten als andere normoverschrijdende gedragingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen als berisping, schorsing of oneervol ontslag. Hierbij wordt conform de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en kaders gehandeld. Besluitvorming Het MT en de OR hebben ingestemd met de onderhavige beleidslijn ter zake integriteit bij de SCW.