Richtlijnen voor examentoezicht: examinatoren en surveillanten Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen Elk examen wordt zo georganiseerd, dat de student de kans krijgt de voor het opleidingsonderdeel vereiste competenties te bewijzen. Dit vraagt van de examinator, en van alle bevoegde organen, een constante zorg om voor elk opleidingsonderdeel een optimaal georganiseerd examen te garanderen (Onderwijs- en examenreglement (hierna OER) art. 37). Deze richtlijnen zijn bedoeld als praktisch hulpmiddel. Ze hebben niet de status van een reglement en mogen ook niet als dusdanig worden aangewend, behalve wanneer ze uitdrukkelijk naar het OER (Onderwijs- en examenreglement) verwijzen. Omwille van de leesbaarheid wordt in dit document de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld examinator, surveillant, student, examenombuds hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen. Voor het examen Elk examen of deel van een examen wordt afgenomen door de titularis(sen) van het opleidingsonderdeel of door degene(n) die de titularis voor het doceren van het betreffende college of het leiden van de betreffende werkzaamheden of oefeningen officieel vervangen heeft (hebben). (OER art. 61) De examinator draagt de eindverantwoordelijkheid voor het examen. Wanneer een examen plaatsvindt in meerdere examenlokalen, kan de examinator niet overal aanwezig is bij de start van het examen. Hij moet dan volgende zaken zeker aan de surveillant meedelen: Wie brengt de examenkopijen en aanwezigheidslijst naar het examenlokaal? Wie maakt de aanwezigheidslijst van de studenten die aan het examen deelnemen? Bij schriftelijke examen wordt de aanwezigheid van de student geregistreerd. (OER art. 46) Hoe lang zal het examen duren? Een examen dat bestaat uit een beoordeling op één bepaald moment mag maximaal een halve dag (ca. 4 uur) in beslag nemen. (OER art. 65) Welke hulpmiddelen mogen de studenten meebrengen? Tenzij uitdrukkelijk anders is meegedeeld aan de studenten, gebeurt elk examen zonder het gebruik van enig hulpmiddel. (OER art. 65) Zijn er specifieke afspraken waar je de studenten bij aanvang van het examen op moet wijzen? (bv: niet buiten de toegestane ruimte schrijven, examenkopij geniet laten, ) Staan die afspraken ook duidelijk op de examenkopij vermeld? Zijn er studenten met speciale examenfaciliteiten waarvan de surveillant op de hoogte moet zijn? (bv: studenten die extra tijd krijgen voor het examen, studenten die in een rustige hoek moeten zitten, studenten die gebruik maken van voorleessoftware, ) Wie is de examenombuds van de studenten die examen komen afleggen? Hoe kan men hem eventueel bereiken tijdens het examen? Raadpleeg de website van de examenombudsdienst: http://www.biw.kuleuven.be/studeren/hstudent/examenombuds Richtlijnen voor examentoezicht: examinatoren en surveillanten-nederlands (Ombudsdienst FBIW, 2016-2017) 1
Wie zijn de medesurveillanten in de andere examenlokalen? Welke afspraken worden er gemaakt om het examen voor alle studenten in dezelfde omstandigheden te laten verlopen? Hoe kunnen de surveillanten mekaar tijdens het examen bereiken? Als men over een grote groep studenten moet surveilleren, verdeel dan de examenkopijen over de zitplaatsen in de aula vooraleer je de studenten binnen laat. Leg de kopijen omgekeerd en laat zoveel mogelijk ruimte tussen twee zitplaatsen. Laat de studenten recht achter elkaar zitten (niet schuin). Verloop van het examen 1. Aanvang van het examen Vraag de studenten bij het binnenkomen om hun persoonlijke eigendommen vooraan in het examenlokaal te leggen en plaats te nemen achter een examenkopij met enkel hun schrijfgerief, hun studentenkaart en de eventueel toegestane hulpmiddelen. Zorg ervoor dat ze niet met elkaar praten en hun kopij nog niet omdraaien. Zodra iedereen zit, vertel je de studenten hoeveel tijd ze voor het examen hebben. Wijs hen zo mogelijk ook nog eens op andere afspraken. Studenten die te laat zijn, kan je nog binnenlaten tot een half uur na aanvang van het examen (of tot ¼ van de voorziene examentijd). Laat voor die tijd niemand uit het examenlokaal vertrekken. 2. Inleveren van het examen De studenten die klaar zijn, mogen hun examenkopij en kladbladen vooraan komen indienen. Controleer de identiteit van de studenten aan de hand van hun studentenkaart of identiteitskaart. Als een student zijn identiteit niet kan bewijzen, zoek dan naar een oplossing (bv: de student gaat zijn studentenkaart vlug halen op zijn kot, de student gaat naar de ombuds en vraagt om een afdruk van zijn studentenfiche met foto). De student moet op het examen zijn identiteit kunnen bewijzen. (OER art. 46) Laat de student zijn handtekening zetten op een aftekenlijst en geef hem een bewijs van deelname mee (als dat laatste een vaste procedure is of als de student erom verzoekt). Bij schriftelijke examen wordt de aanwezigheid van de student geregistreerd. Een student die daarom verzoekt, ontvangt een bewijs van deelname aan het examen. (OER art. 46) Facultaire aanvulling Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen Aan de Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen bewijst elke student zijn aanwezigheid door het handtekenen van een deelnamelijst. Voor de studenten die dit wensen, voorziet de faculteit een model van examenkaart, die na afloop van het examen door de docent of surveillant kan worden gehandtekend. (voorbeeld van examenkaart in bijlage) Deel de studenten tijdens het examen af en toe mee hoeveel tijd ze nog hebben, maar overdrijf daar vooral niet in. Werk eventueel met een tijdslijn op het bord van het examenlokaal. Sta niet toe dat studenten hun GSM als klok gebruiken. Alle aanwezige studenten leveren hun examenkopij in. De surveillant noteert afwezig bij de studenten die niet aanwezig waren in het betreffende examenlokaal. De examinator zal na controle of de student effectief geen examen heeft afgelegd (in ander lokaal of op een ander moment) NA (niet afgelegd) noteren bij het ingeven van de examenscores, ook al heeft de student deelscores van een OLA (onderwijsleeractiviteit), tenzij anders is overeengekomen via de ICTS-fiche. Richtlijnen voor examentoezicht: examinatoren en surveillanten-nederlands (Ombudsdienst FBIW, 2016-2017) 2
Als een student niet deelneemt aan een examen, wordt het examen beoordeeld als niet-afgelegd (NA). In dit reglement wordt NA beschouwd als equivalent aan een niet-tolereerbare onvoldoende (zie art. 81). Als er deelevaluaties zijn voor één opleidingsonderdeel (art. 40) en de student aan een van deze evaluaties niet deelneemt, geldt als algemeen principe dat de student bijgevolg NA krijgt voor het gehele opleidingsonderdeel, tenzij in de ECTS-fiche een andere aanrekening wordt meegedeeld. (OER art. 67) 3. Vragen van studenten Vraag om extra kladpapier De student mag geen eigen kladpapier gebruiken. Als hij om een extra blad vraagt, geef dan een papier met het logo van de KU Leuven of zet er jouw handtekening op. Vraag om naar het toilet te mogen Sanitaire onderbrekingen tijdens het examen zijn in principe niet toegestaan. Uitzonderlijk kan je wel toelating geven. Noteer het tijdstip waarop de student naar het toilet gaat op de examenkopij, ga met hem mee en duid een toilet aan. Op het moment dat veel studenten hun examenkopijen hebben afgegeven, is het niet aangewezen om nog toiletbezoeken toe te staan. Vraag i.v.m. de examenvragen De examenvragen zouden uit zichzelf duidelijk genoeg moeten zijn. Als surveillant ga je op deze vragen dus maar beter niet in. Raadpleeg de examinator of een bevoegde assistent. Optreden bij onregelmatigheden Als examenfraude wordt beschouwd elk gedrag van een student in het kader van een examen waardoor de student het vormen van een juist oordeel omtrent de kennis, het inzicht en/of de vaardigheden van hemzelf of van andere studenten geheel of gedeeltelijk onmogelijk maakt of poogt te maken (art. 84). Wees alert voor onregelmatigheden, maar niet overdreven achterdochtig. Straal rust en autoriteit uit. Wandel geregeld door het examenlokaal en controleer bij wijze van steekproef enkele hulpmiddelen. Zorg er evenwel voor dat je de studenten zo weinig mogelijk stoort. 1. Lichte onregelmatigheden Voorbeelden van lichte onregelmatigheden zijn: studenten die overmatig rond zich heen kijken, contact met medestudenten lijken te zoeken, hun identiteit niet meteen kunnen bewijzen, Bij een lichte, niet duidelijke onregelmatigheid waarvan je vermoedt dat ze veeleer spontaan gebeurde omdat de gelegenheid zich bood of omdat de student onnadenkend was, geef je eerst een waarschuwing aan de betrokken student. Spreek hem vermanend toe, controleer zijn identiteit en bedenk zo mogelijk een praktische oplossing om de gelegenheid tot herhaling op te heffen. Je kunt deze student bijvoorbeeld een andere plaats in het examenlokaal geven, de mogelijkheid bieden om na afloop van het examen zijn studentenkaart te gaan halen, enz. 2. Zware onregelmatigheden Voorbeelden van zware onregelmatigheden zijn: een cursustekst raadplegen of daar duidelijk de intentie toe hebben tijdens het examen, notities doorgeven aan een medestudent, elektronische hulpmiddelen gebruiken om toegang te krijgen tot de cursus of contact te hebben met anderen, een eerdere verwittiging van de surveillant negeren, iemand anders het examen laten afleggen, Richtlijnen voor examentoezicht: examinatoren en surveillanten-nederlands (Ombudsdienst FBIW, 2016-2017) 3
Zware onregelmatigheden dien je zo snel mogelijk aan de examinator en de examenombuds te melden. Ook de voorzitter van de examencommissie moet je op de hoogte brengen. Beschrijf zo gedetailleerd mogelijk waaruit de onregelmatigheid bestond en lever eventuele bewijsstukken in. In afwachting van een uitspraak door de examencommissie mag de student de evaluatie- en examenreeks verder afwerken, met inbegrip van het examen in kwestie, zij het, wat dit laatste betreft, desgevallend na inbeslagname van de betwiste stukken en de reeds aangemaakte kopij. (OER art. 85) Als een student tijdens het examen een zware onregelmatigheid begaat, geef hem dan onmiddellijk een nieuwe examenkopij en zorg ervoor dat hij de onregelmatigheid niet opnieuw kan begaan. Persoonlijke bezittingen van de student (GSM, rekenmachine, ) mag je niet in beslag nemen, maar kan je uiteraard voor de duur van het examen wel opzij laten leggen. De student krijgt geen extra tijd voor het nieuwe examen. Voorstel: checklist voor surveillanten (faculteit Bio-ingenieurswetenschappen) OPO-naam + nummer: Examinatoren: Welk tijdstip zal de examinator aanwezig zijn? Contactgegevens van examinator(en) tijdens examen (gsm-/telefoonnummer): Examenloka(a)l(en): Datum en tijdstip van examen: (surveillant komt ten minste 15 min vroeger) Check Wie brengt de examenkopijen en aanwezigheidslijst naar de lokalen? Hoe lang duurt het examen? Lijst van studenten met examenfaciliteiten: extra tijd; examensoftware,? Welke hulpmiddelen mogen de studenten gebruiken? Andere afspraken die moeten meegedeeld worden? Naam en telefoonnummer van betrokken examenombuds(en): Naam en gsm-nummer van alle andere surveillanten: Richtlijnen voor examentoezicht: examinatoren en surveillanten-nederlands (Ombudsdienst FBIW, 2016-2017) 4
Bijlage: voorbeeld van examenkaart (door student af te printen en mee te brengen): Richtlijnen voor examentoezicht: examinatoren en surveillanten-nederlands (Ombudsdienst FBIW, 2016-2017) 5