CIRCULAIRE NOTA OVER DE ACCREDITATIE VAN HET HOOFD VAN EEN DIPLOMATIEKE ZENDING IN BELGIË (15 april 2011) De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking biedt de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen zijn complimenten aan een heeft de eer hen in kennis te stellen van de richtlijnen betreffende de accreditatie van het hoofd van een diplomatieke zending in België, hetzij de accreditatie van de bilaterale ambassadeur bij Zijne Majesteit de Koning. Deze circulaire is dus niet van toepassing op de accreditatie van de Permanente Vertegenwoordigers en andere hoofden van diplomatieke zendingen bij de U.E., de NAVO en de W.E.U. Samenvatting HET HOOFD VAN DE ZENDING 1 Agrement, 2 Accreditatie bij verschillende Staten, 3 Aankomst van de ambassadeur ten aanzien van wie agrement werd verleend en overhandiging van de geloofsbrieven, 4 Rangorde, 5 Bezoek aan ministers en aan politieke hoogwaardigheidsbekleders, 6 Reizen en afwezigheid van het hoofd van de zending, 7 Geaccrediteerd zaakgelastigde («en pied»), 8 Vertrek. 1 Agrement Agrement wordt verleend overeenkomstig artikel 4 van het Verdrag van Wenen van 1961 inzake diplomatiek verkeer dat bepaalt: «(1) De zendstaat dient zich ervan te overtuigen dat de ontvangende Staat agrement heeft verleend ten aanzien van de personen die de zendstaat voornemens is als hoofd van de zending van die Staat te accrediteren. (2) De ontvangende Staat is niet verplicht om de zendstaat de redenen van een weigering van het agrement mede te delen.» De zendstaat richt het verzoek om agrement te verlenen via een verbale nota aan de Directie Protocol of aan de ambassade van België die bevoegd is voor de zendstaat. Het bij dit officiële verzoek gevoegde curriculum vitae van de
2. aangestelde ambassadeur is zo volledig mogelijk. Het curriculum vitae gaat vergezeld van een Nederlandse, Franse of Engelse vertaling. Het curriculum bevat de volgende gegevens: Naam, voornamen, eventueel de titel(s) (met toelichting), Datum en plaats van geboorte (stad + land), Burgerlijke stand, gezinssamenstelling, Diploma, opleiding, stages en getuigschriften, Gegevens over loopbaan en beroepservaring (in chronologische volgorde), (Actieve en passieve) talenkennis, Hobbies, interesses, Eventuele publicaties, vakspecialisaties, Ambtsgebied ; in voorkomend geval, andere bilaterale en/of multilaterale accreditaties. Identiteitsfoto De behandeling van een verzoek om agrement te verlenen neemt een aantal weken in beslag. Tijdens de behandeling wordt de grootste discretie in acht genomen. De Directie Protocol stelt het hoofd van de diplomatieke zending in Brussel per officiële briefwisseling in kennis van het antwoord op voornoemd verzoek. Via de ambassade van België wordt ook het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de zendstaat op de hoogte gebracht. 2 Accreditatie bij meerdere Staten Overeenkomstig het bepaalde in artikel 5, lid 1 van het Verdrag van Wenen van 1961 inzake diplomatiek verkeer, moet de FOD Buitenlandse Zaken ervan in kennis worden gesteld wanneer een zendstaat een hoofd van een diplomatieke zending ook bij een andere Staat of een internationale instelling wenst te accrediteren. Een posthoofd dat in België verblijft maar dat ook nog bij andere Staten of bij een internationale instelling geaccrediteerd is, overhandigt zijn geloofsbrieven eerst aan de Koning van België. Wat de overhandiging van de geloofsbrieven aan andere Staten en internationale instellingen betreft, richt het posthoofd zich tot de onderscheiden protocolchefs. 3 Aankomst van de ambassadeur ten aanzien van wie agrement werd verleend en overhandiging van de geloofsbrieven. Via een diplomatieke nota stelt de ambassade van de zendstaat de Directie Protocol in kennis van de datum en het juiste tijdstip van aankomst van de officieel aanvaarde ambassadeur. De Directie Protocol ziet erop toe dat de protocoldiensten van de nationale luchthaven de ontvangst van het toekomstige posthoofd verzorgen en het nodige doen om zijn aankomst in België vlot te laten verlopen. De officieel aanvaarde ambassadeur wordt op zijn verzoek ontvangen door de protocolchef. De ambassadeur overhandigt aan de protocolchef een gewaarmerkt afschrift van zijn geloofsbrieven en van de terugroepingbrieven van zijn voorganger. De Adjunct Protocolchef, Directeur voor de Diplomatieke zendingen (P&S1), woont het onderhoud bij.
3. Vanaf dat tijdstip kan de officieel aanvaarde ambassadeur een aantal bezoeken afleggen. Hij kan evenwel nog niet zijn opwachting maken op officiële recepties en, a fortiori, die welke worden bijgewoond door de koning. Het is ook nog te vroeg op een bezoek te brengen aan de Belgische Ministers. Het is de officieel aanvaarde ambassadeur wel toegestaan reeds werkcontacten te hebben met ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken en andere FODs. In onduidelijke gevallen, kan hij zich wenden tot het de protocolchef. De Directie Protocol stelt de ambassadeur ten aanzien van wie agrement werd verleend op diens verzoek in het bezit van een voorlopige identiteitskaart als officieel aanvaard ambassadeur. Na overhandiging van de geloofsbrieven wordt een definitieve diplomatieke identiteitskaart verstrekt die maximum 5 jaar geldig is. Wel is het zo dat de ambassadeur ten aanzien van wie agrement werd verleend reeds persoonlijke fiscale voorrechten kan genieten zodra de afschriften van zijn geloofsbrieven aan de Protocolchef zijn overhandigd. De gezinsleden van de desbetreffende ambassadeur krijgen pas een identiteitskaart nadat de geloofsbrieven zijn overhandigd. De datum waarop de geloofsbrieven aan Zijne Majesteit de Koning worden aangeboden, wordt vastgesteld door het Koninklijk Paleis en door de Directie Protocol aan de diplomatieke zending meegedeeld. De diplomatieke zending geeft dan het adres door waar de wagens van het Hof de ambassadeur kunnen komen ophalen alsmede de naam van maximum drie diplomaten die de ambassadeur zonder hun partner zullen vergezellen. Ook moet worden meegedeeld in welke taal de ambassadeur zich tijdens het onderhoud met Zijne Majesteit de Koning wenst uit te drukken. Is dat in een andere taal dan het Nederlands, het Frans of het Engels, dan stelt de ambassade een tolk ter beschikking. Traditiegetrouw overhandigen meerdere ambassadeurs ten aanzien van wie een agrement werd verleend hun geloofsbrieven dezelfde dag tijdens een Koninklijke audiëntie die georganiseerd wordt hetzij op het Kasteel van Laken hetzij op het Koninklijk Paleis te Brussel. De volgorde van overhandiging wordt in beginsel bepaald door de volgorde waarin de afschriften van de brieven aan de Directeur van het Protocol werden verstrekt. Het verloop van de plechtigheid op het Koninklijk Paleis of op het Kasteel in Laken wordt uitvoerig beschreven in een speciale brochure. De ambassadeur ten aanzien van wie agrement werd verleend, krijgt één exemplaar wanneer hij een afschrift van de geloofsbrieven komt afgeven. De ambassadeur is in België geaccrediteerd vanaf de dag waarop de geloofsbrieven aan de Koning werden aangeboden. Vanaf die datum is hij daadwerkelijk het posthoofd van de diplomatieke zending in België. De overhandiging van de geloofsbrieven aan Zijne Majesteit de Koning wordt kort daarna bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. 4 Rangorde De rangorde van de hoofden van diplomatieke zendingen wordt bepaald door de datum en het tijdstip waarop de geloofsbrieven aan Zijne Majesteit de Koning worden overhandigd. Toch is het zo dat de vertegenwoordiger van de Heilige Stoel te allen tijde protocollaire voorrang heeft boven zijn ambtgenoten. Hij is traditioneel de Deken van het Diplomatiek Korps.
4. De bij de Koning geaccrediteerde ambassadeurs hebben een hogere rangorde dan hun ambtgenoten, de Permanente Vertegenwoordigers bij de E.U., de NAVO of de W.E.U., de ambassadeurs, de hoofden van een diplomatieke zending bij de E.U., de NAVO of de W.E.U. De Permanente Vertegenwoordigers en de hoofden van zendingen bij de E.U. hebben altijd voorrang op de ambassadeurs, zendingshoofden geaccrediteerd bij de NAVO en de W.E.U. Wanneer een speciaal evenement plaatsheeft dat in de eerste plaats de E.U., de NAVO of de W.E.U. aanbelangt, zoals de verjaardag van één van deze instellingen bijvoorbeeld, of wanneer deze instellingen een plechtigheid organiseren maar ook wanneer uitnodigingen worden gestuurd door de posthoofen van zendingen die geaccrediteerd zijn bij de E.U., de NAVO of de WEU, hebben de ambassadeurs die bij deze instelling geaccrediteerd zijn voorrang boven hun ambtgenoot die geaccrediteerd is bij Zijne Majesteit de Koning. Volgens de heersende gebruiken worden de titel en de rang van ambassadeur uitsluitend gehanteerd voor de geaccrediteerde posthoofden. Overeenkomstig het protocol heeft een geaccrediteerd zaakgelastigde («en pied») voorrang boven een tijdelijk zaakgelastigde, ook al bekleden ze dezelfde rang. 5 Bezoeken aan ministers en aan politieke hoogwaardigheidsbekleders. Voor bezoeken aan Belgische Ministers of politieke hoogwaardigheidsbekleders zijn er geen voorschriften of gebruiken. De diplomatieke zending kan rechtstreeks contact opnemen met de kabinetten van federale, gewest- en gemeenschapsministers om een werkbezoek en/of een beleefdheidsbezoek te organiseren. Alleen een bezoek aan de Eerste Minister en aan de Minister van Buitenlandse Zaken wordt via de Directie Protocol aangevraagd. 6 Reizen en afwezigheid van het zendingshoofd Conform de diplomatieke geplogenheden moeten alle reizen buiten de Staat van verblijf die om ongeacht welke reden worden gemaakt, via een verbale nota worden meegedeeld aan de Directie Protocol P1.1. Toch wordt algemeen aanvaard dat zulks voor zeer korte reizen niet vereist is. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 19 van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer wordt een tijdelijk zaakgelastigde via een verbale nota aangesteld door het hoofd van de zending. Hij ondertekent of parafeert de nota en stuurt ze naar de Directie Protocol. Een tijdelijk zaakgelastigde kan ook bij officiële briefwisseling worden aangesteld. Deze wordt dan door de Minister van Buitenlandse Zaken van de zendstaat naar de Directie Protocol gestuurd. Deze werkwijze wordt ook gevolgd wanneer het hoofd van de zending tijdelijk niet in staat is om zijn functie uit te oefenen. Een tijdelijk zaakgelastigde kan dus onder geen beding op zijn beurt een tijdelijk zaakgelastigde aanstellen.
5. Zo geen enkel lid van het diplomatiek personeel in België verblijft, kan een lid van het administratief en technisch personeel met de toestemming van de Directie Protocol, als verantwoordelijke worden aangesteld. De persoon in kwestie voert dan de titel Zaakgelastigde voor de dagelijkse administratieve zaken. Om zeker te stellen dat de diplomatieke zending te allen tijde naar behoren functioneert, moet de Directie Protocol in kennis worden gesteld van de naam van de persoon die voor de post verantwoordelijk is in afwezigheid van het hoofd van de zending of na diens definitieve vertrek. 7 Geaccrediteerd zaakgelastigde ( en pied ) Overeenkomstig artikel 14 van het Verdrag van Wenen kiest de zendstaat het niveau van vertegenwoordiging bij de ontvangende Staat. De geaccrediteerde zaakgelastigde en pied overhandigt geen geloofsbrieven aan de Koning, maar overhandigt een kabinetsbrief, uitgaande van de Minister van Buitenlandse Zaken van de zendstaat, aan de Minister van Buitenlandse Zaken van de ontvangststaat. 8 Vertrek Via een verbale nota stelt de ambassade de Directie Protocol in kennis van de vermoedelijke datum waarop de diplomatieke zending van de ambassadeur in België ten einde loopt. Deze datum geldt als referentiedatum om de afscheidsaudiënties vast te stellen die Zijne Majesteit de Koning en de Minister van Buitenlandse Zaken of de Voorzitter van het Directiecomité van de F.O.D. Buitenlandse Zaken zouden kunnen verlenen. Voornoemde datum valt niet noodzakelijk samen met de daadwerkelijke datum van vertrek. Op het tijdstip van het definitieve vertrek van de ambassadeur, stuurt de ambassade een tweede nota naar de Directie Protocol. Dit is de laatste nota die door de ambassadeur wordt ondertekend of geparafeerd. Ook wordt een tijdelijk zaakgelastigde aangesteld. Gebeurt deze aanstelling niet, dan kan alleen het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de zendstaat een tijdelijk zaakgelastigde aanstellen. De aangewezen ambtenaar is niet gemachtigd om zelf deze formaliteit te vervullen. Het hoofd van de zending dat zijn functie beëindigt levert zijn diplomatieke identiteitskaart alsmede die van de leden van zijn gezin, de CDnummerplaten, de kaart die toegang verleent tot de luchthaven terug in bij de Directie Protocol P1.1. De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt van de gelegenheid gebruik om de verzekering van zijn zeer bijzondere hoogachting jegens de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen te hernieuwen. Aan de in Brussel gevestigde diplomatieke Zendingen