BELEIDSKADER ACTIVABELEID 2017 2020 GEMEENTE OEGSTGEEST 14 november 2016
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 2 2 Definities en wettelijk kader... 3 2.1 Definities... 3 2.2 Wettelijk kader... 4 3 Activabeleid... 6 3.1 Grondslagen... 6 3.1.1 Activeren... 6 3.1.2 Afschrijven... 6 3.1.3 Rente... 8 3.2 Procedures aanvragen en uitvoering investeringen... 11 3.2.1 Aanvragen investeringen... 11 3.2.2 Uitvoering investeringen... 11
1 INLEIDING De Financiële verordening van Oegstgeest is in 2016 opnieuw geactualiseerd en vastgesteld. Een onderdeel van de uitwerking van de financiële verordening is een actualisatie van het beleidskader activabeleid, dat na actualisatie wordt vastgesteld. Het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is laatstelijk in het voorjaar van 2016 gewijzigd. Eén van de wijzigingen betreft de voorschriften met betrekking tot de administratieve verwerking van investeringen met maatschappelijk nut met ingang van het begrotingsjaar 2017. In dit beleidskader is met deze wijzigingen rekening gehouden. Daarnaast heeft de Commissie BBV een notitie Riolering uit 2014 en een notitie Rente (ingaande de begroting 2017) uitgebracht, die beide invloed hebben op het activabeleid. De regels voor het toerekenen van investeringen, zoals riolering, aan grondexploitaties zijn door aanpassing van het BBV stringenter geworden. De Financiële verordening (op basis van artikel 212 van de Gemeentewet) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bevatten voorschriften voor waardering en afschrijving van activa. Dit beleidskader is daarmee een uitwerking van het reeds bepaalde in de financiële verordening. De Nota Activabeleid is een instrument dat helpt bij het proces rond investeringen en de administratieve regels bij waardering en afschrijving van vaste activa. De nota Activabeleid biedt zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid, op basis van objectieve grondslagen. De wijze van financiële verwerking van het activabeleid heeft grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogenspositie van de gemeente. De wijze van verwerking van de vaste activa is van belang voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Daarmee dient een transparant activabeleid naast een boekhoudkundig, ook een bestuurlijk belang. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met vaste activa, investeringen, afschrijvingen en kredietaanvragen. Daarnaast vervult de nota een ondersteunende rol bij de Perspectiefnota, de begroting en de jaarrekening. Dit beleidskader omvat niet hoe om te gaan met de vlottende activa, zoals voorraden en vooruitbetalingen. 1.1 Wijzigingen ten opzichte van het vigerende beleidskader De belangrijkste BBV-wijziging in dit verband is dat investeringen voor maatschappelijk nut ook altijd moeten worden afgeschreven. Tot en met 2016 had gemeente de vrijheid om investeringen met maatschappelijk nut ten laste van de exploitatie te brengen dan wel te activeren. Maar ook de wijze van berekening van rente is gewijzigd vanwege veranderde BBV-regels. Teneinde de reikwijdte van het kader helder af te bakenen, geeft dit beleidskader alleen kaders voor vaste activa, niet voor vlottende activa zoals voorraden. Het vigerende kader gaf daarover wel enkele voorschriften, maar was op dat punt niet compleet. In het beleidskader is rekening gehouden met de nieuwe afspraken over de schuldquote. Er is in dit kader ook rekening gehouden met het besluit dat de gemeente Oegstgeest investeringen in uitleggebieden, zoals riolering, activeert en niet meer ten laste van de grondexploitatie brengt. Beleidskader activabeleid 2016 2
In dit beleidskader is vastgelegd dat in het vervolg in de begroting een apart overzicht wordt opgenomen van de te accorderen kredieten met het vaststellen van de desbetreffende begroting. De termijn voor openstaan van een krediet is verlengd naar 3 jaar, maar daarentegen is nu strikt opgenomen dat een krediet dan ook vervalt, als niet expliciet tot verlenging wordt besloten. Door deze verlenging van de termijn van 2 naar 3 jaar wordt meer aangesloten bij de praktijk, zoals vanwege langere procedures. Het leidt tot lagere administratieve lasten. Ten opzichte van het vorige kader zijn de voorgeschreven formats niet meer in het kader opgenomen, omdat deze regelmatig wijzigen door zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande software. De bedoelde berekeningen worden wel voorgeschreven. In plaats daarvan is een zogenaamde beslisboom in de bijlage opgenomen. Het grensbedrag waarboven activering plaats vindt, dat wil zeggen als investering worden behandeld, is verhoogd van 5.000 tot 10.000. Beleidskader activabeleid 2016 3
2 DEFINITIES EN WETTELIJK KADER Een gemeente bezit vastgoed, oftewel materiële activa. Voor het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen zijn vaak investeringen nodig. Van een investering is sprake als het gaat om een meestal qua omvang wat grotere uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. 2.1 Definities Om een goed beeld te krijgen van het beleidsveld, wordt een aantal kernbegrippen beschreven. Investering Het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt Activeren Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Afschrijven Het in de boekhoudkundig tot uitdrukking brengen van de waardedaling van een bedrijfsmiddel over een bepaalde periode. Er wordt steeds afschrijving toegepast om de technische slijtage door het gebruik of economische veroudering tot uitdrukking te brengen. Deze afschrijving vormt een last in de exploitatiekosten. Kapitaallasten De rente- en afschrijvingslasten van de investering in (een) kapitaalgoed(eren). De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente. De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door: De hoogte van de investering; De afschrijvingstermijn zoals vastgelegd in de financiële verordening; De (eventuele) restwaarde van investering; De toe te rekenen rentekosten. Investeringskrediet Een budget bestemd voor het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Marktwaarde De marktwaarde is de waarde die het activum op de markt heeft. Deze wordt bepaald door een taxatie te laten uitvoeren. arlijks wordt van onroerend goed een WOZ-waarde bepaald. De bepaling hiervan loopt altijd wat achter op de marktwaarde van het moment. Voor toepassing in dit beleidskader wordt bij het gebruik van de marktwaarde uitgegaan van de WOZ-waarde. Beleidskader activabeleid 2016 4
2.2 Wettelijk kader De huidige verslaggevingsvoorschriften worden met ingang van het dienstjaar 2004 aangegeven door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De artikelen 33 tot en met 36 van het BBV gaan nader in op vaste activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de zogenoemde vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in drie soorten: Immateriële vaste activa; Materiële vaste activa; Financiële vaste activa. Immateriële vaste activa Vaste activa die bestaan uit niet-tastbare kapitaalgoederen, zoals: goodwill; de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen het saldo van agio en disagio de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden Het activeren van kosten van onderzoek en ontwikkeling als immaterieel actief is alleen toegestaan als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: De gemeente heeft de intentie het actief te gebruiken of te verkopen; De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; Het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. De maximale afschrijvingstermijn van immateriële activa is 5 jaar. De bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een clubgebouw van een vereniging) worden in de BBV aangemerkt als immateriële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet, conform BBV artikel 61, worden voldaan aan de volgende voorwaarden: Er is sprake van een investering door een derde; De investering draagt bij aan de publieke taak; De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; De bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreken blijft of de provincie of gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. De bijdrage aan derden wordt afgeschreven met dezelfde termijnen alsof het actief - waarvoor de bijdrage wordt verstrekt - in het bezit van de gemeente zou zijn. Materiële vaste activa materiële activa worden conform artikel 35 van het BBV onderverdeeld in: investeringen met een economisch nut; investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; en Beleidskader activabeleid 2016 5
investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die verhandelbaar zijn en/of bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven (als gevolg van deze investeringen kunnen gemeenten prijzen en tarieven vragen, waardoor deze rendabel zijn of verkocht kunnen worden). Investeringen in het kader van riolering en reiniging, waarvoor een heffing wordt geheven, vallen onder de categorie investeringen met een economisch nut waarvoor een heffing kan worden geheven en die in Oegstgeest ook wordt geheven. Investeringen met maatschappelijk nut zijn alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met economisch nut (deze investeringen genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak). Alle investeringen met economisch nut moeten worden geactiveerd, versneld afschrijven is bij dit soort investeringen niet toegestaan. Alle investeringen met maatschappelijk nut moeten vanaf het begrotingsjaar 2017, evenals investeringen met economisch nut, worden geactiveerd (investeringen in wegen, water en civiele kunstwerken enz.). Hierbij dient de zogenaamde netto methode te worden toegepast, dat wil zeggen dat eventuele subsidies en bijdragen van derden eerst in mindering worden gebracht. Investeringen die zijn gedaan in de jaren tot en met 2016 hoeven niet nu alsnog geactiveerd te worden als dat destijds ook niet is gebeurd. Een uitzondering is gemaakt voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde voor zover ze niet bedoeld zijn voor de verkoop. Deze worden niet geactiveerd. Een bijdrage uit een bestemmingsreserve mag voor investeringen met maatschappelijk nut voor nieuwe investeringen vanaf 2017 niet meer worden afgetrokken van de investering. Dus geldt dan voor alle investeringen dat bijdragen uit bestemmingsreserves niet in mindering mogen komen op het investeringsbedrag. Gewoon afschrijven is de norm. Financiële vaste activa Onder de financiële vaste activa worden afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan: - deelnemingen, - gemeenschappelijke regelingen en - overige verbonden partijen; b. leningen aan: -woningbouwcorporaties, -deelnemingen en - overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen met een rente typische looptijd van één jaar of langer; Beleidskader activabeleid 2016 6
De onder a t/m d genoemde financiële vaste activa moeten worden geactiveerd. Beleidskader activabeleid 2016 7
3 ACTIVABELEID 3.1 Grondslagen 3.1.1 Activeren Grensbedrag te activeren investering Om vele administratieve handelingen te voorkomen en de inzichtelijkheid van de investeringsstaat te vergroten is een ondergrens voor te activeren investeringen vastgelegd. Investeringen tot een bedrag van 10.000 (op zichzelf staande activa dan wel een samenhangend geheel van objecten) worden niet geactiveerd, maar rechtstreeks op het programma geraamd. Investeringen tot dat bedrag komen weinig voor. Kosten van onderhoud Kosten van klein- en groot onderhoud (indien niet levensduur-verlengend) mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Software Software is naar mening van de commissie BBV een actief met meerjarig economisch gebruiksnut, hetgeen betekent dat: Software altijd geactiveerd moet worden als materieel vast actief met economisch nut; Implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software kunnen worden geactiveerd, ze vallen onder de bijkomende kosten die als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien (de implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen); Opleidingskosten voor ambtenaren om met de software te kunnen werken mogen niet geactiveerd worden; Gebruikersrechten zoals licenties die voor meerdere jaren in rekening worden gebracht dienen altijd geactiveerd te worden. Waarderingsgrondslagen In art.63 BBV is de hoofdregel opgenomen dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsof vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte gronden hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend Alleen bij activa ten behoeve van reiniging en riolering mogen door middel van urentoerekening nog kosten worden toegerekend. Immateriële vaste activa Deze activa zijn gewaardeerd tegen de historische kostprijs verminderd met de vastgestelde afschrijvingen. bijdragen in activa in eigendom van derden worden gewaardeerd tegen het bedrag van de verstrekte bijdrage verminderd met de afschrijvingen. Materiële vaste activa Deze activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs verminderd met de vastgestelde afschrijvingen en ontvangen bijdragen dan wel, als deze lager is, op marktwaarde. Financiële vaste activa kapitaalverstrekkingen en leningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde onder aftrek van eventuele aflossingen; Beleidskader activabeleid 2016 8
deelnemingen worden in afwijking hiervan gewaardeerd tegen marktwaarde indien deze lager is dan de verkrijgingsprijs; Inruilwaarden Verkregen inruilwaarden moeten in eerst instantie aangewend worden voor het afboeken van de eventuele restant-boekwaarde. Bij geen restant-boekwaarde is het niet toegestaan om de inruilwaarde in mindering te brengen op de nieuwe investering, maar dient als bate in de jaarrekening te worden verantwoord. Grond Gronden die in bezit zijn maar op dat moment niet in een grondexploitatie zijn betrokken, ook de gronden die in een later stadium wel betrokken kunnen of zullen worden in een grondexploitatie, worden behandeld als materiele vaste activa. Er is dan alleen sprake van verkrijgingsprijs (er is geen sprake van vervaardigingsprijs). De activering vindt plaats tegen historische verkrijgingsprijs, conform artikel 63.1 van de BBV. Wel kunnen direct bijkomende kosten daarbij worden betrokken. Op de boekwaarde van deze gronden mogen geen andere dan direct bijkomende kosten, zoals rente, worden bijgeschreven. Afschrijving van gronden vindt niet plaats, tenzij de werkelijke marktwaarde inmiddels lager is dan de boekwaarde (op basis van de verkrijgingsprijs). Dan dient de waarde te worden verlaagd tot de waarde van dat moment. Een dergelijke lagere marktwaarde kan vooral optreden bij een bestemmingsplanwijziging. Bouwgrond in exploitatie, dat wil zeggen grond in eigendom van de gemeente waarvoor de raad een grondexploitatiebegroting heeft vastgesteld, worden in die grondexploitatie betrokken. Na vaststelling van de grondexploitatie kunnen ook kosten worden geactiveerd en bijgeschreven op de voorraadpositie. Deze gronden dienen te worden verantwoord als vlottend actief onder de voorraden, onderhanden werk. Investeringen ivm. uitbreidingsgebieden Investeringen in riolering en investeringen met maatschappelijk nut in uitbreidingsgebieden mogen ten laste van de grondexploitatie worden gebracht, mits zij geheel ten goede komen aan het desbetreffende uitbreidingsgebied. De bijdragen die de gemeente via de grondprijs ontvangt zijn te beschouwen als bijdragen van derden, die de gemeente op grond van artikel 62, lid 2 BBV op de waardering van de investering in mindering brengt. Indien de investering al wordt aangelegd voordat de grondexploitatie is geopend, dan zal het op dat moment als een investering dienen te worden aangemerkt en aldus worden behandeld. Wordt alsnog een grondexploitatie geopend, dan kan vanaf dat moment het worden toegerekend aan de desbetreffende grondexploitatie. In Oegstgeest worden alle investeringen in riolering geactiveerd en niet ten laste gebracht van de grondexploitatie. Rationeel wegbeheer Voor het rationeel wegbeheer wordt een meerjarenplanning opgesteld. Op deze planning is vooral de technische levensduur van wegverhardingen van invloed. Om de levensduur te verlengen zullen periodiek maatregelen getroffen moeten worden. In de recente meerjarenplanning worden de volgende werkzaamheden genoemd als levensduur-verlengende maatregelen: - versterken asfalt; - vervangen slijtlaag; Beleidskader activabeleid 2016 9
- verbeteren vlakheid elementen Overigens worden alleen de uitgaven voor vervanging met betrekking tot rationeel wegbeheer via investeringen gedaan. Het groot onderhoud loopt via de voorziening groot onderhoud wegen. 3.1.2 Afschrijven Resultaatafhankelijke afschrijvingen Resultaatafhankelijk afschrijven (d.w.z. minder afschrijven bij een negatief resultaat en extra afschrijven bij een positief resultaat) is niet toegestaan. Op vaste activa wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige economische gebruiksduur. Vervroegd afschrijven Vervroegd afschrijven op investeringen met economisch nut is alleen toegestaan (en zelfs verplicht) als de boekwaarde van het actief hoger is dan het verwachte toekomstige economische nut. Methode van afschrijven De gemeenten zijn in principe vrij om de wijze van afschrijven te bepalen. De meest gebruikte afschrijvingsmethoden zijn de annuïtaire methoden (met gelijke kapitaallasten gedurende de gehele looptijd) en de lineaire methode. Binnen de gemeenten is afschrijven op basis van de lineaire methode gebruikelijk. Ook in Oegstgeest wordt deze methode van afschrijving gehanteerd. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingen gedurende de afschrijvingstermijn gelijk, de rentelasten nemen af. De vrijvallende kapitaallasten valt vrij ten gunste van de exploitatie. Voordeel van de methode is de relatief eenvoudige administratieve verwerking. Daarnaast is het een voordeel dat oude activa, die meer onderhoud behoeven, lagere kapitaallasten met zich meebrengen. Wijzigen van de huidige waardering is alleen toegestaan als hiervoor gegronde redenen worden aangegeven. Afschrijvingstermijnen Op vaste activa wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte gebruiksduur. Die gebruiksduur kan zijn de technische gebruiksduur (termijn dat een actief technisch gezien meegaat) of de economische gebruiksduur (termijn tot een actief economisch verouderd is). In praktijk wordt in Oegstgeest de afschrijvingstermijn gesteld op de economische gebruiksduur, omdat deze vrijwel altijd de kortste is. Uitgangspunt is dat deze in de tabel met afschrijvingstermijnen zijn opgenomen die als bijlage van de financiële verordening is vastgesteld. De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur (bv. activeren vervanging rioolstelsel). Afschrijven grond Onder de duurzame productiemiddelen wordt in de bedrijfseconomie aan grond een bijzondere plaats toegekend. Grond is namelijk niet aan slijtage onderhevig en ondergaat dus geen waardevermindering. Op grond wordt dan ook niet afgeschreven. Restwaarden Beleidskader activabeleid 2016 10
De restwaarde is de waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn. Het vertegenwoordigt de schatting de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het activum. Er wordt bij de bepaling van de restwaarde dus geen rekening gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie of deflatie, veranderende marktomstandigheden en dergelijke. Verder geldt dat geen rekening mag worden gehouden met voorgenomen toekomstige bestemmingswijzigingen. Wanneer de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte economische levensduur van het activum, zal er sprake zijn van een restwaarde. Aan het einde van de economische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. Bij het activeren van de investering dient deze restwaarde te worden onderbouwd. Dit kan door voor de afzonderlijke onderdelen van een investering te bepalen in hoeverre er sprake is van een waarde die ook na afloop van de afschrijvingstermijn nog aanwezig is. Als voorbeeld kan de cascowaarde van een gebouw worden genoemd. In tegenstelling tot de technische installaties, die zich in een gebouw bevinden, zal de cascowaarde van een gebouw meestal altijd een bepaalde waarde blijven vertegenwoordigen. De eventuele berekende restwaarde van het object dient: 1. per object onderbouwd te worden; 2. vijfjaarlijks te worden getoetst of de gehanteerde restwaarde nog reëel is; 3. maximaal 25% van de waarde van het object te bedragen. Boekwinst Er ontstaat een boekwinst als een actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop. Deze boekwinst moet worden verwerkt als incidentele bate in de jaarrekening en mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. Ingang afschrijvingen De gemeente Oegstgeest hanteert de consistente gedragslijn en start met afschrijving op basis van de boekwaarde per 1 januari van het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het nieuwe kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en het krediet wordt afgesloten. Oftewel, als de investering in 2015 is afgesloten, worden de kapitaallasten (rente en afschrijving) vanaf 1-1-2016 in de begroting opgenomen. De rentelasten worden bij een investering die zich over meerdere jaren uitstrekt per 1 januari nadat een eerste deel van de investering is gedaan in de begroting opgenomen. 3.1.3 Berekening van de rente In het kader van de vernieuwing BBV in 2016 is ook de wijze waarop rente wordt toegerekend veranderd. Rente die direct verband houdt met een taakveld wordt middels een omslagrente toegerekend aan investeringen binnen dat taakveld. Het toerekenen van rente aan de taakvelden vindt plaats via het taakveld treasury. De doorbelasting van de rentekosten aan de desbetreffende taakvelden moet plaatsvinden middels een (rente)omslag. De omslagrente wordt berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente is gebaseerd op het gewogen samenstel van de externe rentelasten over de lang en kort aangetrokken Beleidskader activabeleid 2016 11
financieringsmiddelen. Er wordt geen rentevergoeding over het eigen vermogen berekend. De gehanteerde omslagrente wijkt niet meer af dan 0,5% van de werkelijk berekende omslagrente. Bij een grotere afwijking wordt de gehanteerde omslagrente aangepast. Door de afwijking tussen de werkelijke omslagrente en de gehanteerde omslagrente ontstaat een renteresultaat. Dit renteresultaat komt tot uitdrukking op het taakveld treasury en wordt beperkt door de maximaal toegestane afwijking tussen de werkelijke- en berekende omslagrente. 3.1.4 Schuldquote De raad heeft op basis van het eindverslag van de werkgroep Versterking Financiële Positie/Reductie Schuldenlast Oegstgeest aangegeven de schuldenlast van de gemeente omlaag te willen brengen naar een streefwaarde van 51 mln. in 2020. Dit betekent dat gestuurd moet worden op de investeringsagenda en op het tempo van kredieten beschikbaar stellen. Bij grotere investeringen van 500.000 of meer moet derhalve ook het effect op de schuldpositie in de voorstellen worden betrokken. Een toetsing op het effect op de schuldpositie zal derhalve onderdeel uitmaken van de procedure tot instemming van een investering. Beleidskader activabeleid 2016 12
3.2 Procedures aanvragen en uitvoeren investeringen In bijlage 1 is het processchema opgenomen voor investeringen. Daarin is onderscheid gemaakt tussen investeringen kleiner dan 100.000, groter dan 100.000 en voor investeringen groter dan 500.000. Bij deze laatste categorie vindt ook een toets plaats op het effect van de schuldpositie. 3.2.1 Aanvragen investeringen en investeringskredieten De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. Uitgangspunt is dat ingediende investeringsvoorstellen zo veel mogelijk integraal binnen de planning- en controlcyclus worden afgewogen tegen de beschikbare financiële middelen. Aangezien de Perspectiefnota de start vormt van een nieuwe P&C-cyclus dienen de (grotere) investeringskredieten zoveel mogelijk bij de Perspectiefnota te worden betrokken. De gehonoreerde investeringen worden vervolgens verwerkt in de begroting. Na vaststelling van de begroting mogen de gehonoreerde investeringen in uitvoering worden genomen, met uitzondering van de investeringen waarvan de raad bij de begrotingsbehandeling heeft aangegeven. op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet te willen ontvangen. De bij de desbetreffende begroting voor het volgende jaar te honoreren investeringskredieten worden in een apart overzicht in de begroting vermeld. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen investeringen in het eerstvolgende jaar en ramingen voor de jaren daarna. Met de vaststelling van de begroting worden alleen investeringen goedgekeurd voor het eerstvolgende jaar, behoudens die investeringen waarvan of B&W of de raad heeft aangegeven hierover door middel van een apart voorstel te willen besluiten. Niet reguliere investeringen waar de raad ook een inhoudelijk besluit over dient te nemen, worden altijd door middel van een apart voorstel, inclusief het voorstel het krediet te voteren, aan de raad voorgelegd. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Termijn beschikbaarheid kredieten Beschikbaar gestelde kredieten worden zo snel mogelijk afgesloten. Indien na 3 jaar kredieten nog openstaan, dan vervallen deze kredieten. In een bijlage/lijst bij het jaarverslag/jaarrekening worden alle kredieten vermeld die langer dan 3 jaar open staan. Indien een bepaald krediet nog langer dan deze 3 jaar moet blijven openstaan, dan wordt dat beargumenteerd weergegeven in de jaarrekening. De raad kan besluiten dat deze kredieten nog langer mogen openstaan. Kredieten waarvan niet beargumenteerd is weergegeven dat zij nog langer moeten blijven openstaan, worden geacht te zijn vervallen. 3.2.2. Uitvoeren investeringen Voorcalculatie Beleidskader activabeleid 2016 13
In het jaar van uitvoering van de investering zal voor aanvang van de werkzaamheden een voorcalculatie moeten worden opgesteld bij investeringen die groter zijn dan 100.000. In de voorcalculatie wordt in ieder geval onderscheid gemaakt in: directe aanschafkosten; aannemingskosten (kosten voor aannemers); advies- en begeleidingskosten; toerekening van interne uren (alleen in die gevallen waar dat in Oegstgeest nog wel wordt toegepast namelijk bij reiniging en riolering ivm. de kostendekkendheid); onvoorzien; ontvangen vergoedingen van derden (bijvoorbeeld subsidies van hogere overheden) planning van de cashflow/verwachtte uitgaven per jaar. Het maken van een voor- en nacalculatie is een verantwoordelijkheid van de teammanager. Voorbereidingskrediet Grote infrastructurele en bouwkundige projecten lopen in de praktijk een langdurig traject. Om te voorkomen dat onnodig vroeg (kapitaal)lasten op de begroting gaan drukken kan zo nodig een zogenaamd voorbereidingskrediet worden aangevraagd. Het voorbereidingskrediet is bedoeld voor werkzaamheden om te komen tot een voorlopig en definitief ontwerp. Op basis hiervan kan dan de benodigde hoogte van het hoofdkrediet worden bepaald. De voorbereidingskosten vormen één geheel met het hoofdkrediet en worden na afsluiting in het totaal geactiveerd. In het geval er na de voorbereiding alsnog wordt besloten niet te investeren komen deze voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie. Afsluiten van investeringskredieten en nacalculatie Voor investeringen, waarvoor een voorcalculatie is opgesteld, dient altijd een nacalculatie te worden opgesteld direct na afsluiting van het krediet. In deze nacalculatie wordt een vergelijking gemaakt met de voorcalculatie, een zogenaamde verschillenanalyse. Op basis van deze verschillenanalyse kan lering worden getrokken voor volgende investeringen. Projectdossier Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten wordt een (digitaal) project- of werkdossier aangelegd. Hierbij wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de financiële rapportagetool waarin de punten 2, 3, 4 en 6 digitaal worden vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor het aanleggen van een dergelijk dossier ligt bij de desbetreffende teammanager. Het projectdossier bevat de onderdelen: 1. kopieën van de ondertekende contracten 2. voorcalculatie 3. kopieën van facturen 4. overzicht van tijdsbesteding eigen uren 5. besluiten tot meer- of minderwerk 6. nacalculatie + verschillenanalyse met verklaring 7. afsluiten en archiveren Beleidskader activabeleid 2016 14
3.3.3 Interne controle Toetsing van voorgaande vindt plaats in het kader van de verbijzonderde interne controle. Beleidskader activabeleid 2016 15
Bijlage 1: Beslissingsdiagram investeringen Op lijst investeringen begroting? Investeringsvoorstel toegezegd aan de raad bij begroting? Investering >= 100.000? Vervangingsinvestering? Investering >= 500.000? Effect voor schuldpositie bepalen Investeringsvoorstel maken Investeringsvoorstel maken en aanleggen projectdossier (incl. voorcalculatie) Directie accoord? Directie accoord? College accoord? College accoord? Voorstel aanpassen? Voorstel aanpassen? Raad accoord? Stoppen Stoppen Uitvoeren Uitvoeren en nacalculatie maken Beleidskader activabeleid 2016 16