Jaarverantwoording Stichting Zorggroep Zonnestraal 2012 1
Inhoudsopgave I Maatschappelijk verslag 1. Uitgangspunten van de verslaggeving. 3 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens.4 2.2 Structuur van het concern 4 2.3 Kerngegevens 4 2.4 Samenwerkingsrelaties....6 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur....8 3.2 Raad van Bestuur/Directie...9 3.3 Toezichthouders....10 3.4 Bedrijfsvoering...10 3.5 Cliëntenraad...11 3.6 Ondernemingsraad...11 4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid...12 4.2 Algemeen beleid verslagjaar. 12 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid..12 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten.. 13 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers..18 4.6 Samenleving en belanghebbenden..18 4.7 Financieel beleid..19 II Jaarrekening.. 20 2
1 Uitgangspunten van de verslaggeving Gedurende het verslagjaar 2012 is de groei van de organisatie verder vorm gegeven met de opening van nieuwe vestigingen in Amersfoort en Amsterdam. In Amersfoort is een vestiging geopend voor verzekerde zorg, alsmede een centrum waar refractieve chirurgie (Lasercentrum) wordt aangeboden als vorm van niet verzekerde zorg. In Amsterdam is samen met de vakgroep Oogheelkunde van het AMC een vestiging geopend waar in principe alle vormen van tweedelijns oogheelkundige zorg worden geboden. Kwaliteitsbevorderende maatregelen zijn getroffen door het aanstellen van een extra bestuurder met specifiek aandachtsgebied Medische zaken, Kwaliteit en Veiligheid. In 2012 heeft hercertificering plaatsgehad in het kader van het kwaliteitskeurmerk van ZKN en tevens voor de kwaliteitsstandaard ISO 9001. Een start is gemaakt met de opzet van een Veiligheids Management Systeem, dat in de eerste helft van 2013 volledig moet zijn geimplementeerd en tevens onderdeel zal zijn van de certificering 2013. In 2012 is een overeenkomst gesloten met het bestuur van het Zaans Medisch Centrum over het opzetten van een gezamenlijke kliniek in Zaandam, die vanaf 1 januari 2013 moet worden geëffectueerd. Op diverse plaatsen in het land wordt met ziekenhuizen en daaraan verbonden oogartsen overlegd over de mogelijkheid om samen vestigingen te starten. In 2012 is de samenwerking met NPM Healthcare geïntensiveerd. Inmiddels heeft NPM een meerderheidsbelang verworven in Oogziekenhuis Zonnestraal en tevens in enkele dermatologische en orthopedische klinieken. Met NPM is overlegd over de mogelijkheid om al deze activiteiten in de tweedelijns zorg bestuurlijk en wat betreft de niet medische ondersteuning te bundelen in een zorggroep. De intentie daartoe is eind 2012 formeel vastgelegd. In 2012 heeft de Raad van Toezicht c.q. Raad van Commissarissen vier maal vergaderd. J.E.J. van Angelen, bestuurder 3
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Zorggroep Zonnestraal Adres s Gravelandseweg 76 Postcode 1217 ET Plaats Hilversum Telefoonnummer 0888-777777 Identificatienummer Kamer van Koophandel 32102065 E-mailadres info@oogziekenhuiszonnestraal.nl Internetpagina www.oogziekenhuiszonnestraal.nl 2.2 Structuur van het concern Oogziekenhuis Zonnestraal bestaat uit de stichting zorggroep Zonnestraal met (zorg) BV s. In de BV s vinden de feitelijke (zorg- & holdings) activiteiten plaats. De vestigingen in Hilversum, Bilthoven, Hoogeveen en Emmen zijn 100% dochterondernemingen van Oogziekenhuis Zonnestraal Holding B.V.. In de vestiging Doetinchem heeft de holding per balansdatum een belang van 51%, in de joint venture met de (voorheen) stichting IJsselmeerziekenhuizen heeft de holding een belang van 60%, in de joint vanture met het AMC een belang van 51% en in de vestiging Amersfoort alsook in het Lasercentrum heeft de holding een belang van 51%. In Oogziekenhuis Zonnestraal Holding B.V. vinden alle overkoepelende activiteiten plaats, zoals centrale directievoering, financiële-, DBC- en salarisadministratie, personeelszaken, IT, marketing, OK-coördinatie en kwaliteitsbeheer. 2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Oogziekenhuis Zonnestraal is een instelling voor medische specialistische zorg (ZBC) met als specialisme Oogheelkunde. Cliënten 2.3.2 Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten De cliënten van oogziekenhuis Zonnestraal bestaan voornamelijk uit verzekerden van Nederlandse zorgverzekeraars die behandelingen ondergaan welke onder de verzekerde zorg vallen. Voor een beperkt deel bestaat het cliëntenbestand uit cliënten in het niet-verzekerde zorg segment (lensimplantaties, refractiechirurgie en ooglidcorrecties). Gedurende 2012 zijn in totaal voor geheel Oogziekenhuis Zonnestraal 22.748 nieuwe patiënten ingeschreven. 4
Capaciteit Op het gebied van oogheelkunde zijn de volgende specialisten werkzaam bij Oogziekenhuis Zonnestraal per 31-12-2012. Specialist Geb.datum BIG-nr FTE H.G.A. Bouman 10-03-1961 39031202101 100% R.J.R. de Heus-Beijering 27-05-1970 09045268001 40% M.U. Koch 30-01-1954 19038589101 100% K. van Leeuwen 19-02-1960 79022434101 80% M. Mura 14-10-1975 79064077501 50% A.H.F. Rulo 14-08-1957 59023603801 80% I.V. Sasim 02-03-1965 99100940501 100% R. Schlingemann 01-10-1960 69031397301 10% J.P. de Sera 19-11-1955 09023852901 90% J.G.M. Struijk 29-09-1956 99024152801 80% A.I. Tromp 27-04-1972 59062545501 80% F. Verbraak 03-01-1956 19024492201 10% H. ter Wee 21-04-1954 19024803701 80% T. Smit 22-04-1960 09023943301 100% J.P. van der Pol 04-06-1959 59023297701 100% M.P. Mourits 14-03-1952 69022882401 20% S. Schotgerrits 25-02-1976 99056881101 80% G.M. Smith 12-12-1942 79023958601 0-uren E. Patryn 04-10-1978 79912367801 80% S. Y. Lesnik Oberstein 04-09-1967 59039725301 60% F. F. De Geronimo 23-09-1971 29915284101 100% R. Korkmaz 17-04-1974 79065568601 0-uren E. Zola 08-08-1973 39066775401 60% De groep bestaat uit de volgende vestigingen: Hilversum, Lelystad, Emmeloord, Doetinchem, Bilthoven, Hoogeveen, Emmen, Amersfoort en Amsterdam. Voor niet-spoedeisende hulp zijn de vestigingen op werkdagen dagelijks geopend van 08.00 uur tot 18.00 uur, op de locatie in Hilversum tevens op woensdagavond en op zaterdagochtend. Voor spoedeisende hulp zijn de specialisten 7 dagen per week, 24 uur per dag bereikbaar. De telefonische bereikbaarheid is tevens 7 dagen per week, 24 uur per dag. Personeel Het totaal aantal personeelsleden in loondienst excl. medisch specialisten bedroeg per ultimo boekjaar 188 personen (130,56 FTE). Het totaal aantal medische specialisten (zowel in loondienst als niet in loondienst) per einde verslagjaar bedroeg 23 (15,20 FTE). 5
Productie Aantal gesloten DBC s: 54.688 Aantal OK-verrichtingen : 19.536 Aantal eerste polibezoeken: 42.503 Aantal overige polibezoeken: 70.032 Opbrengsten Totale omzet DBC: 4.430.881 Totale omzet DOT: 16.870.336 Overige omzet/opbrengsten: 1.170.368 2.3.3 Werkgebieden Oogziekenhuis Zonnestraal heeft een uiteindelijke landelijke dekking als (lange termijn) doelstelling op het gebied van hoogwaardige oogheelkundige zorg. Primair is de organisatie gericht op behandelingen in het kader van de verzekerde zorg. 2.4 Samenwerkingsrelaties Samenwerkingen Oogziekenhuis Zonnestraal heeft een nauwe samenwerking met het Amsterdam Medisch Centrum (AMC), met name op het gebied van onderzoek naar c.q. bestrijding van Macula Degeneratie. Oogziekenhuis Zonnestraal voert mede het onderzoek uit in het kader van de BRAMD-studie (doelmatigheidsonderzoek behandeling MD met Lucentis vs Avastin). In 2009 is een nauwe samenwerking ontstaan met de stichting IJsselmeerziekenhuizen wat geleid heeft tot het overbrengen van het specialisme oogheelkunde uit de ziekenhuizen in Lelystad en Emmeloord naar Oogziekenhuis Zonnestraal. De stichting IJsselmeerziekenhuizen heeft een belang genomen van 40% in de bestaande vestiging van Oogziekenhuis Zonnestraal in Lelystad. De feitelijke medische dienstverlening vindt in het kader van deze samenwerking plaats vanuit de locaties Lelystad en Emmeloord. Het voornemen is om deze constructie uit te breiden naar meerdere locaties in de provincie Flevoland. De gezamenlijke onderneming is verantwoordelijk voor de continuïteit van de oogheelkundige zorg op de genoemde locaties. De onderneming zal bij deze uitvoering gebruik maken van faciliteiten die aanwezig zijn in de ziekenhuizen in Lelystad en Emmeloord en in de bestaande vestiging van Oogziekenhuis Zonnestraal in Lelystad. Hierdoor kan Oogziekenhuis Zonnestraal alle behandelingen op oogheelkundig gebied uitvoeren. De doelstelling hierbij is om in de loop van 2013 de activiteiten van de onderneming te gaan uitvoeren vanuit een locatie in het ziekenhuis in Lelystad. In 2011 zijn met het AMC verregaande afspraken gemaakt over het gezamenlijk bieden van tweedelijns oogheelkundige zorg. Daartoe is in 2012 een gezamenlijke vestiging buiten het AMC geopend in Amsterdam Zuidoost, waarin ook uitgebreide operatiefaciliteiten beschikbaar zijn. Het AMC heeft een belang van 49% genomen in de gezamenlijke vestiging. Verwijzers Oogziekenhuis Zonnestraal onderhoudt op een (pro-)actieve manier haar relatie met haar primaire en secundaire verwijzers, zoals huisartsen en opticiens. Deze relatie bestaat uit uitwisseling van kennis en informatie, waarbij huisartsen/assistentes en medewerkers vanuit het opticienkanaal op regelmatige basis worden uitgenodigd voor (bij-) scholing van de aanwezige kennis van de verwijzers. 6
Externe belanghebbenden Zorgverzekeraars Door de landelijk gespreide dienstverlening van Oogziekenhuis Zonnestraal, voorziet het in de zorg van patiënten van alle zorgverzekeraars. In de regio midden zijn de zorgverzekeraars Agis en Achmea de verzekeraars waar de meeste patiënten van oogziekenhuis Zonnestraal bij verzekerd zijn. In de regio oost/noord-oost betreft het voornamelijk patiënten van Menzis en Groene Land Achmea. Kapitaalverschaffers De groep heeft een relatie op het gebied van financiering en bancaire activiteiten met - ABN-AMRO Bank N.V. - ABN AMRO Lease B.V. Brancheorganisatie Oogziekenhuis Zonnestraal is reeds een aantal jaren aangesloten bij de organisatie van Zelfstandige Klinieken in Nederland (ZKN). Toezichthouders -Inspectie voor de gezondheidszorg -Nederlandse Zorgautoriteit Interne belanghebbenden Dit betreft de medewerkers en de medisch specialisten. Er zijn verschillende vormen van overleg als dialoog vanuit bestuur/directie met deze interne doelgroepen. In 2012 is een start gemaakt met medezeggenschap in de vorm van personeelsvergaderingen. Ook zijn verkiezingen gehouden voor een gemeenschappelijke ondernemingsraad waarin alle geledingen zijn vertegenwoordigd. Begin 2013 zal de ondernemingsraad worden geïnstalleerd. Voor de medisch specialisten en de para medici wordt drie maal per jaar een themamiddag georganiseerd, waar actuele medische onderwerpen worden behandeld. Het College Medische Directie, waarin de medisch directeuren van alle vestigingen zitting hebben, overlegt maandelijks met de directie over medische beleidskwesties. Tegen het einde van 2012 heeft het CMD besloten om zich bestuurlijk te laten vertegenwoordigen. Alex Rulo is voor de eerstkomende twee jaar aangewezen als medisch directeur van Oogziekenhuis Zonnestraal. 7
3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Oogziekenhuis Zonnestraal onderschrijft de Zorgbrede Governance Code en probeert de hierin opgenomen principes zo goed mogelijk toe te passen in haar concrete situatie. Hierbij worden de uitgangspunten van de Zorgbrede Governance Code zo veel mogelijk meegenomen bij de inrichting van de governance. Waar de Code niet van toepassing is op vennootschappen en niet de nuance wordt gemaakt naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden van aandeelhouders, is een comply or explain van toepassing. Hieronder is per punt aangegeven hoe Oogziekenhuis Zonnestraal dit heeft vormgegeven in haar specifieke situatie. Voor een aantal van deze aspecten geldt dat deze nog verder moeten worden geformaliseerd resp. naar onze mening te vergaand zijn voor relatief kleine organisaties. 3.1.1 De zorgorganisatie als zorgonderneming met een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid Wij verwijzen naar andere onderdelen van dit jaardocument, waarin de maatschappelijke verantwoordelijkheid en de invulling daarvan door Oogziekenhuis Zonnestraal wordt weergegeven. Wij onderschrijven de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Zonnestraal 3.1.2 Invloed en betrokkenheid van belanghebbenden bij het beleid van de zorgorganisatie Ten aanzien van dit aspect geldt dat, gegeven de populatie van de patiëntengroep, alsmede het feit dat er nog geen ondernemingsraad is ingesteld, deze aspecten slechts beperkt geformaliseerd worden gerealiseerd. Het bestuur is het orgaan dat bij dergelijke besluiten, in afstemming met de Raad van Toezicht het belang van de belanghebbenden in het oog houdt. Bestuur/Directie en management communiceren geregeld met belanghebbenden. Patiënten hebben invloed via hun contacten met de medici, aspecten zoals cliënttevredenheid en klachtenprocedures zijn hierbij ook van belang. 3.1.3 Verantwoording aan belanghebbenden Middels dit openbare jaardocument wordt verantwoording afgelegd. Hierbij is tevens aandacht besteed aan de activiteiten van de medische staf. 3.1.4 De externe accountant en diens relatie en communicatie met de organisatie De opdracht aan de externe accountant is verstrekt door de Raad van Toezicht. De rapportages van de accountant worden ook besproken met het bestuur. Ten aanzien van de adviesdiensten geldt dat met de externe accountant is afgesproken dat hieromtrent helder verantwoording wordt afgelegd in de accountantsrapportages en de jaarrekening indien dit aan de orde is. De onafhankelijkheid van de externe accountant is geborgd door een periodieke wisseling van de samenstelling van de controlegroep. 8
3.2 Raad van Bestuur / Directie Samenstelling directie Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties J.E.J. van Angelen Algemene leiding, tevens Bestuursvoorzitter P.M. de Koning Marketing, nieuwe ontwikkelingen en Directeur Dermicis Holding B.V. Participaties C.P. van Niekerk - Nanninga Medische Zaken, Kwaliteit en Veiligheid A. Berkhout Kwaliteitzorg O.J.T de Vries Financiën B. Kalkman Operations 3.2.1 Taak en werkwijze De taak zoals beschreven in de governancecode wordt uitgevoerd door de directie, welke met de dagelijkse leiding is belast. Het bestuur fungeert daarin als eindverantwoordelijke directie en toezichthouder. Ten aanzien van een aantal taken van de directie geldt dat deze zijn doorgedelegeerd aan de vestigingsmanagers en de financieel directeur. Hierdoor wordt mogelijk onderscheid gemaakt tussen besturen en toezicht houden, voor zover dat gegeven de aard en omvang van de organisatie mogelijk is. 3.2.2 Bezoldiging en openbaarmaking daarvan Conform de wettelijk verplichting op grond van BW2 titel 9, de WTZi resp. de WOPT wordt bezoldiging openbaar gemaakt. Wij verwijzen naar de toelichting ter zake elders in dit jaardocument. 3.2.3 Belangenverstrengelingen Het bestuur / de directie waakt voor belangenverstrengeling vanuit de verantwoordelijkheid voor de vennootschap die het bestuur heeft. In dit kader heeft het bestuur geen nevenfuncties die naar onze mening aanleiding geeft tot belangenverstrengeling. Nevenfuncties van bestuurders zijn vermeld. 9
3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) De samenstelling Raad van Toezicht per ultimo boekjaar is als volgt Naam Aandachtsgebied Nevenfuncties D.W. de Groot van Embden Voorzitter S.J.G. van Wijnbergen Lid In 2012 heeft de Raad van Toezicht vier maal vergaderd en heeft tussentijdse consultatie plaats gehad in de vorm van mailverkeer en telefonische vergadering. Eén van de belangrijkste onderwerpen betrof het toezien op kwaliteit door middel van het inventariseren van risico s, prioriteren en voorstellen van maatregelen. Geïnventariseerde risico s hebben betrekking op het primaire proces, de zorgverlening aan patiënten en de bedrijfsvoering in het algemeen. Daarnaast is gesproken over kwaliteit in het algemeen en de inspanningen om blijvend te voldoen aan de kwaliteitsnormen van ZKN en ISO; voor beide is hercertificering gerealiseerd. In het licht van eerder vermeld voornemen om bestuurlijk de verschillende tweedelijnsactiviteiten van NPM Healthcare te gaan samenvoegen, zal in 2013 het toezicht anders worden vormgegeven. 3.3.1 Bezoldiging en openbaarmaking daarvan Voor zover wettelijk verplicht op grond van BW2 titel 9, de WTZi resp. de WOPT wordt bezoldiging openbaar gemaakt. Wij verwijzen naar de toelichting ter zake elders in dit jaardocument. 3.4 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering/beleidscyclus van Oogziekenhuis Zonnestraal bestaat uit de vestigingsjaarplannen, de exploitatie- en investeringsbegroting en de managementrapportages. De beleidscyclus heeft in 2012 verder vorm en inhoud gekregen. Dit betekent helderheid en duidelijkheid ten aanzien van jaarcyclus en ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hierin. Het biedt houvast aan de eigen bedrijfsvoering en geeft inhoudelijk richting. Binnen de groep wordt gewerkt met een maandelijkse managementrapportage, waarin de voorgenomen jaarplannen tegenover de realisatie wordt gezet. In de loop van het kalenderjaar kan dit leiden tot een aangepaste verwachting van de resultaten (LE).Binnen de planning- en controlcyclus wordt gewerkt met een jaarkalender. Alle betrokkenen bij de cyclus werken volgens dit tijdpad. Vestigingsplannen In 2012 is, op basis van het totaalplan en- budget dat door de directie is vastgesteld, de doorvertaling gemaakt naar plannen op vestigingsniveau. Tevens is de voortgang van de doelstellingen uit de vestigingsactieplannen besproken tussen de vestigingsmanagers en de centrale directie. Deze besprekingen vinden maandelijks plaats. Het jaarplan/vestigingsplan bestaat uit drie onderdelen: 1. Positionering gaat in op de identiteit en de plaats van de vestiging in de organisatie en in de (gezondheids)markt. Hierbij spelen aspecten als adherentie(gebied) en de samenwerking met verwijzers een belangrijke rol; 2. Concrete doelstellingen in de zin van marketing, kwaliteit en productie, die tot uitdrukking komen in een activiteitenplan en een begroting; 3. Elke vestiging heeft plannen ontwikkeld ter verhoging van de patiënttevredenheid. Periodiek wordt onafhankelijk onderzoek gedaan naar de mate van patiënttevredenheid per vestiging. In de vestigingsplannen is ook een overzicht van investeringsaanvragen opgenomen. De vestigingsmanagers hebben in de vestigingsactieplannen de doelstellingen van hun vestiging opgenomen. 10
Exploitatiebegroting De exploitatiebegroting 2012 is opgesteld in overleg met de vestigingsmanagers; zij geven aan welke productie (de daaraan verbonden opbrengsten) en welke kosten zij verwachten om in het komende jaar de gestelde doelen te behalen. Rapportage In 2012 is maandelijks een managementrapportage opgesteld. Maandelijks ontvangen het bestuur, de directie en de vestigingsmanagers deze managementrapportages. De rapportage vormt de verbindende schakel tussen het jaarplan, met de daarin opgenomen vestigingsdoelstellingen, en de voortgang van de realisatie van deze doelstellingen. Deze rapportage heeft tevens als functie dat, naast de verantwoording van de realisatie van de doelstellingen ook een prognose wordt gegeven. Verder worden de sturende acties benoemd, zodat afgesproken doelstellingen ook gehaald gaan worden. Nieuw in 2012 was de noodzaak tot verfijnder rapportage van de productie per verzekeraar. In samenhang met het hoofdlijnenaccoord is in 2012 voor het eerst gerapporteerd op basis van schadelast per verzekeraar. Daarvoor is het niet alleen noodzakelijk om de productie (gedeclareerde zorg) en de onderhanden werk positie per ultimo 2012 te registreren maar tevens een prognose te maken van de waarde ontwikkeling van de onderhanden werk portefeuille in het volgende kalenderjaar. Beleidsplan Door het bestuur is een aanzet gegeven tot een meerjarenplan. Hierin wordt de ontwikkelingsstrategie met name cijfermatig en planmatig tot uitdrukking gebracht. Dit heeft extra belang gekregen door de overheidsmaatregelen die voor 2012 en volgende jaren van budgetering uitgaan. De uitgesproken groeistrategie van Oogziekenhuis Zonnestraal moet de komende jaren plaatsmaken voor een strategie van consolidatie en optimalisering. Hierbij wordt autonome groei beperkt en de groei zal worden gerealiseerd door het aangaan van samenwerking met algemene ziekenhuizen. 3.5 Cliëntenraad Oogziekenhuis Zonnestraal werkt via cliëntenraadplegingen. Aan iedere patiënt wordt mondeling en schriftelijk kenbaar gemaakt hoe zij wensen/vragen kunnen indienen en wat de procedure daarvoor is. Tevens kunnen zij aangeven wat vanuit hun beleving de kwaliteit is van de geleverde zorg en van de bejegening door behandelaar(s). De resultaten hiervan worden periodiek gerapporteerd aan het bestuur. Tevens is een actief klachtenbeleid dat vorm is gegeven door een klachtenreglement waarin zaken zijn vastgelegd omtrent de procedure, besluitvorming en communicatie naar betrokkenen. Een klachtenfunctionaris treedt als bemiddelaar op tussen klager en aangeklaagde(n). Een klachtencommissie met een externe voorzitter bespreekt periodiek de ontvangen klachten van patiënten die niet door bemiddeling van de klachtenfunctionaris konden worden opgelost. Het klachtenreglement is beschikbaar voor alle patiënten. 3.6 Ondernemingsraad Voorbereidingen zijn getroffen om te komen tot inrichting van de medezeggenschap. In 2012 zijn per regio personeelsvergaderingen gehouden en tegen het einde van het jaar zijn verkiezingen georganiseerd voor een eerste centrale Ondernemingsraad, die in 2013 zal functioneren. 11
4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Oogziekenhuis Zonnestraal kent als missie het verlenen van kwalitatief hoogstaande oogheelkundige zorg op verantwoorde economische basis. Daarbij is het streven gericht op het bieden van een breed palet van zorg. Deze zorg bestaat tenminste uit de gangbare verzekerde zorg zoals voor cataract, glaucoom, diabetische retinopatie, macula degeneratie en achtersegmentchirurgie. In de komende jaren komt daar de niet verzekerde zorg van refractiechirurgie (implantlenzen en ooglaseren) bij. Oogziekenhuis Zonnestraal wil voorts groeien in aanwezigheid op verschillende locaties. Naast de aanwezigheid in Hilversum, Bilthoven, Lelystad en Emmeloord (beide in samenwerking met het MC Zuiderzee), Doetinchem, Hoogeveen en Emmen, zijn in 2012 vestigingen geopend in Amsterdam (in samenwerking met het AMC) en in Amersfoort (zowel voor de verzekerde zorg als voor de niet verzekerde zorg). Het is de verwachting dat in de komende jaren nog enkele samenwerkingsverbanden worden gelegd met ziekenhuizen om met hen en voor hen de oogheelkundige zorg te gaan verlenen. 4.2 Algemeen beleid verslagjaar Oogziekenhuis Zonnestraal wil kwalitatief hoogstaande oogheelkundige zorg verlenen. In een aparte paragraaf worden de maatregelen geschetst die worden getroffen om die hoge kwaliteit te bereiken en te handhaven. Veel aandacht wordt besteed aan het kwaliteitsniveau van onze oogartsen en interne opvolging door jongere generaties middels gerichte kennisoverdracht. In relatie tot de vele operatieve ingrepen en andere verrichtingen die op de verschillende locaties worden uitgevoerd, wordt gekeken naar verdere optimalisering van deze processen. Waar het streven onveranderd is om de toegankelijkheid van de poliklinieken voor patiënten zo groot mogelijk te houden, wordt nu een studie verricht naar het verder regionaliseren van de OK faciliteiten. Dat wordt ingegeven door de mogelijkheid om gecentraliseerde faciliteiten met langere openingstijden te werken, om schaarste in gekwalificeerde medewerkers daarmee op te lossen en om te kunnen blijven investeren in hoogwaardige operatie apparatuur. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Het jaar 2012 kan wederom gekenmerkt worden als een jaar waarin het kwaliteitsmanagementsysteem volop in de belangstelling heeft gestaan. De procedure dit jaar rondom de hercertificering voor het keurmerk Zelfstandige Klinieken Nederland en de ISO 9001 is met goed gevolg afgerond. Naast kwaliteit is Veiligheid als belangrijk onderwerp in het kader van het VMS geïntroduceerd als speerpunt. In de zomer van 2012 heeft een extern bureau een quickscan uitgevoerd naar de stand van zaken met betrekking tot de veiligheidseisen die in de ZKN certificeringseisen benoemd zijn. Naar aanleiding van deze quickscan is een actieplan opgesteld met daarin aangeven welke stappen nog gedaan moeten worden om Oogziekenhuis Zonnestraal medio 2013 te kunnen laten certificeren voor het veiligheidsmanagementsysteem. Veiligheid is een integraal onderdeel van het kwaliteitsmanagement systeem geworden. Het KWIS (Kwaliteit Informatie Systeem) is volledig geïntegreerd binnen Zonnestraal en biedt voldoende ondersteuning bij de realisatie van de (medische) doelstellingen. Toetsing van protocollen, actualiseren van protocollen en toezien op naleving hiervan zijn speerpunten geweest het afgelopen jaar. Maar ook het komende jaar blijven deze punten hoog op de agenda staan. Elke vestiging is bezocht voor een interne audit en heeft een auditverslag en een verbeterplan ontvangen. De verbeterplannen zijn door het vestigingsmanagement in overleg met betreffende 12
collega s opgezet en dienen als leidraad voor de komende periode. In het kwaliteitsoverleg dat de kwaliteitsmanager heeft met de vestigingsmanager staat het verbeterplan standaard op de agenda. In het klachtenonderdeel van KWIS zijn de klachten van patiënten, verbetervoorstellen, MIP s, interne klachten en opmerkingen vanuit de patiënttevredenheidenquête opgenomen. Adequate behandeling en afhandeling heeft plaatsgevonden. In het kader van het VMS is de analyse van de MIP een actiepunt. Op medisch gebied vinden diverse overleggen plaats waar de onderwerpen kwaliteit en veiligheid vaste agendapunten zijn. Wekelijks vindt op iedere vestiging een patiëntenbespreking plaats, onder voorzitterschap van de medisch directeur samen met de artsen en paramedici. In deze besprekingen worden alle zaken die in het kwaliteitssysteem c.q. het EPD zijn ingevoerd en die om bijzondere aandacht vragen besproken en opgevolgd. Daarnaast vindt 3x per jaar een groot medisch en paramedisch overleg plaats waar alle medici en paramedici van alle vestigingen, per functiegroep, met elkaar vergaderen. Onderwerpen als nieuwe behandelingen, nieuwe apparatuur en gewijzigde wet- en regelgeving komen aan bod. Op deze wijze van collegiale consultatie wordt kennis uitgewisseld en vindt een natuurlijk systeem van controle plaats, wat het kennisniveau van de medisch specialisten en paramedici ten goede komt en daarmee de kwaliteit van de geleverde zorg. Ook heeft dit als voordeel een nog betere borging van de continuïteit van de zorg, doordat uitwisseling van artsen, zowel binnen een vestiging, als tussen vestigingen onderling, mogelijk is zonder verlies van kwaliteit van de zorg. 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Zonnestraal heeft het kwaliteit- en veiligheidsbeleid en de beleving hiervan door onze patiënten zeer hoog in het vaandel staan. Om dit meetbaar te maken wordt een actief beleid uitgevoerd op het gebied van patiënttevredenheid. Eén keer per 2 jaar doet Oogeziekenhuis Zonnestraal mee aan een patiënttevredenheidsenquête door Mediquest en Independer. In 2013 zal deze enquête wederom uitgevoerd worden. Het patiënttevredenheidsonderzoek is in 2012 uitgevoerd door middel van een interne patiënttevredenheidsenquête die gericht is op alle behandelingen. In totaal zijn 912 enquêtes verwerkt. Het gemiddelde cijfer is een 8.95. Alle opmerkingen en vragen die door de patiënt zijn geplaatst, worden besproken tijdens het kwaliteitsoverleg en indien nodig teruggekoppeld naar betreffende vestiging en of medewerker. Zonnestraal hanteert een klachtenbeleid. Alle klachten van patiënten worden vastgelegd in een digitale kwaliteitssysteem. De klachtenfunctionaris neemt de klacht in ontvangst, geeft informatie en advies en kan, indien gewenst, bemiddelen in klachten. Het doel van bemiddeling is de behandelingsen vertrouwensrelatie te herstellen. De klachtenfunctionaris zorgt er voor dat de klacht bij de juiste persoon of vestiging terecht komt en verder afgehandeld wordt. De klachten worden maandelijks in het overleg tussen de klachtenfunctionaris en de directeur Kwaliteit en Medische Zaken besproken. De klachten die intern niet leiden tot een gewenste oplossing, kunnen worden voorgelegd aan de externe klachtencommissie of, indien sprake is van een schadevergoeding, aan onze verzekeraar. De externe klachtencommissie formuleert een uitspraak naar de patiënt en de betrokken medewerker(s) en formuleert een advies aan de directie. De klachtencommissie (KC) heeft in 2012 twee zaken behandeld, alle naar aanleiding van patiëntenklachten. Het bestuur heeft in beide gevallen positief gereageerd op de aanbevelingen van de KC. In paragraaf 4.4.1 is een overzicht met het aantal ontvangen klachten weergegeven. 13
4.4.1 Kwaliteit van zorg Behalve de certificering voor ISO 9001 en ZKN, die een borging vormen voor de kwaliteit en veiligheid van procedures en dus voor de kwaliteit van de zorg, wordt binnen Oogziekenhuis Zonnestraal gestuurd op kwaliteits-/complicatie indicatoren. Borging van de kwaliteit en veiligheid van de zorg is een dagelijkse aangelegenheid. Procedures, werkinstructies en formulieren ondersteunen de medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. In het digitale kwaliteitssysteem is deze informatie terug te vinden en te raadplegen. In 2012 hebben de kwaliteitsmanager en de deskundige steriele medische hulpmiddelen (DSMH), alle vestigingen bezocht en interne audits uitgevoerd. Van alle interne audits is een verslag en een verbeterplan opgesteld. De vestigingsmanager heeft met betreffende medewerkers het verbeterplan verder ingevuld. De kwaliteitsmanager bespreekt en toetst het verbeterplan ieder kwartaal op de vestiging samen met de vestigingsmanager. Voor het uitvoeren van interne audits is gekeken naar de aandachtspunten vanuit de vorige interne audit en externe audit van ZKN/ ISO 9001, de hygiëne audit en de audit uitgevoerd door de Apotheek. Uitkomsten van de audit zijn te verdelen in vier categorieën: - Toetsing tegen ISO 9001; - Toetsing tegen ZKN; - Toetsing tegen wettelijke richtlijnen/wip-richtlijnen; - Toetsing tegen Zonnestraal-documenten die in KWIS zijn opgenomen. Verbetervoorstellen worden frequent door medewerkers gemeld. De verbetervoorstellen hebben veelal betrekking op het efficiënter inrichten van de werkzaamheden en het verder optimaliseren van patiënt behoeften en zorg. Iedere medewerker kan een idee of opmerking melden ter verbetering. In 2012 is vanuit de kwaliteitsafdeling extra aandacht gevraagd voor het melden van incidenten, MIP, en het doen van verbetervoorstellen. Door middel van het analyseren van de incidenten en het implementeren van verbetervoorstellen, blijft Oogziekenhuis Zonnestraal zich continue verbeteren. De verbetervoorstellen en MIP s worden vastgelegd in ons digitale kwaliteitssysteem en maandelijks besproken in het kwaliteitsoverleg. Overzicht van het aantal ontvangen Verbetervoorstellen, MIP s en klachten in 2012: Aantal MIP s (Melding Incidenten Patiëntenzorg) 95 Aantal verbetervoorstellen 85 Aantal patiëntenklachten 95 Aantal klachten naar klachtencommissie 2 Aantal klachten verwezen naar VVAA 1 Dit bij een totaal aantal polibezoeken en behandelingen van: 112.525 Medisch jaarverslag Inleiding Oogziekenhuis Zonnestraal is afgelopen jaar weer gegroeid, van 4 vestigingen op 7 locaties naar 6 zelfstandige vestigingen op 9 locaties. De vestigingen in Amsterdam en Amersfoort zijn in de loop van 2012 geopend, de vestiging in Meppel is geheel opgeheven en de locatie in Emmen wordt 1x per week als buitenpoli gebruikt. Op 7 vestigingen zijn zowel een poli als OK complex aanwezig; Hoogeveen, Hilversum, Doetinchem, Amersfoort, Hilversum, Lelystad/Emmeloord en Amsterdam hebben een eigen OK afdeling. Dit voorjaar is de vestiging Amersfoort opgestart met een poli en OK complex op een zogeheten A locatie. Naast het bieden van de verzekerde zorg wordt hier ook de niet verzekerde zorg, in de vorm van refractie- en laserchirurgie, aangeboden. In het najaar van 2012 is de vestiging Oogziekenhuis Zonnestraal/AMC te Amsterdam geopend. Het is een samenwerkingsverband met het Academisch Medisch Centrum. Hier zal in de loop van 2013 voor een groot deel de tweede lijns zorg van de oogheelkunde afdeling van het AMC uitgevoerd worden. 14
Halverwege het jaar 2011 heeft een wijziging plaatsgevonden in de medische directievoering, waarvan de werkwijze in 2012 is geoptimaliseerd en naar volle tevredenheid functioneert. Het College Medische Directie, medisch directeuren van verschillende vestigingen, vergadert maandelijks onder voorzitterschap van de Directeur kwaliteit en medische zaken, stelt o.a. nieuw medisch beleid op en evalueert het huidige beleid. Door het implementeren van een operatie checklijst in het EPD, ten behoeve van het Toezicht Operatief Proces bij alle staaringrepen, heeft Oogziekenhuis Zonnestraal een enorme kwaliteit- en veiligheidsverbetering doorgevoerd bij operatie patiënten. Oogziekenhuis Zonnestraal heeft dit jaar een start gemaakt met het opzetten van een pilot taakherschikking van de optometristen. De rol van de optometrist in de tweede lijn, binnen de oogzorg, wordt gezien het toenemend aantal patiënten en het te kort aan oogartsen steeds prominenter in Nederland. De optometrist is in staat om taken van de oogarts over te nemen. In 2013 start een pilot op de vestiging in Flevoland. Bij een succesvolle evaluatie zal het plan van taakherschikking verder uitgewerkt worden met als doel het te implementeren op alle vestigingen. In het najaar is een start gemaakt met het houden van functioneringsgesprekken met de oogartsen volgens het evaluatiesysteem Individueel Functioneren Medisch Specialisten. Cijfers Het totaal aantal polibezoeken is ten opzichte van 2011 toegenomen met 7,6% naar 112.525 bezoeken. Het aantal operatieve ingrepen bedroeg 16.686, bijna 3,5% meer t.o.v. 2011. Het aantal laserverrichtingen (SLT/YAG) bedroeg 2850, een afname van 6,3% t.o.v. 2011. Voor wat betreft het accountmanagement is 2012 gestart met 156 partneropticiens, 20 partners kwamen erbij, voornamelijk door de opening van de vestiging in Amersfoort en er gingen 5 partners uit het partnerprogramma. Vestigingen Drenthe In 2012 is de samenwerking met de Zorgcombinatie Noorderboog te Meppel beëindigd. De samenwerkingsverbanden die in 2011 waren aangegaan zijn ontvlecht en de vestiging in Drenthe heeft met een nieuwe locatie een goede doorstart gemaakt. In oktober 2012 is de nieuwe locatie in gebruik genomen. Naast een polikliniek heeft de vestiging ook de beschikking gekregen over een eigen OK complex. De activiteiten en de medewerkers in de vestiging Emmen zijn voor een groot deel overgeheveld naar de locatie in Hoogeveen. De locatie in Emmen wordt gemiddeld 1x per week gebruikt voor poliklinische consulten. Door onderbezetting van het aantal opererende oogartsen gedurende een aantal maanden van het jaar is het aantal ingrepen t.o.v. 2011 gedaald. Flevoland De samenwerking met het MC Zuiderzee in Lelystad en Emmeloord is in 2012 gecontinueerd en heeft als hoogtepunt het inhuizen van de polikliniek en OK van de vestiging Lelystad in een vleugel van het MCL ziekenhuis in Lelystad. De bouw is in augustus 2012 gestart en de verwachting is dat op 1 april 2013 de verhuizing tot stand is gekomen. Vanaf die datum zal OZ al haar patiënten op de nieuwe polikliniek met eigen OK zal gaan behandelen. De vestiging Emmeloord blijft zelfstandig draaien in het MC Zuiderzee te Emmeloord. De vestiging Lelystad verzorgt een groot deel van de diabetes ketenzorg in Flevoland, de zgn. OOG14 zorg. Het aantal doorverwijzingen voor deze zorg in 2012 bedraagt 2024 patiënten. Het aantal operaties in Lelystad /Emmeloord is in vergelijking met 2011 iets afgenomen. In 2012 heeft Lelystad veel hinder ondervonden ten gevolge van de vele wisselingen in oogartsencapaciteit. De functie van medisch directeur is na het vertrek van de MD in 2010 nog niet vervuld. De medisch directeur van Hilversum heeft als ad interim deze functie gedurende het hele jaar vervuld. Door de goede inzet van de huidige oogartsen en de uitstekende ondersteuning van de optometristen heeft Lelystad het gepresteerd het aantal polibezoeken en cataractingrepen op pijl te houden en die zorg aan de patiënten te verlenen die men in Flevoland gewend is. In Emmeloord hebben een aantal dagen per week een oogarts en een optometrist polispreekuren gedraaid en wordt 1x per week een operatiesessie verricht. 15
Oost Nederland In Doetinchem is men in 2012 gestart met het opereren op 2 OK s met 1 oogarts. Beide OK s zijn volledig geoutilleerd om cataractingrepen te verrichten. Het voordeel zit in de tijdswinst die de oogarts hiermee boekt, deze tijd wordt o.a. gebruikt voor het inplannen van extra poliklinisch spreekuren. Met drie oogartsen vervult de vestiging in Doetinchem een grote rol in het verlenen van oogzorg in de regio Oost Nederland Hilversum en Bilthoven Op deze vestigingen worden de poli- en operatie activiteiten op drie verschillende locaties aangeboden. Een poliklinische locatie in Hilversum en Bilthoven en een aparte operatiekamerlocatie in Hilversum. De wachttijden voor de staaroperaties waren in het begin van het jaar boven de door ons gehanteerde norm van 4 weken. Door een herverdeling van taken onder de artsen waardoor er meer operatie tijd vrij kwam is deze wachttijd terug gebracht naar het gewenste niveau. De vitroretinale chirurgie is een expertise binnen deze vestiging. Door de samenwerking met de Medische Retina Unit van het AMC wordt de vestiging Hilversum ook als het MD expertise centrum binnen Zonnestraal gezien. Amersfoort Deze vestiging is in het voorjaar van 2012 opgestart met een tweetal oogartsen die reeds in Amersfoort actief waren. Naast de verzekerde zorg is de niet verzekerde zorg een belangrijk onderdeel van de activiteiten op deze vestiging. De OK is uitgerust met de nieuwste laserapparatuur en sinds het najaar worden ooglaseringrepen verricht, naast de al vanaf het begin uitgevoerde staar- en ooglidoperaties. Amsterdam/AMC De laatste nieuwe vestiging in 2012 is die in Amsterdam, welke in een samenwerkingsverband met het AMC tot stand is gekomen. De activiteiten zijn in november opgestart, zowel op poliklinisch als op OK gebied. Het OK complex is volledig geoutilleerd en geschikt voor het verrichten van ingrepen onder algehele anesthesie, voor volwassen ASA 1 en 2 patiënten. In 2013 zal voor een groot deel de tweedelijns oogzorg vanuit het AMC overgeheveld worden naar deze vestiging. Behandelingen Overzicht aantal behandelingen bij Oogziekenhuis Zonnestraal 2012 2011 % vs 2011 Cataract 6906 6670 3.5 % Vitrectomie 321 395-18.7% Intravitreale injecties lucentis 912 6161-85.2% Intravitreale injecties avastin 8144 2500 225.8% SLT/YAG/Fundus laser 2850 3040-6.3% Ooglidchirurgie 403 418-3.6% Totaal 19536 19184 16
Complicaties Complicaties worden geregistreerd in het complicatieregister, dat sinds dit jaar geïntegreerd is in het EPD. Maandelijks wordt een actueel overzicht uitgedraaid van het aantal complicaties en deze worden besproken in het overleg van het College Medische Directie. Met een complicatieregistratie van de per- en postoperatieve complicaties wordt beoogd: - dat betrouwbare informatie wordt verzameld over de complicaties; - verbeteringen door het analyseren van veelvoorkomende complicaties; - de gegevens te gebruiken voor een retrospectieve risico inventarisatie. Het aantal door Oogziekenhuis Zonnestraal geregistreerde complicaties bij alle ingrepen in 2012, bedroeg 86. Het totaal aantal complicaties bij cataractingrepen, van achterkapselruptuur, zonulolysis, cv verlies zonder vitrectomie tot irisprolaps, bedroeg 80. Dat komt neer op 1,14 % van het totaal aantal ingrepen. Het totaal aantal complicaties bij cataracten volgens de NOG standaard, CV verlies met gebruik van vitrectoom en re-operatie binnen 3 maanden, was 26. Dit komt neer op 0,38%. De NOG houdt een geoorloofd maximaal percentage van 1,5% aan. Internationale standaards hebben het zelfs over een geoorloofd percentage van 2%. Oogziekenhuis Zonnestraal zit daar ruim onder. Bij de intravitreale injecties werden 3 complicaties geregistreerd, dat komt neer op 0,03 %. Volgens de internationale literatuur is dat een zeer laag getal,daar worden getallen tot 1% genoemd. Het totaal aantal infecties, endopthalmitis, bedraagt 5. Hiervan zijn er 4 na een cataractingreep en 1 na een intravitreale injectie ontstaan. Dat is 0.06 % op 6.906 cataractingrepen en 0.01 % op 9.156 intravitreale ingrepen. 4.4.2 Toegankelijkheid Oogziekenhuis Zonnestraal is over het algemeen goed bereikbaar per auto, fiets of openbaar vervoer. Oogziekenhuis Zonnestraal heeft bij nagenoeg alle locaties een parkeerterrein. Toegangstijden Oogziekenhuis Zonnestraal heeft een actief beleid om de toegangstijden tot een minimum te beperken. Hierdoor onderscheidt Oogziekenhuis Zonnestraal zich positief binnen de Zorgsector. De gemiddelde wacht- en toegangstijden gedurende 2012 liggen tussen de 1 tot 3 weken, dit is afhankelijk van de specifieke ingreep en de gekozen regio. Als doelstelling hanteert het Oogziekenhuis Zonnestraal dat elk eerste contact met de patiënt binnen een of twee weken mogelijk moet zijn. De feitelijke behandeling na het eerste contact moet eveneens binnen twee weken gepland kunnen worden. Door nieuwe regelgeving en ontwikkelingen binnen de Zorgsector staan deze doelstellingen onder grote druk. Het toegestane aantal oogheelkundige verrichtingen per jaar noodzaakt Oogziekenhuis Zonnestraal tot een meer efficiëntere werkwijze maar ook tot strategische keuzes op het gebied van bijvoorbeeld soort behandelingen te komen. Het effectief inzetten van de beschikbare kennis, kunde en kwaliteit zal een focus gebied zijn voor de komende jaren. De toegangstijd zal uiteindelijk hierdoor wel negatief worden beïnvloed.. 17
4.4.3 Veiligheid Veiligheid ten aanzien van de patiënten en medewerkers zijn geborgd middels protocollen en procedures, de aanwezigheid van AED s en bedrijfshulpverlening. Op iedere locatie is een ontruimingsplan aanwezig en iedere locatie beschikt over voldoende opgeleide BHV ers. De veiligheid van apparatuur wordt gewaarborgd door zowel in- als externe monitoring en externe validatie op periodieke basis. Mede op aangeven van- en uitgevoerd door externe partijen zoals de leverancier(s) van apparatuur, wordt het onderhoud contractueel vastgelegd. 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers De verantwoording over kwaliteit voor medewerkers omvat het personeelsbeleid en de kwaliteit van het werk. 4.5.1 Personeelsbeleid In 2012 is verder gewerkt aan professionalisering op het gebied van HRM. Hierbij is veel aandacht besteed aan het uitwerken van een (bij-)scholingsprogramma voor alle functies binnen de gehele organisatie. De doelen op dit gebied, alsmede de wijze waarop deze bereikt moesten worden is in samenwerking met de vestigingsmanagers opgesteld. De hiermee samenhangende kosten worden gefaciliteerd als onderdeel van het (vestigings)budget. In 2012 is 160.670 (2011 120.000) uitgegeven aan (bij)scholing, de verwachting is dat dit voor 2013 ongeveer 225.000 zal zijn. Verder is er een actief verzuimbeleid, zowel preventief als ook een actief re-integratiebeleid in samenwerking met een arbodienst. Daarnaast is het systeem van beoordelingen verdergaand gestructureerd. 4.5.2 Kwaliteit van het werk De kwaliteit van het werk wordt bewaakt/geborgd door PZ, onder andere door een stringent selectiebeleid, (al dan niet verplichte) scholing van medisch en niet medisch personeel en introductieprogramma s voor alle nieuwe medewerkers. Anderzijds zijn periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken waarin het kwaliteitsaspect van het werk aan bod komt, zowel van werkgevers- als ook van werknemerszijde 4.6 Samenleving en belanghebbenden Doel in deze van Oogziekenhuis Zonnestraal is het leveren van oogheelkundige zorg op een hoogwaardig nivo met zo kort mogelijke wachtlijsten/doorlooptijden op een zo patiëntvriendelijk mogelijke wijze, hetgeen de afgelopen jaren ook gerealiseerd is. Iedere specialist bij Oogziekenhuis Zonnestraal is er van doordrongen dat ruim voldoende aandacht en tijd voor de patiënt, alsmede het laten geven van input/invloed op de behandeling door de patiënt zelf een noodzaak is. In die zin is de organisatie de afgelopen jaren ook een nuttige aanvulling gebleken op het bestaande aanbod van oogheelkundige zorg in Nederland. Er wordt gewerkt met technieken en werkwijzen die uniek en waardevol zijn voor een prettige behandeling van de patiënt. Via de stichting De Elfde Vestiging draagt Oogziekenhuis Zonnestraal financieel bij aan de oogheelkundige zorg in noordoost Ghana. 18
4.7 Financieel beleid Oogziekenhuis Zonnestraal kent een budget-to-control cyclus die uit de volgende elementen bestaat: - Jaarlijkse budgetteringsronde in het najaar. Hierbij wordt het totale budget van de groep bottom-up opgebouwd vanuit de vestigingsjaarplannen. De productie wordt tot op het niveau van verwachte aantallen verrichtingen en polibezoeken/aantallen patiënten bepaald. Hieruit komt de personele bezetting en het kostenniveau. Door middel van een investeringsjaarplan geven vestigingen gemotiveerde input over de door hun gewenste investeringen. In combinatie met de centrale plannen vanuit het bestuur en de directie voor het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden/vestigingen vloeit uit de vestigingsjaarplannen de bezetting en de daarmee samenhangende budgettering van de holding voort. - Maandelijkse financiële managementrapportage, op zowel geconsolideerd-/groepsniveau als op vestigingsniveau. Hiermee wordt de realisatie van de bestuurs-/vestigingsplannen, alsmede de effectiviteit van de genomen maatregelen voortdurend gemeten. In 2012 is gewerkt aan de opzet van een meer geïntegreerde managementrapportage waarin naast financiële ook niet financiële aspecten zoals kpi s op het gebied van productie, personeel en kwaliteit worden meegenomen. In de financiële rapportages worden de actuele resultaten gespiegeld aan de verwachtingen die uit het vestigingsjaarplan/budget voortkomen. Tevens worden ze vergeleken met de vergelijkbare periode van het jaar ervoor. In de 2 e helft van het jaar wordt waar nodig een bijgewerkt budget in de vorm van een LE vastgesteld en worden ook daar de actuele resultaten mee vergeleken. - Wekelijkse cashflow rapportage/-forecast, waarmee de liquiditeitspositie van de groep wordt bewaakt. Hiermee kan worden vooruitgelopen op ontwikkelingen, zoals timing van investeringen die conform het jaarbudget uitgevoerd worden. Naast deze control-cyclus werkt Oogziekenhuis Zonnestraal met financieel goed onderbouwde business-cases waar het gaat om het aangaan van investeringen in bijvoorbeeld medische apparatuur en/of nieuwe behandelingen. Daarbij wordt een gedetailleerde, integrale kosten-baten analyse opgesteld. De uitkomsten hiervan zijn mede bepalend voor het besluitvormingsproces. 19
Jaardocument 2012 II Jaarrekening 20