BESTU U RSREG LEM ENT va n de Stichting Strien...G raag gezien!!! Hoofdstuk I Algemene Bepalingen Artikel 1 Dit reglement verstaat onder de statuten: de statuten van Stichting Strien...Graag gezien!!!. De overige in dit reglement voorkomende begrippen hebben, indien deze ook voorkomen in de statuten, de betekenis die de statuten er aan geven. Hoofdstuk ll Bestuur Artikel 2 Werving en Selectie a. Bij de werving en selectie van bestuursleden wordt gewerkt met een vooraf opgestelde profielschets, waarin de omvang van het bestuur en de vereiste kwaliteiten van de leden worden beschreven. Bij het opstellen van de profielschets houdt het bestuur rekening met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid van de leden van het bestuur. Op basis van dat profiel stelt het bestuur profielschetsen voor de individuele leden van het bestuur op, en gaat periodiek, doch in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature, na of deze nog voldoen en stelt deze zonodig bij. b. Het bestuur draagt zorg voor een evenwichtige samenstelling van het bestuur, passend bij de doelstellingen van de stichting. Het bestuur streeft ernaar dat de verschillende geledingen uit de BIZ deelnemers voldoende in het bestuur zijn vertegenwoordigd. c. ln het bestuur mogen geen meerdere leden uit één gezin en/of bedrijf komen. d. Het bestuur bestaat uit minimaal v'rjf bestuursleden. Artikel3 Benoeming a. Na afloop van een benoemingstermijn beraadt het bestuur zich over de wenselijkheid van herbenoeming. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functíoneren van betrokkene als naar de meest recente profielschets. Ook wordt aandacht gegeven aan de vraag of vernieuwing wenselijk is. b. Hebben meer kandidaten dan het aanta! in te vullen vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan zijn zij benoemd die de meeste stemmen op zich hebben verenigd tot het aantal vacatures is bezet. c. lndien bij een bestuursverkiezing een vacature onvervuld blijft, bepaalt het bestuur of al dan niet op korte termijn in de vacature zal worden voorzíen. d. Zittende bestuurders kunnen na afloop van hun zittingstermijn door het bestuur opnieuw herkozen worden bij volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen. Artikel 4 Aftreden bestuursleden De bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Elk jaar in de maand december stelt het bestuur het rooster van aftreden zonodig opnieuw vast. Een volgens het rooster aftredend bestuurder is onmiddellijk, doch ten hoogste twee maal herbenoembaar. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster van aftreden de plaats in.van degene in wiens vacature h'rj werd benoemd. Bestuuràleden kunnen op eigen initiatief op elk desgewenst tijdstip voor het aflopen van de zittingstermijn aft reden.
c. Leden van het bestuur treden tussentijds af wanneer dit geboden is, zoals bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins. Artikel 5 Taakverdeling en plaatsvervanging binnen het bestuur a. De voorzitter - De voorzitter waakt in het b'rjzonder over de belangen van de stichting. - De voorzitter verzorgt bijeenroeping van vergaderingen van het bestuur. - De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. - De voorzitter ondertekent samen met de secretaris de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd. - De voorzitter ziet toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd, en indien gegeven, binnen de daarvoor gestelde t'rjdslimiet. - De voorzitter regelt in samenwerking met de penningmeester ontvangst en betaling van gelden door de stichting, voor zover door het bestuur goedgekeurd. - De voorzitter draagt samen met de penningmeester zorg dat geen uitgaven worden gedaan door de secretaris, algemene bestuursleden, directie en projectmedewerkers die niet vooraf door hem/haar of de penningmeester z'rjn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten. - De voorzitter is verantwoordelijk voor de visie en het beleid van de Stichting. - De voorzitter is de contactpersoon voor en naar de gemeente. - De voorzitter is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren. b. De secretaris - De secretaris zal de voorzitter bíjstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen. - De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen. - De secretaris ondertekent samen met de voorzitter de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd. - De secretaris verzorgt in samenwerking met de penningmeester en de voorzitter de samenstelling van het jaarverslag dat na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid wordt gebracht. Zie tevens bepalingen aangaande verslagleggingen. - De secretaris is verantwoordelijk voor de communicatie. - De secretaris is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoten. c. De penningmeester - De penningmeester regelt in samenwerking met de voorzitter ontvangst en betaling van gelden door de stichting, voor zover door het bestuur goedgekeurd. - De penningmeester draagt samen met de voorzitter zorg dat geen uitgaven worden gedaan door de secretaris, algemene bestuursleden, die niet vooraf door hem/haar of de voorzitter zijn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten. - De penningmeester verzorgt in samenwerking met de secretaris en voorzitter de samenstelling van het jaarverslag. - De penningmeester is verantwoordel'rjk voor de gehele budgettering van de Stichting. - De penningmeester is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren.
d. De (alle, inclusief algemene) bestuursleden - Bestuursleden bepalen in overleg met de voozitter de agendapunten van bestuursvergade ringen. - Bestuursleden verlenen desgewenst administratief werk in verband met de vergaderingen en de uitvoering der genomen beslissingen. - Een van de bestuursleden, niet zijnde de secretaris en penningmeester, vervult de rotvan vice-voorzitter. - Bestuursleden zijn gebonden om binnen maximaaleen maand na aftreden hun taken en eventueel door hun beheerde administratie aan het bestuur op ordentel'rjke wijze over te dragen. - De bestuurders zijn gemachtigd de correspondentie namens het bestuur te ondertekenen. - Voor die gevallen waarb'rj het niet mogelijk of gewenst is dat de stichting door het gehele bestuur wordt vertegenwoordigd zal het bestuur één of meer van zijn leden machtigen namens de stichting op te treden. - Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk is dat de stichting door de voorzitter wordt vertegenwoordigd in het aangaan van contractuele verplichtingen zal het bestuur één of meer van zijn leden machtigen namens de stichting op te treden, dan wel contracten te ondertekenen. - De bestuursleden functioneren als een zogenaamd "bestuur op afstand", hetgeen impliceert dat de commissies zo veel mogelijk zelfstandig functioneren. Het bestuur heeft een toezichthoudende rol ten opzichte van de commissies. ledere commissie heeft een bestuurslid als aanspreekpunt. - De bestuursteden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de uit de doelstelling van de Stichting voortkomende activiteiten. - De bestuursleden zien toe op naleving van statuten en bestuursreglement en op naleving van hetgeen is bepaald bij besluit van het bestuur en zoals vastgelegd in de notulen van bestuursvergaderingen. Hoofdstuk llt Bestuursvergaderingen Artikel 6 Vergaderingen b. De oproeping tot de vergadering geschiedt door de voorzitter of de secretaris en dient ten minste zeven dagen vóór de zitting aan de leden van het bestuur en eventuele geïnviteerden toe te komen. - De oproepingen worden schriftelijk dan wel per email aan de betrokkenen bezorgd. - Agendastukken en agendapunten voor de vergadering dienen minimaal tien dagen voor de vergadering overhandigd of bezorgd te worden bij het secretariaat. - De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergadering op. - Het bestuur vergadert in principe één keer per maand en zo dikwijls als dit door een bestuurslid wenselijk wordt geacht. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter of bij diens ontstentenis of afwezigheid door de vice-voorzitter, met dien verstande dat ingevalvan ook diens ontstentenis of afirezigheid de vergadering zelf in haar leiding voorziet. Besluitvorming - De besluitvorming en het stemmen over zaken geschiedt zoals bepaald in de statuten. - Het bestuur kan ook besluiten zonder een vergadering te houden, met dien verstande dat dan een besluit alleen wordt geacht te zijn genomen, indien alle
leden van het bestuur zich aantoonbaar, biivoorbeeld in correspondentie voor het voorstel hebben uitgesproken. Zulke besluiten worden aan de notulen toegevoegd. d. Notulen - De secretaris is verantwoordelijk voor een ordentelijke archivering van de notulen. - Notulen worden opgemaakt door de secretaris of andere bestuursleden. ln overleg wordt een notulist aangewezen. - De notulen moeten bevatten: * de namen der aanwezige leden; * de agendapunten, vergaderstukken en andere bespreeknotities; * verslag van de genomen besluiten; * verslag van gedane voorstellen; * verslag van uitgebracht advies door geihviteerde. - De notulen van de vergadering worden op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Desgevallend laat de voorzitter of secretaris (de notulist) de nodige opmerkingen of wijzigingen aan het verslag aanbrengen of in het volgend verslag opnemen. - De notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend. - De notulen zijn voor de deelnemers aan de BIZ beschikbaar. Artikel 7 Geïnviteerden a. Het bestuur kan besluiten om al dan niet met betrekking tot bepaalde agendapunten personen te inviteren voor de bestuursvergadering, bijvoorbeeld als deskundige, en advies uit te brengen. b. Elk bestuurslid kan zonderformaliteiten deskundigen uitnodigen op (voorbereidende) vergaderingen. c. Het bestuur kan de geïnviteerde verzoeken advies uit te brengen, maar indien gestemd wordt over zaken of agendapunten kan de geïnviteerde geen stem uit brengen, noch verplicht het bestuur zich dit advies over te nemen in haar besluit. Artikel 8 Deelnemersvergadering a. Ten minste twee keer per jaar nodigt het bestuur de deelnemers aan de BIZ uit voor een algemene deelnemersvergadering. ln de deelnemersvergadering brengt het bestuur o.a. zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de Stichting en over het gevoerde beleid. Deze vergadering wordt geleid door de voorzitter. b. De aanwezige deelnemers hebben geen formeel stemrecht echter het bestuur kan de deelnemers verzoeken een stem uit te brengen. Het bestuur zal de uitkomst van deze stemming in zijn overwegingen meenemen. Hoofdstuk lv Commissies Artikel9 Commissie a. Het bestuur is verantwoordelijk voor de aanstelling van eventuele commissies. b. Leden van een commissie kunnen zowel BIZ deelnemers als niet BIZ deelnemers zijn. c. Een commissie is verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en nazorg van een opdracht of activiteit. 4
d. e. Een commissie heeft een vast bestuurslid als aanspreekpunt. De commissie verzorgt de financiële en narratieve rapportage aan het bestuur ter goedkeuring. Artikel 10 Financieel beheer a. De stichting functioneert met een Kascontrolecommissie. b. Eenmaal per jaar dient er een kascontrole te worden gehouden door de Kascontrolecommissie. c. De Kascontrolecommissie bestaan uit minimaaltwee leden waarvan een bestuurslid. d. De deelnemersvergadering kan een voordracht doen voor een Kascontrolecommissie lid. Artikel 11 Jaarversl ag, iaar (actielplan a. b. c. d. De secretaris, penningmeester en voozitter verzorgen de samenstelling van het jaarverslag. Hierb'rj richt de secretaris zich op de narratieve verslaglegging en de penningmeester op de fina nciële verslaglegging. Het bestuur stelt jaarlijks een jaar (actie)plan op. In het jaar (actie) plan omschrijft het bestuur de te ontplooien activiteiten die zijn gericht op het bevorderen van de leefbaarheid, veiligheid, ruimtelijke kwaliteit dan wel enig ander mede publiek belang in de openbare ruimte van het winkelgebied, als bedoeld in de statuten, te Strijen en de versterking van de economische positie van het winkelgebied, door de nadruk te leggen op het onderscheidend vermogen, de (boven)regionale bekendheid, de aantrekkingskracht, de kwaliteit van de openbare ruimte, de levendigheid en belevingswaarde en het kwalitatief versterken van het gedifferentieerde aanbod van het winkelgebied te Str'rjen. Het jaarverslag en jaar (actie)plan kan na raadpleging van de deelnemersvergadering en na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid gebracht worden. Hoofdstuk V Overige Artikel 12 Wijziging van het Bestuursreglement Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht na raadpleging van de deelnemersvergadering en indien de w'rjzigingen in een bestuursvergadering met meerderheid van stemmen zijn aangenomen. Artikel 13 Onvoorziene gevallen ln alle gevallen waarin dit bestuursreglement niet voorziet beslist het bestuur. Artikel 14 Goedkeuring Goedgekeurd door het bestuur van Stichting Strien...Graag Gezien in de bestuursvergadering van 22 mei 2013 te Strijen. Namen en handtekeningen van de bestuursleden: