LAST MINUTE INFORMATIE 22 & 23 OKTOBER 2016 www.facts.be
ALGEMENE INLICHTINGEN ORGANISATIE EN CONTACT Organisatie Anthony Audenaerd T. +32 (0)9 241 93 82 Anthony.Audenaerd@easyfairs.com Alexis Leplat T. +32 (0)9 241 93 83 Alexis.Leplat@easyfairs.com Technische vragen en bestellingen Tiffany Spigeleer T. +32 (0)9 241 96 05 Tiffany.spigeleer@easyfairs.com Boekhouding Karin De Veirman T. +32 (0)9 241 96 03 karin.deveirman@artexis.com LOCATIE Flanders Expo hallen 1, 2, 3, 5, 6, 7 & 8 Maaltekouter 1 BE - 9051 GENT (Sint-Denijs-Westrem) www.flandersexpo.be BEREIKBAARHEID Neem het openbaar vervoer, de meest eenvoudige manier om Flanders Expo te bereiken: Trein: Rijdt tot Gent Sint-Pieters. Neem tram 1. Stap af aan de eindhalte (Flanders Expo). Bus: Neem bus 76/77/78 en stap af aan halte Flanders Expo. Met de auto: Neem E40, neem afrit 14 Sint-Denijs-Westrem en volg de borden Expo.!!! OPGELET!!! Er zijn geen stoelen en tafels meer inbegrepen in de naakte oppervlakte! U dient deze apart bij te bestellen!
PRAKTISCHE INFO OPBOUW TIJDENS BEURS - AFBOUW OPBOUW Exposanten met een eigen standenbouw: Donderdag 20/10/2016 08u00 20u00 Vrijdag 21/10/2016 08u00 24u00 Exposanten met een door FACTS gebouwde stand en tafels: Donderdag 20/10/2016 12u00 20u00 Vrijdag 21/10/2016 08u00 24u00 Secretariaat is open donderdag 20/10 van 8u00 tot 17u00, op vrijdag 21/10 van 08u00 tot 20u00. Bestellingen ter plaatse zullen enkel aanvaard en uitgevoerd worden mits onmiddellijke betaling (Bancontact, mastercard, visa, maestro, Amex). Cheques en wisselbrieven zijn niet langer aanvaard door Artexis Exhibitions. Vergeet niet dat deze bestellingen met 50% vermeerderd worden in verhouding tot het standaardtarief. Toegang & parking: Exposanten kunnen tijdens de opbouw parkeren op de beschikbare parkings. Het is ten strengste verboden om op de openbare weg te parkeren. Tijdens de opbouw is geen parkeerkaart en/of exposantenbadge vereist. TIJDENS BEURS Bezoekersuren: Zaterdag 22/10/2016 10u00 19u00 (priority entry vanaf 9u) Zondag 23/10/2016 10u00 17u00 (priority entry vanaf 9u) Exposantenuren: Telkens 1 uur voor opening en 1 uur na sluiting van de beurs. Met uitzondering van zaterdag 22/10, 2 uur voor opening van de beurs. Toegang tot de hal is enkel mogelijk met een exposantenbadge. Toegang & parking: Parkeren op de exposantenparking 5A (blauw) is enkel mogelijk met een parkingkaart. Om veiligheidsredenen is het verboden de nooduitgangen te gebruiken om de hallen te betreden of te verlaten. Halverlichting: In hal 1, 2, 3, 4 en 8 wordt halverlichting voorzien. Secretariaat: Zaterdag 22/10/2016 07u00 17u00 Zondag 23/10/2016 08u00 17u00
AFBOUW Exposanten met eigen standbouw: Zondag 23/10/2016 18u00 24u00 Exposanten met een door FACTS gebouwde stand + Tafels: Zondag 23/10/2016 18u00 24u00 Secretariaat is open op zondag 23/10 van 08u00 tot 17u00. BEURS-SECRETARIAAT Organisatie Vooraan hal 1 T. +32 (0)9 241 96 18 T. +32 (0)9 241 96 19 Secretariaat Vooraan hal 1 T. +32 (0)9 241 96 14 Waarvoor kunt u hier terecht: Afhalen van exposantenbadges en parkingkaarten Bijbestelling meubilair, elektrische aansluitingen of materiaal,... Technische vragen en assistentie Betalen van openstaande facturen Beursplan Het beursplan is af te halen op het beurssecretariaat. CATERINGCONCEPT Artexis vaste en mobiele cateringpunten: Opbouw (Vrijdag 21/10): Fast & Fresh Kiosk van 11u00 20u00, t.h.v. hal 1/5 soep, broodjes en croque-monsieurs Frisdrank & koffieautomaat in de Coffee Corner foyer Frituur Gregory Haeck buiten vooraan Hal 1 (van 11u30 tot 15u) Tijdens beurs: Brasserie Marie & Luigi vooraan hal 1 Fast & Fresh Kiosk t.h.v. hal 1/5 Cateringpunten hallen 1, 2, 3, 5 & 6 Foodtrucks buiten, tussen de hallen Tijdens beursuren Tijdens beursuren Tijdens beursuren Tijdens beursuren
PARKING Opbouw/afbouw: Exposanten kunnen tijdens de op- en afbouw gratis laden en lossen tussen de hallen. Op zaterdag zijn er geen voertuigen meer tussen de hallen toegelaten. Het is ten strengste verboden om op de openbare weg te parkeren. Wenst u te parkeren? Dat kan op de vrije plaatsen op parking 5A (blauw) zonder parkingkaart. De andere parkings zijn betalend. Tijdens beurs: Parking 5A (blauw) is tijdens FACTS exclusief voorbehouden voor de exposanten. Parkeren op deze parking is enkel mogelijk met een vooraf bestelde en betaalde parkingkaart. Op zaterdag zijn er geen voertuigen meer tussen de hallen toegelaten. Geen vrachtauto s, trailers, trucks en mobilhomes/caravans op onze parkings tijdens de beurs. (Fout geparkeerde wagens worden op kosten van de eigenaar van het voertuig weggetakeld.) OPGELET Onze parkings 4 en 5 worden vanaf de eerste beursdag afgesloten met slagbomen, maar u kan er makkelijk doorrijden met uw parkingkaart met barcode. Om toegangsproblemen te voorkomen bij het begin van de beurs is het belangrijk dat u het gereserveerde parkingkaart(en) uiterlijk op de laatste opbouwdag ophaalt op het beurs secretariaat. Bezoekersparking: Bezoekers dienen de signalisatie (Bezoekers Expo) te volgen. Informatie nodig over het parkeren op de site? http://www.flandersexpo.be/nl/ligging-en-bereikbaarheid/auto Parkingkaarten & Badges: De badges en parkingkaarten kunnen afgehaald worden op het secretariaat vanaf donderdag 20/10 na betaling van alle facturen. Vanaf zaterdag 21/10 is men verplicht een exposantenbadge te dragen. De parkingkaarten dienen goed zichtbaar achter de voorruit van het voertuig geplaatst te worden.
ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BOOTLEG BETALING REGLEMENT WAPENBEZIT ALGEMENE VOORWAARDEN BRANDGEVAAR STANDINRICHTING SABAM PRODUCTS FORBIDDEN AT THE FAIR It is forbidden to bring to the fair and into or around the building: - any hazardous, explosive or flammable products, materials and goods and, in general, any products, materials and goods that ARTEXIS would regard as dangerous or of such a nature as to inconvenience Exhibitors or visitors; - products not mentioned in the request for admission. - products infringing law or regulation, such as but not limited to : counterfeit products, copyright infringing products, bootleg, ARTEXIS reserves the exclusive right to assess the hazardous or unpleasant nature of the products, and to have such products removed at the exhibitor s expense without prejudice to its right to expel the exhibitor in accordance with article 12. If ARTEXIS intervention is required for the removal of any product, an administrative cost of 500,00 shall be charged to the exhibitor. Betaling van alle facturen is vereist vóór de opbouw van de beurs. Raadpleeg onze website: http://www.facts.be/nl/informatie/weapon-rules/ Raadpleeg onze website: http://facts.be/app/uploads/general-condition-fac.pdf Het naleven van het brandbeveiligingsreglement zal gecontroleerd worden door de verantwoordelijken van de brandweerdienst. De standplaatsen worden door Easyfairs op voorhand afgetekend op de grondoppervlakte. De standconstructie mag in geen enkel geval deze aflijning overschrijden. In geval van twijfel, gelieve u tot de verantwoordelijke op het secretariaat te wenden. Achtergrondmuziek: Achtergrondmuziek in de hallen is met SABAM geregeld door de organisatie. Videofilms: Videofilms zonder achtergrondmuziek, deze zijn niet onderhevig aan auteursrechten. Voor videofilms met muziek, moet de exposant de rechten zelf regelen met SABAM. Noodzakelijk zijn in dat geval: nr. van toelating van SABAM opgave nr. SO/ datum van de toelating De exposant vraagt best deze gegevens op bij de makers/leveranciers van de video s. Voor meer informatie: SABAM CV, Aarlensstraat 75-77, BE - 1040 BRUSSEL T. +32(0)2 286 82 11, www.sabam.be
ELEKTRICITEIT VERZEKERING DIEFSTAL PUBLICITAIR MATERIAAL GEZELSCHAPSDIEREN ROOKVERBOD GOEDERENBEHANDELING DOUANE/DHL OPHANGING AAN DAKSTRUCTUUR TECHNISCHE GEGEVENS HALLEN WIELLADER OF RUPSLADER Alle standen ondergaan een verplichte veiligheidscontrole. Voor standen waar de elektriciteitsinstallatie niet beantwoordt aan de opgelegde veiligheidsnormen, zal de elektriciteitstoevoer afgesloten worden. Een verplichte vaste premie van 15 werd u automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw deelname en andere bestellingen. Deze premie is voor een All-Risk verzekering voor een waarde van 3.000. Sluit uw stand goed af. Laat geen kostbare voorwerpen achter zowel voor, tijdens als na de beurs. Opgelet! Bij schade of diefstal is het noodzakelijk om binnen de 24 uur het beurssecretariaat op de hoogte te brengen en een schadeaangifte formulier in te vullen, u dient ook in geval van diefstal een proces verbaal te laten opstellen door de politie. Er zal geen vergoeding uitbetaald worden zolang niet alle facturen conform het reglement betaald werden. Het is verboden publicitair materiaal buiten de stand op te stellen of uit te delen in de gangen, doorgangen of aan de inof uitgang. Dieren zijn strikt verboden in de hallen. Het is verboden in de hallen te roken als gevolg van de wet van 1 januari 2006. Gebruik in geen geval de nooduitgangen om buiten te gaan. Voor goederenbehandeling en douaneformaliteiten, verhuur van heftrucks, contacteer rechtstreeks DB Schenker. T. +32 2 716 3786, fairs.belgium@dbschenker.com Betalingen zijn rechtstreeks te regelen met DB Schenker. De ophanging aan de dakstructuren van de hallen is aan strenge regels gebonden. Elke ophanging moet op voorhand worden aangevraagd. Vrije hoogte hal 1: 11,00m Vrije hoogte hal 3,5, 6 en 7: 6,00m Hoogte poorten: 4,35m Breedte poorten: 5,36m Maximale grondbelasting: 3.500kg/m² De schepbak of graafbak van de wiellader moet zonder tanden uitgevoerd zijn. De rupsen mogen niet in metaal zijn, deze moeten voorzien zijn van rubbers.
OPGELET! Waarschuwing betreffende: EXPOGUIDE, WORLD BUSINESS GUIDE EN FAIRGUIDE. Easyfairs wenst klaar en duidelijk te vermelden dat er geen enkele samenwerking bestaat rond de Fair Guide, World Business Guide en ExpoGuide. Zij sturen bedrijven een brief met formulier om gegevens te corrigeren voor vermelding in een catalogus en te tekenen. Easyfairs neemt of draagt geen enkele verantwoordelijkheid indien u dergelijke bestelbon heeft getekend. Na ondertekening van de brief is men gebonden aan een jaarlijkse betaling. Wij maken u er graag attent op dat de bestelbonnen van Easyfairs steeds herkenbaar zijn aan het logo van de beurs en onze coördinaten.