STICHTING BASISVOORZIENING PEUTERSPEELZAALWERK ERMELO Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE november 2011
Inhoud Artikel 1: Begripsomschrijving... 3 Artikel 2: Installatie van de Cliënten Medezeggenschapsraad... 3 Artikel 3: Samenstelling van de Cliënten Medezeggenschapsraad... 3 Artikel 4: Inrichting Cliënten Medezeggenschapsraad... 4 Artikel 5: Informatie... 4 Artikel 6: Adviesrecht... 4 Artikel 7: Verzwaard adviesrecht... 5 Artikel 8: Taken en verplichtingen Cliënten Medezeggenschapsraad... 5 Artikel 9: Vergadering en besluitvorming... 6 Artikel 10: Middelen... 6 Artikel 11: Openbaarheid... 6 Artikel 12: Slotbepaling... 7 BIJLAGE WET MEDEZEGGENSCHAP CLIËNTEN ZORGINSTELLINGEN... 8 Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 2
Artikel 1: Begripsomschrijving 1. De stichting: Stichting Basisvoorziening Peuterspeelzaalwerk Ermelo, waaronder de peuterspeelzaallocaties ressorteren. 2. Locatie: de plaats waar de uitvoering van de Basisvoorziening Peuterspeelzaalwerk Ermelo plaatsvindt. 3. Ouder/ Cliënt: de ouder/verzorger die voor een peuter gebruik maakt van de peuterspeelzaal. 4. Peuter: de peuter die twee of meer dagdelen gebruik maakt van de peuterspeelzaal. 5. Cliënten Medezeggenschapsraad: de raad bestaande uit ouders. 6. Bestuur: het bestuur van de stichting. 7. Leidinggevende: de door het bestuur benoemde functionaris belast met de hoogste dagelijkse leiding. 8. Vertrouwenscommissie: een commissie van vertrouwenspersonen door de stichting, in samenspraak met de Cliënten Medezeggenschapsraad, in te stellen. 9. De Wet: de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). Artikel 2: Installatie van de Cliënten Medezeggenschapsraad 1. De stichting stelt een Cliënten Medezeggenschapsraad in. 2. De Cliënten Medezeggenschapsraad stelt zich ten doel, binnen het kader van de doelstellingen en conform de statuten van de stichting, de belangen van de peuters en hun ouders te behartigen. Artikel 3: Samenstelling van de Cliënten Medezeggenschapsraad De Cliënten Medezeggenschapsraad bestaat uit ouders. De Cliënten Medezeggenschapsraad moet uit minimaal drie ouders bestaan. Benoeming 1. Als lid van de Cliënten Medezeggenschapsraad kunnen uitsluitend worden benoemd: ouders in de zin van artikel 1 lid 3. 2. De zittingsduur is voor een periode van 2 jaar waarna de leden nogmaals 1 keer voor dezelfde periode kunnen deelnemen (zittingsduur is maximaal 4 jaar). 3. Het lidmaatschap van de Cliënten Medezeggenschapsraad eindigt: - door bedanken van het Cliënten Medezeggenschapsraadlid; - door overlijden van het Cliënten Medezeggenschapsraadlid; - doordat het Cliënten Medezeggenschapsraadlid disfunctioneert; onder disfunctioneren wordt verstaan dat een Cliënten Medezeggenschapsraadslid haar verplichtingen conform artikel 8 niet nakomt; de plicht tot geheimhouding schendt over gegevens waarvan hij/zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden; een ernstige belemmering vormt (bijvoorbeeld in houding of gedag) voor het functioneren van de Cliënten Medezeggenschapsraad of voor de bedrijfsvoering van de stichting. Een besluit tot ontslag op deze gronden wordt gedaan bij meerderheid van tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen in een Cliënten Medezeggenschapsraadvergadering waar tenminste tweederde van de leden van de Cliënten Medezeggenschapsraad aanwezig zijn. Een voorstel tot ontslag wordt minimaal een week van te tevoren geagendeerd; - door het einde van de zittingsperiode van het Cliënten Medezeggenschapsraadlid; - zodra het Cliënten Medezeggenschapsraadlid niet meer gebruik maakt van de peuterspeelzaal voor een peuter, zulks met een uitloop van 12 maanden. indien na deze 12 maanden binnen afzienbare tijd een opvolgende peuter de peuterspeelzaal zal Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 3
bezoeken kan het Cliënten Medezeggenschapsraadslid ononderbroken voortgezet worden; 4. In het geval dat het niet mogelijk is een Cliënten Medezeggenschapsraad te formeren verplicht het bestuur zich jaarlijks een poging te doen alsnog een Cliënten Medezeggenschapsraad op te richten. Artikel 4: Inrichting Cliënten Medezeggenschapsraad De Cliënten Medezeggenschapsraad kiest uit zijn midden een voorzitter. 1. De voorzitter heeft de volgende taken: - ziet toe op een goede taakverdeling en coördinatie binnen de Cliënten Medezeggenschapsraad; - stelt de agenda op; - zit de vergaderingen voor; - ziet toe dat er verslaglegging en archivering plaats vindt. Artikel 5: Informatie 1. De Cliënten Medezeggenschapsraad heeft recht op informatie die naar mening van het bestuur relevant is om tot advisering te komen. 2. Het bestuur verstrekt de Cliënten Medezeggenschapsraad ten minste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens, via jaarrekening en jaarverslag, omtrent beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en het komende jaar gevoerd zal worden. Artikel 6: Adviesrecht 1. De stichting stelt de Cliënten Medezeggenschapsraad in ieder geval tijdig (zie art 6:5) in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de instelling betreft, inzake: - een wijziging van de doelstelling of grondslag; - het overdragen van zeggenschap of fusie, of het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met andere instelling; - de gehele of een gedeeltelijke opheffing, verhuizing of ingrijpende verbouwing; - een belangrijke wijziging in de organisatie, welke verband houdt met de dienstverlening; - een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden; - het benoemen van personen die rechtstreeks de hoogste zeggenschap zullen uitoefenen bij de leiding van de arbeid; - de begroting en jaarrekening; - het algemeen beleid inzake de toelating van peuters en de beëindiging van de dienstverlening aan ouders en peuters. 2. De Cliënten Medezeggenschapsraad is bevoegd de stichting ongevraagd te adviseren inzake de in dit reglement genoemde onderwerpen en andere onderwerpen die voor de ouders van belang zijn. 3. De stichting doet van een besluit inzake een onderwerp waarover de Cliënten Medezeggenschapsraad schriftelijk advies heeft uitgebracht, binnen een maand en schriftelijk, en voor zover hij van het advies afwijkt onder opgaven van redenen, mededeling aan de Cliënten Medezeggenschapsraad. 4. De stichting neemt geen, van een schriftelijk door de Cliënten Medezeggenschapsraad uitgebracht advies, afwijkend besluit, dan nadat daarover, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ten minste eenmaal met de Cliënten Medezeggenschapsraad overleg is gepleegd. Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 4
5. Bij vragen van advies moet de informatie en vraag voor advies minimaal 10 dagen voor de CMR-vergadering, in het bezit zijn van de Cliënten Medezeggenschapsraad. De Cliënten Medezeggenschapsraad heeft na haar vergadering nog 4 dagen de tijd om het advies uit te brengen (in totaal 14 dagen). 6. Indien binnen de adviestermijn geen advies aan het bestuur wordt gegeven, wordt de cliëntenraad verondersteld positief te adviseren. 7. In geval van bijzondere aangelegenheden kan de Cliënten Medezeggenschapsraad een (schriftelijk) verzoek tot uitstel reactietermijn aanvragen bij de stichting. Dit verzoek dient beargumenteerd ingediend te worden, de stichting zal zo spoedig mogelijk hierop reageren. Artikel 7: Verzwaard adviesrecht 1. De stichting stelt de Cliënten Medezeggenschapsraad tijdig (art 6:5) in de gelegenheid verzwaard advies (de stichting kan in principe alleen besluiten nemen als de cliëntenraad ermee instemt) uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de stichting betreft, inzake: - het algemene beleid van de stichting over voeding, veiligheid, gezondheid, hygiëne, geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten - het kwaliteitsbeleid - de klachtenregeling en het aanwijzen van personen die klachten behandelen - een wijziging in de regeling voor de cliëntenraad en andere voor cliënten geldende regelingen 2. De stichting neemt geen, van een schriftelijk door de Cliënten Medezeggenschapsraad uitgebracht verzwaard advies, afwijkend besluit. Behoudens voor zover het besluit door de stichting moet worden genomen krachtens een wettelijk voorschrift. Als het bestuur toch een bepaald besluit wil nemen, moet zij dat voorleggen aan een vertrouwenscommissie. Deze commissie probeert eerst te bemiddelen, lukt dat niet, dan doet zij een bindende uitspraak. De stichting stelt in overleg met de Cliënten Medezeggenschapsraad de vertrouwenscommissie in. Hierin hebben drie personen zitting: het bestuur en de Cliënten Medezeggenschapsraad dragen ieder één persoon voor, beide benoemen het derde lid van de commissie. 3. Indien binnen de adviestermijn geen advies aan het bestuur wordt gegeven, wordt de Cliënten Medezeggenschapsraad verondersteld positief te adviseren. Artikel 8: Taken en verplichtingen Cliënten Medezeggenschapsraad 1. De leden van de Cliënten Medezeggenschapsraad zijn verplicht tot geheimhouding voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt dan wel hen nadrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van lidmaatschap van de Cliënten Medezeggenschapsraad. 2. De Cliënten Medezeggenschapsraad tracht haar doel te bereiken door: - het tot stand brengen c.q. intensiveren van de overleg mogelijkheden met de daarvoor in aanmerking komende geledingen, zoals leidinggevende en bestuur van de stichting; - advies uit te brengen over in de onder 6.1 genoemde onderwerpen; - het stimuleren van de stichting in het bieden van voorlichting aan ouders over het gevoerde beleid en over beleidsvoornemens van de stichting; - het zorgdragen voor een goede communicatie en taakafbakening met de oudercommissies; - het fungeren als platform voor het bespreken van signalen van ouders, via de oudercommissies, betreffende de kwaliteit van de dienstverlening in het algemeen; Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 5
- het zonodig initiëren van tijdelijke werkgroepen ten behoeve van het voorbereiden van adviezen van de Cliënten Medezeggenschapsraad; - het behartigen van de belangen van de peuters en hun ouders bij de desbetreffende autoriteiten en instanties; - het bindend voordragen van een persoon om zitting te nemen in het stichtingsbestuur; - de Cliënten Medezeggenschapsraad stelt jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het kalender jaar een verslag op over het functioneren van de Clienten Medezeggenschapsraad. Dit verslag wordt aan het bestuur ter beschikking gesteld en voor de ouders ter inzage neergelegd op de diverse locaties. Artikel 9: Vergadering en besluitvorming 1. De Cliënten Medezeggenschapsraad vergadert minimaal eenmaal per jaar tezamen met het bestuur. 2. De Cliënten Medezeggenschapsraad vergadert voorts zo vaak als de voorzitter of twee van de leden dit nodig achten. 3. De Cliënten Medezeggenschapsraad besluit met meerderheid van stemmen (de helft plus1). Bij staken der stemmen wordt de besluitvorming verdaagt. Indien ook bij een tweede keer stemmen de stemmen staken, dan brengt de Cliënten Medezeggenschapsraad een verdeeld advies uit. Leden van de Cliënten Medezeggenschapsraad kunnen hun stem schriftelijk, via de voorzitter, uitbrengen over van tevoren geagendeerde agendapunten. 4. De vergadering van de Cliënten Medezeggenschapsraad is openbaar tenzij door de Cliënten Medezeggenschapsraad is besloten een agendapunt of de gehele vergadering achter gesloten deuren te houden. 5. De Cliënten Medezeggenschapsraad zorgt er voor dat de agenda, vergaderdata en plaats op de verschillende locaties bekend worden gemaakt. Leden van de Cliënten Medezeggenschapsraad zullen worden uitgenodigd agendapunten tijdig bij de secretaris aan te melden. 6. Vastgestelde notulen kunnen aan leidinggevende en bestuur worden toegezonden en ter inzage voor de ouders op de verschillende locaties worden neergelegd met uitzondering van informatie die valt onder de geheimhoudingsplicht en agendapunten die achter gesloten deuren zijn besproken. Artikel 10: Middelen De stichting verplicht zich, binnen redelijkheid en na overleg met het bestuur de nodig geachte middelen en faciliteiten ter beschikking te stellen aan de Cliënten Medezeggenschapsraad ter uitoefening van zijn functie. Artikel 11: Openbaarheid 1. De stichting geeft in het jaarverslag weer, de wijze waarop van zijn kant deze wet is uitgevoerd. 2. De stichting maakt binnen een maand na vaststelling door het bestuur schriftelijk openbaar: - het jaarverslag; - de uitgangspunten voor het beleid, waaronder de algemene criteria, die bij de dienstverlening worden gehanteerd; - de besluitenlijst van de bestuursvergadering voor zover deze algemene beleidszaken betreffen; - een regeling inzake de behandeling van klachten van ouders en andere voor ouders geldende regelingen als bedoeld in artikel 2 van de wet. Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 6
3. De openbaarmaking gebeurt door het ter inzage leggen van voornoemde stukken op het kantoor van de leidinggevende Hiervan wordt mededeling gedaan op een voor de stichting gebruikelijke wijze van communiceren met ouders. Artikel 12: Slotbepaling Aangelegenheden welke beide partijen raken en die niet in dit reglement zijn geregeld, worden behandeld in de geest van de Wet medezeggenschap gebruikers zorginstellingen. Het reglement is van kracht bij besluit van de Stichting Basisvoorziening Peuterspeelzaalwerk Ermelo d.d. 2 november 2011. Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 7
BIJLAGE WET MEDEZEGGENSCHAP CLIËNTEN ZORGINSTELLINGEN [Bron: Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport] Inleiding Op 1 juni 1996 is de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) in werking getreden. Hierin is vastgelegd dat de cliënten van instellingen in de ouderen-, gezondheids en welzijnszorg inspraak hebben door middel van een cliëntenraad. De wet wil mensen die afhankelijk zijn van zorg, invloed geven op de zorgverlening. Wat doet een cliëntenraad? De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van mensen die op de zorg van een bepaalde instelling zijn aangewezen. De raad overlegt daarover met de directie van de instelling en denkt mee over onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. Welke instellingen moeten een cliëntenraad hebben? Vrijwel alle instellingen op het gebied van de ouderenzorg en welzijnszorg moeten een cliëntenraad hebben. Bijvoorbeeld algemene en psychiatrische ziekenhuizen, RIAGG's, instellingen voor lichamelijk en verstandelijk gehandicapten, verzorgingstehuizen, peuterspeelzalen en instellingen voor maatschappelijke hulp en opvang. Wie moet de cliëntenraad instellen? De instelling roept cliëntenraad in het leven. Zij kan de invulling op haar eigen situatie toespitsen. Daarbij is belangrijk dat het bestuur tevoren formuleert wat het van een cliëntenraad verwacht. Voor de voorbereiding kan de instelling een werkgroep vormen samen met cliënten en vertegenwoordigers van regionale patiënten/consumentenorganisaties. Wie kunnen benoemd worden in de cliëntenraad? De wet stelt als enige voorwaarde dat de cliëntenraad voldoende representatief is. De raad moet de cliënten van de instelling vertegenwoordigen. Het ligt voor de hand om uit elke cliëntengroep iemand in de raad te benoemen. De cliëntenraad bestaat zo veel mogelijk uit cliënten. Er zijn cliënten die hun belangen niet zelf kunnen behartigen. Dan kunnen vertegenwoordigers van hen in de raad zitting nemen, bijvoorbeeld familieleden. Wat als de instelling valt onder een overkoepelende organisatie? Vaak vallen meerdere instellingen onder een overkoepelende organisatie. Elke instelling is verplicht om een eigen cliëntenraad te hebben. Een stichting die een verpleeghuis, verzorgingshuis en een revalidatiecentrum beheert, heeft dus drie cliëntenraden. Welke faciliteiten heeft de cliëntenraad nodig? De cliëntenraad moet in staat zijn om de belangen van de cliënten te behartigen. Daarvoor stelt de instelling materiële middelen beschikbaar zoals een vergaderruimte, een kopieerapparaat en een budget. Wat als het niet lukt om een cliëntenraad van de grond te krijgen? Misschien lukt het niet om voldoende kandidaten voor de cliëntenraad te vinden. Dan is het aan te bevelen om de oorzaak van het gebrek aan belangstelling te achterhalen. Elke twee jaar moet de instelling opnieuw proberen een cliëntenraad in te stellen Wat zijn de bevoegdheden van de cliëntenraad? 1. Adviesrecht De instelling moet de mening van de raad vragen over: Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 8
- een wijziging van de doelstelling of grondslag; - samenwerking of fusie met een andere instelling; - opheffing, verhuizing of ingrijpende verbouwing; - belangrijke wijziging in de organisatie; - belangrijke inkrimping of uitbreiding van de werkzaamheden; - benoeming van leden van de directie en Raad van Bestuur; - begroting en jaarrekening; - algemeen toelatingsbeleid voor cliënten en beëindiging van zorgverlening. De cliëntenraad heeft het recht, maar niet de verplichting tot advies. Als de instelling het niet eens is met het advies, moet zij eerst overeenstemming proberen te bereiken met de raad. Als dit niet lukt, kan zij van het advies afwijken. Zij deelt dit schriftelijk, met haar argumenten, aan de cliëntenraad mee. 2. Verzwaard adviesrecht Sommige onderwerpen zijn van zeer direct belang voor de cliënten (bijvoorbeeld het veranderen van het tijdstip van de warme maaltijd). Over deze onderwerpen kan de instelling in principe alleen besluiten nemen als de cliëntenraad ermee instemt. De raad heeft dan verzwaard adviesrecht en heeft betrekking op: - het algemene beleid van de instelling over voeding, veiligheid, gezondheid, hygiëne, geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand en recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten - het kwaliteitsbeleid - de klachtenregeling en het aanwijzen van personen die klachten behandelen - een wijziging in de regeling voor de cliëntenraad en andere voor cliënten geldende regelingen - de benoeming van een afdelingshoofd van een intramurale instelling die 24-uurszorg verleent en waar cliënten in de regel langdurig verblijven Juist omdat deze onderwerpen zo belangrijk zijn voor de cliënten, weegt de stem van de cliëntenraad zwaar. De instelling kan moeilijk van een verzwaard advies van de raad afwijken. De cliëntenraad heeft echter geen vetorecht. Als de directie toch een bepaald besluit wil nemen, moet zij dat voorleggen aan een commissie van vertrouwenslieden. Deze commissie probeert eerst te bemiddelen, lukt dat niet, dan doet zij een bindende uitspraak. De instelling stel in overleg met de cliëntenraad de commissie van vertrouwenslieden in. Hierin hebben drie personen zitting: de instelling en de cliëntenraad dragen ieder één persoon voor, beide benoemen het derde lid van de commissie. 3 Recht op informatie Om goed te kunnen functioneren heeft de cliëntenraad tijdig goede informatie nodig. De directie kan met de raad afspreken welke informatie zij op welk moment verstrekt. Voor zijn adviesfunctie heeft de cliëntenraad specifieke informatie nodig over een voorgenomen besluit, met name over de beweegredenen, de mogelijke gevolgen en over de te nemen maatregelen, De instelling moet de raad deze informatie verschaffen. 4. Recht van voordracht van een bestuurslid De cliëntenraad heeft het recht om ten minste één persoon bindend voor te dragen voor benoeming in het bestuur. Hoe gaat de cliëntenraad te werk? De cliëntenraad bepaalt zijn eigen werkwijze. Zo regelt hij zelf het aantal vergaderingen, wijze van besluitvorming, taakverdeling, beheer van financiën, vertegenwoordiging van de raad en het contact met de cliënten. Dit legt de raad vast in een huishoudelijk reglement. Reglement Cliënten Medezeggenschapsraad SBPE Pagina 9