Procedure inzake intrekking en schorsing keurmerk van Stichting Keurmerk Letselschade, versie oktober 2012 1. Definities... 1 2. Intrekking op verzoek van keurmerkhouder... 2 3. Schorsing en intrekking wegens uitblijven verschuldigde contributie... 2 4. Schorsing en intrekking van het keurmerk wegens niet langer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de keurmerkreglementen... 3 5. Intrekking van het keurmerk vanwege faillissement en surseance... 4 6. Beroep... 4 7. Collectieve merk... 4 8. Toezicht en controle... 4 9. Hardheidsclausule... 5 10. Slotbepaling... 5 1. Definities a. Het reglement: dit reglement. b. Het collectieve merk: het door de Stichting Keurmerk Letselschade in de Benelux geregistreerde collectieve woord-/beeldmerk KEURMERK LETSELSCHADE. c. De belangenbehartiger: belangenbehartiger van slachtoffers in letselschadezaken (werkzaam op een keurmerkhoudende advocatenkantoor of expertisebureau). d. De stichting: de Stichting Keurmerk Letselschade. e. Het bestuur: het bestuur van de Stichting Keurmerk Letselschade. f. Het keurmerk: het keurmerk letselschade. g. De keurmerkhouder: het advocatenkantoor of expertisebureau waaraan het bestuur van de Stichting Keurmerk Letselschade het keurmerk heeft toegekend. h. Het auditreglement: het auditreglement zoals opgesteld dan wel goedgekeurd door het bestuur. i. Het uitschrijvingsreglement: het uitschrijvingsreglement zoals opgesteld dan wel goedgekeurd door het bestuur Januari 2013 1
j. Het huishoudelijk reglement: het huishoudelijk reglement zoals opgesteld dan wel goedgekeurd door het bestuur k. Keurmerkreglementen: het stelsel van reglementen zoals gepubliceerd op de website van de stichting. l. Nieuwsbrief: periodieke uitgave van de stichting met nieuws betreffende het keurmerk en ontwikkelingen in de letselschademarkt. 2. Intrekking op verzoek van keurmerkhouder 2.1 Indien een keurmerkhouder daartoe het bestuur verzoekt zal deze tot intrekking van het keurmerk overgaan. 2.2 Tussentijdse intrekking laat onverlet de verschuldigdheid van de contributie over het jaar waarin intrekking plaatsvindt. 2.3 Intrekking op eigen verzoek zal kenbaar worden gemaakt in de nieuwsbrief van de stichting 3. Schorsing en intrekking wegens uitblijven verschuldigde contributie 3.1 Indien de jaarlijkse bijdrage, overeenkomstig het gestelde in artikel 4.2 van het huishoudelijk reglement niet tijdig is ontvangen, dan zendt het bestuur van de stichting eenmaal een herinnering met het verzoek de verschuldigde jaarlijkse bijdrage alsnog binnen twee weken te voldoen. 3.2 Blijft ook dan betaling achterwege, dan volgt schorsing van het keurmerk en zal inning van de jaarlijkse bijdrage/entreegeld door de stichting uit handen gegeven worden ter incasso. De kosten verbonden aan de incasso zijn voor rekening van de keurmerkhouder. De schorsing zal bekend worden gemaakt in de nieuwsbrief van de stichting. 3.3. Na schorsing in geval van wanbetaling kan het bestuur tot het opheffen van de schorsing overgaan, nadat de keurmerkhouder alsnog volledig aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, waaronder de betaling van de gemaakte incassokosten. 3.4 Een schorsing zal, bij niet-nakoming van de financiële verplichtingen, na verloop van een termijn van 3 maanden, zonder nadere aankondiging overgaan in een intrekking. Dit laat onverlet dat de verschuldigde contributie voldaan dient te worden. 3.5 Na intrekking kan het keurmerk opnieuw worden aangevraagd volgens de inschrijfprocedure van de meest recente versie van het Keurmerkreglement Expertise of Advocatuur, doch niet eerder dan 1 jaar na de intrekking. Januari 2013 2
4. Schorsing en intrekking van het keurmerk wegens niet langer voldoen aan de eisen zoals gesteld in de keurmerkreglementen 4.1 Indien wijzigingen plaatsvinden binnen een kantoor van de keurmerkhouder, welke wijzigingen betrekking hebben op voor de verkrijging en/of behoud van het keurmerk relevante onderwerpen, meldt de keurmerkhouder die zelfstandig en onverwijld schriftelijk aan het bestuur van de stichting. 4.2 Op verzoek van het bestuur dienen vragen over de bestaande inschrijving verplicht en onverwijld te worden beantwoord. 4.3 Indien en zodra een keurmerkhouder niet langer voldoet aan de eisen zoals omschreven in de meest recente versie van de Keurmerkreglementen, wordt het keurmerk geschorst. 4.4 De duur van de schorsing bedraagt maximaal zes maanden. Gedurende deze periode wordt de keurmerkhouder in de gelegenheid gesteld de tijdelijk ontstane problematiek op een acceptabele wijze op te lossen. Daartoe dient het kantoor een overbruggingsvoorstel te doen, dat door het keurmerkbestuur moet worden goedgekeurd. Gedurende deze periode wordt de schorsing bekend gemaakt in de nieuwsbrief van de stichting. 4.5 Bij schorsing blijft de registratie van inschrijving gehandhaafd evenals de verplichting tot betaling van de jaarlijkse bijdrage. 4.6 Indien het bestuur aan de betrokken keurmerkhouder heeft kenbaar gemaakt dat ook na het verstrijken van de maximale periode van 6 maanden niet meer wordt voldaan aan de vereisten voor inschrijving, dan zal het keurmerk van het betreffende kantoor worden ingetrokken. De intrekking wordt bekend gemaakt in de nieuwsbrief van de stichting. 4.7 Het bestuur geeft steeds aan of het gaat om een schorsing dan wel intrekking van het keurmerk. 4.8 Na intrekking kan het keurmerk opnieuw worden aangevraagd volgens de inschrijvingsprocedure van de meest recente versie van het Keurmerkreglement Expertise of Advocatuur. Aanvraag is mogelijk: a: Indien de reden voor het intrekken van het keurmerk is komen te vervallen of b: na een periode van 1 jaar. Januari 2013 3
5. Intrekking van het keurmerk vanwege faillissement en surseance 5.1 Intrekking vindt te allen tijde plaats indien een keurmerkhouder in staat van faillissement is verklaard of aan hem surséance van betaling is verleend. 6. Beroep 6.1 Indien de keurmerkhouder zich niet met het besluit tot intrekking van het keurmerk kan verenigen, dan kan hij binnen zes weken na ontvangst van het besluit schriftelijk beroep instellen bij de Klachtenfunctionaris. Ingeval van uitschrijving op grond van surséance of faillissement zal de keurmerkhouder in ieder geval de eigen solvabiliteit genoegzaam moeten aantonen. 7. Collectieve merk 7.1 Een keurmerkhouder die geschorst is conform het uitschrijvingsreglement van de stichting mag voor de duur van de schorsing op geen enkele wijze het collectieve merk gebruiken tenzij het bestuur anders bepaalt. 7.2 Een keurmerkhouder die uitgeschreven is conform het uitschrijvingsreglement van de stichting mag nadien op geen enkele wijze het collectieve merk gebruiken. 8. Toezicht en controle 8.1 Het bestuur houdt toezicht op het functioneren van de keurmerkhouder conform de wet, de statuten en de reglementen. 8.2 Het bestuur houdt toezicht op de voortdurende en blijvende naleving van de vereisten voor inschrijving door iedere keurmerkhouder en iedere deskundige. 8.3 Een keurmerkhouder en de daaraan verbonden belangenbehartigers dienen ermee in te stemmen dat het bestuur van de Stichting Keurmerk Letselschade (al dan niet steekproefsgewijs) audits laat uitvoeren door een onafhankelijke auditor die de uitoefening van praktijk van het kantoor en de daaraan verbonden belangenbehartigers(s) toetst aan de vereisten van het geldende Keurmerkreglement. Indien de keurmerkhouder deze controle(s) niet toestaat, leidt dit automatisch tot schorsing van het keurmerk. Deze schorsing wordt bekend gemaakt in de nieuwsbrief van de stichting. 8.4 De wijze waarop de audits worden uitgevoerd en de aan de uitkomst te verbinden consequenties is beschreven in het Auditreglement Keurmerk Letselschade. De inhoud daarvan dient hier als herhaald en ingelast te worden beschouwd. Januari 2013 4
9. Hardheidsclausule 9.1 Het bestuur kan in bijzondere gevallen afwijken van het reglement, dan wel afwijkingen van het reglement toestaan indien naleving van het reglement leidt tot uitzonderlijk onwenselijke gevolgen waarin bij het opstellen dan wel bij het aanpassen van het reglement niet is voorzien 10. Slotbepaling 10.1 In alle gevallen, waarin zowel de wet als de statuten als dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Januari 2013 5