Raadsnota Raadsvergadering d.d.: 23 april 2007 Agenda nr: 11 Onderwerp: Inhoudelijke en financiële evaluatie Wereldwielerstad Valkenburg aan de Geul 2006 Aan de gemeenteraad, 1. Doel, Samenvatting en Advies van het raadsvoorstel De financiële en inhoudelijke evaluatie van de in 2006 georganiseerde wielerevenementen én de side-events is afgerond. Onze excuses dat deze evaluatie eerst nu in april 2007 in uw raad aan de orde gesteld wordt. Wij stellen uw raad voor de financiële en inhoudelijke evaluatie van de Touraankomst en de EK Wielrennen op de weg in 2006 vast te stellen en de totale gemeentelijke bijdrage ad 226.288 te betrekken bij het samenstellen van de gemeenterekening voor het dienstjaar 2006. 2. Situatie / Aanleiding / Probleem De gemeente Valkenburg aan de Geul was in 2006 gastheer voor een drietal grote internationale wielerevenementen, te weten de Amstel Gold Race (Tourversie en Protour), de Tour de France (4 juli 2006) en het Europees Kampioenschap Wielrennen op de Weg dat van 12 tot en met 16 juli 2006 in Heerlen en onze gemeente gehouden werd. Een uitgebreide inhoudelijke evaluatie vindt u in het raadsdossier ter inzage. De financiële evaluatie heeft op zich laten wachten vanwege het feit dat met betrekking tot BTWverrekeningen een aantal wezenlijke zaken tot voor kort nog niet duidelijk waren en dat wij pas eind september 2006 met Libéma Marketing BV een definitief akkoord over de afrekening van de Touraankomst bereikten. Het was beter geweest u enkele maanden geleden al in kennis te stellen van het verwachte eindresultaat dat financieel negatief genoemd kan worden. Wij hebben dat echter niet gedaan omdat wij wilden wachten totdat wij u een totale eindevaluatie konden voorleggen met definitieve afrekeningen van Libéma Marketing BV, de Provincie en de Rijksoverheid. Ook hiervoor bieden wij u onze excuses aan. De uitkomst zou echter door vroegtijdigere informatie of informatie voorafgaand aan de beide evenementen helaas niet anders geweest zijn. In 2006 organiseerde de gemeente op basis van het plan dat op 23 april 2003 door uw raad werd vastgesteld, een aantal internationale topwielerevenementen. De gemeente organiseerde: a. een Touraankomst op 4 juli 2006; b. Een Europees Kampioenschap Wielrennen op de weg in Heerlen en Valkenburg aan de Geul (12/16 juli 2006) c. Een groot aantal side-events (ook met Heerlen en de regio Maastricht en Mergelland) d. Breedtesportactiviteiten samen met de Zuid Limburg en het Huis voor de Sport Limburg. Deze sport(gerelateerde) evenementen en de organisatie ervan waren voldoende voor de Provincie Limburg en het Huis voor de Sport om Valkenburg aan de Geul uit te roepen als Sportgemeente van Limburg 2006. Een titel die wij met trots voeren. 1
De kosten van zowel de wielerevenementen als de side-events zijn gecontroleerd door accountantsbureau Price Waterhouse & Coopers. De verklaringen vindt u ter inzage in het raadsdossier. Met Libéma Marketing BV sloten wij conform uw besluit, een overeenkomst af waarbij het Marketingbureau een bijdrage van 300.000,-- exclusief BTW garandeerde. De overeenkomst vermeldt tevens dat de gemeente ter gedeeltelijke dekking van voornoemd bedrag sponsoren zou leveren voor een bedrag van 150.000,-- exclusief BTW. Uit de bij de raadsstukken ter inzage nadere toelichting op de financiën blijkt dat dit bedrag gehaald is door als hoofdsponsor Holland Casino Valkenburg binnen te halen en het restant te dekken door verkoop van VIP pakketten. Een kopie van de overeenkomst met Libéma Marketing ligt bij de raadsstukken ter inzage. Uit het overzicht van inkomsten en uitgaven blijkt dat de kosten voor de gemeente bedragen: a. Dekking gemeentelijke bijdrage Touraankomst (RB 12-09-05) 50.000 b. Dekking gemeentelijke bijdrage Europees Kamp. (RB 23-04-03) 40.000 c. Tekort op de organisatie van de Touraankomst 28.990 d. Tekort op de organisatie van het Europees Kampioenschap 65.000 e. Side-events wereldwielerjaar 2006 42.298 Totale bijdrage in het Wereldwielerjaar 2006 voor de organisatie van De wielerevenementen én de side-events 226. 288 Het was onze bedoeling om de kosten die de gemeente in de organisatie van beide evenementen zou hebben, terug te verdienen via extra parkeeropbrengsten en toeristenbelasting. Tijdens de discussie in uw raad over het verwerven van beide evenementen (EK op 23 april 2003 en Tour op 12 september 2005) is door het voormalige college aangegeven dat harde garanties op dat gebied natuurlijk niet verstrekt kunnen worden, maar dat de gemeente zich sterk zou maken om de gemeentelijke bijdrage uit dié extra inkomsten te kunnen dekken. Helaas is ons dat niet gelukt. Hoewel het erg druk was bij met name de Touraankomst en de reguliere parkeerplaatsen dagen lang vol stonden, hebben wij op de extra parkeerplaatsen nauwelijk extra inkomsten gehad. Wij hadden u niet eerder dan ná de evenementen kunnen informeren over de tegenvallende parkeeropbrengsten omdat een dergelijke inkomstenbron altijd pas ná het evenement zekerheid kan geven over het resultaat. Het leert ons om in de toekomst geen rekening meer te houden met extra opbrengsten zoals parkeergelden als deze niet hard en schriftelijk gegarandeerd kunnen worden. Zo dat niet mogelijk is, moeten in de toekomst andere dekkingsmiddelen gezocht worden. Tijdens de raadsvergadering waarin het besluit om de Touraankomst definitief te verwerven werd genomen, hebben wij ook gediscussieerd over de organisatie van beide evenementen. Naast de gemeente werd een stichtingsvorm genoemd. Uiteindelijk is ervoor gekozen dat de gemeente de organisatie zou voorbereiden en uitvoeren omdat zowel bij de Société du Tour de France als de Europese Wielerunie de verantwoordelijkheden heel sterk bij de gemeente worden gelegd. Ook voor wat betreft het gebruik van de openbare weg blijft de verantwoordelijkheid bij de gemeente. Hadden wij de organisatie van deze evenementen aan een stichting overgedragen dan had deze stichting van de gemeente bijdragen kunnen verwachten van respektievelijk 50.000 voor de Touraankomst en 40.000 voor het EK. Met deze bijdragen had een eventuele stichting de organisatie ook niet kunnen redden. Het tekort was hetzelfde gebleven. Als voornaamste oorzaken geven wij daarbij aan de exploitatie van de extra parkeerterreinen ten behoeve van de Touraankomst en het ontbreken van sponsoren bij het EK. De stichting had dan bij de gemeente 2
Valkenburg aan de Geul (voor wat betreft de Tour en het EK) en de gemeente Heerlen (voor wat betreft het EK) aangeklopt om een extra bijdrage. Het ontbreken van sponsoren ten behoeve van het EK hadden wij eerder zij het pas in een laat stadium aan uw raad kunnen voorleggen. Wij hebben echter tot op het laatste moment samen met Libéma Marketing getracht sponsoren te vinden wat helaas niet lukte. 3. Relatie met bestaand beleid De gemeente is gedurende meer dan een jaar regelmatig in de media geweest. Ook verschenen er talloze artikelen in diverse landelijke magazines en ver buiten ons land, werd de Touraankomst op 4 juli 2006 door miljoenen mensen over heel Europa urenlang bekeken en besteedden tientallen TVen Radiozenders uit heel Europa aandacht aan Valkenburg aan de Geul. Daarnaast hebben we als warming up en cooling down diverse activiteiten op het gebied, van sport, cultuur, ontspanning georganiseerd, zowel in het toeristische centrum als de dorpskernen. Ook werd een groot breedtesprotplan samen met de provincie ontiwkkeld en uitgevoerd. Een korte opsomming treft u in de evaluatienota aan. Ons doel om Valkenburg aan de Geul internationaal onder de aandacht te brengen én mensen naar onze gemeente te halen, is naar onze mening meer dan gehaald! De georganiseerde evenementen zorgen naar onze mening dan ook voor een middellange impuls voor onze toeristische economie. Tevens hebben we door de wielerevenementen contact gekregen met diverse nieuwe media. Deze contacten zijn inmiddels verder uitgebreid. 4. Gewenst beleid en mogelijke opties Hoewel wij niet tevreden zijn met het behaalde financiële resultaat, achten wij het reëel te veronderstellen dat de gemeente in 2006 een groot aantal sport en niet sportevenementen kon organiseren. Wél hebben wij zeker met betrekking tot de exploitatie van extra parkeerplaatsen en het ramen van de opbrengst in de evaluatienota aangegeven dat we hiermee bij het verwerven van mogelijke andere evenementen géén rekening meer mee zullen houden. Dekkingsmiddelen zullen zoveel als mogelijk met (schriftelijke) garanties moeten worden onderbouwd. Duidelijk is dat de financiering van grote sportevenementen zónder media-aandacht (zoals het EK) op een heel andere wijze zal moeten geschieden. Het is echter de vraag of dergelijke evenementen in de toekomst nog georganiseerd moeten worden omdat zij niet aan een van de meest belangrijke doelen, te weten promotionele aandacht voor de gemeente en zij n mogelij kheden, kunnen voldoen. De organisatie kan in elk geval niet meer bij de gemeente liggen. Met betrekking tot de verwerving van evenementen als het Europese Kampioenschap en een Wereldkampioenschap benadrukken wij dat een gemeente als Valkenburg aan de Geul te weinig (financiële) mogelijkheden heeft om dit zelfstandig op te pakken. Zónder samenwerkingsverband met de Provincie of andere gemeenten kunnen dit soort evenementen niet meer verworven worden. De Provincie zal voor wat dit soort evenementen betreft op basis van het onlangs ontwikkelde Limburgse Wielerplan het initiatief nemen en het risico te dragen. 3
Over de organisatie kunnen wij kort zijn. In de toekomst zal indien dat mogelijk is voor wat betreft het contract tussen de organisator en de gemeente - een structuur buiten de gemeente gezocht moeten worden. 5. Aanbestedingen -- 6. Financiën De totale bijdrage voor de organisatie van voornoemde evenementen is berekend op totaal 226.288,--. Dit bedrag betrekken wij bij het samenstellen van de gemeenterekening voor het dienstjaar 2006. 7. Communicatie --- 8. Afwegingen en Advies Wij stellen uw raad voor de financiële en inhoudelijke evaluatie van de Touraankomst en de EK Wielrennen op de Weg in 2006 vast te stellen en de totale gemeentelijke bijdrage ad 226.288,-- te betrekken bij de samenstelling van de jaarrekening 2006. Het college van burgemeester en wethouders van Valkenburg aan de Geul, L.T.J.M. Bongarts algemeen directeur/gemeentesecretaris drs. C.A.C.M. Nuijtens burgemeester 9. Bijlagen 1. Inhoudelijke evaluatie Wereldwielerstad Valkenburg aan de Geul 2. Nadere toelichting op de evaluatie 3. Gespecificeerde financiële toelichting op de organisatie van de Touraankomst 4. Gespecificeerde financiële toelichting op de organisatie van de EK 5. Accountantsverklaringen Touraankomst en EK 6. Enkele landelijk verspreide artikelen over onze evenementen 7. Enkele meningen van Valkenburgse ondernemers over de evenementen 8. Raadsbesluiten van 12 september 2005 en 23 april 2003 9. Overeenkomst met Libéma Marketing te Rosmalen Verwezen wordt naar het verslag van de commissie Cultuur, Sociale Zaken, Welzijn en Onderwijs. 4
De raad van de gemeente Valkenburg aan de Geul, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders de dato 6 februari 2007; Gehoord de raadsadviescommissie Cultuur, Sociale Zaken en Welzijn de dato 26 februari 2007; B e s l u i t : de financiële en inhoudelijke evaluatie van de Touraankomst en de EK Wielrennen op de Weg in 2006 vast te stellen en de totale gemeentelijke bijdrage ad 226.288,-- te betrekken bij de samenstelling van de jaarrekening 2006. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 23 april 2007. De raad voornoemd, A.M. Hoeberigs Drs. C.A.C.M. Nuijtens 5