Controleprotocol voor de verantwoording en de controle van subsidies die zijn verleend door de gemeente Enschede 1. Inleiding In het kader van de jaarrekening dient het College van Burgemeester en Wethouders zich aan de Gemeenteraad te verantwoorden over de rechtmatige besteding van de gemeentelijke middelen. Hieronder vallen ook de verleende en vastgestelde subsidies. Ter borging van de interne procedures die voorafgaan aan een subsidieverlening of subsidievaststelling, heeft de gemeente Enschede interne controles opgezet. Hiermee kan echter geen uitspraak worden gedaan over de rechtmatige besteding van de middelen door de subsidie ontvanger. Voor dat doel is dit controleprotocol opgesteld. Het toetsingskader voor de verleende en vastgestelde subsidies wordt gevormd door de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb), de Algemene Subsidieverordening van de Gemeente Enschede (Asv), eventueel van toepassing zijnde bijzondere subsidieverordeningen en de subsidiebeschikkingen. Dit protocol richt zich op de verantwoording aan het gemeentebestuur door de gesubsidieerde instellingen over de besteding van de subsidie. In het protocol ligt vast aan welke eisen deze verantwoording dient te voldoen. Het protocol is van toepassing voor instellingen die per kalenderjaar een subsidiebedrag van 50.000 of meer ontvangen, dan wel meerdere kleine subsidiebedragen ontvangen voor in totaal 50.000 of meer. Het protocol is alleen van toepassing op subsidies die worden vastgesteld op basis van de reguliere jaarstukken (jaarrekening en inhoudelijk jaarverslag) van de gesubsidieerde instelling en dus niet op subsidies waarbij de instelling zich mag beperken tot een projectverantwoording. Dit controleprotocol maakt deel uit van de subsidieverleningsbeschikking en is op grond van artikel 4:37, lid 1 onder f, van de Awb een bindend voorschrift. 2. Doelstellingen en activiteiten Bij de vaststelling van de subsidie na afloop van een jaar gaat de gemeente na in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten en de beoogde doelen zijn gerealiseerd. De verantwoording over de besteding van de subsidie zal dus goed inzicht moeten geven in de realisatie van de doelstellingen en activiteiten. 3. Data en wijze van indiening De gesubsidieerde instellingen dienen hun aanvraag tot vaststelling met verantwoording uiterlijk 1 juni van het jaar volgend op het jaar waarop de ontvangen subsidie betrekking heeft in (artikel 9 Asv), tenzij in de verleningsbeschikking anders is bepaald. De verantwoording bevat conform Richtlijn 640 (organisaties zonder winststreven) danwel Richtlijn 655 (zorginstellingen) van de Raad voor de Jaarverslaggeving: de jaarrekening over het boekjaar waarop de subsidie betrekking heeft; het jaarverslag over het boekjaar waarop de subsidie betrekking heeft. Deze dient te voldoen aan artikel 2:391 BW; 1
de overige gegevens, waaronder de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen (afgegeven door een acccountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 BW) en gebeurtenissen na balansdatum met belangrijke financiële gevolgen. In de jaarrekening moet worden vermeld dat deze is opgesteld conform RJ 640 danwel RJ 655. Alle stukken moeten in tweevoud worden ingediend. In het volgende hoofdstuk wordt gedetailleerd ingegaan op de in te leveren stukken. Niet tijdig indienen, kan tot gevolg hebben dat de subsidie op een lager bedrag wordt vastgesteld (artikel 4:46 Awb) of dat de subsidieverlening wordt ingetrokken (artikel 4:48 Awb). 4. De jaarrekening De voor 50.000 of meer gesubsidieerde instellingen dienen een jaarrekening in, bestaande uit een aantal onderdelen, te weten: 1. de balans per 31 december van het boekjaar, met vergelijkende cijfers uit het vorige boekjaar; 2. de staat van baten en lasten, met de vergelijkende cijfers van het vorige boekjaar en van de ingediende begroting; 3. de toelichting op de balans en de staat van baten en lasten. 4. verklaring btw-belastbaarheid van subsidies Ad 1. De balans De indeling van de balans is gelijk aan die van het voorgaand boekjaar. Een verandering gaat vergezeld van een duidelijke motivering en een cijfermatige analyse van de verschillen. In de balans of in de toelichting wordt het eigen vermogen zodanig gepresenteerd dat daaruit blijkt welk gedeelte vrij besteedbaar is en welke gedeelte is vastgelegd. Een deel van het eigen vermogen kan zijn afgezonderd omdat daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven dan gezien de doelstelling van de instelling zou zijn toegestaan en deze beperking door derden is aangebracht. Dit deel wordt aangemerkt als bestemmingsfonds. In de toelichting worden het bedrag en de beperkte doelstelling van ieder bestemmingsfonds vermeld. Ook de reden van deze beperking en alle overige voorwaarden die door de derden zijn gesteld, worden vermeld. Indien de beperking zoals bedoeld in de vorige alinea niet door derden, maar door het bestuur is aangebracht, wordt het aldus afgezonderde deel van het eigen vermogen aangeduid als bestemmingsreserve en niet als bestemmingsfonds. In de toelichting worden het bedrag en de beperkte doelstelling van iedere bestemmingsreserve vermeld. Ook het feit dat het bestuur deze beperking heeft aangebracht, wordt vermeld. Bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves zijn geen voorzieningen. Voor iedere post van het eigen vermogen wordt een verloopoverzicht gegeven met het beginsaldo, de mutaties en het eindsaldo. Een negatieve reserve wordt apart toegelicht met een prognose hoe en binnen welke termijn deze ongedaan wordt gemaakt. Voor het vormen van fondsen, reserveringen en voorzieningen is vooraf (d.w.z. vóór vaststelling van de jaarrekening door het bestuur van de instelling) toestemming van het College van burgemeesters en wethouders nodig. 2
Ad 2. De staat van baten en lasten De indeling van de Staat van Baten en Lasten is gelijk aan de bij de aanvraag ingediende begroting op basis waarvan de subsidie is verleend. Deze omvat drie kolommen: jaarrekening boekjaar, begroting boekjaar (de begroting die als basis voor de subsidieverlening heeft gediend) en jaarrekening vorig boekjaar. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een kostenverdeelstaat voor de toerekening van baten en lasten aan verschillende activiteiten, vormt deze een onderdeel van de staat van baten en lasten en dus van de accountantsverklaring. De instelling dient de ontvangen subsidiegelden duidelijk herkenbaar in de jaarrekening op te nemen. Indien een instelling meerdere subsidies heeft ontvangen in het boekjaar, dan dient de instelling de verschillende subsidies en de besteding daarvan per subsidiebeschikking duidelijk herkenbaar op te nemen in de jaarrekening. De aanvraag tot vaststelling, de berekening van de subsidie (al dan niet op basis van de werkelijke prestaties), dient op dezelfde wijze plaats te vinden als aangegeven in de subsidieverleningsbeschikking. Teveel ontvangen subsidies dienen als terug te betalen op de balans te worden opgenomen. Nog te ontvangen subsidies dienen als nog te ontvangen op de balans te worden opgenomen. Hetzelfde geldt voor subsidies in het kader van een rijksregeling. Wanneer het Rijk aanvullende of plaatsvervangende verantwoordingseisen stelt, worden deze tijdig aan de instelling doorgegeven. Wanneer de jaarrekening met een positief of negatief saldo sluit, dient duidelijk te zijn, wat er met het positieve saldo gebeurt of hoe het nadelig saldo wordt gedekt. Ad. 3. De toelichting De toelichting omvat een sluitende cijfermatige analyse van de financiële resultaten over het boekjaar ten opzichte van de ingediende begroting. Analyse betekent dat niet alleen de verschillen worden vermeld, maar dat ook de oorzaken en eventuele gevolgen en oplossingen voor de verschillen worden weergegeven. Bijzondere baten en lasten en toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve of voorziening worden afzonderlijk opgenomen en toegelicht. Duidelijk dient te zijn of het voor- of nadelig exploitatiesaldo voor of na toevoeging/onttrekking is bepaald. Door fusies, samenwerkingsverbanden e.d. staan gesubsidieerde instellingen vaak niet alleen ook al zijn zij een zelfstandig rechtspersoon. In de toelichting worden belangrijke samenwerkingsverbanden van de instelling vermeld en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen. Te denken valt aan een holdingstructuur, samenwerkingsverband met een andere instelling voor de exploitatie van een gebouw, eenmalige sponsoring. Eventuele risico s en niet uit de balans blijkende verplichtingen, die gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie in de volgende jaren, worden in de toelichting vermeld. De gevolgen van overmacht op de geleverde prestaties, zoals brand in een gebouw of het niet doorgaan van een uitvoering door noodweer, zijn onderwerp van nader overleg over de vaststelling van de subsidie. In de toelichting op de jaarrekening dient u ook een specificatie te geven van de bruto bezoldiging van (gewezen) bestuurders en (gewezen) toezichthouders van uw instelling. Daarvoor gebruikt u onderstaand format. 3
Naam 1 Naam 2 Naam 3 Naam 4 Functie * Periode ** Structurele beloning Incidentele beloningen *** * Bestuurder, gewezen bestuurder, toezichthouder, gewezen toezichthouder. ** Deel van het verantwoordingsjaar dat persoon was aangesteld als (gewezen) bestuurder/toezichthouder. *** Bonus, gratificatie, ontslagvergoeding, vakantiedagen, onkostenvergoedingen, etc. Ad. 4. Verklaring btw-belastbaarheid van subsidies In veel situaties is de btw-belastbaarheid van subsidies afhankelijk van de vraag of de activiteiten van de subsidieontvanger btw-vrijgesteld zijn. Omdat dit voor de gemeente niet altijd te bepalen valt, vragen wij u een verklaring af te geven omtrent de btw-vrijstelling die door u wordt toegepast. NB: de gemeente verstrekt alleen subsidies inclusief de eventueel verschuldigde btw. 5. Het inhoudelijk jaarverslag Naast de Jaarrekening legt de instelling ook verantwoording af over de door haar gerealiseerde prestaties. Daarvoor dient het inhoudelijk jaarverslag waarin het bestuur uiteenzet wat er in het afgelopen jaar is bereikt. Naast de verplichtingen vanuit RJ 640 danwel RJ 655 dient de instelling duidelijk te maken, in hoeverre de door de gemeente Enschede gesubsidieerde doelstellingen en activiteiten ten opzichte van de planning zijn gerealiseerd, wat de oorzaken zijn van afwijkingen en welke conclusies de instelling daaraan verbindt. De instelling volgt de specifieke aanwijzingen voor de verslaggeving op, wanneer die in de verleningsbeschikking zijn opgenomen. 6. De overige gegevens a. De accountantsverklaring De accountantsverklaring is bij subsidieverleningen van 50.000,- of meer (artikel 16 Asv) verplicht. Dit geldt voor zowel één subsidie van 50.000,- of meer, als voor meerdere kleine subsidiebedragen voor in totaal 50.000,- of meer. Het college eist een goede financiële administratie en verantwoording van subsidiegelden en dus een getrouwe jaarrekening. Er is een financiële fouttolerantie van 1% bij een betrouwbaarheid van 95%. In de verklaring worden ook de geleverde prestaties opgenomen als onderdeel van de subsidieverlening. Een goedkeurende accountantsverklaring vermeld minimaal: Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen op 31 december 20.. en het resultaat over 20..in overeenstemming is met de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaglegging. 4
Wij verklaren dat de subsidie besteed is voor het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. De activiteiten zijn in kwantitatieve zin correct weergegeven. De algemene subsidievoorwaarden en verplichtingen uit de verleningsbeschikking zijn nageleefd en in de jaarrekening 20.. is een afdoende vergelijking tussen de exploitatierekening en de begroting opgenomen. Tevens verklaren wij dat de jaarrekening is opgesteld conform Richtlijn 640 (organisaties zonder winststreven) / Richtlijn 655 (zorginstellingen) van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Wanneer de accountant geen goedkeurende verklaring geeft, kan dit afhankelijk van de situatie tot maatregelen leiden, variërend van aanvullende subsidieverplichtingen voor volgende subsidies tot beëindiging van de subsidierelatie. Voor een aantal (vooral rijks-) regelingen zijn deelverklaringen van de accountant vereist 1. Het dient aanbeveling de controle zo te laten plaatsvinden dat een accountantsverklaring bij een deelverantwoording gelijk met de algemene accountantverklaring bij de jaarrekening wordt afgegeven. b. Verslag van bevindingen De accountant doet verslag van zijn bevindingen tijdens zijn controle. Ook geeft hij aan op welke wijze hij de controle heeft uitgevoerd en welke uitgangspunten hij bij het opstellen van zijn rapport heeft gehanteerd. c. Gebeurtenissen na balansdatum met belangrijke financiële gevolgen. Het gaat hier om gebeurtenissen na balansdatum waarvan de gevolgen pas in een volgend boekjaar tot uitdrukking zullen komen. Gedacht kan worden aan een besluit na balansdatum tot het doorvoeren van een reorganisatie of de voltooiing van onderhandelingen over een fusie. In het bijzonder moet dan ook aandacht worden besteed aan: de investeringen waartoe het bestuur heeft besloten; de toekomstige financieringsbehoefte en hoe de organisatie hierin denkt te voorzien; de personeelsbezetting: de verwachte ontwikkeling van het personeelsbestand. 7. Tot slot Op de verantwoordingsdocumenten worden de naam van de instelling, het betreffende boekjaar en de naam en functie, het telefoonnummer en/of e-mailadres van de contactpersoon van de instelling vermeld. De subsidie wordt op basis van de stukken vastgesteld. Postadres: Gemeente Enschede Subsidies & Contracten Postbus 20 7500 AA Enschede 1 Wanneer er een subsidie is verleend op basis van een (rijks-)regeling, wordt dat aangegeven in de subsidieverleningsbeschikking. 5
Gebruikte afkortingen Asv Awb BW RJ 640 RJ 655 Algemene subsidieverordening Algemene wet bestuursrecht Burgerlijk Wetboek Richtlijn 640 (organisaties zonder winststreven) van de Raad voor de Jaarverslaggeving Richtlijn 655 (zorginstellingen) van de Raad voor de Jaarverslaggeving 6