Oproep Small Business Innovation Research (SBIR) Versterking Bestuurlijke Informatiepositie Sluitingsdatum: 22 april 2016, 17:00 uur. Budget: 420.000,- Inleiding Van respons naar preventie; om dat te bereiken willen de Gemeenten Den Haag en Rijswijk hun informatiepositie versterken in het veiligheidsdomein. Den Haag en Rijswijk zoeken mogelijkheden om relevante beschikbare informatie binnen, maar ook buiten de gemeentelijke diensten op een goede manier te kunnen koppelen en combineren. Hiermee willen Den Haag en Rijswijk hun informatiepositie verbeteren. Dit geeft bestuurders meer inzicht in hun werkgebied om op basis daarvan effectief beleid neer te zetten en hun handhavingscapaciteit goed in te zetten. Dit houdt in dat bestuurders informatie krijgen die voor hen betekenisvol is en waarmee ze kunnen handelen. De Gemeente Den Haag, de Gemeente Rijswijk en het Ministerie van Economische Zaken dagen bedrijven uit om hen te helpen hier passende oplossingen voor te bieden. Oplossingen waarmee gemeenten beter gebruik kunnen maken van de overvloed aan beschikbare data om de veiligheid in de stad te vergroten. Deze partijen stellen 420.000,- beschikbaar voor onderzoek door bedrijven. Daarnaast wordt een testomgeving gerealiseerd waarin de gemeenten informatie beschikbaar stellen voor de deelnemende bedrijven. In dit traject wordt gebruik gemaakt van het door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) ontwikkelde SBIR-traject voor innovatieve projecten. De betrokken gemeenten schetsen wat ze willen bereiken. Aan de markt laten we over hoe dat op de beste manier te bereiken is. RVO.nl is onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken. De uitdaging Wij dagen u uit om oplossingen te bieden die bijdragen aan de informatiepositie van de gemeente. Op die manier willen we komen tot een informatieportaal. Dit informatieportaal moet leiden tot actionable intelligence (inzichten op basis waarvan concrete acties kunnen worden geformuleerd). Dit portaal kan betrekking hebben op: het in beeld brengen van de vraagstukken; het verzamelen en relateren van data van interne en / of extern bronnen; het analyseren van de data; het herstructureren dan de data; het bewerken van de data en verwerken tot informatie; het visualiseren van de informatie; het presenteren van informatie; het laten valideren en beoordelen van de informatie; het -op basis daarvan- verbeteren van de data en de bewerking daarvan; het kunnen voeren van trendanalyses, what-if analyses en prognoses; het vertalen van resultaten naar handelingsperspectief. 1 van 6
Informatieportaal integraal veiligheidsbeleid Voortvloeiend uit het bestaande integrale veiligheidsplan zouden de volgende onderwerpen daar bijvoorbeeld voor in aanmerking komen: Analyse van gedrag jeugdgroepen; Vroege signalering van trends en ontwikkelingen in wijken en buurten; Analyse van woninginbraken om te komen tot vroege detectie of preventie; Analyse van signalen van georganiseerde criminaliteit; Voorspellen van aanwezigheid van hennepkwekerijen; Snelle en eenvoudige mogelijkheden voor monitoring en evaluatie. Gebruikers moeten met het informatieportaal kunnen werken. Dat betekent dat de gemeenten Den Haag en Rijswijk meegenomen willen worden in de antwoorden op de vraag hoe je van data naar gestructureerde data komt. Welke informatie is relevant in het veiligheidsdomein en hoe kan die worden ontsloten? En wat is er dan nodig om te komen tot praktisch bruikbare informatie? Met die inzichten kunnen Den Haag en Rijswijk kiezen voor de juiste systematiek. De informatiebronnen die bijvoorbeeld beschikbaar zijn om de te ontwikkelen oplossingen op te baseren, zijn: Basisadministraties; Vergunningsinformatie; Wijkscans; Handhavingsinformatie; Informatie uit klachtbehandeling. Den Haag en Rijswijk streven ernaar informatie beschikbaar te stellen die voor dit onderzoek kan worden gebruikt. De intentie is om aan het begin van de 2 e fase van deze SBIR een proefomgeving ingericht te hebben die de deelnemende bedrijven kunnen gebruiken. Het streven is om de hier te ontwikkelen systematiek te kunnen gebruiken bij de totstandkoming en uitvoering van het volgende integrale veiligheidsplan van de gemeenten Den Haag en Rijswijk voor de periode in 2019-2023. Het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring maakt onderdeel uit van deze opdracht. De gegevens die in dit traject worden gebruikt, veranderen niet van eigenaar. Inschrijvers mogen de gegevens voor geen ander doel gebruiken dan dit traject. De context Iedere vier jaar stelt de gemeente het integraal veiligheidsplan op. Daarin legt de gemeenteraad de hoofdpunten van het beleid in het domein van openbare orde en veiligheid vast. Naarmate meer data beschikbaar komen, zal ook de totstandkoming van het integraal veiligheidsplan steeds meer data gedreven zijn. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de evaluatie van dat beleid. Naast deze planmatige aanpak is het natuurlijk ook voortdurend nodig om in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen. Zicht op trends en op afwijkingen daarvan is daarbij van groot belang. Uiteindelijk is het de wens van de gemeenten om op basis van een optimale informatiepositie de goede dingen voor de stad te doen. In de ideale situatie verschuift steeds vaker de aanpak in het veiligheidsdomein van response naar preventie. 2 van 6
Het versterken van de bestuurlijk informatiepositie is niet alleen een kwestie van meer informatie verkrijgen, of nieuwe technologie invoeren. Ook van belang zijn: de informatie- en samenwerkingsprocessen, de juridische mogelijkheden de mogelijkheid en bereidheid om informatie te delen. Tenslotte zoeken de gemeenten naar manieren om bewoners in alle fasen van de beleidscyclus te kunnen betrekken. In het haalbaarheidsonderzoek (zie hieronder) dient aan deze aspecten voldoende aandacht te worden gegeven. SBIR procedure SBIR is een open competitie voor iedere marktpartij die innovatieve (technologische) oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken kan ontwikkelen. De SBIR-systematiek kent twee fasen: 1. Fase 1: haalbaarheidsonderzoek. 2. Fase 2: prototype ontwikkeling. Waar uw voorstel en uw haalbaarheidsonderzoek aan moeten voldoen is beschreven in het model projectplan fase 1 en het Format SBIR eindrapport fase 1. Aan het eind van deze oproep onder Indienen van een voorstel is aangegeven waar deze te vinden zijn. Daarnaast moeten in uw haalbaarheidsonderzoek, of zo mogelijk al in uw voorstel, de volgende onderwerpen aan de orde komen: - Wat heeft u nodig van de gemeenten om de gevraagde oplossingen te ontwikkelen, bijvoorbeeld wat betreft (maar niet beperkt tot) datasets, experimenteeromgeving, interactie? - Wat zijn andere randvoorwaarden voor een succesvolle oplossing? - De gemeenten willen in de toekomst minder afhankelijk zijn van vaste leveranciers voor systemen en tools. Zij willen enerzijds flexibel zijn in de partijen met wie ze samenwerken en daarnaast de mogelijkheid hebben om in de toekomst zelf extra tools (eventueel in de vorm van code) toe te voegen. Interoperabiliteit speelt hierbij ook een rol. Op welke wijze gaat u hieraan invulling geven? - Hoe kunnen de door u te ontwikkelen tools ingepast worden in de huidige gemeentelijke aanpak (koppeling van tools aan bestaande databases, procesmatige / organisatorische activiteiten)? - Wat is er op dit vlak al (in gebruik) binnen de beide gemeenten en in de markt? En wat zijn de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling op relatief korte termijn? In dit SBIR-traject gelden een aantal belangrijke uitgangspunten: Privacy by design : privacyvraagstukken worden in het ontwikkeltraject meegenomen en in het eindproduct afdoende afgevangen; Er wordt aangesloten bij de (voorziene) ICT-architectuur en organisatie van beide gemeenten; Uiteindelijk dient er een vermarktbaar product te zijn ontwikkeld. Dat wil zeggen dat het product ook door andere gemeenten aangeschaft en gebruikt kan worden. De participatie van een grote en een middelgrote gemeente in dit project stelt de ontwikkelaars in staat hun product op verschillende schaalniveaus en in verschillende organisaties te testen. 3 van 6
Voor fase 1 van het project zullen maximaal zes partijen in de gelegenheid worden gesteld op basis van hun offerte een haalbaarheidsonderzoek te doen met een maximale looptijd van vier maanden. Hiervoor is een budget beschikbaar van maximaal 15.000 per onderzoek. Een onafhankelijke commissie zal adviseren welke voorstellen voor haalbaarheidsonderzoeken (SBIR fase 1) het beste aan de criteria voldoen. De beste ideeën krijgen een opdracht. Alleen projecten die met goed resultaat het haalbaarheidsonderzoek hebben afgerond, kunnen voor SBIR fase 2 (het onderzoeks- en ontwikkelingstraject) een aanbod doen. Ook de aanbiedingen voor fase 2 zullen door een onafhankelijke commissie worden beoordeeld. Vervolgens krijgen de ondernemers met de beste voorstellen voor fase 2 een opdracht om een prototype te ontwikkelen. SBIR vergoedt alleen onderzoek en ontwikkeling. De marktintroductie is geen onderdeel van SBIR. Budget De partners stellen samen 420.000 beschikbaar. Voor SBIR fase 1 is maximaal 90.000 beschikbaar, het maximum bedrag per project is 15.000 (incl. btw). Eventueel restant budget van fase 1 komt ten goede aan fase 2. Voor SBIR fase 2 is 330.000 beschikbaar, het maximumbedrag per project is 165.000 (incl. btw). Het precieze aantal te honoreren projecten voor fase 1 en fase 2 hangt af van de prijs van de best beoordeelde offertes voor fase 1 en 2, maar de gedachten gaan uit naar 6 haalbaarheidsstudies en 2 onderzoeks-/ontwikkelprojecten. Naast het budget stellen de deelnemende gemeenten capaciteit beschikbaar om de bedrijven te begeleiden bij hun project. Op die manier sluit het resultaat aan bij de wensen van deze potentiele klanten. Beoordeling De beoordeling vindt plaats conform de in de SBIR handleiding beschreven procedure (versie juli 2015) en aan de hand van de hieronder beschreven beoordelingscriteria. Bij de beoordeling is per criterium maximaal het volgende aantal punten te verdienen: 1. Impact op de bestuurlijke informatiepositie voor veiligheid: 40 2. Technische haalbaarheid: 30 3. Economisch perspectief: 25 4. Prijs offerte: 5 Voor het criterium Impact wordt, naast de in de SBIR procedure genoemde criteria, met name beoordeeld op: De verwachte verbetering van de informatiepositie wat kunnen de gemeenten straks beter / wat weten de gemeenten straks meer door de oplossingen die zijn ontwikkeld? Leiden de oplossingen inderdaad tot actionable intelligence? 4 van 6
Het gemak van inpassing van de tools in de huidige gemeentelijke aanpak van Den Haag en Rijswijk: o Moeten processen worden aangepast en zo ja, hoe? o Moeten mensen worden opgeleid (hoe complex zijn de oplossingen)? o Moeten mensen met een andere achtergrondkennis worden aangesteld? Voor het criterium Technische haalbaarheid wordt, naast de in de SBIR procedure genoemde criteria, met name beoordeeld op: De mate/het gemak van uitbreidbaarheid of aanpassing (nieuwe tools/andere analyses/ toevoegen extra informatie (bronnen)); Hoe goed de oplossingen passen binnen de huidige ICT infrastructuur van de gemeenten; De verwachte inspanning van de gemeenten om de tools werkend te krijgen. Hoeveel onderhoud de ontwikkelde oplossing naar verwachting zal vergen in de komende jaren. De aannemelijkheid dat de aanbieder de oplossing inderdaad binnen de beschikbaar gestelde tijd en budget kan realiseren (te toetsen via aantoonbare ervaring op het gebied van (ontwikkelen van) informatiesystemen en informatieprocessen) Voor de criteria Economisch perspectief en prijs worden de in de SBIR procedure beschreven criteria gehanteerd. Planning Informatiebijeenkomst: Tendersluiting: 8 april 2016, 10.00 uur 22 april 2016, 17.00 uur Bekendmaking uitslag fase 1: eind mei 2016 Opdrachtverstrekking fase 1: eind mei 2016 Deadline eindrapport fase 1 tevens deadline offerte fase 2: voor 30 september 2016 Presentatie aan commissie: medio oktober 2016 Bekendmaking uitslag fase 2: eind oktober 2016 Opdrachtverstrekking fase 2: medio november 2016 Deadline eindrapport fase 2: 1 november 2017 RVO.nl behoudt zich het recht om bijgevoegd tijdspad indien nodig aan te passen. Dit zal tijdig aan (potentiële) opdrachtnemers worden gecommuniceerd. De duur van fase 1 en 2 in deze SBIR (resp. ca. 4 maanden en 12 maanden) is korter dan aangegeven in de SBIR handleiding (paragraaf 2.4 en 5.3). De planning in deze oproep is leidend. 5 van 6
Informatie Op 8 april organiseren we een informatiebijeenkomst. Deze vindt plaats op het stadhuis van de Gemeente Den Haag van 10.00 tot 13.00 uur Het adres is: Spui 70 te Den Haag. De bijeenkomst vindt plaats in de Haagse lobby. Op het stadhuis aangekomen kunt u zich melden bij de receptie in de hal. Vragen naar aanleiding van deze oproep kunt u richten aan sbir@rvo.nl. Indienen van een voorstel In de SBIR handleiding (paragraaf 2.1) staat beschreven waar een volledige offerte uit bestaat. U dient uw voorstel in per mail: sbir@rvo.nl. Uw voorstel moet voor 22 april 2016 17.00 uur ontvangen zijn door RVO. Algemene informatie over SBIR vindt u op http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/sbir-innovatieopdracht De handleiding en de andere documenten die u nodig heeft om een voorstel in te dienen, vindt u op: https://mijn.rvo.nl/home onder subsidie en financiering aanvragen en dan onder SBIR innovatie in opdracht. De documenten zijn te vinden onder de kopjes Algemeen, Offerte indienen en Na uw offerte. Let op: onder het kopje Offerte indienen bevinden zich verschillende tabbladen. Belangrijke documenten staan onder het tabblad Fase 1: Haalbaarheidsonderzoek naar innovatie. Alle documenten zijn ook te vinden op Tenderned. 6 van 6