Algemene Subsidieverordening Gemeente Oldebroek 2006 Nr. A. ALGEMENE BEPALINGEN Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a Activiteit: de activiteit die door de instelling zal worden uitgevoerd en die door het gemeentebestuur kan worden gesubsidieerd. b Activiteitenplan: een overzicht van de activiteiten overeenkomstig artikel 4:62 van de wet. c Beleidsterrein: een door de gemeenteraad als zodanig aangemerkt geheel van samenhangende activiteiten. d Bestemmingsreserve: bestanddeel uit eigen vermogen dat bestemd is om in de toekomst beoogde specifieke uitgaven te kunnen bekostigen. e College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldebroek. f Deelterrein: een door de raad als zodanig aangemerkt geheel van activiteiten binnen een bepaald beleidsterrein. g Egalisatiereserve: vermogensbestanddelen die worden opgenomen om in de toekomst schommelingen in de (exploitatie)kosten op te vangen. h Gemeente: de gemeente Oldebroek. i Instelling: subsidieaanvrager. j Prestatie: in meetbare eenheden omschreven resultaten. k Professionele instelling: een instelling waarvan de taken voornamelijk worden uitgevoerd door één of meer personen in dienst op grond van een landelijke CAO of een anderszins centraal dan wel decentraal gereguleerde arbeidsovereenkomst, en als zodanig door het college is aangewezen. l Niet-professionele instelling: een instelling wier taken voornamelijk uitgevoerd worden door één of meer vrijwilligers en als zodanig is aangewezen door het college. m Raad: de gemeenteraad van de gemeente Oldebroek. n Rechtspersoon: een rechtspersoon als bedoeld in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek die zich, zonder winstoogmerk, de behartiging van de belangen van ideële en/of materiële aard van (een deel van) de bevolking van Oldebroek ten doel stelt. o Subsidieprogramma: het door de raad vastgestelde overzicht van subsidiabele maxima per beleidsterrein, dan wel deelterrein, naar de professionele en niet-professionele instellingen, één en ander in samenhang met de ingediende activiteitenplannen. Dit subsidieprogramma verschijnt onder de titel "Subsidieprogramma gemeente Oldebroek". p Subsidieperiode: het in de subsidieverleningsbeschikking en/of de uitvoeringsovereenkomst bepaalde respectievelijk overeengekomen tijdvak waarvoor de subsidie is verstrekt. Dit tijdvak is met betrekking tot subsidies van structurele aard, zoals genoemd in artikel 4:51 van de wet, gelijk aan een kalenderjaar. q Uitvoeringsovereenkomst: de overeenkomst die in de zin van artikel 4:36 van de wet tussen de instelling en het gemeentebestuur wordt gesloten ter uitwerking van de subsidieverleningsbeschikking. In een uitvoeringsovereenkomst worden in ieder geval aangegeven: 1 de looptijd van de subsidie; 2 de beoogde prestaties; 3 de doelgroep(en) met betrekking tot de te ontwikkelen activiteiten en te verrichten prestaties. r Voorziening: vermogensbestanddelen die worden gevormd voor toekomstige kosten die een periode van twee of meer jaren omvatten en die niet binnen de jaarlijkse exploitatie opgevangen kunnen worden, nu reeds te voorzien zijn, onvermijdelijk zijn, hun oorzaak in het verleden hebben en kwantificeerbaar en/of berekenbaar zijn.
s t Vrijwilliger: een persoon die niet op grond van een arbeidsovereenkomst en die anders dan beroepsmatig actief is ten behoeve van een instelling. Wet: Algemene wet bestuursrecht. Reikwijdte van de verordening/bevoegdheid Artikel 2 1. Deze verordening is van toepassing op alle subsidieaanvragen aan en subsidiebesluiten van het college die betrekking hebben op professionele en niet-professionele instellingen, werkzaam op de door de raad bepaalde beleidsterreinen. 2. Subsidie wordt slechts verstrekt voor zover de raad de benodigde gelden heeft toegekend. Het begrotingsvoorbehoud als genoemd in artikel 4:34 van de wet is daarbij van toepassing. Subsidie wordt tevens slechts verstrekt indien de activiteiten gericht zijn op dan wel ten goede komen aan inwoners van de gemeente Oldebroek. 3. Het college is belast met de uitvoering van deze verordening. 4. Tot de in lid 1 genoemde beleidsterreinen behoren: a welzijn; b zorg; c onderwijs; d sport; e cultuur; f vrijwilligersbeleid; g toerisme; h ontwikkelingssamenwerking; i door de raad nader te benoemen andere beleidsterreinen. 5. Onder de 'nader te benoemen andere beleidsterreinen' worden die beleidsterreinen en instellingen verstaan die als zodanig expliciet zijn vermeld in de gemeentebegroting die betrekking heeft op het onderhavige jaar. Rechtspersoonlijkheid/rechtsbevoegdheid Artikel 3 1. Subsidie waarop deze verordening van toepassing is wordt slechts verstrekt aan rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid. 2. In bijzondere gevallen kan het college, in afwijking van het gestelde in het eerste lid, een waarderingssubsidie of een incidentele subsidie verlenen aan instellingen zonder volledige rechtsbevoegdheid of (een groep van) natuurlijke personen. 3. De in deze verordening opgenomen bepalingen vinden, voor zover mogelijk, overeenkomstige toepassing op de in het vorige lid genoemde instellingen en natuurlijke personen. 4. Een aanvraag door een niet volledige rechtsbevoegdheid bezittende instelling dient ondertekend te zijn door ten minste twee, van deze instelling deel uitmakende, natuurlijke personen. 5. De beslissing op de aanvraag zoals genoemd in lid 4, wordt ten naam gesteld van de personen die de aanvraag om subsidie hebben ondertekend. 6. De personen op wier naam een beslissing tot het geheel of gedeeltelijk toekennen van de subsidieaanvraag is gesteld, zijn persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor de aan de naleving van de aan het subsidiebesluit verbonden verplichtingen. Zij ondertekenen hiertoe een door het college voor te leggen verklaring voor akkoord.
Te subsidiëren activiteiten Artikel 4 1. Bij een beleidsregel dan wel op basis van een wettelijk voorschrift worden de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt nader bepaald, alsmede andere criteria, die voor die verstrekking gelden. 2. De beleidsregels zijn van toepassing op de beleidsterreinen welzijn, zorg, onderwijs, sport, cultuur, vrijwilligersondersteuning, toerisme en ontwikkelingssamenwerking. Daarnaast zijn zij van toepassing op de nader door de raad te benoemen beleidsterreinen. 3. De bevoegdheid tot het vaststellen van deze beleidsregels berust bij de gemeenteraad. Artikel 5 1. Subsidiëring van activiteiten vindt slechts plaats voor zover deze naar de mening van het college in voldoende mate in een direct aanwijsbaar belang voor de gemeente wordt geacht. Daarnaast dienen de activiteiten te passen binnen het door de raad geformuleerde beleid. 2. Niet subsidiabel zijn in ieder geval activiteiten die naar aard en inhoud partijpolitiek, godsdienstig en/of levensbeschouwelijk zijn dan wel vorming en/of verspreiding van de daaraan gekoppelde doelstellingen, gedachten en meningen tot doel hebben. 3. In beginsel worden slechts die activiteiten gesubsidieerd die georganiseerd worden door instellingen die statutair, dan wel volgens artikel 3 lid 2, gevestigd zijn in de gemeente. 4. Subsidieverstrekking aan instellingen die statutair niet gevestigd zijn in de gemeente kan geschieden als: a het activiteiten betreft waaraan inwoners van de gemeente deelnemen én b de activiteiten niet door een reeds gesubsidieerde instelling (zouden kunnen) worden ondernomen én c de activiteiten niet reeds toereikend worden gesubsidieerd door een ander d overheidsorgaan dan wel de activiteiten zijn gericht op uitwerking van gemeentelijke beleidsdoelstellingen die een regionaal draagvlak vereisen en niet al door een in de gemeente gevestigde instelling (kunnen) worden uitgevoerd. 5. Subsidiëring van activiteiten, met uitzondering van waarderingssubsidies, vindt niet plaats indien de instelling zelf in de kosten daarvan kan voorzien, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden of een combinatie daarvan. 6. Ten aanzien van subsidies van zowel structurele als incidentele aard worden jaarlijks door de raad, bij de vaststelling van de begroting, per functie of product subsidieplafonds vastgesteld en aansluitend bekend gemaakt. 7. Het niet volledig compenseren van loon- en prijsontwikkelingen op de totstandkoming waarvan de gemeente geen directe invloed heeft wordt niet beschouwd als vermindering van subsidie. 8. Artikel 4.24 van de wet is niet van toepassing. Algemene voorwaarden Artikel 6 1. De instelling dient: a zich te onthouden van handelingen die in strijd zijn met de wet of de beleidsuitgangspunten van de gemeente, tenzij het gaat om de uitoefening van door de Grondwet beschermde rechten; b geen winst te beogen. 2. Het college kan nadere regels stellen inzake: a het werken met vrijwilligers en beroepskrachten; b de toegankelijkheid tot en de deelname aan gesubsidieerde activiteiten;
c d het betrekken van deelnemers en gebruikers, alsmede vrijwilligers en beroepskrachten bij het beleid van de instelling; het gebruik van gemeentelijke dan wel door de gemeente gesubsidieerde accommodaties ten behoeve van door de gemeente gesubsidieerde activiteiten. Weigeringsgronden Artikel 7 1. Subsidie wordt slechts verstrekt indien: a de Europese-, rijks- en/of provinciale gelden en/of gelden die afkomstig zijn van private fondsen, die op het moment van de vaststelling van de gemeentebegroting als bijdrage in de kosten van uitvoering van het beleid verwacht mochten worden ook daadwerkelijk worden verkregen; b de instelling kan aantonen dat er behoefte is aan de door de instelling georganiseerde dan wel voorgenomen activiteiten. Met betrekking tot deze voorwaarden kan door het college ontheffing worden verleend ten aanzien van incidentele subsidies. 2. Subsidieverlening kan naast de in artikel 4:35 van de wet genoemde gronden geweigerd worden indien gegronde redenen bestaan om aan te nemen dat a de activiteiten van de aanvrager niet gericht zullen zijn op de gemeente of niet aanwijsbaar ten goede zullen komen aan de ingezetenen van de gemeente; b de gelden niet of in onvoldoende mate besteed zullen worden aan het doel en/of de activiteiten waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld; c de aanvrager doelstellingen beoogt of activiteiten zal ontplooien die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde; d de instelling niet en/of niet tijdig alle wettelijk voorgeschreven dan wel door de subsidieverstrekker gevraagde informatie verstrekt die naar het oordeel van de subsidieverstrekker nodig is voor de beoordeling van het subsidieverzoek; e door verstrekking van de subsidie het subsidieplafond zou worden overschreden. 3. De structurele subsidieverstrekking aan een instelling kan op grond van algemene financiële en/ of beleidsinhoudelijke overwegingen worden beëindigd of verminderd op grond van een door het college te nemen besluit bij vaststelling van het subsidieprogramma. 4. Het college stelt de instelling schriftelijk in kennis van het voornemen zoals genoemd in artikel 7 lid 3 ten minste zes maanden voorafgaand aan het jaar waarop de beschikking betrekking heeft. 5. De subsidieverstrekking aan een instelling wordt in ieder geval beëindigd wanneer: a de instelling bij rechterlijk vonnis wordt ontbonden; b bij de instelling conservatoir beslag is gelegd op het vermogen of een deel ervan; c aan de instelling surséance van betaling is verleend; d het faillissement over de instelling is uitgesproken. Vaststelling maximaal te verlenen subsidie Artikel 8 1. Het college stelt jaarlijks, in het kader van de voorbereiding van de begrotingsbehandeling, vóór 1 mei voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvragen betrekking hebben, de voorgenomen maximaal te verlenen subsidiebedragen vast die voor de onderscheidene beleidsterreinen beschikbaar zijn en maakt deze voor genoemde datum bekend. Een en ander geschiedt op basis van de volgende uitgangspunten: a b het door de raad vastgestelde beleid; de doelstellingen zoals, in het verlengde van hun statuten, opgenomen in de beleidsplannen en/of activiteitenplannen van de instellingen;
c de in de meerjarenbegroting opgenomen financiële middelen per beleidsterrein. 2. De instellingen dienen de inhoud van hun activiteitenplan en het daaruit voortvloeiende subsidiebedrag af te stemmen op het gestelde in artikel 8 lid 1. 3. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan is artikel 13 lid 3 van overeenkomstige toepassing. 4. Het college kan de in artikel 8 lid 1 genoemde subsidiabele maxima wijzigen indien voor de desbetreffende begrotingspost of het desbetreffende beleidsterrein of deelterrein het beschikbare budget: a wordt verhoogd bij de vaststelling van de begroting van het jaar waarop deze subsidiabele maxima betrekking hebben; b tussentijds wordt verhoogd; c tussentijds wordt verlaagd. 5. In beginsel kunnen de subsidiabele maxima jaarlijks worden aangepast aan de ontwikkelingen betreffende lonen en prijzen. De grondslag daarvoor wordt jaarlijks vastgesteld door het college. Vaststelling Subsidieprogramma Artikel 9 1. De raad stelt, na, of gelijktijdig met, de vaststelling van de begroting, het Subsidieprogramma voor het desbetreffende begrotingsjaar vast. 2. Dit onder lid 1 genoemde programma bevat een overzicht van: a de beleidsvoornemens op het gebied van welzijn, zorg, onderwijs, sport, cultuur, vrijwilligersbeleid, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en andere aangewezen terreinen in het jaar waarop het programma betrekking heeft; b de toedeling van de maximaal per beleidsterrein beschikbare budgetten naar de instellingen; c de activiteiten die in dat jaar voor subsidie in aanmerking komen en het daarvoor maximaal ter beschikking bestaande budget per instelling; d de doelen die door middel van de subsidie dienen te worden nagestreefd; e de doelgroepen waarop de activiteiten gericht zijn. 3. Het Subsidieprogramma wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de door de instellingen ingediende activiteitenprogramma's en de door de raad vastgestelde subsidieplafonds. Subsidiesoorten Artikel 10 1. Als soorten van subsidie worden onderscheiden: a Waarderingssubsidie: Een subsidie die gericht is op het mee ondersteunen van de activiteiten van een niet professionele instelling, zonder het stellen van prestatieverplichtingen voor de omvang van de activiteiten. De subsidie wordt bij de verlening tevens vastgesteld; b Activiteitensubsidies: 1 Incidentele activiteitensubsidie: Een subsidie om activiteiten van eenmalige, incidentele aard, dat wil zeggen maximaal één maal per twee jaar, uit te voeren. 2 Structurele activiteitensubsidie: Een subsidie om activiteiten van gelijke aard en doelstelling die jaren achtereen terugkeren in het activiteitenplan, dat wil zeggen van structurele aard, uit te voeren. 3 Budgetsubsidie: Een subsidie waarbij de instelling een bedrag krijgt toegewezen om een tevoren overeengekomen takenpakket uit te voeren. Een en ander kan worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst.
c d Investeringssubsidie: Een subsidie als tegemoetkoming in de kosten die gepaard gaan met het doen van investeringen. 2. De voorwaarden waaronder en de vorm waarin met betrekking tot de verschillende soorten subsidie wordt verleend worden opgenomen in de Beleidsregels Subsidieverstrekking gemeente Oldebroek 2006 en/of het Subsidieprogramma. Subsidiabele kosten Artikel 11 1. Met betrekking tot de in artikel 10 lid b en c genoemde subsidiesoorten worden de volgende subsidiabele kosten onderscheiden: a personeelskosten; b huisvestingskosten; c organisatie-/materiële kosten; d niet aan de overige kosten gekoppelde activiteitenkosten; e afschrijvingskosten; f gemeentelijke belastingen en heffingen; g accountantskosten; h verzekeringen (als bedoeld in artikel 16 lid 3). 2. Kosten die niet in aanmerking komen voor subsidie zijn: a b kosten van acties en dergelijke ter verwerving van inkomsten; kosten van consumpties, traktaties, geschenken en attenties voor zover deze geen directe relatie hebben met de organisatie van de instellingen en de door hen georganiseerde activiteiten; c kosten verbonden aan festiviteiten voor zover deze niet passen in de doelstellingen van de instelling; d specifieke door ouders of verzorgers gemaakte kosten van aan activiteiten deelnemende kinderen; e materiële en financiële ondersteuning van derden; f kosten van barexploitatie inclusief het doen van de daarvoor benodigde investeringen; g kosten van levering van goederen en diensten aan derden, tenzij het college hiervoor vooraf toestemming heeft verleend en het derden betreft voor wie de gesubsidieerde activiteiten bestemd zijn. 3. Op de subsidiabele kosten als bedoeld in het eerste lid worden de volgende baten in mindering gebracht: a eigen bijdragen van leden/deelnemers; b ontvangsten van renten van beleggingen; c ontvangsten van derden voor verrichte diensten; d uitkeringen van verzekeringen; e andere inkomsten waaronder barinkomsten, sponsoring en donaties van gelieerde organisaties en instellingen voor zover deze zijn gekoppeld aan het bekostigen van te subsidiëren activiteiten. De batige saldi worden in mindering gebracht op de activiteiten en/of kostensoorten waarop zij betrekking hebben. Van toepassingverklaring afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht Artikel 12 1. Afdeling 4.2.8 van de wet is van toepassing op budgetsubsidies en overige subsidies, indien en voor zover in die overige subsidiebesluiten bedragen van meer dan 100.000 worden toegekend. Het college kan bepalen dat afdeling 4.2.8. van de wet ook op andere aanvragen van toepassing is.
2. De subsidieontvanger op wiens subsidieaanvraag afdeling 4.2.8. van de wet van toepassing is behoeft de toestemming van het college voor de handelingen, bedoeld in artikel 4:71 van de wet. 3. Artikel 4:76 is van toepassing op het financiële verslag. 4. a Bij het onderzoek, bedoeld in artikel 4:78 van de wet, onderzoekt de accountant tevens de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen. b Het college stelt een aanwijzing over de reikwijdte en de intensiteit van de controle, als bedoeld in artikel 4:78, tweede lid van de wet, vast. B. DE AANVRAAG OM SUBSIDIE Tijdstip indiening aanvraag Artikel 13 1. Een aanvraag tot verlening van een incidentele subsidie zoals genoemd in artikel 10.1.b.1. en 10.1.c. wordt ten minste twaalf weken voordat met de activiteiten wordt aangevangen ingediend. 2. Een aanvraag tot verlening van structurele subsidies zoals genoemd in artikel 10.1.a., 10.1.b.2 en 10.1.b.3. wordt ingediend vóór 1 juni voorafgaand aan het boekjaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd. 3. Indien een aanvraag niet op de in lid 1 en 2 genoemde tijdstippen is ingediend kan het college besluiten deze aanvraag buiten behandeling te laten. 4. Dit geldt eveneens ten aanzien van aanvragen die weliswaar tijdig maar niet volledig zijn ingediend. Alvorens hiertoe te besluiten geeft het college de instelling een termijn waarbinnen men het verzuim kan herstellen. Indien daaraan binnen de gestelde termijn niet is voldaan, kan het college besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Vereisten aanvraag Artikel 14 1. Een aanvraag om subsidie bevat naast de in artikel 4:2, eerste lid van de wet en - indien van toepassing - artikel 4:61 van de wet genoemde gegevens, ter uitwerking van artikel 4:2, tweede lid van de wet: a naam en adres van de instelling; b samenstelling van het bestuur en de wijzigingen daarin ten opzichte van de vorige subsidieaanvraag; c voorgenomen en doorgevoerde wijzigingen van de statuten; d een activiteitenplan; e een raming van de met de in het activiteitenplan vermelde activiteiten samenhangende inkomsten en uitgaven; f een inhoudelijk en financieel verslag van het boekjaar voorafgaand aan het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend; g h i gegevens over de aard en omvang van het eigen vermogen van de instelling; een opgave van de subsidiemogelijkheden die de instelling bij de gemeente of bij derden heeft openstaan en van de mate waarin hiervan gebruik is of zal worden gemaakt; een opgave van de met de instelling gelieerde instellingen, alsmede van de aard van die betrekkingen met die instellingen, waarbij onder gelieerde instellingen in ieder geval worden verstaan: 1 instellingen waaraan de instelling die subsidie aanvraagt in het verleden om niet een bedrag van meer dan 1.000 ter beschikking heeft gesteld en waarover de instelling op enig moment weer de beschikking kan krijgen;
2 instellingen ten aanzien waarvan de instelling die subsidie aanvraagt een beslissende invloed heeft op de besteding van middelen dan wel invloed op de benoeming van één of meer bestuursleden; 3 instellingen die statutaire bepalingen kennen op grond waarvan liquidatiegelden aan de instelling die subsidie aanvraagt kunnen toevloeien; 4 instellingen ten aanzien waarvan statutair is bepaald dat deze (mede) tot doel hebben de instelling die subsidie aanvraagt financieel te ondersteunen; 5 instellingen waaraan de instelling die subsidie aanvraagt diensten beschikbaar stelt. 2. Extra gegevens aanvraag structurele subsidie: Naast de in het eerste lid genoemde gegevens bevat een aanvraag om een structurele subsidie een beschrijving van bestuurlijke, organisatorische dan wel andersoortige verhoudingen met andere instellingen. Het in het eerste lid onder f. bedoelde financiële verslag bevat een verslag van het meest recente boekjaar. Dit verslag bevat ten minste een door het bestuur van de instelling gewaarmerkte jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting daarop. 3. Extra gegevens aanvraag budgetsubsidie: Naast de in het eerste lid genoemde gegevens bevat een aanvraag om een budgetsubsidie tevens: a een beschrijving van het beoogde resultaat van de activiteiten in relatie tot de gestelde doelen, uitgedrukt in meetbare resultaten; b een begroting van de baten en lasten van het lopende boekjaar en het volgende boekjaar en een toelichting daarop; c d een globaal inhoudelijk en financieel plan voor de volgende drie boekjaren; een beschrijving van bestuurlijke, organisatorische dan wel andersoortige verhoudingen met andere instellingen en de wijze van samenwerking daarbij. 4. Extra gegevens eerste subsidieaanvraag: Indien een instelling voor de eerste keer subsidie aanvraagt, wordt naast de gegevens die worden genoemd in het eerste, tweede tot en met derde lid, voor zover van toepassing, een exemplaar van de oprichtingsakte, statuten of reglement overgelegd. 5. Instellingen die een waarderingssubsidie, zoals vermeld in artikel 10.1.a., ontvangen kunnen volstaan met een opgave van de in lid 1 onder a, b en c genoemde gegevens alsmede een globale omschrijving van de activiteiten. Het college kan bepalen dat tevens een eenvoudig ingerichte begroting, exploitatierekening en balans moeten worden overgelegd. 6. Het college kan met betrekking tot de subsidieaanvraag nadere regels vaststellen. 7. Het college kan met betrekking tot de verschillende subsidiesoorten aanvraagformulieren vaststellen waarin de in lid 1 tot en met 6 opgenomen vereisten nader zijn uitgewerkt en verwerkt. Hersteltermijn Artikel 15 Wanneer de aanvraag niet voldoet aan de vereisten zoals die gesteld zijn in of op basis van deze verordening wordt een hersteltermijn gehanteerd van vier weken na dagtekening van het verzoek om de aanvraag aan te vullen.
C. VERPLICHTINGEN VAN DE SUBSIDIEONTVANGER Administratie en verzekering Artikel 16 1. Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:37 van de wet legt het college de subsidieontvanger, uitgezonderd die welke in aanmerking komen voor een waarderingssubsidie, de volgende verplichtingen op: b de instelling verleent aan het college of de door hen aangewezen personen desgevraagd inzage in de administratie en verstrekt inlichtingen die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de besteding van de subsidie en/of voor het naleven van de voorschriften die aan de c subsidieverstrekking zijn verbonden; de instelling volgt de aanwijzingen op die het college in het belang van een doelmatig beheer en goede administratie kan geven. 1. De administratie van de instelling wordt op een overzichtelijke wijze gevoerd en is zodanig ingericht dat op eenvoudige wijze inzicht wordt verkregen in de bezittingen, reserves, voorzieningen, vorderingen, schulden en exploitatieresultaten van de instelling. 2. De instelling is verplicht de navolgende verzekeringen af te sluiten: a. een verzekering tegen het risico van persoonlijke en/of bestuurlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden; b. een opstalverzekering, op basis van herbouwwaarde, ten aanzien van gebouwen die eigendom zijn van de instelling; c. een inboedelverzekering, op basis van nieuwwaarde, ten aanzien van roerende goederen die eigendom zijn van de instelling; d. een aanvullende ongevallenverzekering, betrekking hebben op de vrijwilligers die betrokken zijn bij door de gemeente gesubsidieerde activiteiten; e. andere door het college aan te wijzen verzekeringen. Overige verplichtingen Artikel 17 1. Als verplichtingen als bedoeld in artikel 4:38 van de wet gelden de volgende verplichtingen: a een ruimtelijke voorziening dient naar aard, omvang, inrichting, situering, tariefstelling en openstellingsuren regelmatig en doelmatig gebruikt te kunnen worden voor het laten plaatsvinden van subsidiabele activiteiten. b de instelling dient er zorg voor te dragen dat, waar de activiteiten plaatsvinden in een ruimtelijke voorziening, 1 deze, waar mogelijk en nodig, geschikt is voor de in zijn bewegingen beperkte mens; 2 de openstellingen zo veel mogelijk afgestemd zijn op de wensen, behoeften en/of mogelijkheden van de doelgroep(en) en de organisatoren en deelnemers van gesubsidieerde activiteiten; 3 deze beschikt over een gebruiksvergunning. c opheffing en liquidatie: 1 Indien een instelling wordt opgeheven dient het bestuur daarvan onmiddellijk schriftelijk kennis te geven aan het college. Hetzelfde geldt bij het door de instelling geheel of gedeeltelijk staken van door de gemeente te subsidiëren dan wel gesubsidieerde activiteiten. 2 Bij liquidatie zijn de voorschriften omtrent de verantwoording alsmede die betreffende de vaststelling van de subsidie van overeenkomstige toepassing. 3 Een met subsidie verworven batig liquidatiesaldo dient, met toepassing van het bepaalde in artikel 4:41 van de wet, zo spoedig mogelijk aan de gemeente te worden terugbetaald tot maximaal het bedrag dat in totaliteit over de laatste vijf jaren aan subsidie is verstrekt.
2. Het college kan bij de subsidieverlening nog andere verplichtingen opleggen. Goedkeuring Artikel 18 Instellingen waarbij de personeelsformatie een van de subsidiegrondslagen is, hebben voor de subsidiabele personeelsformatie, alsmede wijziging daarin, vooraf schriftelijke goedkeuring van het college nodig. D. RESERVES, VOORZIENINGEN EN AFSCHRIJVINGEN Egalisatie-/risicoreserve Artikel 19 Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41 lid 1 sub b. wordt met toepassing van de artikelen 3:2 en 3:4 van de wet door het college vastgesteld. Artikel 20 1. Een instelling die structurele activiteitensubsidie of budgetsubsidie ontvangt kan, wanneer het college daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend, onder voorwaarden een egalisatiereserve vormen die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiegelden. 2. Het vormen, dan wel het voeden van een egalisatiereserve met gemeentelijke subsidiegelden is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. 3. Het toevoegen van gemeentelijke subsidiegelden aan de egalisatiereserve, alsmede het onttrekken van gemeentelijke subsidiemiddelen daaruit kan uitsluitend gebeuren met voorafgaande schriftelijke toestemming van het college. 4. De maximale hoogte van de egalisatiereserve bedraagt 10% van de structurele jaarinkomsten die de instelling in het betreffende boekjaar heeft ontvangen, Een en ander wordt vastgelegd in de subsidiebeschikking en/of de uitvoeringsovereenkomst ter uitvoering van de beschikking. 5. Het college kan met betrekking tot de hoogte van de egalisatie-/risicoreserve, voor zover opgebouwd uit subsidiegelden, nadere regels vaststellen. Bestemmingsreserve Artikel 21 1. Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. Een instelling die structurele activiteitensubsidie of budgetsubsidie ontvangt kan, wanneer het college daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend, onder voorwaarden een bestemmingsreserve vormen die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiegelden. 2. Het verzoek om toestemming voor het vormen van een in lid 1 genoemde reserve bevat in ieder geval de volgende gegevens: a het doel van de reserve; b c een onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de reserve; een motivatie van het tijdstip waarop de organisatie de middelen nodig heeft. Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen. 3. Het vormen van, dan wel het doen van toevoegingen aan, een bestemmingsreserve met gemeentelijke subsidiegelden is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde instelling sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet, of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.
4. Voor het toevoegen van subsidiegelden of de onttrekking van subsidiegelden, anders dan voor dit doel bestemd, aan de bestemmingsreserve is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het college. Voorzieningen Artikel 22 1. Een instelling die in structurele zin subsidie ontvangt kan, wanneer het college daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verleend, onder voorwaarden een voorziening vormen die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiegelden. 2. Artikel 4:41 van de wet is van toepassing. De hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 4:41 lid 1 sub b. wordt met toepassing van de artikelen 3:2 en 3:4 van de wet door het college vastgesteld. 3. Een voorziening kan gevormd worden voor toekomstige kosten die een periode van ten minste twee jaar omvatten: a niet binnen de jaarlijkse exploitatie of via de egalisatiereserve opgevangen kunnen worden en b nu reeds te voorzien zijn en c onvermijdelijk zijn en d hun oorzaak in het verleden hebben en e kwantificeerbaar/berekenbaar zijn. 4. Een voorziening kan in ieder geval niet worden gevormd voor: a de kosten samenhangend met ziekte van werknemers; b reeds ontvangen maar nog niet volledig bestede subsidiegelden. 5. Het verzoek om toestemming voor het vormen van een voorziening bevat een plan waarin in ieder geval de volgende gegevens zijn opgenomen: a het doel van de voorziening; b c de onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de voorziening; planmatige onderbouwing van de meerjarige opbouw van en onttrekkingen uit de voorziening. Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen. 6. Het toestaan van het vormen van een voorziening, die (mede) is opgebouwd uit gemeentelijke subsidiemiddelen, gebeurt onder de voorwaarde dat het onderliggende plan, zoals bedoeld in lid 5, is goedgekeurd door het college. 7. Voor het in afwijking van het goedgekeurde plan toevoegen van subsidiegelden of het in afwijking van het goedgekeurde plan onttrekken van subsidiegelden aan de voorziening, is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het college. Afschrijvingen Artikel 23 1. Algemeen uitgangspunt is het gemeentelijk afschrijvingsbeleid. 2. Investeringen/aankopen met een individuele aanschafwaarde van minimaal 1.000 moeten worden geactiveerd en over meerdere jaren afgeschreven. 3. Investeringen/aankopen van minder dan 1.000 moeten rechtstreeks ten laste van het resultaat van het jaar van aanschaf worden gebracht. 4. De vaste activa worden gewaardeerd op de aanschafwaarde. 5. Afgeschreven wordt er over de aanschafwaarde van goederen, verminderd met de nog te verwachten restwaarde. 6. Voor onderstaande activagroepen gelden de volgende afschrijvingstermijnen: gebouwen 40 jaar; technische installaties 10 jaar; kantoormeubilair en overige inventaris 10 jaar; computers 4 jaar; bedrijfsauto's 6 jaar.
7. Voor het afwijken van de richtlijnen vermeld in lid 1 tot en met 6, is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het college. E. SUBSIDIEVERLENING Meerjarige subsidie Artikel 24 1. Het college kan voor een periode van meer jaren subsidie verlenen. De betaling geschiedt per jaar. 2. Deze verlening geschiedt met toepassing van begrotingsvoorbehoud voor de betreffende jaren. 3. Indien het college gebruik maakt van de in het eerste lid bedoelde vorm van subsidiëring, kan jaarlijks een uitvoeringsovereenkomst worden afgesloten met de subsidieontvanger, dit ter uitvoering van hetgeen in de subsidiebeschikking is opgenomen. 4. Van een uitvoeringsovereenkomst kan slechts sprake zijn bij de onder artikel 10.1. onder b.2. en b.3. genoemde subsidiesoorten. 5. Het college kan terzake nadere regels stellen. Subsidiebesluit Artikel 25 1. Het college beslist op de aanvraag voor subsidieverlening, als bedoeld in artikel 13 lid 2, vóór 1 januari van het jaar waarin de activiteiten worden uitgevoerd. Deze beslissing houdt tevens een beoordeling in van alle door de aanvrager te overleggen bescheiden. 2. In de subsidieverleningsbeschikking wordt aangegeven welk (deel van het) budget verbonden is aan welke te realiseren producten en prestaties en voor welk tijdvak. 3. In een uitvoeringsovereenkomst dient te worden vastgelegd dat de subsidieontvangende instelling zich verplicht de overeengekomen producten en de prestaties conform de vastgelegde kwalitatieve en kwantitatieve eisen te realiseren. Subsidieverplichtingen Artikel 26 Het college legt bij de subsidieverlening verplichtingen op als bedoeld in de artikelen 4:37 en 4:38 van de wet. Daarnaast kan het college bij de subsidieverlening verplichtingen opleggen als bedoeld in art 4:39 van de wet. Uitbetaling Artikel 27 Het college kan met toepassing van artikel 4:55 van de wet voorschotten verlenen. In de beschikking tot subsidieverlening wordt opgenomen of en hoe de bevoorschotting gebeurt. F. VASTSTELLING VAN DE SUBSIDIE Aanvraag tot vaststelling Artikel 28 1. Met toepassing van de artikelen 4:37 eerste lid sub f. en 4:44 lid 2 van de wet, legt het college subsidieontvangende instellingen de volgende verplichtingen op: a instellingen die een incidentele activiteitensubsidie ontvangen, dienen binnen twaalf weken na afloop van de activiteit een financieel en inhoudelijk verslag in bij het college; b instellingen die een structurele activiteitensubsidie ontvangen, dienen vóór 1 juni volgend op het boekjaar een financieel en inhoudelijk verslag in bij het college;
c instellingen die een budgetsubsidie ontvangen dienen vóór 1 juni volgend op het boekjaar een financieel en inhoudelijk verslag, als bedoeld in artikel 4:75 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht, in bij het college. 2. Het in het eerste lid genoemde financieel verslag bevat: a een exploitatierekening die betrekking heeft op de gehele instelling; b c een balans die betrekking heeft op de gehele instelling; bij een subsidie die een hoger subsidiebedrag dan 100.000,00 betreft dan wel de instellingen waarop artikel 12 van deze verordening van toepassing is: een accountantsverklaring uitgebracht door een RA accountant naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarvan expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene Subsidieverordening Gemeente Oldebroek 2006 en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten en geleverde producten; d bij een subsidie die een subsidiebedrag tussen de 50.000 en de 100.000,00 betreft: een beoordelingsverklaring uitgebracht door een RA accountant naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarvan expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene Subsidieverordening Gemeente Oldebroek 2006 en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten en geleverde producten; e bij een subsidie die een subsidiebedrag tussen de 25.000 en de 50.000 betreft een samenstellingverklaring, uitgebracht door een AA accountant naar aanleiding van diens onderzoek van de jaarstukken en van de administratie van de organisatie, waarvan expliciet is vermeld of de verstrekte voorschotten zijn besteed overeenkomstig het bepaalde in of krachtens de Algemene Subsidieverordening Gemeente Oldebroek 2006 en waarin aandacht wordt besteed aan de rechtmatigheid en doelmatigheid van de besteding van de middelen in relatie tot de uitgevoerde activiteiten en geleverde producten. 3. Het in het tweede lid onder c genoemde accountantsverslag hoeft geen deel uit te maken van de financiële verslaglegging indien de subsidie direct definitief is vastgesteld. 4. Indien het subsidiebedrag voor de gesubsidieerde activiteiten minder bedraagt dan 25.000 bepaalt het college in de beschikking tot subsidieverlening de controle die in de plaats van de accountantscontrole komt. 5. De financiële verantwoording c.q. de jaarrekening wordt op dezelfde wijze ingericht als de begroting. 6. In het inhoudelijk jaarverslag wordt, naast een weergave van de activiteiten en prestaties, verslag gedaan van de gevolgde werkwijze. 7. Het college beslist binnen 6 maanden op een volledige aanvraag om subsidievaststelling. 8. Het college kan met betrekking tot de aanvraag tot subsidievaststelling nadere regels stellen. Hersteltermijn Artikel 29 Wanneer de aanvraag tot vaststelling qua verslaglegging niet voldoet aan de vereisten zoals die gesteld zijn in de wet en het hierboven opgenomen artikel 28, wordt een hersteltermijn gehanteerd van vier weken na dagtekening van het verzoek om de aanvraag aan te vullen. Vaststelling subsidie bij onvolledige aanvraag Artikel 30 Indien na afloop van de termijn zoals genoemd in artikel 29 de aanvraag tot vaststelling nog steeds niet volledig is, stelt het college de subsidie ambtshalve vast.
G. BETALING Voorschotten Artikel 31 1. Er kunnen voorschotten worden verleend. 2. Het college beslist met betrekking tot de hoogte van en de wijze van bevoorschotting. Betaling Artikel 32 1. Indien feiten of omstandigheden als bedoeld in artikel 4:46 lid 2 van de wet aanleiding geven tot een lagere vaststelling van de subsidie over het betreffende jaar, vindt verrekening zo mogelijk plaats door inhouding op de voorschotbetalingen in het jaar waarin het besluit tot subsidievaststelling wordt genomen. Indien dit niet mogelijk is gezien het tijdstip van het jaar waarin laatstgenoemd besluit wordt genomen geschiedt verrekening zo mogelijk door inhouding van het verschuldigde bedrag op de voorschotbetalingen in het eerstvolgende subsidiejaar. In de beschikking tot voorschotbetaling wordt steeds een voorbehoud gemaakt dat een terugvorderingbesluit als bedoeld in dit artikellid kan worden genomen. 2. Subsidies als vermeld in artikel 10 lid 1 onder a, de waarderingssubsidie, worden ineens betaald op een nader door het college te bepalen tijdstip. 3. Incidentele subsidies worden binnen vier weken na de subsidievaststelling betaald, tenzij in de beschikking tot verlening anders is bepaald. Betaling in gedeelten Artikel 33 1. De subsidie wordt in gedeelten betaald indien dat door het college bij beschikking is bepaald. 2. Verleende subsidiebedragen die de 50.000 te boven gaan worden jaarlijks in vier termijnen uitbetaald, namelijk op 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober van het jaar waarop de subsidie betrekking heeft. H. SLOTBEPALINGEN Ontheffing, buiten toepassing laten van (delen van) de verordening Artikel 34 1. Het college is bevoegd om in individuele gevallen ontheffing te verlenen van een of meer bepalingen in deze verordening en krachtens deze verordening gegeven voorschriften. 2. Bij overeenkomst als bedoeld in artikel 4:36 van de wet kan het college met de betrokken subsidieontvanger overeen komen een of meerdere gedeelten van deze verordening binnen de desbetreffende subsidierelatie buiten toepassing te laten, mits hiermee wordt gehandeld ter behartiging van het doel waarvoor de subsidie wordt verstrekt. Bijzondere gevallen Artikel 35 In gevallen waarin deze verordening niet of niet voldoende voorziet beslist het college. Overgangs- en slotbepalingen Artikel 36 1. Op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn verleend blijven de bepalingen van toepassing zoals die zijn opgenomen in de Welzijnsverordening Oldebroek 1995 en daarbij behorende bijlagen.
2. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2006 onder gelijktijdige intrekking van de Welzijnsverordening Oldebroek 1995 en de daarbij behorende bijlagen en is voor het eerst van toepassing voor het subsidiejaar 2007. 3. De Welzijnsverordening Oldebroek 1995 en de daarbij behorende bijlagen blijven hun gelding behouden voor de in het subsidiejaar 2006 aangevraagde subsidies als bedoeld in artikel 10 van deze verordening. Citeertitel Artikel 37 Deze verordening kan aangehaald worden als 'Algemene Subsidieverordening Gemeente Oldebroek 2006'. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Oldebroek in haar openbare vergadering van 28 februari 2006., voorzitter., griffier. Toelichting bij de Algemene Subsidie Verordening 2006 Gemeente Oldebroek Inleiding Bij de totstandkoming van de Basisbibliotheek Noord Veluwe is gebleken dat de wettelijke basis voor het verstrekken van subsidie aan deze regionaal werkende instelling, met als eerste de geldende Subsidie Verordeningen, zeer uiteenlopend van aard zijn. Zo lopen allerhande criteria en termijnen zo sterk uiteen dat alleen al op die grond een onderlinge afstemming wellicht wenselijk zou zijn. Naast dit feit blijkt dat binnen vrijwel alle betrokken gemeenten nog geen afstemming heeft plaatsgevonden met de in 1998 in werking getreden 3e tranche van de Algemene wet bestuursrecht. Deze tranche verplicht alle overheden tot het aanpassen van al hun subsidieverordeningen. Daar kwamen in 2002 de effecten bij van de invoering van het Duale Stelsel met zijn andere rolverdeling tussen college en raad. Al deze gegevens hebben ertoe geleid dat, daartoe geïnitieerd door de portefeuillehouders bibliotheekwerk van de vijf betrokken gemeenten, werd besloten tot de onontkoombare aanpassing van de Subsidie Verordeningen. Dit om te voorkomen dat de nieuwe basisbibliotheek in een onmogelijke positie zou komen te verkeren als gevolg van de diversiteit aan algemene voorwaarden en criteria. De bestaande Subsidie Verordening (SV) van uw gemeente dateert van voor 1998 en is dientengevolge niet afgestemd op de per 1994 in werking getreden Awb en meer specifiek op de 3e tranche uit 1998. Praktijkervaringen en ontstane jurisprudentie hebben geleerd dat de vigerende SV onvoldoende 'juridisch waterdicht' is om zonder, in verschillende opzichten aanzienlijke, juridische en financiële risico's door de gemeente te kunnen worden gehanteerd. Daarnaast wordt geconstateerd dat de regelgeving rond gesubsidieerde monopolisten feitelijk zodanig dient te zijn dat er optimale duidelijkheid is ten aanzien van de rechten en plichten van alle betrokkenen. Verder is het van belang de subsidieverstrekkende overheid het juiste instrumentarium in handen te geven om in te kunnen ingrijpen. Dit indien naar haar mening de inzet van gemeenschapsgelden door een subsidieontvangende instelling niet zodanig wordt ingezet als door de subsidiënt wordt beoogd.
Een Algemene Subsidie Verordening (ASV) vanuit diverse invalshoeken bezien Een subsidierelatie valt onder het bestuurs- of publiekrecht. Daarin zijn op hoofdlijnen de onderlinge verhoudingen vastgelegd. In juridisch opzicht betekent dit dat er geen sprake is van gelijkwaardige partners zoals dat wel binnen het privaatrecht het geval is: de subsidieverstrekker bepaalt uiteindelijk of er, en zo ja, in welke mate en onder welke voorwaarden subsidie wordt verstrekt. Daarbij is er sprake van een tweetal belangrijke tijdstippen: het moment van het indienen van de aanvraag tot subsidieverlening en dat van de aanvraag tot subsidievaststelling. Dit betekent overigens niet dat een organisatie die subsidie aanvraagt geen rechten zou hebben. Op hoofdlijnen zijn die rechten opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt de juridische kaders waarbinnen dit proces zich altijd moet afspelen. Daarin zijn de rechten en plichten van zowel de subsidieverstrekker als de subsidieontvanger opgenomen. In het verlengde daarvan is een gemeente verplicht subsidieverordeningen vast te stellen om daarmee het wettelijk kader te bepalen. Iedere subsidiebeschikking moet (in beginsel) gebaseerd zijn op een wettelijk voorschrift. Een recente uitspraak van de Raad van State heeft dit nog eens bevestigd: zonder wettelijk voorschrift (zoals een Algemene Subsidie Verordening, ASV) is daarvan geen sprake waardoor er, in zijn algemeenheid, geen subsidieverstrekking is toegestaan! Verder moeten ook de beleidsmatige kaders door de raad (en in de uitwerkingssfeer door het college) zijn vastgesteld: het ontbreken van vastgesteld beleid betekent het ontbreken van een juridische basis voor de subsidieverstrekking! De nieuwe ASV moet de gemeente in staat stellen door middel van het verstrekken van subsidie te sturen op hoofdlijnen om daarmee goed invulling te kunnen geven aan de regiefunctie. Binnen die regiefunctie is er sprake van een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden: de gemeente richt zich op het 'WAT' (de beleidsdoelstellingen en de subsidiecriteria) en de gesubsidieerde instellingen richten zich vooral op het 'HOE'. Dat 'HOE' houdt met name de manier in waarop met behulp van subsidie invulling wordt gegeven aan de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Het gaat daarbij om het soort activiteiten, de manier waarop daaraan leiding wordt gegeven en dergelijke. Uiteraard kan de gemeente in het kader van het subsidiëren wel randvoorwaarden opstellen. Overigens betekent dit niet dat een organisatie die subsidie ontvangt voor al haar activiteiten verantwoording moet afleggen aan de gemeente. Dit slaat alleen op de activiteiten waarvoor subsidie wordt verkregen! De ASV regelt vooral de procedurele aspecten. Het accent ligt daarbij op de gestelde voorwaarden. Ook hierbij leert de recente jurisprudentie ons dat in de ASV gestelde termijnen 'hard' zijn en dat het zich daar niet aan houden repercussies kan hebben op zowel de subsidieverstrekkende gemeente als de subsidieontvangende instelling. Zo moest een instelling die zich niet had gehouden aan de termijn van inzenden van de voorgeschreven rapportages het al in het kader van de subsidieverlening ontvangen subsidiebedrag volledig aan de gemeente terugbetalen. Termijn was immers termijn. Dezelfde gevolgen zitten er aan het hanteren van subsidieplafonds: in tegenstelling tot een begroting, die wel mag worden overschreden, is een subsidieplafond een 'keiharde grens'. Dit tenzij de raad besluit tot een begrotingswijziging en het in het verlengde daarvan vaststellen van nieuwe subsidieplafonds. Hiertoe kan de raad bijvoorbeeld besluiten als zij van oordeel is dat het oorspronkelijk beschikbaar gestelde subsidievolume onvoldoende is om alle aanvragen, in relatie tot de gemeentelijke doelstellingen, in alle redelijkheid te kunnen honoreren. De subsidieplafonds worden (door de raad) vastgesteld op het niveau van een beleidsterrein met, indien gewenst, een verfijning tot op het niveau van grote professionele instellingen.
In deze nieuwe Algemene Subsidie Verordening zijn ook de nieuwe rolverdelingen tussen raad en college, dit als gevolg van de invoering van het Duale Stelsel, verwerkt. De raad bepaalt zich tot de hoofdlijnen en het college voert het subsidiebeleid uit binnen de door de raad gestelde inhoudelijke en financiële kaders. Dit houdt in dat de raad de kaders vaststelt (de beleidsmatige kaders, de programmabegroting, en de subsidieplafonds) en het college deze uitvoert (het opstellen van het Subsidieprogramma en vastgesteld door de raad). De gemeenteraad stelt de Beleidsregels vast. Uit de ASV kunnen aanvragers van subsidie wél opmaken of zij in beginsel in aanmerking zouden kunnen komen voor subsidie. Uit de ASV kunnen zij echter níet opmaken voor welke activiteiten zij wellicht hoeveel subsidie zouden kunnen verwachten. De inhoudelijke criteria op operationeel niveau zullen nog moeten worden vastgelegd in Beleidsregels die daarmee het juridische kader worden voor de inhoudelijke beoordeling van subsidieaanvragen. Binnen de Algemene wet bestuursrecht staat het door middel van het verstrekken van subsidie mogelijk maken van bepaalde activiteiten (waaronder ook producten en diensten vallen) centraal. En daarmee dus níet als eerste het instandhouden van instellingen. Vanuit de benaderwijze van de Awb is een instelling als organisator van activiteiten een middel om de gemeentelijke doelstellingen te bereiken. Overigens staat het iedere instelling vrij om activiteiten te organiseren; of er wel dan wel niet en tot welke hoogte en onder welke voorwaarden subsidie wordt verstrekt is ter besluitvorming aan de gemeente! De invloed van de gemeente strekt zich dan ook niet verder uit dan tot de door haar gesubsidieerde activiteiten. In artikel 4:37 e.v. van de Awb staat expliciet vermeld dat de gemeente de subsidieontvanger verplichtingen kan opleggen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Daartoe kunnen in specifieke gevallen ook aspecten behoren als: een degelijke bedrijfsvoering; een financieel gezonde situatie (dit om o.a. risico's ten aanzien van de kwaliteit en continuïteit van de door de gemeente gesubsidieerde activiteiten zo veel mogelijk te beperken); het aan bepaalde eisen voldoen van de leiding en een zo efficiënt en doelmatig mogelijke besteding van de subsidie. Dat houdt ook in dat er sprake moet zijn van een algemeen aanvaardbare verhouding tussen de omvang en de kosten van de overhead en de kosten van directe realisatie van activiteiten (uitvoeringskosten). De gemeente kan daarbij niet direct ingrijpen in de bedrijfsvoering van een instelling: die blijft als autonome rechtspersoon immers eindverantwoordelijke voor die instelling. Wel kan de gemeente dergelijke aspecten mee laten wegen bij het bepalen van de hoogte van de subsidie bij zowel subsidieverlening als -vaststelling. Deze scheiding van verantwoordelijkheden houdt eveneens in dat een gemeente, ook bij het opleggen van bezuinigingen, niet verantwoordelijk is voor het betalen van wachtgeldverplichtingen. Er bestaat immers geen directe arbeidsrechtelijke relatie tussen de gemeente als subsidiënt en de werknemer van een (professionele) instelling. Wel is de gemeente gehouden aan het bij langduriger subsidierelaties (drie jaar of meer) in acht nemen van een redelijke overgangstermijn bij het opleggen van bezuinigingen. Uitgangspunt daarbij is dat de instelling in de gelegenheid moet worden gesteld passende maatregelen te treffen om een eventueel opgelegde bezuiniging op te vangen. Dit via bijvoorbeeld het doorvoeren van een organisatorische en/of personele afslanking. Dat daarbij ontslag aan de orde kan komen, met de daaruit voortvloeiende wachtgeldgevolgen, is evident. Uiteraard zal dit in verschillende gevallen een effect hebben op de kwaliteit en/of de kwantiteit van de door middel van subsidie gerealiseerde activiteiten. Overigens geldt bovenstaande ook als de indexering van de gemeentelijke subsidie geen gelijk tred houdt met de stijging van de loon-
en overige kosten. Ook in die gevallen is primair de instelling verantwoordelijk voor het sluitend krijgen van haar begroting. Het al dan niet vergoeden van/tegemoet komen in de kosten van wachtgelden bij gemeentelijke bezuinigingen e.d., is een bevoegdheid van de subsidieverstrekker. Dit met inachtneming van art. 4:51 van de Awb (hanteren van een redelijke termijn). Het feit dat de gemeente bij het in acht nemen van een redelijke termijn geen verplichting kent tot het (mee) bekostigen van wachtgeldverplichtingen jegens het personeel van een instelling heeft onder meer te maken met het feit dat er (vrijwel) nooit een directe relatie ligt tussen de subsidieverstrekkende gemeente en het personeel van een gesubsidieerde instelling. De instelling is immers de werkgever en van daaruit verantwoordelijk voor een goede uitvoering van het personeelsbeleid. Dit geldt ook voor instellingen waarbij het personeel de B-3-status bezit: ook daar is het personeel in dienst van de desbetreffende instelling. Het enige bijzondere aan deze situatie is dat het personeel onder meer bij het ABP is aangesloten. Overigens heeft recente jurisprudentie bovenstaande standpunten bevestigd. Vanuit dezelfde scheiding van verantwoordelijkheden jegens het personeel bestaat er ook geen verplichting voor de gemeente om de zich binnen bepaalde sectoren voordoende loonen prijsontwikkelingen te compenseren. Sinds de beëindiging van het tripartiete overleg medio jaren negentig zijn de subsidiërende overheden niet meer direct betrokken bij de loononderhandelingen. Ook wat dat betreft dus een autonoom proces tussen de werkgevers/instellingen en de vakbonden waarbij geen rol is weggelegd voor de subsidiënten. En daarmee ontbreekt de verplichting tot het compenseren van loonontwikkelingen. Dit laat overigens onverlet dat het niet (volledig) compenseren van deze ontwikkelingen kan leiden tot een (vaak nadelig) effect op de kwaliteit en/of de kwantiteit van de producten/activiteiten die met behulp van subsidie worden gerealiseerd. Betreffende de grotere professionele instellingen (zoals de Bibliotheek, het Algemeen Maatschappelijk Werk, het Peuterspeelzaalwerk en de Muziekschool e.d.) wordt niet zozeer uitgegaan van het toepassen van Beleidsregels maar wordt bovenal het systeem gehanteerd van een subsidiebeschikking met een daaruit voortvloeiende uitvoeringsovereenkomst. In de ASV wordt uitgegaan van de principes van de 'budgetsubsidie: er wordt een budget verstrekt waarvoor de instelling een aantal vooraf in gezamenlijk overleg bepaalde activiteiten/producten/diensten produceert tegen een overeengekomen bedrag. In deze documenten (subsidiebeschikking met uitvoeringsovereenkomst) wordt ingegaan op het principe van de volgende cyclus: de beoogde (maatschappelijke) effecten; het benoemen van de doelstellingen waarbij het passen binnen de gemeentelijke doelstellingen uitgangspunt is voor het al dan niet, in welke mate en onder welke voorwaarden verstrekken van subsidie; de activiteiten/producten/diensten die in dat kader als middel tot uitvoering van beleid worden gekozen; de te stellen kwalitatieve eisen en de daaraan verbonden kosten; de prestaties in casu het bereik en de deelnemersaantallen en de daaruit voortkomende opbrengsten; de grondslag binnen een activiteit/product/dienst die kan worden gehanteerd voor het subsidiëren en afrekenen van de activiteiten/producten/diensten (uur activiteit, verzorgde maaltijd en dergelijke); de prijs van een activiteit/product/dienst als resultante van onder meer de bovenstaande aspecten. Beoogd wordt overeenstemming te bereiken tussen de subsidieverstrekkende gemeente en de subsidieontvangende instelling. Indien dat niet het geval is wordt de subsidiebeschikking leidend. De subsidieontvanger die het met de inhoud daarvan niet eens is kan op basis van de Awb respectievelijk bezwaar aantekenen en beroep aantekenen.
Het komen tot overeenstemming over de inhoud van de uitvoeringsovereenkomst is ingebed in een jaarcyclus met daarbinnen de volgende meest relevante onderdelen: Februari/maart: Het college stelt de begrotingsrichtlijnen vast voor het daarop volgende jaar. Een onderdeel daarvan vormen de uitgangspunten betreffende de indexering van de gemeentelijke subsidies. 1 mei De gesubsidieerde instellingen ontvangen, in aansluiting op de begrotingsrichtlijnen, een brief van het college met daarin opgenomen het maximaal te verwachten bedrag aan structurele subsidie voor het daaropvolgende jaar. Een en ander onder begrotingsvoorbehoud. Het activiteitenplan en de daarop gebaseerde begroting van de subsidieaanvrager moeten passen binnen het in de brief genoemde maximaal ter beschikking te stellen subsidiebedrag. Als dit niet het geval is moeten plannen en begroting alsnog worden aangepast. Mei/juni Voor 1 juni Voor 1 oktober Oktober Jaarlijks overleg tussen gemeente en professionele instellingen op bestuurlijk niveau. Onderwerpen: de uitkomsten van het voorafgaande jaar; de gang van zaken betreffende het lopende seizoen; de plannen voor het komende seizoen/jaar; eventuele aandachtspunten en knelpunten; dit laatste in relatie tot het opstellen van de primitieve begroting door de gemeente. Alle gesubsidieerde instellingen dienen (met uitzondering van kleine nietprofessionele instellingen - organisaties waarvan bestuur en uitvoering in handen liggen van vrijwilligers en die een waarderingssubsidie ontvangen) een tweetal documenten met bijlagen in: de aanvraag tot subsidievaststelling van het voorafgaande jaar met als bijlagen een activiteitenverslag en een jaarrekening; de aanvraag tot subsidieverlening van het komende jaar met als bijlagen een activiteitenplan en een begroting. Voor vrijwilligersorganisaties die een waarderingssubsidie ontvangen geldt dat zij een beknopte aanvraag tot subsidieverlening indienen. In de praktijk zal deze subsidie gelijk bij de verlening worden vastgesteld. De binnengekomen stukken worden ambtelijk beoordeeld. De aanvragen van de niet professionele instellingen (waarbij bestuur en uitvoering in handen liggen van vrijwilligers) worden na beoordeling opgenomen in het ambtelijk op te stellen conceptsubsidieprogramma. De aanvragen tot vaststelling van de subsidie worden ambtelijk afgehandeld in de vorm van een advies aan het college tot vaststelling. Op basis van de stukken van de professionele instellingen wordt op ambtelijk (gemeentelijk) respectievelijk bestuurlijk (instellingen) niveau overleg gevoerd met als primaire doelstelling te komen tot een uitvoeringsovereenkomst waarin is vastgelegd welke prestaties worden geleverd voor de subsidie. Alle positief beoordeelde aanvragen tot subsidieverlening worden opgenomen in het concept-subsidieprogramma: het totaaloverzicht met binnengekomen subsidieaanvragen en de (voorgenomen) besluitvorming terzake. Als daartoe aanleiding bestaat van de kant van de gemeenten en/of de instelling: tussentijds overleg tussen gemeente en professionele instellingen op bestuurlijk niveau. Onderwerpen: uitkomsten voorafgaand seizoen; de start van het nieuwe seizoen;
November December de concept subsidiebeschikking met bijbehorende uitvoeringsovereenkomst; eventuele aandachtspunten en knelpunten De raad stelt de begroting voor het daaropvolgende jaar en de daarop gebaseerde subsidieplafonds vast, alsmede het Subsidieprogramma Het college geeft de beschikkingen af tot het verlenen van subsidie. In het verlengde worden de Uitvoeringsovereenkomsten ondertekend van die instellingen waarop deze van toepassing zijn Uitgangspunt bij het opstellen van de ASV is geweest dat deze niet alleen in tijden van pais en vree een goede juridische basis is voor de subsidieverstrekking maar ook in financieel moeilijkere perioden waarin er bijvoorbeeld fricties bestaan tussen gemeente en instellingen. Men denke daarbij aan de volgende aspecten: Fricties tussen het gevraagde en het beschikbare subsidiebudget. Verschillende gedachten bij beide partijen over een 'redelijke hoogte' van het 'eigen vermogen'. Het wanneer en onder welke voorwaarden mogen toevoegen van financiële middelen aan reserves en het daaraan onttrekken van deze middelen. Het treffen van voorzieningen, en daarmee opnemen in de exploitatie, voor onontkoombare uitgaven. Het gaat daarbij bijvoorbeeld over aspecten waarover niet kan worden afgeschreven in casu zaken als het bekostigen van het groot planmatig onderhoud van accommodaties (zowel buitenschil als binnenkant). Dit ook om te voorkomen dat instellingen regulier onderhoud opofferen ter wille van de continuïteit van de kwaliteit en de kwantiteit van de activiteiten, het afdekken van exploitatietekorten en dergelijke. De ervaring is dat men zich in die gevallen dat de 'accommodatienood aan de man is' tot de gemeente wendt ter leniging van de financiële nood. Binnen de scheiding van verantwoordelijkheden past dat men verantwoordelijk is voor en verantwoording aflegt over datgene waarvoor men formeel verantwoordelijk is. Aan welke voorwaarden dient te worden voldaan en welke repercussies er wachten bij het niet nakomen daarvan. Het wel dan niet subsidiabel zijn van bepaalde kosten. Het bepalen van de te hanteren afschrijvingstermijnen bij duurdere goederen. Aan welke specifieke aanvullende eisen professionele instellingen moeten voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen. Dit houdt overigens in dat er 'maatwerk' is opgenomen in de regelgeving: voor professionele instellingen gelden aanmerkelijk zwaardere voorwaarden dan voor een kleine vrijwilligersorganisatie. Een paar van de belangrijkste verschillen tussen de te vervangen Subsidie Verordening (Welzijnsverordening 1995) en deze nieuwe Algemene Subsidie Verordening: De Awb geldt in de nieuwe ASV als de (noodzakelijke) wettelijke grondslag voor de subsidieverstrekking waardoor er o.a. meer duidelijkheid is ontstaan betreffende de rechten en de plichten (onderlinge rolverdeling) van zowel subsidieaanvragers als subsidieverstrekkers. De rolverdeling raad - college als gevolg van de invoering van het Duale Stelsel is in de nieuwe ASV opgenomen. Naast de subsidieverlening (op basis van een activiteitenplan en een daarbij behorende begroting) wordt nu ook expliciet aandacht besteed aan de subsidievaststelling op basis van een inhoudelijke en financiële verantwoording. Door het van toepassing verklaren van afdeling 4.2.8. uit de Awb (en daarbinnen artikel 4:71) is het de gemeente goed mogelijk de regie te voeren ten aanzien van de uitvoering van haar beleid door gesubsidieerde instellingen. Op basis van de artikelen 4:62 en 4:80 is het mogelijk een goed inzicht te krijgen in de gesubsidieerde activiteiten van de professionele instellingen, o.a. m.b.t. de inzet van 'personele en materiële middelen' ('wat kost ons een bepaalde activiteit/product als gemeente nu precies?').