Bijlage Mededeling FSMA_2013_09-4 dd. 23/04/2013 FAQ Toepassingsveld: De gereglementeerde ondernemingen als bedoeld in artikel 1 van het FSMA-reglement van 27 oktober 2011 betreffende de erkenning van complianceofficers, goedgekeurd bij koninklijk besluit van 12 maart 2012 MEDEDELING GEREGELDE BIJSCHOLING: (Erkende) complianceofficers INHOUDSOPGAVE A. Wettelijke verplichting:... 2 B. Inhoud van de opleidingen:... 3 Vraag 1: Vraag 2: Vraag 3: Vraag 4: Vraag 5: Vraag 6: Wat is de inhoud van de opleidingen die in aanmerking komen in het kader van de wettelijke verplichting tot bijscholing... 3 Kunnen andere opleidingen die geen compliance-technische basis hebben, in aanmerking komen in het kader van de wettelijke verplichting tot bijscholing?... 4 Kan een cursus over technische compliancemateries waarvoor de complianceofficer niet verantwoordelijk is in aanmerking komen in het kader van de wettelijke verplichting tot bijscholing?... 4 Kan een (erkende) complianceofficer als bijscholing een erkende basiscursus volgen om zijn of haar kennis op te frissen?... 5 Kunnen opleidingsuren worden toegekend voor een deelname aan een evenement of een congres?... 5 Is dubbeltelling mogelijk wanneer een opleiding in gelijke mate betrekking heeft op verzekeringen en op bank- en beleggingsdiensten?... 5 Vraag 7: Geeft het volgen van dezelfde cursus telkenmale recht op opleidingsuren?... 5 Vraag 8: Wanneer kan afstandsonderricht in aanmerking komen als bijscholing?... 4 C. Organisatie:... 5 Vraag 9: Wanneer vangt de eerste periode van 3 jaar aan?... 5 Vraag 10: Moeten de deelnameregisters van de opleidingen worden ondertekend en, zo ja, door wie?... 6 Congresstraat 12-14 1000 Brussel T +32 2 220 50 00 F +32 2 220 50 00 / www.fsma.be
2/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 Vraag 11: Hoelang moeten de geaccrediteerde opleidingsverstrekkers de aanwezigheidslijsten, de opleidingsfiches, de presentaties en de slides bijhouden?... 6 Vraag 12: Welke gegevens moeten op het deelnameattest worden vermeld?... 6 Vraag 13: Moet na elke opleiding een deelnameattest worden afgeleverd?... 6 Vraag 14: Wat gebeurt er bij verandering van principaal/werkgever?... 6 Vraag 15: Kan een persoon die ingeschreven is voor een bijscholing zich laten vervangen?... 7 Vraag 16: Wat gebeurt er wanneer een persoon te laat aankomt op een bijscholing of een bijscholing te vroeg verlaat?... 7 Vraag 17: Hoe kan het bewijs worden geleverd van de als lesgever verzamelde opleidingsuren?.. 7 Vraag 18: Kan de periode van 3 jaar worden opgeschort in geval van langdurige afwezigheid of onderbreking van de activiteiten?... 7 Vraag 19: Wie controleert de naleving van de verplichting tot regelmatige bijscholing?... 8 Vraag 20: Wat gebeurt er wanneer de betrokkene er niet in slaagt het vereiste aantal opleidingsuren te behalen binnen de periode van 3 jaar?... 8 Vraag 21: Wie volgt de naleving van de erkenningcriteria door de opleidingsverstrekker op?... 8 Vraag 22: Wat gebeurt er wanneer een opleidingsverstrekker de vastgelegde criteria inzake inhoud, vorm, kwaliteit en organisatie niet naleeft?...9 Vraag 23: Binnen welke termijn wordt een aanvraag tot erkenning van een opleiding in het kader van de wettelijke verplichting inzake bijscholing van de beroepskennis behandeld?... 9 A. WETTELIJKE VERPLICHTING: De wettelijke verplichting houdt in dat binnen een hernieuwbare periode van drie jaar opleidingsuren verzameld moeten worden door het volgen van opleidingen die worden gegeven door geaccrediteerde opleidingsverstrekkers. De erkende complianceofficers dienen 40 opleidingsuren te verzamelen binnen een periode van drie jaar. De overige complianceofficers die deel uitmaken van de compliancefunctie en/of die een complianceverantwoordelijkheid opnemen die behoort tot het tweedelijnstoezicht, moeten in totaal 20 opleidingsuren behalen binnen een periode van drie jaar. De stafleden binnen het compliancedepartement die enkel instaan voor louter administratieve opvolging en verwerking van gegevens voor de compliancefunctie, worden niet onderworpen aan deze verplichting. Enkel de FSMA zal bevoegd zijn om opleidingsinitiatieven te erkennen, na voorlegging van een dossier. Ook interne opleidingen kunnen geaccrediteerd worden als zij voldoen aan de erkenningsvoorwaarden.
3/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 B. INHOUD VAN DE OPLEIDINGEN: Vraag 1: Wat is de inhoud van de opleidingen die in aanmerking komen in het kader van de wettelijke verplichting tot bijscholing? 1. Voor complianceofficers van kredietinstellingen, beleggingsondernemingen, vennootschappen voor vermogensbeheer en beleggingsadvies, beheervennootschappen van instellingen voor collectieve belegging en in België gevestigde bijkantoren van dergelijke instellingen die ressorteren onder het recht van derde landen, dient de inhoud gerelateerd te zijn aan, of in het verlengstuk te liggen van: het wettelijk en reglementair kader voor de functie en de opdrachten van een complianceofficer; beheersing van belangenconflicten; informatieverplichtingen aan cliënten; klachtenbehandeling; zorgplicht; optimale uitvoering van verrichtingen en behandeling van orders; regels inzake voordelen (inducements); rapporteringsverplichtingen aan cliënten ; regels ter bescherming van de activa van cliënten; regels inzake persoonlijke transacties; regels inzake reclame; marktregels die betrekking hebben op transacties op de secundaire markt, met inbegrip van de regels inzake marktmisbruik; regels inzake productontwikkeling; specifieke beschermingsregels bij vermogensbeheer; de conform artikel 45, 2, van de wet van 2 augustus 2002 genomen reglementaire bepalingen om de loyale, billijke en professionele behandeling van de belanghebbende partijen te bevorderen; de desbetreffende bevoegdheidsdomeinen opgenomen in de circulaires FSMA_2012_21 dd. 4 december 2012 en FSMA_2013_08 dd. 23 april 2013 inzake de compliancefunctie. 2. Voor complianceofficers van verzekeringsondernemingen en van de in België gevestigde bijkantoren van dergelijke instellingen die ressorteren onder het recht van een derde land dient de inhoud gerelateerd te zijn aan, of in het verlengstuk te liggen van: het wettelijk en reglementair kader voor de functie en de opdrachten van een complianceofficer; de wetgeving op de landverzekeringsovereenkomst, alsook de uitvoeringsbepalingen van die wetgeving; de wetgeving op de verzekerings- en de herverzekeringsbemiddeling en op de
4/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 distributie van verzekeringen, alsook de uitvoeringsbepalingen van die wetgeving; de bepalingen van de wetgeving op het toezicht op de verzekeringsondernemingen als bedoeld in artikel 45, 1, 3, e), van de wet van 2 augustus 2002, alsook hun uitvoeringsbepalingen; de bepalingen over de voor de verzekeringsondernemingen geldende organisatorische vereisten als bedoeld in artikel 45, 1, 3, f), van de wet van 2 augustus 2002, alsook hun uitvoeringsbepalingen; de conform artikel 45, 2, van de wet van 2 augustus 2002 genomen reglementaire bepalingen om de loyale, billijke en professionele behandeling van de belanghebbende partijen te bevorderen; de desbetreffende bevoegdheidsdomeinen opgenomen in de circulaire FSMA_2012_21 van 4 december 2012 inzake de compliancefunctie. Vraag 2: Kunnen andere opleidingen die geen compliancetechnische basis hebben, in aanmerking komen in het kader van de wettelijke verplichting tot bijscholing? Opleidingen over materies die onrechtstreeks verband houden met compliance kunnen eventueel in aanmerking komen voor zover zij duidelijk te relateren zijn aan het domein waarvoor de betreffende complianceofficer verantwoordelijk is (bijvoorbeeld een opleiding portefeuillebeheer voor een complianceofficer asset management of financiële markten ). Voorbeelden van opleidingen die niet in aanmerking komen (niet-exhaustieve lijst): een uiteenzetting over managementtechnieken (bv. beheer en motivatie van teams, coaching, technieken inzake evaluatie van personeel,...); deelname aan een gespecialiseerde vakbeurs voor het promoten van producten; prospectie; de tijd besteed aan "naschoolse" taken; recepties en networking activiteiten; een opleiding informaticatoepassingen (bv. Excel, Word, ); een algemene taalcursus; een cursus marketing /verkoopstechnieken; de tijd vereist om een examen af te leggen. Vraag 3: Kan een cursus over technische compliancemateries waarvoor de complianceofficer niet verantwoordelijk is in aanmerking komen in het kader van de wettelijke verplichting tot bijscholing? Alle opleidingen voor zover ze voldoen aan vraag 1 komen in aanmerking. Een complianceofficer retail bankieren kan bijvoorbeeld een opleiding volgen bij Assuralia inzake informatieplicht van verzekeringsproducten
5/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 Vraag 4: Kan een (erkende) complianceofficer als bijscholing een erkende basiscursus volgen om zijn of haar kennis op te frissen? Ja, op voorwaarde dat de opleiding erkend is door de FSMA. Vraag 5: Kunnen opleidingsuren worden toegekend voor een deelname aan een evenement of een congres? Enkel voorafgaandelijk voorgelegde, en door de FSMA erkende, opleidingen, evenementen of congressen komen in aanmerking. Vraag 6: Is dubbeltelling mogelijk wanneer een opleiding in gelijke mate betrekking heeft op verzekeringen en op bank- en beleggingsdiensten? Neen, een opleiding is erkend of niet voor het geheel. Vraag 7: Geeft het volgen van dezelfde cursus telkenmale recht op opleidingsuren? Het volgen van dezelfde cursus (met identieke inhoud), zelfs in een andere taal, geeft slechts eenmaal recht op opleidingsuren. Indien twee cursussen dezelfde titel dragen, maar inhoudelijk verschillen, geeft elke cursus recht op opleidingsuren. Vraag 8: Wanneer kan afstandsonderricht in aanmerking komen als bijscholing? Afstandsonderricht, waaronder e-learning, kan enkel in aanmerking komen als bijscholing wanneer de duur en de organisatie ervan worden bepaald door de opleidingsverstrekker en als voorzien wordt in een bewijs van deelname. De deelname aan deze opleiding moet individueel geregistreerd worden en meetbaar zijn. Het aantal toegerekende lesuren is evenredig aan het aantal door de opleidingsverstrekker ingeschatte studieuren die vereist zijn om de opleiding door te nemen. C. ORGANISATIE: Vraag 9: Wanneer vangt de eerste periode van 3 jaar aan? Voor de door de FSMA erkende complianceofficers neemt de eerste periode van drie jaar een aanvang op 1 januari volgend op het jaar waarin de complianceofficer wordt ingeschreven op de definitieve lijst van de door de FSMA geregistreerde complianceofficers. Voor alle overige complianceofficers vangt de eerste periode van 3 jaar aan op 1 januari van het jaar dat volgt op hun eerste aanstelling binnen de gereglementeerde onderneming als complianceofficer.
6/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 Vraag 10: Moeten de deelnameregisters van de opleidingen worden ondertekend en, zo ja, door wie? De deelnemers aan de opleiding moeten steeds bij aankomst en vertrek een aanwezigheidslijst ondertekenen. In plaats van een door de aanwezige deelnemers ondertekende lijst kan ook voor een elektronische handtekening, een scanning of een andere elektronische identificatiemethode worden geopteerd. Enkel nadat de betrokkene zich persoonlijk heeft geregistreerd, door zijn handtekening te plaatsen naast zijn naam op de aanwezigheidslijst, kan hem een deelnameattest worden afgeleverd, zelfs wanneer de betrokkene, van wie de naam niet op de aanwezigheidslijst voorkomt, achteraf beweert toch aanwezig te zijn geweest of zich voor de opleiding te hebben ingeschreven. Vraag 11: Hoelang moeten de geaccrediteerde opleidingsverstrekkers de aanwezigheidslijsten, de opleidingsfiches, de presentaties en de slides bijhouden? Gedurende 5 jaar na de opleiding. Die stukken kunnen zowel elektronisch als op papier worden bewaard. Vraag 12: Welke gegevens moeten op het deelnameattest worden vermeld? Het attest moet de vermeldingen bevatten die opgenomen zijn in de mededeling van de FSMA; Het staat de opleidingsverstrekker vrij bijkomende vermeldingen op het attest op te nemen. De attesten worden hetzij elektronisch in PDF-formaat, hetzij in originele versie op papier afgeleverd. Pas na de erkenning van de opleiding kunnen opleidingsuren worden toegekend aan een opleiding. Wanneer de FSMA in publiciteit, op cursusmateriaal en op deelnameattesten van opleidingen wordt vermeld, mag die vermelding uitsluitend betrekking hebben op de erkenning van de opleiding. Het logo van de FSMA mag nooit gebruikt worden. Vraag 13: Moet na elke opleiding een deelnameattest worden afgeleverd? De opleidingsverstrekker moet voor elke bijscholingsactiviteit een ondertekend deelnameattest ter beschikking stellen aan de deelnemer. In geval van verlies van het originele deelnameattest, kan de opleidingsverstrekker hiervan (tot 5 jaar na de opleiding) een kopie bezorgen. Vraag 14: Wat gebeurt er bij verandering van principaal/werkgever?
7/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 De deelnemer moet de deelnameattesten zelf 6 jaar bijhouden om te kunnen aantonen dat hij aan de voor hem geldende verplichting tot bijscholing heeft voldaan. De opleidingsuren worden persoonlijk toegekend. Bij verandering van principaal/werkgever behoudt de betrokkene de opleidingsuren die hij voor de begonnen periode van 3 jaar al heeft behaald, en moet hij het resterende aantal opleidingsuren voor die periode bij zijn nieuwe principaal/werkgever behalen. Vraag 15: Kan een persoon die ingeschreven is voor een bijscholing zich laten vervangen? Wanneer een persoon zich, na de registratie van zijn inschrijving, door een collega/medewerker laat vervangen, zal enkel laatstgenoemde worden geregistreerd en het attest van deelname aan de bijscholing ontvangen. Er wordt geen rekening gehouden met de oorspronkelijke inschrijving. Vraag 16: Wat gebeurt er wanneer een persoon te laat aankomt op een bijscholing of een bijscholing te vroeg verlaat? Aan personen die te laat aankomen op een bijscholing of die een bijscholing te vroeg verlaten, kan geen deelnameattest worden afgeleverd wanneer de duur van hun afwezigheid meer dan 25 % van de totale opleidingsduur bedraagt. Er worden dus nooit aanwezigheidsattesten pro rata de aanwezigheidsduur bij de opleiding afgeleverd. Vraag 17: Hoe kan het bewijs worden geleverd van de als lesgever verzamelde opleidingsuren? Een lesgever kan enkel opleidingsuren verzamelen voor opleidingen waarvoor een attest wordt afgeleverd in het kader van de wettelijke verplichting tot geregelde bijscholing. Het bewijs wordt geleverd aan de hand van de gestandaardiseerde opleidingsfiche die de opleidingsverstrekker moet opstellen, en waarop de naam van de betrokkene als lesgever en het aantal betrokken opleidingsuren worden vermeld. Dit bewijs kan ook geleverd worden door de vermelding van de naam van de lesgever op de aanwezigheidsattesten die na de opleiding worden afgeleverd. Vraag 18: Kan de periode van 3 jaar worden opgeschort in geval van langdurige afwezigheid of onderbreking van de activiteiten? De periode van 3 jaar wordt uitsluitend opgeschort wanneer de langdurende afwezigheid wordt gestaafd met een medisch attest. In dat geval gelden volgende regels:
8/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 Bij een onafgebroken afwezigheid: - van minder dan 6 maanden is er geen opschorting van de periode van drie jaar; - van meer dan 6 maanden, vangt een nieuwe periode van drie jaar aan op 1 januari van het jaar dat volgt op hervatting van zijn activiteiten. Indien de inschrijving als (erkende) complianceofficer (schrapping, verzaking), gedurende meer dan 6 maanden wordt onderbroken, stopt de periode van 3 jaar en gaan de reeds behaalde opleidingsuren verloren. Wanneer de complianceofficer opnieuw op de definitieve lijst van de erkende complianceofficers wordt ingeschreven, start een nieuwe periode van 3 jaar die aanvangt op 1 januari van het jaar dat daarop volgt. Vraag 19: Wie controleert de naleving van de verplichting tot regelmatige bijscholing? De FSMA is bij wet belast met het algemeen toezicht op de naleving van de wettelijke verplichting tot bijscholing. De effectieve leiding van de gereglementeerde ondernemingen dient erop toe te zien dat hun complianceofficers regelmatig deelnemen aan een door de FSMA erkend opleidingsprogramma. De naleving van de verplichting om aan een dergelijk programma deel te nemen wordt aangetoond aan de hand van de attesten die ter beschikking van de FSMA moeten worden gehouden. Een specifieke rapportering kan desgevallend deel uitmaken van het jaarlijks verslag van de erkende complianceofficer. Vraag 20: Wat gebeurt er wanneer de betrokkene er niet in slaagt het vereiste aantal opleidingsuren te behalen binnen de periode van 3 jaar? Een complianceofficer die het vereiste aantal opleidingsuren niet heeft behaald, zal worden aangemaand om die tekortkoming binnen een extra periode van 1 jaar te verhelpen. Indien de betrokkene de verplichting na afloop van die extra regularisatieperiode nog steeds niet heeft nageleefd, kan de FSMA de overeenkomstig de wet voorziene maatregelen nemen. De toekenning van een extra periode van 1 jaar verhindert de start van de volgende periode van 3 jaar niet. Vraag 21: Wie volgt de naleving van de erkenningscriteria door de opleidingsverstrekker op? Elke opleiding dient door de opleidingsverstrekker ter erkenning voorgelegd te worden aan de FSMA. De erkenning van een opleiding incorporeert de naleving van alle erkenningsvoorwaarden. De FSMA ziet toe op de naleving van de erkenningscriteria die door deze opleidingsverstrekker werden onderschreven.
9/9 _2013_09-4 dd. 23/04/2013 Vraag 22: Wat gebeurt er wanneer een opleidingsverstrekker de vastgelegde criteria inzake inhoud, vorm, kwaliteit en organisatie niet naleeft? In dat geval zullen de erkende opleidingen worden ingetrokken door de FSMA. De opleidingsuren toegekend voor opleidingen die reeds plaatsvonden, blijven verworven voor de deelnemers aan die opleidingen. Vraag 23: Binnen welke termijn wordt een aanvraag tot erkenning van een opleiding in het kader van de wettelijke verplichting inzake bijscholing van de beroepskennis behandeld? De aanvragen tot erkenning moeten bij de FSMA minstens een maand vóór de eerste opleiding ingediend worden. Het aanvraagdossier dient de volgende documenten te bevatten: het vereiste ondertekende aanvraagformulier; het curriculum vitae van de opleiders, om de kwaliteit van het onderricht te kunnen beoordelen; de gestandaardiseerde opleidingsfiche(s) om te kunnen nagaan of de opleidingsverstrekker de inhoudelijke criteria van de opleidingen begrijpt.