Gedragscode bij de AFM Interne regeling Publicatiedatum: december 2016
Autoriteit Financiële Markten De AFM maakt zich sterk voor eerlijke en transparante financiële markten. Als onafhankelijke gedragstoezichthouder dragen wij bij aan duurzaam financieel welzijn in Nederland. 2
Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Onze gedragscode in het kort 5 3. De verantwoordelijkheid begint bij mijzelf 6 3.1 Ik ben de AFM 6 3.2 Zoals een goed toezichthouder betaamt 6 3.3 We hebben een voorbeeldfunctie 7 4. Onze verantwoordelijkheid ten aanzien van elkaar 8 4.1 Wij werken samen 8 4.2 Waardigheid, respect en gelijke kansen voor iedereen 8 4.3 Ongewenste omgangsvormen 9 4.4 Vrijheid is iets anders dan vrijblijvendheid 9 4.5 We maken dilemma s bespreekbaar 9 5. Onze verantwoordelijkheid naar de organisatie 11 5.1 Wij gaan zorgvuldig om met informatie 11 5.2 Geheimhoudingsverplichting 11 5.3 Afkoelingsperiode 11 5.4 Koersgevoelige informatie 12 5.5 Zo leggen wij informatie vast 12 5.6 Wij gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen 12 5.7 Clear desk policy 12 5.8 Zo gedragen wij ons op social media en internet 12 6. Onze verantwoordelijkheid naar onze omgeving 14 6.1 Een zorgvuldige omgang met alle externe partijen 14 6.2 Onze onafhankelijkheid 14 6.3 Belangenverstrengeling 14 6.4 Nevenwerkzaamheden 15 6.5 Onze eigen verantwoordelijkheid 15 6.6 Het aannemen van geschenken en diensten 16 6.7 Privébeleggingstransacties 16 7. Tot slot 17 7.1 Wij corrigeren onze fouten 17 7.2 Onze klokkenluidersregeling 17 7.3 Overtredingen / disciplinaire maatregelen 17 7.4 Vragen 17 3
1. Inleiding De AFM vervult als gedragstoezichthouder een belangrijke maatschappelijke rol op de financiële markten. Voor ons is een onberispelijke reputatie van levensbelang. Wij zijn afhankelijk van het vertrouwen van consumenten en onder toezicht staande instellingen: zonder hun vertrouwen hebben wij geen bestaansrecht. Onze kernwaarden zorgvuldig én doortastend, autonoom én verbindend geven ons richting bij het maken van keuzes en het omgaan met dilemma s. Deze waarden helpen ons om de professionele, deskundige, discrete en integere toezichthouder te zijn die wij voor ogen hebben. Het is niet genoeg dat we zeggen dat wij professioneel, deskundig, discreet en integer handelen. We moeten het ook echt zijn. We moeten het doen. Onze uitstraling en reputatie wordt voor een groot deel bepaald door de wijze waarop wij ons, in welke functie of rol dan ook, uiten, gedragen en onze functie uitoefenen. Ook in privétijd. Kortom: wij zeggen wat wij doen en wij doen wat wij zeggen. Aan onze geloofwaardigheid en integriteit ontlenen wij ons bestaansrecht. Deze gedragscode is voor iedereen die op enige manier werkzaam is voor de AFM in welke vorm dan ook, vast of tijdelijk. Voor de leesbaarheid zijn soms de termen medewerker of toezichthouder gebruikt. Waar hij en hem staat, kan dit ook als zij en haar worden gelezen. De Gedragscode AFM niet beoogt nadere invulling te geven aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op het uitvoeren van het toezicht door de AFM. 4
2. Onze gedragscode in het kort Integer zijn betekent voor ons AFM ers, - dat ik persoonlijk verantwoordelijkheid neem voor mijn gedrag. En dat ik overal en altijd handel naar de hoogst mogelijke ethische standaard. - dat jij en ik integer omgaan met elkaar. We werken respectvol samen voor een optimaal resultaat en creëren gelijke kansen voor iedereen. We spreken elkaar aan waar dat noodzakelijk is, en maken dilemma s bespreekbaar. - dat wij zorgvuldig en verantwoord omgaan met informatie, informatiedragers en bedrijfsmiddelen. Wij houden geheim wat geheim moet blijven. - dat onze omgeving verwacht dat wij integer omgaan met marktpartijen, andere stakeholders, en de samenleving in het algemeen. Zowel in ons werk als in ons privéleven. Zij stellen hoge eisen aan ons als toezichthouder. Met behulp van onderstaande afbeelding laten wij zien waar het hoofdstuk over gaat en op welke wijze jij daarin centraal staat. Zij Wij Jij en ik Ik 5
3. De verantwoordelijkheid begint bij mijzelf Zij Wij Jij en ik Ik Ik ben de AFM Als medewerker ben je een ambassadeur van de AFM. Je vertegenwoordigt in je contacten de hele AFM. Alle ervaringen met medewerkers tellen op tot de beeldvorming over onze organisatie. Wees je er bewust van dat je naar buiten toe ook privé extra zorgvuldig bent in wat je zegt en doet. Voor iedereen geldt de verplichting de juiste dingen te doen. Dus handel steeds volgens de hoogst mogelijke ethische standaard. Zoals een goed toezichthouder betaamt Je gedraagt je 'zoals een goed toezichthouder betaamt'. Dat is de basis voor integer en zorgvuldig handelen. De betekenis hiervan is niet in één zin te beschrijven. Het houdt in ieder geval in dat je je er van bewust bent dat je bij een bijzondere organisatie werkt. Maar ook dat je oprecht en betrouwbaar bent en dat je geen dingen doet die het aanzien van de AFM of de reputatie van de AFM kunnen schaden. Je neemt je verantwoordelijkheid om zorgvuldige afwegingen te maken. Je kent onze gedragscode en je houdt je aan de principes daaruit. Je weet de juiste balans te vinden tussen onze kernwaarden zorgvuldig én doortastend, en de kernwaarden autonoom én verbindend. Ook dat verstaan wij onder integer. Ook als er geen regels of voorschriften zijn, laat je je leiden door de normen en waarden die passend zijn voor een goed toezichthouder. Omdat wij bijzondere taken en bevoegdheden hebben, verwacht onze omgeving van ons dat wij ons werk uiterst zorgvuldig doen. Wees je ervan bewust dat ons handelen bijdraagt aan de bereidheid van ondernemingen om zich in te zetten voor een efficiënte en goed werkende financiële markt. Een onderneming kan immers niet voor een andere toezichthouder kiezen, wanneer zij ontevreden is over de handelwijze van (medewerkers van) de AFM. 6
We hebben een voorbeeldfunctie Wij verwachten van elkaar dat wij het goede voorbeeld geven in ons handelen. We houden ons aan de kernwaarden waarvoor we staan. We zijn aanspreekbaar op ons gedrag en spreken elkaar ook daarop aan. Als je leiding geeft aan anderen, geef je zelf het goede voorbeeld en creëer je een sfeer waarin open en eerlijke communicatie aangemoedigd wordt. Het sterkste preventieve middel om integriteitsincidenten te vermijden ligt in integer voorbeeldgedrag. Kortom: wij doen de juiste dingen, en de dingen juist. 7
4. Onze verantwoordelijkheid ten aanzien van elkaar Zij Wij Jij en ik Ik Wij werken samen Wij zetten ons allemaal in voor dezelfde missie en doelstellingen. En we werken voortdurend samen voor een nog beter resultaat. Constructieve samenwerking vraagt om onderlinge verbondenheid. Alleen door open te staan voor elkaar, kunnen we een optimaal resultaat bereiken. Onderlinge verbondenheid helpt ons om elkaar aan te spreken als dat nodig is. En helpt ons om dat op de juiste, constructieve manier te doen. De manier waarop wij met elkaar omgaan, bepaalt voor een groot deel onze effectiviteit en ons werkklimaat. Een positieve en veilige werkomgeving waarin constructief kan worden samengewerkt, is daarom ook in ons eigen belang. Wij waarderen elkaars rol in de organisatie. Dit betekent ook dat voor iedereen geldt: afspraak is afspraak. Daarin hebben wij allemaal een eigen verantwoordelijkheid. We maken niet allemaal in een bepaalde situatie dezelfde keuze. Er zijn meerdere manieren om iets goed te doen. Het is belangrijk dat (integriteits-)keuzes bewust worden gemaakt. Daarom is het goed om lastige praktijksituaties en beslissingen die we niet begrijpen met elkaar te bespreken. Ook dat is goed samenwerken. Waardigheid, respect en gelijke kansen voor iedereen Bij de AFM staan wij open voor verscheidenheid en gelijke kansen voor iedereen. Zo behandelen wij andere medewerkers met waardigheid en respect. Wij dragen bij aan een werkomgeving waar alle medewerkers zich thuis voelen en de kans krijgen om hun beste kanten te kunnen tonen. Wij respecteren de unieke eigenschappen en verschillende opvattingen van iedere medewerker, en vertrouwen erop dat iedereen zijn steentje bijdraagt aan het toezicht. Wij zijn zorgvuldig in de omgang met elkaar. Zorgvuldig is een waarde die wij bewust gekozen hebben. Dit houdt in dat wij een respectvolle houding naar elkaar hebben. En dit uit zich onder andere in collegialiteit, 8
teamgeest, openheid, hulpvaardigheid en het respecteren van elkaars (persoonlijke) integriteit. Elke vorm van discriminatie, machtsmisbruik of intimidatie is voor ons onaanvaardbaar. In de uitoefening van ons werk verwachten wij toewijding, betrouwbaarheid en loyaliteit van elkaar. Dit gaat verder dan oog hebben voor en het voorkomen van ongewenst gedrag. Zo staan wij open voor een andere mening of overtuiging, reiken de helpende hand bij een moeilijke opdracht, of reageren proactief als we denken dat collega s dingen over het hoofd zien. Ongewenste omgangsvormen Onder ongewenste omgangsvormen vallen: pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie en geweld. Roddelen over collega s, belangrijke informatie 'vergeten' door te geven, seksueel getinte opmerkingen, racistische grappen, een collega negeren of belachelijk maken: het zijn allemaal voorbeelden van ongewenst gedrag. De AFM accepteert en tolereert dit gedrag niet. Daarom is het belangrijk elkaars grenzen te kennen en die te accepteren en te respecteren. De beleving van ongewenst gedrag is voor iedereen verschillend. Wat voor de één een aardig collegiaal of kameraadschappelijk woord of gebaar is, hoeft dat voor de ander niet te zijn. Bij ongewenste omgangsvormen is niet de situatie maatgevend, maar hoe jouw collega het gedrag ervaart. Zodra een situatie voor iemands gevoel uit de hand loopt, is er al sprake van een ongewenste omgangsvorm. Spring ook in de bres voor een collega als je bijvoorbeeld ziet dat sprake is van ongewenste omgangsvormen. Je bent misschien niet zelf verantwoordelijk voor het bewuste gedrag, maar als collega doe je wel wat je kunt om het gedrag te stoppen. Voel je jezelf ongemakkelijk bij bepaalde opmerkingen of gedrag van een collega? Blijf er niet mee zitten en bespreek dit met die collega, met je leidinggevende of met een vertrouwenspersoon. Vrijheid is iets anders dan vrijblijvendheid De AFM hecht waarde aan het tijd en plaats onafhankelijk werken van haar medewerkers. Je krijgt van de AFM het vertrouwen en de vrijheid om (binnen gestelde kaders en afspraken) zelf keuzes te maken over waar, wanneer en hoe je werkt. Maar vrijheid betekent niet vrijblijvendheid. Het flexibele werken (Flex4Flex) is geen plicht of recht, maar een mogelijkheid waarover jij, je leidinggevende en je team maatwerkafspraken maken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken over de vaste momenten waarop teamleden elkaar fysiek ontmoeten en over de bereikbaarheid op momenten dat je buiten het AFM kantoorpand werkt. We verwachten van je dat je hier zorgvuldig mee omgaat en je verantwoordelijkheid neemt voor het nakomen van je afspraken. We maken dilemma s bespreekbaar Het uitspreken van je twijfels over gedrag is heel belangrijk om met elkaar een veilige werkomgeving te creëren. Bespreek je twijfels, vragen en zorgen over integriteit. Met elkaar, met je leidinggevende. Spreek je collega aan en sta open voor vragen en feedback. En maak je je zorgen over de gevolgen, spreek er dan over met een collega die je vertrouwt, of met een 9
vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon integriteit. Bespreek je dilemma s ook tijdens het werkoverleg. Op die manier leren wij van elkaar, en geven wij vorm aan onze normen en waarden die wij naar elkaar en naar de samenleving willen uitdragen. 10
5. Onze verantwoordelijkheid naar de organisatie Zij Wij Jij en ik Ik Wij gaan zorgvuldig om met informatie Informatie is onze core business. Werken bij de AFM betekent dat wij de beschikking hebben over allerlei vertrouwelijke informatie en privacygevoelige gegevens. Zorgvuldig en verantwoord omgaan met informatie en informatiedragers is essentieel voor onze reputatie, maar ook voor het veilig en eerlijk functioneren van financiële markten. Een kleine fout kan grote consequenties hebben, zowel voor ons als voor marktpartijen en andere (externe) stakeholders. Onder toezicht staande ondernemingen en andere stakeholders mogen er op vertrouwen dat wij zowel binnen als buiten de AFM zorgvuldig omgaan met informatie, dat al hun informatie bij ons veilig is, en dat wij deze alleen gebruiken als dit voor de uitvoering van ons toezicht noodzakelijk is. Geheimhoudingsverplichting Informatie en (persoonlijke) gegevens van en over ondernemingen die onder ons toezicht staan houd je natuurlijk geheim. Dit leggen we vast in de geheimhoudingsverklaring. Net als informatie over (externe) stakeholders, marktpartijen en andere toezichthouders. Je gebruikt deze informatie nooit in je eigen voordeel en gebruikt deze informatie nooit voor je nevenwerkzaamheden. Ook stel je deze nooit ongeoorloofd aan derden ter beschikking. Je neemt je verantwoordelijkheid om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie en andere niet-publieke informatie openbaar wordt. Dat geldt voor informatie over de AFM, over ondernemingen en over andere stakeholders. Bij indiensttreding moet daarom iedereen een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Bij uitdiensttreding word je hier nog eens op gewezen. Afkoelingsperiode De AFM tilt zwaar aan de geheimhoudingsplicht. Deze geheimhouding blijft ook van toepassing na de opzegging van je arbeidscontract en als je de AFM hebt verlaten. Bovendien heb je na 11
opzegging van je contract geen toegang meer tot de elektronische toezichtdossiers. Daarnaast geldt een afkoelingsperiode voordat je een overstap maakt naar een onder toezicht staande onderneming, of in de situatie waarin een potentieel conflicterend belang ontstaat tussen je takenpakket bij de AFM en je takenpakket bij je nieuwe werkgever. Koersgevoelige informatie Organisaties kunnen in aanloop naar verschuivingen of ontwikkelingen in de markt kennis met ons delen om te overleggen over de aanpak en de mogelijkheden. Hierdoor kunnen collega s in een zeer vroeg stadium over koersgevoelige informatie beschikken. Houd de kring zo klein mogelijk, ook intern. Het spreekt vanzelf dat het niet is toegestaan deze informatie te verspreiden of ten gunste van jezelf of anderen te gebruiken. Wij moeten ons daar continu van bewust zijn als wij aan een dergelijk dossier werken. Zo leggen wij informatie vast Vertrouwelijke informatie of toezichtsinformatie leg je uitsluitend vast in de informatiesystemen van de AFM. Opslag van deze informatie in privé-systemen, buiten de AFM (ongeautoriseerd in de cloud ) of op onbeveiligde USB-sticks is niet toegestaan. Wij gaan zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen Om je werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren heeft de AFM je apparatuur en gegevens ter beschikking gesteld. Denk aan een telefoon, laptop, maar ook aan (bedrijfsgevoelige) informatie. Het uitgangspunt is dat je deze bedrijfsinformatie en bedrijfsmiddelen alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt. Beperkt privégebruik van bedrijfsmiddelen is - onder voorwaarden - mogelijk. De AFM heeft in detail uitgewerkt hoe wij met de beschikbare communicatiemiddelen omgaan, en wat wij daarbij van elkaar mogen verwachten. Ook is daarin beschreven wat wij doen als er een calamiteit ontstaat, zoals bijvoorbeeld het verlies van een mobiele telefoon of diefstal van een (digitale) gegevensdrager. Bij alles geldt dat je zelf verantwoordelijk bent voor de ter beschikking gestelde middelen en voor het melden van calamiteiten. Clear desk policy Je voorkomt dat informatie bij derden (collega s of buitenstaanders) terecht komt die daar niet hoort. Dat geldt ook gewoon op kantoor, in een vergaderruimte of op een externe locatie. Daarom hanteren wij een Clear desk policy. Zo gedragen wij ons op social media en internet Iedereen maakt gebruik van internet en social media, ook privé. Je bepaalt zorgvuldig welke informatie je deelt, en welke niet, op websites zoals LinkedIn en Facebook. Het is belangrijk om je altijd te realiseren dat je een medewerker van de AFM bent en dat de AFM een bijzondere positie 12
inneemt in de financiële markt. Privé gedeelde informatie op het internet kan mogelijk uit zijn verband worden gerukt of op een veel later tijdstip op oneigenlijke wijze opduiken. Dit kan ook consequenties hebben voor jouw positie tegenover marktpartijen of voor de reputatie van jou of van de AFM. Ook bij het gebruik van social media en internet passen wij daarom de regels uit deze gedragscode toe, onder andere over de vertrouwelijke omgang met informatie. Raadpleeg daarnaast ook de specifieke regelingen waarin de aandachtspunten zijn vastgelegd voor de persoonlijke activiteiten op het internet en de omgang met social media. 13
6. Onze verantwoordelijkheid naar onze omgeving Zij Wij Jij en ik Ik Een zorgvuldige omgang met alle externe partijen Of je nu telefonisch contact hebt, bij marktpartijen langsgaat voor het uitvoeren van onderzoek, of anderszins: je staat elke dag in contact met onze omgeving. Veel medewerkers hebben direct contact met ondernemingen. Als toezichthouder hebben wij belangrijke verantwoordelijkheden naar onder toezicht staande ondernemingen en andere externe stakeholders. Wij staan in alle gevallen voor een zorgvuldige en verbindende omgang: we benaderen de ondernemingen professioneel, met respect, correct en eerlijk. Ook wordt van ons verwacht dat wij ons neutraal, autonoom en waardig opstellen. Daarom verwachten wij van jou dat je rekening houdt met de situatie van de ander, dat je niet discrimineert, open staat voor een andere mening, altijd rustig en beleefd blijft, en goed luistert. Ook als de ander zich zelf niet zo gedraagt. Onze onafhankelijkheid De AFM heeft niet alleen in het kader van haar toezichthoudende taken te maken met onder toezicht staande ondernemingen, andere toezichthouders of overheidsorganisaties. Ook voor onze bedrijfsvoering hebben we te maken met externe partijen, zoals leveranciers van goederen en diensten. Het is belangrijk dat wij ons in alle gevallen integer gedragen en onafhankelijk opstellen. Wij zijn ons telkens bewust van de verschillende belangen waarmee wij te maken hebben. Belangenverstrengeling Een belangenconflict duidt op een situatie waarbij iemand meerdere belangen dient. Belangen die een zodanige invloed op elkaar kunnen uitoefenen dat de integriteit in het geding komt. Dit kan voorkomen wanneer een medewerker nevenwerkzaamheden verricht, maar ook bij het 14
aannemen van geschenken. Als een belangenconflict niet adequaat wordt aangepakt, kan dat leiden tot belangenverstrengeling. Wij kunnen ook verzeild raken in situaties waarbij alleen de schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Ook dan komt onze geloofwaardigheid in het geding: hoezeer wij ook zelf overtuigd zijn van de zuiverheid van de situatie, een buitenstaander zou dit anders kunnen beoordelen. Wij moeten ongewenste beeldvorming voorkomen. Voor ons functioneren als toezichthouder is het cruciaal dat wij belangenverstrengeling en de schijn van belangenverstrengeling voorkomen. Daarbij is het uitgangspunt dat wij alle redelijke maatregelen nemen om (potentiële) belangenconflicten binnen de organisatie te achterhalen en, indien mogelijk, te voorkomen. Als het niet mogelijk is om (de schijn van) belangenconflicten te voorkomen, of als er twijfel is over een ontstane situatie, dan overleg je eerst met je leidinggevende. En desgewenst daarna met de compliance officer. Als echt sprake is van een belangenconflict, wordt gekeken welke actie kan worden ondernomen. Heb jij met een externe partij een andere relatie (bijvoorbeeld een persoonlijke relatie) en doe je direct zaken met deze partij, dan kan dit de schijn van belangenverstrengeling opwekken. Om dit te vermijden, bespreek je (potentiële) belangenverstrengeling met je leidinggevende. Voor het bestuur en de raad van toezicht gelden aanvullende bepalingen ter voorkoming van belangenverstrengeling bij het uitoefenen van nevenwerkzaamheden. Deze bepalingen zijn opgenomen in de statuten. Nevenwerkzaamheden Ons leven bestaat niet alleen uit werken bij de AFM. Het kan zijn dat je nog andere werkzaamheden verricht, zoals vrijwilligerswerk of een bestuurlijke taak in een vereniging of stichting. Als deze, betaalde of onbetaalde, nevenwerkzaamheden de belangen van jouw werk bij de AFM of van de AFM zelf raken, ook dan kan belangenverstrengeling ontstaan. Voor het uitvoeren van nevenwerkzaamheden gelden duidelijke regels. Daarom moeten medewerkers van de AFM zulke werkzaamheden vooraf melden, en in sommige gevallen laten goedkeuren. Onze eigen verantwoordelijkheid Geen enkele zaak of situatie is hetzelfde. Wat in het ene geval glashelder is, kan in een andere context vragen oproepen. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor het inschatten van de risico s en het melden van nevenwerkzaamheden. Daarbij helpt het als jij jezelf steeds weer vragen stelt. Bijvoorbeeld: Waarom ben je gevraagd als bestuurslid? Kan de reputatie van het bedrijf of de branche waarvoor je nevenwerkzaamheden verricht ons als AFM schaden? Kijk ook naar de combinatie. Bijvoorbeeld: misschien heb jij een volmacht over de rekening van een familielid, die graag de samenstelling van zijn beleggingsportefeuille wil veranderen? Of je bent penningmeester bij een vereniging, en moet hiervoor namens het bestuur betalingen uitvoeren. Als je over een bepaalde situatie twijfelt, bespreek dat dan tijdig met jouw direct leidinggevende, of anders met de compliance officer. 15
Het aannemen van geschenken en diensten Weinig medewerkers zullen zeggen dat zij zich laten omkopen. Dat je geen envelop met 500 moet aannemen, is wel duidelijk. Soms wordt je echter een dienst aangeboden. Dat is in eerste instantie lastiger te herkennen als geschenk. Onze uiterste terughoudendheid bij het aannemen van geschenken en diensten hangt samen met onze geloofwaardigheid. Dat kan al het geval zijn als je bijvoorbeeld wordt getrakteerd op een lunch door een externe partij. Het is verstandig om hier goed over na te denken, en een bewuste keuze te maken. Als je een geschenk aanneemt, kan de schijn gewekt worden dat je je laat beïnvloeden. Alleen al die schijn kan jou en daarmee ons als AFM kwetsbaar maken. We nemen niet zomaar een geschenk aan dat (naar schatting) meer dan 50 waard is. Soms kan het onbeleefd overkomen als je een geschenk weigert. In zulke speciale gevallen is een uitzondering mogelijk. Je moet dan wel vooraf toestemming vragen aan jouw leidinggevende. Als dat niet mogelijk is, moet je het aannemen van het geschenk achteraf melden. Over het algemeen vinden relaties het niet vreemd als je een geschenk weigert. Zeker niet als je uitlegt dat je aan regels gebonden bent en dat je de schijn wilt vermijden dat je je onafhankelijkheid verliest. Kleine, veel voorkomende giften, zoals een goedkope balpen, mag je wel zonder toestemming aannemen. Privébeleggingstransacties Het is strafbaar om met voorwetenschap te handelen in financiële instrumenten. Voor ons gelden extra strenge regels. Dit heeft alles te maken met de gegevens waarover de AFM beschikt. Zo hebben wij vaak bijzondere (financiële) informatie in huis over ondernemingen, waarbij het (vroegtijdig) bekend worden van die informatie kan leiden tot grote schade voor die onderneming, voor onze reputatie en uiteindelijk in het ergste geval voor het functioneren van de financiële markten. Om de schijn van (financiële) belangenverstrengeling en het risico van oneigenlijk gebruik van (koersgevoelige) informatie te voorkomen, brengen wij in kaart aan welke functies dit soort risico's verbonden zijn. In dat kader is iedere medewerker van AFM aangewezen als insider. Dat houdt in dat je bijvoorbeeld moet vastleggen welke financiële belangen er voor jou kunnen spelen, of je financiële instrumenten bezit en of je daarin handelt. De compliance officer is belast met de uitvoering van de regeling van de AFM terzake van privébeleggingstransacties. Ook houdt hij actief toezicht op de naleving van deze regeling. 16
7. Tot slot Wij corrigeren onze fouten Wij komen allemaal wel eens in de positie dat we moeilijke beslissingen moeten nemen. Denk bij dit soort situaties dan ook aan onze kernwaarden: is dit zorgvuldig, is dit autonoom. Uiteraard maakt iedereen wel eens fouten. Bij de AFM corrigeren we fouten zo snel mogelijk. Meld zelf proactief fouten of problemen, of zoek zo spoedig mogelijk hulp. Jouw snelle actie helpt ons allemaal bij de opbouw en het behoud van vertrouwen. Als het voor jou niet goed duidelijk is hoe je in een bepaalde situatie het beste kunt handelen, dan is het jouw verantwoordelijkheid om iemand om uitleg te vragen. Bijvoorbeeld bij één van de in de gedragscode genoemde aanspreekpunten, of informeer bij je eigen leidinggevende of iemand van de afdelingen Compliance & Integriteit (C&I) of Personeel & Organisatie. Je kunt ook gebruik maken van de Vertrouwenspersoon Integriteit of de Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen. C&I heeft in beginsel tweemaal per week inloopspreekuur. De dagen en tijden staan op intranet. Onze klokkenluidersregeling Indien je dat wenst, kun je anoniem vermoedelijke misstanden aan de orde stellen, zonder dat je daarvan eventuele negatieve gevolgen ondervindt. Overtredingen / disciplinaire maatregelen Het belang dat wij aan integer handelen hechten is groot. Wij moeten, en willen, het in ons gestelde vertrouwen met ons gedrag waarmaken. Daarom heeft de AFM beleid en procedures opgesteld, zoals deze gedragscode en de onderliggende regelingen. Wij kennen bijvoorbeeld een handhavingsbeleid bij integriteitsschendingen. Hierin lees je hoe wij omgaan met het overtreden van deze interne afspraken, of met situaties waarin het vermoeden bestaat dat een medewerker zich schuldig maakt aan ontoelaatbaar c.q. laakbaar gedrag. Vragen Als je vragen hebt over deze gedragscode kun je terecht bij je leidinggevende. Daarnaast staat de afdeling C&I altijd klaar om vragen te beantwoorden en dilemma s te bespreken. Behalve tijdens het inloopspreekuur is C&I ook bereikbaar via de mail: compliance@afm.nl. 17