Mahis Beheer mandaten sociale zekerheid Datum : maart 2013 1
Inhoudstafel Mandaten Definities Fundamentele concepten Systeem van mandatenbeheer Mahis Beheer van het mandaat door de mandataris Consultatie Tussenkomst administratieve dienst Huidige situatie en toekomst Planning 2
Mandaten Definities Definitie van een mandaat Een recht verleend door een geïdentificeerde entiteit aan een andere geïdentificeerde entiteit om welbepaalde juridische handelingen in haar naam en voor haar rekening te verrichten en dit voor een bepaalde periode Samenstelling van een mandaat Mandaatgever : werkgever RSZ of werkgever RSZPPO Mandataris : geaggregeerd sociaal secretariaat of dienstverrichter Mandaatvoorwerp: één of meerdere groep(en) van toepassingen (clusters) Periode : trimestrieel Procuratie : overeenkomst getekend door de werkgever en de mandaat die het mandaatvoorwerp en de periode bepaalt 3
Mandaten Fundamentele concepten De huidige mandataris is belast met het beheer: Van het verleden, het heden en de toekomst (..tot het einde van het mandaat) o Delegatie naar de oude mandataris o Technische verlening (6 maanden) De werkgever blijft eigenaar van zijn gegevens Hij kan aangiften maken, consulteren en wijzigen Eenheid van mandaat Aanduiding van één enkele mandataris voor een groep van toepassingen (clusters) voor een bepaalde periode De mandataris moet de regels voor het creëren en het afsluiten van een mandaat respecteren Creatie en afsluiting van een mandaat op voorhand In bepaalde gevallen zijn afwijkingen voorzien 4
Mandaten Fundamentele concepten Werkgever wordt altijd op de hoogte gebracht van de acties die uitgevoerd worden door zijn mandataris Vesturen van notificaties (ebox of papier) Technische verlenging van een mandaat Een mandataris kan genieten van een verlenging van een verlening van een afgesloten mandaat gedurende 2 kwartalen. Tijdens deze periode heeft de mandataris de mogelijkheid om de informatie die nog steeds in zijn bezit is aan te geven Stopzetten van hoedanigheid werkgever Als een WG geen personeel meer tewerkstelt, wordt het mandaat afgesloten op de datum van het afsluiten van de werkgever 5
Inhoudstafel Mandaten Definities Fundamentele concepten Systeem van mandatenbeheer Mahis Beheer van het mandaat door de mandataris Consultatie Tussenkomst administratieve dienst Huidige situatie en toekomst Planning 6
Systeem mandatenbeheer MAHIS Webtoepassing met als doel het beheer van de mandaten sociale Op de portaal van de sociale zekerheid Utilisateur L O G I N U A M Mahis Data Access DB Mahis Service de consultation des mandats Batchs de contrôle & statistiques UMan User & Access Management Service de notifications Batchs de synchronisation Répertoire des employeurs 7
Startscherm Mahis portaal sociale zekerheid 22/05/2013
Beheer van de mandaten door de mandataris Inbrengen van een mandaat 9
Beheer van de mandaten door de mandataris Inbrengen van een mandaat Inbrengen van een voorlopig mandaat Verplichte gegevens o Identificatie werkgever / INSZ verantwoordelijk o Identificatie mandataris / INSZ verantwoordelijk o Beginkwartaal(trimestriële periode) o Mandaatvoorwerp (Groepen van toepassingen) o Scan PDF van de procuratie Controle van de gegevens in authentieke bronnen (Repertorium, KBO-BCE, ) Controle van de eenheid van een mandaat De mandataris met een voorlopig mandaat kan een ASR en Dimona uitvoeren 10
Mandatenbeheer door de mandataris Ondersteuning bij input o De lijst van de verantwoordelijken die gemachtigd zijn om een procuratie te tekenen voor rekening van de dienstverrichter kan opgeladen worden in Mahis. Inbrengen van een delegatie (Creatie / Afsluiting) o o Toestaan aan de vorige mandataris van een werkgever om gegevens in zijn bezit aan te geven. Deze gegevens stemmen overeen met de toegestane periode. Deze delegatie wordt geconfigureerd in functie van de toepassing. In het kader van een mandaat van ESS o Overdracht van een mandaat tussen bijkantoren en hoofdkantoor. Afsluiting van een mandaat 11
Systeem van mandatenbeheer De consultatie De mandatarissen consulteren hun eigen klanten Details van het mandaat Historiek van het mandaat Toegewezen delegatie / ontvangen delegatie Export mandaten in het excelbestand De werkgever consulteert zijn eigen mandaten De instellingen van de sociale zekerheid kunnen het geheel van de mandaten consulteren 12
Systeem Mahis Tussenkomst van de administratieve dienst RSZ of RSZPPO Validatie van een voorlopig mandaat ingebracht door de mandataris. De gegevens worden gecontroleerd op basis van de procuratie. Als de ingebrachte gegevens niet correct zijn worden deze aangepast in overeenstemming met de procuratie. Het kwartaal en/of het nummer van ESS. Als de procuratie niet correct is, wordt aan de mandataris gevraagd om deze te vervangen. De validatie wordt uitgevoerd door de betrokken instelling: RSZ of RSZPPO. 13
Systeem MAHIS Toegangscontrole voor webtoepassing Systeem van toegangscontrole Identificatie/Authentificatie via eid User & Access management o UAM: Toegangscontrole voor de toepassing o UMan: Beheer van de rechten door de lokale beheerder De toepassing wordt beschikbaar gesteld aan alle LB van elk ESS De LB kan vervolgens toegang geven aan gebruikers Utilisateur L O G I N U A M Mahis UMan Data Access User & Access Management 14
Huidige situatie en evolutie Alle mandaten van de ESS zijn hernomen in Mahis 38 ESS met bijkantoren 219.419 mandaten op 26/02/2013 Vanaf 1 julli 20112 wordt het beheer van de mandaten gerealiseerd via de ESS 15
Huidige situatie en evolutie Evolutie 2013 Het activeren van de notie «cluster» Sigedis (2 e pensioenpijler) ASR Arbeidsongevallen Publieke sector Private sector Integratie van de sociale dienstverrichters herverzekeraars Integratie van werkgevers RSZPPO Nieuwe procuratie tussen de dienstverrichter en de werkgever Procuratie Sigedis, Procuratie arbeidsongevallen 16
Huidige situatie en evolutie Evolutie 2013 Behoefteanalyse voor integratie mandaat DmfAPPL- Dimona Voorbereiding migratie van dienstverrichters van de toepassingen RSZ Gegevenscontrole (toegang ) Opkuis geschrapte werkgevers Identificatie werkgevers met dubbele aansluiting Mandatarissen «slapend» 17
Planning Publicatie van de documentatie en procuratie op de portaal van de sociale zekerheid (Sigedis en Publato) Communicatie aan werkgever over de 2de pensioenpijler (Sigedis) In productiestelling van de toepassing tweede pijler bestemd voor de werkgevers Eerste fase Sigedis: inbrengen van mandaten door de administratieve dienst van Smals Tweede fase Sigedis: inbrengen van de mandaten door de dienstverrichters In het kader van Publiato: opleiding dienstverrichters (hervezekeraars) en begin van de inbreng van de mandaten 15 mei 2013 15 mei 2013 15 mei 2013 13 juni 2013 16 juillet 2013 augustus 2013 In productiestelling cluster DmfAPPL-Dimona December 2013 In productiestelling toepassing Publiato 1 e januari 2014 Migratie van de dienstverrichters RSZ naar Mahis januari 2014 18
Aanvullende informatie Portaal sociale zekerheid Toegang tot de pagina Mahis o Url: https://www.socialsecurity.be o Toegangsweg: Employeur / Mahis Historique des mandats Documentatie on-line o Frequently Asked Questions (FAQ) o Gebruikershandleiding o Guidelines RSZ Support, eerste lijn IntegrationMahis@Smals.be (DB2P en Publiato) Project.socialsecurity@rszppo.fgov.be (DmfAPPL-Dimona) 19