Controlling Document. Programma: Duurzaam. Indiener: SURFsara

Controlling Document Programma: Duurzaam Indiener: SURFsara Versie 1.02 12-11-2014

Inhoudsopgave Management Samenvatting 3 1. Inleiding 4 2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen 5 2.1. Ambitie 5 2.2. Doelen 5 2.3. Projecten en werkpakketten 5 2.4. Programma Toleranties 6 2.5. Overige Programma Randvoorwaarden 7 2.6. Relatie met andere programma s, projecten 7 3. Programma Management 8 3.1. Organisatie 8 3.2. Voortgangsrapportages 9 3.3. Communicatie Plan 10 3.4. Risico Management en Escalatie 10 4. De Projecten en werkpakketten 12 4.1. Project 1: Duurzame Innovatie 12 4.2. Project 2: Verduurzaming Dienstverlening 13 4.3. Project 3: Kennisoverdracht en Community Ondersteuning 14 5. Brondocumenten 15 2

Management Samenvatting Innovatieprogramma P10: Duurzaamheid Behorend bij thema: Efficiënte en Duurzame Bedrijfsprocessen Overheden stellen steeds hogere eisen op het gebied van energiebesparing en vermindering van de CO 2 -uitstoot. Instellingen voor onderwijs en onderzoek voelen daarnaast ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid om schaarse middelen duurzaam in te zetten en te opereren zonder nadelige effecten voor klimaat, water, bodem, grondstoffen en biodiversiteit. Duurzaamheid betekent voor hen in ieder geval een verplichting om te voldoen aan landelijke doelstellingen en convenanten met de overheid inzake energie-efficiency (MJA3). Maar universiteiten en hogescholen beseffen ook hun maatschappelijke verantwoordelijkheid voor huidige èn toekomstige generaties, door aandacht te besteden aan duurzaamheid zowel in de opleiding van studenten als in het onderzoek en de bedrijfsvoering. ICT kan een belangrijke ondersteunende bijdrage leveren aan de duurzaamheidsambities van de HO-sector. Niet alleen door het vergroenen van ICT, maar in het bijzonder door het vergroenen mèt ICT: ICT als enabler om binnen de primaire processen van onderwijs en onderzoek en binnen de bedrijfsvoering de duurzaamheid te vergroten. Om hierop in te spelen is een instellingsoverstijgende inspanning noodzakelijk. Een integrale en collectieve aanpak leidt tot maximale impact. Niet alleen de hogeronderwijsinstellingen maar ook SURF wil daarin vooroplopen. De ambities zijn: vooroplopen en een richtinggevende bijdrage leveren aan de bevordering van duurzaamheid in de HO-sector; versterken en zichtbaarder maken van de bijdrage van ICT aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de instellingen; en duurzaamheid tot een integraal onderdeel maken van de activiteiten en diensten van SURF. Het programma is opgedeeld in een aantal projecten. Via het project Duurzame Innovatie beogen we de duurzaamheid in de HO-sector te bevorderen met behulp van ICT, in het bijzonder het verminderen van het energieverbruik en de CO2 footprint in de keten (aanschaf-, gebruiks- en afvoerfase) en in onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Daarnaast richten we ons op de verbetering van de efficiency en kostenreductie. Een tweede project betreft het vergroenen van de e-infrastructuur en diensten van de SURF werkmaatschappijen t.b.v. de HO-sector. We dragen bij aan de Meerjarenafspraken Energie-efficiency (MJA3) die alle HOinstellingen met de overheid hebben gemaakt, met als belangrijkste elementen: tot 2020 elk jaar minimaal 2% energie-efficiënter te worden en volledig duurzaam in te kopen conform de criteria van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en implementeren de Environmental Policy van SURF. Tot slot richten we ons op de versterking van de informatie- en kennisontwikkeling en -overdracht inzake de bijdrage die ICT kan leveren aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de HO-instellingen. In 2015 licht de nadruk op het vergroenen van ICT, in het bijzonder via Smart Sharing van ICT en de e-infrastructuur en een duurzaam inkoop- en e-wastebeleid. Ook het vergroenen mèt ICT, het vergroten van de bijdrage van ICT aan het verduurzamen binnen de primaire processen (onderwijs en onderzoek) en bedrijfsvoering, krijgt aandacht. We richten ons o.a. op Smart Learning en het ontwikkelen van Good Practices in het HO via een Innovatiefonds. In 2015 zullen we ook het SURF Green ICT Maturity Model, de self-assessment tool om de volwassenheid van groene ICT binnen instellingen inzichtelijk te maken, verder uitbouwen en implementeren. Met betrekking tot de verduurzaming van de dienstverlening van SURF richten we ons op het opstellen en uitvoeren van energie-efficiency plannen en het streven naar een klimaatneutrale kantooromgeving bij de werkmaatschappijen. Tot slot zullen we op het terrein van kennisoverdracht en community ondersteuning de soms nog fragiele en gefragmenteerde kennis en expertise uitwisselen, bundelen en verder versterken - o.a. via het jaarlijks Symposium, de website en het SURFacademy professionaliseringsprogramma - en ondersteunen we de Special Interest Group Groene ICT en Duurzaamheid met 375 leden. 3

1. Inleiding In 2010 is SURF gestart met het pilotprogramma Groene ICT en Duurzame Ontwikkeling om duurzaamheid in en door ICT te stimuleren en bevorderen en om een kostenreductie te bewerkstelligen van het ICT-gerelateerd energieverbruik. In het Meerjarenprogramma 2011-2014 was het thema als een van de speerpunten opgenomen, waarbij de rol van SURF vooral ligt op het terrein van verkennen en signaleren, verzamelen en beschikbaar stellen van informatie, creëren en faciliteren van netwerken, professionaliseren, uitvoeren van innovatieprogramma s en projecten, en het stimuleren van implementatie. Er is in de periode 2011-2014 veel in gang gezet en er zijn op diverse terreinen activiteiten ontwikkeld en resultaten bereikt waarop we in het Meerjarenprogramma 2015-2018 voortborduren. Het betreft dan onderwerpen en activiteiten als: het vergroenen van ICT en het vergroenen mèt ICT; een Innovatieprogramma met innovatieve projecten binnen de HO-instellingen op uiteenlopende terreinen; het SURF Groene ICT Maturity Model; en kennisuitwisseling, communicatie en netwerkontwikkeling, waaronder het jaarlijkse zeer succesvolle Symposium Groene ICT en Duurzaamheid, samen met de SIG, het landelijk studentennetwerk Morgen en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. De doelstellingen voor het Meerjarenprogramma 2015-2018 zijn: Bevorderen van duurzaamheid in de HO-sector m.b.v. ICT Vergroenen van de e-infrastructuur en diensten van de SURF werkmaatschappijen t.b.v. de HO-sector Versterking van de informatie- en kennisontwikkeling en -overdracht Betrokkenen/samenwerken met: SURF werkt samen met een groot aantal organisaties en instellingen in dit programma. Binnen SURF zijn dat de werkmaatschappijen, in het bijzonder SURFmarket, SURFnet en SURFsara. Binnen de HO-sector zijn dat bijvoorbeeld de Special Interest Group Groene ICT en Duurzaamheid, het landelijk studentennetwerk voor een duurzame toekomst Morgen en een klankbordgroep met ambassadeurs op het terrein van Groen ICT en Duurzaamheid. Buiten de HOsector werken we op onderdelen samen met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO), de branchevereniging Nederland ICT, en Green IT Amsterdam. Ook hebben we contacten met diverse buitenlandse netwerken en organisaties, zoals TERENA, GreenTouch en JISC. Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheden om te participeren in EU-projecten rond vergroenen van en met ICT. 4

2. Programmabeschrijving op hoofdlijnen 2.1. Ambitie Overheden stellen steeds hogere eisen op het gebied van energiebesparing en vermindering van de CO 2 -uitstoot. Instellingen voor onderwijs en onderzoek voelen daarnaast ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid om schaarse middelen duurzaam in te zetten en te opereren zonder nadelige effecten voor klimaat, water, bodem, grondstoffen en biodiversiteit. Duurzaamheid wordt steeds meer gezien als een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Investeren in duurzame oplossingen kan ook (financieel) lonend zijn. Een transitie naar een groene economie creëert nieuwe mogelijkheden en kansen en leidt tot inspiratie en innovatie. Niet alleen de Nederlandse overheid maar ook de EU en de OECD zetten daar op in. Voor onderwijs- en onderzoeksinstellingen betekent duurzaamheid in ieder geval een verplichting om te voldoen aan landelijke doelstellingen en convenanten met de overhead inzake energie-efficiency (MJA3). Maar universiteiten en hogescholen beseffen ook hun maatschappelijke verantwoordelijkheid voor huidige èn toekomstige generaties, door aandacht te besteden aan duurzaamheid zowel in de opleiding van studenten als in het onderzoek en de bedrijfsvoering. ICT kan een belangrijke ondersteunende bijdrage leveren aan de duurzaamheidsambities van de HO-sector. Niet alleen door het vergroenen van ICT, maar in het bijzonder door het vergroenen mèt ICT: ICT als enabler om binnen de primaire processen van onderwijs en onderzoek en binnen de bedrijfsvoering de duurzaamheid te vergroten. Om hierop in te spelen is een instellingsoverstijgende inspanning noodzakelijk. Een integrale en collectieve aanpak leidt tot maximale impact. Niet alleen de hogeronderwijsinstellingen maar ook SURF wil daarin vooroplopen. De ambities zijn: vooroplopen en een richtinggevende bijdrage leveren aan de bevordering van duurzaamheid in de HO-sector; versterken en zichtbaarder maken van de bijdrage van ICT aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de instellingen; duurzaamheid tot een integraal onderdeel maken van de activiteiten en diensten van SURF. 2.2. Doelen Het programma Duurzaamheid heeft de volgende doelstellingen: Het realiseren van duurzame innovatie door het bevorderen van de duurzaamheid in de HOsector met behulp van ICT; i.h.b. verminderen van het energieverbruik en de CO 2 footprint, zowel in de keten (aanschaf-, gebruiks- en afvoerfase) als in onderwijs onderzoek en bedrijfsvoering; Het vergroenen van de e-infrastructuur en diensten van de SURF werkmaatschappijen t.b.v. de HO-sector; aansluiten bij de MJA3 doelstellingen die de HO-sector met de overheid heeft afgesproken om per jaar minimaal 2% energie-efficiënter te worden; Versterking van de informatie- en kennisontwikkeling en -overdracht inzake de bijdrage die ICT kan leveren aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de HO-instellingen; versterking van de betrokkenheid en draagvlak. 2.3. Projecten en werkpakketten P0 Programmamanagement Dit project richt zich op een efficiënt programma- en projectmanagement, facilitering van de Stuurgroep GIDS en van klankbord- en adviesgroepen. P1 Duurzame Innovatie Doelstelling: Bevorderen van de duurzaamheid in de HO-sector met behulp van ICT; i.h.b. verminderen van het energieverbruik en de CO2 footprint, zowel in de keten (aanschaf-, gebruiks- en afvoerfase) als in onderwijs onderzoek en bedrijfsvoering; efficiency en kostenreductie. Globale activiteiten 2015-2018 in dit werkpakket (WP1.1): 5

vergroenen van ICT, in het bijzonder - zoals besproken in het Bestuurlijk Beraad 1 - via Smart Sharing van ICT en de e-infrastructuur; een duurzaam inkoop- en e-wastebeleid; identificeren en stimuleren groene software; vergroenen mèt ICT: vergroten van de bijdrage van ICT aan het verduurzamen binnen de primaire processen (onderwijs en onderzoek) en bedrijfsvoering met een nadruk op Smart Learning, Smart Building en het ontwikkelen van Good Practices in het HO via een Innovatiefonds; uitbouwen en implementeren van het SURF Green ICT Maturity Model; een self-assessment tool voor de HO-sector. P2 Verduurzaming dienstverlening Doelstelling: Vergroenen van de e-infrastructuur en diensten van de SURF werkmaatschappijen tbv de HOsector; aansluiten bij de MJA3 doelstellingen om per jaar minimaal 2% energie-efficiënter te worden en implementeren van de Environmental Policy van SURF. Globale activiteiten 2015-2018 in dit werkpakket (WP2.1): opstellen en uitvoeren van energie-efficiency plannen m.b.t. de e-infrastructuur en diensten van de SURF werkmaatschappijen; realiseren van een klimaatneutrale kantooromgeving. P3 Kennisoverdracht en Community Ondersteuning Doelstelling: Versterking van de informatie- en kennisontwikkeling en -overdracht inzake de bijdrage die ICT kan leveren aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de HO-instellingen; versterking van de betrokkenheid en draagvlak. Globale activiteiten 2015-2018 in dit werkpakket (WP3.1): de soms nog fragiele en gefragmenteerde kennis en expertise uitwisselen, bundelen en verder versterken; o.a. via het jaarlijks Symposium, de website en het SURFacademy professionaliseringsprogramma; ondersteunen van de Special Interest Group Groene ICT en Duurzaamheid met 375 leden; bijvoorbeeld met hun activiteiten op het terrein van green skills; Scouting met HO-instellingen ten behoeve van de innovatie-activiteiten en dienstverlening 2.4. Programma Toleranties Bij de toekenning van de programmagelden zijn door SURF subsidievoorwaarden meegestuurd. De toleranties voor dit programma zijn conform de toleranties beschreven in de subsidievoorwaarden. Er zijn geen externe subsidiegevers voor dit programma. Er zijn geen aangescherpte toleranties van toepassing op dit programma. Tolerantie in geld: De som van de uitgaven van de onderliggende projecten/werkpakketten mag niet meer zijn dan het totaal aangevraagd voor het programma in 2015 waarbij een afzonderlijk project niet meer dan 10% van het projecttotaal mag overschrijden. Tolerantie in tijd: Deadlines en deliverables mogen de kalenderjaargrens niet overschrijden. Indien een deadline/deliverable een kwartaalgrens meer dan een maand overschrijdt wordt dit, inclusief toelichting opgenomen in het voortgangsverslag. Escalatie: Indien geld (budget), kwaliteit(scope), planning buiten de toleranties komen, zal het programma plan na goedkeuring van de wijziging(en) van de opdrachtgever door de opdrachtnemer worden bijgewerkt. 1 Overleg op 11 juni 2014 tussen bestuurders uit het hoger onderwijs, de ICT-sector, de overheid en studenten over ICT en duurzaamheid met als titel: ICT en Hoger Onderwijs: samen slimmer en duurzamer. Er zijn een aantal potentieel interessante thema s naar voren gekomen onder de noemer Smart Green Campus, die o.a. in het Meerjarenprogramma verder opgepakt worden. Zie voor nadere informatie het verslag van de bijeenkomst. 6

2.5. Overige Programma Randvoorwaarden Voor de binnen dit Programma aanwezige projecten en werkpakketten zijn geen aanvullende of beperkende voorwaarden verbonden uit andere direct toewijsbare subsidiestromen. Er zijn geen extra randvoorwaarden aan het programma verbonden. 2.6. Relatie met andere programma s, projecten In Project 2, verduurzaming dienstverlening, wordt door SURFsara actief samengewerkt met SURFnet en SURFmarket. Tevens zit er een potentiele link naar enkele andere programma s uit het meerjarenplan 2015-2018, zoals P1 (verbindende infrastructuren) en P2 (reken- en datainfrastructuren) en met een onderwerp als federatieve community clouds. De relatie met wat er binnen de instellingen gebeurt wordt o.a. gelegd via de SIG Groene ICT en Duurzaamheid, de klankbordgroep en het landelijk studentennetwerk voor duurzaamheid Morgen. Via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zijn er relaties met nationale ontwikkelingen en projecten en wordt bijvoorbeeld samengewerkt bij het organiseren van het jaarlijkse Symposium. Ook met Green IT Amsterdam zijn relaties op deelterreinen. Internationaal zijn er nauwe contacten met o.a. TERENA en de Geant projecten van de EU, Horizon 2020 en GreenTouch. 7

3. Programma Management 3.1. Organisatie In het programma wordt de volgende organisatiestructuur gehanteerd: Rolbeschrijvingen Senior Responsible Owner (SRO) Deze rol wordt ingevuld door de algemeen directeur van SURFsara, en fungeert naar SURF toe als opdrachtnemer van het programma; Eindverantwoordelijk voor het programma; Actief en zichtbaar boegbeeld van programma en veranderdoelstellingen; Verantwoordelijk voor het verbinden van belangen; SRO vertegenwoordigt het programma in het Directie Team; SRO delegeert dagelijkse verantwoordelijkheid voor het programma aan Programma Manager; Voorzitter van de programma board die de SRO ondersteunt bij de programma beheersing (met daarin de programma manager en Business Change managers (MT leden en/of belanghebbenden van andere werkmaatschappijen); Programma Manager Deze rol wordt ingevuld door een van de SURFsara MT leden; De programma manager is, op basis van het door de algemeen directeur SURFsara en subsidiegever vastgestelde programmaplan, (gedelegeerd) verantwoordelijk voor het programma (inclusief budget) en de realisatie van de capabilities; De programma manager geeft mede vorm aan het programma, zorgt voor de optimale aansluiting van de doelen binnen het programma bij die missie, visie en doelen van SURF(sara) en oefent invloed uit op de omgeving van het programma en reageert op de invloeden uit de omgeving; Programma manager is opdrachtnemer voor het programma en fungeert als (gedelegeerd) opdrachtgever en eindverantwoordelijke voor de projecten; De programma manager is verantwoordelijk voor: - het beoordelen van en instemmen met (alvorens ter besluitvorming aan de SRO): Ø het jaarlijks (meerjaren) programmaplan en eventuele substantiële wijzigingen daarvan; Ø door de projectmanager aangeleverde projectvoorstellen en wijzigingen die buiten de kaders/toleranties van het jaarlijkse programmaplan vallen, Ø de voorbereiding van de besluitvorming over go/no-go beslissingen die expliciet in het programma aan de SRO zijn voorbehouden; - Aanleveren van de Programma kwartaal en jaarrapportages (zowel inhoudelijk als financieel); - De programma manager spreekt met de projectmanagers de toleranties af wat betreft tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico s en benefits; Project Manager De projectmanager draagt zorg voor de opzet en uitvoering van projecten en de daaraan gekoppelde doelen en deliverables; De projectmanager maakt de jaarplannen voor het project (cq. update van controlling documents), schrijft de kwartaalrapportages en coördineert de projectactiviteiten; De project manager is verantwoordelijk voor de inzet van middelen (menskracht en andere middelen) die aan het project zijn toegekend; De project manager opereert binnen de met de programma manager afgesproken toleranties; 8

De project manager controleert actief de uitputting van de middelen die aan het project zijn toegekend (op basis van gegevens van FZ). Betrokken organisaties Zoals valt op te maken uit paragraaf 2.7 en de projectbeschrijvingen in hoofdstuk 4, is het programma Duurzaamheid een samenwerkingsprogramma waarbij met diverse in- en externe partijen relaties worden onderhouden en activiteiten worden uitgevoerd. Voor wat betreft de formele programmaorganisatie en financieringsstromen is SURFsara de programmapartner samen met SURFmarket en SURFnet. 3.2. Voortgangsrapportages Per kwartaal wordt er een voortgangsrapportage voor het programma opgesteld. Deze wordt uiterlijk 30 dagen na het einde van het kwartaal ingeleverd. Per jaar wordt er een jaarrapport opgesteld. Deze wordt uiterlijk 60 dagen na het einde van het jaar ingeleverd. De voortgangsrapportage is kort en zakelijk van opzet en evaluatief van karakter. Hiervoor wordt het door SURF verstrekte format gebruikt. De rapportage laat zien hoe de voortgang zich verhoudt tot het Controlling document. De indeling volgt die van het Controlling document. De volgende punten komen aan bod in de voortgangsrapportage: Management Samenvatting Programma (belangrijkste activiteiten, resultaten, conclusies) met een dashboard op Geld, Kwaliteit, Planning & Risico, een financiële verantwoording, Gepubliceerde Informatie en gevraagde besluiten; conclusie/evaluatie (bijvoorbeeld: hoe is de rapportageperiode verlopen, hoe ziet de programmamanager de komende periode tegemoet, zal het Project naar verwachting binnen planning en budget uitgevoerd kunnen worden, wat zijn de risico's en hoe wordt daarop ingespeeld); Deze samenvatting wordt per kwartaal aan het bestuur verstrekt; Management Samenvatting per Project (belangrijkste activiteiten, resultaten, conclusies) met een dashboard op Geld, Kwaliteit, Planning & Risico, een financiële verantwoording, Gepubliceerde Informatie en gevraagde besluiten; Deze samenvatting wordt op verzoek aan het bestuur verstrekt maar altijd aan het DT; Voortgangsverslag per werkpakket: inleiding met kort karakteristieken van het werkpakket (doelstelling, belangrijkste te behalen resultaten verslag afgelopen periode met korte terugblik op acties voorgaande rapportageperiodes, behaalde resultaten, verslag met betrekking tot kwaliteit, Risicomatrix risicoanalyse en informatietabel Voor kwartaal 4 is een verkorte variant van de rapportage; Uiterlijk op 5 februari 2015 wordt aangegeven of SURFsara voor het programma een verzoek indient om een eventuele onderbesteding in het kalenderjaar te mogen alloceren. Voor 1 maart dient het verzoek middels onderbouwing te zijn ingediend. Geoormerkte gelden blijven bij SURF tot de werkelijke besteding. Het jaarrapport is een zelfstandig leesbaar document, met een evaluatief karakter. Hierdoor kan een lezer, die geen van de andere stukken over het Programma heeft gelezen of heeft gezien, zich een goed beeld vormen van het gehele Programma. Uit de rapportage is eenvoudig af te leiden hoe de voortgang zich verhoudt tot het Controlling Document. De eindrapportage bevat, in ieder geval de volgende onderdelen: Samenvatting (wat waren het doel, de belangrijkste activiteiten en resultaten; zijn deze uitgevoerd resp. behaald; wat zijn de belangrijkste conclusies); Karakteristieken project (doelstelling, belangrijkste te behalen resultaten, projectperiode, begroting, subsidie); Per programmalijn/onderdeel: een inhoudelijk evaluatief verslag van de activiteiten en resultaten die zijn uitgevoerd respectievelijk bereikt, afgezet tegen de afspraken die zijn gemaakt in het Controlling Document; Al dan niet per programmalijn/onderdeel: evaluatie van de resultaten (duurzaamheid, daadwerkelijk gebruik, vindt inbedding bij SURFsara en/of de instellingen plaats); Continuering, vooruitblik voorbij de projecthorizon (bijvoorbeeld: wat wordt gedaan met de resultaten, vindt inbedding bij SURFsara en/of de instellingen plaats); 9

Afsluitende financiële verantwoording (kostenoverzicht) inclusief analyse; Evaluatie (zowel procesmatig als inhoudelijk) / lessons learned; Conclusies; Het jaarrapport wordt uiterlijk 60 dagen na het einde van het kalenderjaar ingeleverd. 3.3. Communicatie Plan Dit programma kent zowel een interne als externe communicatie. 3.3.1. Communicatie Programma Intern Binnen het programma zal minimaal over onderstaande onderwerpen worden gecommuniceerd. Tabel 3: Intern Communicatie Programma Wie Wat Communiceert met Frequentie Senior Responsible Rapportage over voortgang Owner programma Subsidieverstrekker Jaarlijks Programma manager Rapportage over voortgang Senior Responsible programma en onderliggende Owner projecten (geld/kwaliteit/risico) Kwartaal Programma manager Successen / highlights Medewerkers SURF* Kwartaal Project manager Rapportage over voortgang project Programma manager Maand FZ Rapporteert over budget (uitputting) Programmanager + project manager Maand 3.3.2. Communicatie Programma Extern Het programma zal extern communiceren over de mogelijkheden die het programma aanbiedt aan de doelgroep. Voor dit doel zullen de volgende communicatie kanalen richting de doelgroep van eindgebruikers worden ingezet. Tabel 4: Extern Communicatie Programma Kanaal Doel en meerwaarde Events (Symposium; Bijeenkomsten zijn bedoeld om direct kennis en informatie te kunnen SURFacademy uitwisselen met de doelgroep, feed-back te verkrijgen en ze te betrekken workshops & seminars) bij projecten. Deze kanalen zijn vooral bedoeld om te informeren over resultaten en Website + SURFspace ander nieuws. Mailings zijn bedoeld om meer doel(groep)gericht bijeenkomsten aan te Mailings kondigen of resultaten te verspreiden. Hierbij zal ook de SURF(net) nieuwsbrief worden benut deliverables. Deze worden benut om (bv tijdens Events bezoekers en) Social Media geïnteresseerden te informeren en hen te verwijzen naar informatie die online beschikbaar is 3.4. Risico Management en Escalatie 3.4.1. Risico s Management binnen het programma Risico s worden gemanaged zowel op programma als op project niveau. 10

3.4.2. Escalaties binnen het programma Voor dit programma worden drie managementniveaus onderkend: project-, programma- en corporate-niveau. Gedurende het project en programma kunnen risico s en issues in de vorm van wijzigingsverzoeken, afwijkingen of andere problemen/zorgen worden geïdentificeerd. Issues kunnen door eenieder, binnen of buiten het project of programma, worden gesignaleerd en gemeld bij de projectmanager, programma manager of senior responsible owner. In beginsel wordt hierbij het principe management by exception gehanteerd: zolang de issues of risico s binnen de vastgestelde toleranties blijven voor wat betreft prestatiedoelen en risicoprofiel, is er geen noodzaak tot escalatie en kunnen zij worden afgehandeld op het niveau met de adequate (gedelegeerde) bevoegdheid. Pas wanneer issues buiten de vooraf afgesproken toleranties vallen en daarmee de bevoegdheid van een managementniveau overschrijden worden issues door middel van een formele escalatie op een hoger verantwoordelijkheidsniveau getild. Een escalatie kan derhalve alleen geïnitieerd worden door personen met de bevoegdheid die het betreffende niveau wordt overschreden: de project manager, programma manager of senior responsible owner voor het project-, programma- of corporateniveau respectievelijk. Het project of programma bevindt zich dan in een uitzonderingsituatie (exception). Het is tussentijds altijd mogelijk op basis van geïdentificeerde risico s of issues advies in te winnen zonder dat dit tot een formele escalatie hoeft te leiden. In dit geval wordt gesproken van een verzoek tot advies. Escalatieniveau Initatitor Escaleert naar Project Project manager Programma manager Programma Programma manager Senior Reponsible Owner Corporate Senior Reponsible Owner Opdrachtgever 11

4. De Projecten en werkpakketten 4.1. Project 1: Duurzame Innovatie Het hoofddoel van project 1 is het bevorderen van de duurzaamheid in de HO-sector met behulp van ICT; i.h.b. verminderen van het energieverbruik en de CO2 footprint, zowel in de keten (aanschaf-, gebruiks- en afvoerfase) als in onderwijs onderzoek en bedrijfsvoering. Voor dit project zijn voor 2015-2018 onderstaande werkpakketten en deliverables vastgesteld. Project werkpakket WP1.1 Duurzame Innovatie Binnen dit werkpakket zijn een aantal activiteiten gepland: Vergroenen van ICT Over de periode 2015-2018 is het doel om het energieverbruik en de CO2-uitstoot van de ICT in het HO te verminderen en bij te dragen aan efficiency en kostenreductie; in het bijzonder via Smart Sharing van ICT en de e-infrastructuur; een duurzaam inkoop- en e-wastebeleid; en het stimuleren van ontwikkeling en gebruik van groene software. In 2015 ligt de nadruk op twee thema s: a) Smart Sharing: wat zijn de duurzaamheidsaspecten van het delen van datacentra en e- infrastructuur in het HO en welke lessen kunnen er geleerd worden van het Consolidatieprogramma van de Rijksdatacentra? b) E-Waste en duurzaam ICT-inkoopbeleid: SURF wil een beleid op dit terrein ontwikkelen en implementeren voor de werkmaatschappijen en deze kennis en ervaring overdragen aan de HO-community. Tevens zullen relevante marktpartijen op het terrein van e-waste worden geïdentificeerd en zal een Code of Conduct voor Leveranciers worden ontwikkeld. Daarnaast kan een klein deel van de middelen aangewend worden voor het matchen van deelname aan (EU-)programma s tbv duurzame innovatie van ICT. Vergroenen mèt ICT vergroten van de bijdrage van ICT aan het verduurzamen binnen de primaire processen (onderwijs en onderzoek) en bedrijfsvoering met een nadruk op Smart Learning, Smart Building en het ontwikkelen van Good Practices in het HO via een Innovatiefonds. In 2015 ligt de nadruk op twee thema s: a) Smart Learning: het identificeren van de duurzaamheidaspecten van e-learning/mooc s etc versus traditionele onderwijsvormen; b) Innovatiefonds: opzetten en uitvoeren van een tender om pilots en Good Practices te ontwikkelen op het terrein van vergroenen met ICT binnen de HO-community SURF Green ICT Maturity Model (SGIMM) In 2015 ligt de nadruk op het uitbouwen en implementeren van deze self-assessment tool voor de HO-sector. Er zal een versie 2.0 worden uitgebracht en de pilots bij enkele instellingen in 2014-2015 zullen worden geëvalueerd. Tevens zal een studie worden gedaan op welke wijze het SGIMM in de periode na 2015 gecontinueerd kan worden: zowel inhoudelijk als organisatorisch en financieel.

Deliverables per werkpakket en op hoofdlijnen 4.2. Project 2: Verduurzaming Dienstverlening Doelstelling: Het hoofddoel van project 2 is het vergroenen en verduurzamen van de e-infrastructuur en diensten van de SURF werkmaatschappijen t.b.v. de HO-sector. Wij willen daarbij bijdragen aan de Meerjarenafspraken Energie-efficiency (MJA3) die alle HO-instellingen met de overheid hebben gemaakt, met als belangrijkste elementen: tot 2020 elk jaar minimaal 2% energie-efficiënter te worden en volledig duurzaam in te kopen conform de criteria van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en om de SURF Environmental Policy te implementeren. Voor dit project zijn voor 2015-2018 zijn onderstaande werkpakket en deliverables vastgesteld. Project werkpakket WP2.1 Binnen dit werkpakket zijn de volgende activiteiten gepland: Verduurzaming Dienstverlening De SURF werkmaatschappijen (SURFnet, SURFmarket en SURFsara) zullen in 2015 een inventarisatie maken van de CO 2 -footprint en het energieverbruik van de kantooromgeving en de diensten over het jaar 2014. Op basis van de resultaten zal een Reductieplan worden opgesteld voor de periode 2016-2018. Gestreefd wordt naar een klimaatneutrale kantooromgeving per 2016 en het realiseren van de doelen van de Environmental Policy van SURF. Het streven is dat elke werkmaatschappij een GreenTeam opzet die wordt betrokken bij de identificatie en uitvoering van de activiteiten. Hiermee worden draagvlak en betrokkenheid van de medewerkers vergroot. In 2015 zal tevens geïdentificeerd worden welke dienst(en) in 2016-18 in aanmerking komen voor een extra impuls om te vergroenen en te verduurzamen. De stuurgroep GIDS zal hiertoe een traject ontwikkelen om veelbelovende projecten/diensten in kaart te brengen, projectvoorstellen te verkrijgen en te honoreren.

Deliverables per werkpakket en op hoofdlijnen Deliverables 2015 per werkpakket per kwartaal 4.3. Project 3: Kennisoverdracht en Community Ondersteuning Doelstelling van dit project is de versterking van de informatie- en kennisontwikkeling en -overdracht inzake de bijdrage die ICT kan leveren aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de HO-instellingen, alsmede de versterking van de betrokkenheid en het draagvlak voor dit thema in de HO-sector. Project werkpakket WP3.1 Binnen dit werkpakket zijn de volgende activiteiten gepland: de soms nog fragiele en gefragmenteerde kennis en expertise op het terrein van groene ICT en duurzaamheid uitwisselen, bundelen en verder versterken via onder meer het jaarlijks Symposium (in 2015 voor de vijfde keer), de website en het SURFacademy professionaliseringsprogramma. het ondersteunen van de Special Interest Group (SIG) Groene ICT en Duurzaamheid met 375 leden, bijvoorbeeld met bijeenkomsten, kennisdeling, hun activiteiten op het terrein van green skills of scouting met HO-instellingen ten behoeve van de innovatie-activiteiten en dienstverlening. De SIG versterkt het innovatieprogramma en functioneert als klankbord en vergroot het bereik en draagvlak voor het thema. Deliverables per werkpakket en op hoofdlijnen Deliverables 2015 per werkpakket per kwartaal

5. Brondocumenten Meerjarenplan SURF 2015-2018 Aanvraag SURF P10 Duurzaamheid Subsidievoorwaarden SURF