Bijlage 6: Concept Raamovereenkomst Dit document is op 18 mei 2016 ook separaat gepubliceerd op: www.tenderned.nl. LET OP: Dit document dient u uit te printen, per pagina te paraferen, de laatste pagina rechtsgeldig te ondertekenen en het geheel bij de offerte achter tabblad 4 te voegen. (Datum: MEI 2016) Concept Raamovereenkomst koop en levering ARIV-2014 contractnummer en verplichtingennummer / inkoopordernummer / middelenbestedingnummer De ondergetekenden: 1. De Stichting voor NHTV- internationale hogeschool Breda, waarvan de zetel is gevestigd te Breda, te dezen vertegenwoordigd door de EB OF CVB van [naam portefeuille], namens deze, [functienaam en naam ondertekenaar] hierna te noemen: Koper, en 2. [volledige naam en rechtsvorm contractant], (statutair) gevestigd te..., te dezen vertegenwoordigd door... (en...) [naam ondertekenaar] hierna te noemen: Leverancier, Paraaf Opdrachtnemer: 1
OVERWEGENDE DAT: 1. Koper met betrekking tot de Levering van meubilair en het verrichten van aanverwante dienstverlening gedurende een zekere tijd vaste afspraken met één Leverancier wil maken; 2. Koper daartoe een raamovereenkomst wil sluiten met een looptijd van 1 jaar met 3 maal een verlengingsoptie van 12 maanden per verlengingsoptie (hierna te noemen: de Raamovereenkomst), waarin de voorwaarden voor alle door Koper gedurende die looptijd te verstrekken opdrachten tot het leveren van meubilair en het verrichten van aanverwante dienstverlening zijn vastgelegd; 3. Een Europese aanbesteding voor de gunning van de deelname aan deze Raamovereenkomst heeft plaatsgevonden op basis van het Beschrijvend document onder toepassing van de Aanbestedingswet 2012; 4. Koper de aanbieding van Leverancier als de economisch meest voordelige inschrijving heeft beoordeeld; 5. In deze Raamovereenkomst de voorwaarden zijn vastgelegd die van toepassing zijn op alle opdrachten tot het leveren van meubilair en verzorgen van aanverwante dienstverlening die Koper voornemens is te gunnen gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst en die na een nader offertetraject tussen de Raamcontractant op basis van het gunningscriterium de beste Prijs- kwaliteitverhouding (ook wel: economisch meest voordelige inschrijving al dan niet aan Leverancier wordt gegund. KOMEN OVEREEN: In deze Raamovereenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in artikel 1 van de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014). In aanvulling daarop wordt onder de volgende begrippen in deze Raamovereenkomst verstaan: Beschrijvend document (ook wel Aanbestedingsdocument): het document van Opdrachtgever d.d. xx mei 2016 met referentie EA/Meubilair/NHTV/BS/2016 waarin de deelname aan de Raamovereenkomst met betrekking tot de uitvoering van Diensten gedurende een bepaalde periode, de te volgen aanbestedingsprocedure en de selectie- en gunningscriteria worden beschreven en toegelicht. Offerte : de door Leverancier uitgebrachte offerte d.d. [ datum ], kenmerk [ ] 1. Voorwerp van de Raamovereenkomst 1.1 Leverancier verkoopt en levert aan Koper op afroep, overeenkomstig door Koper geplaatste order(s), meubilair en bijhorende aanverwante dienstverlening zoals genoemd in Bijlage XXXX bij deze Raamovereenkomst, gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst, een en ander overeenkomstig de op basis van het Aanbestedingsdocument/ Beschrijvend document door Leverancier uitgebrachte Offerte, tenzij in deze Raamovereenkomst anders is bepaald. 1.2 De navolgende documenten vormen gezamenlijk de Raamovereenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: 1. dit document; 2. de ARIV-2014; 3. het Beschrijvend document; 4. de overige Bijlagen; 5. de door Leverancier aan Koper uitgebrachte Offerte van [ datum ], met kenmerk [ kenmerk ]. 1.3 In aanvulling op of in afwijking van het bepaalde in artikel 1.1 van deze Raamovereenkomst geldt het volgende:...afhankelijk VAN DE NOTA VAN INLICHTINGEN 2. Inwerkingtreding en duur van de Raamovereenkomst Paraaf Opdrachtnemer: 2
2.1 Deze Raamovereenkomst treedt in werking met ingang van de datum van ondertekening van deze Raamovereenkomst door beide Partijen. 2.2 Deze Raamovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van 1 jaar, derhalve ingaand op [ datum ondertekening Raamovereenkomst ] en eindigend op [ datum..] [, met een optie voor Koper om de Raamovereenkomst 3 keer te verlengen met een maximale duur van 12 maanden per verlenging. Indien Koper deze optie tot verlenging wenst uit te oefenen zal hij uiterlijk 3 maanden vóór afloop van de initiële termijn en/of de einddatum genoemd in eerste zin. Koper zal schriftelijk kennis geven dat de Raamovereenkomst met genoemde periode verlengd wordt. 2.3 De voorwaarden van deze Raamovereenkomst blijven van toepassing na beëindiging van deze Raamovereenkomst met betrekking tot reeds voor de beëindiging overeenkomstig artikel 3 van deze Raamovereenkomst geplaatste orders van Producten die na het eindigen van deze Raamovereenkomst nog aan Koper geleverd moeten worden. 2.4 Indien de volledige Leveringen en bijhorende Diensten niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn zijn verricht op een wijze die aan de Overeenkomst beantwoordt, is Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 0,25 % van de totale dan wel maximale prijs die met de Overeenkomst is gemoeid voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt tot een maximum van 10 % daarvan een en ander conform het gestelde in het programma van eisen. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De boete komt Opdrachtgever toe, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen: a.zijn vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het verrichten van de Diensten; b.zijn recht op schadevergoeding. De boete wordt verrekend met de door Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. 3. Levering 3.1 Gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst wordt het Product door Leverancier op afroep en eerste verzoek van Koper door middel van het plaatsen van een schriftelijke order overeenkomstig het Model Orderformulier (Bijlage A.) bij deze Raamovereenkomst) aan Koper worden verkocht en geleverd, tenzij anders is aangeven op het orderformulier. De overeenkomstig de voorgaande zin door Koper geplaatste orders worden door Leverancier door middel van ondertekening van deze Raamovereenkomst geacht te zijn aanvaard bij ontvangst van de betreffende order. 3.2 Het Product wordt door Leverancier binnen de per nadere opdracht gestelde datum van levering en gereed opleveren geleverd nadat Koper schriftelijk een order heeft geplaatst op het afleveradres geleverd welke op het Orderformulier vermeld staat. 3.3 Leverancier verkoopt en levert gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst jaarlijks minimaal de Producten uit het basisassortiment aan Koper, gelijk Koper exclusief deze producten uit het basisassortiment van Leverancier af zal nemen. 4. Prijs en overige financiële bepalingen 4.1 De overeengekomen prijzen voor de Producten staan opgenomen in Bijlage XX. De prijzen hebben betrekking op alle in het kader van deze Raamovereenkomst te leveren Producten en daarbij op verzoek aan te leveren eventuele materialen en documentatie, zoals gebruiksaanwijzingen e.d. Paraaf Opdrachtnemer: 3
4.2 De overeengekomen tarieven en prijzen kunnen éénmaal gedurende de looptijd van deze overeenkomst per 1 september 2017,worden aangepast, waarbij de maximale wijziging gebaseerd is op het CBS indexcijfer voor Producentenprijzen, afzet en verbruik, index 2005 +100.3101 Kantoor- en winkelmeubelen, eerst-gepubliceerde cijfers, met basisjaar 2005 (of bij wijziging van het basisjaar tijdens de contractduur het meest recente basisjaar). Voor het indexeren wordt uitgegaan van de jaar-op-jaarmethode waarbij de maand juni de peilmaand is. De maximale procentuele prijswijziging dient als volgt te worden berekend: 100% x (index 'juni huidig jaar' - index 'juni vorig jaar'): index 'juni vorig jaar'. De tarieven van reeds verstrekte nadere opdrachten binnen de overeenkomsten mogen niet worden geïndexeerd. Alleen na 1 september 2017 te verstrekken opdrachten kunnen daarmee met geïndexeerde prijzen opgedragen worden. Voorstellen tot prijswijzigingen door opdrachtnemer dienen middels nieuwe prijslijsten/bijlagen minimaal drie maanden voor toepassing schriftelijk bekend te worden gemaakt aan de contactpersonen voor deze aanbesteding. Opdrachtnemer dient het voorstel (inclusief nieuwe prijslijsten) op eigen logopapier gespecificeerd met een uitdraai van CBS-Statline in te dienen en in het voorstel een verwijzing te maken naar de betreffende overeenkomst met opdrachtgever. Opdrachtgever geeft uitsluitend schriftelijk aan of hij akkoord gaat met het door opdrachtnemer ingediende voorstel tot prijswijziging. Voorstellen voor het komende jaar die na 1 september van het huidige jaar door opdrachtnemer worden ingediend, zullen door opdrachtgever niet meer in behandeling worden genomen. 4.3 Betaling vindt plaats na plaatsing en gereed gemonteerde oplevering van Producten van een order als bedoeld in artikel 3 van deze Raamovereenkomst. 4.4 Leverancier zendt de factuur/facturen onder vermelding van bovengenoemd contractnummer en verplichtingennummer / inkoopordernummer / middelenbestedingnummer 1, aan het centrale aanleverpunt voor facturen xxxxxx. OF 4.4 In afwijking van hetgeen in artikel 10.2 van de ARIV-2014 is bepaald over elektronisch factureren, zendt Leverancier de factuur/facturen op papier aan Koper. Leverancier zendt de factuur/facturen onder vermelding van bovengenoemd contractnummer en verplichtingennummer / inkoopordernummer / middelenbestedingnummer aan: NHTV., Directie..., kamer....., Postbus.,. Breda. 5. Contactpersonen 5.1 Contactpersoon voor Koper is... Contactpersoon voor Leverancier is... 5.2 In afwijking van het bepaalde in artikel 6.2 van de ARIV-2014 binden de genoemde contactpersonen hun Partij niet. 6. Overige Voorwaarden 6.1 Op deze Raamovereenkomst zijn uitsluitend van toepassing de "Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014), voor zover daarvan in deze Raamovereenkomst niet wordt afgeweken. De toepasselijkheid van de (eventuele) algemene en bijzondere voorwaarden van Leverancier is uitgesloten. 1 Weghalen wat niet van toepassing is. Paraaf Opdrachtnemer: 4
6.2 Artikel 4.5 van de ARIV-2014 is niet van toepassing. 6.3 In afwijking en/of ter aanvulling op het bepaalde in de ARIV-2014 en/of ter aanvulling hierop geldt het volgende: 6.4. De ARIV-2014 is van toepassing op alle Nadere overeenkomsten me betrekking tot leveringen en op de totstandkoming van alle Overeenkomsten met betrekking tot leveringen met de NHTV als Opdrachtgever. Ten aanzien van de totstandkoming van Overeenkomsten en de invulling van Overeenkomsten die tot stand zijn gekomen op basis van een Europese aanbesteding gelden deze voorwaarden als aanvulling voor zover niet anders beschreven in een aankondiging, selectiedocument, bestek of notulen, althans documenten in het kader van een aanbesteding en afkomstig van Opdrachtgever. 6.5. Een door Opdrachtnemer uitgebrachte nadere offerte, prijsopgave of andere aanbieding geldt als een onherroepelijk aanbod. Tenzij door Opdrachtgever uitdrukkelijk anders aangegeven. 6.6 Opdrachtgever is uitsluitend gebonden aan een door haar gegeven Inkooporder, indien deze door een daartoe bevoegde medewerker van Opdrachtgever schriftelijk is gegeven en/of bevestigd. 6.7 Indien Opdrachtnemer een prestatie verricht of daartoe voorbereidingen treft alvorens een schriftelijke Inkooporder of inkooporderbevestiging van Opdrachtgever als bedoeld in artikel 3.1 te hebben ontvangen, doet hij dat voor eigen rekening en risico. 6.8 Bij Afroepopdrachten komt de Raamovereenkomst tot stand telkens op het moment dat de order voor een (deel)levering, binnen het kader van het Afroepopdracht, door Opdrachtgever wordt verzonden. 6.9 Indien bij de uitvoering van de Raamovereenkomst gebruik wordt gemaakt van door Opdrachtgever ter beschikking gestelde of door haar goedgekeurde tekeningen, modellen, specificaties, instructies, keuringsvoorschriften en dergelijke maken deze deel uit van de Raamovereenkomst. 6.10 In geval van verschillen tussen de Inkooporder en inkooporderbevestiging, zal de inhoud van de Inkooporder gelden als de inhoud van de Raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. 6.11 Het eigendom van zaken gaat over op Opdrachtgever op het moment van aflevering, mits goedgekeurd en beantwoordend aan de Raamovereenkomst. Opdrachtnemer garandeert dat de volledige en onbezwaarde eigendom van de zaken wordt geleverd. 6.12 Integriteit: Leverancier verklaart dat hij ter verkrijging van de order personeel, ondergeschikten of hulppersonen van Koper generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde dergelijke personen te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten. 7. Slotbepaling 7.1 Afwijkingen van deze Raamovereenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen. 7.2 Door ondertekening van deze Raamovereenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge en schriftelijke afspraken omtrent de overeenkomstig deze Raamovereenkomst geplaatste order(s) voor de Levering van het Product. Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Breda, [datum] [Plaats], [datum] De voorzitter van het College van Bestuur [naam portefeuille] [naam Opdrachtnemer] Paraaf Opdrachtnemer: 5
namens deze, [functienaam ondertekenaar] [naam ondertekenaar] [functie en naam ondertekenaar] [Bijlage(n): ] Paraaf Opdrachtnemer: 6
Bijlage A: Model orderformulier Orderformulier behorende bij artikel 3 Raamovereenkomst koop en levering ARIV-2014 [naam Leverancier] [adres] Onderwerp Order overeenkomstig artikel 3 Raamovereenkomst koop en levering ARIV-2014 datum [ ], contractnummer [ ] Geachte heer/mevrouw, Hierbij plaats ik overeenkomstig artikel 3 van de tussen [naam Koper] en [naam Leverancier] gesloten Raamovereenkomst d.d. [ ], contractnummer [.] een order voor de volgende Producten. Artikelnr Artikelnaam Aantal Prijs per stuk Korting excl. BTW [ ] [.] [.] [.] [.] Totaal excl. BTW [.] [.] [.] BTW % Totaal incl. BTW Specifieke opmerking(en) [.] De leverdatum van de Producten is [ ] en het afleveradres [..]. Leverancier zendt de factuur/facturen onder vermelding van bovengenoemd contractnummer en [verplichtingennummer / inkoopordernummer / middelenbestedingnummer], aanhet adres zoals vermeld in artikel 4.5 van de Raamovereenkomst. Het niet afleveren op het juiste afleveradres, het niet in acht nemen van de genoemde leverdatum c.q. het niet voldoen aan de facturatie voorschriften, zal tot gevolg hebben dat uw factuur niet betaalbaar zal worden gesteld. Overeenkomstig bovengenoemde Raamovereenkomst zijn in aanvulling op de bepalingen van de Raamovereenkomst op deze order de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014) van toepassing. Aan begrippen in dit orderformulier die met een beginhoofdletter aanvangen, komt dezelfde betekenis toe die aan deze begrippen in Artikel 1 van de ARIV-2014 en de Raamovereenkomst wordt gegeven. Indien u vragen heeft ten aanzien van deze order, dan kunt u contact opnemen met [.], bereikbaar op telefoonnummer [ ]. Hoogachtend, [Koper] Paraaf Opdrachtnemer: 7