Regie binnen het Sociale Domein voor aanbieders van zorg, het CJG, de gebiedsteams en het zorgloket in de gemeente Lochem Deze uitgangsnotitie is tot stand gekomen in overleg met managers CJG 4 kracht, Fysieke Overleg Tafel en beleidsmedewerkers afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling gemeente Lochem Aanleiding In de beleidsplannen WMO en Sociaal Domein hebben wij in Lochem het begrip regisseur gehanteerd en als volgt omschreven: De regisseur blijft vanaf het eerste moment van het gesprek betrokken bij het gezin, helpt bij het opstellen van het Plan en coördineert de zorg. Het onderscheid tussen beslisregie, casusregie, procesregie en behandelcoördinatie blijkt niet altijd even duidelijk. Semantiek is ondersteunend aan een goede samenwerking: helderheid over wie wat doet, welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden horen daarbij, hoe communiceer je met elkaar en welke betekenis geeft de ander aan de informatie Het maken van afspraken over definities en over rollen, verantwoordelijkheden en taken is een voorwaarde om de zorgvrager zowel inhoudelijk als procesmatig optimaal te begeleiden. De bedoeling is om te komen tot een intentiedocument waarin de gemeente en de aanbieders deze zaken vastleggen. Inleiding In deze notitie wordt het onderscheid omschreven tussen beslisregie, casusregie, procesregie en behandelcoördinatie. Onder regie verstaan we zowel coördinatie als de sturing binnen het primaire proces van een casus. Het begrip regie krijgt bestuurlijk een duidelijk plek met als gevolg dat de professional helder weet wat van hem of haar verwacht wordt. De verschillende vormen van regie De beslisregisseur benoemen we expliciet met als reden dat we uitgaan van de cliënt. Deze rol ligt uiteraard in principe bij de cliënt zelf. Alleen als de cliënt de regie niet kan nemen, dan neemt iemand anders op basis van een rechterlijke uitspraak de beslisregie over. De casusregisseur benoemen we om aan te duiden wie vanuit de hulpverlening de eerst verantwoordelijke is in een bepaalde casus. De casusregisseur is een professional of iemand uit het eigen netwerk. Een procesregisseur wordt benoemd bij complexe overstijgende problematiek en de noodzaak om overstijgend te sturen op het niveau van samenwerking tussen meerdere partijen. 1
Als we over casus-, en procesregie spreken dan hebben we het nadrukkelijk over een rol die wordt vervult. Er is onderscheid te maken tussen, mandaat, taak en rol. Kort gezegd: het mandaat ligt vast, de taak vloeit voort uit de functie en de rol komt tot stand op basis van afspraken. De behandelcoördinatie wordt toegevoegd om daarmee helder te maken dat de behandeling een onderdeel kan zijn binnen 1 casus en dat verbinding met andere professionals t.b.v. de zorgvrager noodzakelijk is. Wanneer er sprake is van een behandeling dan heeft één behandelaar de regie over de behandeling, de behandelregisseur/of behandelcoördinator. De term behandelcoördinator is een meer gebruikelijke term binnen de sector behandeling dan behandelregisseur. Deze behandelcoördinator kan tevens casusregisseur zijn maar dit hoeft niet. In de volgende paragrafen wordt het onderscheid tussen de verschillende vormen van regie verder uitgewerkt door het benoemen van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Toegevoegd worden de termen beleidsregie en bestuurlijk regie omdat deze vormen van regie mogelijk aan de orde zijn binnen het speelveld van de verschillende regievormen. Tot slot wordt beschreven hoe we de afspraken en bevoegdheden vastleggen. Taken, rollen en verantwoordelijkheden Beslisregie Beslist over de aanpak, wie betrokken wordt, de communicatie en welke hulp ingezet wordt. Vaak is dit de cliënt. De cliënt heeft het recht zelf een plan te maken (al dan niet samen met het netwerk). Indien een casusregisseur is betrokken kan deze hierbij ondersteunen en adviseren. Casusregie De eerst verantwoordelijke in een bepaalde casus. De casusregisseur is verantwoordelijk voor het realiseren van passende ondersteuning aan de cliënt en het verloop van het hulpverleningsproces van begin tot eind en is bevoegd om zelf procesinterventies in te zetten (bijv. een multidisciplinair overleg; MDO). De voorwaarden om de rol van casusregisseur te vervullen zijn aantoonbare ervaring in casusregie, werkend voor het hele gezin/systeem, en een integrale aanpak ten behoeve van het gezin of individu. 2
In geval van hulp en ondersteuning aan een individu of gezin is er altijd een casusregisseur, indien er meerdere hulpverleners vanuit meerdere hulpverlenende organisatie betrokken zijn. Indien er 1 hulpverlener betrokken is, is deze hulpverlener uiteraard het eerste en (enige) aanspreekpunt van het gezin of individu. Deze functionaris heeft dezelfde taken, rollen en verantwoordelijkheden als de casusregisseur, met uitzondering van het afstemmen onderling. Immers deze hulpverlener is als enige betrokken bij het gezin of individu. De casusregisseur moet steeds expliciet benoemd worden. Tijdens een verloop van een casus kan de functionaris die deze rol uitvoert, wisselen. Deze verandering wordt expliciet vermeld binnen de verslaglegging. De casusregisseur is verantwoordelijk voor het tot stand komen van een integraal plan van aanpak. De casusregisseur heeft de regie over de dagelijkse ondersteuning van een persoon of gezin. plus coördinatie en het volgen van het hulpverleningsproces voor het gehele cliëntsysteem en stemt af met alle betrokken professionals. De casusregisseur is verantwoordelijk voor het proces en niet voor de inhoudelijke begeleiding of behandeling in een individuele casus, door andere betrokkenen dan de casusregisseur zelf. De casusregisseur is de contactpersoon voor het cliënt(systeem) en is steeds degene die met de klant en indien nodig met de toegang ( van de gemeente) communiceert over het plan, de inzet van hulp, bijstellingen van het plan, de voortgang van de hulpverlening, het resultaat ervan. Ook indien er sprake is van een benoemde procesregisseur. Zie voor uitleg procesregisseur blz. 4. De casusregisseur kan de procesregisseur op consultbasis om raad vragen. Bevoegdheden van de casusregisseur liggen besloten in het professioneel handelen en het mandaat dat daarbij hoort. Bij casusregie behoort in ieder geval de bevoegdheid om het handelen van alle betrokken professionals op elkaar af te stemmen, met als doel één goed samenhangend traject aan zorg voor de cliënt of het cliëntsysteem te realiseren. De casusregisseur is ook verantwoordelijk voor het herkennen van - en adequaat reageren op externe zorgsignalen (bijvoorbeeld van politie, buren, scholen, woningcorporatie, energiebedrijven). De casusregisseur is degene die de taak heeft om indien noodzakelijk tijdig te escaleren, en bij en/of af te schalen. 3
Procesregie Indien de samenwerking in de keten vastloopt en stagneert kan de casusregisseur er toe overgaan procesregisseurs in te schakelen. De procesregisseur neemt de casusregie niet over, maar probeert de casus vlot te trekken door middel van (stevige) procesinterventies. Het inschakelen van een procesregisseur is in feite een interventie die ingezet kan worden vanuit de casusregie. Bij hulpverlening aan multi-probleemgezinnen is het mogelijk dat er een langdurige samenwerking tussen casusregisseur en procesregisseur plaatsvindt. Een procesregisseur wordt toegevoegd wanneer er sprake is van (dreigende) escalatie of stagnerende samenwerking en/of als de hulpverlening niet effectief is. Complexiteit van een casus kan reden zijn tot bij-schaling van deze functionaris. Een cliënt kan tevens zelf vragen om een procesregisseur. Naast de procesregie blijft er altijd sprake van casusregie. Binnen het kader jeugd is er ook sprake van een beschermingsmaatregel of strafmaatregel en is er een specifieke rol en bevoegdheden voor een eventuele gezinsvoogd/voogd of jeugdreclasseerder. De term beschermingsregie is op deze professional van toepassing. Dit speelt als er sprake is van een (V) OTS, een ( voorlopige) Ondertoezichtstelling een voogdijmaatregel of een reclasseringsmaatregel. Ook in deze situatie is sprake van een casusregisseur als er meerdere partijen bij de hulpverlening betrokken zijn. De gezinsvoogd/voogd/jeugdreclasseerder kan de procesregisseur zijn maar hiervoor kan ook een andere professional worden aangesteld. De procesregisseur heeft in principe geen rechtstreeks contact met het cliënt(systeem). De eventuele contacten vinden altijd plaats in samenwerking met de casusregisseur. Een mogelijke toekomstvisie dat er niet door professionals over cliënten wordt gesproken die zij niet kennen is een visie die nader uitgewerkt dient te worden. De procesregisseur wordt expliciet benoemd. Bij complexe problematiek kan dit een specifieke professional zijn die ervaring heeft op het betreffende terrein. De procesregisseur gaat in principe niet over de inhoud van de hulp, maar beoordeelt wel op met name de effectiviteit. Brengt partijen bijeen en faciliteert de samenwerking tussen professionals en meerdere organisaties en hakt indien nodig knopen door bij stagnatie. De procesregisseur treedt niet in de professionele verantwoordelijkheid van de betrokken hulpverleners maar draagt zorg voor een integrale aanpak. Hij/zij is bevoegd om in overleg met de casusregisseur betrokken partijen bijeen te roepen voor overleg en afstemming. De procesregisseur kan zelfstandig ingrijpen in een proces indien er signalen vanuit een netwerk van een casus hierom vragen. De procesregisseur overlegt met zowel de operationeel verantwoordelijke(n) professionals of leidinggevenden. De procesregisseur schaalt in overleg met de casusregisseur bij in geval van stagnatie naar het management ofwel indien nodig naar bestuur van de zorgorganisatie. De 4
beleidsmedewerker integrale veiligheid van de gemeente of een beleidsadviseur MO is de link met bestuur van de gemeente, wethouder(s) en burgemeester. De procesregisseur draagt ook zorg voor bij-schaling en weer afschaling. Hij/zij is niet meer betrokken als de situatie is gestabiliseerd. Behandelcoördinatie Door het toevoegen van een derde regiefunctie, de behandelcoördinatie, krijgt ook de inhoud een heldere rol en wordt deze altijd betrokken bij de afstemming. Afstemming binnen de inhoudelijke behandellijn gefinancierd via de ziektekostenverzekeringswet, is geborgd. De behandel-coördinator is eindverantwoordelijk voor de juistheid van het gehele Diagnose Behandel Code traject; het DBC-traject. De behandel-coördinator is onderdeel van het team van professionals die bij een burger ingezet kan worden. De taken/rol van de behandelcoördinator sluiten goed aan bij de registratie vereiste uit de professionalisering jeugdzorg, de nieuwe jeugdwet en vanuit de specialistische GGZ (volwassenzorg). Beleidsregie Wordt ingeschakeld door casusregisseurs of procesregisseur(s) als er sprake is van systematische en herhaaldelijke tekortkomingen in werkprocessen, beleid of kwaliteit van de uitvoering. Zij hebben geen rol in individuele casussen. Of als bepaalde casussen om andere redenen (zie bij bestuurlijke regie) bestuurlijke aandacht vragen. Deze rol wordt belegd bij de beleidsmedewerker integrale veiligheid en/of beleidsmedewerkers sociaal domein. Beleidsmatig analyseren wat er aan de hand is op basis van informatie uit de praktijk. Beleidsvoorstellen doen om knelpunten op te lossen. Met partijen om de tafel gaan (al dan niet samen met accountmanagers ) om knelpunten te bespreken en op te lossen. Bestuurlijke regie Deze rol is belegd bij de burgemeester en de wethouders binnen het werkgebied van het sociale domein. Partijen op een bestuurlijk of directieniveau bij elkaar roepen om tot een maatschappelijk aanvaardbare oplossing te komen. De wethouders sociaal domein en/of de burgemeester worden door de beleidsmedewerker integrale veiligheid of de verschillende beleidsmedewerkers (gezondheid, jeugdwet, participatiewet, WMO), van de gemeente geïnformeerd over vastgelopen casussen of zaken die op een andere wijze bestuurlijke aandacht vragen (vanwege mogelijke maatschappelijke onrust, veiligheid, bestuurlijke gevoeligheid, schrijnende situaties, media aandacht, etc). 5
Vastleggen van afspraken en bevoegdheden De bevoegdheid om te beslissen op de inzet van (door gemeente gefinancierde) hulp wordt in de toegang belegd. Dit is geregeld via het mandaatregister van de gemeente. Afspraken over definities inzake regievormen binnen het sociale domein worden vastgelegd in een intentiedocument. Tevens worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden benoemd. Het intentiedocument wordt als bijlage opgenomen in de raamovereenkomst. Daarmee gelden deze uitgangspunten over Regie binnen het Sociale Domein voor alle aanbieders. Casusregie De gemeente Lochem heeft als voorkeur om casusregie te kunnen beleggen bij alle mogelijke betrokkenen bij een casus, te weten de toegang, het gebiedsteam of een aanbieder van zorg. De keuze van een cliënt en/of inhoudelijke overwegingen zijn leidend met betrekking tot het beleggen van casusregie. Met als leidend principe, 1 gezin, 1 plan, 1 casusregisseur. Financiering WMO In Lochem hanteren we binnen de WMO de 70%-30% regeling. Minimaal 70% van de inzet in uren, zoals genoemd in de Dienstverleningsopdracht, dient direct aan de cliënt (face-to-face) geleverd te worden. Activiteiten ten behoeve van de voortgang van de begeleiding van een cliënt zoals o.a. rapporteren, collegiaal overleg vallen onder de maximaal 30% van de tijd die niet face-to-face gegeven hoeft te worden. De taken horend bij casusregie vallen daar eveneens onder. Indien een aanbieder besluit zelf geen casusregie aan te bieden, wordt deze regeling aangepast naar 85-15%. Financiering jeugd In overleg met aanbieders van jeugdzorg die casusregie willen aanbieden, worden afspraken gemaakt hoe deze dienst gefinancierd gaat worden. Procesregie Het beleggen van procesregie verdient nadere uitwerking en besluitvorming binnen de gemeente Lochem, met name de positionering van het gebiedsteam en CJG in relatie tot het Vangnet. Tevens zal de financiering van deze dienst nader uitgewerkt dienen te worden. 6