Medicijnbeheer en verstrekking Doel Het verantwoord (laten) beheren en verstrekken van medicijnen aan cliënten met als doel dat de juiste cliënt de juiste medicatie op het juiste tijdstip en de juiste wijze (toegediend) krijgt. Inhoud Uitgangspunt De bevoegdheid tot het toedienen van medicijnen is geregeld in overeenstemming met de wet BIG. Alle toe te dienen medicatie moet voorgeschreven zijn door een arts. Bevoegdheid tot het oraal en rectaal toedienen van medicijnen: Dit zijn de nietvoorbehouden handelingen. Deze kunnen door alle medewerkers (begeleiders en assistent begeleiders) worden uitgevoerd na (op basis van scholing of instructie) getoonde bekwaamheid. Hieronder vallen ook de toediening van neus-, oor- en oogdruppels en begeleiding bij inhalatiemedicatie. Bevoegdheid tot het toedienen van medicijnen per injectie, sonde of katheter: Dit zijn voorbehouden handelingen. Ze mogen worden uitgevoerd door medewerkers (begeleiders) in opdracht van een zelfstandig bevoegde (de arts), na (op basis van scholing) getoonde bekwaamheid. De medewerker, die medicijnen klaarmaakt voor toediening en/of medicijnen toedient is verantwoordelijk voor eigen handelen. Bij beheer van de medicijnen door de cliënt In principe beheert de cliënt zijn of haar eigen medicijnen, tenzij dit niet verantwoord is. De vaststelling of een cliënt verantwoord zijn of haar medicijnen kan beheren (en in welke mate), vindt plaats in een overleg tussen de cliënt of diens belangenbehartiger/wettelijk vertegenwoordiger en de persoonlijk begeleider. De concrete afspraken met de cliënt en/of diens (wettelijke) vertegenwoordiger over de uitvoering van het beheren en toedienen van medicatie worden vastgelegd in het zorgplan. De mate van beheer van medicatie kan in het zorgplan worden aangegeven met de volgende categorieën: (In de toekomst zullen deze categorieën in io aangeklikt kunnen worden.) Categorie 0: cliënt bestelt en beheert zelfstandig medicijnen Categorie 1: cliënt beheert zelf de medicatie en zorgt ervoor deze op tijd in te nemen. De organisatie bestelt de medicatie. Categorie 2: cliënt neemt medicatie zelf in. De organisatie bestelt, beheert en zet de medicatie per deelmoment op een afgesproken plaats neer. Categorie 3: de organisatie draagt zorg voor het medicatieproces en de begeleiding helpt bij inname Categorie 4: De organisatie draagt zorg voor medicatieproces en de begeleiding helpt bij inname; medicatie wordt bewaard in een gesloten kast Rol van de begeleider bij beheer van eigen medicatie door cliënt Als een cliënt zelf verantwoordelijk is voor het beheer van de medicatie, beperkt de rol van de begeleider zich tot het (met enige regelmaat) ter sprake te brengen van het onderwerp medicatie. De begeleider vraagt dan of er bij de cliënt vragen of problemen zijn met betrekking tot het beheer en innemen van medicatie. De begeleider schat op basis van eigen Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 1
observatie en ervaring met de cliënt in, hoe vaak en wanneer medicatie onderwerp van gesprek moet zijn. Bij een gedeelde verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld de begeleider zet de medicatie wel uit in een weekdosette; dan tekent de begeleider alleen voor die handeling, die de begeleider volgens de afspraken verricht. Als De Lichtenvoorde verantwoordelijk is voor medicijnbeheer. De teammanager is verantwoordelijk voor de organisatie van het medicatiebeleid op de diverse woonlocaties. De teammanager ziet erop toe dat het bewaren, uitzetten en toedienen van medicijnen aan de cliënt correct en veilig gebeurt. Procedures omtrent het medicatiebeheer worden per woonlocatie schriftelijk vastgelegd. Daarbij wordt ook vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het centrale medicijnbeheer op de woonlocatie alsook wie deze verantwoordelijke vervangt bij afwezigheid. Verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden m.b.t. het medicatiebeleid per woonlocatie, die minimaal afgesproken en beschreven moeten zijn, omvatten afspraken betreffende: Het bestellen van medicatie De aflevering en controle van bestelde medicatie Het uitzetten, klaarmaken voor toediening en het toedienen van medicijnen Medicijnverstrekking buiten de woonlocatie, denk aan medicatie mee naar dagactiviteiten of uitstapjes Evalueren van medicijngebruik van de cliënt Het beheer en de toegankelijkheid van de medicatievoorraad. Het locatiebeleid met betrekking tot het beheer en verstrekken van medicatie moet beschreven worden in het formulier locatieafspraken medicatiebeheer en verstrekking (voor formulier, zie DKS). Na het invullen van dit formulier tekent de teammanager voor akkoord. Jaarlijks worden op dit formulier de eventuele wijzigingen verwerkt. Het formulier bewaren op de locatie. Bij een verantwoord medicatiebeheer en - verstrekking zijn de volgende punten van belang: Ten aanzien van: Overdracht medicatiegegevens bij opname en verhuizing cliënt Ter voorbereiding op de opname van een cliënt, zal de zorgcoördinator navragen Of en in welke mate de cliënt het beheer van de medicatie overdraagt aan De Lichtenvoorde. Bij geheel of gedeeltelijk overdragen van het medicatiebeheer aan De Lichtenvoorde: Bij de intake maakt de zorgcoördinator afspraken over het, indien nodig, overschrijven naar nieuwe huisarts en apotheek. De zorgcoördinator geeft de gemaakte afspraken door aan de teammanager van de locatie waar de cliënt komt wonen. De zorgcoördinator vraagt aan de cliënt om op de dag van opname voor de eerste twee dagen voldoende medicatie en een actueel medicatieoverzicht (via apotheek van herkomst) mee te nemen. Bij opname op vrijdag, medicatie laten meenemen tot en met de maandag na het weekend. (Persoonlijk) begeleider neemt contact op met de ( nieuwe) apotheek en controleert de inschrijving van de cliënt, de medicatiegegevens en bestelt medicatie voor de cliënt. Indien nodig begeleidt persoonlijk begeleider de cliënt bij een kennismakingsbezoek bij nieuwe huisarts. Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 2
Als een cliënt verhuist binnen De Lichtenvoorde of naar extern: De persoonlijk begeleider draagt schriftelijk een actueel medicatieoverzicht (van de huidige apotheek) en eventueel aanvullende informatie over aan de nieuwe woonsituatie. De persoonlijk begeleider maakt afspraken met de cliënt of diens vertegenwoordiger en de nieuwe woonsituatie over wie het overschrijven naar een andere apotheek en/ of huisarts regelt. De (persoonlijk) begeleider zorgt ervoor dat de cliënt voldoende medicatie meeneemt voor de eerste dagen op de nieuwe woning en een actuele medicatietoedienlijst. Bij verhuizing op vrijdag, medicatie meegeven tot en met de maandag na het weekend. Bestellen medicatie In overleg met de apotheek worden afspraken gemaakt over de levering van medicatie in een vorm die passend is bij de cliënt. Bij voorkeur wordt medicatie geleverd in doseerverpakking (= Baxter ). Met de apotheek worden afspraken gemaakt over een veilige levering van medicatie: wanneer wordt medicatie geleverd en wie kan de medicatie in ontvangst nemen of ophalen bij de apotheek Na levering van medicatie wordt de bestelling gecontroleerd of alle bestelde medicatie aanwezig is voor de juiste cliënt, in de goede dosering en toedieningsvorm. Bij levering in zakjes (Baxter) wordt van de eerste dag van elke rol gecontroleerd of inhoud klopt met aftekenlijst. Bewaren van medicatie Medicatie wordt bewaard in een afsluitbare medicijnkast, die voldoet aan eisen van hygiëne, vochtigheid en temperatuur. Medicatie, die volgens voorschrift in de koelkast moet worden bewaard, bewaren in een afsluitbare (kunststof)doos met daarop de tekst medicijnen. De medicijnkast wordt ordelijk en overzichtelijk ingedeeld en ingeruimd De voorraad medicijnen blijft gelijk aan de behoefte en onnodige voorraadvorming wordt voorkomen. Geleverde medicatie moet worden gecontroleerd op juiste medicatie, juiste toedieningsvorm en aantal en er wordt getekend voor correcte ontvangst. Medicatie wordt bewaard in de originele verpakking. Minimaal twee keer per jaar wordt de voorraad medicijnen gecontroleerd op houdbaarheid en gebruik. Oude en overtollige medicatie wordt teruggebracht naar apotheek of ingeleverd bij het verzameldepot klein chemisch afval van de gemeente. Uitzetten van medicatie Medicatie wordt uitgezet in de originele verpakking (medicatie per tablet/capsule in blisterverpakking laten zitten tot delen). Dit is om tot op het moment van medicijnen delen de verschillende medicijnen te kunnen herkennen. Voor medicatie die niet afzonderlijk verpakt is of voor tabletten, die gehalveerd moeten worden, wordt een uitzondering gemaakt. Deze mogen zo worden uitgezet. Er moet een correct overzicht zijn van de actuele medicatie van de individuele cliënt. In dat medicatieoverzicht is de volgende informatie van alle voorgeschreven medicatie opgenomen: Naam en geboortedatum cliënt Naam medicijn Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 3
Sterkte medicijn Dosering medicijn Wijze van toedienen Tijdstip van toedienen Begin- ( en einddatum) van toedienen Aandachtspunten wijze van toedienen Overgevoeligheden of allergieën van cliënt Overzichten van de medicatiehistorie kunnen worden opgevraagd bij de apotheek of huisarts. Medicatie-toedienlijsten en lijsten controle bestelde medicatie moeten een jaar bewaard worden. Verstrekken van medicatie Verstrekte medicatie wordt afgetekend per tijdstip en per medicijn, gelijk na het verstrekken van de medicatie. Een medicatie-toedienlijst, waarop alle medicatie van de cliënt vermeldt staat, wordt in principe door de apotheek verstrekt. Alleen in uitzonderlijke gevallen, als de apotheek geen aftekenlijsten kan leveren of bij vrije verkoopmedicatie, de aftekenlijst gebruiken, zoals die is opgenomen in DKS aftekenlijst medicatie. In de medicatie-toedienlijst moeten ook de alternatieve, tijdelijke en zo nodig medicatie opgenomen zijn. Deze moeten na verstrekken ook worden afgetekend. De toedienlijst moet actueel zijn en wijzigingen worden dezelfde dag bijgewerkt in de toedienlijst, op de week/dagcassettes en in het zorgplan. Na wijzigen van medicatie kan de apotheek een nieuwe toedienlijst verstrekken. Wijzigingen in medicatie, die telefonisch met de arts zijn afgesproken zo spoedig mogelijk schriftelijk laten bevestigen, per fax of email. Er zijn zo min mogelijk medicatielijsten in omloop. Minder lijsten is minder risico op fouten, met name bij wijzigen van medicatie. Fouten of hiaten in de medicatieverstrekking, bijvoorbeeld door vergeten of niet innemen door cliënt, worden gemeld aan een arts en in overleg met de arts wordt bepaald hoe te handelen. Dit wordt vermeld in de rapportage. Er wordt tevens een MIC- formulier ingevuld. Observatie en Evaluatie medicatiegebruik Van de aanwezige medicijnen moet een begrijpelijke bijsluiter aanwezig zijn. Medicatiegebruik wordt jaarlijks geëvalueerd met de voorschrijvende (huis)arts. Daarbij wordt de voorgeschreven medicatie geëvalueerd op: duur en dosering medicatiegebruik, combinatie en interactie met overige medicatie, werking en bijwerkingen, therapietrouw en afspraken herhalingsrecepten. De persoonlijk begeleider maakt jaarlijks ( mogelijk ter voorbereiding op de zorgplanbespreking) een afspraak met de arts en levert de gegevens aan om een goede evaluatie mogelijk te maken, zoals geobserveerde werking en bijwerkingen van medicatie en de therapietrouw. Voor de jaarlijkse evaluatie wordt bij de huisarts of apotheek een actueel medicatieoverzicht opgevraagd. Met de apotheek wordt jaarlijks, door de taakhouder medicatie, een afspraak gemaakt om vragen rondom de toediening van medicatie en bijzonderheden daarbij te bespreken. Indien de apotheker daartoe bereid is, kan deze ook worden uitgenodigd in een teambespreking om toelichting te geven op werking en bijwerking van medicatie, de diverse toedieningsvormen en andere vragen. Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 4
Vrije verkoopmedicatie Medicijnen die in de vrije verkoop verkrijgbaar zijn mogen in zeer beperkte mate door medewerkers worden verstrekt aan cliënten. Zij mogen alleen worden verstrekt als er sprake is van eenvoudige, goed te duiden klachten bij de cliënt. De richtlijnen en protocollen BIG zijn hierbij ook van toepassing. Daarnaast dient men goed op de hoogte te zijn van de informatie uit de bijsluiter en moet bij aanhouden van de klachten na 3 dagen contact worden opgenomen met de (huis)arts. Deze zogenaamde vrije verkoopmedicatie moet worden gekocht in een apotheek. Daarbij wordt vermeld voor welke cliënt(en) en met welke reden deze medicatie wordt aangeschaft, zodat men in de apotheek kan controleren of deze medicatie samengaat met de overige medicatie van de cliënt(en). Ook deze vrije verkoop medicatie moet worden vermeld op het medicatieoverzicht/aftekenlijst en worden afgetekend bij verstrekken. Als er vaker sprake is van klachten, bijvoorbeeld menstruatiepijnen, is het aangeraden met de (huis)arts een zo nodig afspraak voor het verstrekken van deze medicatie te maken. Alternatieve medicatie (mogelijk op verzoek van verwanten) mag alleen verstrekt worden na overleg met huisarts en /of apotheek. Het gebruik van alternatieve medicatie en de afspraken daarover worden beschreven in het zorgplan. Het uitzetten van medicijnen door medewerkers Het uitzetten van medicijnen vormt een belangrijke voorbereiding op de medicijnverstrekking Dit wordt uitsluitend door de hiertoe bevoegde medewerkers uitgevoerd. De medewerker, die de medicatie uitzet in dag/weekcassettes, vergelijkt de informatie op de verpakking met de actuele medicatie toedienlijst op juistheid. Na uitzetten wordt dit door de medewerker afgetekend. Na het uitzetten van de medicatie, die niet in doseerverpakking zit (Baxter), wordt deze medicatie door een andere medewerker nogmaals gecontroleerd, waarna dit wordt afgetekend. Medicatie die niet van te voren kan worden uitgezet, denk bijvoorbeeld aan insuline, wordt, indien mogelijk, op het moment van toedienen ook door een tweede medewerker gecontroleerd. Bij onduidelijkheid op het medicatieoverzicht/toedienlijst of het etiket op de medicatieverpakking neemt de medewerker contact op met arts of apotheek. Medicatie wordt uitgezet in originele verpakking. De medicatie per tablet/capsule in blisterverpakking in de dag/ weekcassette doen. Alle medicatie buiten de dag/weekcassettes wordt duidelijk gelabeld: naam cliënt, dosering, tijdstip en datum, wijze van toedienen, periode van gebruik. Medicijnen worden nooit onbeheerd in een niet afgesloten ruimte achtergelaten, bijvoorbeeld wanneer een medewerker tijdens het uitzetten wordt weggeroepen. Het toedienen van medicatie Het toedienen van de medicijnen is uiteindelijk de belangrijkste stap in het medicatieproces. Alle regelingen en voorwaarden zijn erop gericht dat de cliënt de juiste medicijnen, in de juiste dosering, op het juiste tijdstip op de juiste wijze (toegediend) krijgt. Het toedienen van medicijnen wordt uitsluitend door de daartoe bevoegde medewerkers uitgevoerd Er wordt gebruik gemaakt van een actueel medicatieoverzicht van de cliënt Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 5
Er wordt gewerkt volgens de officiële instructies voor toedienen van de medicijnen. Dit betreft de instructies voor toedienen per injectie, sonde, of katheter, maar ook dranken, inhalatie, oraal of rectaal etc. De medewerker kent de cliënt of controleert dit bij anderen De medewerker is op de hoogte van wijze van toedienen, werking en mogelijke bijwerkingen van de toe te dienen medicatie. De medewerker die de medicatie verstrekt, controleert of de juiste cliënt, de juiste medicatie op de juiste wijze( toegediend) krijgt. Nadat de cliënt de medicatie heeft gekregen wordt dit voor elk medicijn afgetekend op de medicatie-toedienlijst. Medicatieverstrekking op de dagactiviteitencentra, scholen en georganiseerde (externe) vakanties Met het werk, het dagactiviteitencentrum, de school van een cliënt worden duidelijke afspraken gemaakt over het veilig aanleveren, bewaren en toedienen van de medicatie, die een cliënt tijdens zijn verblijf daar, nodig heeft. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de persoonlijk begeleider en vertegenwoordiger van school, werk of dagcentrum. Zie formulier afspraken medicatieverstrekking cliënten De Lichtenvoorde door externe organisaties op DKS. Tijdens het verblijf op school, dagactiviteiten centrum is die organisatie verantwoordelijk voor het op juiste wijze verstrekken van de medicatie aan de cliënt Het dagactiviteitencentrum, de school van een cliënt moet daarom over een volledig en actueel medicatieoverzicht beschikken met daarop de volledige informatie over de te geven medicatie en overige medicatie die de cliënt gebruikt. Dit geldt ook als een cliënt op vakantie gaat met een organisatie, anders dan de eigen woonlocatie (dan geldt het hier beschreven beleid) Medicatie, die wordt meegegeven aan de cliënt is voorzien van een bijsluiter en een etiket, waarop duidelijk vermeld staat: de naam, geboortedatum van de cliënt, naam medicijn, sterkte en dosering medicijn, tijdstip en wijze van toedienen en bijzonderheden bij het toedienen. Het moet duidelijk zijn wie vanuit de woonlocatie, verantwoordelijk, is voor het doorgeven van wijzingen in de medicatie van de cliënt aan het dagcentrum, werk, school (of vakantieorganisatie). Wijzigingen in medicatie worden schriftelijk doorgegeven en vastgelegd en er wordt een nieuw medicatieoverzicht aan de school of dagactiviteitencentrum verstrekt. Medicatieverstrekking op de logeerhuizen De medicatie wordt, bij de komst van de cliënt, persoonlijk door een medewerker (begeleider) in ontvangst genomen. Medicatie wordt ontvangen in de originele verpakking en voorzien van de volgende informatie: naam en geboortedatum van de cliënt, naam van het medicijn, sterkte en dosering medicijn, tijdstip en wijze van toedienen en bijzonderheden bij het toedienen. Medewerker en diegene, die de cliënt komt brengen, tekenen voor afgifte en ontvangst. Als de cliënt alleen komt, dan na aankomst van de cliënt de medicatie vragen, c.q. uit de bagage van de cliënt halen en controleren op aanwezigheid van voldoende en juiste medicatie. Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 6
Samenvatting taken in medicatiebeheer en verstrekking Wat Wie Wanneer/ hoevaak Locatiebeleid medicatie Team op initiatief Jaarlijks controleren en zo vaststellen taakhouder, teammanager nodig bijstellen Overdracht medicatiegegevens bij opname of verhuizing van cliënt Vaststellen mate van beheer medicatie voor cliënt en afspraken vastleggen in zorgplan Afspraken maken met apotheek over bestellen en leveren medicatie Afspraak maken met apotheek om medicatie te evalueren/ vragen te beantwoorden Afspraak maken met huisarts om medicatiegebruik cliënten te evalueren Formulier invullen i.v.m. vastleggen afspraken over medicatieverstrekking op school, dagcentrum etc. tekent voor akkoord Zorgcoördinator, Teammanager, Taakhouder Taakhouder Bij opname of verhuizing van cliënt Bij opname van cliënt en bij wijzigingen Bij klant worden bij andere apotheek en indien nodig bij wijzigingen in afspraken Jaarlijks Jaarlijks, bij voorbereiding zorgplanbespreking Eenmalig bij invoeren van dit formulier, daarna bij wijzigingen opnieuw formulier invullen Bijlage In het Documenten Kwaliteits Systeem van De Lichtenvoorde is te vinden het protocol medicijnverstrekking, aftekenlijst medicatie en formulier locatieafspraken, formulier medicatieverstrekking cliënten De Lichtenvoorde door externe organisaties, medicatiebeheer en verstrekking (en protocollen medicatie toedienen via injectie, sonde of katheter, toedienen van oog,-oor-, neusdruppels, medicatie per rectiole, zetpil ) Auteur Anke Nieuwland, verpleegkundig adviseur Bron: Handreiking Medicatiebeleid gehandicaptenzorg, VGN, 2006 Medicijnbeheer en verstrekking/de Lichtenvoorde/herziene versie januari 2010 7