Concept Inwerkprogramma oud naar nieuw college April/mei 2015 Tijdstip 1 22 april (voorbereidingen ambtelijke organisatie) 1-8 april 8-22 april Voorbereiding collegeretraite - Voorgesprekken met DMT-leden en Hanneke (gepland) - Voorgesprekken SD en DG separaat en Hanneke (gepland) - Voorgesprekken SD, DG, best adv. en Hanneke over programma (gepland) Ondersteuning hoogheemraden Bepaling welke bestuursassistent, agendabeheerder, accountmanager, communicatieadviseur welke hoogheemraad zal ondersteunen NB: Kan pas definitief zodra namen bekend worden. Klaarmaken P-pakketten (wordt op 10 april 2015 verstrekt) Standaardbrief is voorbereid. Aandachtpunten: - Bezoldiging (zie volgende) - Kopie ID-bewijs (check wat hebben we al irt kandidatenlijsten / cie GB) Mogelijke wijziging bezoldigingsbesluit HH Op 25 september 2014 heeft de VV besloten om met terugwerkende kracht per 1 juli 2014 het plafond van de bezoldiging van de dagelijks bestuursleden vast te stellen op 300%, wat betekent dat de vergoeding per lid van het dagelijks bestuur wordt verhoogd van 50% naar 60%. Wanneer hierin wijzigingen komen (i.v.m. bijv. DB-lidmaatschap UvW), dan dient de VV een nieuw besluit te nemen, ook als dit uit de coalitieonderhandelingen voortvloeit. Bellen beoogde hoogheemraden - Check beschikbare Delflanddagen ivm voorbereiden agenda s; - Afspraak voor 22 april 2015 met Hanneke Mohring - Afspraak rechtspositie en andere zaken op 14 april 2015. Nog inplannen. Aanpassen systemen - Aanpassen BIS op nieuwe collegeleden - Aanpassen presentielijsten D&H Regelen werkplek/automatisering - Aanvragen account Delfland en maibox e.d. - Bestellen smartphones - Bestellen visitekaartjes NB: toegangspasje en ipad al uitgereikt. Inplannen (bestuurlijke) overleggen hoogheemraden (HH) / inwerkgesprekken ed - Voor zover bekend inplannen van de bestuurlijke overleggen - Inwerkgesprekken obv portefeuille inplannen - Checken huidige agenda s HH welke afspraken moeten worden overgezet? - Inplannen van de PFO s per 2 weken per portefeuillehouder 1
Maandag 13 april 2015 Voor 9.00 uur Inleveren CV s De kandidaat HH leveren CV bij de griffier in, dit ter voorbereiding van de integriteitstoets door cie Geloofsbrieven. Dinsdag 14 april 2015 15.00-19.00 uur Vogelkamer Collegekamer Commissie Geloofsbrieven De kandidaat HH hebben individueel een gesprek met de commissie Geloofsbrieven. Schema wordt 13/4 door griffier toegestuurd. Aansluitend of voorafgaand gesprek met de beoogd hoogheemraden over de rechtspositie en andere zaken. NB: P&O en Teamleider Bestuur aanwezig Woensdag 15 april 2015 Geen tijdstip Brief burgemeesters HH In de brief worden de burgemeester gevraagd om nadere inlichtingen over de kandidaat HH. Griffier bereidt brief voor. Voorbereiding D&H-vergadering 23 april en 4 mei 2015 Op 23 april 2015 vindt constituerende collegevergadering plaats en 4 mei 2015 de eerste inhoudelijke vergadering. 19.30 uur Agendacommissie / voorzittersconvent Opzet VV-vergadering 23 april 2015 bespreken. Maandag 13-17 april 2015 Hele week Voorbereiden presentatie coalitieakkoord De tekst van het coalitieakkoord wordt netjes afgewerkt ten behoeve van presentatie in de week van 20 april 2015. Maandag 20 april 2015 17.00 uur Suggestie presentatie coalitieakkoord Dinsdag 21 april 2015 17.00-18.00 uur Kamer Dijkgraaf Te vormen college Voorbespreken agenda D&H 23 april 2015. Mogelijke onderwerpen hiervoor zijn: 1. Opening 2. Portefeuilleverdeling 3. Verdeling diverse gremia over collegeleden 4. Onderlinge vervanging 5. Aanwijzen volgorde loco dijkgraaf 6. Benoeming voorzitters en plv. voorzitters commissies 7. Reglement van Orde NB: Voor de ondersteuning is de bestuursadviseur aanwezig 2
Dinsdag 21 april 2015 (vervolg) 18.00-19.30 uur Collegekamer 19.30 uur Vijverzaal Ontmoeting huidig college en kandidaat HH (Collegekamer) Er wordt een simpele maar feestelijke maaltijd voor de huidige collegeleden en de kandidaat hoogheemraden georganiseerd, waarin een eerste informele overdracht zal plaatsvinden. NB: check of alle collegeleden en kandidaat HH kunnen Informatieve VV (onder voorbehoud) Programma moet nog gevuld worden. Uitvraag onderwerpen door griffier aan VV-leden verstuurd Woensdag 22 april 2015 11.30 19.00 uur NB kamers reserveren Gesprekken met de hoogheemraden ter voorbereiding op de collegeretraite met Hanneke Möhring Duur van de gesprekken 1 uur (Bij plannen 5 kwartier rekenen) Start vanaf 12.00 uur. Donderdag 23 april 2015 09.00-11.30 uur VV-zaal / Albrechthal VV-vergadering: benoeming hoogheemraden Inclusief lunch Opzet vergadering Toelating VV-lid Schouffoer Behandeling jaarrekening 2014, keersluis Maassluis en Aquon Benoeming plaatsvervangende leden Benoeming collegeleden NB: Hensbeker en Hensboek aanwezig 11.30-12.30 uur Reserveren collegekamer Interne organisatie Eerste constituerende collegevergadering (onderwerpen onder voorbehoud) Bevestiging van de afspraken van 21 april 2015 NB - Regelen fotograaf voor collegefoto Vervolgacties - Digitale handtekening - Communicatie richting derden wie doet dit - Aanpassen website 3
Donderdag 23 april 2015 (vervolg) 13.00-15.00 uur Diverse kamers Locaties reserveren! Overdracht van oude naar portefeuillehouder (1:1 gesprekken) NB: Check beschikbaarheid collegeleden, andere afspraken 1. Ingrid ter Woorst 2. Arie van den Berg: 3. Aad Wiegman 4. Han van Olphen NB: - Verdere ambtelijke ondersteuning? TL of PM? - Overdracht inhoudelijke vergadervoorstellen D&H 4/5. Bundel bekend! Aandachtspunten Afspraken tussen coalitiepartijen zullen mogelijk wijzigen in de samenstelling van portefeuilles aanbrengen. Indien dat nodig blijkt te zijn, zullen nog aparte gesprekken tussen de oude en de nieuwe portefeuillehouders worden ingepland. 13.00-14.30 ur Bestuurlijk overleg Blankenburgtunnel (Rotterdam) Adri Bom gaat hiernaar toe in gezelschap van de nieuwe portefeuillehouder Blankenburgtunnel 15.00-16.00 uur Kennismaken met team Bestuur Dit wordt komende week verder vorm gegeven. 16.00-17.00 uur Werkplek/Automatisering - Account Delfland (incl. maibox e.d.) - Uitreiken smartphone - Uitreiken visitekaartjes (check aanwezig?) Dinsdag 28, woensdag 29 en donderdag 30 april 2015 (NB 27 april 2015 Koningsdag) 3 volledige dagen Collegeretraite Programma wordt nader uitgewerkt. Maandag 4 mei 2015 09.30-13.00 uur 13.30 15.30 uur D&H-vergadering 4 mei 2015 NB: Hensbeker PFO s van 2 collegeleden 4
4 8 mei 2015 Intern (NB: 5 mei 2015 Bevrijdingsdag) Aanmelden hoogheemraden voor digitale nieuwsbrieven e.d. - Unie van Waterschappen Overdracht in het veld Nieuwe hoogheemraad, accountmanager, bestuursassistent, communicatieadviseur en de programmamanager een ronde door het gebied maken en diverse actuele projecten bezoeken op het gebied van de portefeuille. Eventueel in gezelschap van de oude hoogheemraad. Nadere kennismaking directe ondersteuners met hoogheemraad Verdieping inventarisatie wensen / behoeften van de hoogheemraad van de accountmanager, bestuursassistent en communicatieadviseur NB: - De portefeuilles en de logistiek is daarbij aandachtspunt (overlap van portefeuilles, capaciteit, verdeling, e.d.) Nader in te vullen zodra meer bekend is. - Programma Gezuiverd Afvalwater heeft geen programma. Wie doet dit? Verdieping van onderwerpen per portefeuille Per hoogheemraad sessies organiseren met de doel- of resultaatverantwoordelijke en stellers over actuele onderwerpen. - Welke onderwerpen check RV / DV - BA hierin een rol geven welke? - Gedeeltelijk via PFO HH Extra PFO+? De eerste volgende PFO+ vindt pas begin juni 2015 plaats. Behoefte om in een eerder stadium gezamenlijk een aantal onderwerpen door te lopen? Check wanneer in te plannen! 11-15 mei 2015 Intern Dinsdag 12 mei 2015 09.30-13.00 uur DH vergadering Voorstel: vergadering organiseren in Vlaardingen en aansluitend een rondgang van de collegeleden over de Grootte Lucht? Verdieping van onderwerpen per portefeuille Per hoogheemraad sessies organiseren met de doel- of resultaatverantwoordelijke en stellers over actuele onderwerpen. - Welke onderwerpen check RV / DV - BA hierin een rol geven welke? - Gedeeltelijk via PFO HH Extra PFO+? De eerste volgende PFO+ vindt pas eind mei 2015 plaats. Behoefte om in een eerder stadium gezamenlijk een aantal onderwerpen door te lopen? 5
18-22 mei 2015 Intern Maandag 18 mei 2015 Dinsdag 19 mei 2015 Voorbereiding HH op eerste commissievergaderingen Delfland Aanwezig commissiesecretaris, doel- en resultaatverantwoordelijken en stellers Commissievergaderingen Delfland Wanneer extern Kennismakingen - Kennismaken met B&W gemeenten / waterwethouders - Colleges van de buurtwaterschappen - Gedeputeerde Water - Onderwerpen die ergens aan de orde moeten komen - Calamiteitenorganisatie en rol - Kennismaken met de OR NB: - Check benodigdheden voor communicatie - Mediatraining 6