Uitvoering vrijwilligerstaken Reeuwijk, 31 mei 2011 In dit rapport is de uitvoering van vrijwilligerstaken beschreven geldend voor het seizoen 2011/12. Na het moeilijke proefjaar 2010, waarin met vallen en opstaan het door de Algemene Ledenvergadering (ALV) goedgekeurde vrijwilligersbeleid werd ingevoerd, is het tijdstip nu aangebroken om de opgedane ervaringen vast te leggen in een herzien uitvoeringsplan, uiteraard binnen de kaders van de eerder door de ALV vastgestelde beleidslijnen. Daartoe heeft het bestuur op initiatief van de ingestelde Vrijwilligerscommissie in de vergadering van 2 mei 2011 de voorgestelde herziening goedgekeurd. Veel dank is verschuldigd aan de leden van de Vrijwilligerscommissie, die met niet aflatende ijver erg hard hebben gewerkt aan de totstandkoming van dit beleid. In het hiernavolgende is de voor het seizoen 2011/12 vastgestelde uitvoeringsplan beschreven. Alle leden worden vriendelijk, maar toch ook erg dringend verzocht hiervan goede nota te nemen! Inleiding CVC Reeuwijk wil een vereniging zijn met een goede sfeer en een groot gevoel van saamhorigheid, waar leden, supporters en betrokkenen graag vertoeven. Op voetbalgebied wordt gestreefd naar prestatief voetbal met behoud van spelplezier, waarbij een bloeiende jeugdafdeling als brede basis dient. Door het voeren van een gedegen, transparant en actief beleid is CVC Reeuwijk een organisatorisch en financieel gezonde vereniging met een prominente rol in Reeuwijk en met een positieve regionale uitstraling. Door de (1) groei, welke wij als vereniging nog steeds doormaken, (2) het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben en (3) het niet willen aanstellen van betaalde krachten, zijn wij binnen onze vereniging genoodzaakt tot aanscherping van het vrijwilligersbeleid. Middels een herzien verenigingbeleid op dit punt zijn we, in navolging van vele verenigingen, gekomen tot een taakplicht voor ieder aangesloten lid vanaf 16 jaar en voor ouders/verzorgers van jeugdleden jonger dan 16. Uiteraard blijft elk lid of betrokkene bij onze vereniging vrij om zoveel taken als hij/zij denkt aan te kunnen in te vullen. Het bestuur van CVC heeft een nota Vrijwilligersbeleid CVC Reeuwijk opgesteld. Dit document geeft inzicht wat er allemaal binnen CVC aan functies en activiteiten zijn. Van bijna alle functies is een functiebeschrijving gemaakt, zodat inzichtelijk wordt wat de functie inhoudt. De functies variëren van beleid tot uitvoering, van bestuur tot leider en barmedewerker. In tijd variëren de taken van enkele uren per maand tot een aantal uren per week. Het vrijwilligersbeleid binnen CVC Reeuwijk is gericht op het gestructureerd en gericht werven en behouden van vrijwilligers en het inzetten van vrijwilligers op een voor hen geschikte en motiverende plek binnen de vereniging. Dit moet leiden tot het uitvoeren van zoveel mogelijk verenigingstaken door vrijwilligers. Daarbij draagt dit bij aan het verhogen van een goede sfeer en een groot gevoel van saamhorigheid. Vrijwilligerscommissie en Vrijwilligerscoördinator De Vrijwilligerscommissie (VC) bestaat uit 3 tot 4 personen en is op een zeer breed vlak actief. De VC neemt het initiatief om alle werkzaamheden in het kader van het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging te coördineren, in te plannen en op elkaar af te stemmen. De VC is, namens het bestuur, het aanspreekpunt binnen de vereniging als het gaat om de globale uitvoering van het vrijwilligersbeleid. 1
In het seizoen 2011/12 zijn de volgende leden actief in de VC: Diana Bruin Jorinda de Geus Ankie Mulder Björn Schouten Als contactpersoon van het bestuur is Chris Schrier de aangewezen persoon voor deze commissie. In de vereniging functioneert vanaf heden Ankie Mulder als Vrijwilligerscoördinator (VWC). Zij is primair in het seizoen 2011/12 belast met de inzet en controle op naleving van de barbezetting en is dus als zodanig het directe aanspreekpunt binnen de vereniging als het gaat om de inroostering van de barbezetting en de controle op de naleving daarvan. Uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid 1. CVC Reeuwijk vervult een sociale en maatschappelijke functie. 2. Leden dragen daarin zelf aan bij en hebben daar zelf ook baat bij. 3. CVC Reeuwijk doet daarom een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. 4. Het moet daarbij plezierig zijn om bij CVC Reeuwijk een functie uit te voeren. 5. Omdat mensen makkelijker gevraagd kunnen worden voor een functie als het takenpakket beschreven is, is daartoe iedere functie binnen CVC Reeuwijk beschreven. 6. Omdat er anderzijds een schrijnend tekort aan vrijwilligers is, bestaat voor het uitvoeren van een verenigingstaak een taakplicht voor ouders/verzorgers van jeugdleden en seniorleden. Op het niet nakomen daarvan wordt een sanctie toegepast. 7. Van een vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende regels bij CVC Reeuwijk, van vrijblijvendheid mag geen sprake zijn. 8. CVC Reeuwijk stimuleert vrijwilligers (voornamelijk gratis) cursussen te volgen, bijvoorbeeld trainer- en scheidsrechteropleidingen. 9. Behoudens enkele uitzonderingen wordt door CVC Reeuwijk geen geldelijke vergoeding gegeven voor het verrichten van vrijwilligerswerk, evenwel zet CVC Reeuwijk zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen. 10. Door de aanstelling van een vrijwilligerscoördinator wordt de inzet van vrijwilligers gecoördineerd en op naleving gecontroleerd, met name of een ieder zijn steentje bijdraagt op de voor hem/haar aangewezen tijdstippen. Spelregels voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid CVC Reeuwijk Om te komen tot een adequate uitvoering van het vrijwilligersbeleid is het zaak een aantal spelregels op te stellen over de wijze waarop de uitvoering van het vrijwilligersbeleid wordt vorm gegeven. Deze spelregels vormen daarmee het uitgangspunt voor de invulling van het vrijwilligersbeleid en zullen elk seizoen worden getoetst op praktische haalbaarheid en indien nodig worden aangepast. Met name deze spelregels zijn dus van grote informatieve waarde voor de personen die een taakplicht gaan uitvoeren. Om te komen tot een goed functionerend vrijwilligersbeleid is het noodzakelijk toezicht en controle te houden op de invulling van het vrijwilligersbeleid. Het bestuur van voetbalvereniging CVC Reeuwijk heeft daarom een Vrijwilligerscommissie in het leven geroepen die naast toezicht en controle tot taak heeft het vrijwilligersbeleid verder vorm te geven. Dit beleid is er op gericht vrijwilligers te werven, met raad en daad bij te staan en voor langere tijd te behouden. 2
Het bestuur heeft voor het seizoen 2011/12 de volgende spelregels/uitgangspunten van toepassing verklaard: 1. Binnen onze vereniging onderscheiden we twee categorieën vrijwilligers: De echte vrijwilliger die zich vrijwillig heeft opgegeven (gevraagd dan wel ongevraagd) om één of meerdere taken te vervullen. Deze persoon is persoonlijk of als ouder/verzorger vrijgesteld van een taakplicht; De vrijwilliger die op basis van de spelregels uit het vrijwilligersbeleid verplicht is een taak uit voeren. Deze vrijwilliger noemen we verder in deze paragraaf een taakplichtige. 2. Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleid is dat ieder lid dan wel de ouder(s)/verzorger(s) van onze jeugdleden (A t/m Championsleague) tenminste één vrijwilligerstaak of taakplicht vervult. Jeugdleden van 16 jaar en ouder kunnen in plaats van hun ouders(s)/verzorger(s) een vrijwilligerstaak of taakplicht vervullen m.u.v. een kantinedienst waarbij alcohol wordt geschonken. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar. 3. De inhoud van de vrijwilligerstaken en taakplicht staan beschreven in een nog tot stand te komen bijlage bij het vrijwilligersbeleid. Deze bijlage zal na gereedkoming worden gepubliceerd op onze website (www.cvcreeuwijk.nl) en kan alsdan tevens worden opgevraagd bij de secretaris. De tijdsbelasting gedurende het seizoen varieert. Een aantal taken/diensten dient meerdere keren per seizoen te worden uitgevoerd. Bij het opstellen van de ledenkaart is getracht een zo eerlijk mogelijke weging van taken/diensten te maken. Sommige taken/diensten lenen zich er echter niet voor om gedeeld uit te voeren. Hierdoor kan het voorkomen dat de ene taak een groter tijdsbeslag op de vrijwilliger/taakplichtige legt dan de andere; 4. Elk nieuw lid zal bij inschrijving worden gewezen op de verplichtingen voortkomend uit het vrijwilligersbeleid en zal de ledenkaart ingevuld moeten retourneren alvorens voor voetbalvereniging CVC Reeuwijk kan worden uitgekomen; 5. Op de ledenkaart kunnen persoonlijke voorkeuren worden aangegeven echter kan er niet met elke voorkeur rekening worden gehouden; 6. Wanneer de ledenkaart voor het opgeven van de persoonlijke voorkeuren voor een vrijwilligerstaak of taakplicht niet tijdig wordt geretourneerd wordt de spelerspas van het betrokken lid niet vrijgegeven. Dit betekent dat het lid niet voor de club mag uitkomen. Voor E, F pupillen en Championsleague geldt in principe hetzelfde met als uitzondering dat voor hen door de KNVB geen spelerspas wordt uitgegeven; 7. Ouder(s)/verzorger(s) met meer dan één kind actief bij onze vereniging zullen slechts voor één taakplicht worden ingeroosterd; 8. De gekozen taakplicht alsmede de vrije keus voor het betalen van een extra contributiebedrag ad 100,00 per jaar bedoeld als afkoop van de taakplicht wordt aangegaan onder stilzwijgende verlenging voor elk volgend seizoen, mits voor eind juni voorafgaande aan het nieuwe seizoen op eigen initiatief van betrokken taakplichtige een schriftelijke aanvraag voor wijziging van de ledenkaart door de ledenadministratie wordt ontvangen; 9. Het zijn van sponsor is geen reden tot het niet uitvoeren van een vrijwilligerstaak, cq. taakplicht. Ieder CVC lid (vanaf 16 jaar) en ouders/verzorgers van jeugdleden (tot 16 jaar) is verplicht tot het vervullen van een vrijwilligerstaak/taakplicht; 10. Het zijn van spelend/trainend zaalvoetbal lid is geen reden tot het niet uitvoeren van een vrijwilligerstaak, cq. taakplicht. Ieder CVC lid (vanaf 16 jaar) en ouders/verzorgers van jeugdleden (tot 16 jaar) is verplicht tot het vervullen van een vrijwilligerstaak/taakplicht; 11. Niet-spelende leden wordt geen taakplicht opgelegd. 12. De roosters voor het vervullen van de vrijwilligerstaak, cq. taakplicht voor de Velddienst, de Scheidsrechters-aanstelling alsmede de Bardienst zullen worden gepubliceerd op het bord in de hal van het kantine. Tevens zijn de roosters terug te vinden op onze website www.cvcreeuwijk.nl (tabblad download. Hier kan voor het rooster van verschillende taakplichten worden gekozen). 13. De bardienstroosters worden tevens tijdig door de Vrijwilligerscoördinator (VWC) aan de betrokken personen toegezonden. 3
14. Is een vrijwilligerstaak cq. taakplicht eenmaal ingeroosterd dan kan men dit niet zondermeer afzeggen, laat staan wegblijven. Wel is in onderling overleg met een andere ingeroosterde persoon en de VWC ruiling mogelijk. 15. Indien de betrokken aangewezen persoon (op het laatste moment) door calamiteit of onverwachte gebeurtenis niet aanwezig kan zijn, dient deze contact op te nemen met de VWC, waarna in goed onderling overleg met de VWC tot een oplossing kan worden gekomen, bijvoorbeeld door ruiling. 16. Wanneer de taakplicht op het afgesproken tijdstip ondanks de gemaakte afspraken niet wordt vervuld volgt een sanctie. Deze houdt in dat (als waarschuwing) éénmalig 35,-- boete in rekening wordt gebracht. Wanneer de boete niet binnen de betaaltermijn wordt voldaan volgt schorsing van het lid tot betaald is. Wanneer een machtiging is afgegeven voor de betaling van de contributie en niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan zal deze machtiging voor de inning hiervan worden gebruikt; 17. Bij een eventuele volgende verzuim wordt ervan uitgegaan, dat door betrokkene een impliciete keuze is gemaakt voor de extra jaarlijkse contributieverhoging ad 100,--, die alsdan in rekening zal worden gebracht. Wanneer dit bedrag niet binnen de betaaltermijn wordt voldaan volgt schorsing van het lid betaald is. Wanneer een machtiging is afgegeven voor de betaling van de contributie en het verschuldigde bedrag niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan zal deze machtiging voor de inning hiervan worden gebruikt; 18. Met de eventuele inkomsten uit boetes worden mogelijk vrijwilligerstaken, waar tekort aan mankracht is, betaald; 19. Bij afgelastingen en speelvrije dagen vallen soms diensten uit. Dit speelt met name bij de kantine- en velddiensten. Wanneer wedstrijden zijn afgelast vervalt de dienst van 8:00-12:00 uur en begint de middagdienst om 14:00 uur i.p.v. 12:00 uur. De betrokkenen worden daarover zoveel mogelijk van te voren ingelicht of kunnen bij algehele afgelasting dit terug vinden op Teletekst pagina 603, district West 2, categorie B. Tevens worden afgelastingen zoveel mogelijk op de website van de vereniging gepubliceerd. 20. Uitgevallen diensten behoeven niet te worden ingehaald. Het lid of de ouder(s)/verzorger(s) die voor de vrijwilligerstaak/ taakplicht staat ingeroosterd is er zelf verantwoordelijk voor om zich ervan te overtuigen dat er ook werkelijk niet gespeeld wordt. Bij algehele afgelasting kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er nog wel wedstrijden of andere activiteiten worden georganiseerd. Stelt u zich dus altijd in verbinding met de VWC, of kom naar het complex. Wetenswaardigheden CVC Reeuwijk CVC Reeuwijk Sportpark Groene Zoom Buitenomweg 1 2811 BM Reeuwijk Postadres: Postbus 204, 2810 AE Reeuwijk Email: Info@cvcreeuwijk.nl Clubhuis: T 0182-393943 of T0182-393648 Website: www.cvcreeuwijk.nl Contactpersonen: VWC bardienst: Ankie Mulder Velddienst: <nog aanvullen> Scheidsrechters: <nog aanvullen> 4
Veelgestelde vragen Aan wie moet ik doorgeven dat ik niet kan? Als u niet de voor u ingedeelde taakplicht kunt vervullen, dient u zo vroegtijdig mogelijk contact op te nemen met de aangewezen contactpersoon (meestal de VWC). In het algemeen is dan door onderling overleg een oplossing te vinden, bijvoorbeeld door ruiling. Mocht er op het allerlaatste moment een calamiteit voorvallen, waardoor u verhinderd bent, dan is het natuurlijk goed om even de kantine of de VWC te bellen. Als het voetballen is afgelast of er geen programma is, hoef ik toch niet te komen? Als het voetballen op zaterdag wordt afgelast, wordt er vaak getraind of iets anders georganiseerd. Als u echt niet nodig bent wordt u daarover door uw contactpersoon gebeld, en/of staat dit vermeld op de website. Stelt u zich bij twijfel altijd in verbinding met de club (tel. 393943) of kom naar het complex. Hoe kunnen ouders verplicht worden tot kantine- en velddiensten? Het zijn toch de kinderen die bij CVC voetballen? De kinderen voetballen, maar zolang ze minderjarig zijn, blijven ouders formeel werkend lid van de vereniging. Het zijn dan ook de ouders die contributieplichtig zijn en bijvoorbeeld stemrecht hebben in de Algemene Ledenvergadering. Bij aanmelding wordt daarom steeds om een handtekening en identificatie van een ouder gevraagd. Waarom wordt een jeugdspeler een sanctie opgelegd, terwijl de ouders nalatig zijn? Ouders zijn naar maatstaven van ons vrijwilligersbeleid werkend lid van voetbalvereniging CVC Reeuwijk, niet hun minderjarige kinderen en daarom zijn ouders verantwoordelijk. Sommige ouders zien dit vanzelfsprekend anders, ze wensen enkel stemgerechtigd lid te zijn vanwege hun kind. Daarom moet de sanctie ook het kind treffen, anders gaan ouders een eventuele boete als afkoop zien. Waarom wordt de kantine niet gewoon verpacht, dan heb je toch geen vrijwilligers meer nodig? Het verpachten is financieel en organisatorisch niet haalbaar. De omzet van de CVC kantine is niet hoog genoeg om een commerciële uitbating door verpachting mogelijk te maken. Eigenlijk vinden wij dit maar goed ook. Ook een pachter zou trouwens over helpende handen moeten beschikken en deze zouden toch weer uit ouders en spelers moeten worden betrokken. Als ik geruild heb, en mijn vervanger komt niet, dan krijgt die een sanctie opgelegd? Indien de bij de ruiling betrokken personen hiermee hebben ingestemd en de betrokken contactpersoon hiervan tijdig in kennis is gesteld en de ruiling heeft goedgekeurd, dan treft ù in elk geval geen blaam en krijgt u dus geen sanctie opgelegd. Het is dus aan te raden dat u en uw vervanger de spelregels goed opvolgen, dan komen er geen problemen. Mag ik mijn kind sturen om mijn bardienst waar te maken? Als uw kind 16 jaar of ouder is, mag hij/zij de dienst waarnemen m.u.v. het schenken van alcohol. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar. In beginsel is dit op zaterdagen het geval, wanneer er altijd een begeleidend meerderjarige vrijwilliger aanwezig is. Ik heb meer dan één kind op CVC Reeuwijk, moet ik nu evenredig vaak een taak draaien? Nee, dat hoeft niet. In de regeling is afgesproken dat je bij meerdere kinderen maar voor een kind dienst hoeft te doen. Wij zijn gescheiden als ouders en hebben meerdere kinderen op CVC Reeuwijk. Moeten we dan allebei een taak doen? Nee, dat hoeft niet, ook niet als de kinderen gescheiden wonen. Maar niet alle familie relaties zijn transparant op basis van het CVC Reeuwijk ledenbestand dat gebruikt wordt bij het opstellen van het rooster. Hier kan dus wel eens iets fout gaan. Neemt u in voorkomend geval tijdig contact op met uw contactpersoon. 5