Vrijwilligersbeleid Voetbalvereniging JVC Cuijk

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid Voetbalvereniging JVC Cuijk

2 Inhoudsopgave Pagina 1. Inleiding Doelstellingen en kernwaarden JVC Cuijk Diversiteit aan leden en vrijwilligers Uitgangspunten vrijwilligersbeleid Spelregels vrijwilligersbeleid JVC Cuijk Vergoedingen & fiscale aspecten Verzekeringen Bijlage: Teambudgetten Bijlage: De Verklaring omtrent Gedrag 10.

3 1. Inleiding Voetbalvereniging JVC Cuijk is een middelgrote vereniging die drijft op de inzet van vrijwilligers, voetballers en niet voetballers. Momenteel zijn er ongeveer 200 vrijwilligers actief. De ene vrijwilliger besteedt meer tijd aan JVC Cuijk dan de andere. Dat geeft niet. Iedere bijdrage hoe klein ook wordt op prijs gesteld. Willen we de continuïteit van de vereniging waarborgen dan moeten er meer mensen actief worden als vrijwilliger. Het alternatief kan zijn het aantrekken van meer betaalde professionele krachten, echter dit zal leiden tot een forse contributieverhoging, wat de leden als ongewenst hebben bestempeld. Tenslotte willen we het voetballen bij onze vereniging zoveel mogelijk voor iedereen bereikbaar houden. Daarnaast is er nog een reden om meer mensen als vrijwilliger actief te krijgen binnen onze vereniging. Het actief participeren binnen de vereniging zorgt ook voor een grotere betrokkenheid van de leden. Een stukje eigenaarschap ( tonen van initiatief en verantwoordelijkheid) leidt ook tot een bredere gedragenheid binnen JVC Cuijk en tot een grotere saamhorigheid. Er samen voor gaan met ieder, zoals genoemd, zijn verantwoordelijkheid hierbij, moet uiteindelijk leiden tot een stabiele vereniging. Door de (1) groei, welke wij als vereniging nog steeds doormaken, met name bij de minipupillen en de meidenteams, (2) het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd ervaren en (3) het niet willen aanstellen van meer betaalde krachten zijn wij binnen onze vereniging echter dan ook genoodzaakt tot het neerzetten van een gedragen vrijwilligersbeleid. Middels een positief stimulerend verenigingsbeleid willen we in eerste instantie proberen om meer vrijwilligers te krijgen. Uiteraard blijft elk lid of betrokkene bij onze vereniging vrij om zoveel taken als hij/zij denkt aan te kunnen, in te vullen. De vrijwilligerscommissie heeft na overleg met het bestuur van JVC Cuijk een nota Vrijwilligersbeleid voetbalvereniging JVC Cuijk opgesteld. Dit document geeft inzicht in met name uitgangspunten en spelregels betreffende het vrijwilligersbeleid. Van bijna alle functies is een functiebeschrijving gemaakt zodat inzichtelijk wordt wat de functie inhoudt. De functies variëren van beleid tot uitvoering. In tijd variëren de taken van enkele uren per maand tot een aantal uren per week. De vrijwilligerscommissie is bezig om alle vrijwilligerstaken te omschrijven vanuit een taakfunctieomschrijving middels prioriteitstelling (openstaande vacatures). Deze functies met taakfunctieomschrijving, competenties en tijdsinvestering zijn te vinden via het aanmeldingsformulier op de website van JVC Cuijk. Middels individuele contacten en de website werft JVC Cuijk vrijwilligers die om welke redenen dan ook, een binding hebben met JVC Cuijk. Daarnaast onderhoudt de vrijwilligerscommissie van JVC Cuijk ook contact met de vrijwilligersorganisatie SOCIOM( Radius) in Cuijk en de gemeente Cuijk (middels re-integratietrajecten). Stichting dagbesteding Cuijk, het ROC, het Kadinsky college, de HAN en het Merletcollege behoren ook tot de contacten van JVC Cuijk. Via deze bovengenoemde instanties en opleidingsinstituten proberen we ook vrijwilligers voor de club (tijdelijk) te boeien en te binden.

4 Is vrijwilligers werk iets voor u? JVC Cuijk heeft ongeveer 200 vrijwilligers die professioneel en vakkundig invulling geven aan diverse taken. Daarbij speelt niet alleen sportiviteit maar ook gezelligheid een belangrijke rol. Wellicht verruimt ook u uw sociale contacten binnen onze gemeente door deel uit te maken van deze groeiende groep mensen. Verder kan het vervullen van vrijwilligerswerk er ook voor zorgen dat u uw competenties vergroot. Vaak kunt u samen met andere deskundigen een rol vervullen. 2.Doelstellingen en kernwaarden JVC Cuijk: kernwaarden. JVC Cuijk wil staan voor: een sociale verbondenheid in de club en daarbuiten een betrokkenheid tussen de vereniging en haar leden een uitnodigende houding waarbij gelijkwaardigheid is gastvrijheid structuur, transparantie en open communicatie respect en sportiviteit veiligheid en hygiëne financieel beleid gericht op continuïteit JVC Cuijk wil uitblinken in: een open houding naar iedereen ongeacht afkomst, niveau of ambitie (diversiteit en verbinding) duidelijkheid over de kernwaarden van JVC Cuijk. Deze zijn voor iedereen bekend en worden nageleefd het bieden van ruimte voor alle niveaus binnen de club (prestatief/recreatief, jeugd/senioren, heren/dames, G-teams, etc) een sterke verbinding in de vereniging tussen alle leden een sterke samenhang tussen de teams van zowel prestatief als recreatief een vrijwilligersbeleid dat zorgt voor kwantitatief en kwalitatief voldoende vrijwilligers. Dit doel wordt o.a. bereikt door het geven van oefengelegenheid, deelname aan competitie en andere wedstrijden, team- en andere bijeenkomsten en het organiseren van evenementen. 3. Diversiteit aan leden en vrijwilligers JVC Cuijk verleent het lidmaatschap van de vereniging aan haar leden onder (stilzwijgende) akkoord verklaring met de statuten, het huishoudelijk reglement en het goede gedrag van het lid. De vereniging bestaat uit 1. actieve leden (onderverdeeld naar jeugd (jonger dan 19 jaar) en senioren, 19 jaar en ouder), 2. vrijwilligers, 3.donateurs, 4. ereleden en 5. leden van verdiensten. Mbt 2.de vrijwilligers: Zij komen in aanmerking voor een lidmaatschapspasje als ze gemiddeld

5 minimaal 4 uur per week, gedurende de voetbalmaanden tijd besteden aan activiteiten voor JVC Cuijk. Activiteiten die buiten de voetbalmaanden vallen, mogen ook worden meegeteld bij het gemiddelde. 1a.Actieve jeugdleden zijn zij, die gerechtigd zijn aan wedstrijden deel te nemen en zij kunnen vrijwilligerstaken uitoefenen, maar juridisch gezien zijn het hun ouder(s) of verzorger(s) die als wettelijk vertegenwoordiger van het actieve lid verantwoordelijk worden gesteld voor het invullen van de vrijwilligerstaak van de vereniging. 1b.Actieve seniorenleden zijn zij, die gerechtigd zijn aan wedstrijden deel te nemen, dan wel werkzaamheden verrichten op organisatorisch/bestuurlijk vlak in of buiten verenigingsverband, doch behorende tot de organisatie van de vereniging. Alleen zij die vallen onder 1a en 1b en vrijwilligerstaken verrichten kwamen in aanmerking voor contributiekorting. Zij komen nu in aanmerking voor een teambudget. Zie bijlage. 2. Vrijwilligers zijn zij die een functie bekleden binnen de vereniging of in een commissie of op projectbasis werkzaam zijn binnen de vereniging. Bij de voetballende teams geldt voor de leiding, dit voor een maximum van 4 vrijwilligers bij een elftal en 3 vrijwilligers bij een zevental. 3. taakplichtigen zijn zij die een vrijwillige taakplicht vervullen binnen de vereniging. Dit kan op individuele basis of in groepsverband. 4.Ondersteunende leden zijn zij, die financieel aan de vereniging een periodieke bijdrage verlenen. 5en 6.Ereleden en leden van verdiensten zijn zij, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het hoofdbestuur door de Algemene Ledenvergadering als zodanig zijn benoemd. 4. Uitgangspunten vrijwilligersbeleid 1. Voetbalvereniging JVC Cuijk doet een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. 2. Voetbalvereniging JVC Cuijk vervult ook een sociale en maatschappelijke functie. Leden dragen daar in bij en hebben daar zelf baat bij. 3. Behoudens enkele uitzonderingen wordt door Voetbalvereniging JVC Cuijk geen geldelijke vergoeding gegeven voor het verrichten van vrijwilligerswerk. De beslissing hieromtrent ligt bij het bestuur. Niet omdat we de werkzaamheden niet waarderen, maar juist omdat ze in geld onbetaalbaar zijn. De komende jaren is het streven dan ook om de huidige vrijwilligersvergoedingen af te gaan bouwen. 4. Van een vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende regels bij Voetbalvereniging JVC Cuijk. Een vrijwilliger die binnen Voetbalvereniging JVC Cuijk een taak verricht draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. Van vrijblijvendheid mag dan geen sprake zijn. 5. De vrijwilliger die werkt in het uitoefenen van zijn/haar functie met minderjarigen(onder de 18 jaar), is verplicht een VOG te kunnen overleggen. Zie bijlage. Voor het verrichten van vrijwilligerstaken welke ouders op zich nemen voor de jeugdleden van de minipupillen tot en met de D pupillen kunnen ouders een budget verdienen voor het team van zijn/haar kind, waarmee ze als team een activiteit mee kunnen financiëren. Ieder team kan zich inschrijven voor een aantal taken, waarin verwacht wordt dat ze deze ten uitvoer brengen. Ieder team is vrij om meer taken te vragen waarmee ze hun budget kunnen verhogen. Voor

6 de ABC junioren en de senioren geldt bovenstaande voor de leden zelf. Ouders en leden kunnen hiervoor gebruik maken van een takendatabank. Deze takendatabank is te vinden op de website van JVC Cuijk. Door ouders/teamleden van teams gezamenlijk een activiteit te laten uitvoeren hopen we dat het draagvlak groter is om de taak te bewerkstelligen. Zo zal ook vanuit de activiteitencommissie aan teams gevraagd gaan worden om een ontspanningsactiviteit te organiseren in de kantine of elders op het complex, welke ook financiën voor het team kan opleveren. 6. Voetbalvereniging JVC Cuijk stimuleert vrijwilligers cursussen te volgen. Bijvoorbeeld voor trainer- en scheidsrechteropleidingen, maar er zijn ook diverse andere mogelijkheden. 7. Voetbalvereniging JVC Cuijk zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te coördineren, reguleren en nog belangrijker, te waarderen. -Een wegwijs ondersteuning binnen de vereniging door leden van de vrijwilligerscommissie. -Het organiseren van een vrijwilligersavond op het einde van het seizoen met een hapje en een drankje. - Het jaarlijks kiezen van een vrijwilliger van het jaar, gekozen door de leden zelf. -Het verstrekken van een lidmaatschapspasje welke ook als toegangspas te gebruiken is, voor het gratis bezoeken van 15 (competitie)wedstrijden van JVC 1 ( dit pasje kan een waarde vertegenwoordigen van rond de 120,00) bij een minimale inzet van vrijwilligerswerk bij JVC Cuijk van gemiddeld 4 uur per week. -Het organiseren van een vrijwilligersavond rondom de winterstop om te evalueren en te kijken hoe de vrijwilligers zich voelen in hun taak. -Dit zeker ook voor de onderlinge binding binnen de club en het streven naar het kunnen aanbieden van een kleine attentie. -Het realiseren van een digitaal handboek vrijwilligers met een organogram en een digitaal smoelenboek. -Het koppelen van een nieuwe vrijwilliger aan een maatje die hem of haar wegwijs maakt binnen de vereniging. -U uw CV kunt aanvullen met de functie of taak die u vervult. JVC Cuijk verstrekt hiervoor certificaten, als u dezelfde functie langer dan 1 seizoen vervult. -Het aanbieden van cursussen zoals benoemd onder punt 6. -Bovengenoemde waardering, om ook het wij gevoel te promoten en te laten zien dat JVC Cuijk meer is dan alleen JVC 1 en het prestatieve voetbal. 8. Het moet leuk zijn om bij voetbalvereniging JVC Cuijk een functie uit te voeren. 9. Mensen kunnen makkelijker gevraagd worden voor een functie als het takenpakket beschreven is en als het takenpakket in haalbare tijdsstukken geknipt kan worden. 10. Het bestuur stelt zich ten doel het verder ontwikkelen van het beleid door een commissie met vrijwilligerscoördinatoren op een goede wijze te laten functioneren. In het beginsel zal het vrijwilligersbeleid jaarlijks worden geëvalueerd. 5. Spelregels vrijwilligersbeleid JVC Cuijk Om te komen tot het goed functioneren van het vrijwilligersbeleid is het zaak een aantal spelregels op te stellen over de wijze waarop het vrijwilligersbeleid wordt vorm gegeven. Deze

7 spelregels vormen het uitgangspunt voor de invulling van het vrijwilligersbeleid en zullen elk seizoen worden getoetst op praktische haalbaarheid en indien nodig aangepast. De spelregels van het vrijwilligersbeleid zullen onderdeel gaan uitmaken van het nog op te stellen huishoudelijk reglement. Om te komen tot een goed functionerend vrijwilligersbeleid is het noodzakelijk toezicht en controle te houden op de invulling van het vrijwilligersbeleid. Het bestuur van voetbalvereniging JVC Cuijk heeft sinds het seizoen een commissie vrijwilligersbeleid in het leven geroepen die tot taak heeft het vrijwilligersbeleid verder vorm te geven. Dit beleid is er op gericht vrijwilligers te werven, met raad en daad bij te staan en voor langere tijd te behouden. De volgende spelregels/uitgangspunten zijn van toepassing: 1. Binnen onze vereniging onderscheiden we twee categorieën vrijwilligers: a. De vrijwilliger die zich vrijwillig heeft opgegeven (gevraagd dan wel ongevraagd) om één of meerdere taken/functies te vervullen. Deze persoon is persoonlijk of als ouder/verzorger vrijgesteld van andere taakplichten. Denk aan commissie/projectleden, trainers en leiders. Voor nieuwe vrijwilligers is het aanmeldingsformulier te vinden op de website: (jvccuijk.nl). b. De vrijwilliger die op basis van de spelregels uit het vrijwilligersbeleid een vrijwillige taakplicht vervult. Deze vrijwilliger noemen we in dit document een taakplichtige. 2. Om een goede positie aan het begin van ieder seizoen te verkrijgen worden de vrijwilligers die vallen onder 1a opgeroepen voor 1 juni aan te geven wat ze in het nieuwe voetbalseizoen aan vrijwilligerswerk willen blijven doen. Wanneer geen reactie wordt ontvangen bij de vrijwilligerscommissie wordt ervan uitgegaan dat hetzelfde vrijwilligerswerk, zoals benoemd hierboven bij punt 1a, van het ene op het andere seizoen voortgezet. 3. Elk team(ouders/spelers), zoals benoemd onder 1b, krijgt rond 1 mei van het nog lopende seizoen, al bericht dat ze op de takendatabank op de website kunnen kijken wat er gevraagd wordt aan activiteiten in het nieuwe seizoen waarbij ze al een opgave mogen doen. 4. Elk team (ouders/spelers), zoals genoemd onder 1b, krijgen via de leiding voor aanvang van het seizoen een schrijven waarbij opnieuw verwezen wordt naar de takendatabank op de website, waarin een overzicht staat van de taken die lopende het seizoen ingevuld moeten worden. Zij krijgen 1 maand de tijd om zich als team vrijwillig in te schrijven voor het uitoefenen van taken. Hierbij wordt ook aangegeven welke taken wanneer worden verwacht om minimaal ten uitvoer te brengen en door hoeveel personen iedere taak minimaal moet worden uitgevoerd. Dit overzicht met de namen van de taakplichtigen komen weer via de leiding bij de vrijwilligerscommissie terug minimaal 6 weken voor de geplande activiteit. 5. Per 1 Oktober zal de vrijwilligerscommissie de dan nog openstaande taken voor het lopende seizoen gaan toebedelen aan teams om deze dan ten uitvoer te brengen. 6. Jeugdleden van 16 jaar en ouder kunnen in plaats van hun ouder(s)/verzorger(s) een vrijwilligerstaak of taakplicht vervullen m.u.v. een kantinedienst waarbij alcohol wordt geschonken. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar.

8 7. De roosters voor het vervullen van de taakplicht zullen zo actueel mogelijk worden gepubliceerd op onze website ( ). Het is de verantwoordelijkheid van de taakplichtige om de roosters zelf in de gaten te houden. 8. De inhoud van de vrijwilligerstaken en taakplicht staan beschreven in het vrijwilligersbeleid. Dit vrijwilligersbeleid zal worden gepubliceerd op onze website ( ) en kan tevens worden opgevraagd bij de secretaris. De tijdsbelasting gedurende het seizoen varieert. Een aantal taken/diensten dient meerdere keren per seizoen te worden uitgevoerd. Bij de toewijzing aan de teams is zoveel mogelijk rekening gehouden den belastbaarheid in tijd zo goed mogelijk te verdelen. Sommige taken/diensten lenen zich er echter niet voor om gedeeld uit te voeren. Hierdoor kan het voorkomen dat de ene taak een groter tijdsbeslag op de vrijwilliger/taakplichtige legt dan de andere taak. 9. Het rijden naar uitwedstrijden en het wassen van de teamkleding geldt niet als vrijwilligerswerk. 10. Is een vrijwilligerstaak of taakplicht eenmaal ingeroosterd dan kan men dit niet meer afzeggen. Wel staat het iedereen vrij om te ruilen. De oorspronkelijk aangewezen ouder/verzorger/lid blijft uiteraard zelf verantwoordelijk voor hun vrijwilligerstaak of taakplicht; 11. Bij afgelastingen en speelvrije dagen vallen soms diensten uit. Dit speelt met name bij de kantine- en activiteiten rondom de wedstrijden. De taakplichtige kan bij algehele afgelasting dit terug vinden op Teletekst pagina 603, district Zuid 2, categorie B. Tevens worden afgelastingen zoveel als mogelijk op de website van de vereniging gepubliceerd. 12. Uitgevallen diensten hoeven niet te worden ingehaald. Het lid of de ouder(s)/verzorger(s) die voor de vrijwilligerstaak cq. taakplicht staat ingeroosterd is er zelf verantwoordelijk voor om zich ervan te overtuigen dat er ook werkelijk niet gespeeld wordt. Bij algehele afgelasting kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er nog wel wedstrijden of andere activiteiten worden georganiseerd. Stel u hiervoor altijd in verbinding met de club (tel of kom naar het complex; 13. Ouder(s)/verzorger(s) met meer dan één kind actief bij onze vereniging hoeven slecht voor één taakplicht bij een team te worden ingezet. 14. Elk nieuw lid/ouder(s)/verzorger(s) zullen bij inschrijving worden gewezen op de verplichtingen voortkomend uit het vrijwilligersbeleid. 6. Vergoedingen en fiscale aspecten Het uitgangspunt bij Voetbalvereniging JVC Cuijk is dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun verrichtte werkzaamheden. Dat JVC ook betaalde werknemers in dienst heeft zijn de uitzonderingen op de regel.

9 Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk te kunnen doen. Onkosten zoals hier bedoeld zijn bijvoorbeeld: telefoonkosten, reis- en verblijfkosten, materiaalkosten, vergaderkosten, postzegels. In principe kunnen deze kosten gedeclareerd worden. Het is de gewoonte dat hier terughoudend mee wordt omgegaan. De kosten voortvloeiende uit het volgen van cursussen, de aanschaf van materialen, het huren van sportzalen en dergelijke dienen uiteraard niet ten laste te komen van vrijwilligers. Uiteraard moeten dergelijke activiteiten vooraf eerst het fiat van de portefeuillehouder krijgen. Vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten worden vergoed op basis van een door de betreffende vrijwilliger ingediende en ondertekende declaratie. Bij het declareren dienen nota s, kassabonnen of andere betalingsbewijzen te worden overhandigd. Onkostenvergoedingen op basis van declaraties hoeven niet door de fiscus te worden aangegeven. 7. Verzekeringen Het bestuur van Voetbalvereniging JVC Cuijk wijst inzake enkele persoonlijke verzekeringen op het volgende. JVC Cuijk gaat er van uit dat iedereen persoonlijk verantwoordelijk is voor de volgende verzekeringen; Een aansprakelijkheidsverzekering ( WA ) Een ongevallen verzekering Een autoverzekering Een auto inzittendenverzekering JVC Cuijk heeft bij de KNVB een collectieve verzekering afgesloten. Deze verzekering dekt die kosten welke in uitzonderlijke gevallen voorkomen en niet door de reguliere verzekeringen worden gedekt (vangnet-verzekering). 8. Bijlage: Teambudgetten Op dit moment hebben we 39 jeugdteams en 7 seniorenteams. Als je alleen al zou streven naar een teambudget per team a 100,- per seizoen zou dit al 4600,- zijn. Alvorens de teambudgetten in te kunnen zetten, zal JVC Cuijk weer eerst financieel gezond moeten zijn met een stabiele basis voor de jaren die komen gaan. Door de inzet van vele vrijwilligers streven we naar een dusdanige inkomstenverbetering om de teambudgetten ook daadwerkelijk in te kunnen gaan zetten. 9. Bijlage: De Verklaring omtrent Gedrag Een VOG is één van de maatregelen die een sportvereniging kan nemen om de kans op ongewenste intimidatie binnen de club te verkleinen. Het geeft meer zekerheid over het verleden van functionarissen en het vermindert de kans dat personen, die eerder in de fout zijn gegaan, een functie bij de sportvereniging kunnen uitoefenen.

10 Door als JVC Cuijk een VOG te verlangen van iedereen die in zijn functie in aanraking komt met minderjarigen, laten we zien dat we de veiligheid van de minderjarigen leden serieus neemt. Voor vrijwilligers van sportorganisaties, welke een vrijwilligersorganisatie is, is de VOG gratis aan te vragen. Dit moet deels door de vereniging en deels door de vrijwilliger worden aangevraagd. (zie