VERSLAG VERGADERING OUDERRAAD Dinsdag 27 november 2012 Aanwezig : Koen, Lieselotte, Kevin, Anja, Pam, Nancy S, Nancy F, Vicky, Bianca, Petra, Myriam, Inge, Peggy, Kim 1. Nieuwe voorstellen ivm werking ouderraad Er wordt op voorhand een agenda opgesteld en deze wordt 1 week voor de ouderraad naar iedereen (ook naar de juffen) doorgestuurd, dan kan iedereen agendapunten toevoegen; agenda wordt ook als handleiding gebruikt tijdens de vergadering Meer structuur tijdens vergaderingen -> iemand moet de leiding nemen en vergadering in de hand houden Bij evenementen - Geen verantwoordelijke meer - één aanspreekpunt tijdens het evenement voor de toog en kraam - 2 bonnetjes per helper telkens Zelf schema opstellen ivm helpende handen via briefjes en zelf aanspreken -> op briefjes telefoonnummer + mailadres noteren + naam kind en klas Meer per sms/mail bij elkaar rondhoren of alles in orde is (aankopen, ) -> overlopen van nummers/emailadressen (lijstje) Meer structuur in materiaal -> er wordt een inventaris opgemaakt (28/12) en deze wordt telkens na elk evenement opnieuw overlopen door een verantwoordelijke ( materiaalmeester ) Tijdens elke vergadering een financieel overzicht geven + jaarlijks een duidelijk doel waar we voor willen werken, opstellen / eventueel ook in nieuwsbrief vermelden Elke ouderraad overlopen van de vorige agenda/varia punten -> zijn de beloofde zaken gebeurd? 2. evaluatie spaghetti avond zeer goede samenwerking geweest voorbereiding en opbouw (12u 17u vrijdag en 15u zat) ok eerste brief aan ouders: einddatum voor inschrijvingen vergeten geen speciale affiches gemaakt voor op te hangen opstelling zaal ok: 2 x 170 pers max
pasta: 2de portie minderen/saus: ok/desserten: ok/te veel kaas porties zijn door Vicky opgeschreven -> eventueel bijsturen naar volgend jaar eventueel extra shift volgend jaar? s Middags? Aanbod drank: prosecco bar volgend jaar? / limoncello en grappa ok/ wijn -> goede keuze maar veel overschot van rode wijn/te veel aanbod van verschillende bieren Opkomst ok Helpende handen en verdeling: afwas zeker 3 man + extra persoon om borden terug te brengen + vlg jaar eventueel extra persoon bij Wannes plaatsen Bij tap meer toog/plaats voorzien Versiering zaal: ok maar te veel werk aan bloemen -> meer op voorhand maken Extra handdoeken + vileda doekjes aankopen 3. Sint 6 december Sint is gevraagd door Koen Snoep ok Lagere school: filmtickets -> 11/1/13 Kleuterschool: 100 euro/klas -> juffen kopen zelf iets aan en brengen bonnetjes binnen Nabewaking: 100 euro 4. Kerstsfeer 18/12 4.1 Voorbereiding Affiches + uitnodigingen + helpende handen 29/11 meegeven Tegen 6/12 opgave helpende handen binnen en Lieselotte haalt deze 7/12 bij Koen op en stelt een schema helpende handen op Brief met vraag om straten te versieren -> doorsturen naar Koen (Nancy F) en wordt dan gebust door kinderen school 4.2 Aankopen Worst/zuurkool/mosterd/ketchup/mayo/koffiemelk flesjes/servetten/ suiker/ bakjes pannenkoeken/extra rol vuilzakken (Peggy) broodjes (225) Broodhuys/kaas + hesp helpers (Inge) soep : nog 10l erwtensoep -> opgebruiken geen cavabar/hot mojito/koffie en thee
Kerstmutsen + lampions -> eerst voorraad opgebruiken en eventueel volgend jaar een nieuw item (duurzamer) verkopen Huegens bestelling: jenever (cactus-chocolade-appel-citroen-bessen-jonge)/appelsap en appelsap in kleine busjes/chocomelk/glühwein/frisdrank : is reeds gebeurd -> enkel nog aanpassing ivm appeljenever toevoegen en kleine busjes doorgeven (Koen) Meer bekers en geen warmtehoudbekers meer voor koude dranken -> eventueel bij Huegens horen (Koen) Beslag pannenkoeken (Myriam) 4.3 Opbouw 16u Opstelling: zie schema: koude dranken aan zandbak / eten + warme dranken aan de kant van klas juf Anja en Hilde / knutselwerkjes aan klas Juf Nancy en Katy (Inge) Hoge toog navragen (Koen) 2 soepketels + plaat voor pannenkoeken (Vicky) Wisselgeld (Inge) Affiches met waar welk kraam + soort bon (Lieselotte) 5 kraampjes: Bonnetjes+lampionnen (2 pers) / Pannenkoeken (2 pers + juf Diane) / Hot dogs (2 pers) / Jenever en frisdrank (2 pers) / soep, glühwein en choco (3 pers) 4.4 Verloop Wandeling: gekende toer - Politiebegeleiding door 2 man is gevraagd door Koen - kopgroep temporiseren dmv gsm /fanfare ok/ zangstonde op parking van lagere school knutselwerkjes verkopen Foto s: Claudio Muziek: Luc Gabriels 5. Kerstrozen en wafels???? rozen niet meer wafels eventueel wel omwille van toch wel hoge winstmarge (2000 euro): wel andere periode (nt meer in vaste periode)/ Iedereen zoekt naar tarieven voor de wafels (groothandels), misschien een alternatief zoeken? --> paaseitjes, chocola, koekjes,... en ook prijzen tegen volgende vergadering 22/1
6. financieel overzicht sporthappening: 1200 euro winst spaghetti: 4400 euro inkomsten en 2200 euro winst 7. Overlopen van vorige varia punten + nieuwe Trolleys nabewaking -> nog niet nagevraagd door Koen Reactie op speelgoed nabewaking -> ok Vitrinekast up to date -> ok Dactylo -> horen bij district Danielle Meersman (Koen) Er is de vraag van ouders of er woensdag na 13 u nabewaking mogelijk is. Koen vindt dat dit eigenlijk geen onderwijsvraag is. Als het zou georganiseerd worden, moeten dit bekwame mensen zijn. Ouders zullen er dan wel serieus voor moeten betalen. Op de website staat dat dit kan georganiseerd worden vanaf 5 kinderen, als je minstens een dag vooraf vraagt. Pannenkoekenplaat laten maken. Dit zou handig zijn, dan moeten we dit niet telkens lenen. Koen informeert bij Paul Andries, coördinator van projecten in Pito Stabroek. Er is ook de vraag van huiswerkbegeleiding. Koen vindt dat dit dan degelijk moet georganiseerd worden. Hij kan niemand van de leerkrachten verplichten langer te blijven of om die taak op hen te nemen. Hij haalt ook aan dat er dan discussies kunnen komen als leerlingen slechte punten hebben. Aan wie ligt dit dan? T-shirts en schorten met bedrukking logo Noordland. Nancy S informeert bij haar bedrijf. Koen informeert bij CKS? Idee van Nancy S. : bvb; met de kwis niet alleen affiches maar ook strooibriefjes maken en bij de verschillende verenigingen leggen. Ook oproep via Facebook kan meer volk lokken. Sabine wil gerust een event aanmaken. 8. Toespraak Maarten (District) ivm verkeersveiligheid Voorstel enquête ivm verkeersveiligheid rondom de school aan ouders uitdelen OK Maarten zal resultaten verwerken en op een volgende ouderraad komen presenteren
Niet vergeten / TO DO: Lieselotte haalt deze dan vrijdag (7/12) bij Koen en stelt een schema helpende handen op Brief met vraag om straten te versieren -> doorsturen naar Koen (Nancy F) Worst/zuurkool/mosterd/ketchup/mayo/koffiemelk flesjes/servetten/ suiker/ bakjes pannenkoeken/extra rol vuilzakken (Peggy) broodjes (225) Broodhuys/kaas + hesp helpers (Inge) enkel nog aanpassing ivm appeljenever toevoegen en kleine busjes doorgeven (Koen) Meer bekers en geen warmtehoudbekers meer voor koude dranken -> eventueel bij Huegens horen (Koen) Beslag pannenkoeken (Myriam) Hoge toog navragen (Koen) 2 soepketels + plaat voor pannenkoeken (Vicky) Wisselgeld (Inge) Affiches met waar welk kraam (Lieselotte) Trolleys nabewaking -> nog niet nagevraagd door Koen Dactylo -> horen bij district Danielle Meersman (Koen) Koen informeert bij Paul Andries, coördinator van projecten in Pito Stabroek T-shirts en schorten met bedrukking logo Noordland. Nancy S informeert bij haar bedrijf. Koen informeert bij CKS? Volgende ouderraad 22/1/13 Verslag: Lieselotte Verachtert