2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 1 van 14 PROCEDURE 2-7 VERWIJZING NAAR DE CERTIFICATIE EN GEBRUIK VAN CERTIFICATEN EN LOGO S

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 1 van 14 PROCEDURE 2-7 VERWIJZING NAAR DE CERTIFICATIE EN GEBRUIK VAN CERTIFICATEN EN LOGO S 1. CERTIFICAAT 1.1 Algemeenheden 1.1.1 ISO 9001, ISO 14001 en ISO 22000 certificaten: Indien het besluit van het Certificatiecomité na het uitvoeren van een certificatie-audit de bedoeling heeft om een certificaat toe te kennen, uit te breiden of te hernieuwen, wordt er een schrijven gericht aan de klant-onderneming om de beslissing van het certificatiecomité mee te delen samen met een exemplaar van het Certificatiecontract. Na het ondertekenen van het Certificatiecontract door de klant-onderneming, wordt haar een exemplaar van het certificaat toegezonden. Eén niet-ingekaderd exemplaar van het certificaat wordt aan de aan de klant-onderneming overgemaakt. Dit certificaat heeft als afmetingen 35 cm x 25 cm. Iedere andere voorstellingsvorm moet aan de directeur worden aangevraagd. De directeur zal al het mogelijke doen om aan de wensen van de klant-onderneming te voldoen, op kosten van de klant-onderneming. Bijkomende certificaten (al dan niet ingekaderd) kunnen door de klantonderneming aangevraagd worden. Alle nuttige informatie wordt vermeld op dit certificaat evenals het logo van de klantonderneming in de mate van het mogelijke. Het volgende kan geïdentificeerd worden: Naam en adres van de klant-onderneming (ofwel adres van de maatschappelijke zetel en van de verschillende sites voor een multi-site onderneming), Datum van toekenning, uitbreiding of hernieuwing welke niet vóór de beslissingsdatum van het Certificatiecomité valt, Geldigheidsdatum (geldigheidsduur van een certificaat: 3 jaar), Identificatienummer van het certificaat: (jaar = jaar waarin voor het eerst het certificaat toegekend werd) o Vb voor ISO 9001: BQA_QMS019_C_JaarN klant o Vb voor ISO 14001: BQA_EMS019_C_JaarN klant o Vb voor OHSAS 18001: BQA_SMS_C_JaarN klant, Norm en herziening van toepassing op het ogenblik van de audit van de gecertificeerde klant,

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 2 van 14 Toepassingsdomein van de certificatie met omschrijving van het domein en de grenzen van de audit (organiserende eenheden of departementen, activiteiten en processen, ) in functie van het product/de dienst van de gecertificeerde onderneming, Naam, adres en identificatie van de certificatie-instelling BQA en het accreditatieorganisme BELAC. Een certificaat kan in alle talen worden verkregen: voor de volgende talen, binnen de 7 werkdagen: Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans; voor de andere talen, binnen de 20 werkdagen. Eventuele kopieën, eensluidend verklaard met het origineel van het certificaat kunnen door de onderneming verkregen worden bij de MA. 1.1.2 Milieuverklaring: Na het ondertekenen van het certificatiecontract, vraagt de MA aan de publieke instantie (AMINAL in Vlaanderen, DGRNE in Wallonië, IBE in Brussel) om de milieuverklaring conform de EMAS procedures te registreren. Na de officiële bekendmaking van de registratie door het desbetreffende organisme, bezorgt de MA de aldus geregistreerde verklaring aan de klant-onderneming. De registratiekosten zijn ten laste van de klantonderneming. Een lijst van de organisaties die een validatie van hun milieuverklaring verkregen hebben wordt jaarlijks gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Commissie. 1.2 Werkwijze 1.2.1 In het geval van het klassieke ISO 9001 of ISO 14001 of ISO 22000 certificaat: De juiste formulering van het toepassingsgebied van het certificaat is de formulering die na de beslissing van het Certificatiecomité op het document DCX ingevuld werd. Indien de klant-onderneming het eigen logo elektronisch ter beschikking heeft, kan dit aan de MA worden overgemaakt; de afdrukkwaliteit van het logo op het certificaat is in dit geval meestal beter. Indien de klant-onderneming certificaten in verschillende talen wenst, moet de formulering van het toepassingsdomein voor iedere taal aan de MA schriftelijk meegedeeld worden. Indien het gaat om een taal die niet beheerst wordt door het personeel

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 3 van 14 van BQA, laat de MA het certificaat vertalen door een beëdigde vertaler, die samen met de vertaling van het certificaat ook een verklaring van overeenstemming aflevert. De MA zal een certificaatontwerp (A4-formaat) opmaken in iedere taal die werd aangevraagd. De directeur of de adviser verifieert of het BELAC-logo enkel gebruikt wordt op een certificaatontwerp voor de sectoren waarvoor BQA geaccrediteerd is. De MA registreert het dubbel van het certificaatontwerp in het register van de klantonderneming. Het certificaatontwerp wordt per post naar de onderneming ter goedkeuring gestuurd. In geval van spoed zal dit per fax gebeuren. De onderneming brengt eventuele aanpassingen aan op het certificaatontwerp en bezorgt dit per post of per fax terug aan de MA. Indien de klant tekstwijzigingen wil die van invloed zijn op de inhoud van het toepassingsdomein, wordt het dossier opnieuw aan het certificatiecomité voorgelegd voor beslissing. De Directeur beslist over de wijzigingen die geen invloed hebben op de inhoud van het toepassingsdomein. Indien het certificaatontwerp wordt goedgekeurd, bevestigt de onderneming dit schriftelijk aan de MA. Na de goedkeuring door de klant-onderneming wordt het definitieve certificaat opgemaakt. De goedgekeurde versie van het certificaatontwerp wordt overgezet op het speciale certificaatpapier. Voor bijkomende versies van het certificaat wordt deze werkwijze herhaald, rekening houdend met eventuele specificaties door de klantonderneming. De MA registreert het dubbel van het certificaat in het register van de klant-onderneming. 1.2.2 In het geval van de MILIEUVERKLARING: De MA stuurt de verklaring voor registratie naar het desbetreffende organisme en registreert het dubbel in het register van de desbetreffende klant-onderneming. De kosten van deze registratie zijn ten laste van de klant evenals de kosten voor vertalingen en wettigingen. 1.2.3 In het geval van een ISO 9001 CERTIFICAAT VAN EEN KLANT-ONDERNEMING MET MEERDERE VESTIGINGEN (MULTI-SITE): Eén enkel certificaat wordt afgeleverd met vermelding van de naam en het adres van de centrale zetel van de onderneming. Een lijst met alle gecertificeerde vestigingen moet ofwel op het certificaat zelf staan, of in bijlage, of op elke andere plaats vermeld op het certificaat.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 4 van 14 Het toepassingsgebied dat op het certificaat staat, geeft klaar en duidelijk aan dat de gecertificeerde activiteiten enkel uitgevoerd worden in de in de lijst vermelde vestigingen. De klant kan echter een deelcertificaat bekomen voor elke gecertificeerde site op voorwaarde dat dit hetzelfde toepassingsgebied dekt en dat het verwijst naar het hoofdcertificaat. 1.3 Overhandiging De verschillende mogelijkheden om het certificaat aan de klant-onderneming over te maken zijn beschreven in de overmakingsmodaliteiten (typedocument MR). 1.4 Kopieën Het originele certificaat mag uitsluitend door de MA gekopieerd worden. Indien de klantonderneming kopieën van het originele certificaat wenst, moet ze die bij de MA aanvragen. 1.5 Specifieke regels Indien het toepassingsgebied van het ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 of EMAS toegekende certificaat op een controle-, test- of kalibratielaboratorium slaat, dient expliciet op het certificaat vermeld te staan dat dit certificaat geenszins gelijk is aan een accreditatie onder EN 45 001 (of ISO 17025). Men zal dus geen 'logo' van BQA noch van BELAC aantreffen op de rapporten van deze ondernemingen in de mate waarin deze rapporten aanzien worden als producten van deze ondernemingen. 2. MISBRUIK VAN EEN CERTIFICAAT Het doel van de preventieve maatregelen in het kwaliteitssysteem is te voorkomen dat certificaten in omloop komen die vals of onnauwkeurig zijn of die twijfel zouden kunnen doen rijzen bij een betrokken derde. 2.1 De attestatie van een feitelijke toestand Om te vermijden dat valse certificaten in omloop komen, heeft het kwaliteitssysteem een reeks maatregelen getroffen. Zo worden de blanco certificaten bijvoorbeeld achter slot en grendel bewaard en werden technische problemen ingebouwd om het kopiëren te bemoeilijken.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 5 van 14 Het doel van deze maatregel is te vermijden dat een onderneming waaraan BQA geen certificaat heeft uitgereikt, een vals certificaat zou kunnen gebruiken in haar interne of externe betrekkingen. 2.1.1 Het attest dient precies te zijn Om een verkeerde interpretatie met betrekking tot een certificaat te vermijden, wordt bijzondere aandacht besteed aan de juiste vermeldingen zoals het toepassingsgebied, de referentienorm of de coördinaten en de benaming van de gecertificeerde juridische entiteit. Wanneer één van deze vermeldingen wordt gewijzigd, dient het certificaat te worden veranderd. Tijdens het opstellen van het auditverslag wordt de hoofdauditor verzocht het toepassingsgebied van het certificaat zo duidelijk en precies mogelijk te beschrijven. Hij dient er tevens voor te zorgen dat de benaming van de onderneming en de coördinaten ervan correct vermeld staan. Indien besloten wordt om een certificaat toe te kennen of te hernieuwen, dan dient het Certificatiecomité in het bijzonder de formulering van het toepassingsgebied van het door de hoofdauditor voorgestelde certificaat na te gaan. Indien deze formulering dubbelzinnig zou kunnen worden geïnterpreteerd, dient hij ervoor te zorgen dat de formulering van het toepassingsgebied wordt toegelicht of gepreciseerd. Het Certificatiecomité neemt de definitieve formulering in zijn beslissing over. Tijdens het opstellen van het certificaat dient de directeur bijzondere aandacht te besteden aan de juistheid en de schrijfwijze van de verschillende op het certificaat aangebrachte vermeldingen. 2.1.2 Het attest mag niet de minste twijfel laten bestaan Om elke twijfel met betrekking tot het verleende certificaat weg te nemen, zijn enkel de originele certificaten rechtsgeldig. De klant-onderneming mag enkel de originele door BQA gemaakte kopieën in omloop brengen. De klant-onderneming dient alle originele certificaten terug te bezorgen zodra blijkt dat zij achterhaald zijn. Certificaten zijn zowel achterhaald wanneer hun vervaldag verstreken is als wanneer er een wijziging werd aangebracht aan één van de vermeldingen van het certificaat.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 6 van 14 Wanneer een klant-onderneming naar een certificaat verwijst, mag dit er overigens niet toe leiden dat een derde in verwarring wordt gebracht. Dit is meer bepaald het geval wanneer een klant-onderneming naar het toegekende certificaat verwijst om de technische kwaliteit van haar producten aan te tonen of wanneer zij rechtstreeks op haar producten een vermelding aanbrengt die verwijst naar haar certificaat. Elke auditor die tijdens zijn evaluatie dergelijke verkeerde verwijzingen, het gebruik van een verondersteld certificaat of van niet originele kopieën vaststelt, dient deze vaststelling in zijn opmerkingen op te nemen; de hoofdauditor dient deze opmerking op te nemen in de opmerkingen die hij voorlegt aan het Certificatiecomité; indien het Certificatiecomité meent dat deze vaststelling gegrond is, dient het deze opmerking in zijn besluit op te nemen. 2.2 Correctieve maatregelen In geval van vaststelling van praktijken die derden op een dwaalspoor kunnen brengen, voorziet het kwaliteitssysteem een geheel van correctieve maatregelen. Deze correctieve maatregelen worden genomen door het Certificatiecomité en uitgevoerd door de directeur. Op basis van een klacht of van een auditverslag beslist het Certificatiecomité of het vastgestelde gebruik misleidend is of niet. In de veronderstelling dat het vastgestelde gebruik als misleidend beschouwd wordt, beoordeelt het Certificatiecomité de goede of slechte trouw van de klant-onderneming. In geval van goede trouw van de klant-onderneming deelt het Certificatiecomité zijn vaststelling mee in zijn beslissing die aan de klant-onderneming wordt meegedeeld. In geval van slechte trouw beslist het Certificatiecomité over een onmiddellijke sanctie en neemt het de volgende beslissing(en): intrekking van het certificaat of van de validatie (cf. PRO 1.1.5 - Voorwaarden voor toekenning, behoud, intrekking ); in de veronderstelling dat het misbruik aanhoudt en schade kan berokkenen aan derden, verspreiding via de pers van de intrekking van het certificaat; in de veronderstelling dat het misbruik een derde schade heeft berokkend, instelling van een gerechtelijke procedure op basis van niet-nakoming van de contractuele verbintenis.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 7 van 14 De directeur neemt alle maatregelen die nodig zijn om de beslissingen van het Certificatiecomité in verband met de verspreiding via de pers of de instelling van gerechtelijke vervolgingen, uit te voeren.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 8 van 14 3. TRANSFORMATIE VAN HET CERTIFICAAT Elke onderneming die houdster is van een certificaat kan de transformatie van haar certificaat aanvragen. Onder transformatie verstaat men de volgende wijzigingen van certificaten: overgang van een certificaat verleend buiten het toepassingsgebied van de wet van 20 juli 1990 naar een certificaat verleend in het kader van voornoemde wet (zie ook programmawet van 9 juli 2004); overgang van een certificaat gesteund op de ISO 14001 norm naar het EMAS systeem; wijziging van het toepassingsgebied van een kwaliteitscertificaat, een milieucertificaat, een milieuverklaring, een voedselveiligheidscertificaat; wijziging van de coördinaten van de gecertificeerde onderneming. Het verzoek tot transformatie van een certificaat moet door de klant-onderneming, hetzij schriftelijk rechtstreeks aan de directeur, hetzij aan de hoofdauditor tijdens de vorige audit, meegedeeld worden. Deze laatste zal dit verzoek duidelijk vermelden in zijn auditverslag (RFC). 3.1 Overgang van een certificaat in een BELAC-certificaat In geval van dergelijk verzoek zal het Certificatiecomité de overeenstemming nagaan tussen de voorwaarden die bij de toekenning van het certificaat gesteld werden en de voorwaarden die voor de toekenning van een BELAC-certificaat dienen te worden toegepast. Elk gebrek aan overeenstemming tussen de toekenningsvoorwaarden zal leiden tot correctieve maatregelen die door het Certificatiecomité aan de onderneming opgelegd worden. Deze correctieve maatregelen worden beoordeeld tijdens een opvolgingsaudit. Op basis van het auditverslag zal het Certificatiecomité beslissen over het toekennen van een BELAC-certificaat. Deze beslissing van het Certificatiecomité zal vervolgens behandeld worden zoals de andere beslissingen tot toekenning van certificaten (Procedure 2-5 Beslissing over certificatie), behalve indien de klant-onderneming een aanhangsel bij het bestaande certificatiecontract ondertekent.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 9 van 14 3.2 Wijziging van de "Certificatieperimeter" van een BQA-certificaat Op verzoek van een onderneming, dat aan de directeur of aan de hoofdauditor bij de vorige audit werd meegedeeld, kan een certificaat dat voor een bepaald activiteitengebied werd toegekend, omgevormd worden in een certificaat dat een ruimer of beperkter activiteitengebied dekt. Indien dit verzoek aan de directeur wordt meegedeeld, dient dit minstens een maand vóór de datum van de volgende audit te gebeuren. In dit geval brengt de directeur de hoofdauditor schriftelijk op de hoogte van de gewenste transformatie, waarbij deze laatste met deze transformatie rekening houdt bij de uitwerking van zijn werkplan. Hij zal eveneens de specifieke vaststellingen die betrekking hebben op die transformatie duidelijk vermelden in zijn auditverslag en het 3-jaren plan aanpassen. In geval van ondertekening van een aanhangsel bij het bestaande certificatiecontract en de toekenning van een nieuw certificaat zal het Certificatiecomité de correctieve maatregelen beoordelen die bij de opvolgingsaudit werden toegepast en nagaan of de toekenningsvoorwaarden van het certificaat in orde zijn. 3.3 Wijziging van de coördinaten van de gecertificeerde onderneming Onmiddellijk nadat hij kennis genomen heeft van de wijziging van de coördinaten van de gecertificeerde onderneming, gaat de directeur de werkelijkheid van die wijziging na. De directeur brengt de hoofdauditor en de expert, die met het dossier van de onderneming belast is, op de hoogte van de transformatie en past de noodzakelijke documenten aan. 3.4 Overgang van een kwaliteitssysteemcertificaat afgeleverd door een ander certificatie-organisme, geaccrediteerd volgens ISO 17021, in een kwaliteitcertificaat BQA Elke houder van een certificaat dat door een ander certificatie-organisme, geaccrediteerd volgens ISO 17021, is afgeleverd en dat nog geldig is, kan bij de directeur een verzoek tot het bekomen van een kwaliteitcertificaat indienen. In dat geval zal het Certificatiecomité een opvolgingsaudit laten uitvoeren. Een opvolgingsaudit is immers in de meeste gevallen voldoende wegens de wederzijdse erkenning tussen de verschillende organismen die de certificatie-organismen accrediteren.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 10 van 14 Opdat dergelijke verkorte procedure gevolgd zou kunnen worden, moet evenwel aan de volgende voorwaarden voldaan worden: de aanvraag tot certificatie moet betrekking hebben op dezelfde activiteiten als die welke gedekt worden door het certificaat dat door het andere certificatie-organisme, geaccrediteerd volgens ISO 17021, wordt afgeleverd; alle auditverslagen die door het team auditors van het andere certificatie-organisme, geaccrediteerd volgens ISO 17021, werden opgesteld, moeten aan BQA overgemaakt worden. Op basis van deze documenten bepaalt het Certificatiecomité de omvang van de opvolgingsaudit. De omvang van deze opvolgingsaudit zal onder andere bepaald worden door de resultaten van de audits die door het andere certificatie-organisme, geaccrediteerd volgens ISO 17021, werden uitgevoerd, de opgelegde correctieve maatregelen en de afwezigheid van contractuele bepalingen. De toekenning van het certificaat kan pas gebeuren na de uitvoering van die opvolgingsaudit, de beslissing van het Certificatiecomité en de ondertekening van een certificatie-contract.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 11 van 14 4. VERWIJZING NAAR DE CERTIFICATIE, GEBRUIK VAN DE LOGO'S BELAC EN BQA 4.1 Verwijzing naar de certificatie De klant-onderneming wordt ingelicht over de specifieke regels met betrekking tot elke verwijzing naar de certificatie van zijn managementsysteem bij de overhandiging van het certificaat. De gecertificeerde organisatie mag verwijzen naar de certificatie op informatieve of publicitaire documenten voor zover deze verwijzing rechtstreeks in verband staat met de activiteit waarvoor het door BQA opgemaakte certificaat geldt en er opspoorbaarheid mogelijk is door de vermelding van de certificatie-instelling BQA en het nummer van het certificaat (of door het kopiëren van het certificaat). De gecertificeerde organisatie mag niet verwijzen naar een certificatie van het managementsysteem op eventuele attesten van ijking, testverslagen of controlerapporten die zij aflevert. In die context worden de rapporten/certificaten beschouwd als producten. Elke verwijzing door een klant-onderneming naar een certificaat mag trouwens geen aanleiding geven tot het misleiden van derden. Dat is met name het geval wanneer een onderneming verwijst naar het toegekende certificaat om de technische kwaliteit van haar producten aan te tonen of wanneer zij een vermelding die verwijst naar haar certificaat rechtstreeks op haar producten (of verpakking) vermeldt. Elke auditor die dergelijke misleidende verwijzingen vaststelt tijdens zijn beoordeling, het gebruik van een verondersteld certificaat of niet-originele kopieën, moet deze vaststellingen onder zijn opmerkingen noteren; de hoofdauditor moet deze opmerking overnemen onder de opmerkingen voorgesteld door het Certificatiecomité; het Certificatiecomité moet in het geval waarin het meent dat de vaststelling gegrond is, deze opmerking overnemen in zijn beslissing.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 12 van 14 4.2 Gebruik van het Belac-logo Het BELAC-logo mag voorkomen op informatieve of publicitaire documenten voor zover dit gebruik in direct verband staat met de activiteit waarvoor het door BQA opgemaakte certificaat geldt. Het logo mag aangebracht worden als: het eigen logo en/of de benaming van de houder van het certificaat voorkomt op het document; het gezamenlijk voorkomt met het logo eigen aan of de benaming van BQA; het accreditatienummer van BQA vermeld wordt onder het BELAC-logo. Het logo mag niet aangebracht worden: op documenten die verband houden met andere activiteiten dan deze die gedekt worden door het afgeleverde certificaat; op producten, verpakkingen; op kalibratie- of inspectietestverslagen, op ijkingscertificaten of andere documenten van dezelfde aard die door laboratoria worden uitgeschreven. De specifieke kleur van het logo is Pantone Rubine red. Het mag echter ook gebruikt worden in het zwart of in de dominante kleur van een voorgedrukt document. De afmetingen van het logo mogen veranderd worden op voorwaarde dat: de vierkante vorm en de leesbaarheid van het logo behouden blijven; het eigen logo van de instelling niet visueel en overdreven overheerst wordt. 4.3 Gebruik van het door BQA ter beschikking gestelde certificatielogo Het door BQA ter beschikking gestelde certificatielogo ( Certification BQA ISO XXXXX ) mag voorkomen op informatieve of publicitaire documenten voor zover dit gebruik in direct verband staat met de activiteiten waarvoor het door BQA opgemaakte certificaat geldt. Het certificatielogo mag voorkomen: - op voorwaarde dat het nummer van het certificaat, uitgereikt door BQA, vermeld wordt onder het logo.

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 13 van 14 Het certificatielogo mag niet voorkomen: - op documenten die verband houden met andere activiteiten dan deze die gedekt worden door het afgeleverde certificaat; - op producten, verpakkingen; - op kalibratie- of inspectietestverslagen, op ijkingscertificaten of andere documenten van dezelfde aard die door laboratoria worden uitgeschreven. Het certificatielogo mag gebruikt worden in het zwart of in de dominante kleur van een voorgedrukt document. De afmetingen van het certificatielogo mogen veranderd worden op voorwaarde dat het eigen logo van de onderneming niet visueel en overdreven wordt overheerst door het certificatielogo BQA. 4.4 -- Voorbeeld van samengebruik logo's Onderneming, certificatie door BQA en BELAC. Vb1: certificatie ISO 9001: BQA N 019-QMS BQA_QMS019_C_nummer (logo van de onderneming) (nummer = zie certificaat

2-7 Gebruik van certificaten en logo s Pagina 14 van 14 Vb2: certificatie ISO 14001: BQAN 019-EMS BQA_EMS019_C_nummer (logo van de onderneming) (nummer = zie certificaat