Huishoudelijk reglement kantine site sport en jeugd Van Cauwelaertstraat 40 1740 Ternat T 02 582 05 01 onthaal.sport@ternat.be Art. 1 Site sport en jeugd, P. Van Cauwelaertstraat 40, 1740 Ternat, is bereikbaar op 02 582 05 01 of je stuurt een mail naar onthaal.sport@ternat.be. Art. 2 Elke gebruiker en elke bezoeker die de toegang tot de kantine betreedt dient het huishoudelijk reglement na te leven. Voor wie dit niet doet, kan de toegang tot de kantine, tijdelijk of definitief verboden worden. Alle documenten die ter beschikking gesteld worden aan de huurder maken integraal deel uit van de huurovereenkomst, onder andere, maar niet limitatief: afsprakenblad, technische fiche, reglement voor de gemeentelijke frames, De richtlijnen hierin geformuleerd zijn eveneens bindend voor de huurder. Art. 3 Elke gebruiker verbindt er zich toe te voldoen aan de voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake Sabam en de politiereglementen (sluitingsuren, leeftijdsgrenzen, geluidshinder). Art. 4 Alle moeilijkheden die zouden voorkomen en welke niet in dit reglement voorzien zijn, zullen worden beslecht door het gemeentebestuur. Art. 5 Het gemeentebestuur sluit een verzekering af voor burgerlijke aansprakelijkheid met afstand van verhaal, een verzekering contractuele aansprakelijkheid ingebruikname evenals een uitgebreide brandverzekering. In geval van tussenkomst door de verzekering wordt de vrijstelling altijd gedragen door de huurder tenzij hij deze ten laste kan leggen van iemand anders buiten het gemeentebestuur. De gebruikers staan zelf in voor de bewaking van hun materiaal en goederen. Art. 6 Reserveringspolitiek: Categorie 1: a. eigen wedstrijden, trainingen en activiteiten van de clubs. b. activiteiten georganiseerd door de gemeente Ternat en goedgekeurde initiatieven van individueel geëngageerden. c. Andere Ternatse verenigingen, Ternatse scholen, Ternatse privé-initiatieven en voogdijoverheden. Categorie 2: Verenigingen, scholen, privé-initiatieven van buiten Ternat. Categorie 3: Bedrijven. De eigen wedstrijden en trainingen van de club moeten aan de beheerder meegedeeld worden voor 31 juli. Wijzigingen tijdens het seizoen moeten zo spoedig mogelijk aan de beheerder worden gemeld. 1
Art. 7 Reservatieprocedure: Iedereen kan een datum reserveren vanaf 1 jaar voor de gekozen datum. Aanvragen dienen altijd schriftelijk te gebeuren: Sport- en jeugdcentrum P. Van Cauwelaertstraat 40 1740 Ternat. Categorie 1a krijgt een reserveringsvoordeel voor alle data doorgegeven uiterlijk op 31.07 voor het komende seizoen ten opzichte van alle andere categorieën. Dat betekent dat een reservatie door categorie 1b, 1c, 2 en 3 definitief wordt na 31.07 en na schriftelijke bevestiging door de beheerder. Een reserveringsvoordeel geldt ook voor publieke evenementen t.o.v. niet-publieke evenementen. Daarnaast krijgen Ternatse initiatieven (categorie 1) voorrang op niet-ternatse initiatieven (categorie 2 en 3). Onderafdelingen van categorie 1 worden bekeken als onderdeel van de vereniging. Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor bij misbruik van reservaties aanvragen te weigeren. Geen enkele gebruiker kan bij het toekennen van de omschreven infrastructuur in het contract aanspraak maken op een verworven recht. Een reservatie is pas definitief bekrachtigd bij het ondertekenen van de huurovereenkomst en het betaalbaar stellen van het voorschot (indien gevraagd). Een uitzondering op de tariefstructuur is mogelijk voor caritatieve initiatieven waarbij de opbrengst niet naar de organisator/vereniging gaat en ook toegankelijk is voor niet leden. Art. 8 Prijzen: CATEGORIE KANTINE KEUKEN KLEEDKAMERS PER UUR/ PER DAGDEEL/ PER DAG PER DAG PER UUR/ PER DAGDEEL/ PER DAG Ternat 8 / 32 / 96 100 6 / 24 / 72 Niet Ternat 20 / 80 / 240 200 20 / 80 / 240 Bedrijven 40 / 160 / 480 400 40 / 160 / 480 In het huurbedrag is begrepen: huur ruimte en exploitatiemateriaal, billijke vergoeding en SABAM voor achtergrondmuziek, nutsvoorzieningen, verzekering (brand, BA met afstand van verhaal), toiletpapier, zepen en opkuis. Het gebruik van de keuken zit niet vervat in de huurprijs van de kantine. Er is enkel gratis gebruik keuken voor niet winstgevende ontmoetingsactiviteiten met een periodiek karakter (4 keer per jaar). Alle ander gebruik van de keuken zal gefactureerd worden conform de vastgestelde tarieven. Art. 9 De huurder licht de verhuurder in over de te verwachten duur van de activiteit zodat deze zijn planning hier op kan afstemmen. Er kan met uren, dagdelen en dagen gewerkt worden als volgt: 4 uur = 1 dagdeel 3 dagdelen = 1 dag Art. 10 Voor elk gebruik van de infrastructuur dient een schriftelijke overeenkomst te worden gesloten, getekend door beide partijen. Art. 11 Elke gebruikersgroep stelt een verantwoordelijke aan (in casu de ondertekenaar van de overeenkomst,tenzij anders aangegeven) die instaat voor het maken van afspraken. Taken van deze persoon bij het gebruik zijn: Toepassen van veiligheids-en zuinigheidsmaatregelen Toezicht op netheid in en rond de kantine en voorkomen van beschadiging 2
Art. 12 Toegang tot de infrastructuur: De persoon, die door de gebruikers als verantwoordelijke werd aangesteld, krijgt van de beheerder de sleutel van het gebouw. Er wordt voldoende op voorhand afgesproken wanneer de huurder de sleutel afhaalt. De sleutel wordt enkel gebruikt voor de in de overeenkomst vermelde periode. De sleutel wordt binnen de 24u na het beëindigen van de activiteit afgegeven aan het onthaal of na afspraak met de verantwoordelijke. Alle deuren dienen volledig te worden afgesloten bij het beëindigen van de activiteit. De sleutel mag niet worden doorgegeven aan derden. Zolang de huurder in het bezit is van de sleutel blijft hij verantwoordelijk voor alle gevallen van schade aan de infrastructuur, inboedel en omgeving. Art. 13 Afficheren is enkel toegelaten op de daartoe voorziene plaatsen. Er dient toestemming te worden gevraagd aan de beheerder of de huurder op dat moment om te mogen afficheren. Andere aanduidingen op ramen en deuren mogen niet aangebracht worden. Het is ook verboden om nagels te slaan in, te schrijven op muren, ramen en deuren, panelen en vloeren of enig ander hechtingsmiddel aan te brengen. De huurder kijkt toe dat derden deze maatregel respecteren. Mocht dit niet het geval zijn moet de huurder alle aangebrachte affiches en andere zelf verwijderen en de eventuele herstellingen die er uit voortvloeien bekostigen. Art. 14 Flyeren of het verspreiden van andere promotie is enkel toegestaan binnen. Alle promotie die toch buiten de zaal wordt achtergelaten dient door de huurder te worden opgeruimd voor het verlaten van de zaal. Art. 15 Afvalbeleid: Op de site sport en jeugd streven we naar een zo afvalarm mogelijk verhuurbeleid. Dat wil zeggen: Alle afval wordt gesorteerd in de daartoe voorziene containertjes. Alle afval gerelateerd aan de georganiseerde activiteit dat zich buiten de kantine bevindt moet worden opgekuist door de huurder. Indien het opkuisen niet volgens de normen is gebeurd, zullen de gemeentediensten dit doen op kosten van de huurder volgens geldende tarieven. Het gebruik van ecobekers kan opgelegd worden. Bij verlies of schade aan de bekers wordt een bedrag aangerekend van 1,00 per beker exclusief BTW. De organisator is verplicht alle gebruikte bekers af te wassen en af te drogen. Niet gereinigde bekers zullen door het bestuur worden gereinigd aan 0,10 per stuk exclusief BTW. Deze bedragen wordt verrekend op de eindfactuur. De organisator meldt via de verbruiklijst het aantal bekers dat tekort is. De verhuurder controleert achteraf dit aantal. Indien nodig kan het gemeentebestuur deze tarieven wijzigen. Art. 16 De huurder is aansprakelijk voor de schade die werd aangericht tijdens de huurperiode. Ze dient integraal vergoed te worden zodra hierom wordt verzocht. De huurder licht de verhuurder onverwijld in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de huurtijd vaststelt of die tijdens de huurperiode ontstaat. Art. 17 De huurder mag de infrastructuur alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze verhuurd werd. Er mag niet worden onderverhuurd. Art. 18 Het gemeentebestuur wijst elke verantwoordelijkheid af voor schade, ongevallen, met welke oorzaak ook, overkomen aan mensen of voorwerpen, gebruikers of aangestelden, toeschouwers, genodigden of om het even welke derde die zich in de kantine bevindt. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materieel dat achtergelaten wordt door de gebruiker, noch voor diefstal, noch voor beschadiging. 3
Art. 19 Een afgevaardigde van het gemeentebestuur (i.e. beheerder site, jeugdconsulent, sportfunctionaris of een aangestelde door voorgaande) mag ten allen tijde toezicht uitoefenen in de kantine. De huurder stelt kosteloos 2 kaarten ter beschikking die toegang verlenen tot alle georganiseerde activiteiten. De huurder heeft een meldingsplicht ten overstaan van de verhuurder voor alle onregelmatigheden die zich zouden afspelen tijdens de huurperiode. Zij brengen zo snel als mogelijk het gemeentebestuur hiervan op de hoogte. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan gedragingen die voor de andere aanwezigen hinderlijk of voor het aanzien van het gebouw schadelijk zijn. Het niet naleven van de onderrichtingen van de overheid of haar afgevaardigden kan de verwijdering uit het gebouw, desnoods door toedoen van de politie, zelfs een tijdelijk of definitief toegangsverbod tot gevolg hebben. Art. 20 Indien de huurder op eigen risico en op eigen kosten materiaal binnen brengt in de kantine, dan dient hij zulks na het verstrijken van de huurperiode dadelijk te verwijderen tenzij dit anders werd overeengekomen. Art. 21 Annuleren van geplande activiteiten: a. meer dan 4 maand voor de gereserveerde datum: geen annulatiekost; b. tussen 4 maand en 1maand voor de gereserveerde datum: het voorschot wordt ingehouden; c. tussen 1 maand en 14 kalenderdagen voor de activiteit: de helft van het totale huurbedrag wordt in rekening gebracht; d. minder dan 2 weken voor de gereserveerde datum: het volledige huurbedrag wordt in rekening gebracht. Art. 22 De huurder is verplicht om alle bieren, frisdranken en sterke dranken, voor elk soort activiteit via het onthaal van de site te bestellen. Eigen meegebrachte dranken worden niet toegelaten. De prijzen van de dranken worden beschikbaar gesteld op aanvraag. De huurder geeft uiterlijk 2 weken voor de activiteit zijn drankbestelling door. Alle geserveerde dranken worden vooraf overlopen met de verhuurder. De verhuurder kan ten allen tijde opleggen dat bepaalde dranken niet mogen geserveerd worden door de huurder. Het controleren van de geleverde en verbruikte drank gebeurt door de verhuurder samen met de huurder indien hij hier uitdrukkelijk om verzoekt. Achteraf kan er geen discussie meer ontstaan over de verbruikte aantallen. Alle aangebroken kartons en vaten worden als verbruikt aangerekend. Bakken met statiegeld worden verrekend per fles. De afrekening gebeurt samen met de huurgelden. Art. 23 De huurder verbindt er zich toe onmiddellijk na de geplande activiteit de gebruikte infrastructuur volledig in orde te brengen. Dit wil zeggen: versiering wegnemen, gebruikte infrastructuur volledig uitvegen, tafels en stoelen die gebruikt werden afkuisen en ordelijk opbergen in de grote berging, alle frigo s leeg maken en alle leeggoed in de daartoe voorziene bakken plaatsen, toog/tappen en werkbladen volledig reinigen, alle lichten doven, alle meegebrachte materialen terug meenemen, controle op mogelijk brandgevaar en alle ramen en deuren sluiten. Dit moet beëindigd zijn ten laatste om 08:00 uur van de dag die volgt op de aanvang van de activiteit, tenzij anders overeengekomen. Art. 24 De huurder betaalt een voorschot, ten bedrage van 25% van het huurbedrag ( indien gevraagd). De huurder krijgt hiervoor een voorschotfactuur. Bij schade en/of verlies zal dit voorschot of deze waarborg geïnd worden ten nadele van de huurder. Mocht het schadebedrag hoger zijn dan de geïnde waarborg of het geïnde voorschot, dan zal dit vermeerderd worden op de factuur. Ook gebruikers die de infrastructuur tegen verminderd tarief ter beschikking krijgen, kan gevraagd worden een waarborg/voorschot te betalen ten bedrage van 25% van het normale huurbedrag. 4
Art. 25 De huurder betaalt aan de verhuurder uiterlijk 14 dagen na de ontvangst van de factuur op rekeningnummer BE 66 0910 0018 5743 (Gemeentebestuur Ternat) het verschuldigde bedrag. Per herinnering worden aan de huurder administratiekosten aangerekend. Na 3 maanden wordt de wettelijke verwijlintrest aangerekend. Art. 27 De maximumcapaciteit van 219 personen per activiteit, op één moment in de kantine, mag niet overschreden worden. Art. 28 De huurder krijgt een gedegen uitleg over het gebruik van alle voorzieningen aanwezig in de zaal (verwarming, elektriciteit, exploitatiemateriaal, ). De verhuurder verwacht dat de huurder hiermee omgaat volgens het principe van de goede huisvader. Mocht de verhuurder of één van zijn aangestelde merken dat dit niet het geval is dan kan hiervoor een schadevergoeding gevraagd worden. De schadevergoeding zal niet hoger zijn dan de effectief geleden schade. Daarnaast kan de verhuurder ook maatregelen treffen waardoor tijdelijke of permanente uitsluiting mogelijk wordt. Art. 29 Niet verhuurde lokalen mogen niet betreden worden. Art. 30 De nooduitgangen en brandhaspels dienen altijd over de volledige breedte gevrijwaard te blijven ongeacht de aard van de activiteit. Deze mogen enkel gebruikt worden in geval van nood, met uitzondering van de reguliere in- en uitgang. Art. 31 De rook-, gas- en branddetectie worden door de huurder ongemoeid gelaten. Elk foutief gebruik zal worden gesanctioneerd. Art. 32 Er mag geen geld gevraagd worden voor het gebruik van de toiletten. Art. 33 Voor onvoorzienbare technische defecten kan het gemeentebestuur niet aansprakelijk gesteld worden, noch voor de derving van inkomsten van de huurder die hiervan het gevolg zijn. Art. 34 Manifestaties die de openbare orde of de goede zeden in het gedrang kunnen brengen worden niet toegelaten in de kantine. Art. 35 Het gebruik van gasflessen in de kantine is ten strengste verboden. Art. 36 Eventuele geschillen zullen door de bevoegde rechtbanken worden beslecht. Art. 37 De huurder licht de verhuurder zo waarheidsgetrouw mogelijk in over de intentie van de activiteit. Mochten de verstrekte gegevens niet waarheidsgetrouw zijn dan zal er gefactureerd worden naar de effectiviteit van de activiteit. Art. 38 Het is verboden om het even welke alcoholische dranken aan minderjarigen jonger dan 16 jaar te verkopen. Met betrekking tot het schenken van alcohol geldt de wet op de beteugeling van de dronkenschap. 5
Art. 39 Druggebruik (en/of bezit) wordt niet getolereerd. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als aanzetten tot. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! De huurder moet druggebruik door bezoekers altijd aangeven bij de politie. Huurder en bezoekers zijn altijd onderworpen aan de op dat moment geldende- drugwetgeving. Art. 40 De kantine is een volledig rookvrij gebouw. Er mag dus door niemand, op geen enkele activiteit en in geen enkele ruimte binnen gerookt worden. Dit is in overeenstemming met het KB van 22 12 2005 mbt. het verbieden van roken in openbare plaatsen. De huidig geldende wetgeving is altijd van toepassing. Ook de verkoop van sigaretten is niet toegelaten in de kantine. Art. 41 Het plaatsen van reclameborden en publiciteit in de publieke ruimte is niet toegelaten in Ternat. De gemeente beschikt over frames waarop je jouw evenement kan aankondigen. Het reglement wordt ter beschikking gesteld bij huur van de kantine. Het plaatsen van reclameborden en publiciteit op privé-grond (vb. je eigen tuin) is wel toegestaan en daarvoor hoef je geen aanvaag te doen. Zorg er wel voor dat je zeker bent dat het privé-grond is. Art. 42 Verloren voorwerpen worden meegenomen door de huurder en aan het onthaal gedeponeerd. De verhuurde kan niet aansprakelijk zijn voor het vergoeden van verloren voorwerpen. Verloren voorwerpen worden 1 maand bijgehouden. Art. 43 Gebruik van de EHBO-koffer is enkel toegestaan wanneer de situatie daarom vraagt. Art. 44 De bediening van alle toestellen aanwezig in het centrum waar het gemeentebestuur eigenaar van is gebeurt op basis van de aangebrachte instructies. Bij onduidelijkheid of afwezigheid van instructies mag het toestel niet gebruikt worden. De huurder is tijdens zijn huurperiode aansprakelijk voor het in acht nemen van alle gebruiks-en veiligheidsregels van het toestel en de eventuele schade aan toestel, zichzelf of derden. De huurder brengt de verhuurder hiervan schriftelijk op de hoogte. Art 45 Wanneer de huurder een eetstandje wil plaatsen dan vraagt hij daar eerst de toestemming voor aan de verhuurder. Wanneer dit niet aangevraagd is dan wordt het standje sowieso verwijderd. Art 46 Alle goederen ontleend uit de gemeentelijke uitleendienst of aanwezig in de kantine zijn vanaf overdracht tot terugbrengen volledig onder de verantwoordelijkheid van de ontlener. Alle schade veroorzaakt in tussentijd dient te worden vergoed door de ontlener. De ontlener verklaard dat de goederen in onberispelijke en goed functionerende staat waren bij ontvangst. Is dit niet zo dan moet hij dat onmiddellijk melden bij afhaling of gebruik. Doet de ontlener dit niet dan is hij gehouden aan het betalen van een som voor de herstelling van de goederen of de aankoop van een soortgelijk en even kwaliteitsvol product als dit niet meer kan hersteld worden. 6