TOOLKIT HOE ORGANISEER IK EEN ACTIVITEIT? SPORTWEKEN

TOOLKIT HOE ORGANISEER IK EEN ACTIVITEIT? SPORTWEKEN

Introductie Weet jij al wat voor activiteit jij organiseert voor het proefsporten? In dit hoofdstuk helpen we je hiermee op weg. We bieden je een handig stappenplan en een aantal voorbeeldactiviteiten ter inspiratie. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk mensen trekken naar jouw club, maar daar staat wel iets tegenover: dat ze aan een leuke en gezellige sportactiviteit kunnen meedoen. Waarom je als club mee zou doen: Het brengt de mogelijkheden om te sporten bij jouw club onder de aandacht. Onderzoek laat zien: Er is een grote groep mensen die niet sporten, maar dat wel zouden willen. Zij kunnen een kijkje komen nemen bij jouw club en ervaren hoe het is. Het draagt direct bij aan bestaande uitdagingen van verenigingen zoals behoud en werven van leden én vrijwilligers. 2

Stap 1 Bepaal het doel Voordat je aan de slag gaat is het belangrijk te weten WAAROM je een activiteit organiseert. Denk hierover na, formuleer een duidelijk doel en maak dit SMART: SMART Specifiek Maak het doel concreet: Waarom organiseren we een proefles/ activiteit? Wat willen we ermee bereiken? Waarom willen we dit doel bereiken? Wie willen we ermee bereiken? Welke vrijwilligers en evt. andere partijen (gemeente, beheerder accommodatie, andere sportclub, etc) zijn erbij betrokken? Wanneer hebben we dit doel bereikt? Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Bepaal hoe je meet of het doel behaald is. Bepaal of er voldoende draagvlak is om het doel te bereiken. Bepaal of het gestelde doel haalbaar is. Bepaal de periode waarin je start met actie ondernemen en het doel behaald moet zijn. Voorbeelden van doelen: Met het aanbieden van sportactiviteiten tijdens de AH Sportweken wil onze club: Nieuwe leden verwerven: Lessen of trainingen waar nog deelnemers bij kunnen onder de aandacht brengen. Een nieuwe sportactiviteit initiëren, bijvoorbeeld een club met veel jeugdleden die ook voor volwassenen wil starten. Voorbeelden van (voor de club) nieuwe doelgroepen zijn: ouderen of jong volwassenen of jongeren, afhankelijk van de club. Verzamel bijvoorbeeld op de club volle spaarkaarten via leden die deze niet gebruiken en nodig mensen uit voor wie de drempel om te sporten hoog is, zoals financieel zwakkeren, mensen in maatschappelijke opvang of vluchtelingen. 3

Nieuwe vrijwilligers werven of nieuwe coaches of trainers werven. De club promoten (naamsbekendheid). De buurt en omgeving laten kennismaken met de club, waarbij je mogelijk een extra maatschappelijke rol kunt oppakken om iets extra s voor mensen in jouw buurt te betekenen. Of nodig mensen uit voor wie de drempel om te sporten hoog is, zoals financieel zwakkeren, mensen in de maatschappelijk opvang of vluchtelingen. Stap 2 Verzin een activiteit Nadat het doel SMART geformuleerd is, denk je na over welke activiteit het beste aansluit op dit doel. Je kunt ervoor kiezen om bestaand sportaanbod onder de aandacht te brengen of om iets nieuws te organiseren. Zorg in ieder geval dat de proefles die je verzint, bij jouw sportclub past en laat zien hoe gezellig het daar is. Ga hierover brainstormen met de leden en vrijwilligers van je club en verzamel alle leuke ideeën bij elkaar. Er is veel mogelijk, maar organiseer naar de capaciteit en het vermogen van de sportclub. Uiteindelijk gaat het om de kwaliteit en de beleving van de sporter. Hierbij enkele ideeën: Reguliere training openstellen Introtraining Nieuw trainingsmoment organiseren alleen voor proefsporters Clinic Open toernooi Nieuw aanbod, om te testen of dit aanslaat bij een specifieke doelgroep Maatjestraining: laat leden iemand meevragen (en misschien zelfs ophalen). Ze kunnen kiezen voor een bekende, of voor iemand voor wie de drempel om te sporten te hoog is. 4

Welke activiteit je ook organiseert, denk aan het bereiken van het doel en de juiste doelgroep. Om een activiteit nog leuker te maken is de organisatie van een sportquiz, een barbecue of borrel na afloop van de activiteit een gezellige afsluiter en ook een moment waarop de goede sfeer van de sportclub wordt beleefd door de sporter. Hierbij geldt opnieuw: organiseer naar capaciteit en vermogen. Stap 3 Organiseer de activiteit intern In deze stap denk je na over wat en wie je nodig hebt voor de organisatie van de proefles. Een goede organisatie is belangrijk; je wilt tenslotte een goede indruk maken. Zorg voordat je begint voor interne afstemming. Breng iedereen binnen de club op de hoogte van jouw ideeën. Vraag daarna aan je leden, trainers en vrijwilligers of ze mee willen helpen. Dit geldt zowel voor de organisatie van de sportactiviteit zelf als voor de ontvangst van nieuwe deelnemers. Vervolgens kun je de werkzaamheden vastleggen in een actielijst zodat het voor iedereen duidelijk is wat er van hen verwacht wordt. Je kunt de werkzaamheden hierbij onderverdelen in voorbereiden, promoten en uitvoeren. Omschrijving van de actie Verantwoordelijke Deadline Opmerking Voorbereiden Promoten Uitvoeren 5

Stap 4 Intern Communiceer en promoot Denk na over welke communicatiemiddelen je inzet om alle leden en betrokkenen bij de organisatie van de proefles op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Bijvoorbeeld via e-mail, de clubwebsite, nieuwsbrief, Social Media etc. In de toolkit communicatiemiddelen is een voorbeeldbrief aan de leden te downloaden. Deze brief is bedoeld om jouw leden op de hoogte te stellen van de proeflessen en de aanwezigheid van potentiële nieuwe leden op de sportclub. Jouw huidige leden zijn de ambassadeurs van de sportclub en daarmee tevens gastheren ; zij kunnen wel eens de eerste indruk van een potentieel lid bepalen! Maak hen bewust van deze rol en informeer hen over de activiteiten. Extern De externe communicatie heeft betrekking op het promoten van de proefles. Maak kenbaar dat er binnenkort een leuke activiteit gaat plaatsvinden op jouw club. Gebruik hierbij een actieve schrijfstijl zodat mensen geënthousiasmeerd worden om te komen. Potentiële sporters persoonlijk vragen om mee te komen sporten is een actieve manier van benaderen. Leden die hun volle spaarkaart niet gebruiken, kunnen deze inzetten om anderen daarmee uit te nodigen. Let bij het promoten wel op dat je het gekozen communicatiemiddel afstemt op jouw doelgroep. Met welke boodschap (tekst en beeld) ga je de doelgroep aanspreken zodat zij juist jouw activiteit uitkiezen om aan deel te nemen. Hoe voelt iemand zich aangesproken? Gebruik je Social Media? Kijk dan in het hoofdstuk Social Media. Hier vind je een aantal tips over hoe je dit effectief kunt inzetten. 6

Stap 5 Evalueer Een evaluatiemoment is erg belangrijk. Daaruit concludeer je namelijk of je jouw SMART doelstelling bereikt hebt. Ga dus na of het doel bereikt is, maar vraag ook input van de proefsporters. Wat vinden ze van de activiteit? Wat vinden ze van de club? Wat kan een volgende keer beter? Na het sportmoment krijgen de proefsporters via sport.nl een mailing met daarin het verzoek of zij de activiteit waar zij aan hebben deelgenomen willen beoordelen. De sportclub ontvangt deze review digitaal. Dit is waardevolle informatie en een goed leermoment voor de club. Natuurlijk kan de club al veel feedback ontvangen door deze na de sportactiviteit persoonlijk op te vragen bij de sporter. Aan de slag Kortom: bedenk als club vooral Wat is het doel? Wie wil je bereiken (welke doelgroep) Wat is er voor nodig om een goede sportactiviteit te organiseren? Op welke manier kunnen we een goed vervolgaanbod aanbieden? Maak tijdens het doorlopen van de bovengenoemde stappen gebruik van de handige checklist op pagina 8 en 9. Wanneer je deze invult en bij de hand houdt, heb je meteen een duidelijk beeld van de organisatie. 7

Checklist voor het organiseren van een succesvolle activiteit! Stap 1: Wat is ons doel? Dit willen wij concreet bereiken met de activiteit(en):... Wij willen hiermee de volgende doelgroep(en) bereiken:... Deze activiteit(en) gaan wij organiseren op onze club:... Tip! Maak het doel en de doelgroep zo concreet mogelijk. Zo kun je achteraf meten of je dit doel behaald hebt. Bijvoorbeeld: na afloop van de spaaractie willen wij 5 nieuwe seniorenleden geworven hebben. Stap 3: Hoe wordt dit (intern) georganiseerd? Wij creëren draagvlak binnen de sportclub door:... De actielijst wordt opgesteld en bijgehouden door:... De voorbereidende werkzaamheden worden georganiseerd door: De promotionele werkzaamheden worden georganiseerd door: De uitvoerende werkzaamheden worden georganiseerd door:. Samenwerkingspartners waarmee wij samenwerken voor de organisatie van de activiteit zijn:... Stap 2: Welke activiteit(en) organiseren we? De activiteit(en) die we organiseren is/zijn:... Tip: Creëer draagvlak binnen de vereniging door leden, vrijwilligers, trainers en andere betrokkenen te enthousiasmeren. Laat de spaaractie leven in de vereniging. Deel de werkzaamheden in behapbare brokken, zodat leden sneller mee zullen helpen omdat de organisatie niet al te veel tijd inneemt. Zij helpen ons bij:... 8

Checklist voor het organiseren van een succesvolle activiteit! Stap 4: Hoe verloopt de communicatie en promotie? De communicatieplanning wordt gemaakt en bewaakt door:... Intern Leden, vrijwilligers en overige interne betrokkenen worden op de hoogte gehouden via: clubsite e-mail FacebookTwitter face to face tijdens training clubblad/nieuwsbrief poster/flyer anders:...... Stap 5: Hoe evalueren we? Om ervoor te zorgen dat proefsporters zich welkom voelen bij onze club, hebben wij nagedacht over het ontvangen van de proefsporters op de club, welke eerste indruk wij als club willen geven en hoe wij hen gaan leren kennen. Na afloop van de activiteit(en) bedanken wij alle interne betrokkenen voor de inzet en verzoeken wij de proefsporters om het evaluatieformulier, die zij per mailing krijgen, in te vullen en digitaal op te sturen. Dit is waardevolle informatie en een goed leermoment voor onze club. Extern Wij hebben scherp wat wij gaan communiceren over onze activiteit(en):... soort:... doelgroep:... datum:... tijdstip:... plaats:... aanmeldwijze:... contactpersoon:... We hebben een poster/flyer gemaakt die wie in onze communicatie gebruiken. Wij promoten de activiteit(en) via: de clubsite Facebook Twitter spandoek huis-aan-huis blad lokale krant de gemeente anders:...... 9