Uitkomsten eerste deel interim controle Beknopte managementletter Den Haag, 19 juni 2014
Inhoudsopgave Inleiding 2 Actuele ontwikkelingen 3 Rechtmatigheid 4 Controlebevindingen 5 Overige aandachtspunten 6 Afsluiting 8 1 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Inleiding Aan het dagelijks bestuur van de RDOG HM t.a.v. Dhr. J.M.M. de Gouw, algemeen directeur RDOG Postbus 121 2300 AC Leiden Deloitte Accountants B.V. Schenkkade 47 2595 AR Den Haag Postbus 90721 2509 LS Den Haag Nederland Geachte leden van het dagelijks bestuur, Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9815 www.deloitte.nl Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2014 van RDOG HM hebben wij kennis genomen van elementen uit de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Zoals in onze offerte opgenomen is, hebben wij de interimcontrole in twee delen onderdeel verdeeld. In de maand juni hebben wij het eerste deel van de interim controle verricht. Dit betreft de rapportage van het eerste deel van de interim controle. Hierbij hebben wij een globale controle verricht, gericht op het vroegtijdig signaleren van aandachtspunten voor de jaarrekening 2014. De in deze rapportage opgenomen bevindingen zijn kort en bondig gepresenteerd en worden door ons nader toegelicht in de vergadering van de auditcommissie op 25 juni 2014. De in deze rapportage opgenomen bevindingen zijn gebaseerd op de door ons gevoerde gesprekken met medewerkers van de RDOG. Wij hebben nog geen detailcontroles uitgevoerd. De detailcontroles zullen wij uitvoeren als onderdeel van het tweede deel van de interimcontrole in september en oktober 2014. In deze rapportage zijn een aantal bevindingen en aanbevelingen opgenomen. De bevindingen en aanbevelingen zijn bedoeld als constructieve input voor het management als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de financiële rapportage. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Tot slot willen wij nogmaals onze waardering en dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. W. Kalkman RA 2 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Actuele ontwikkelingen Implementatie ERP in 2015. Aandachtspunten: Overgang personeelsadministratie (overzetten van ene administratie naar de andere) Vanaf 2014 digitale afhandeling personeelsmutatie (mandaatregeling) Workflow inkoopfacturen (wie kan wat, juiste invoering mandaatregeling, betrouwbaarheid systeem) Advies om de conversie goed te organiseren, te documenteren en tijdig met ons af te stemmen. Wet Markt en Overheid en VPB Eerste analyse verricht. Besluitvorming inzake publiek belang is nog een aandachtspunt (1/7/2014). Advies: een gesprek met één van onze specialisten om de gevolgen samen met u te bezien. Aanpassing wet Gemeenschappelijke Regelingen: Deadline verzending jaarstukken en begroting gemeenten is vervroegd naar 15 april. U voldeed in voorgaande jaren overigens reeds aan deze eis. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Aandachtspunt voor 2014 is inhuur. BBV Er zijn een aantal wijzigingen van toepassing voor het eerst in boekjaar 2015. Hier heeft u reeds in de begroting 2015 rekening mee gehouden. Optioneel kunt u de wijzigingen reeds verwerken in de jaarrekening 2014. 3 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Rechtmatigheid Actualisatie Normenkader (2013) De Nota inkoop en aanbesteding is niet opgenomen in het normenkader. Dit is conform het ABbesluit. Nota inkoop en aanbesteding De nota is eind 2013 geactualiseerd en bevat tevens de bepalingen van de aanbestedingswet. Monitoring vindt vanaf 2014 centraal plaats door de inkoopcoördinator. Wij hebben nog niet vast kunnen stellen dat monitoring ook gebeurt. Tevens hebben wij nog geen kennis kunnen nemen van de nota. Begrotingsrechtmatigheid eerste maanden 2014 Op het programma Ambulancezorg dreigt een overschrijding van de begroting (eerste marap 1,1 miljoen). Op het programma Openbare gezondheidszorg dreigt een overschrijding van de begroting (eerste marap 0,75 miljoen). De hogere lasten worden gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het voornemen bestaat een begrotingswijziging door het Algemeen Bestuur vast te laten stellen. Als dit besluit genomen is, is niet langer sprake van een begrotingsoverschrijding. 4 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Controlebevindingen AO/IB Uitgaande facturen waren in 2013 niet altijd geautoriseerd. Dit is inmiddels door aanpassing van de procedure geborgd. Dit dient nog door ons te worden vastgesteld. Financiële vaste activa Aandachtspunt is de volwaardigheid van de langlopende vordering Alphen aan den Rijn. Administratie RAV Detailinformatie van de administratie RAV is op centraal niveau niet beschikbaar. Dit wordt ondervangen doordat de administratie van de RDOG wel over leesrechten beschikt, de controller wekelijks op locatie van de RAV aanwezig is en doordat wekelijks sprake is van financieel overleg. Verbijzonderde interne controle (VIC) De controle over eerste maanden 2014 is nog niet volledig afgerond. Koppeling tussen jaarrekening (financiële omvang) en VIC-plan is niet duidelijk (bijvoorbeeld opbrengststromen). Verbandscontroles opbrengsten worden niet als onderdeel VIC uitgevoerd (bv. reizigersvaccinaties). Uit het VIC-dossier blijkt niet altijd hoe vastgesteld is dat de prestatie geleverd is. Er is geen sprake van een dubbele autorisatie inzake accordering prestatielevering. Op 23 juni hebben wij een afspraak bij de RAV. Deze rapportage bevat derhalve nog geen bevindingen van de RAV. 5 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Overige aandachtspunten (1) Weerstandsvermogen In de jaarrekening ontbreekt een opsomming van de risico s in een tabelvorm, waardoor de relatie met het weerstandsvermogen en de Nota reserves en weerstandsvermogen 2014 2017 niet te leggen is. Wij constateren dat het bestuur periodiek geïnformeerd wordt over de ontwikkelingen ten aanzien van de risico s. Reorganisaties FAZ en PO&C: Leidt tot bezuinigingen en mogelijke frictiekosten. Hier dient vermoedelijk een voorziening voor te worden gevormd in de jaarrekening 2014. Hiervoor wordt dekking gezocht in de begroting 2015 en wordt een aanvullende bijdrage van de gemeenten gevraagd. Logopedie: Voor Logopedie is reeds een voorziening getroffen. Aandachtspunt is de actualisatie voor de jaarrekening 2014. Bezuinigingen De komende 3 jaar heeft de RDOG een taakstelling meegekregen van 6,25 miljoen. Aandachtspunten hierbij zijn een goede informatievoorziening aan het bestuur, budgetoverheveling en dat de kwaliteit van de organisatie niet onder druk komt te staan. Advies- & Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK). Behoort vanaf 2015 tot taken RDOG. Hiertoe komen medewerkers Bureau Jeugdzorg over en wordt tevens een bezuiniging doorgevoerd (afname budget van 3,2 miljoen naar 2,6 miljoen). Het dagelijks bestuur wordt iedere vergadering geïnformeerd over de voortgang van bovengenoemde dossiers. 6 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Overige aandachtspunten (2) Aanbestedingen De RDOG heeft 76 crediteuren waarbij jaarlijks meer dan 50.000 ingekocht wordt. Dit volgt uit de door de VIC uitgevoerde analyse. Derhalve bestaat een risico dat sprake is van EU-aanbestedingen. In een aantal gevallen is geconstateerd dat de huidige werkwijze niet voldoet aan het inkoopbeleid. De actie die hieruit volgt is dat een Europese aanbesteding wordt opgezet. Het is echter ook van belang te bepalen wat het gevolg is voor het boekjaar 2014. Mogelijk is ook in 2014 sprake van een onrechtmatige inkooprelatie. Dit kan gevolgen hebben voor de strekking van de controleverklaring 2014. Derhalve adviseren wij u deze analyse op korte termijn uit te voeren. 7 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Afsluiting Disclaimer Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het dagelijks bestuur van RDOG HM en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. 8 RDOG HM CONCEPT Bevindingen eerste deel interimcontrole 2014 19 juni 2014
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication..