Doetinchem

Transcriptie

1 Doetinchem Ruimte voor elkaar: risico-inventarisatie Wmo en Wwb + Wsw drs. Laudy Konings Doetinchem, 18 oktober 2012

2 Inhoudsopgave Context van risicomanagement Aanleiding voor gemeente Doetinchem Risico-inventarisatie bruto risico s Wmo en Wwb + Wsw Beheersmaatregelen Constateringen Deloitte en vervolg voor gemeente Doetinchem 1

3 Context van risicomanagement

4 Risicomanagement Risicomanagement is een proces waarmee besluitvorming wordt ondersteund ten behoeve van een optimale risico-prestatie balans. De doelstellingen van de organisatie dienen het uitgangspunt van risicomanagement te zijn. Het realiseren van doelstellingen is het bestaansrecht van een organisatie. Risicomanagement ondersteunt de realisatie van de doelstellingen door te anticiperen op gebeurtenissen die de realisatie bedreigen en door deze te beheersen. Risicomanagement betekent per niet definitie dat alle risico s worden geminimaliseerd. Afhankelijk van het beleid of de situatie kunnen bepaalde risico s worden geaccepteerd. Mochten deze risico s zich dan daadwerkelijk voordoen, dan is hiervoor eventueel weerstandscapaciteit beschikbaar. Het is van belang voortdurend te monitoren of de beschikbare weerstandscapaciteit voldoende is, gelet op de dynamiek waaraan risico s (bestaande en nieuwe) onderhevig zijn. Deze dynamiek vraagt om een gestructureerde aanpak. Gestructureerd risicomanagement kent drie hoofdonderdelen: Fase 1: identificeren van risico s aan de hand van de geformuleerde doelstellingen7 Fase 2: analyseren en beoordelen van risico s Fase 3: beheersen en monitoren van risico s, evalueren en verbeteren De hoofdonderdelen zijn te verdelen in 8 verschillende stappen die samen de risicomanagement cyclus vormen. Het roodomlijnde deel betreft de reikwijdte van de opdracht aan Deloitte. 3 Rapporteren 7 Rapporteren 6 Monitoren en verkrijgen zekerheid 6 Monitoren en verkrijgen zekerheid 5 Ontwerpen en testen beheers- Risicomanagement cyclus 8 Continu verbeteren 1 Vaststellen strategie en doelstellingen 1 Vaststellen strategie en doelstellingen Informatie voor het nemen van beslissingen (o.a. inzake weerstandsvermogen) 5 maatregelen Ontwerpen en testen beheersmaatregelen 4 Bepalen risico strategie 4 Bepalen risico strategie 2 Identificeren risico s 2 Identificeren risico s 3 Beoordelen en analyseren 3 risico s Beoordelen en analyseren risico s

5 Definities Risicomanagement een pro-actief en continu proces dat binnen de gehele organisatie geïmplementeerd is, waarbij vanuit een gemeenschappelijk referentiekader op gestructureerde wijze wordt omgegaan met het beheersen van risico s in relatie tot organisatie- en/of beleidsdoelstellingen. Risico een gebeurtenis, waarvan onzeker is dat deze zich voor zal doen, die het realiseren van een of meer doelstellingen van de organisatie in de weg staat. Het risico op ongelukken wil je beheersen door systemen te hebben waarmee gemonitord kan worden. Deze systemen moeten niet alleen werken, zij moeten ook goed en periodiek worden toegepast door (medewerkers van) de organisatie 4

6 Perceptie van risico s kunnen verschillen 5

7 Aanleiding voor gemeente Doetinchem

8 Achtergrond vraagstelling Aanleiding De doelstelling van gemeente Doetinchem is om in de begroting van 2013 de gesignaleerde netto risico s en bijbehorende adequate beheersmaatregelen op te nemen. En vervolgens om dit een plaats te geven in de reguliere planning- & controlcyclus. Opdracht Gemeente Doetinchem heeft inmiddels ervaring bij opzetten van risicomanagement voor haar grondexploitaties. Deze ervaring neemt zij mee in het ontwikkelen van nieuwe risicoprofielen op diverse vakgebieden. Echter, specifiek op het terrein van de Wmo en de Wwnv (Wwb + Wsw) is door Deloitte ondersteuning geboden bij de inventarisatiefase. Werkwijze Om de risico s te identificeren is een drietal bijeenkomsten c.q. workshops georganiseerd voor medewerkers van diverse afdelingen. Tijdens deze workshops zijn door de medewerkers risico s benoemd op basis van de verschillende deelgebieden van het Balanced Scorecard model en aangevuld met risico s die Deloitte veelal constateert bij andere gemeenten op dit onderwerp. Uiteindelijk zijn de geïdentificeerde risico s samengevat, besproken en afgestemd. Aan de hand van dit overzicht zijn de risico s bepaald waarbij sprake is van een hoog risico. Voor deze risico s zijn gezamenlijk beheersmaatregelen benoemd. 7

9 Intern Extern Model Balanced Scorecard: een kapstok om risico s te inventariseren Bedrijfsstrategie (visie, missie, strategische doelstellingen) Marktontwikkelingen Maatschappelijke ontwikkelingen Stakeholders, burgers en omgeving Overige ontwikkelingen Processen Middelen Beleid (Ondersteunende) processen Personeel Strategie - doelstellingen Innovatie en verbetering Financieel Structuur ICT en informatievoorziening Huisvesting en faciliteiten Planning en Control - Cultuur - 8

10 Risico-inventarisatie Wmo en Wwb + Wsw

11 Risico-inventarisatielijst belangrijkste risico s Wmo en Wwb + Wsw Wmo Effecten als gevolg van bezuinigingen/ rijksbijdrage Ontwikkelingen op het gebied van demografie en arbeidsmarkt in combinatie met grondslag huidige wetgeving Beheersbaarheid bedrijfsvoering aanbieders Kwaliteit van contract(en). Hierdoor verschillende interpretaties tussen gemeente en aanbieder Beheersing en sturing interne werkprocessen (bijv. verstrekkingen) Beheersing indicatiestelling Capaciteitstekort personeel/ kortingen op personeel. Gevolgen voor de dienstverlening (kwantiteit) Kennis/ kunde van medewerkers in relatie tot nieuwe doelgroepen (kwaliteit) Effecten van het verdeelmodel Wmo Beheersing van open einde regeling Beheersing financiën Regiotaxi Nieuwe werkwijze stelt nieuwe/ andere eisen op gebied van ICT. Loopt dit proces gelijktijdig? Cultuuromslag medewerkers door andere visie op werkwijze gemeente (WNS + De Kanteling + Buurtcoach) Wwb + Wsw Ontwikkelingen op gebied van reïntegratie Niet, niet juist of tijdig verantwoorden (I-deel) Niet, niet juist of tijdig verantwoorden (W-deel) Niet juiste inzet w-deel geeft kans op overbesteding I-deel Beheersen open einde regeling bijstandsuitkeringen Overbesteding I-deel voor rekening gemeente (w.o. onrechtmatige verstrekkingen, gemeentelijke beleidskeuzes, arbeidsmarktcriterium) Meeneemregeling van toepassing, meerdere moet terugbetaald worden (W-deel besteding) Beheersbaarheid bedrijfsvoering sociale werkvoorzieningen 10

12 Beheersmaatregelen

13 Wat zijn beheersmaatregelen? Bruto-risico Bruto-risico Risico inherent aan de aard van het proces, waarbij geen rekening wordt gehouden met beheersmaatregelen. Netto-risico Netto-risico is het (geaccepteerde) rest risico waarbij ervan uit wordt gegaan dat beheersmaatregelen zijn geïmplementeerd. Beheersmaatregelen Netto-risico 12

14 Twee voorbeelden van risico en beheersmaatregel Risico Wmo: beheersing en sturing interne werkprocessen (bijv. verstrekkingen) Wwb + wsw: beheersbaarheid bedrijfsvoering sociale werkvoorzieningen Beheersmaatregel Door het opzetten, inrichten en monitoren van het proces ten behoeve van de kwaliteitscontrole wordt dit risico beheerst. Inmiddels is een toetser aangesteld, een dashboard ten behoeve van de WMO processen opgezet en geïmplementeerd, zijn de productienormen vastgesteld. Om dit risico te beheersen moeten heldere en duidelijke afspraken worden gemaakt. Door middel van periodieke rapportages, evaluaties en meelopen in de organisatie wordt inzicht gekregen in de bedrijfsvoering. 13

15 Constateringen Deloitte en vervolg voor gemeente Doetinchem

16 Goed op weg in het risicomanagementproces Gemeente Doetinchem heeft een goede start gemaakt door middel van de risico-inventarisatie, het benoemen van de belangrijkste risico s en tenslotte het benoemen van beheers-maatregelen voor zowel Wmo als Wwb en Wsw. Wij constateren dat voor de Wwb en wsw een klantvolgsysteem is opgetuigd. Om het risico van onterechte betalingen c.q. ontvangsten af te dekken heeft gemeente Doetinchem alle cliënten gekoppeld aan een accounthouder die het klantvolgsysteem continue actualiseren. De accounthouders werken competentiegericht volgens de methode meten / weten. Per accounthouder worden periode controles uitgevoerd op juistheid, tijdigheid en volledigheid. De bevindingen zijn een onderdeel van de functioneringsgesprekken. Daarnaast constateren wij dat de afdeling Werk en Inkomen verder met de implementatie van risicomanagement is dan de afdeling Wmo. Daarbij geldt dat voor de afdeling Werk en Inkomen de uitwerking van het systeem nog niet goed zichtbaar is geweest voor anderen in de organisatie. 7 Rapporteren 6 Monitoren en verkrijgen zekerheid 8 Continu verbeteren 5 Ontwerpen en testen beheersmaatregelen Informatie voor het nemen van beslissingen 1 Vaststellen strategie en doelstellingen 2 Identificeren risico s 3 Beoordelen en analyseren risico s 4 Bepalen risico strategie Het doel van gemeente Doetinchem is volledige inbedding van risicomanagement, als onderdeel van de planning & controlcyclus. Om dit doel te realiseren is het van belang dat gemeente Doetinchem de overige stappen van het risicomanagementproces doorloopt. 15

17 Voorbeeld van een risicokaart (1) Het prioriteren van risico s (ook wel positionering genoemd) vindt plaats door een score toe te kennen aan de risico s wat betreft de waarschijnlijkheid dat deze zich voordoet en vervolgens de impact indien het risico zich daadwerkelijk voordoet. Onacceptabel Acceptabel 16

18 Voorbeeld van een risicokaart (2) 9 Veranderende doelgroep 5 Kwaliteit personeel: Competenties 4 Veranderbereidheid 7 Faciliterend vermogen 6 ICT 8 Adaptievermogen 2 Interne participatie 1 Samenwerking met bedrijven, instellingen en strategische partners 3 P&C-cyclus 17

19 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte Network ) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication.