TENDERING INTENSIEVE BEGELEIDING EN BEMIDDELING NAAR WERK VAN WERKZOEKENDEN UIT DE CENTRUMSTEDEN Versie 16-06-2011 Draaiboek CST 20110616
Inhoudstafel 1 Documenten en links...4 2 Rol van de Aanbieder...5 3 Opdrachtomschrijving (2.3 en 2.4 bestek)...6 3.1 Trajectbepaling (2.4 bestek)... 6 3.2 Toeleiding naar de aanbieders (2.5.2 bestek)... 6 3.3 Start en uitvoering bemiddeling en trajectbegeleiding bij de aanbieder ( 2.5.3 en 2.8.1 bestek)... 7 3.4 Trajectacties (2.8.3.3 en 2.8.3.4 bestek)... 8 3.4.1 Algemeen... 8 3.4.2 Trajectacties registreren die in de opdracht vervat zitten... 9 3.4.3 Trajectacties registreren: enkel op aanvraag... 9 3.4.3.1 Competentieversterkende beroepsopleidingen... 9 3.4.3.2 Bijkomende trajectacties... 10 3.4.4 Andere trajectacties... 10 3.4.4.1 Opleiding bij CVO... 10 3.4.4.2 Opleiding bij SYNTRA... 11 3.4.4.3 Werkstudenten... 12 3.4.4.4 Opleiding op de werkvloer... 13 3.4.4.4 Project Zelfstandig Ondernemen toeleiding ondernemerschap... 17 3.4.4.5 Opleiding volgen buiten het Vlaamse Gewest, interregionale mobiliteit... 18 3.5 Jobcoaching (2.5.3 Bestek)... 19 3.6 Trajectafsluiting (2.5.4 bestek)... 20 4 Registratie in het Cliëntvolgsysteem (CVS) (2.8 bestek)...21 4.1 Verbintenissen (2.8.1 bestek)... 21 4.2 Toeleiding (2.5.2 bestek)... 21 4.3 Inzage verlenen... 22 4.4 Rapportering (2.8.3.5 bestek)... 23 4.4.1 Monitoring... 23 4.4.2 Rapporten voor de aanbieders... 23 4.4.3 Kwalitatieve monitoring... 24 5 Medewerking van de werkzoekende (2.9 bestek)...25 5.1 Transmissie... 25 5.2 Vrijstelling om familiale of sociale redenen... 28 5.3 Vrijwillig verzaken aan werkloosheidsuitkeringen... 28 5.4 Vragen om informatie van de RVA... 29 6 Klachtenprocedure voor de werkzoekende (2.10 bestek)...30 7 Communicatie na een opleiding...31 8 Vacatures...31 9 Aanvraag bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM)...31 10 Mobiliteitstegemoetkoming...32 11 Webleren...32 Draaiboek CST 20110616 2
12 Betalingen ( 1.2.11 bestek )...33 BIJLAGE 1: Privacy... 34 BIJLAGE 2: Detailinformatie over Individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO)... 38 BIJLAGE 3: Werkzoekenden met een medische, mentale, psychische en / of psychiatrische problematiek... 42 BIJLAGE 4: Werkzoekenden met een mobiliteitsprobleem... 44 BIJLAGE 5: Indicatie PmAH en BTOM... 46 BIJLAGE 6: Sjabloon eindverslag... 48 Draaiboek CST 20110616 3
1 DOCUMENTEN EN LINKS Op het internet staan heel wat documenten die rechtstreeks of onrechtstreeks relevant zijn voor de praktische uitvoering van dit project. Zie volgende links: Over de tender centrumsteden (CST): http://vdab.be/centrumstedentender De offerteaanvraag (of het bestek), inclusief de vragen & antwoorden: http://partners.vdab.be/centrumstedentender/documenten.shtml Een samenvattende fiche over het project met vermelding van administratieve gegevens: http://partners.vdab.be/cvs/projecten.shtml Over de toegang tot en werking van het Cliëntvolgsysteem: http://partners.vdab.be/cvs/ CVS - handleidingen voor de aanbieders: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml Handleiding voor trajectbegeleiders bij getenderde trajectbegeleiding: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding TTB.doc o De in deze handleiding beschreven functionaliteiten zijn slechts beschikbaar voor de gebruiker die tot de Organisatorische Eenheid behoort waaraan door de VDAB de trajectbegeleiding toegewezen is. Toegang tot het klantendossier: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_klanttoegang.shtml Over CVS opleidingen voor aanbieders: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_opleidingen.shtml Over de betaling van cursisten: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_betaling.shtml U vindt steeds de meest recente informatie over de wijzigingen op: http://partners.vdab.be/cvs/vergoedingen.shtml Basisdienstverlening: Inloggen en raadplegen van het klantendossier: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/inloggen%20en%20opzoeken.doc Beheer van de klantengegevens: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/cvshandleiding%20beheer%20klantengegevens.doc Over de competentierapporten: http://www.vdab.be/cobra en aanpassing van de competenties na een opleiding of actie: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/cvs-handleiding%20competenties.doc Over tewerkstellingsmaatregelen: www.aandeslag.be Over CVO: http://partners.vdab.be/cvo/ Voor de opvolging van een IBO-begeleiding: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/begeleiding%20ibo.doc Draaiboek CST 20110616 4
2 ROL VAN DE AANBIEDER De titelstructuur van het bestek wordt grotendeels gevolgd. Dit heeft als bedoeling om makkelijker verbanden te kunnen leggen tussen de informatie uit dit document en het bestek. In de inhoudsopgave wordt telkens verwezen naar de overeenkomstige nummering in het bestek. De spelers Klant: werkzoekende Trajectbegeleider: individuele begeleider van de klant bij de aanbieder Trajectbepaler: VDAB-consulent die op basis van de oriëntering samen met de klant de trajectbepaling opmaakt AMB-directeur: eindverantwoordelijke van de lokale VDAB De lokale VDAB: Per specifiek onderwerp worden in de regionale werkafspraken contactpersonen opgegeven VDAB Competentiecentra: VDAB als opleidingsverstrekker Aanbieder: de gegunde inschrijver van het project Tenderteam: de dienst die de dagelijkse opvolging van de tender waarneemt vanuit VDAB Draaiboek CST 20110616 5
3 OPDRACHTOMSCHRIJVING (2.3 EN 2.4 BESTEK) 3.1 Trajectbepaling (2.4 bestek) De trajectbepaler van VDAB beslist of een klant wordt toegeleid naar een aanbieder op basis van een kwalificerende intake. De aanbieder verbindt zich ertoe om de toegeleide werkzoekenden intensieve bemiddeling en begeleiding naar duurzame tewerkstelling aan te bieden met inbegrip van jobcoaching en jobhunting, aangevuld met zo nodig sollicitatietraining en attitudevorming. De doelgroep zijn niet-werkende werkzoekenden uit de centrumsteden die: een jobdoelwit hebben, inzetbaar zijn op de arbeidsmarkt, geen niet-arbeidsmarktgerelateerde problematiek hebben (verslaving, psychische problemen, ), niet in een effectieve financiële werkloosheidsval zitten, nood hebben aan individuele intensieve bemiddeling en begeleiding naar duurzame tewerkstelling met inbegrip van jobcoaching en jobhunting, aangevuld met zo nodig sollicitatietraining en attitudevorming geen nood hebben aan een competentieversterkende beroepsopleiding en/of taalopleiding. De VDAB zal minimaal 80% werkzoekenden uit de kansengroepen allochtoon en/of kortgeschoold toeleiden Er is geen mogelijkheid tot weigering van de toeleiding. Indien tijdens een traject blijkt dat een werkzoekende kampt met een medische, mentale, psychische en / of psychiatrische (MMPP) problematiek, of de trajectbegeleider vermoedt dergelijke problematiek, én de problematiek bemoeilijkt of verhindert zelfs de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt, kan een screening bij de VDAB psycholoog aangevraagd worden. Deze procedure wordt beschreven in bijlage 3. 3.2 Toeleiding naar de aanbieders (2.5.2 bestek) De toeleiding gebeurt doordat VDAB een trajectbepaling opmaakt en een afspraak maakt met de aanbieder voor een eerste gesprek. Indien de klant zich niet aanmeldt voor zijn eerste contact met de aanbieder en de aanbieder kan de klant middels herhaaldelijke pogingen niet bereiken binnen een termijn van 7 dagen, meldt hij de toeleiding af en motiveert deze in CVS. In geval van problemen van andere aard, kan de aanbieder steeds contact opnemen met het tenderteam. Draaiboek CST 20110616 6
3.3 Start en uitvoering bemiddeling en trajectbegeleiding bij de aanbieder ( 2.5.3 en 2.8.1 bestek) De aanbieder aanvaardt de trajectbepaling vastgelegd door de VDAB en zorgt voor de uitvoering van de erin opgenomen voorstellen met als prioritair doel de duurzame tewerkstelling van de werkzoekende. De aanbieder sluit - op basis van de trajectbepaling - een trajectovereenkomst af met de toegeleide werkzoekende. Opmerking: Aansprakelijkheid: een aanbieder sluit voor de werkzoekenden die bij hen in begeleiding en/of opleiding zijn best een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. De verzekering tegen burgerlijke aansprakelijkheid kan dezelfde zijn als voor de eigen personeelsleden. Op basis van de door de VDAB aangereikte trajectbepaling leggen de trajectbegeleider en de werkzoekende in onderling overleg vast welke arbeidsmarktgerichte acties waar en wanneer nodig zijn om de werkzoekende te laten participeren aan de arbeidsmarkt. Dit wordt geformaliseerd in de trajectovereenkomst. De aanbieder is verantwoordelijk voor het opstellen van de trajectovereenkomst tussen de aanbieder en de werkzoekende. Na de registratie van de trajectovereenkomst in CVS én de effectieve ondertekening van de trajectovereenkomst dient het eerste trajectopvolgingsgesprek (B1) te worden geregistreerd. (Zie ook de handleiding voor trajectbegeleiders bij getenderde trajectbegeleiding: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20ttb.doc) Via CVS moet het volledige verloop van het traject te volgen zijn. De aanbieder is verplicht het inhoudelijke verloop van de acties in CVS te rapporteren. Trajectovereenkomst De trajectovereenkomst is een formele overeenkomst, een verbintenis tussen werkzoekende en zijn begeleider. Het erin opgenomen actieplan is een overzicht van alle acties die ondernomen zullen worden in het kader van de begeleiding van deze specifieke werkzoekende. Dit is dus geen opsomming van acties die eventueel aan bod kunnen komen, maar een concreet werkplan. Voor elke geplande actie dient tevens de doelstelling en/of het vervolg aangegeven te worden. Volgende items dienen te worden opgenomen in de trajectovereenkomst: a. Jobdoelwit Vergeet niet het jobdoelwit en/of de jobaspiraties expliciet te vermelden in de trajectovereenkomst. De jobaspiraties kan je terugvinden in het dossier van de werkzoekende onder traject/randvoorwaarden. De begeleiding en de acties moeten steeds in functie staan van het bereiken van dit jobdoelwit. Je de voorkeurberoepen zelf aanpassen in CVS. b. Actieplan (Stappen en acties in functie van duurzame tewerkstelling) Het opstellen van een dergelijk plan kan meer dan één gesprek vergen. Er is dan ook in het bestek een termijn van 15 dagen opgenomen tussen aanmelding en ondertekening van de trajectovereenkomst om dit plan op maat van de werkzoekende te kunnen opstellen. Indien bepaalde acties bij het ondertekenen van de trajectovereenkomst nog niet kunnen worden vastgelegd, dient er wel te worden vermeld dat beide dit verder, in de loop van de begeleiding zullen bespreken en bepalen. Bij concretisering van deze acties worden deze aan de trajectovereenkomst toegevoegd. Fundamentele wijzigingen of aanvullingen in de Draaiboek CST 20110616 7
loop van het traject moeten eveneens opgenomen worden in een aangepaste trajectovereenkomst. c. Tijdslijn (Tijdsplanning) De tijdsplanning dient eveneens geconcretiseerd te worden. Welke actie wordt het eerst opgestart? Wat volgt? Uiteraard is het niet altijd mogelijk om deze volledig gedetailleerd vooraf uit te stippelen, maar ze dient wel aanwezig te zijn. Bij concretisering wordt eveneens de trajectovereenkomst aangevuld. Opmerkingen: De trajectovereenkomst wordt ten laatste 15 kalenderdagen na de definitieve toeleiding opgemaakt en ondertekend. Indien deze termijn niet kan gerespecteerd worden brengt de aanbieder de projectmedewerker van het tenderteam onmiddellijk hiervan op de hoogte met opgave van de reden. De projectmedewerker beslist of er alsnog een trajectovereenkomst mag worden opgesteld en of de werkzoekende meetelt als toeleiding binnen het contingent. 3.4 Trajectacties (2.8.3.3 en 2.8.3.4 bestek) 3.4.1 Algemeen De acties dienen geregistreerd te worden vóór de aanvang. Voor alle acties uitgevoerd door derden moet inzage verleend worden (cfr 4.3) De voorwaarden voor de registratie van trajectacties zijn opgenomen in het bestek op pagina 31, punt 2.8: Registratie in het cliëntvolgsysteem (CVS). Deze strikte voorwaarden bieden zowel de werkzoekende als de aanbieder een aantal waarborgen waarop beide partijen alsook de opdrachtgever ten allen tijde kunnen terugvallen. Omwille van nieuwe ontwikkelingen in de methodiek van trajectbegeleiding of op technisch gebied kunnen de registratierichtlijnen door de VDAB in de loop van het project gewijzigd worden. Zie ook de handleiding CVS voor getenderde trajectbegeleiding: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20ttb.doc Volgende acties vallen buiten het traject en hebben geen invloed op de afsluit van het traject: - Webleren: De werkzoekende kan zich vrij inschrijven omdat dit een service van de basisdienstverlening is. - Sectorale screening door VDAB (waarbij de beroepsaspiraties worden getoetst en geactualiseerd). - Nederlands voor anderstaligen. Wijzigingen die de aanbieder niet zelf kan doorvoeren in CVS moeten aan VDAB doorgegeven worden met vraag om aanpassing. De trajectbegeleider dient erover te waken dat het dossier van de getenderde klant steeds up-to-date blijft. Voor de richtlijnen in verband met het registreren in het klantendossier kan je onderstaande handleiding raadplegen: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/cvshandleiding%20beheer%20klantengegevens.doc Draaiboek CST 20110616 8
3.4.2 Trajectacties registreren die in de opdracht vervat zitten De opdracht omvat intensieve bemiddeling en begeleiding naar duurzame tewerkstelling met inbegrip van jobcoaching en jobhunting, aangevuld met zo nodig sollicitatietraining en attitudevorming. Volgende trajectacties dienen dan ook geregistreerd te worden: 1.Jobcoaching (zie ook 3.5) Zie bestek pagina 28 Zie handleiding pagina 16-17: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20ttb.doc en ook http://partners.vdab.be/cvs/documenten/jobcoaching.doc#_toc175728280 Lijn in Stappen naar Werk Begeleiding Jobcoach kan pas geregistreerd worden op het moment dat de werkzoekende zijn tewerkstelling gestart heeft. De begeleiding duurt maximaal 6 maanden volgend op de aanwerving. Jobhuntingsacties kunnen geregistreerd worden in de trajectlijn. 2.Sollicitatietraining en intensieve begeleiding Zie bestek pagina 28/29 Zie handleiding registratie opleidingenmanager: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/om-handleiding%20cvs-gebruiker.doc Zie ook handleiding cliëntvolgsysteem voor promotoren (niet VDAB) vanaf pagina 18: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20cvs%20voor%20erk ENDE%20PROMOTOREN.doc 3.Attitudetraining (aanleren van generieke competenties en arbeidsmarktkennis) Zie bestek pagina 28/29 Zie handleiding registratie opleidingenmanager: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/om-handleiding%20cvs-gebruiker.doc Zie ook handleiding cliëntvolgsysteem voor promotoren (niet VDAB) vanaf pagina 18: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20cvs%20voor%20erk ENDE%20PROMOTOREN.doc Vanaf 1 januari 2011 dienen alle aan- en afwezigheden tijdens VDAB erkende opleidingen verplicht genoteerd te worden op standaardaanwezigheidslijsten. Deze lijsten zijn beschikbaar op de CVS handleidingenpagina: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml 3.4.3 Trajectacties registreren: enkel op aanvraag 3.4.3.1 Competentieversterkende beroepsopleidingen Werkzoekenden die op het moment van de trajectbepaling nood hebben aan een competentieversterkende beroepsopleiding worden niet getenderd. Indien in de loop van het traject zou blijken dat er toch een competentieversterkende beroepsopleiding nodig is, kan de aanbieder beroep doen op het aanbod van VDAB of erkende derden. De trajectbegeleider dient in CVS een aanvraag te registreren voor deze acties omdat binnen een getenderd traject andere partners geen nieuwe actie kunnen invoeren (ook al hebben ze inzagerecht). Ze kunnen enkel verder werken op een actie die door de trajectbegeleider werd geregistreerd. Indien een werkzoekende die door uw organisatie begeleid wordt een uitnodiging krijgt van VDAB-CC voor een info over één van hun opleidingen dient de werkzoekende dit steeds met Draaiboek CST 20110616 9
zijn/haar trajectbegeleider te bespreken. De werkzoekende mag niet starten met een opleiding zonder toestemming van de trajectbegeleider. Er kunnen zich 4 situaties voordoen: Situatie 1: Situatie 2: Situatie 3: Situatie 4: Als de opleiding volgens de trajectbegeleider binnen het traject past en een belangrijke meerwaarde betekent in zijn/haar zoektocht naar werk mag de werkzoekende de info volgen en kan de trajectbegeleider de opleiding uiteraard aanvragen in CVS. Als de werkzoekende niet geïnteresseerd is in de opleiding waarvoor hij/zij wordt uitgenodigd dient de trajectbegeleider contact op te nemen met VDAB- CC om te melden dat de werkzoekende na onderling overleg niet wenst in te gaan op het opleidingsaanbod. Als de werkzoekende wel geïnteresseerd is in de opleiding maar deze volgens de trajectbegeleider niet in het trajectplan past dient de trajectbegeleider contact op te nemen met VDAB-CC om te melden dat de werkzoekende na onderling overleg niet aanwezig zal zijn op het infomoment. Indien blijkt dat de werkzoekende in praktijk reeds gestart is met de opleiding maar dit nog niet geregistreerd werd in CVS en de trajectbegeleider oordeelt dat de opleiding niet in het trajectplan past, neemt de trajectbegeleider best onmiddellijk contact op met de projectmedewerker van het tenderteam. Ook indien er zich hierbij problemen voordoen in de communicatie of situaties die hier niet voorzien werden kan de trajectbegeleider uiteraard steeds contact opnemen met de projectmedewerker van het tenderteam. 3.4.3.2 Bijkomende trajectacties Voor volgende trajectacties dient ook een aanvraag geregistreerd te worden om verdere registratie mogelijk te maken: (Gespecialiseerde) screening (vb. psychologisch onderzoek bij VDAB) Oriënterende opleiding Nederlands voor anderstaligen 3.4.4 Andere trajectacties 3.4.4.1 Opleiding bij CVO 1 Vanaf 01 september 2007 zijn in het decreet voor het Volwassenenonderwijs nieuwe bepalingen opgenomen betreffende een mogelijke vrijstelling voor het betalen van het inschrijvingsgeld bij het volgen van een cursus. Het inschrijvingsgeld wordt berekend door het aantal lestijden te vermenigvuldigen met 1 euro. De kostprijs bedraagt maximaal 400 euro per schooljaar of 1200 euro voor de gehele opleiding. De cursisten die voldoen aan volgende voorwaarden kunnen bij de VDAB terecht voor een volledige vrijstelling van betaling (100%) van het inschrijvingsgeld : De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven als volledig uitkeringsgerechtigd (cat 00) en voldoet alle onderstaande voorwaarden o de opleiding past in het traject (kortste weg naar werk) en verhoogt de kansen op werk aanzienlijk. Er is hiervoor 1 Relevante documenten vind u terug op http://partners.vdab.be/cvo/ Draaiboek CST 20110616 10
o o een positief advies van de trajectbegeleider en de opleidingen is opgenomen in de trajectovereenkomst de opleiding kan niet gevolgd worden bij de VDAB of bij een door VDAB erkende partner, én het betreft een korte opleiding (maximaal 1 jaar) Het positief advies voor 100% vrijstelling wordt verleend mits het afleveren van het formulier "Trajecttendering: Aanvraag attest volwassenenonderwijs" aan de klant. De klant moet zich met dit formulier aanbieden in de Werkwinkel van de VDAB om een volledige vrijstelling van het inschrijvingsgeld te bekomen. De opleiding wordt geregistreerd als 101010 Vakopleidingen in het volwassenenonderwijs. Om dit te kunnen registreren dient de trajectbegeleider contact te nemen met de VDAB (cursusbeheerder in de regio), die de opleiding tijdelijk zal publiceren in de opleidingenmanager. De trajectbegeleider zet de opleiding op aangevraagd. Voor de uitvoerder van de opleiding wordt het OE van de AMB regio van de woonplaats van de klant genoteerd (na te vragen aan de lokale contactpersoon). De werkzoekende bezorgt maandelijks aan de trajectbegeleider een door de onderwijsinstelling gevalideerde aanwezigheidslijst. Na verificatie bezorgt de trajectbegeleider deze aanwezigheidslijst (dezelfde dag) aan VDAB (cursistenadministratie van de regio). Schoolverlaters (categorie 02) hebben recht op een volledige vrijstelling van inschrijvingsgeld. Hiervoor is er geen registratie van de opleiding vereist. De klant kan zich rechtstreeks richten tot de dichtstbijzijnde Werkwinkel. Een gedeeltelijke vrijstelling van betaling (75%) van het inschrijvingsgeld is mogelijk voor: de klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven met cat 85,95, 96 of 97 de klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven als categorie 00, maar: o opleidingen buiten traject op eigen initiatief van de werkzoekende. Hiervoor is geen advies nodig van tendertrajectbegeleider. o voor opleidingen van langer dan 1 jaar (enkel het laatste jaar kan volledige vrijstelling worden bekomen) Andere situaties: De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding ten laste is van een OCMW kan 100% vrijstelling bekomen, maar het formulier moet afgeleverd worden door het OCMW. De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding inburgeraar is én een inburgeringscontract heeft ondertekend of een attest inburgering heeft behaald én een opleiding Nederlands volgt, kan 100% vrijstelling bekomen via Onthaalbureau. Werkzoekende met cat. 03 of 14 hebben geen recht op vrijstelling van inschrijvingsgeld. 3.4.4.2 Opleiding bij SYNTRA Midden september 2010 sloten VDAB en Syntra een samenwerkingsakkoord dat twee luiken omvat. Een eerste luik gaat over de organisatie van groepsopleidingen door Syntra op vraag van de competentiecentra van de VDAB. Het tweede luik omvat de individuele opleiding in het kader van het traject naar werk. Beide luiken zijn gericht op knelpuntberoepen. Draaiboek CST 20110616 11
De informatie die u hier vindt gaat over het tweede luik, de individuele opleidingen in het kader van een traject naar werk. Deze erkenning in het kader van een traject naar werk met een maximale duurtijd van één jaar wordt geïnitieerd door de VDAB trajectbegeleider. De cursisten die aan de voorwaarden voldoen hebben dezelfde rechten en plichten als VDAB cursisten. Wie komt in aanmerking? De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven als nietwerkende werkzoekende (cat 00, 02, 03, 05, 06, 14), en voldoet aan alle onderstaande voorwaarden - de opleiding is gericht naar een knelpuntenberoep waarvoor binnen de CC van de VDAB geen aanbod is of waarvoor er onvoldoende capaciteit is; (De klant staat dus op de wachtlijst voor het volgen van een opleiding.) - de opleiding is gericht naar een knelpuntberoep en wordt niet georganiseerd door een door de VDAB erkende partner; - de opleiding past in het traject naar werk en wordt opgenomen in de trajectovereenkomst - de werkzoekende wordt tijdens de periode van opleiding bemiddeld naar werk, de combinatie leren en werken staat centraal, dit dient ook expliciet afgesproken te worden met de cursist. Indien de opleiding past in het kader van het traject naar werk, registreert de trajectbegeleider een aanvraag bij Syntra. Syntra zorgt voor de uitnodiging van de cursist bij start van de opleiding en registreert via het cliëntvolgsysteem de opleiding. 3.4.4.3 Werkstudenten Het nieuwe decreet voor de financiering van de werking van de hogescholen en de universiteiten in Vlaanderen kent een extra puntengewicht toe (m.a.w. een extra financiering) voor o.a. werkstudenten. Het decreet richt zich op studenten die beroep doen op specifieke leervormen voor werkstudenten én voorziet een gelijkstelling van Werkzoekenden in het kader van een erkend traject naar werk met de Werkstudenten. Werkzoekenden die in de loop van de begeleiding hoger onderwijs willen volgen aan een Vlaamse hogeschool of universiteit en vragen om een attestering, hebben recht op een attest indien zij beantwoorden aan alle onderstaande voorwaarden: De aanvrager is kandidaat student en schreef zich in voor een specifiek studietraject voor werkstudenten; Is ingeschreven als werkzoekende en is volledig uitkeringsgerechtigd (= cat. 00); Is bereid om te werken en dit minstens deeltijds (tenminste 80 uur per maand) tijdens de studies; Is nog niet in het bezit van een tweede cyclusdiploma of een masterdiploma; Het studietraject past in een erkend traject naar werk. Het attesteren dat de opleiding past in het kader van een erkend traject naar werk gebeurt door VDAB en wil zeggen dat: Er een trajectovereenkomst is tussen de trajectbegeleider en de werkzoekende waarin de betreffende opleiding/studie werd opgenomen als één van de uit te voeren acties; De werkzoekende krijgt een attest erkend traject naar werk - hoger onderwijs Dit attest wordt voor maximaal één academiejaar gegeven zodat er voldoende tijd wordt gegeven Draaiboek CST 20110616 12
aan de werkzoekende om een (deeltijdse) job te vinden die kan gecombineerd worden met de opleiding. De werkzoekende wordt verder opgevolgd en toegeleid naar werk. De opleiding wordt geregistreerd als 101020 Hoger onderwijs voor werkstudenten. Om dit te kunnen registreren dient de trajectbegeleider contact te nemen met de VDAB (cursusbeheerder in de regio), die de opleiding tijdelijk zal publiceren in de opleidingenmanager. De trajectbegeleider zet de opleiding op aangevraagd. Voor de uitvoerder van de opleiding wordt het OE van het LKC van de woonplaats van de klant genoteerd (na te vragen aan de lokale contactpersoon). Voor de cursisten die voldoen aan bovengenoemde voorwaarden neemt de VDAB tijdens de studies de extra uitgaven naar aanleiding van de studies op zich, door voor maximaal 1 academiejaar de werkzoekende een opleidingscontract te geven. Dit betekent dat deze cursisten recht hebben op verplaatsingsonkosten, cursistenpremies en kinderopvangvergoedingen en dat zij vergoed worden voor het inschrijvingsgeld en het leermateriaal. Terugbetaling van het inschrijvingsgeld Een terugbetaling van het inschrijvingsgeld gebeurt op basis van een officieel en origineel document. De student laat het VDAB-document: Inschrijvingskosten - Opleiding aan het hoger onderwijs in het kader van een erkend traject naar werk invullen en ondertekenen door het secretariaat van de onderwijsinstelling. Terugbetaling van studiekosten Wat zijn studiekosten?: studieboeken, cursussen die de student in de hogeschool/universiteit moet kopen, kostprijs van kopies zoals aangerekend door de hogeschool/universiteit. De studiekosten, verbonden aan de opleiding, worden terugbetaald op basis van een officieel en origineel document. De student laat het VDAB-document Studiekosten - Opleiding aan het hoger onderwijs in het kader van een erkend traject naar werk invullen en ondertekenen door het secretariaat van de onderwijsinstelling. Dit document moet een gedetailleerde opgave geven van de aan de opleiding verbonden studiekosten. Indiening van de aanwezigheidslijst en onkostenstaat De werkzoekende bezorgt maandelijks aan de trajectbegeleider een door de onderwijsinstelling gevalideerde aanwezigheidslijst en zijn onkostenstaat. Na verificatie bezorgt de trajectbegeleider deze aanwezigheidslijst (dezelfde dag) aan de VDAB (cursistenadministratie van de regio). 3.4.4.4 Opleiding op de werkvloer Opleiding op de werkvloer kan in verschillende vormen voorkomen. Hieronder staat een nietlimitatieve lijst van opleidingsvormen. Andere vormen zijn ook mogelijk voor zover er een wettelijke basis voor bestaat. a. Beroepsverkennende stages (inleefstages) Zie Handleiding CVS: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/cvshandleiding%20stages.doc en pagina 37 van het bestek. b. Sociale werkplaatsen Bij sociale werkplaatsen zorgt VDAB voor de verplichte begeleiding (opvolging- en/of begeleidingsgesprekken). Een tewerkstelling in een sociale werkplaats wordt beschouwd als een tewerkstelling. c. Invoegbedrijven Bij Invoegbedrijven zorgt de aanbieder zelf voor de jobcoaching. Een tewerkstelling in een invoegbedrijf wordt beschouwd als een tewerkstelling. Draaiboek CST 20110616 13
d. Individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO) Bij IBO en IO zorgt de aanbieder zelf voor de begeleiding. IBO-interim is mogelijk binnen een getenderd traject maar zal in dit geval niet gefinancierd worden. Voor een aantal specifieke aspecten betreffende IBO en IO kunnen de aanbieders in elk LKC terecht bij een gespecialiseerde contactpersoon (http://partners.vdab.be/cvs/projecten.shtml) Hieronder worden de taken inzake IBO en IO van de verschillende partijen opgesomd: 1. IBO: Individuele Beroepsopleiding 1.1 Vóór de start van de IBO De aanbieder 2 opstellen aanvraag IBO opstellen opleidingsprogramma info aan bedrijf info aan cursist CVS : "begeleiding IBO" registratie = akkoord aanbieder In ieder geval kan de IBO slechts kunnen opgestart worden mits en na akkoord van de trajectbegeleider van de aanbieder. De VDAB contacten RVA en of OCMW beslist (eventueel na tussenkomst SERR) over startdatum, duur (ook de eventuele verlengingsduur) en brengt de aanbieder binnen de 5 werkdagen op de hoogte van de beslissing. opmaak overeenkomsten verlenen inzagerechten IBO online-toepassing ondertekenen overeenkomsten De werkgever: DIMONA aangifte 1.2 Tijdens IBO De aanbieder begeleiding en opvolging / evaluatie Minimale begeleidingsmomenten => Voor of bij de start van de IBO moet er een gesprek zijn over de IBO (contract-opleidingsplan-begeleiding) met de 3 partijen: de werkgever, de IBO-cursist en de trajectbegeleider. => Na 1 maand IBO moet er een nieuw overlegmoment zijn met de 3 partijen. => In de laatste maand van de IBO moet er een contact (kan ook telefonisch) zijn tussen de trajectbegeleider en de werkgever met het oog op het afsluiten van het arbeidscontract. => Bij een IBO van meer dan 6 maanden moet er alle 3 maanden een fysiek overlegmoment zijn tussen de 3 partijen. eventueel aanvragen tot verlenging / stopzetting aan VDAB die hierover beslist. 2 Zie ook bijlage bij dit draaiboek Detailinformatie over Individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO) Draaiboek CST 20110616 14
De VDAB administratief beheer : onder andere betalen cursisten (prestaties), facturatie, inlichten verzekering arbeidsongevallen,... eventueel beslissing tot verlenging / stopzetting De werkgever opleiding volgens opleidingsplan registratie prestaties en evaluaties afleveren C98 1.3 Einde IBO: (let wel: bij mogelijke stopzetting dient dit voorafgaandelijk aan de VDAB gemeld te worden en enkel de VDAB beslist over de stopzetting) De aanbieder terugnameplicht en verderzetting trajectbegeleiding verderzetting van de begeleiding (jobcoaching) De VDAB afleveren getuigschriften C91 administratief afwerken dossier IBO 2. IO: Instapopleiding 2.1 Vóór de start van de IO De aanbieder 3 opstellen aanvraag IO info aan bedrijf info aan cursist CVS : "begeleiding IBO" registratie = akkoord aanbieder De VDAB contacten RVA en of OCMW opleidingsduur = 2 maanden brengt de aanbieder binnen de 5 werkdagen op de hoogte van de beslissing. opmaak overeenkomsten verlenen inzagerechten IBO online-toepassing ondertekenen overeenkomsten De werkgever: DIMONA aangifte 2.2 Tijdens IO De aanbieder begeleiding en opvolging / evaluatie Geen verplichte begeleiding voorzien. Beschikbaar zijn bij crisissituaties eventueel aanvragen tot verlenging / stopzetting De VDAB 3 Zie ook bijlage 1 bij dit draaiboek Detailinformatie over Individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO) Draaiboek CST 20110616 15
administratief beheer : onder andere betalen cursisten (prestaties), facturatie, inlichten verzekering arbeidsongevallen. eventueel beslissing tot verlenging / stopzetting De werkgever opleiding bedrijfsgerichte afwerking van de beroepsopleiding registratie prestaties afleveren C98 2.3 Einde IO: (let wel: bij mogelijke stopzetting dient dit voorafgaandelijk aan de VDAB gemeld te worden en enkel de VDAB beslist over de stopzetting) De aanbieder terugnameplicht en verderzetting van de trajectbegeleiding verderzetting van de begeleiding (jobcoaching) De VDAB C91 Administratief afwerken dossier IBO e. Werkervaring (WE, voorheen WEP+) Vanaf 1 januari 2009 is WE in combinatie met tendertrajectbegeleiding niet langer mogelijk. De VDAB maakt tijdens de trajectbepaling uit of een klant nood heeft aan een WE of aan trajectbegeleiding en maakt een bepaling op aan de hand van deze info. Indien in uitzonderlijke gevallen de trajectbegeleider vindt dat een WE noodzakelijk is in een traject, dan moet dit ter advies voorgelegd worden aan de regionale projectmedewerker van het tenderteam. Indien tijdens het traject blijkt dat de werkzoekende kan starten in een WE vacature, geldt volgende procedure: a. Tenderpartner vraagt na of de klant administratief in aanmerking komt voor een WE bij de dienst attesten van de regio en motiveert waarom getenderd traject moet worden stopgezet en de overstap naar WE wordt gevraagd. De tenderpartner stuurt hiervoor een mail naar de projectmedewerker van het tenderteam. Vragen die de partner kunnen helpen bij het opstellen van deze motivatie zijn: Wat is de startdatum en de naam van de promotor (eventueel vacaturenummer) Aan welke belangrijke begeleidingsbehoeften kan niet binnen de voorwaarden van de opdracht (bestek en offerte) worden beantwoord en toon aan waarom niet? Op welke wijze kan een WE wel een antwoord bieden op deze noden? Wat zijn de doelstellingen en werkpunten voor de (leer-) werkervaringspartner? Hoe sluit de gevraagde WE-plaats aan bij het jobdoelwit en het trajectplan voor de klant? Zijn er bijkomende argumenten of omstandigheden die de koerswijziging kunnen verantwoorden? b. De projectmedewerkers onderzoeken of de motivatie overeenstemt met de bepaling van de opdracht en neemt eventuele bezwaren op met de aanbieder. c. De VDAB-trajectbegeleider of expert werkervaring: beoordeelt, op basis van de motivatie van de tenderpartner, eventueel na een gesprek met de klant, of hij akkoord is en of de motivatie van de tenderpartner te rijmen valt met de oorspronkelijke motivatie om de klant toch te tenderen. De VDAB-trajectbegeleider stuurt daarop volgende informatie door: akkoord of niet met de trajectwijziging naar werkervaring Draaiboek CST 20110616 16
Op basis van welke argumenten van de partner men wel of niet akkoord is met deze wijziging, Indien akkoord: beschrijving van de begeleidingsnoden, de nodige acties en behoeften die specifiek moeten opgenomen worden door het leerwerkbedrijf. Bij akkoord wordt alle informatie doorgestuurd met de vraag tot vervroegde afsluit. Bij niet akkoord neemt de projectmedewerker Tenderteam opnieuw contact met de trajectbegeleider. 3.4.4.4 Project Zelfstandig Ondernemen toeleiding ondernemerschap Indien uit de trajectbegeleiding blijkt dat de klant een zelfstandige activiteit wil optarten, kan de klant toegeleid worden naar het project Zelfstandig Ondernemen (UNIZO of een van de activiteitencoöperaties) Vooraleer de getenderde klant in het project kan instappen wordt een screening ondernemerschap (entrespiegel) afgenomen door de consulent ondernemerschap van de VDAB 4. De tendertrajectbegeleider moet steeds op de hoogte zijn van de screening vooraleer die wordt afgenomen. Om de screening aan te vragen in een traject dient contact opgenomen te worden met de consulent ondernemerschap. Indien de klant na de screening een positief advies krijgt van de VDAB: a. Fase 1: oriëntatie naar ondernemerschap tendertrajectbegeleider noteert in Stappen naar werk de actie: oriëntatie naar ondernemerschap (toestand AV) (= trajectactie). De trajectbegeleider print de verwijskaart af ter ondertekening, de lijn oriëntatie naar ondernemerschap komt automatisch op geïnitieerd. De trajectbegeleider vult datum en uur in. uitvoerder= OE 10007088 unizo of een van de activiteitencoöperaties (AC) OE 10009715 (De Punt) Oost Vlaanderen OE 10009705 (Co-Actief) Antwerpen OE 10009716 (Co&Go) Vlaams Brabant OE 10009706 (Ondernemersatelier) Limburg OE 10009887 (Gusto) West Vlaanderen De keuze tussen Unizo of de activiteitencoöperatie gebeurt door de consulten ondernemerschap op basis van de screening via de entrespiegel indien een (voor)opleiding bedrijfsbeheer noodzakelijk is, wordt die opleiding op aangeven van unizo of de AC door de tendertrajectbegeleider aangevraagd in Stappen naar werk (= trajectactie) de trajectbegeleiding blijft in het beheer van de tenderpartner Deze fase duurt maximaal 3 maand, verlengd met de periode van de (voor)opleiding bedrijfsbeheer. Op het einde van fase 1 brengt Unizo of de AC de tendertrajectbegeleider op de hoogte van het resultaat en wordt dit ook geregistreerd in de actielijn Mits een positieve evaluatie kan de klant overstappen naar fase 2 4 De overzichtlijst van de contactpersonen is terug te vinden op www.vdab.be/partners Draaiboek CST 20110616 17
b. Fase 2: intensieve begeleiding naar ondernemerschap indien klant op 6 maanden tijd een zelfstandige activiteit kan opstarten wordt de trajectbegeleiding overgedragen aan UNIZO. De tendertrajectbegeleider meldt dit aan de projectmedewerker van het tenderteam zodat het traject kan overgedragen worden. In de praktijk wordt Unizo administratief als partner toegevoegd aan het perceel van de aanbieder van de tendertrajectbegeleiding; Het uitbestedingnummer blijft dat van het tendertraject. indien klant meer tijd of extra ondersteuning nodig heeft blijft de trajebegeleiding in het beheer van de tenderpartner tendertrajectbegeleider noteert in Stappen naar werk de actie begeleiding activiteitencoöperaties (toestand AV ) (= trajectactie) met als uitvoerder: OE 10009715 (De Punt) Oost Vlaanderen OE 10009705 (Co-Actief) Antwerpen OE 10009716 (Co&Go) Vlaams Brabant OE 10009706 (Ondernemersatelier) Limburg OE 10009887 (Gusto) West Vlaanderen 3.4.4.5 Opleiding volgen buiten het Vlaamse Gewest, interregionale mobiliteit. Indien een getenderde werkzoekende een opleiding wenst te volgen buiten het Vlaamse Gewest (Waals gewest, Duitstalige gemeenschap, Franstalige opleidingen in het Brusselse Gewest), dient de procedure rond interregionale mobiliteit gevolgd te worden. De procedure staat beschreven in de handleiding die je kan terugvinden op de VDAB website (http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml) Draaiboek CST 20110616 18
3.5 Jobcoaching (2.5.3 Bestek) Jobcoaching is de begeleiding op de werkvloer van een nieuwe werknemer en van zijn werkgever door een bedrijfsexterne, neutrale coach met als doel de aanwerving te faciliteren en duurzaam te maken. Jobcoaching moet vanaf de aanwervingsperiode van de werkzoekende verplicht worden aangeboden aan elke werkgever. Van de aanbieder wordt verwacht dat hij de werkgever motiveert om in te stemmen met de jobcoaching op zijn werkvloer, constructief mee te werken en om zijn verplichtingen inzake onthaal en de aanpassing van de werknemer in de onderneming na te komen. De jobcoaching dient geregistreerd te worden in stappen naar werk met de lijn Begeleiding jobcoach. (zie ook 3.4.2). De afspraken met de werkgever en werknemer worden geformaliseerd in een jobcoachingscontract waarin concrete actiepunten en timing worden vastgelegd. Indien de aanbieder er niet in slaagt de werkgever te motiveren om mee te werken aan de jobcoaching, dient de aanbieder minimaal de nodige coaching aan te bieden aan de werkzoekende/werknemer. Deze opvolgingsgesprekken dienen geregistreerd te worden in stappen naar werk met de lijn Nazorg tijdens tewerkstelling. Ook indien de werkgever het jobcoachingscontract niet wenst te ondertekenen, dient dit op deze manier geregistreerd worden. Hieraan is geen contract verbonden maar men moet wel het bedrijfsidentificatienummer van de werkgever invoeren. De lijn wordt op bezig gezet vanaf de aanwerving van de klant en na maximaal 6 maand op uitgevoerd gezet. Het verhindert het afsluiten van het traject niet. De eigenlijke jobcoaching start op vanaf de aanwerving van de klant en duurt maximaal 6 maanden volgend op de aanwerving. a) Jobcoaching en interim Jobcoaching bij een interimcontract kan onder volgende voorwaarden: het moet gaan om een contract van minstens 3 maanden; er moet uitzicht zijn op een contract van onbepaalde duur; de jobcoachingsovereenkomst wordt afgesloten tussen de werknemer en het bedrijf waar de werknemer effectief gaat werken (de gebruiker): het gaat immers in de eerste plaats om het functioneren van de werknemer in de werkomgeving en bovendien is het ook die werkgever-gebruiker die moet overtuigd worden om de werknemer achteraf vast aan te werven. Het interimkantoor moet als juridische werkgever wel op de hoogte worden gebracht.. b) Jobcoaching en contracten van bepaalde duur (niet interim) Jobcoaching is ook bij andere contracten van bepaalde duur mogelijk indien de tewerkstellingstermijn lang genoeg is om zinvolle coaching op te starten en er kans is op duurzame tewerkstelling. Draaiboek CST 20110616 19
3.6 Trajectafsluiting (2.5.4 bestek) De procedure voor het afsluiten van begeleidingstrajecten is vanaf 01.02.2011 gewijzigd. Dankzij deze nieuwe afsluitregels kunnen de trajectbegeleiders in samenspraak met de klant bepalen wanneer een traject wordt afgesloten. Met het oog op een goede dienstverlening aan de werkzoekende blijft de minimumduur van een traject 6 maanden. Je vindt de gedetailleerde informatie over de gewijzigde procedure via deze link: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20afsluiten%20begeleidingstraject.doc Om te voorkomen dat trajectacties nodeloos lang op bezig blijven staan zorgt VDAB voor een snellere opvolging van openstaande trajectacties. Je vindt hierover meer informatie bij de CVS handleidingen: http://partners.vdab.be/cvs/documenten/handleiding%20opvolging%20van%20trajectacties.d oc Een trajectactie in aanvraag wordt beschouwd als actieve trajectactie en verhindert dus de afsluiting van het traject. Een degelijke opvolging van de aangevraagde trajectacties is dan ook nodig. Trajectacties die geannuleerd worden (AN) of opleidingen die beëindigd worden (ST of UV) zonder registratie van opleidingsuren, worden niet beschouwd als trajectactie. Ook de webleercursussen van de VDAB worden niet beschouwd als trajectacties en zullen bijgevolg de trajectafsluiting niet tegenhouden. Om toekomstige begeleiders alle relevante informatie te verstrekken, moet de trajectbegeleider een eindverslag opmaken met een overzicht van de competenties, mogelijkheden en beperkingen van de werkzoekende in relatie tot de ondernomen acties. De trajectbegeleider wordt daarom uitgenodigd om gebruik te maken van het sjabloon van een eindverslag en deze gegevens vóór de afsluit van het traject over te nemen in de samenvatting van de trajectlijn of een eigen document toevoegen aan het dossier (zie bijlage 6). Wanneer de tewerkstelling van een deelnemer eindigt voor het afsluiten van het traject, dan moet de trajectbegeleider betrokkene terug in begeleiding nemen (terugnameplicht). De terugnameplicht geldt ook voor elke onderbreking van het traject tengevolge van ziekte, onbeschikbaarheid, en voor zover het traject niet afgesloten is. De trajectbegeleider wordt automatisch via mail op de hoogte gebracht wanneer een klant zich terug inschrijft als werkzoekende. Bij een gerechtelijke procedure naar aanleiding van een stopzetting van een trajectbegeleiding of een trajectactie, blijft de aanbieder aan VDAB alle nodige informatie verstrekken met betrekking tot die trajectactie. Indien VDAB, op vraag van de aanbieder, bemiddelend optreedt, heeft dit geen invloed op het moment waarop het traject wordt afgesloten. Draaiboek CST 20110616 20