Charter van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor een klantvriendelijke overheid VOORWOORD : Dit charter is een aanvulling op het Handvest van 4 december 1992 op de gebruiker van de openbare diensten. CHARTER : De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) is een openbare instelling van sociale zekerheid die werd opgericht bij de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid en ingevolge een bestuursovereenkomst met de Belgische Staat verbonden is. Onze visie De KSZ is de motor en coördinator van e-government in de sociale sector. E-government is een grondige herdenking van de relaties tussen de openbare diensten (in de ruime zin van het woord, dus ook private instellingen met een opdracht van algemeen belang, zoals ziekenfondsen of zelfstandigenkassen), de burgers en de ondernemingen door gebruik te maken van opportuniteiten geboden door moderne technologieën, internet en nieuwe media. De inzet van de technologie is daarbij echter niet meer dan een middel; het doel van e- government is een snelle en efficiënte dienstverlening aan burgers en ondernemingen, die hen op een geïntegreerde wijze wordt aangeboden volgens hun leefwereld, en met een absoluut minimum aan administratieve formaliteiten. Onze missie Binnen de filosofie van de virtuele matrix van de hervorming van het Openbaar Ambt heeft de KSZ de volgende opdrachten : 1 een gemeenschappelijke strategie inzake e-government in de sociale sector uitwerken en de naleving ervan opvolgen; 2 de homogeniteit en consistentie van het beleid met deze gemeenschappelijke strategie bevorderen en bewaken; 3 de actoren van de sociale sector bij de implementatie van de gemeenschappelijke strategie begeleiden; 4 de nodige normen, standaarden en basisarchitectuur voor een efficiënte inzet van de informatie- en communicatietechnologie ter ondersteuning van deze strategie uitwerken en de naleving ervan opvolgen; 5 actor-overschrijdende projecten en diensten uitwerken ter ondersteuning van deze gemeenschappelijke visie; 1
6 de samenwerking met instanties buiten de sociale sector op het gebied van e-government en de informatie- en communicatietechnologie beheren. - Onze opdrachten ten opzichte van de beroepsgebruikers directe klanten Om deze opdrachten tot een goed einde te brengen heeft de KSZ talrijke contacten met de beroepsgebruikers van haar diensten die haar via de hen ter beschikking gestelde middelen (zie het punt hierna «Onze toegankelijkheid») kunnen contacteren. De beroepsgebruikers van de diensten van de KSZ zijn de openbare instellingen van sociale zekerheid, de meewerkende instellingen van sociale zekerheid (ziekenfondsen, uitbetalingsinstellingen van de werkloosheidsuitkeringen, arbeidsongevallenverzekeraars, ), de OCMW s, sommige openbare diensten en instellingen van de Gemeenschappen en Gewesten, sommige pensioen- en solidariteitsinstellingen, de openbare of privé-instellingen die aanvullende rechten toekennen (nl. rechten op bepaalde voordelen waarop een natuurlijke persoon of zijn rechthebbenden aanspraak kunnen maken op basis van het socialezekerheidsstatuut van die natuurlijke persoon, naast de rechten die vastgesteld zijn in het socialezekerheidsrecht) alsook de beroepscategorieën die meewerken aan de sociale sector (notarissen, deurwaarders, geneesheren, ). De KSZ stelt er een eer in om via het Beheerscomité en het Algemeen Coördinatiecomité en de werkgroepen ervan met deze beroepsgebruikers samen te werken teneinde met hun prioriteiten en behoeften rekening te houden. Alle beroepsgebruikers van de diensten van de KSZ zijn immers binnen het Algemeen Coördinatiecomité vertegenwoordigd. Het Algemeen Coördinatiecomité heeft als taak om elk initiatief voor te stellen die hun medewerking binnen het netwerk van de sociale sector kan bevorderen en versterken evenals elke maatregel die aanleiding kan geven tot een wettelijke en vertrouwelijke verwerking van de sociale persoonsgegevens. Het Comité is het orgaan waar men via overleg met alle betrokken partijen de concrete organisatie en de ontwikkeling van het netwerk voorbereidt en waar men een oplossing zoekt voor alle hiermee verband houdende problemen. Een deel van de beroepsgebruikers van de diensten van de KSZ is eveneens vertegenwoordigd binnen het Beheerscomité dat over alle bevoegdheden beschikt om de instelling te besturen en dat de beslissingen neemt die haar aanbelangen. - Onze opdrachten ten opzichte van de burgers en de ondernemingen of verenigingen indirecte klanten In het kader van de realisatie van haar opdrachten treedt de KSZ niet rechtstreeks in contact met de burgers en de ondernemingen of verenigingen en ze verstrekt geen enkele sociale prestatie aan de burgers. De KSZ biedt echter onrechtstreeks haar diensten aan de burgers en aan de ondernemingen of verenigingen aan door het netwerk van de sociale sector te implementeren, door aan de 2
harmonisering en aan de vereenvoudiging van de toepassing van de sociale zekerheid deel te nemen en door mee te werken aan de invoering van talrijke elektronische transacties die het leven van haar onrechtstreekse klanten moeten vereenvoudigen. Alle sociale gegevensbanken van de actoren van de sociale sector en het Rijksregister die als basis dienen voor de diensten die door de beroepsgebruikers aan de burgers en aan de ondernemingen of de verenigingen worden aangeboden, worden immers in het netwerk van de sociale zekerheid samengebracht. Dankzij de diensten die de KSZ aan openbare of privé-instanties die aanvullende rechten toekennen aanbiedt, draagt ze er rechtstreeks toe bij dat sommige categorieën van sociaal benadeelde personen een reeks voordelen krijgen zonder dat zij deze nog moeten aanvragen of zonder dat hiertoe een attest moet worden afgeleverd. Elke burger of elke onderneming of vereniging kan zich bovendien steeds wenden tot de KSZ voor elke vraag in verband met de KSZ of de door haar geleverde diensten. Ten slotte heeft elk burger krachtens artikel 10 van de wet van 12 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens het recht om door de KSZ geïnformeerd te worden over eventuele verwerkingen van hem betreffende persoonsgegevens. Dit informatierecht geldt niet voor de rechtspersonen aangezien ze niet onder het toepassingsgebied van voormelde wet van 8 december 1992 vallen. In dat opzicht dient te worden benadrukt dat de KSZ geen centrale gegevensbank is waar omvangrijke hoeveelheden gegevens over de burgers worden bijgehouden. Ze is enkel een verkeersregelaar die op het kruispunt vandaar de naam van alle gegevensstromen tussen de actoren van de sociale sector, die stromen in goede banen probeert te leiden. Daarom houdt de KSZ enkel verwijzingen naar gegevens bij, zonder de inhoudelijke gegevens zelf te bewaren. Samengevat weet de KSZ per persoon bij welke instellingen van sociale zekerheid hij over een dossier beschikt, in welke hoedanigheid hij bij de instelling van sociale zekerheid is gekend en voor welke periode hij is (of was) gekend bij die instelling (begindatum en einddatum). Onder hoedanigheid moet worden verstaan het soort dossier dat een instelling van sociale zekerheid voor een bepaalde persoon bijhoudt. Indien een burger over een actuele lijst van de instellingen van sociale zekerheid die een dossier over hem beheren wenst te beschikken, moet hij dit schriftelijk vragen aan de afdeling Innovatie en Beleidsondersteuning (voor het postadres zie het punt hierna Onze toegankelijkheid ). Bij zijn aanvraag moet hij een kopie van zijn identiteitskaart voegen opdat zijn identiteit zou kunnen worden gecontroleerd. De KSZ stuurt binnen de 7 dagen na ontvangst van de aanvraag het antwoord op naar het adres dat op zijn identiteitskaart is vermeld. Voor een vlotter verloop wordt aan de burgers voorgesteld om hun aanvraag in te dienen aan de hand van het formulier Verzoek om mededeling van persoonsgegevens door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid dat op de website van de KSZ beschikbaar is op het volgende adres http://ksz.fgov.be, rubriek FAQ, onder de titel Houdt de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gegevens over mij bij en kan ik die inzien? ). - Onze specifieke opdrachten met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer 3
De KSZ wil de naleving van het privéleven bij de uitoefening van haar taken bevorderen. De mededeling van sociale persoonsgegevens door de actoren van de sociale sector aan andere instanties binnen of buiten het netwerk moet het voorwerp uitmaken van een machtiging van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid. Behalve een paar uitzonderingen die in de wetgeving zijn voorzien, moet het Sectoraal Comité op voorhand de machtiging verlenen voor de uitwisseling van alle soorten sociale gegevens tussen actoren van de sociale sector alsook voor de gegevensuitwisseling uitgaande van de instellingen van sociale zekerheid ten behoeve van personen die geen deel uitmaken van het netwerk van de KSZ. De machtigingsaanvraag voor de mededeling van sociale persoonsgegevens moet bij de voorzitter van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid worden ingediend, de heer Yves Roger, ofwel per post (Sint-Pieterssteenweg 375, 1040 Brussel), ofwel via e-mail aan het secretariaat van het Sectoraal Comité (joke.vanderpoorten@ksz.fgov.be). Een kopie van de aanvraag moet eveneens worden ingediend bij het algemeen bestuur van de KSZ, ofwel per post (Sint-Pieterssteenweg 375, 1040 Brussel), ofwel via e-mail (management@ksz.fgov.be). De KSZ blijft ter beschikking van de aanvragers om hen te helpen bij het indienen van hun aanvraag. Hiertoe heeft ze twee documenten voorbereid en ter beschikking gesteld op haar website om de aanvragers te begeleiden bij het opstellen en indienen van een volledige aanvraag : Procedure voor het opstellen en het indienen van een aanvraag tot machtiging door het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid en Aanvraag tot machtiging inzake de toegang tot de persoonsgegevens uit de KSZ-registers en de mededeling ervan: te verstrekken informatie (adres: http://ksz.fgov.be, rubriek Organisatie, onder de titel Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid en onder de subtitel Beraadslagingen ). De KSZ is belast met het opstellen van het technisch en juridisch advies, het zogenaamde auditoraatsrapport, met betrekking tot elke aanvraag voor de mededeling van sociale persoonsgegevens waarvan zij een kopie heeft gekregen vanwege de afdeling Sociale Zekerheid van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en de Gezondheid of vanwege de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Eens de aanvraag is ingediend, wordt ze binnen de 45 dagen door het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en de Gezondheid behandeld, voor zover het dossier volledig is. Er dient echter rekening te worden gehouden me het feit dat het Sectoraal Comité slechts één maal per maand vergadert (in principe de eerste dinsdag van elke maand, behalve in juli en augustus) en dat de agenda van de vergadering een tweetal weken op voorhand definitief wordt vastgelegd op basis van de volledige aanvragen en van de technische en juridische adviezen van de KSZ die op dat moment beschikbaar zijn. Onze managementinstrumenten Sinds haar oprichting stelt de KSZ alles in het werk om een efficiënte werking te bewerkstellingen en te bevorderen teneinde alle gebruikers een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden. 4
Haar inspanningen worden ondersteund door een bedrijfscultuur waarbij gestreefd wordt naar de realisatie van de doelstellingen van de instelling en door de ontwikkeling van aangepaste managementinstrumenten. De ondertekening van haar bestuursovereenkomst is een bevestiging voor dit algemene beleid van de instelling. Haar overeenkomst werd voorbereid door de implementering van opvolging-, beheer- en planningtools waarvan de opdrachten van de instelling de gemene delers zijn. De opdrachten van de KSZ worden in drie grote groepen van taken onderverdeeld: de projecten, de operationele basistaken en de supportopdrachten. Deze opvolging-, beheer- en planningstool omvatten een projectplanning gekoppeld aan het imputatiesysteem van de arbeidstijd met informatie over de stand van zaken van de werkzaamheden, een analytische boekhouding waarin de projecten financieel worden opgevolgd en ten slotte een datawarehouse met daarin alle indicatoren over de mate van realisatie van de doelstellingen die werden vastgelegd voor de opdrachten van de bestuursovereenkomst. De KSZ gebruikt aldus Balanced Score Cards, een performantiemeetsysteem waardoor een continu verbeteringsproces mogelijk is, en realiseert jaarlijks een tevredenheidsenquête bij alle actoren van de sociale sector die haar diensten gebruiken. Onze toegankelijkheid - Algemene contactgegevens KRUISPUNTBANK VAN DE SOCIALE ZEKERHEID Sint-Pieterssteenweg 375 1040 BRUSSEL Tel. +32-2-741 83 11 Fax +32-2-741 83 00 Website : www.ksz.fgov.be De website van de KSZ is een gebruiksvriendelijk informatie-instrument dat permanent wordt bijgewerkt en aangevuld, leesbaar en toegankelijk is voor de burgers, de ondernemingen en de actoren van de sociale sector in het algemeen. Alle informatie die in dit charter beknopt wordt beschreven, wordt er uitvoerig besproken. De website biedt ook een globaal overzicht over de KSZ, de waarden die ze willen bevorderen en de strategische doelstellingen die ze beoogt en vormt een toegangspunt tot de andere websites van de actoren van de sociale sector, waaronder de sites «www.belgium.be» en «www.socialsecurity.be». In het bijzonder vindt elke betrokkene persoon de nodige informatie met betrekking tot : de procedure tot machtigingsaanvraag voor de mededeling van sociale persoonsgegevens door het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en de Gezondheid (adres: http://ksz.fgov.be, rubriek Organisatie, onder de titel Sectoraal 5
Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid en onder de subtitel Beraadslagingen ); de procedure met betrekking tot de aanvraag om informatie door de KSZ over eventuele verwerkingen van persoonsgegevens die hem betreffen (adres http://ksz.fgov.be, rubriek FAQ, onder de titel Houdt de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gegevens over mij bij en kan ik die inzien? ); de procedure aan de hand waarvan de gerechtsdeurwaarders bij de KSZ kennis kunnen nemen van de socialezekerheidssectoren waar een persoon is gekend indien bewezen wordt dat hij een sociale schuld heeft (adres http://ksz.fgov.be, rubriek FAQ, onder de titel Hoe kan ik als gerechtsdeurwaarder bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid informatie over een persoon verkrijgen? ); de procedure aan de hand waarvan wetenschappelijke instellingen de mededeling van anonieme gegevens, van gecodeerde sociale persoonsgegevens en/of van nietgecodeerde sociale persoonsgegevens kunnen vragen voor wetenschappelijke doeleinden (adres: http://ksz.fgov.be, rubriek Statistieken, onder de titel Medewerking aan wetenschappelijk onderzoek en de subtitel Mededeling van gegevens voor wetenschappelijke doeleinden ). De detailgegevens van alle afdelingen van de KSZ zijn beschikbaar op de website van de KSZ op het adres http://ksz.fgov.be, rubriek Contact, onder de titel Contact opnemen met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en haar afdelingen». - Service Desk De Service Desk van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid is het centrale inlichtingenpunt voor alle vragen over de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en de door haar aangeboden diensten. De Service Desk is bereikbaar op werkdagen (van maandag tot vrijdag) van 8 uur tot 17 uur. Hij is niet beschikbaar op zaterdagen, zondagen en feestdagen. De Service Desk is bereikbaar : - via telefoon op het nummer 02-741 84 00 tussen 8 uur en 17 uur op werkdagen, - via e-mail op het adres: servicedesk@ksz-bcss.fgov.be, - via fax op het nummer 02-741 83 00 - door middel van een online formulier dat op de website van de KSZ moet worden ingevuld op het adres http://ksz.fgov.be, rubriek Contact, onder de titel Contact opnemen met de Service Desk en onder de subtitels Vraag groot publiek en Technische vraag. - Contactvoorwaarden Op voorwaarde dat de gestelde vraag verstaanbaar en volledig is en dat ze de volledige gegevens van de aanvrager vermeldt, wordt het antwoord via hetzelfde kanaal teruggestuurd behalve wanneer de aard van het antwoord een schriftelijk antwoord vereist, evenals binnen kortere termijnen, en ten laatste binnen de 7 werkdagen na de ontvangst ervan. Indien de KSZ niet binnen die termijn kan antwoorden, dan stuurt ze ten laatste binnen de 5 werkdagen een ontvangstbewijs op. 6
Indien de KSZ niet op de vraag kan antwoorden, dan stuurt ze in de mate van het mogelijke de aanvraag door naar de bevoegde instelling en brengt de auteur hiervan op de hoogte. Voor het overige zullen de persoonsgegevens die ten gevolge van de ontvangst van de aanvraag worden verkregen niet aan derden worden meegedeeld. In elk antwoord van de KSZ wordt de naam, de hoedanigheid, het telefoonnummer en het elektronisch adres van de ambtenaar vermeld die met het dossier is belast. Het beroep op aangetekende zendingen wordt beperkt tot de gevallen waarin dat strikt noodzakelijk is en tot de wettelijk voorziene gevallen. * * * Opgemaakt te Brussel, op 25 september 2007 F. ROBBEN Administrateur-generaal van de KSZ Mevrouw G. D'HONDT Voorzitster van het Beheerscomité van de KSZ 7