samen groeien, samen oogsten, samen proeven

IN BEWEGING JAARVERSLAG 2012 SAMEN FOCUSSEN OP INNOVATIE samen groeien, samen oogsten, samen proeven

SAMEN SUCCESSEN BOEKEN

Inhoudstafel Voorwoord 4 Missie en waarden 18 Statuten, deelnemers en samenstelling van de bestuursorganen 19 Jaarrekening CIPAL DV 35 Jaarverslag CIPAL DV 68 Verslag van de commissaris over de jaarrekening van CIPAL DV 74 Geconsolideerde jaarrekening 76 Geconsolideerd jaarverslag 99 Verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening 105 CIPAL Jaarverslag 2012 3

Voorwoord Beste vennoten 2012 ligt achter ons. Bijna 2,5 jaren zijn verstreken sinds CIPAL in beweging werd gezet. Daarmee is CIPAL bijna halfweg haar herstel- en vernieuwingsoperatie die tot 2015 loopt. Tijd dus voor een terugblik en tussentijdse evaluatie. WAAR STAAT CIPAL VOOR? Meermaals heeft CIPAL zich de voorbije 2,5 jaren afgevraagd waar ze als organisatie echt voor staat. Waarmee wordt CIPAL spontaan geassocieerd? Op welke domeinen is CIPAL echt uitmuntend? Tijdens contacten met vennoten, klanten en personeel bleek hierbij toch steeds weer dat de bedrijfsidentiteit nog onvoldoende duidelijk is, dat CIPAL de voorbije jaren in sommige middens als oubollig en voorbijgestreefd werd gepercipieerd en dat CIPAL over de jaren heen een bedrijf van middelmatigheid was geworden. CIPAL werd zeker niet meer als een echte trendsetter aanzien (wat voorheen wel duidelijk het geval was), maar tegelijkertijd was het toch ook niet louter een volger. CIPAL werkte voor de overheid, maar had toch ook privéklanten. CIPAL was zelf een intercommunale overheid, maar had toch ook veel commerciële kantjes. CIPAL werkte voor lokale besturen, maar daarnaast ook voor de hogere overheden. CIPAL was actief in Vlaanderen, maar toch ook een beetje in andere regio s. CIPAL was niet winstgedreven, maar had ook nooit echt verlies gemaakt. CIPAL was als intercommunale een verlengstuk van haar vennoten, maar werd door hen veelal in concurrentie geplaatst met andere spelers. CIPAL werkte in vele facetten daarom zoals een echt privé IT-bedrijf, maar was op andere vlakken, zoals interne structuren, dan toch weer een overheidsbedrijf. Als IT-overheidsbedrijf leverde CIPAL voornamelijk backoffice toepassingen, maar het legde zich ook toe op front- en midoffice. Men dacht dat CIPAL tonnen subsidies en overheidssteun kreeg, maar gelukkig genereerde ze steeds haar eigen inkomstenstromen waarmee de kosten gedekt en de investeringen gefinancierd konden worden. Het zijn maar enkele voorbeelden van tegenstellingen waarmee klanten, vennoten en personeelsleden CIPAL confronteerden. Men zou inderdaad van minder in de war raken! De kernvraag is evenwel niet waar CIPAL voor stond, maar wel waar CIPAL in de toekomst voor wil staan. En dat is voor een dynamisch en open overheidsbedrijf, een vat vol energie en dynamiek, geroemd voor durf, innovatie en resultaatgerichtheid, een echt verlengstuk van de besturen met klantgerichte en uitmuntende expertisecentra en een duurzaam karakter. 4

Hoever staat CIPAL dan met die nieuwe positionering? Mag ze tevreden zijn met de tot op heden geboekte resultaten? Gaat het snel genoeg vooruit? Zullen de resultaten van de vernieuwing wel tijdig op het terrein voelbaar zijn? Voelt de markt wel voldoende de nieuwe identiteit? En moet de lat niet nog hoger gelegd worden? Het zijn enkele van de vragen die CIPAL meer dan ooit en voortdurend bezig houden! DE INTERCOMMUNALE CIPAL DV: EXPERTISECENTRUM INZAKE PROCESAU- TOMATISERING EN BELEIDSONDERSTEUNING VOOR LOKALE EN PROVINCI- ALE OVERHEDEN Twee jaar geleden is CIPAL gestart met het vormgeven van een duidelijke identiteit voor de intercommunale vereniging. Terugkeren naar het basisgedachtegoed van de intercommunale samenwerking kon enkel door de niet-kernactiviteiten af te splitsen. De eerder commerciële en technische activiteiten (diensten aan niet-vennoten) die historisch waren ontstaan, werden daartoe ondergebracht in een NV-structuur. De intercommunale structuur (CIPAL DV) is sindsdien exclusief voorbehouden voor Vlaamse lokale en provinciale besturen. CIPAL DV richt zich daarbij specifiek op het ondersteunen van haar vennoten door hen beleids- en procesondersteunende e-government oplossingen en diensten aan te bieden. Zo draagt de intercommunale bij tot het verbeteren van de dienstverlening van de besturen. De dienstverlening van de lokale besturen sneller, meer flexibel, goedkoper, professioneler en meer klantgericht maken is het doel. E-government is daarbij duidelijk veel meer dan technologie. Het betreft in eerste instantie vooral het verbeteren van de processen binnen de context van de wijzigende omgeving waarin de lokale besturen opereren. De intercommunale CIPAL telde eind december 2012 168 medewerkers waarvan het overgrote deel adviseurs en experten, gespecialiseerd in het begrijpen en verbeteren van de lokale overheidsprocessen. Deze adviseurs opereren vanuit diverse expertisecentra: Beleid en financiën, Personeel en organisatie, Burgerzaken, Grondgebiedzaken, Zorg en welzijn, Cultuur en communicatie en Bibliotheken, musea en archieven. Overkoepelend over al deze expertisecentra heen is er een aanpak opgezet voor beleidsinformatie en rapportering, alsook inzake elektronische dienstverlening zoals inscannen en verwerken van documenten, contacten- en correspondentiebeheer en het automatiseren van informatiestromen en werk- CIPAL Jaarverslag 2012 5

processen. Doordat haar adviseurs opereren op het raakvlak van overheidsprocessen enerzijds en ICT-technologie anderzijds, beschikt CIPAL over een uniek competentiepallet ten dienste van haar vennoten. CIPAL DV zette in 2012 in de verschillende expertisedomeinen opmerkelijke realisaties neer: Expertisecentrum Beleid en financiën CIPAL is zonder enige twijfel tot op heden de meest succesvolle dienstverlener voor de Beleids- en Beheerscyclus (BBC), met een significante groei van het aantal gebruikers verspreid over alle provincies in Vlaanderen. Besturen konden voor het eerst gebruik maken van opleidings- en begeleidingsclusters om zich te bekwamen in de BBC, om doelstellingen te leren formuleren en om veranderingstrajecten op te zetten. Door zich te groeperen in clusters met een gelijk aantal deelnemers konden zowel kleinere als grotere besturen aan een aanvaardbare kostprijs genieten van een intense begeleiding en konden besturen onderling ervaringen uitwisselen. In 2012 werden 44 besturen projectmatig begeleid en opgeleid en dit specifiek in functie van de opstart van de Beleids- en Beheerscyclus op 1/1/2013. Expertisecentrum Personeel en organisatie Het expertisecentrum Personeel en organisatie optimaliseerde haar dienstverlening door drie klantgerichte kennisdomeinen, met name loonverwerking, juridische dienstverlening en human resourcesmanagement verder uit te bouwen. Het opleidingsaanbod op sociaal-juridisch vlak werd verder uitgebouwd met een vijfdaagse basisopleiding en een viermaandelijkse update rond sociale actualiteit. Het aantal gebruikers van de HR-software e-aphrodite groeide sterk en de eerste gebruikers van de toepassing in West-Vlaanderen werden verwelkomd. Een concreet aanbod rond evaluatie- en competentiemanagement werd uitgewerkt en aangeboden aan de vennoten. Expertisecentrum Burgerzaken De nieuwe webgebaseerde suite Burgerzaken (nog steeds de enige webtoepassing op de markt) werd in 2012 verder uitgerold. De suite werd voorzien van een nieuwe optionele module Vreemdelingenzaken, waarvoor tal van besturen reeds hun interesse kenbaar maakten. De stad Antwerpen was pionier, maar ook Rumst, Bocholt en Vilvoorde volgden reeds. 6

In 2012 startte CIPAL met het integreren van de technologie van de digitale stempel in de bevolkingstoepassing. Als eerste stad en pilootbestuur maakte Mechelen gebruik van deze digitale stempel die attesten van een wettelijke digitale handtekening voorziet en die zijn legale waarde behoudt bij het afdrukken. Deze innovatie betekent zowel voor de burgers als voor de ambtenaren een grote besparing van tijd en moeite. Doordat burgers hun documenten via het internet kunnen aanvragen en deze thuis, voorzien van een digitale stempel, kunnen afdrukken, wordt de loketwerking danig ontlast. Tevens werd in 2012 een transitie doorgevoerd naar het nieuwe communicatieprotocol van het Rijksregister en werden tal van vennoten begeleid in de voorbereidingen voor de verkiezingen. Expertisecentrum Grondgebiedzaken De suite Grondgebiedzaken werd verder afgewerkt en de eerste besturen werden geconverteerd van de vorige naar de nieuwe toepassing. Deze toepassing omvat een ver doorgedreven procesautomatisering, inclusief verregaande integratie met kaartmateriaal (GIS). De nieuwe toepassing Nestor GRAB adresbeheer werd op 17 oktober 2012 gevalideerd door het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV). De toepassing doorliep alle testen met succes en wordt nu toegelaten tot de CRAB-productiedatabank. CIPAL is daarmee één van de weinige gevalideerde aanbieders. Nestor Grab werd daarop bij de eerste pilootbesturen uitgerold en wordt op basis van deze ervaringen verder geoptimaliseerd om vervolgens bij andere vennoten uitgerold te worden. Expertisecentrum Zorg en welzijn Het project Vesta werd uitgebreid met de diensten gezinszorg, aanvullende thuiszorg en logistieke hulp. Vesta is een systeem van elektronische gegevensuitwisseling tussen enerzijds de diensten voor gezinszorg, aanvullende thuiszorg en logistieke hulp en anderzijds het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Ook de nieuwe webmodule Budgethulp werd uitgerold in vele besturen en de KSZ-gegevensstromen werden verder uitgebouwd. De s van Genk, Hasselt, Turnhout en Mechelen werkten actief mee aan de creatie van een cloudgebaseerde managementcockpit waarin de belangrijkste prestatie-indicatoren (zogenaamde KPI s) opgevolgd kunnen worden. Nieuwe technologieën zoals datawarehousing, business intelligence en cloud computing ondersteunen hierbij het beleid en de dienstverlening van deze s in een kostendelend model. Expertisecentrum Bibliotheken, musea en archieven In 2012 mocht CIPAL drie nieuwe openbare bibliotheken verwelkomen binnen het Provinciaal Bibliotheeksysteem Antwerpen (PBS), met name Geel, Niel en Mortsel. Het PBS werd daarenboven voorzien van een dashboard voor managementrapportering. Hierdoor kunnen vergelijkingen gebeuren over de verschillende provinciale bibliotheken heen, met mogelijkheden voor benchmarking, opvolging van de prestatieindicatoren en data-analyse. De toepassing Brocade werd daarenboven uitgebreid met modules voor het beheer van museumobjecten en archieven. De eerste referentie werd in 2012 geïmplementeerd in Lommel. CIPAL Jaarverslag 2012 7

Een mobiele applicatie voor Apple, Android en Windows werd gebouwd die smartphone- en tabletgebruikers waarschuwt wanneer boeken moeten worden teruggebracht of die hen de mogelijkheid geeft de uitleenperiode via hun mobiel apparaat te verlengen. De eerste gebruiker van deze mobiele applicatie was de bibliotheek van Brasschaat. Expertisecentrum Cultuur en communicatie Een compleet nieuwe cloudapplicatie voor e-ticketing en reservaties werd gelanceerd voor de culturele centra en dit op basis van een zeer veelzijdig platform, gekenmerkt door een unieke integratie van zowel CRMdata, mailings, zetel- en abonnementenbeheer en ondersteund door mobiele toepassingen. Het cultureel centrum Zwaneberg van Heist-op-den-Berg analyseert met de business intelligence-oplossing van CIPAL de bezoekersaantallen, de herkomst van de bezoekers, de leeftijden enzovoort en legt hiermee de basis voor een klantgericht cultureel beleid. CIPAL lanceerde het project Mijn gemeente online samen met pilootbestuur gemeente Herselt. Hierbij wordt een gemeentelijke website als een goedkope generieke dienst aangeboden met evenwel voldoende vrijheidsgraden zodat de gemeente haar eigen identiteit kan behouden. Expertisecentrum ICT-infrastructuur Heel wat besturen hebben in 2012 hun lokale infrastructuur geactualiseerd, uitgebreid of vernieuwd. Nieuw was de opkomst van de CIPAL cloudoplossingen. Zowel het provinciebestuur van Antwerpen als dat van Limburg hebben ervoor geopteerd om gebruik te maken van de centrale clouddiensten van CIPAL om hun financiële toepassing ter beschikking te stellen van hun medewerkers. Een specifieke dienstverleningsovereenkomst (SLA) werd ontworpen, afgestemd op de noden en wensen van de cloudgebruikers. Door te kiezen voor een cloudoplossing, in plaats van het aankopen, installeren en onderhouden van eigen lokale infrastructuur, maakt een bestuur de keuze voor echte serviceverlening met garantie en dit tegen de laagst mogelijke totaalkost omdat er immers geen lokaal personeel voor onderhoud en dergelijke meer nodig is. Omdat de ICT-kosten per werkplek over de jaren heen steeds zijn toegenomen, is CIPAL gestart met alle IT-elementen die gerelateerd zijn aan de werkplek van een medewerker, als een dienst aan de besturen aan te bieden. Hierbij wordt de werkplek van een medewerker inzake IT volledig uitgerust en onderhouden en voortdurend up-to-date gehouden en dit voor een vast bedrag per maand. Dus geen financiële verrassingen meer en een volledige focus op de kernactiviteiten van het bestuur. Zo heeft het van Grobbendonk ervoor geopteerd om de volledige ICTinfrastructuur, inclusief de werkplekken en het beheer, toe te vertrouwen aan CIPAL en dit aan een vast bedrag per maand per werkplek. Het private cloudnetwerk van CIPAL, CIPORT genaamd, heeft in 2012 nogmaals bewezen een zeer gegeerd medium te zijn waarmee de vennoten op een veilige manier kunnen communiceren met andere overheden. De koppelingen met operatoren zoals Infra-X-net, Belgacom en Telenet hebben de flexibiliteit van CIPORT bewezen. In 2012 werd er 8

eveneens een overeenkomst met Belgacom afgesloten waarbij alle besturen gratis een upgrade krijgen van hun bestaande ADSL-CIPORT-verbinding naar moderne hoge snelheidsverbindingen (VDSL-snelheden). Deze omschakeling zal in de loop van 2013 doorgevoerd worden. Tevens maakten in 2012 tweeëntwintig besturen gebruik van CIPORT om digitale facturen uit te wisselen en ook het mobility-programma kent succes. Meer en meer schepenen, ambtenaren en raadsleden kunnen vanop iedere plaats, op ieder moment, vanop ieder toestel via een beveiligde connectie toegang krijgen tot de infrastructuur (en dus ook de informatie) op hun bestuur. Meer en meer besturen, waaronder bijvoorbeeld de stad Genk, maken gebruik van deze universele beveiligingsoplossing (unified threat management). DE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP CIPAL NV: UNIEK INZAKE FISCALE BE- HEERSPLATFORMEN EN BEHEERSPLATFORMEN VOOR BIBLIOTHEKEN EN EEN ALGEMENE ICT-DIENSTVERLENER VOOR OVERHEDEN CIPAL NV bundelt de activiteiten voor niet-vennoten. Deze activiteiten zijn vooral gericht op de ontwikkeling van beheersplatformen voor fiscale administraties en voor bibliotheken, musea en archieven. Daarnaast werden in CIPAL NV de voorbije 2,5 jaren ook algemene competenties opgebouwd inzake ICT-dienstverlening, waaronder een zogenaamde software factory en heel wat engineering-competenties. Het aantal medewerkers van CIPAL NV is daartoe toegenomen van 34 eind 2011 tot 104 in december 2012. Het betreft hier onder meer IT-specialisten zoals experten in cloud computing, datacentertechnologie, netwerkengineering en server- en opslagtechnologie, maar ook projectmanagers, business-analisten, Java-ontwikkelaars enzovoort. Een opmerkelijke mijlpaal van CIPAL NV betreft de start van de ontwikkeling van de nieuwe belastingtoepassing voor het Vlaams Fiscaal Platform. Het feit dat CIPAL deze ontwikkeling, die geraamd wordt op vele tientallen manjaren, mag uitvoeren getuigt van het vertrouwen dat de voorbije twee jaren gewonnen werd bij de Vlaamse Overheid. CI- PAL en de Vlaamse Overheid beschikken samen over een uniek expertisecentrum inzake belastingen dat bestaat uit businessconsulenten, projectmanagers, analisten, ontwikkelaars en ondersteuning bij de exploitatie. Deze combinatie staat garant voor een efficiënte invordering van alle soorten belastingen. De diensten van het agentschap Vlaamse Belastingdienst (Vlabel) innen met het door CIPAL ontwikkelde platform een hele reeks aan belastingen, waaronder de onroerende voorheffing, de cluster van de verkeersbelastingen voor personen- en vrachtwagens (gewone verkeersbelasting, belasting op inverkeersstelling en het eurovignet) en de leegstand van bedrijven. Alleen inzake onroerende voorheffing wordt er jaarlijks een bedrag van meer dan 2,5 miljard Euro geïnd, waarvan het merendeel doorstroomt naar de gemeenten en provincies. Van de totale inkomsten zijn slechts 87 miljoen Euro effectieve inkomsten voor het Vlaamse Gewest. Met zulke grote bedragen is het kritisch dat alle administratieve processen ter zake optimaal via een IT-platform ondersteund en geautomatiseerd worden. Bij een vertraagde inning lopen de financieringskosten van tijdelijke overbruggingskredieten onmiddellijk op tot miljoenen euro s. Het hoeft dus geen betoog dat de dienstverlening en betrouwbaarheid ervan kritisch zijn. Ook het bibliotheekplatform Brocade Library Services, in eerste instantie ontwikkeld voor de bibliotheken uit de provincie Antwerpen, is ondertussen een kritisch platform geworden. Daar waar het initieel de bedoeling was om de bibliotheken van de provincie Antwerpen aan te sluiten op dit platform, zijn ondertussen bijna duizend bibliotheken CIPAL Jaarverslag 2012 9

aangesloten op deze cloudoplossing. Samen met Universiteit Antwerpen (UA) als partner, vermarkte CIPAL een platform met wereldpotentieel, waarvan de technologische kennis in Vlaanderen verankerd is. Hierdoor kunnen ook de Vlaamse bibliotheken (zie activiteiten CIPAL DV) onrechtstreeks genieten van innovatie en kostendeling door expansie via CIPAL NV. Brocade Library Services is een typische cloudapplicatie die aangeboden wordt vanuit een centraal datacentrum. Hierdoor kunnen bibliotheken zich volledig concentreren op hun eigen toegevoegde waarde als bibliotheek, zonder van de techniciteit wakker te moeten liggen. De verspreiding, implementatie en het gebruik verlopen eenvoudig en snel via het internet, waarbij bibliotheken enkel nog over eindstations dienen te beschikken. De buitenlandse bibliotheken die gebruik maken van het systeem nemen zeer grote proporties aan. Zo beheert één van de vele stadsbibliotheken van Kaapstad (Zuid-Afrika) 800.000 abonnees en miljoenen boeken via Brocade. Ook de andere 104 bibliotheken van Kaapstad (waarvan een tweetal met 600.000 abonnees) gebruiken dezelfde oplossing. Er zijn op dit ogenblik 22 miljoen objecten, zoals boeken en CD s, geregistreerd in Brocade en er worden maandelijks miljoenen transacties verricht. Ook in 2012 werd CIPAL door nieuwe buitenlandse overheden benaderd die geïnteresseerd zijn in de bibliotheektechnologie en -expertise van CIPAL en UA. Wat de algemene IT-dienstverlening voor overheden betreft, fungeerde CIPAL NV vooral als ontwikkelingsfabriek voor de intercommunale CIPAL. De nieuwe toepassingen waarover de expertisedomeinen in de CIPAL intercommunale konden beschikken, werden ontwikkeld door CIPAL NV. CIPAL NV gaf ook de technologische ondersteuning op het vlak van ICT-infrastructuur (cloud, netwerk-engineering, servers en opslag) en datacenters aan CIPAL DV. In het kader van de verzelfstandiging van de brandweerzones startte CIPAL reeds in 2012 besprekingen met de prezones om het aanbod en de dienstverlening nog beter af te stemmen op de taken rond bedrijfsvoering. Dit in aanvulling op de bestaande kernactiviteiten van risicobeheersing en incidentenbestrijding, die de zones vanaf 1 januari 2014 zelf moeten invullen en die tot op heden meestal werden uitgevoerd door het gemeentebestuur. Tevens werd er een tweedaagse rampenscenario-oefening opgezet rond de kerncentrale van Tihange, waarbij het crisisportaal Luik en het onderdeel logboek 36 uren actief was. Voor wat betreft de huisvestingsmaatschappijen werden ten gevolge van een vernieuwde Vlaamse wetgeving rond huurpremies de nodige aanpassingen in de toepassingen geïmplementeerd. Voor Woonplatform Limburg, de overkoepelende en gestructureerde samenwerking tussen alle Limburgse huisvestingsmaatschappijen, werd een gemeenschappelijke portaalwebsite www.woonplatform.be opgezet die in 2013 verder uitgebreid wordt 10

met functionaliteiten die relevante informatie ontsluit voor de bezoeker, rekening houdend met zijn of haar specifieke kenmerken en verwachtingen. In de loop van 2012 is er ook intens gewerkt aan de verlenging van een contract met de internationale hulporganisatie ACN op het vlak van IT-infrastructuur. De effectieve verlenging van dit contract is dan ook bij de start van 2013 bevestigd. CIPAL: SPELBREKER VOOR CONSERVATIEVE PRIVÉSPELERS IN DE LOKALE OPENBARE SECTOR Binnen de CIPAL-groep werden de voorbije periode verder de fundamenten van de groeistrategie gelegd. CIPAL zet met andere woorden haar vernieuwingsprogramma door, zelfs als dat op korte termijn ten koste zou gaan van de winstgevendheid. De voorbije periode werden er immers, net met het oog op de financiering van de hele vernieuwingsoperatie, significante kasmiddelen gegenereerd. Ook het eigen vermogen van CIPAL werd voldoende aangesterkt over de voorbije twee jaren om veranderingen mogelijk te maken en te financieren. Het eigen vermogen evolueerde namelijk van 18 miljoen Euro in 2010 tot bijna 25 miljoen Euro in 2012. Gezien de comfortabele financiële buffer die zo gecreëerd werd, verschuift de prioriteit nu naar het verbeteren en moderniseren van de producten- en dienstencatalogus. Het is voor de hele lokale overheidssector van cruciaal belang dat een speler als CIPAL duurzaam in de sector investeert. De privéspelers en de vrije markt schieten hier immers onbetwistbaar te kort. De bestaande traditionele ICT-leveranciers van de lokale overheden investeerden de voorbije jaren ondermaats in de sector, zo blijkt overduidelijk uit de bij de Nationale Bank neergelegde jaarrekeningen. Met een zekere vorm van durf en lef, maar ook met een berekend risico, volgt CIPAL een strategie om via haar investeringsprogramma de vastgeroeste en gesloten markt van de lokale overheidsinformatisering in Vlaanderen open te breken en zo deze sector in beweging te zetten. Dit is iets waar de privéspelers duidelijk niet in slaagden gedurende de voorbije jaren. De conservatieve benadering van vele besturen maakte immers dat de business case van het status quo een beter (korte termijn) rendement opleverde dan de business case van de vernieuwing. De vernieuwings- en investeringsstrategie van CIPAL, gecombineerd met het predikantenwerk van V-ICT-OR en de instroom van een nieuwe generatie meer progressieve managers in de lokale openbare besturen, zal maken dat het model van voorheen niet zal overleven naar de toekomst toe. CIPAL zet dan ook haar vernieuwingsoperatie om al haar backofficetoepassingen cloud ready te maken onverminderd verder. Op vele backofficedomeinen heeft CIPAL ondertussen een voorsprong van één à twee jaren uitgebouwd op de andere marktspelers. Als dusdanig is CIPAL ongetwijfeld een spelbreker geworden voor de desinvesteringsstrategie of cash out-strategie van de privésector de voorbije jaren. CIPAL zal trachten om deze privéspelers geen andere keuze te bieden dan te volgen en dat zal de hele sector naar een hoger niveau tillen. Daar zullen uiteindelijk alle lokale besturen in Vlaanderen, en niet in het minst de CIPAL-vennoten, de vruchten van plukken. CIPAL Jaarverslag 2012 11

CIPAL: PARTNER VOOR INNOVATIEVE EN VERNIEUWENDE PRIVÉ- SPELERS Waar CIPAL enerzijds een spelbreker is voor traditionele verstarde privébedrijven in de sector, is het anderzijds partner voor privéspelers die vernieuwen en innoveren. CIPAL kan en wil immers niet alles meer zelf doen en kiest bewust voor een publiek-privaat partnerschapsmodel. Daar waar de traditionele privéspelers inzake lokale overheidsautomatisering (voorlopig) niet toe bereid werden gevonden, zijn tal van nieuwe innovatieve en dynamische privéspelers vragende partij om intensief samen te werken. CIPAL biedt hen een platform om hun technologie naar de overheidsmarkt in Vlaanderen te brengen, wat voor vele van deze veelal hooggespecialiseerde bedrijven meestal geen sinecure is. Zo werkt CIPAL bijvoorbeeld intensief samen met Inventive Designers uit Antwerpen om de techniek van digitale stempels te integreren in de backoffice applicaties, en dus in de processen, van de lokale overheid. De stad Mechelen, die in samenwerking met CIPAL proef draaide met de technologie, won er zelfs de prestigieuze e-government Award 2012 mee. De Intellistamp-technologie van partner Inventive Designers laat toe dat burgers documenten via een e-loket kunnen verkrijgen, inclusief de wettelijk vereiste stempel op het digitale formulier, zodat aanschuiven aan een loket niet meer vereist is. Ook de stad Antwerpen is al een fervente gebruiker van dit systeem. De scan- en zogenaamde OCR-technologie van de firma Arco Information uit Mechelen werd door CIPAL dan weer geïntegreerd in de financiële processen die onderliggend zijn aan de Beleids- en Beheerscyclus. Het invoeren en verwerken van inkomende facturen op traditionele wijze is vrij duur, zo blijkt uit onderzoek. In samenwerking met technologiepartner Arco biedt CIPAL een nieuwe service aan waardoor inkomende facturen op een eenvoudige manier voorbereid worden voor invoer in de boekhouding en voor het permanent online (digitaal) bijhouden of bewaren. Door het automatisch inlezen en verwerken van facturen in de boekhouding worden de overheidsprocessen verder geautomatiseerd en gestroomlijnd. Een groot voordeel, naast de werkbesparing, is eveneens de geautomatiseerde goedkeuring van deze facturen. Betalingsachterstand voor leveranciers wordt hierdoor vermeden. Op het vlak van Personeel en organisatie werd dan weer een samenwerkingsverband uitgetekend met CC Consult rond evaluatie- en competentiemanagement. Hier werd de automatisering binnen de CIPAL-oplossing e-aphrodite verder afgestemd op het evaluatieproces in de lokale besturen. 12

In het domein Cultuur en communicatie werd de technologie van Oxynade omarmd. Oxynade is een innovatief bedrijf uit Gent. Het zijn de ondernemers achter de website www.mijnevent.be, de cultuurdatabank en www.uitinvlaanderen.be. Door het partnership kon de investering in de ontwikkeling van hun eticketing platform doorgezet worden. Dit specifiek voor culturele centra met de applicatie E-tickets. Ook op het vlak van softwareontwikkeling werd samengewerkt met diverse gespecialiseerde ondernemingen, waarvan vele kleinere ondernemingen. CIPAL wil met andere woorden duidelijk een platform zijn om lokale innovatieve technologie en expertise naar de openbare sector te brengen. Zo steunt CIPAL de privésector en is het een echte partner voor hen. In de keuze van partnerships met de privésector zijn, naast prijs en kwaliteit, ook het innovatieve element en de lokale verankering belangrijke criteria voor CIPAL. CIPAL = BACKOFFICE EN BELEIDSONDERSTEUNING, GREEN VALLEY = MIDOFFICE Een belangrijke mijlpaal op het moment van de jaarwisseling 2012-2013 was de creatie van het partnership tussen CIPAL, Nuhma en Green Valley. CIPAL en Nuhma besloten meer dan 2,5 miljoen Euro in Green Valley Belgium te investeren om op die manier de online dienstverlening (24 uur op 24 uur, 7 dagen op 7 dagen) van overheden, binnen een context van mobiele en sociale media, de komende jaren in een stroomversnelling te brengen. Nuhma werkt namens 44 Limburgse gemeenten aan duurzaamheid, energie en innovatie via gerichte participaties. De leidraad is de maatschappelijke meerwaarde voor de gemeenschap in het algemeen en Limburg in het bijzonder. Nuhma heeft belangrijke participaties in onder meer Aspiravi, C-Power, Bionerga, EDF-Luminus, Limburg Wind, en TV Limburg. De investering houdt er rekening mee dat er de komende jaren belangrijke aanloopverliezen zullen zijn. De doelstelling is evenwel om in Vlaanderen tachtig procent van de klantvragen bij een lokaal bestuur in één contactmoment te kunnen beantwoorden zoals dit eerder al in Nederland met succes werd gerealiseerd door Green Valley Nederland, met als rechtstreeks gevolg een hogere klanttevredenheid en lagere operationele kosten voor de openbare besturen. Green Valley Belgium werd opgericht in 2008 door Green Valley Solutions BV, een toonaangevende e-government specialist op de Nederlandse markt. Green Valley ontwikkelt oplossingen die zorgen voor een naadloze integratie tussen de online overheidsloketten (de zogenaamde frontoffice), de dossier- of zaakgeleidingssystemen (die typisch deel uitmaken van de midoffice) en de traditionele backofficetoepassingen van de overheid. Hiermee kan een bestuur CIPAL Jaarverslag 2012 13

invulling geven aan haar ambities op het vlak van procesbeheersing en besluitvormingsondersteuning in de zeer brede zin van het woord. De oplossingen zijn ontworpen voor het web en voor gebruik door de mobiele en sociale overheidsmedewerker, mobile, cloud and social ready dus. Het dossier- en zaakopvolgingssysteem (workflow, documentenbeheer enzovoort) van Green Valley integreert bijvoorbeeld naadloos met het online loket. Zo wordt de website van de lokale overheid niet langer enkel een façade of window dressing, maar wordt er een brug geslagen naar de backoffice. Op die manier wordt er een echt servicekanaal naar burgers en bedrijven gecreëerd, met ten minste dezelfde servicegraad als de traditionele loketwerking. De klant van het bestuur wordt centraal gezet en wordt niet meer geconfronteerd met een verkokerde backofficebenadering. Tevens kunnen de processen bij een bestuur, vanaf de aanvraag van de burger via een online loket tot de verwerking in de backoffice, volledig geautomatiseerd verlopen. Een technologie die al tien jaar bestaat in de bank- en luchtvaartsector, maar die tot op heden niet bij de lokale overheden aanwezig was. De bestuursinformatieoplossing van Green Valley zal ook volop verder ontwikkeld worden, waardoor de digitale ondersteuning voor alle fasen van de besluitvorming binnen een bestuur mogelijk wordt. Hierdoor ontstaat een volledig webgebaseerd platform, wat de administraties toelaat om alle handelingen die betrekking hebben op raadsen collegebeslissingen volledig digitaal te laten verlopen. Hierdoor kunnen raadsleden onder meer via tablets de agendapunten voorbereiden en de vergadering digitaal volgen, waardoor de papieren administratie danig wordt ingedijkt. Dit is efficiënter en milieuvriendelijker. Met deze strategische investering brengen CIPAL en Nuhma buitenlandse en Nederlandse technologie binnen handbereik van Vlaamse besturen en zorgen ze voor een lokale verankering ervan, wat tevens de tewerkstelling in Vlaanderen ten goede komt. Voor CIPAL en voor Nuhma, dat namens 44 Limburgse gemeenten werkt aan duurzaamheid, energie en innovatie via gerichte participaties, is dat een belangrijk gegeven. Zeker in de context van de geplande sluiting van Ford Genk. Er werd dan ook besloten dat Green Valley Belgium een volledig autonome organisatie zal blijven, gevestigd in Limburg, die zal samenwerken met alle partijen, zoals besturen, backofficeleveranciers, ledenorganisaties en privébedrijven. Het streeft de doelstelling na om te komen tot een meer efficiënte en klantvriendelijke overheid in België. De intercommunale CIPAL zal niet in het vaarwater van Green Valley komen en zal zich nog meer dan voorheen concentreren op haar kerncompetenties, met name het uitbouwen van expertisecentra gerelateerd aan backoffice- en beleidsondersteunende processen, alsook het aanbieden van kostendelende shared services inzake ICT aan Vlaamse openbare besturen. GROEI IN 2012: VOLGENS PLAN, MAAR GEREMD DOOR EEN TEKORT AAN MENSELIJK KAPITAAL Alhoewel de omzet ongeveer in lijn was met het budget en niettemin er een trendbreuk en een sterke stijging was van de omzet in 2011 (van 29 miljoen Euro in 2010 naar meer dan 31 miljoen Euro in 2011) had CIPAL meer verwacht. Voor enkele expertisecentra waren er een groot aantal bestellingen die niet omgezet konden worden waardoor de 14

omzet slechts volgens plan bleef. Dit was dan weer deels het gevolg van het historisch achterhaalde HR-kader dat nog onvoldoende hervormd was, waardoor niet tijdig de juiste medewerkers konden aangetrokken worden. Op het ogenblik dat deze tekst geschreven wordt, heeft CIPAL nog bijna twintig openstaande vacatures die voorlopig niet ingevuld geraken. Het wordt voor CIPAL inderdaad steeds moeilijker om competente en gemotiveerde medewerkers aan te trekken binnen het bestaande HR-kader. Dit legt druk op de bestaande operaties en remt verdere omzetgroei. CIPAL concurreert immers vaak met privéspelers uit de ICT-sector die een gevarieerd verloningspakket kunnen bieden dat meer marktconform is. Dit was eveneens de conclusie van de benchmarkstudie die uitgevoerd werd door Hudson. Daaruit bleek duidelijk dat CIPAL ten opzichte van de ICT-referentiemarkt voor het merendeel van de functies een hoog basisloon betaalt, maar laag scoort op het vlak van zogenaamde totale compensatie (basisloon + variabel loon + bedrijfswagen + extralegale voordelen). Het is nochtans de totaliteit van het pakket dat meestal doorslaggevend is in contractbesprekingen. CIPAL zal in 2013 een hervorming van haar (conservatief) personeelsbeleid starten en volgt daarmee de algemene trend in de overheidssector (zie de hervormingsplannen van Vlaams minister Geert Bourgeois en federaal staatssecretaris Hendrik Bogaert). Die trend wordt onder meer gekenmerkt door een evolutie naar het werken met doelstellingen waartegen prestaties en competenties afgewogen kunnen worden en naar de creatie van een raamwerk dat grotere flexibiliteit toelaat, zonder dat hierbij evenwel excessen kunnen ontstaan. De krijtlijnen van het nieuwe verloningsbeleid zijn onder meer: qua verloning een positie net onder de mediaan van de markt gereduceerde functieclassificaties met de mogelijkheid om horizontaal (expert) en verticaal (management) te groeien focus op een meer flexibel totaalcompensatiepakket (onder meer optimalisatie van extralegale voordelen, variabel loon voor bepaalde functiefamilies en geleidelijke invoering van bedrijfswagens voor bepaalde functiefamilies in plaats van een hoog bruto basisloon meer prestatiegerichte verloning en minder anciënniteitsgedreven verloning (maar wel nog met een minimum anciënniteitsgarantie) ook focus op niet-financiële elementen zoals opleiding en lokale tewerkstelling geen stijging van de huidige loonkosten voor CIPAL (op basis van een gelijk aantal werknemers uiteraard) interne en externe billijkheid, alsook transparante communicatie hierrond. Tegen eind 2013 dient CIPAL als dusdanig meer slagkracht te krijgen op de arbeidsmarkt om zo de groeiambities te kunnen waarmaken. CIPAL Jaarverslag 2012 15

BEDRIJFSRESULTAAT IN 2012: BIJNA EEN MILJOEN EURO BETER DAN IN 2011 Daar waar het geconsolideerd bedrijfsresultaat in 2010 nog bijna 3,2 miljoen Euro negatief was, verbeterde het in 2012 tot een verlies van anderhalf miljoen Euro. In het resultaat van 2012 zitten daarenboven nog kosten om komaf te maken met het verleden en om een gezonde fundering te leggen voor de toekomst. Evenwel dient gesteld dat CIPAL ook in 2012 nog significante inefficiëntiekosten meesleurt, waarvan de oorzaak zich in beslissingen uit het verleden bevinden. Ook in de komende jaren zullen deze kosten nog meegenomen en geabsorbeerd moeten worden in het resultaat en sommige van deze kostenposten zullen slechts mondjesmaat afnemen. Als tegenpool hiervan dient dan weer de kanttekening gemaakt te worden dat CIPAL, uit voorzichtigheidsprincipe, heel wat investeringen (waarvan de toekomstige opbrengsten mogelijk onzeker zijn) als kost boekt en volledig ten laste neemt van het lopende resultaat, zoals de ontwikkeling van nieuwe software. De zware investeringen die CIPAL doet zijn daardoor maar beperkt zichtbaar op de balans en drukken zwaar op het bedrijfsresultaat op de korte termijn. Deze politiek geeft echter net ademruimte op langere termijn. Gedurende de komende jaren, en dit in lijn met de vernieuwingsoperatie van CIPAL, zal deze conservatieve financiële boekingswijze doorgezet worden. De voorbije twee jaren waren er vooral op gericht om de financiële uitgangspositie van CIPAL te versterken om zo de vernieuwings- en hersteloperatie van CIPAL te kunnen financieren. Hierdoor steeg de kaspositie van CIPAL over de voorbije jaren van 9 miljoen Euro tot bijna 30 miljoen Euro. De financiële schulden daalden tot minder dan een half miljoen Euro. Het eigen vermogen steeg van 18 miljoen Euro in 2010 tot 25 miljoen eind 2012. Dit is een stijging van meer dan dertig procent. De bedoeling is om deze middelen over de komende drie jaren nu ook daadwerkelijk aan te wenden om de positie van CIPAL in haar kernactiviteiten verder te versterken. Het realiseren van de operationele doelstellingen, zoals het verbeteren van de dienstverlening en het verhogen van de klanttevredenheid, krijgt nu duidelijk een hogere prioriteit dan het realiseren van de financiële doelstellingen. Financieel gesproken is er immers voldoende ruimte om tot 2015 verder te investeren, met het oog op het plukken van de vruchten hiervan in de periode 2015-2020. Het is in deze lange termijnbenadering dat CIPAL fundamenteel verschilt van menig privé-initiatief waar de tijdshorizon waarbinnen investeringen dienen te renderen heel wat korter is. Het eigen vermogen dat CIPAL heeft opgebouwd over de voorbije jaren zal aangewend worden om de kernmissie uit te voeren. En dat zal ook gebeuren als dit tijdelijk ten koste gaat van het bedrijfsresultaat en tot bedrijfsverliezen zou leiden. De voorbije twee jaren heeft CIPAL hiertoe de middelen opgebouwd en deze zullen nu ook volop daartoe aangewend worden. De investeringspolitiek zal dus doorgezet worden. Met betrekking tot de Beleids- en Beheerscyclus maakte CIPAL in vorige jaren meer dan 2,5 miljoen Euro vrij, voor de uitbouw van het beleidsinformatiesysteem meer dan 750.000 Euro, voor de vernieuwing van de suite fiscaliteit 1 miljoen Euro, op het vlak van HRM en lonen meer dan 750.000 Euro enzovoort. Het zijn grote bedragen, maar het is nodig. CIPAL heeft geen intentie om dit beleid te wijzigen, ook niet indien het operationeel bedrijfsresultaat hierdoor tijdelijk onder druk komt te staan. 16

SAMENWERKING MET DE PRIVÉSECTOR OM NIET-KERNACTIVITEI- TEN TE COMMERCIALISEREN IN SPIN-OFFS, GEFINANCIERD DOOR RISICO-KAPITAALVERSCHAFFERS Naast de investeringen in de kernactiviteiten wil CIPAL ook een actieve rol spelen in het creëren van spin-offs die voortvloeien uit het dynamiseren en commercialiseren van niet-kernactiviteiten. Het aantrekken van de nodige financiële middelen hiertoe zal gebeuren door een actieve samenwerking met risicokapitaalverschaffers. Op die manier draagt CIPAL bij tot de versterking van het economisch bestel in Vlaanderen, zonder dat dit ten koste gaat van de kernmissie en zonder dat hier financiële middelen of investeringen van CIPAL zelf naartoe hoeven te vloeien. Indien door samenwerking met de privésector nieuwe initiatieven vorm kunnen gegeven worden, dan moet CIPAL dit doen! BESTUURSORGANEN CIPAL Voor de zomer van 2013 zal de samenstelling van de bestuursorganen van CIPAL wijzigen. CIPAL wenst bij deze dan ook de huidige bestuurders te bedanken voor het vertrouwen dat ze gegeven hebben gedurende de voorbije twee jaren. Het is ook voor hen zeker niet gemakkelijk geweest. Eén van de bestuurders verwoordde het twee jaren geleden, onmiddellijk na de start van de vernieuwingsoperatie CIPAL in beweging, met volgende vraagstelling: Zit ik nog steeds in de Raad van Bestuur van CIPAL of ben ik bestuurder van een nieuwe onderneming?. Het antwoord was: Je bent bestuurder van het nieuwe CIPAL. Gefeliciteerd!. Daarom wenst CIPAL expliciet alle bestuurders te bedanken voor de wijze waarop zij met open geest mee gestalte hebben gegeven aan de huidige vernieuwingsoperatie van CIPAL. Zij zijn het die CIPAL mee in beweging hebben gezet. CIPAL hoopt dat de nieuwe bestuurders die in 2013 aantreden het ingeslagen pad verder zullen zetten. CIPAL is immers nog maar halfweg. De nieuwe intercommunale samenwerking dient nog verder vorm te krijgen. De weg die nog voor CIPAL ligt is minstens even zwaar als de weg die al achter de rug ligt. En daarbij rekent CIPAL op sterke bestuurders, over politieke partijen heen, die actief zullen meewerken om het samenwerkingsverband naar 2020 te loodsen. Geel, 15 maart 2013 Nico Cras Directeur-generaal Ludo Helsen Voorzitter Raad van Bestuur CIPAL Jaarverslag 2012 17

Missie en waarden WAARDEN In haar voortdurend streven naar degelijk bestuur hanteert CIPAL volgende waardenormen: Klant- en dienstgericht CIPAL geeft een hoge prioriteit aan de tevredenheid van haar klanten door ze bij te staan met gebruiksvriendelijke oplossingen die aan hun behoeften voldoen en door het verlenen van een kwalitatief hoogstaande dienstverlening tegen een faire prijs. Het bestuur als klant staat centraal. De verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening dient een constante te zijn. Betrouwbaar en duurzaam CIPAL investeert voortdurend en gaat voor een lange termijnstrategie. Binnen deze lange termijnbenadering komt CIPAL haar tussentijdse beloftes na. CIPAL investeert in diensten met hoge toegevoegde waarde en haar medewerkers maken het verschil door hun materiekennis en specialisatie. CIPAL is kostenbewust voor zichzelf en voor haar klanten, onder meer door kostenbesparende ICT-oplossingen uit te werken. Resultaatgericht CIPAL maakt de vertaalslag van doelen naar resultaten en weet vervolgens het gewenste resultaat op efficiënte en effectieve wijze te realiseren, onder meer door een gedrevenheid om voortdurend te verbeteren. Innovatief en open CIPAL wenst een technologische trendsetter te zijn door het gebruik van open standaarden en de implementatie van toekomstgerichte, gebruiksvriendelijke technologieën. CIPAL wenst, binnen een open bedrijfscultuur en een cultuur van partnerships, op voortdurende basis vernieuwing te brengen naar haar medewerkers en klanten. MISSIE CIPAL helpt overheden om hun dienstverleningsopdracht efficiënt en klantvriendelijk uit te voeren door hen beleids- en procesondersteunende, innovatieve en betrouwbare ICT- en e-governmentoplossingen en -diensten aan te bieden. 18

Statuten, deelnemers en samenstelling van de bestuursorganen STATUTEN Maatschappelijke zetel CIPAL: Cipalstraat 1 te 2440 Geel. Bijkantoor: CIPAL heeft naast de hoofdzetel te Geel ook een kantoor in Diepenbeek. CIPAL heeft de rechtsvorm van een dienstverlenende vereniging in de zin van het Decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke Samenwerking (DIS). De machtiging tot oprichting werd verleend bij Koninklijk Besluit van 6 december 1978, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 19 januari 1979. Opgericht te Antwerpen, bij akte verleden voor notaris Larose op 13 februari 1979. De statuten werden goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 2 april 1979 en werden meermaals gewijzigd, laatst bij besluit van de Buitengewone Algemene Vergadering van 19 december 2008 (goedgekeurd bij Ministerieel Besluit van 13 maart 2009 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 16 april 2009) waarbij de duur van de vereniging werd verlengd voor een termijn van 18 jaar tot 1 april 2027. Bij besluit van de Algemene Vergadering van 24 juni 2011 werd overeenkomstig artikel 78 DIS beslist om de bedrijfstak activiteiten voor niet-deelnemers onder bezwarende titel over te dragen aan CIPAL NV door middel van een inbreng in natura van betreffende bedrijfstak. Vervolgens werd bij besluit van de Buitengewone Algemene Vergadering van CIPAL NV van 29 juni 2011 een kapitaalsverhoging doorgevoerd die werd onderschreven door de dienstverlenende vereniging CIPAL door middel van de inbreng in natura van voormelde bedrijfstak. Boekhoudkundig worden de verrichtingen, verbonden aan de overgedragen bedrijfstak, geacht te zijn gesteld voor rekening van CIPAL NV vanaf 1 april 2011. CIPAL Jaarverslag 2012 19

DEELNEMERS Op 31 december 2012 telde CIPAL 211 deelnemers: Steden en gemeenten Stad Stad Stad Stad Stad Stad Aalter Aartselaar Arendonk Baarle-Hertog Balen Beringen Berlaar Bilzen Bocholt Boechout Bonheiden Boom Boortmeerbeek Borgloon Bornem Borsbeek Brakel Brasschaat Brecht Bree Dessel Diepenbeek Diest Dilsen-Stokkem Duffel Edegem 20