2016 Praktisch Handboek Commissie Teamwerving Praktische informatie voor teams Versie 25 februari 2016
Voorwoord Wat leuk dat jullie je hebben opgegeven om mee te lopen met de SamenLoop voor Hoop in Sneek Súdwest Fryslân. We hopen er met elkaar een bijzonder evenement van te maken. Als teamlid bepaal jij - samen met je team- voor een belangrijk deel de sfeer en ook de opbrengst van de SamenLoop voor Hoop. Nu jullie je team hebben opgegeven kunnen de voorbereidingen gaan beginnen. Met dit praktisch handboek hopen wij jullie te helpen. In dit handboek staat alle praktische informatie die jullie nodig hebben om ervoor te zorgen dat de SamenLoop een groot succes wordt. Mocht er informatie ontbreken dan horen we dit graag. Dan vullen we de gegevens aan. De SamenLoop in Sneek SWF heeft een eigen website: www.samenloopvoorhoop.nl/sneek. Hierop is veel informatie te vinden en wordt ook regelmatig bijgewerkt. Daarnaast kunnen jullie ons volgen via Facebook (facebook.com/samenloopvoorhoopsneekswf) en Twitter (twitter.com/samenloopswf). We houden jullie via social media op de hoogte van de activiteiten die worden georganiseerd en geven actuele informatie. Tevens kunnen jullie via deze media jullie team aan het grote publiek presenteren of aandacht trekken voor jullie acties. Verzoek: help ons aan zoveel mogelijk Facebook & Twitter vrienden en volgers. Alvast bedankt! In de aanloop naar de SamenLoop zullen wij jullie met regelmaat op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Daarnaast zullen wij op donderdag 10 maart de eerste vrijblijvende informatieavond organiseren. Op deze avond worden jullie bijgepraat, is er mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er kaarsenzakken worden afgehaald en/of ingeleverd en is het mogelijk opgehaalde donaties in te leveren. De bijeenkomst word gehouden in 'Het Convenant' Oude Dijk 15 in Sneek (de zaal van de carnavalsvereniging). Bij de volgende bijeenkomst worden teamcaptains vroegtijdig uitgenodigd. En kunnen dan een gast meenemen. We stellen jullie deelname ontzettend op prijs en wensen jullie heel veel succes bij de voorbereiding. We hopen de SamenLoop voor Hoop Sneek SWZ samen met jullie tot een bijzondere en succesvolle SamenLoop te maken. Mochten er nog vragen zijn, twijfel dan niet en neem contact met ons op via: teams@samenloopsneek-swf.nl Met vriendelijke groet, Commissie Teamwerving Cindy Neyens Yldau Visser Riekje Kok
Inhoud 1. Wat is de Samenloop voor hoop? 2. Algemene informatie 3. Geld inzameling 3.1 Kaarsen voor Hoop 3.2 Donatieboxen 3.3 Acties en sponsoren 3.4 Actiegeld 4. Kramen en Rustplaatsen 5. Eregasten 6. Veel gestelde vragen Bijlagen: 1. Acties A tot Z 2. Basisregels KWF
1. Wat is de SamenLoop voor Hoop? Met de SamenLoop voor Hoop zamelen we geld in en vieren we dat al zoveel mensen kanker overleven en dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezing en een betere kwaliteit van leven voor (ex-)kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. De opbrengst van de SamenLoop voor Hoop, komt ten goede aan wetenschappelijk kanker onderzoek van KWF Kankerbestrijding. De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement waarbij deelnemers gedurende 24 uur lopen. Deze 24 uur staan symbool voor de strijd tegen kanker, die gaat ook constant door. De SamenLoop is geen wedstrijd, maar een estafette-wandeling. Er loopt altijd minstens één teamlid, als symbool voor de voortdurende strijd tegen kanker. Op het Veemarkt terrein staan kraampjes van de deelnemende teams, waarin/waarbij activiteiten worden georganiseerd. Er zijn optredens van lokale artiesten, bandjes en kinderactiviteiten. Speciaal voor kinderen van de basisschool organiseren we een KinderLoop voor Hoop. De KinderLoop voor Hoop is een sponsorloop speciaal voor onze jongste deelnemers. Daarnaast zullen er ook verschillende activiteiten voor kinderen op het terrein georganiseerd worden. De American Cancer Society is de grondlegger van het succesvolle evenement Relay for Life. In 1985 liep in Tacoma, Washington, één arts 24 uur lang rondjes om een sportveld. Hij haalde hiermee 27.000 dollar op voor de American Cancer Society. Het was het startsein voor een jaarlijks terugkerende happening in de Verenigde Staten en in een groot aantal andere landen waaronder Canada, Australië, landen in Latijns Amerika en -dichterbij- in België, Italië, Portugal en Duitsland. KWF Kankerbestrijding introduceerde het evenement in Nederland onder de naam SamenLoop voor Hoop. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger, Drenthe. Relay for Life is de grootste inzamelingsactie ter wereld ten bate van kankerbestrijding. Jaarlijks zijn er meer dan 4.000 relays die samen 3 miljoen mensen mobiliseren.
2. Algemene informatie Datum: 24 en 25 september 2016 Tijd: 16:00-16:00 Locatie: Het Veemarkt terrein in Sneek Parkeergelegenheid Er zijn verschillende parkeerplaatsen, deze worden duidelijk aangegeven. Teams Wijzigingen binnen je team kunnen altijd per mail door gegeven worden aan teams@samenloopsneek-swf.nl. Geef duidelijk de naam van het team aan! De uiterste inschrijfdatum voor teams is 1 augustus! (Teams die zich na deze datum inschrijven kunnen we géén t-shirt garanderen maar kunnen wel mee lopen)
3. Geldinzameling Nu jullie je hebben ingeschreven hopen we natuurlijk dat jullie zoveel mogelijk geld op gaan halen door acties te doen, maar uiteraard is dit niet verplicht. Naast acties kun je een donatiebox plaatsen en kaarsenzakken verkopen. Hieronder vindt je in het kort de belangrijkste informatie. 3.1 Kaarsen voor Hoop Een Kaars voor Hoop is een papieren zak, die de organisatie vult met een steen zodat de zak blijft staan en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of een naam op de zak, hou er hierbij rekening mee dat de bovenkant nog wordt omgekruld en de eerste vijf centimeter van de onderkant van de zak ook weg valt. Net voor de Kaarsenceremonie worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van bijzonder kaarslicht. De Kaarsenceremonie is een bijzonder en voor veel mensen emotioneel moment, één om nooit meer te vergeten. De Kaarsenceremonie vindt plaats op zaterdag 24 september om 22.00 uur en we staan dan letterlijk even stil. De verkoop van de kaarsenzakken brengt veel geld op. Voor de kaarsenzakken vragen we een donatie van 5,00. Zet je er daarom met je team voor in om zoveel mogelijk kaarsenzakken te verkopen. De Kaarsenzakken kunnen worden opgehaald en ingeleverd op de teamcaptainavond of op afspraak bij Cindy Neyens of Riekje Kok. Zorg er daarom voor dat de mensen die een kaarsenzak bij jullie kopen ze ook weer bij jullie inleveren. Of haal ze zelf op zodat wij de zakken per team bij elkaar bewaren. De zakken worden betaald bij het inleveren aan iemand van de organisatie van de SamenLoop. Wanneer je het geld van de kaarsenzakken overmaakt geef dan altijd aan dat het om de kaarsenzakken gaat en je team naam en nummer. Het kan ook contant samen met het verantwoordingsformulier. Nodig iedereen waar je een Kaars voor Hoop aan verkoopt ook uit voor de SamenLoop! 3.2 Donatieboxen Naast de Kaarsen voor Hoop kunt u ook gebruik maken van donatieboxen om donaties in te verzamelen. Deze kunnen jullie op een plaats neerzetten waarvan je denkt dat er veel mensen langs komen. (bijv. bedrijf, school, instantie, sportvereniging). Je kan deze donatieboxen krijgen via de organisatie op de teamcaptain-avonden en eventueel op afspraak bij een van de commissieleden. Zet op de donatiebox duidelijk je teamnaam en nummer, mailadres en telefoonnummer. Als de box vol is kan je deze inleveren met een verantwoordingsformulier. En kan je weer een nieuwe mee krijgen. 3.3 Acties Naast al het bovenstaande kun je samen met je teamleden ook andere acties bedenken. In de bijlagen vindt je een overzicht met acties van A tot Z. Wees creatief met het bedenken van acties zodat we een diversiteit hebben. Wij zijn benieuwd!
3.4 Actiegeld Al deze acties en verkopen brengen geld op. Jullie kunnen er op twee manieren voor zorgen dat het geld bij de organisatie komt: -Je kan het geld overmaken naar NL08RABO0307926702 t.n.v. KWF SamenLoop Sneek SWF o.v.v. jullie team naam en nummer. Geef hierbij altijd aan of het inschrijfgeld/actiegeld of kaarsenzakken betreft. - Je kan op de teamavonden en overige ingeplande avonden het geld overdragen aan de penningmeester.
4. Kramen en rustplaatsen Tijdens de Samenloop voor Hoop in Sneek stelt de organisatie aan ieder team een marktkraam en/of een rustplaats beschikbaar. De rustplaatsen zullen duidelijk aan gegeven worden en bevinden zich op het terrein. Mocht u gebruik willen maken van een kraam kunt u dit aangeven bij het eerste inschrijfformulier of later per mail. 5. Eregasten Een eregast, ook wel survivor genoemd, is iemand die kanker heeft of kanker heeft gehad. Samen met andere eregasten openen zij de SamenLoop voor Hoop en lopen ze onder warme aanmoediging van familie, vrienden en belangstellenden de eerste ronde op het parcours. De samenkomst van zoveel eregasten en familie en vrienden is een emotioneel en indrukwekkend moment. Het doel van deze samenkomst is laten zien dat al veel mensen de ziekte overleven, deze mensen een hart onder de riem te steken én het leven te vieren. Op de Veemarkt is een VIP ruimte, waarin tijdens de duur van de SamenLoop een speciaal vrijblijvend programma voor alle eregasten wordt verzorgd. Uiteraard kunnen de eregasten ook meelopen met een team. Veel eregasten zijn ook aanwezig bij de Kaarsenceremonie. De SamenLoop voor Hoop wordt afgesloten met de sluitingsronde waarin iedereen mee kan lopen. Ben jij eregast of ken jij een eregast meld je dan aan via eregasten@samenloopsneek-swf.nl. We heten je van harte welkom en we hopen dat je samen met ons de ereronde van de SamenLoop voor Hoop in Sneek wilt komen lopen. BELEVEN..MEELEVEN..DOORLEVEN
6. Veel gestelde vragen Hoelang moet ik wandelen? Afhankelijk van het aantal teamleden en in overleg met je teamcaptain bepalen jullie samen hoelang ieder teamlid loopt. Gemiddeld bestaat een team uit 10 tot 15 personen, een teamlid loopt dan gemiddeld twee uur. Als team kun je een schema opstellen, zodat iedereen weet wanneer en hoelang hij moet wandelen tijdens het evenement. Is er een minimumleeftijd? Voor kinderen onder de 12 jaar wordt een KinderLoop georganiseerd. Natuurlijk mogen deze ook in groepsverband meelopen, maar onder begeleiding van een volwassene. Is een kraam verplicht? Een kraam is niet verplicht. Wanneer je een kraam wilt, kunt u dit aangeven bij de inschrijving. Wat is de uiterste inschrijfdatum? Dit kan tot op de dag zelf, maar het is aan te bevelen dit zo spoedig mogelijk te doen. We kunnen na 1 augustus de T-shirts niet meer garanderen. Moeten de deelnemers 24 uur op het terrein aanwezig zijn? Nee. Hoe doneer je het sponsorgeld? In principe per bank, tevens zijn er avonden waarop geld kan worden ingeleverd. Welke etenswaren mag je verkopen tijdens de loop? Je mag geen etenswaar bereiden op de Samenloop. Verder vragen wij je contact met de organisatie op te nemen. Kan ik helpen met de organisatie? Ja, graag! Er zijn altijd mogelijkheden om bij de organisatie die dag te helpen.
Bijlagen 1. Acties van A tot Z A Aardappelschilwedstrijd Afronden: vraag op jouw werk of zij het ingezamelde bedrag willen afronden of verdubbelen Alcoholvrije maand: laat je sponsoren Auto s wassen B Bedrijfsdonatie: vraag het bedrijf waar je werkt om een donatie Bedrijfsuitje: vorm met collega s een eigen SamenLoop-team of doneer jullie tijd Blikgooien Bloembollen verkoop Boekenmarkt Bootje varen Brei sjaals, mutsen en/of wanten en verkoop deze C Cupcakes bakken D Dansavond Doneer een dagsalaris E Eindejaarbonus: doneer een % Enveloppen trekken F Familiediner: vraag iedereen om een bijdrage Filmavond: hef entree en/of verkoop hapjes, drankjes en popcorn Flessen inzamelen: je kunt mensen in de supermarkt ook vragen of ze hun bonnetje willen doneren Flesjes water verkopen in de zomer in het park, op het strand of tijdens SamenLoop Flippertoernooi Fietsen: laat je sponsoren. Organiseer zelf iets of doe mee aan een bestaand evenement Foto`s maken Fruit en groente uit eigen tuinverkopen
G Geld vragen in plaats van bloemen en cadeaus bij een verjaardag/jubileum/ Opening Gewicht raden krentenbrood Grabbelton H Haak oranje (haar)speldjes en verkoop ze op Koningsdag Hardlopen: laat je sponsoren. Organiseer zelf iets of doe mee aan een bestaand evenement Heitje voor een karweitje (Hand)massage Hole-in-one: maak een mini-golfbaan en laat mensen in ruil voor een donatie proberen een hole-in-one te slaan Honden uitlaten Huiskamerconcert I IJsjes verkopen op een mooie zomerdag J Jongleren op een braderie of markt K Kaarten maken Kaart sturen aan vrienden en familie via Hallmark, partner van KWF Kerstmarkt met zelfgemaakte kerstkaarten en kerstversiering Knikkers: laat mensen tegen betaling raden hoeveel knikkers er in een pot zitten Koekhapwedstrijd Koffieochtend: nodig vrienden, familie en kennissen uit en verkoop de koffie en koekjes Kook een heerlijke maaltijd (bijvoorbeeld in de asperge- of mosseltijd) voor vrienden en vraag een donatie (Kunst)veiling: laat vrienden, familie en kinderen een kunstwerk maken L Leeg je zakken en spaar al het kleingeld dat eruit komt een maand lang op Levend tafelvoetbal Lippen: hou jouw lippen een dag stijf op elkaar en laat je sponsoren (per uur) Loterij M Menu in een restaurant waarvan een vast bedrag voor SamenLoop bestemd is Muziek maken N Nieuwjaarsduik O Ontbijtservice: bied de buurt aan een ontbijtje te komen brengen (tegen betaling natuurlijk) Opruimen: verzamel alles wat je kunt verkopen op de rommelmarkt
P Parkeren van auto s in drukke gebieden tegen een kleine vergoeding Polaroidactie: maak foto s tijdens SamenLoop Portrettekenen op SamenLoop Proeverij Q Quiz: nodig mensen uit voor een muziek-/film-/sportquiz R Raad het plaatje: hou een wie is wie -wedstrijd. Laat jouw collega s of vrienden een babyfoto meenemen Rad van Fortuin Recepten: stel een kookboek samen van verzamelde recepten dat mensen kunnen bestellen Restaurantweek: probeer bij zoveel mogelijk deelnemende restaurants te regelen dat er een vast bedrag per gast naar SamenLoop gaat Rommelmarkt Rondje IJsselmeer fietsen S Scheer je hoofd kaal en laat je sponsoren Schoolfeest Schminken tijdens SamenLoop Sieraden maken en verkopen Sleutelhangers maken Smoothies maken Snoephappen uit een bak water Snor laten staan en je laten sponsoren Speurtocht uitzetten waar iedereen zich voor in kan schrijven Straatfeest: organiseer een feest voor de hele buurt T Taarten bakken Talentenjacht organiseren a là The Voice Tassen dragen bij de supermarkt tegen een kleine vergoeding Themafeest organiseren: hef entree en verkoop drankjes en hapjes Tweedehandskleding inzamelen en verkopen Typwedstrijd: wie op kantoor kan het snelste typen? U Uurtje zonder factuurtje: laat een uurtje ten goede komen aan KWF als je zelfstandig ondernemer bent
V Verkoop artikelen via Marktplaats Verkoop Pannenkoeken en flensjes Verricht een goede daad Veiling: vraag mensen om bijzondere spullen beschikbaar te stellen Vis naar een complimentje: hengel in een bak water naar een kurk met een briefje erin Vrijgezellenveiling: zoek een aantal (felbegeerde) vrijgezellen en laat het publiek bieden op een date Voetbalwedstrijd: organiseer zelf een wedstrijd of laat mensen inzetten op de uitslag van een bestaande wedstrijd Voetmassage W Wadlopen op een van de waddeneilanden Wensput op school, op het werk, in de kerk of in een winkel met daarbij een bord dat de opbrengst naar SamenLoop gaat Wisselgeld: zet op zoveel mogelijk plekken potten neer voor kleingeld X Xylofoon spelen op de pont of op een braderie Y Yogales geven Z Zakloopwedstrijd Zonnebrandkraampje tijdens SamenLoop Zwanger: wie raadt de naam van jouw baby?
2. Basisregels SamenLoop voor Hoop 1. Iedere deelnemer die via de inschrijflijst van de teamcaptain wordt aangemeld, verklaart zich akkoord met de onderstaande regels van de SamenLoop voor Hoop. 2. Deelname aan de SamenLoop voor Hoop doet u op eigen risico. KWF Kankerbestrijding is niet verantwoordelijk in geval van ongelukken of diefstal. 3. Deelnemers en vrijwilligers onder de 18 jaar mogen alleen onder toezicht aanwezig zijn. KWF Kankerbestrijding draagt geen verantwoordelijkheid voor jongeren onder de 18 jaar. De regels voor deelname van jeugdteams vindt u hieronder. 4. Twijfelt u of uw gezondheid het toelaat om mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop, raadpleeg dan uw huisarts. De SamenLoop vergt geen zware inspanning. 5. Met uw inschrijving voor de SamenLoop verplicht u zichzelf om al het ingezamelde geld af te staan aan KWF Kankerbestrijding voor en/of tijdens het evenement. 6. Deelnemers gaan ermee akkoord dat foto s die tijdens de SamenLoop worden genomen, worden gebruikt om het evenement en het werk van KWF Kankerbestrijding te promoten. 7. Alle teams moeten het inschrijfformulier en het inschrijfgeld ( 15, - per teamlid) vóór het evenement inleveren. Alleen dan zijn ze verzekerd van deelname en kunnen zij van alle faciliteiten gebruikmaken. 8. Teamleden die invallen moeten ook via de inschrijflijst worden aangemeld en mogen alleen meedoen als de organisatiecommissie het formulier ook daadwerkelijk heeft ontvangen. 9. De teamaanvoerders zijn ervoor verantwoordelijk dat de inschrijflijst ingevuld bij de organisatiecommissie is terechtgekomen. 10. Op de dag van de SamenLoop kunnen teams zich niet meer inschrijven. 11. Er vindt geen teruggave plaats van het inschrijfgeld, tenzij het evenement wordt afgelast. 12. De organisatiecommissie bepaalt de plaats van de tenten van de teams op het terrein. 13. In geval van nood gebruikt KWF Kankerbestrijding de opgegeven informatie om het thuisfront in te lichten. 14. Alle deelnemers moeten zich houden aan de regels en de voorschriften voor de SamenLoop voor Hoop zoals opgesteld door KWF Kankerbestrijding 15. De SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. 16. Alcohol dient met mate genuttigd te worden. 17. Iedereen die zich misdraagt of de gasten of deelnemers tot last is, wordt verzocht te vertrekken.
Aanvullende regels voor deelnemers onder de 18 jaar KWF kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Voor deelnemers jonger dan 18 jaar gelden een aantal extra regels: 1. Alleen mensen die deel van een team uitmaken, mogen s avonds en s nachts op het terrein aanwezig zijn. Anderen worden verzocht het terrein te verlaten. 2. Bij alle jeugdteams moet te allen tijde een toezichthouder aanwezig zijn (minimaal 21 jaar). Hij is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn team. 3. Alle deelnemers moeten tijdens de SamenLoop desgevraagd een geldig legitimatiebewijs kunnen laten zien.