Orde van Vlaamse Balies www.advocaat.be Koningsstraat 148 B 1000 Brussel T +32 (0)2 227 54 70 F +32 (0)2 227 54 79 info@advocaat.be De KMO-portefeuille Een vernieuwd subsidie-instrument ook voor advocaten 1. Vlaamse Overheidssubsidie voor advocaten? De advocatuur heeft de jongste jaren meer en meer haar plaats ingenomen in het ondernemingslandschap. Dit is een proces dat treffend wordt geïllustreerd door de succesvolle advocatendag van mei 2009 met als thema De advocaat als ondernemer. De erkenning van de advocatuur als onderneming blijkt ook uit de sedert 1 juli 2009 verplichte inschrijving in de kruispuntbank van ondernemingen, en het gebruik van een ondernemingsnummer. Er is dan ook niets verwonderlijks aan de vaststelling dat de advocatuur uitzicht krijgt op overheidsondersteuning die voor het ondernemerschap is weggelegd. Het aanspreken van subsidies wordt niet (meer) ervaren als bedreigend voor de kernwaarden van de advocatuur die wij nog steeds koesteren. Het subsidie-instrument van de Vlaamse overheid, thans bekend onder de benaming KMOportefeuille, mag dan ook niet aan onze aandacht ontsnappen. 2. Wat is de KMO-portefeuille? De KMO-portefeuille is een interactieve webtoepassing waarmee op relatief eenvoudige wijze subsidies kunnen worden aangevraagd bij de Vlaamse overheid voor initiatieven rond een van de domeinen die in aanmerking komen namelijk: - Opleiding - Advies - Internationalisering - Technologieverkenning Deze toepassing vloeit voort uit het Besluit van de Vlaamse regering van 19 december 2008.
Met ingang van 1 januari 2009 is de KMO-portefeuille aldus in de plaats gekomen van de BEAmaatregel (Budget voor Economisch Advies), en ook het systeem van de vroegere opleidings- en adviescheques. De steunmaatregelen blijven hoofdzakelijk gericht op het verbeteren van de huidige of toekomstige bedrijfsvoering bij KMO s. 3. Waarvoor kan de KMO-portefeuille worden aangewend? Er zijn vier domeinen of pijlers: A. Opleiding De steun kan worden bekomen voor opleidingen die echter steeds moeten worden gevolgd bij een erkende dienstverlener en die als doel hebben het verbeteren van het bedrijfsfunctioneren. Voorbeelden zijn IT-cursus, taal- en managementtraining, een opleiding communicatievaardigheden, specialisaties. Bovendien, en in tegenstelling tot het vroegere BEA-systeem, komen thans ook de wettelijk verplichte opleidingen in aanmerking. De steun voor opleiding kan oplopen tot 50% van de kost en bedraagt maximaal 2 500,00 per jaar. Subsidieerbaar is niet enkel de kost van de opleiding door de dienstverlener zelf, maar ook een beperkte catering ten belope van 25,00 per persoon per opleidingsdag. Komen niet in aanmerking: transportkosten, reiskosten voor studiereizen in het kader van een opleiding en bedragen van facturen waartegenover geen prestatie staat (bijvoorbeeld voorschotfacturen). Wel subsidieerbaar zijn de aangerekende personeelskosten, werkingskosten en verplaatsingskosten van de dienstverlener, en de kosten voor cursusmateriaal en didactische benodigdheden die specifiek voor de gevolgde opleiding worden gebruikt en die met de opleidingskosten op een factuur worden gefactureerd. De bedragen zijn exclusief BTW. Het belang van de peiler opleiding is voor de advocatuur evident. Wij komen verder hierop terug. pagina 2
B. Advies Een tweede pijler is het schriftelijk en op maat van de onderneming inwinnen van advies over ondernemen. Dergelijk advies omvat drie aspecten: - Een analyse van de probleemstelling - Het eigenlijke advies, suggesties, voorstellen, raadgeving - Het implementatieplan, hetgeen slaat op het conceptuele aspect en niet op de realisatie of uitvoering Als voorbeeld geldt dat met de KMO-portefeuille wel een advies kan worden ingewonnen over het bouwen van een website, maar niet dat de bouw van de website zelf er mee kan worden betaald. Een aantal vormen van advies worden uitgesloten zoals adviezen die wettelijk verplicht zijn, permanente of periodieke adviezen zoals deze die meer dan 1 keer in 3 jaar voorkomen, als voorbeeld geldt belastingadvies. Adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven of die niet gespecialiseerd zijn, zijn eveneens uitgesloten. Hetzelfde geldt voor diensten in verband met het vervullen van formaliteiten betreffende de registratie en instandhouding van intellectuele eigendomsrechten, diensten van expertise, bureaus betreffende schadegevallen en waardebepalingen, en ook de kosten betaald aan een certificatiebureau voor een audit voor het behalen of het behouden van een kwaliteitscertificaat. De subsidieregeling krijgt slechts uitwerking wanneer een beroep wordt gedaan op een erkende adviesinstantie. Advies over ondernemen geeft recht op maximaal 50% subsidie met een maximum van 5 000,00 per jaar. Een bijzondere vorm van advies is het strategisch advies. Strategisch advies moet cumulatief voldoen aan enkele aanvullende voorwaarden: - Er wordt een haalbaarheidsstudie opgemaakt onder de vorm van een schriftelijk rapport waarbij na een systematisch opgezette en afgeronde analyse een inschatting van de financiële of economische mogelijkheden van het project wordt onderzocht. - Daarenboven is het advies op maat van de onderneming, fundamenteel onderbouwd en het laat toe een beslissing te nemen over de haalbaarheid van het project. Het kan dus geen standaardadvies zijn. pagina 3
- Tenslotte heeft het advies betrekking op een kantelmoment binnen de onderneming. Het advies leidt tot beslissing waarvan de gevolgen moeilijk onomkeerbaar zijn wat betekent dat het advies een lange termijnoplossing biedt die invloed heeft of kan hebben op de ganse organisatie en zelf het bestaan ervan. Als voorbeelden worden aangehaald: beursintroductie, delisting, fusie, lancering van een nieuw product, overname of verkoop van een activiteit of afdeling, problemen inzake familiale opvolging, overstap naar groene stroom enz. In het domein van strategisch advies zijn de voorwaarden ook zwaarder, vermits naast de algemene formaliteiten inzake het gebruik van de KMO-portefeuille ook een aantal bijzondere regelingen moeten worden in acht genomen: - De overeenkomst met de dienstverlener (adviesverlener) moet aan het Agentschap Ondernemen worden verzonden. Dit agentschap beslist over het strategisch karakter. Na afloop dient het advies ook toegezonden te worden aan het agentschap dat zal beslissen of het geleverde advies voldoet aan het vooropgestelde strategische karakter. Daarmee staat of valt ook de subsidie. - Deze strengere regels zijn ook ingegeven door het feit dat een apart budget hiervoor voorzien is met een maximum van 25 000,00 per jaar, een plafond van 50%, terwijl het minimum projectbedrag 10 000,00 dient te bedragen. - Deze subsidie kan daarenboven worden verkregen bovenop de algemene grens van 15 000,00 geldig voor de totale aanwendingen van de KMO-portefeuille. C. Advies internationaal ondernemen Een derde pijler bestaat in de ondersteuning door de inschakeling van een erkende adviesinstantie met betrekking tot internationaal ondernemen. Hier gaat het om tussenkomst in de kostprijs van adviezen die worden verstrekt ingevolge schriftelijk gevraagde specifieke en doelmatige raadgevingen. Aanbevelingen, studies of plannen bestaan uit het identificeren, het in kaart brengen en het onderzoeken van opportuniteit en oplossingen met betrekking tot internationaal ondernemen. Deze pijler wordt gesteund door het FIT (Flanders Investment and Trade), dit is Vlaams agentschap voor internationaal ondernemen. Als voorbeelden gelden het oprichten van buitenlandse vestigingen, dochterondernemingen of filialen, het afsluiten van joint ventures, het aangaan van directe buitenlandse investeringen, licentieverkoop, duurzaam en ethisch internationaal ondernemen, het uitvoeren van marktstudies. pagina 4
De pijler internationaal ondernemen is nieuw. Als voorbeelden worden soms aangehaald: contracten voor handelsagentuur of voor distributie in het buitenland nalezen, aanpassen of adviseren, het interpreteren van de bepalingen van verdragen ter voorkoming van dubbele belasting, de keuze van de correcte betaalmiddelen in het kader van een algemene kantelrelatie, Ook hier is het subsidiebedrag beperkt tot 50% met een maximum van 5 000,00 jaarlijks. D. Technologieverkenning Een laatste domein waarin de KMO-portefeuille kan worden aangewend is de pijler van de technologieverkenning. Een beroep kan worden gedaan op een studieactiviteit van een erkend kenniscentrum om inzichten te verschaffen in specifieke technologische kennisvragen. Het gaat hier om grondig technologisch advies van het kenniscentrum eventueel aangevuld met een korte opleiding. Het moet gaan om een overdracht van innovatiekennis die momenteel niet in het bezit is van de onderneming, en die kan aangeleverd worden door middel van studiewerk op maat van de noden van de KMO. Deze pijler wordt ondersteund door het IWT (Instituut voor Innovatie door Wetenschap en Technologie). Samenvattend kan worden gesteld dat de eerste pijler, namelijk deze van de opleiding heel wat opportuniteiten biedt voor de advocatuur, minstens als genieter van opleidingen, terwijl de overige pijlers daartoe minder geschikt lijken, tenzij voor zekere vormen van advies waarop de advocatuur een beroep zou kunnen doen, hetzij zich kan inschakelen als erkende adviesverlener. 4. Wie kan de KMO-portefeuille aanwenden? Voor de aanwending van de KMO-portefeuille komen in aanmerking: - Zelfstandigen, vennootschappen en vrije beroepen. VZW s zijn uitgesloten behalve als dienstverlener - KMO s komen in aanmerking maar geen grote ondernemingen, ook niet voor opleidingen. - De in aanmerking komende personen moeten een aanvaardbare hoofdactiviteit hebben hetgeen blijkt uit de lijst met de Nace(bel)codes raadpleegbaar op KMO-portefeuille.be pagina 5
De advocatuur voldoet hieraan. De in aanmerking komende vrije beroepen dienen te voldoen aan de regelgeving die van toepassing is in het Vlaams Gewest. Dit betekent concreet dat de onderneming met alles in orde moet zijn, bijvoorbeeld dat ze geen achterstallige RSZ-schuld heeft. Het moet gaan om private ondernemingen (die niet meer dan voor 25% in handen van een administratieve overheid kunnen zijn). Komen eveneens in aanmerking, de zelfstandige in bijberoep voor opleiding in zoverre de opleiding bedrijfsgerelateerd is, en de meewerkende echtgeno(o)t(e) of helper onderworpen aan het sociaal statuut. De opleidingen die in aanmerking komen moeten steeds betrekking hebben op het huidig of toekomstige bedrijfsfunctioneren. De administratie stelt uitdrukkelijk dat het niet de bedoeling is dat hobby s met de KMO-portefeuille gefinancierd worden. Tot slot dient de in aanmerking komende persoon zijn vestiging te hebben in het Vlaams Gewest. Deze laatste voorwaarde betekent concreet dat advocaten die in aanmerking wensen te komen hun kantoorvestiging in het Vlaams Gewest dienen te hebben. Derhalve zijn advocaten die in het Vlaams Gewest gedomicilieerd zijn, maar een kantoorvestiging hebben in het Brussels gewest uitgesloten uit de toepassing van de KMO-portefeuille. Bestaat er dan geen KMO-portefeuille in het Brussels Gewest? Het is evident dat de regeling KMO-portefeuille van het Vlaams Gewest geen toepassing vindt in het Brussels Gewest. Evenwel is een ietwat vergelijkbare regeling ten dele wel opgenomen in de reglementering rond de economische expansie in het Brussels Gewest. Naast investeringssteun is er ook een steun voorzien voor (management) advies en opleiding. Deze steun is toegankelijk voor KMO s en zelfstandigen en is aanverwant aan onze eerste pijler. In de reglementering van het Brussels Gewest blijkt de steun voor management opleiding toegankelijk te zijn voor de advocatuur, zoals blijkt uit de door het Brussel Gewest gehanteerde NACE-BEL codelijst van in aanmerking komende sectoren. Er zijn echter zeer aanzienlijke toepassingsverschillen ten aanzien van de regeling van het Vlaams Gewest. pagina 6
- De steunaanvraag kan worden gedaan enkel als de opleiding een uitzonderlijk of dringend karakter heeft en wanneer ze ten minste 1 000,00 kost. - De opleiding is niet subsidieerbaar wanneer ze betrekking heeft op de normale dagelijkse werking van de onderneming. - De opleiding is niet subsidieerbaar wanneer ze verbonden is met de basiskennis van de onderneming. - De opleidingsinstelling mag wel vrij worden gekozen. - De instelling moet enkel onafhankelijk van de onderneming zijn, gespecialiseerd zijn in de betrokken materie en over minimum 2 jaar ervaring beschikken. - Het steunpercentage is bepaald op 50% van de opleidingskost met een minimumbedrag van 500,00 en een maximumbedrag van 5 000,00 per opleiding en een maximum aantal tussenkomsten ten belope van drie opleidingen per burgerlijk jaar. - De steun wordt uitbetaald nadat de opleiding integraal is betaald. - Een evaluatierapport en bewijsstukken dienen te worden overgemaakt (facturen en betalingsbewijzen). - Een steunaanvraag dient te worden ingediend op het voorgeschreven aanvraagformulier. Voor meer details en de procedure verwijzen wij naar de website van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, departement steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor ondernemingen en zelfstandigen op www.premieskmo.be. De regels lijken dus in elk geval strenger en minder soepel. De opleidingen voor stagiairs lijken om diverse redenen, niet in het minst wegens de niet bereikte drempel van de kostprijs, uitgesloten. 5. De KMO-portefeuille regeling geldt enkel ten aanzien van erkende dienst/ adviesverleners Enkel erkende opleidings- en adviesverstrekkers komen in aanmerking in het systeem ingesteld door het Vlaams Gewest. De erkende dienstverlener ontvangt een erkenningnummer en dient eerst geregistreerd te zijn op de website. In het algemeen geldt dat de dienstverlener (die ook een buitenlandse dienstverlener kan zijn) moet voldoen aan de volgende voorwaarden: - Erkend zijn binnen de pijler, hetgeen meestal gebeurt door een kwaliteitscertificaat uitgereikt door een certificatie-instelling of via een individuele screening door een privaat arbeidsbemiddelingsbureau - Zelf geen kwaliteitscertificaten uitreiken - Een ondernemingsnummer hebben pagina 7
- Een IBAN-rekeningnummer hebben - Een derde partij zijn voor de onderneming Voor de pijler opleiding is een erkenning mogelijk op basis van kwaliteitscertificaten zoals ondermeer ISO, CEDEO, Q*FOR, ESF-label, K2B of K2A. Voor de pijler advies en strategisch advies is een erkenning mogelijk op basis van een aantal kwaliteitscertificaten, een positieve beoordeling na screening te hebben doorlopen uitgevoerd door private arbeidsbemiddelingsbureaus, een erkenning als privaat arbeidsbemiddelingsbureau, of een erkenning van Design Vlaanderen. Voor de pijler advies voor international ondernemen gelden dezelfde erkenningsvoorwaarden maar de FIT (Flanders Investment and Trade) kan de lijst met certificaten uitbreiden. Inzake de pijler technologie verkenning beslist het IBT (Instituut door Innovatie van Wetenschap en Technologie), het kenniscentrum dient dan een aantal voorwaarden te voldoen. 6. Toepasselijkheid ten aanzien van de Orde van Vlaamse Balies en de advocatuur In het kader van het OVB-reglement permanente vorming enerzijds en het OVB reglement betreffende de beroepsopleiding (25 maart 2009 in werking sedert 17 juli 2009) ging het departement permanente vorming van de Orde van Vlaamse Balies (bestuurder Ivo Valgaeren) in samenspraak met het departement stage (bestuurder Edgar Boydens) bij de Vlaamse overheid na welke beroepsopleiding in aanmerking kon komen voor de subsidiemaatregel van de Vlaamse overheid (KMO-portefeuille). Tevens ondernamen zij de nodige stappen voor een erkenningscertificaat in hoofde van de Orde van Vlaamse Balies, dat na een uitgebreide audit van de interne en externe werking van de OVB werd verleend. Dit Q*For certificaat is geldig tot 3 juni 2012. Inzake in aanmerking te nemen opleidingen ontving de Orde van Vlaamse Balies op 2 juni 2009 de bevestiging dat een advocaat-stagiair, van wie de stage immers als een volwaardige beroepsactiviteit wordt aangezien inzake KMO-portefeuille -ondersteuning in aanmerking komt voor de opleidingen die deze als zelfstandige volgt, voor zover de opleiding wordt aangeboden door een erkende dienstverlener. De beroepsopleidingen georganiseerd door de Orde van Vlaamse Balies komen dus in aanmerking nu de Orde van Vlaamse Balies als aanbieder van beroepsopleidingen is erkend. pagina 8
De situatie bij de advocaat stagiair is zeer duidelijk: De advocaat-stagiair is steeds onderworpen aan het sociale zekerheidsstelsel van zelfstandigen, is gelijkgesteld met een advocaat die de stage reeds heeft volbracht; hij kan en mag reeds tijdens zijn stageperiode van drie jaren zaken autonoom behandelen. Hij is geen student-stagiair, hij heeft geen afgeleide sociale rechten uit dien hoofde, hij is geen persoon ten laste van de ouders. De stage wordt als een volwaardige beroepsactiviteit beschouwd. Niets verzet zich dus tegen de toepassing van de KMO-portefeuille reglementeringen inzake opleidingen die de advocaat-stagiair zou volgen bij een erkende aanbieder van beroepsopleidingen. In de huidige KMO-portefeuille reglementering zijn ook de wettelijk verplichte opleidingen subsidieerbaar. Benadrukt moet wel worden dat de advocaten-stagiairs hun vestigingsplaats in het Vlaams Gewest moeten hebben. Advocaten-stagiairs met een kantoor in het Brussels Gewest kunnen dus geen beroep doen op de subsidiemaatregel van het Vlaams Gewest bekend onder de benaming KMO-portefeuille. Ook alle Vlaamse tableauadvocaten met vestigingsplaats in het Vlaamse Gewest kunnen eveneens van de KMO-portefeuille regeling genieten waneer zij deelnemen aan een permanente vormingsactiviteit welke georganiseerd is door een door de Vlaamse overheid erkende organisatie. Dit wil zeggen dus een opleidingsorganisatie die beschikt over een erkenning zoals hoger werd besproken. De Orde van Vlaamse Balies is een dergelijke organisatie, naast vele andere aanbieders van permanente vorming. Het zal dus bij het volgen van cursussen in het kader van de reglementering permanente vorming elementair zijn, zo de afnemer van de opleiding dit wenst te doen met subsidie van de Vlaamse overheid, na te gaan dat de opleiding gevolgd wordt bij een ter zake erkende aanbieder van opleidingen. Voor alle opleidingen geldt ten slotte dat ze slechts voor de tussenkomst in aanmerking komen als hun kostprijs ten minste 100,00 bedraagt. pagina 9
7. Werking van de KMO-portefeuille in een notendop De KMO-portefeuille is een webapplicatie, die verplicht via een aantal stappen op de website www. kmo-portefeuille.be dient te worden afgehandeld. Volgende stappen worden doorlopen: 1. De advocaat meldt zich aan op de website. Bij de eerste keer dient hij zich te registreren De identificatie die bij deze registratie noodzakelijk is kan geschieden door gebruik te maken van de elektronische identiteitskaart waartoe uiteraard een kaartlezer en de nodige software noodzakelijk is. De kostprijs hiervan is echter zeer beperkt en de installatie eenvoudig. Bij gebreke daarvan kan gebruik worden gemaakt van een token, dit is een digitale of elektronische handtekening. Een token kan bij de overheid worden aangevraagd en wordt met de post opgestuurd. Meer informatie daaromtrent op www.vlaanderen.be. 2. De advocaat sluit een overeenkomst af met de erkende dienstverlener voor een bepaald project (opleiding, advies, enzovoort). Dit is voor een opleiding de (bevestigde)inschrijving. Dit is de enige stap buiten de webapplicatie. 3. De advocaat dient de projectaanvraag in op de website. Deze aanvraag kan gebeuren tot 14 kalenderdagen na de start van de prestaties. 4. De dienstverlener (bijvoorbeeld opleidingsorganisme) bevestigt (of weigert) de projectaanvraag binnen de 30 kalenderdagen na de indiening. 5. De advocaat stort zijn eigen aandeel in de financiële kosten op zijn portefeuille (aan Sodexo) binnen de 30 kalenderdagen na de bevestiging door de dienstverlener. 6. De Vlaamse Overheid stort automatisch en onmiddellijk het subsidiebedrag ten laste van de overheid in de ondernemingsportefeuille. pagina 10
7. De advocaat betaalt de dienstverlener via zijn portefeuille (online). 8. Behalve voor de peiler opleiding waar dit niet verplicht is, wordt de laatste schijf van 20% van het project slechts betaald nadat de advocaat eerst en verplicht een score heeft gegeven aan de dienstverlener. 9. Belangrijk is dat de toepassing van de portefeuille nog kan worden opgestart tot 14 kalenderdagen na de start van de prestaties (bijvoorbeeld opleiding) en dat de betalingen gebeuren online vanuit de applicatie, nadat de financiële middelen tot dekking van de kostprijs zijn samengebracht daar in enerzijds door de advocaat (zijn eigen aandeel), en anderzijds door de Vlaamse overheid (subsidiebedrag). Tot besluit kan worden gesteld dat de regeling van de Vlaamse overheid onder de benaming KMOportefeuille, van toepassing is voor advocaten met een vestiging in het Vlaams Gewest. Advocaten-stagiairs en advocaten komen in de eerste plaats in aanmerking voor subsidie in de kosten van opleiding door een erkende aanbieder van opleidingen. De OVB behoort daar thans toe. De kostprijs ( van minstens 100,00 )kan voor 50% worden gesubsidieerd met een maximum van 2 500,00. Blijkens door de overheid verschafte informatie komen stagelessen voor deze subsidiëring in aanmerking vermits ze worden verschaft door de Orde van Vlaamse Balies die een ter zake erkend organisator is. De permanente vormingslessen gevolgd bij erkende aanbieders komen eveneens in aanmerking. Het loont dus zeer zeker de moeite voor aanvang van de opleiding, of ten laatste binnen de 14 dagen van de aanvang ervan, de subsidieprocedure te volgen via de website www.kmo-portefeuille.be. Andere pijlers van de regeling zijn wellicht minder direct bruikbaar voor de advocatuur, maar verdienen niettemin onze aandacht, hetzij in het kader van het verkrijgen van advies, hetzij zelfs in het kader van het verschaffen van een bepaald advies, waarbij het niet denkbeeldig is dat advocatenkantoren zich ook kunnen ontpoppen als erkende dienstverleners terzake. Ook dit is een uitdaging die de moeite kan lonen. Uitgebreider informatie op www.km-portefeuille.be en www.vlaanderen.be onder de rubriek premies en subsidies, item de KMO-portefeuille. Denis GHEYS Bestuurder departement collectieve belangen 24 september 2009 pagina 11